PROSEDUR PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA OLEH PIHAK LAIN UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALANGKARAYA SOP/LP3MPT/D.08-6

(1)

PROSEDUR PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA OLEH PIHAK LAIN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALANGKARAYA

_________________

SOP/LP3MPT/D.08-6

Dokumen Internal

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PALANGKARAYA

Jl. RTA Milono Km 1,5 Palangka Raya Kalimantan Tengah 73111Indonesia Telp: (+62-536) 3222184; 3239844

Website: http://www.umpalangkaraya.ac.id

(2)

PROSEDUR PEMANFAATAN SARANA DAN PRASARANA OLEH PIHAK LAIN

Kode/No. Tanggal Revisi Halaman

SOP/LP3MPT/D.08-6 12 Februari 2020 0 2 dari 6

1. Tujuan Prosedur

Prosedur ini dibuat untuk:

a. Mengupayakan pemanfaatan sarana dan prasarana melalui sistem pengelolaan yang efektif dan efisien.

b. Mengupayakan pemeliharaan sarana dan prasarana sehingga keberadaannya selalu dalam kondisi siap pakai dalam setiap saat.

2. Luas Lingkup Prosedur

Prosedur ini mencakup seluruh proses terkait dengan pemanfaatan sarana dan prasarana oleh pihak lain, yang dikendalikan dan dipusatkan semua badan pengelola sarana dan prasarana.

3. Definisi Istilah

Dalam prosedur ini yang dimaksud dengan:

a. Sarana dan prasarana adalah unsur penunjang dalam pelaksanaan caturdharma perguruan tinggi, yang mencakup bangunan, perabotan, peralatan (perangkat keras dan lunak) dan sistem pengamanan aset dan kampus.

b. Pemanfaatan oleh pihak lain adalah pemanfaatan sarana dan prasarana UM Palangkaraya oleh pihak lain baik secara individu, kelompok maupun instansi atau organisasi melalui penyewaan, pinjaman, atau pertukaran.

c. Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan universitas/pihak lain dengan cara membayar berdasarkan perjanjian sewa-menyewa. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara ini hendaknya dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan kontemporer.

d. Pinjaman merupakan penggunaan barang secara cuma-Cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan universitas/pihak lain berdasarkan perjanjian pinjam- meminjam. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana dengan cara ini hendaknya

(3)

dilakukan apabila kebutuhan sarana dan prasarana bersifat sementara dan kontemporer, serta harus mempertimbangkan citra baik universitas/pihak lain yang bersangkutan.

e. Pertukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain. Pemilihan cara pengadaan sarana dan prasarana jenis ini harus mempertimbangkan adanya saling menguntungkan di antara kedua belah pihak dan sarana/prasarana yang dipertukarkan harus merupakan sarana dan prasarana yang sifatnya berlebihan atau dipandang dan dinilai sudah tidak berdayaguna lagi.

4. Prosedur a. Penyewaan

1) Pengguna yang akan menyewa sarana dan prasarana menyampaikan surat permohonan dan proposal kepada pimpinan/kepala unit yang bertanggungjawab terhadap sarana dan prasarana yang akan disewa.

2) Apabila permohonan disetujui, maka pengguna dapat langsung membuat kesepakatan dengan pengelola sarana dan prasarana terkait tata cara pemanfaatan sarana dan prasarana.

3) Pengelola wajib memeriksa kondisi sarana dan prasarana sebelum digunakan oleh pihak pengguna.

4) Pengguna dapat langsung menggunakan sarana dan prasarana yang telah disepakati.

5) Pengguna berkewajiban membayar administrasi penyewaan sarana dan prasarana berdasarkan ketentuan yang berlaku di lingkungan UM Palangkaraya.

6) Apabila pengguna telah selesai menggunakan sarana dan prasarana, maka berkewajiban melaporkan kembali kepada pengelola.

7) Pengelola memeriksa kembali kondisi sarana dan prasarana yang telah digunakan oleh pengguna, apabila terdapat kerusakan atau hilang, maka pengguna berkewajiban mengganti seluruh kerusakan atau benda yang hilang.

(4)

b. Peminjaman

1) Pengguna yang akan meminjam sarana dan prasarana menyampaikan surat permohonan peminjaman kepada pimpinan/kepala unit.

2) Apabila permohonan disetujui maka penguna mengisi formulir peminjaman sarana dan prasarana.

3) Pengelola membuat kesepakatan dengan pengguna sebelum meminjamkan fasilitas.

4) Pengelola memeriksa sarana dan prasarana yang akan dipinjam oleh pengguna.

5) Pengguna dapat langsung menggunakan sarana dan prasarana, dan wajib melaporkan kepada pengelola apabila telah selesai digunakan.

6) Pengelola wajib memeriksa kembali kondisi sarana dan prasarana yang telah digunakan oleh pengguna, apabila terdapat kerusakan atau hilang, maka pengguna wajib memberikan ganti rugi.

c. Pertukaran

Pengelola sarana dan prasarana mengidentifikasi sarana yang akan dipertukarkan, termasuk keuntungan dan kerugian yang diperoleh.

5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur a. Rektor

b. Wakil Rektor II

c. Biro Administrasi Umum (BAU) d. Kabag. Peralatan dan Rumah Tangga

6. Catatan -

7. Referensi

a. UU No. 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi

(5)

b. Kebijakan Nasional tentang Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi Tahun 2010

c. Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi d. Statuta UM Palangkaraya Tahun 2014

e. Renstra UM Palangkaraya Tahun 2015-2019

f. Rencana Operasional UM Palangkaraya Tahun 2015-2019 g. Kebijakan Mutu UM Palangkaraya

h. Manual Mutu Sarana dan Prasarana Pembelajaran UM Palangkaraya i. Standar Mutu Sarana dan Prasarana Pembelajaran UM Palangkaraya j. Rencana Induk Pengembangan UM Palangkaraya

(6)

Formulir 1

Formulir

Peminjaman Sarana dan Prasarana Oleh Pihak Lain

Unit :

No. Nama/Instansi Tanggal Pinjam

Nama Sarana dan Prasarana

Unit Tanggal Kembali

Keterangan