AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

(1)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA STANDARD OPERATING Tgl. Terbit : 1 Maret 2012

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI PROCEDURE (SOP) ^{No. Revisi} : 000

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : 1/2

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

Diagram Alir Dokumen Keterangan

Koord. AMI ¹ ¹ WMM dibantu oleh Koordinator Auditor (Koordinator AMI)

menyiapkan Program AMI Tahunan berupa jadwal Menyusun Jadwal Audit Tahunan

2 WMM meminta persetujuan kepada Dekan

WMM dan Dekan ²

Melakukan Persetujuan ³ WMM dibantu oleh Koordinator Auditor menyiapkan Rencana AMI

dan memberikan informasi kepada Para Ketua Tim AMI tentang rencana, waktu audit dan fungsi yang diaudit. Informasi ini diteruskan kepada auditee

Koord. AMI 3

Menyiapkan Undangan/Agenda untuk

rapat pembukaan 4 Tanggal dan waktu audit, nama-nama auditor dan auditee

diinformasikan agar menyiapkan diri untuk kelancaran proses audit

Koord. AMI ⁴

Menginformasikan Tanggal dan Waktu AMI

5 Pelaksanaan audit diawali dengan rapat pembukaan dan diteruskan dengan pemeriksaan dokumen, kegiatan lapangan dan hasilnya dengan menerbitkan PTPP bila ditemukan ketidaksesuaian Koord. & Anggota 5

Melaksanakan AMI

Ketua-Ketua Auditor ⁶ ⁶ Para Auditor memberikan PTPP kepada Ketua Auditor masing- masing setelah ditandatangani oleh auditee yang bersangkutan, kemudian Ketua Auditor menghimpun PTPP tersebut dalam Form laporan AMI untuk diserahkan kepada Koord. Auditor

Melaporkan hasil AMI

Tim Auditor & Auditee 7 Malaksanakan Rapat Penutupan

7 Dihadiri oleh Auditee, Tim Auditor, Fungsi/Unit terkait, dan Dekanat

Auditee ⁸

Melakukan Tindakan Perbaikan ⁸ Auditee melakukan tindakan perbaikan sesuai rencana dan hasilnya diverifikasi oleh Ketua-ketua Auditor atau auditor yang ditunjuk atas keefektifannya. Lakukan perbaikan ulang bila belum efektif

Ketua-ketua Auditor 9 9 Ketua-ketua Auditor menyerahkan laporan kepada Koordinator Auditor untuk dibuat rangkuman Audit Mutu Internal dan disampaikan kepada Auditee pada rapat penutupan Melakukan Rapat Penutupan AMI

Koord. AMI ¹⁰ ¹⁰Koordinator Auditor menyerahkan Rekap AMI kepada WMM untuk

mendapat persetujuan dan menjadi bahan bagi Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

Membuat Rekap Laporan AMI

Tidak Musnahkan Ya

Form Program Audit Tahunan

Form Rencana AMI

Form Permohonan

Tindakan Perbaikan

dan/atau Pencegahan

Form Laporan AMI

Ya TidakTidak Ya

Tidak

Efektif?

ya tidak

Form Hasil AMI Form Undangan, Daftar Hadir, Kata Sambutan, Daftar Periksa, Notula, dan Bukti Serah

Form Daftar Hadir, Laporan AMI, Notula, Bukti Serah Terima

Tidak

Selesai Mulai

(2)

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 3 Februari 2014

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : 01

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal sesuai SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Audit Mutu Internal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi: perencanaan AMI, Pelaksanaan AMI, dan pembuatan laporan hasil AMI.

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)

6. FORM

a. Form Program Audit Tahunan.

b. Form Rencana AMI c. Form Daftar Hadir d. Form Daftar Periksa e. Form Notula

f. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan g. Form Laporan AMI

h. Form Rekapitulasi Laporan AMI 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU

a. Program Audit Tahunan.

b. Rencana AMI c. Undangan d. Daftar Hadir e. Notula f. Daftar Periksa

g. Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan h. Laporan AMI

i. Rekapitulasi Laporan AMI 9. DOKUMEN TERKAIT

a. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian

(3)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-001 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 3 Februari 2014

AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

Koord. AMI 1 1. QMR dibantu oleh Koordinator Auditor

(Koordinator AMI) menyiapkan Program AMI Tahunan berupa jadwal.

