TP-1-5213100052-A

P R A K T I K U M S A P / G A N J I L 2 0 1 4

TUGAS PENDAHULUAN

Modul 1- ‘Modul Navigasi & SD’

Nama : Fajar Ratna Handayani NRP : 5213100052

Kelas : PSDP - A

SOAL

1. Jelaskan apakah software SAP itu?

2. Jelaskan dan berikan contoh istilah yang terkait dengan software SAP sebagai berikut: a. Skenario Bisnis

b. Transaksi

3. Apa yang dimaksud dengan transaction code pada software SAP? 4. Jelaskan fungsi transaction code pada penggunaan software SAP! 5. Apa manfaat penggunaan fitur Favorite pada SAP Easy Access menu? 6. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Sales and Distribution dalam SAP 7. Jelaskan secara singkat Struktur Perusahaan GBI 2.0 pada SAP ERP (Sales)

8. Jelaskan proses-proses yang tercakup dalam Sales Order pada SAP dan berikan contohnya di dunia nyata!

9. Apa peran penting dari Good Issue?

JAWABAN SOAL 1

Penjelasan tentang Software SAP.

“SAP” adalah singkatan dari “System Analysis and Program Development (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)” yang ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang kemudian berganti menjadi “Systems Application and Products in Data Processing” pada tahun 1977.

SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Resource Planning) terkemuka di dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia.

SAP merupakan suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu. Pada SAP transaksi keterkinian dan transaksi proses dilakukan dengan cara real time. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

JAWABAN SOAL 2

a. Skenario Bisnis

Business Scenario merupakan model pertukaran pesan untuk sebuah proses kolaboratif dan memberikan gambaran dari aliran proses. Business Scenario berkaitan dengan unit bisnis perusahaan, fungsi sentral, dan juga dapat melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain. Business Scenario juga merupakan bagian terpisah pada urutan proses bisnis (dan variasi proses bisnis) yang berkaitan satu sama lain dan dengan demikian membentuk aliran proses end to end. Dari ujung ke ujung rantai proses ini terdiri dari berbagai proses bisnis yang dieksekusi sesuai dengan urutan. Bisnis proses dan variasi proses bisnis itu sendiri mungkin berasal dari area bisnis dan kelompok proses yang berbeda. Business Scenario diarahkan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Pencapaian tujuan ini diukur dengan KPI. KPI memperjelas nilai pelanggan dan manfaat yang ingin dicapai. Business Scenario menjelaskan secara penuh dan lengkap proses dari salah satu operasi bisnis.

Skenario Bisnis merupakan sebuah proses yang mengidentifikasi tren ekonomi, sosial , politik dan teknologi dan mengeksplorasi kemungkinan yang terjadi di masa depan, Dalam SAP Skenario Bisnis adalah sebuah modul pertukaran pesan dalam sebuah proses yang saling berkaitan dan dapat memberikan gambaran dalam proses bisnis yang terdapat pada perusahaan. Skenario Bisnis berkaitan dengan fungsi sentral yang melibatkan partner bisnis dalam perusahaan lain.

Business scenario ( Skenario Bisnis ) merupakan sekelompok dari hubungan transaksi bisnis yang memiliki organisasi khusus yang memenuhi tujuan dari perusahaan yang terkait, contohnya persiapan untuk balance sheet(neraca), personnel administration (personil administrasi), purchasing (pembelian), service (layanan), or production (produksi).

b. Transaksi

Transaksi merupakan sebuah kegiatan yang memuat transaksi bisnis di dalam sebuah sistem yang dapat mempengaruhi posisi keuangan perusahaan yang dapat diukur dari satuan keuangannya. Contohnya adalah transaksi permintaan penjualan atau pembayaran masuk.

Dan dalam transaksi di katakan sah apabila terdapat bukti transaksi. Dalam SAP transaksi bersifat real time, dan dalam SAP transaksi merupakan sebuah data yang digunakan untuk menyimpan transaksi-transaksi pada SAP.

Transaction di SAP adalah seperti sebuah program dalam bahasa komputer biasa, dan diidentifikasi dengan transaction code empat karakter. Sebuah transaction dapat dimulai langsung dari field perintah pada interface presentasi atau dari pilihan menu yang sesuai. Ada 2 jenis transaction yaitu laporan transaction dan dialog transaction. Sebuah transaction adalah urutan langkah-langkah yang berurutan dalam sistem SAP R/3. Langkah-langkah ini secara logis berhubungan satu sama lain. Langkah-langkah ini juga diketahui sebagai dialog step. Langkah-langkah dialog adalah layar yang berbeda yang terlibat dalam sistem SAP R/3. Data diperkenalkan dalam layar untuk menghasilkan kegiatan lainnya. Para operator SAP adalah monitor transaction khusus yang menangani penanganan langkah-langkah dialog.

Tugas sebenarnya dari transaction ini adalah untuk memodifikasi informasi dalam database. Database diperbarui hanya ketika transaction selesai, jika database tidak diperbarui. Untuk memperbarui database setiap saat, transaction harus selesai. Ada 2 jenis fase yang terlibat dalam transaction apapun. Yaitu fase Interaktif dan fase update. Fase interaktif bertanggung jawab untuk mempersiapkan catatan database yang dapat memperbarui database. Fase ini terdiri dari satu langkah. Proses fase memperbarui catatan sebelumnya disiapkan untuk memperbarui database. Pada Fase ini bisa tidak terdapat langkah-langkah atau bisa juga terdapat banyak langkah.

JAWABAN SOAL 3

Transaction Code adalah, sebuah kode transaksi yang berada pada setiap transaksi ( bukan

pada setiap bagian ) pada sistem SAP. Pada bagian kode transaksi memiliki petunjuk tentang menampilkan dan menemukan kode-kode dan pilihan navigasi lainnya.

Semua transaction di SAP R/3 memiliki T-CODE. Kita dapat bergerak cepat dalam sistem SAP R/3 dengan memasukkan kode-kode transaction dalam command field. Semua transaction code memegang tabel bernama TSTC. Sebuah transaction code berisi empat karakter perintah yang memberitahu lokasi sistem suatu tugas. Setiap layar SAP memiliki transaction code yang unik. Sebuah transaction code dapat berisi huruf saja seperti „zstm‟ atau kombinasi huruf dan angka seperti „me51′.

menggunakan jalur navigasi untuk mendapatkan tugas sistem. Tipe /n diikuti dengan transaction code dan tekan Enter atau Kembali. Contoh, mengikuti jalur navigasi Menu -> User -> Role ZMIT -> Purchasing -> Requisitions -> Buat Permintaan dari layar User Menu SAP. Kita dapat mengetik /nme51 di Command Field layar manapun.

JAWABAN SOAL 4

Fungsi transaction code pada penggunaan software SAP

Seperti dijelaskan dalam jawaban soal sebelumnya, transaction code adalah sebagai jalan pintas atau alternatif untuk menggunakan jalur navigasi untuk mendapatkan tugas sistem. Kode untuk mengakses transaksi yang merupakan kumpulan fungsi dan program SAP. Sehingga kita bisa menampilkan transaksi yang kita inginkan, dengan memasukkan kode transaksi yang kita maksudkan.

Kita dapat menggunakan transaction code untuk menuju ke semua task di aplikasi SAP dengan lebih cepat. Dengan memasukkan transaction code dibanding menggunakan menu, Kita dapat pergi ke sebuah task dan memulai fungsi tersebut hanya dengan satu langkah. T-Codes sama seperti shortcuts pada OS windows.

JAWABAN SOAL 5

Manfaat penggunaan fitur Favorite pada SAP Easy Access Menu

Manfaat utama dari fitur favorit adalah untuk memudahkan kita dalam mengakses suatu fitur tertentu. Jika kita sering menggunakan transaksi, maka kita dapat menggunakan drag&drop untuk menambahkan pada menu favorit (atau pilih Favorites > Add ) . Sehingga kita tinggal mengklik dua kali untuk menjalankan tanpa harus menavigasi melalui menu Easy Access Menu.

Kita juga bisa menambahkan folder pribadi yang kita buat ke dalam menu favorit, sehingga lebih memudahkan kita dalam mengakses menu yang kita inginkan.

JAWABAN SOAL 6

Sales and Distribution dalam SAP merupakan salah satu modul untuk membantu

meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing). Sales & Distribution merupakan dasar dari semua transaksi yang dijalankan. Sales & Distribution terdiri dari seluruh master data, system configuration, dan transaksi untuk menyelesaikan proses pemesanan. Beberapa hal yang merupakan bagian (informasi dan proses) dari Sales and Distribution yaitu :

 Customer Master dan Material Master data

 Sales Orders

 Pricing

 Billing

 Credit Management

Mengelola dan memproses penjualan secara efektif adalah bagian utama dari berjalannya bisnis yang efisien. Modul Sales & Distribution pada SAP (SAP SD), yang merupakan bagian dari Sistem Aplikasi SAP, yang membuat proses penjualan menjadi lebih mudah. Mulai dari tugas-tugas sebelum penjualan sampai distribusi barang atau jasa, modul SD mempengaruhi hampir semua penjualan berdasarkan langkah-langkah dan dokumentasi. Pada dasarnya, sebagian besar data penjualan diproses dalam pesanan penjualan, dimana dibuat untuk memberi otorisasi penjualan barang, tetapi juga berfungsi sebagai dokumen audit internal di lain waktu. Modul SD mengotomatiskan banyak pekerjaan, yang menghemat waktu dan mencegah kesalahan dan kecerobohan pengguna.