Menyusun Jadwal Audit Tahunan

QMR dan Dekan 2 2. QMR meminta persetujuan kepada Dekan.

Melakukan Persetujuan

Koord. AMI 3 3. QMR dibantu oleh Koordinator AMI menyiapkan

Rencana AMI dan memberikan informasi kepada Auditor tentang rencana, waktu audit dan fungsi yang diaudit. Informasi ini diteruskan kepada auditee.

Menyiapkan Undangan/Agenda untuk rapat pembukaan

Koord. AMI 4 4. Dihadiri oleh QMR, Auditee, Tim Auditor,

Fungsi/Unit terkait, dan Dekanat.

Menginformasikan tanggal, waktu audit, nama auditor serta meminta auditee menyiapkan diri untuk kelancaran proses audit.

Rapat Pembukaan AMI

Koord. & Anggota 5 5. PelaksanaanAMI meliputi pemeriksaan dokumen, proses kegiatan dan rekaman mutu kegiatan. Bila ditemukan ketidaksesuaian maka diterbitkan Form PTPP

Pelaksanakan AMI

Auditor 6 6. Para Auditor memberikan PTPP kepada Ketua

Auditor setelah ditandatangani oleh auditee dan auditor yang bersangkutan, kemudian Ketua Auditor menghimpun PTPP tersebut dalam Form laporan AMI

Melaporkan hasil AMI

Tim Auditor & Auditee 7 7 Dihadiri oleh Auditee, Tim Auditor, Fungsi/Unit terkait, dan Dekanat.

Malaksanakan Rapat Penutupan

Auditee 8 8. Auditee melakukan tindakan perbaikan dan

hasilnya diverifikasi oleh auditor.

Melakukan Tindakan Perbaikan

Auditor 9 9. Auditor mengevaluasi efektifitas tindakan

perbaikan yang dilakukan auditee Melakukan evaluasi tindakan

perbaikan

10. Koordinator Auditor menyerahkan Rekap AMI kepada QMR untuk mendapat persetujuan dan menjadi bahan bagi Rapat Tinjauan Manajemen (RTM).

Koord. AMI 10 Membuat Rekap Laporan AMI

Form Program Audit Tahunan

Form Rencana AMI , Form Undangan, Daftar

Form Permohonan Tindakan Perbaikan

dan/atau Pencegahan (PTPP)

Form Laporan AMI dan Form Rekapitulasi , Efektif?

ya tidak

Form Laporan AMI Form Undangan,

Daftar Hadir, Daftar Periksa, Notula, dan Form

Form PTPP dan Form Laporan AMI

Selesai Mulai

Form Undangan, Daftar Hadir,

(4)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-002

SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 1 Maret 2012

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal : ^1/2

PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam Pengendalian Ketidaksesuaian dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup Pengendalian Ketidaksesuaian dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sain dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

meliputi: pemantauan dan pengukuran, identifikasi ketidaksesuaian, penanganan ketidaksesuaian, dan perbaikan berkelanjutan.

3. REFERENSI a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008 , diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

6. FORM

a. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP)

7. INSTRUKSI KERJA -

8. REKAMAN MUTU

a. Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP)

9. DOKUMEN TERKAIT

a. Prosedur Tindakan Perbaikan b. Prosedur Tidankan Pencengahan

(5)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

PENGENDALIAN KETIDAKSESUAIAN

1. Ketidaksesuaian mencakup:

Ketidaksesuaian Penerimaan Mahasiswa Baru, Propesa, pelaksanaan perkuliahan, PKL , Skripsi, Munaqasah, pelanggaran kode etik, keluhan mahasiswa, Dosen, Pimpinan dan pegawai serta hasil audit mutu internal dan eksternal dan akreditasi

Fungsi Terkait 1

Pemantauan dan Pengukuran (dari kegiatan PMB, Perkuliahan, Ekskul, Keg. Pendukung

lainnya dan Evaluasi hasil-hasilnya)

Fungsi Terkait 2 2. Dekanat/QMR/Kabag TU/Kasubbag

/Kajur/Kaprodi dan Koord. dalam pengambilan keputusan mengidentifikasi jenis ketidaksesuain dan menetapkan pengendalian yang sesuai dengan ketentuan kegiatan tersebut pada butir 1 Identifikasi

sesuai tidak

3. Yang bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan pengendalian hasil inspeksi akhir adalah Dekan FST Fungsi Terkait 4 Fungsi Terkait 5

Pemberian status diterima

Pemberian status input/ proses/ output

tidak sesuai 4. Fungsi terkait memberikan status hasil evaluasi atas input, proses dan output yang sesuai persyaratan/ ketentuan Fungsi Terkait 7 Fungsi Terkait 6 5. Fungsi terkait memberikan status hasil

evaluasiatas input, proses dan output yang tidak sesuai persyaratan, sesuai dengan ketentuan.

Persetujuan penanganan

dan tindakan perbaikan Menerbitkan PTPP

6. Fungsi terkait atau auditor internal yang ditunjuk menerbitkan PTPP

Fungsi Terkait 8 Tidak

Memeriksa dan

menindaklanjuti 7. Fungsi terkait melakukan pengendalian

ketidaksesuaian dan sesuai dengan ketentuan dan melakukan tindakan perbaikan

Ya Fungsi Terkait 8

Catat Hasil tindakan perbaikan

8. Atasan fungsi terkait dan/atau auditor internal yang ditunjuk memeriksa hasil tindakan perbaikan, apakah sudah memenuhi persyaratan dan efektif? Bila belum lakukan pengendalian

ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan 9. Hasil pengendalian ketidaksesuaian

ini menjadi bahan bagi Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)

Form Mutu Fungsi Bidang/Bagian/Sub bagian/Jurusan/

Prodi terkait

3 Evaluasi

Form SP (semester pendek), analisis ketidaktuntasan,

Penasihatan Akademik, KHS, penyerahan kembali

pada orang tua (mahasiswa), teguran,

peringatan, penundaan kenaikan

pangkat dan mutasi

Sesuai

Form PTPP (Permohonan Tindakan Perbaikan

dan/atau Pencegahan) Mulai

Selesai

(6)

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-003 FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDARD OPERATING Tgl. Terbit : 1 Maret 2012

PROCEDURE (SOP) ^{No. Revisi} : ⁰⁰⁰

TINDAKAN PERBAIKAN

1. Dekanat/ WMM/ Kabag/ Kajur/ Kasubag/ Kaprodi/

Kaprog. memantau ketidaksesuaian / masalah, menerima keluhan pada saat persiapan proses, proses sedang berlangsung dan akhir proses, serta keluhan internal maupun eksternal. Form PTPP dan Potensi Penyebab Ketidak sesuaian, Form Keluhan.

Dekanat/WMM/ Kabag/ Kajur/ Kasubag/

Kaprodi/ Kaprog 1

Menemukan Ketidaksesuaian maupun keluhan internal/eksternal pada proses kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru, Propesa, pelaksanaan perkuliahan, PPKT, PKL (IPA), Skripsi, Munaqasah, pelanggaran kode etik, keluhan mahasiswa,

Dosen, Pimpinan dan pegawai serta hasil audit mutu internal dan eksternal dan akreditasi