JAWABAN SOAL 7

Struktur Perusahaan GBI (Global Bike Inc) 2.0 (Sales)

Client Mempunyai Kedudukan yang independen dalam lingkungan pada system contoh dalam kasus GBI: Global Bike

Company Code Adalah Unit terkecil dalam mempertahankan hukum yang sah atau

legal.

Credit Control Area merupakan sebuah entitas dalam organisasi yang memberikan dan

memantau batas kredit pelanggan, dalam hal ini dapat memantau yang mencakup satu atau lebih kode perusahaan

Contoh dalam kasus GBI: Global Bike Inc, Global Bike Germany GmbH

Sales Organizational Sebuah Unit organisasi yang bertanggung jawab untuk penjualan

produk atau jasa tertentu, serta tanggung jawab penjualan yang mencakup hokum pada produk dan klaim pelanggan.

Contoh dalam kasus GBI: Us West, Us East, Germany North, Germany South

Distribution Channel merupakan sebuah tools yang digunakan untuk menyalurkan

produk hingga ke pelanggan, contohnya distributor grosir, eceran atau penjualan secara langsung

Division merupakan sebuah cara pengelompokan bahan, produk, atau jasa

Sales Area merupakan kombinasi dari Sales Organization, Distribution Channel and

Division yang bertugas untuk menentukan kondisi (yaitu harga) untuk kegiatan penjualan

Plant (Industri) bertugas untuk mengirim barang kepada pelanggan.

Unit lain dari Sales and Distribution Organisasi: - Shipping Point

- Sales Office

Contoh dalam Kasus GBI: San Diego, Dallas, Miami, Hamburg, Haidelberg

- Sales Group - Sales Person

JAWABAN SOAL 8

Proses-proses yang tercakup dalam Sales Order pada SAP

Secara umum, proses dari Sales Order yaitu urutan sales order management menjelaskan proses yang lengkap, dimulai dari pra-kegiatan penjualan, pindah ke penciptaan/pembuatan sales order, lanjut dengan pemenuhan pesanan penjualan, dan berakhir dengan faktur dari pesanan penjualan dan proses paralles penciptaan posting dalam akuntansi keuangan.

Pre-sales Activities Sales Order CreationCheck Availability Delivery  Picking MaterialsPost Goods issueBilling (Invoice Customer) Receipt of Customer Payment

- Sales Order : order penjualan yang dapat mengadopsi dari pra-penjualan dokumen. perjanjian penjadwalan pra-penjualan atau kontrak penjualan juga dapat dibuat dengan mengacu pada order penjualan dan didukung oleh langkah-langkah proses penjualan hingga kegiatan mempersiapkan order penjualan.

Contoh: Persiapan sebelum kegiatan penjualan hingga adanya persiapan untuk penjualan produk jaket kulit di Toko Abimanyu.

- Availability Check: Selama pembuatan pesanan penjualan, ketersediaan bahan dapat diperiksa untuk mengkonfirmasikan tanggal pengiriman yang diminta pelanggan. Contoh: Mengecek ketersediaan kulit hitam ataupun kulit warna, benang, lem, resleting, dan lain-lain sesuai produk pemesanan jaket kulit yang dibutuhkan pada tanggal yang sesuai permintaan pelanggan.

- Outbond Delivery & Transportation: Bagaimana mengeluarkan barang dari gudang dan bagaimana transportasi yang digunakan.

Contoh: Mempersiapkan proses delivery order jaket Toko Abimanyu kepada pelanggan, termasuk menentukan penggunaan jasa transportasi pengiriman barang seperti JNE.

- Picking: Memilih kebutuhan yang di perlukan untuk di proses dan diserahkan kepada konsumen.

Contoh: Memilih produk jaket (atau memilih bahan-bahan untuk pembuatan produk jaket) disesuaikan dengan order pelanggan kemudian diserahkan kepada pelanggan. - Good Issue: Berita/Informasi pengeluaran barang.

Contoh: Informasi pengeluaran produk jaket kulit hitam ataupun warna dari Toko Kerajinan Jaket Kulit „Abimanyu‟.

- Billing (invoice customer): pembuatan tagihan pembayaran kepada pelanggan (berupa faktur).