2 Dekanat/WMM/Kabag/Kajur/Kasubag/Kaprodi/Ka prog merangkum data dan hasil analisa ketidaksesuaian/keluhan

3 Dekanat/ WMM/ Kabag/ Kajur/ Kasubag/ Kaprodi/

Kaprog. menganalisa dan menetapkan penyebab ketidaksesuaian dan membuat rencana tindakan untuk mengoreksi dan menindaklanjuti serta berupaya mencegah timbulnya

masalah/ketidaksesuaian akan terulang kembali dengan memperhatikan kemungkinan

penyebabnya pada sumberdaya : personil, peralatan, dana, material termasuk bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi, informasi dan data, lingkungan dan waktu

Dekanat/WMM/Kabag/Kajur/Kasubag/K

aprodi/Kaprog 2

Mengumpulkan data dan menganalisa ketidaksesuaian / keluhan

aprodi/Kaprog 3

Menetapkan ketidaksesuaian dan

penyebab yang menimbulkannya 4 Tindakan Perbaikan yang telah diambil dengan

mengikuti siklus kegiatan PDCA (plan=rencana, Do=pelaksanaan, Check=pengecekan,

Action=tindakan perbaikan dan pencegahan ulang atau peningkatan dikaji ulang setiap periode paling tidak 6 (enam) bulan sekali atau ditentukan oleh penanggungjawab sesuai bobot masalah / ketidaksesuaian yang dituliskan dalam target pada form PTPP (mencakup penyebab dan potensi ketidaksesuaian)

aprodi/Kaprog 4

Buat Rencana Tindakan Perbaikan

aprodi/Kaprog 5

Menetapkan dan Menerapkan Tindakan Perbaikan

5 Lakukan pemantauan pelaksanaan Tindakan Perbaikan dengan Form Pemantauan Kegiatan Bulanan/Hasil Rapat

6 Cek hasil tindakan yg telah diambil diverifikasi apakah sudah sesuai persyaratan dan efektif, lakukan perbaikan ulang bila tidak efektif Dekanat/WMM/Kabag/Kajur/Kasubag/K

aprodi/Kaprog 7

Catat Hasil Tindakan Perbaikan 7Rekaman mutu hasil tindakan perbaikan menjadi

bahan agenda rapat bulanan dan RTM 6

Ya

Form PTPP dan Penyebab Ketidaksesuaian

Form Pemantauan Kegiatan Bulanan

Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan (PTPP)

Tidak

Selesai Mulai

(7)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI ^{No. Revisi} : ⁰⁰

TINDAKAN PERBAIKAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan Tindakan Perbaikan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan Tindakan Perbaikan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta,

meliputi: Penemuan/pengaduan ketidaksesuaian, analisa data ketidaksesuaian, penentuan keti- daksesuaian, membuat rencana tindakan perbaikan, implementasi tindakan perbaikan, laporan hasil tindakan perbaikan.

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)

6. FORM

a. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP) b. Form Pemantauan Kegiatan Bulanan

7. INSTRUKSI KERJA -

8. REKAMAN MUTU

a. Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP) b. Pemantauan Kegiatan Bulanan

9. DOKUMEN TERKAIT

a. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian

(8)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI ^{No. Revisi} : ⁰⁰

TINDAKAN PERBAIKAN

1. Dekanat/QMR/ Kabag/Kasubag/ Kaprodi.

memantau ketidaksesuaian/ masalah, menerima keluhan pada saat persiapan proses, proses sedang berlangsung dan akhir proses, serta keluhan internal maupun eksternal. Form PTPP dan Potensi Penyebab Ketidak sesuaian, Form Keluhan.

Dekanat/QMR/

Kabag/Kasubag/Kaprodi 1 Menemukan Ketidaksesuaian maupun keluhan

internal/eksternal pada proses kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru, Propesa, pelaksanaan perkuliahan,

PPKT, PKL (IPA), Skripsi, Munaqasah, pelanggaran kode etik, keluhan mahasiswa, Dosen, Pimpinan dan pegawai serta hasil audit

mutu internal dan eksternal dan akreditasi

2. Dekanat/QMR/Kabag/Kasubag/ Kaprodi merangkum data dan hasil analisa ketidaksesuaian/keluhan.

3. Dekanat/QMR/ Kabag/Kasubag/ Kaprodi.

menganalisa dan menetapkan penyebab ketidaksesuaian dan membuat rencana tindakan untuk mengoreksi dan

menindaklanjuti serta berupaya mencegah timbulnya masalah/ketidaksesuaian akan terulang kembali dengan memperhatikan kemungkinan penyebabnya pada sumberdaya: personil, peralatan, dana, material termasuk bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi, informasi dan data, lingkungan dan waktu

Dekanat/QMR/Kabag/Kasubag/

Kaprodi 2

Mengumpulkan data dan menganalisis ketidaksesuaian / keluhan

Kaprodi ³

Menetapkan ketidaksesuaian dan penyebab

yang menimbulkannya 4. Tindakan Perbaikan yang telah diambil

dengan mengikuti siklus kegiatan PDCA (plan=rencana, Do=pelaksanaan, Check=pengecekan, Action=tindakan perbaikan dan pencegahan ulang atau peningkatan dikaji ulang setiap periode paling tidak 6 (enam) bulan sekali atau ditentukan oleh penanggungjawab sesuai bobot masalah / ketidaksesuaian yang dituliskan dalam target pada form PTPP (mencakup penyebab dan potensi ketidaksesuaian)

Kaprodi 4

Buat Rencana Tindakan Perbaikan

Kaprodi 5

Menetapkan dan Menerapkan Tindakan Perbaikan

5. Lakukan pemantauan pelaksanaan Tindakan Perbaikan dengan Form Pemantauan Kegiatan Bulanan/Hasil Rapat

tidak 6. Cek hasil tindakan yg telah diambil

diverifikasi apakah sudah sesuai persyaratan dan efektif, lakukan perbaikan ulang bila tidak efektif

ya

Kaprodi 7 7. Rekaman mutu hasil tindakan perbaikan

menjadi bahan agenda rapat bulanan dan Catat Hasil Tindakan Perbaikan RTM

6 Efektif

Form PTPP dan Penyebab Ketidaksesuaian

Form Pemantauan Kegiatan Bulanan

Form Permohonan

Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan

Selesai Mulai

(9)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI ^{No. Revisi} : 00

TINDAKAN PENCEGAHAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksanaan Tindakan Pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian dalam penerapan ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST)

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan Tindakan Pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian dalam penerapan ISO 9001:2008 pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi: analisis data potensi ketidaksesuaian, analisa penyebab ketidaksesuaian, rencana tindakan pencegahan, dan pelaporan hasil tindakan pencegahan.

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI

6. FORM

a. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP) b. Form Pemantauan Kegiatan Bulanan

8. REKAMAN MUTU

a. Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP) b. Pemantauan Kegiatan Bulanan

9. DOKUMEN TERKAIT

a. Prosedur Pengendalian Ketidaksesuaian

(10)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

TINDAKAN PENCEGAHAN

1. Setiap 6 (enam) bulan, QMR mengumpulkan data antara lain: analisis data (Kepuasan & keluhan pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni, dan stake holder), kesesuaian dengan standar kompetensi lulusan wisudawan/alumni, karakteristik & kecenderungan dari kegiatan perkuliahan, kinerja dosen, supplier barang dan jasa, hasil audit internal dan eksternal) &

pencapaian sasaran mutu FST dan semua fungsi.

Jika ditemukan potensi/ gejala/ kecenderungan yang dapat menimbulkan terjadinya

ketidaksesuaian di fungsi-fungsi di FST akan dilakukan investigasi/ penyelidikan untuk mengetahui akar/ penyebab potensi/ gejala/

kecenderungan tersebut di atas dengan memperhatikan faktor-faktor sumber daya:

personil, peralatan, dana, material termasuk bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi, informasi dan data, lingkungan dan waktu