Contoh: Toko Abimanyu memberikan tagihan(faktur) yang harus dibayar oleh pelanggan mereka.

- Payment Processing : Proses pembayaran dari pelanggan.

Contoh: Toko Abimanyu menerima pembayaran dari pelanggan atas produk yang dipesan oleh pelanggan.

JAWABAN SOAL 9

Peran penting dari Good Issue

- Adanya informasi terkait pengeluaran barang menjadikan perusahaan dapat melakukan pemantauan penjualan, dan kegiatan penjualan secara cepat sehingga dapat mengurangi inventory dan mendapatkan pemasukan yang signifikan.

- Perubahan nilai yang dipost ke rekening pada neraca akutansi persediaan - Status nomer seri diperbarui

- Barang isu yang di posting secara otomatis dapat dicatat dalam dokumen.

JAWABAN SOAL 10

Berbagai metode billing

Di SAP terdapat 3 metode billing antar lain yaitu : delivery based invoicing, collective invoicing, dan split invoicing.

1. Collective Invoicing

Selama data tertentu telah disetujui, kita dapat menggabungkan dokumen yang berbeda (orders and/ordeliveries) sepenuhnya atau sebagian dalam dokumen penagihan umum (common billing document).

Sistem membedakan antara fungsi daftar Tagihan dan pembuatan daftar dokumen tagihan yang disesuaikan dengan proses penagihan. Sistem ini menggabungkan dokumen dengan jumlah pelanggan yang sama, jenis usulan penagihan dan organisasi penjualan, dan upaya untuk memasukkan mereka semua dalam dokumen penagihan yang sama. Jika prasyarat terpenuhi, maka satu faktur (invoices) dapat dibuat untuk pengiriman dan pemesanan.

Setiap dokumen penagihan dapat digabung,sehingga akan berisi item dari transaksi bisnis yang berbeda. Berikut ini adalaf fitur-fiturnya :

Pengelompokan Produk di Dokumen Penagihan (Billing Documents)

Produk dapat dikelompokkan ke dalam satu dokumen jika mereka memiliki nilai yang sama untuk data header dokumen penagihan. Berikut ini adalah contoh pembagian kriteria :

 Billing type (jenis penagihan)

 Billing date (tanggal penagihan)

 Payer (pembayar)

 Billing unit (Unit penagihan)

 Terms of payment (Ketentuan pembayaran)

 Incoterms

 Letter of credit (Surat kredit)

Jika sistem menemukan nilai yang berbeda maka paling tidak satu kriteria harus dibagi,sebab daftar penagihan item tidak dapat ditransfer ke dokumen penagihan tunggal.

2. Split Invoicing

Jika kita ingin menjamin bahwa faktur yang dibuat secara terpisah sesuai dengan kriteria tertentu, kita dapat melakukan ini dengan mendefinisikan pemisahan kriteria tertentu. Berikut ini adalah contoh dari faktur yang dipisahkan atau dibagi berdasarkan kelompok material:

Contoh:

Pelanggan memesan dua pompa (dua item). Pada umunya, pelanggan akan menerima satu faktur untuk ini. Namun, karena jangka waktu pembayaran yang berbeda telah diatur dengan pelanggan untuk dua pompa, maka Split invoicing diperlukan (dua faktur diciptakan).

3. Delivery based Invoicing

Kita dapat mengatur sistem untuk membuat satu dokumen penagihan untuk setiap dokumen penjualan, misalnya pembuatan satu faktur per pengiriman seperti pada contoh gambar berikut ini ;

Perbedaan antara Metode Collective Invoicing, Split Invoicing , dan Delivery based Invoicing

Delivery based Invoicing : pembuatan satu faktur dikerjakan untuk setiap penjualan misalnya satu faktur dibuat untuk satu pengiriman.

Collective Invoicing : pembuatan faktur dilakukan secara kolektif atau dikelompokkan. Jika prasyarat atau criteria yang diperlukan terpenuhi, maka satu faktur (invoices) dapat dibuat untuk pengiriman dan pemesanan.

Split Invoicing : pembuatan faktur dipisah berdasarkan adanya criteria terntentu yang telah ditentukan sebelumnya. Referensi : http://mispa0911.wordpress.com/2009/10/22/pengertian-sap-dan-erp/ http://lulu.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12535/System+Application+and+Product+(SA P)+.pdf. http://nur-cahyati.blogspot.com/2013/05/belajar-sedikit-yuk-tentang-sap.html http://rifkipblog.blogspot.com/2013/06/proses-penjualan-dalam-sap.html http://longjourney17.wordpress.com/2012/01/27/3-metode-billing-pada-sap/ Modul SD.pdf