QMR dibantu oleh Koord. PDD (Kabag TU dan Kasubag) 1

Kumpulkan Data Terkait Kinerja Sistem Manajemen Mutu FST

Fungsi-fungsi di FST 2

Identifikasi dan investigasi potensi yang dapat menimbulkan ketidak sesuaian pada input, tahapan

proses dan output

Analisa penyebab terhadap potensi yang dapat menyebabkan ketidaksesuaian

2. Identifikasi, investigasi dan pemantauan potensi/

gejala/ kecenderungan yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian dilakukan segera pada input, tahapan proses akademik maupun proses pendukung dan outputnya agar tercegah /terminimalisir terjadinya ketidaksesuaian, menggunakan Form PTPP dan Form Keluhan Pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni, dan stake holder)

Membuat Rencana Tindakan Pencegahan

3. Analisis penyebab terjadinya potensi/ gejala/

kecenderungan akan dilakukan dengan memperhatikan kemungkinan terjadinya yang disebabkan oleh faktor-faktor sumber daya:

personil, peralatan, dana, material termasuk bahan ajar, metode, pengelolaan, promosi, informasi dan data, lingkungan dan waktu oleh yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian akan segera dilakukan tindakan pencegahan

tidak

ya

Fungsi-fungsi di FST 6 4. Tindakan dilakukan dengan memperhatikan siklus kegiatan PDCA (Plan=perencanaan,

Do=pelaksanaan, Check=pengecekan, Action=tindakan/perbaikan/pencegahan dan peningkatan secara berkelanjutan ke arah yang lebih baik) Menggunakan Form Pemantauan Kegiatan Bulanan/Hasil Rapat

Catatan Hasil Tindakan Pencegahan

Dekanat/ QMR/ Kabag/ Kasubag/

Kaprodi 7 5. Cek hasil pencegahan, apakah memenuhi syarat dan efektif? Jika belum, lakukan tindakan pencegahan ulang

Sosialisasikan Hasil Tindakan Pencegahan

6. Catat hasil tindakan pencegahan dan statusnya untuk menjadi bahan agenda RTM (Rapat Tinjauan Manajemen)

7. Sosialisasikan tindakan pencegahan yang sudah berhasil kepada seluruh fungsi pada rapat bulanan atau RTM

5

Sesuai

Form PTPP dan Form Keluhan Pelanggan

Form Pemantauan Kegiatan Bulanan/Hasil Rapat Mulai

Selesai

(11)

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-005 FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI STANDARD OPERATING Tgl. Terbit : 1 Maret 2012

PROCEDURE (SOP) No. Revisi : 000

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN (RTM)

1. RTM dilaksanakan minimal 2 X (dua kali) setahun Koord.PDD mempersiapkan dan mendistribusikan undangan RTM, laporan pencapaian masing- masing bagian sasaran mutu, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman mutu mengenai RTM.RTM dihadiri oleh : Dekanat, WMM, Kabag, Kasubag,

Kajur/Kaprodi/Kaprogram/TIM AMI/ dan Personel yang ditunjuk. PDD mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat.

2Pelaksanaan RTM: Koord. PDD sebagai Sekretaris RTM menyusun Agenda Rapat mencakup: (a) Hasil AMI, (b) Pencapaian Sasaran Mutu, (c) Tindak Lanjut dari RTM sebelumnya, (d) perbaikan dan pencegahan serta status Hasil AMI, (e) Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP Penerimaan Mahasiswa Baru, Propesa, pelaksanaan perkuliahan, PPKT, PKL (IPA), Skripsi, Munaqasah, pelanggaran kode etik, keluhan mahasiswa, dosen, pimpinan dan pegawai serta hasil audit mutu internal dan eksternal dan akreditasi, (f) pengendalian keluhan pelanggan dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni, dan stake holder), (g)

Usulan/Saran/Rekomendasi adanya

perubahan/peningkatan Sistem Manajemen Mutu (SMM) secara berkelanjutan

Ya Fungsi tekait 4

& Tim AMI Tindak Lanjut Tidak

3. Cek apakah ada masalah? Bila ada lakukan tindak lanjut. Bila tidak ada diputuskan selesai

4. Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan

5. AMI Khusus untuk perbaikan masalah oleh Tim AMI .

6. Membuat PTPP

7WMM dan fungsi terkait menindaklanjuti hasil/

keputusan/notulen RTM, mencakup:

(a)Perbaikan dan pengembangan sistem manajemen mutu, (b) perbaikan Kegiatan Akademik/ Perkuliahan dan pendukung, (c) peningkatan sistem manajemen mutu FITK sesuai harapan pelanggan (mahasiswa) dan (d) usulan kebutuhan atas sumber daya

Tidak

8. Notulasi RTM paling lambat 1 hari setelah rapat

9. Distribusi notulasi RTM ke seluruh fungsi untuk

tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat bulanan dan RTM berikutnya Ya

Kegiatan langkah 10, 11, 12 sesuai dengan Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang hasilnya menjadi bahan pada RTM yang akan datang

Persiapan Undangan 1

Pelaksanaan Pelaksanaan RTM

Fungsi terkait Keputusan

Form-form : Undangan,

Agenda, Daftar Hadir, Notulen, Daftar

Distribusi dan Laporan Pencapaian Sasaran Mutu 2

Tim AMI Audit Mutu Internal Khusus

Tim AMI Pembuatan PTPP

Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan

Pencegahan

5

7 6

3 Masalah?

Fungsi terkait Rekaman Mutu8

DistribusiPDD 9

Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

WMM dan Dekanat

Persetujuan

Fungsi terkait Periksa dan tindak

10

12 Status

Fungsi terkait Melaksanakan perbaikan /

11

Status Mulai

Selesai

(12)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-005 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 1 Maret 2012

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksaan pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)/Rapat Kerja pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)/Rapat Kerja pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi: Persiapan

RTM, pelaksanaan, identifikasi masalah, pemecahan, evaluasi, tindak lanjut dan rencana perbaikan berkelanjutan.

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu b. Rencana Strategis 4. ISTILAH DAN DEFINISI

6. FORM

a. Form Notula

b. Form Daftar Distribusi Dokumen c. Form Sasaran Mutu dan Program Kerja d. Form Laporan Bulanan dan Analisis Data e. Form Daftar Hadir Kegiatan

f. Form Bukti Serah Terima Dokumen 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU a. Notula RTM

b. Daftar Distribusi Dokumen c. Sasaran Mutu dan Program Kerja d. Laporan Bulanan dan Analisis Data e. Daftar Hadir Kegiatan

f. Bukti Serah Terima Dokumen (undangan dan notula RTM) 9. DOKUMEN TERKAIT

a. Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

(13)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-QMR-AMI-SOP-05 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit : 1 Maret 2012

RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

1. RTM dilaksanakan minimal 1 X (satu kali) setahun Koord. PDD mempersiapkan dan

mendistribusikan undangan RTM, laporan pencapaian masing-masing bagian sasaran mutu, agenda Rapat, daftar hadir dan mengarsip semua rekaman mutu mengenai RTM. RTM dihadiri oleh: Dekanat, QMR, Kabag, Kasubag, Kaprodi/

TIM AMI/ dan Personel yang ditunjuk. PDD mempersiapkan undangan yang memuat Agenda rapat serta berkoordinasi dengan fungsi terkait untuk kesiapan dan kelancaran Rapat.

Koord. PDD 1 Mempersiapkan pelaksanaan

RTM

QMR dan Koord. PDD 2 Memimpin pelaksanaan RTM

2. Pelaksanaan RTM: Koord. PDD sebagai Sekretaris RTM menyusun Agenda Rapat mencakup: (a) Hasil AMI, (b) Pencapaian Sasaran Mutu, (c) Tindak Lanjut dari RTM sebelumnya, (d) perbaikan dan pencegahan serta status Hasil AMI, (e) Tindak perbaikan dan pencegahan atas PTPP Penerimaan Mahasiswa Baru, Propesa, pelaksanaan perkuliahan, PKL, Skripsi, Munaqasah, pelanggaran kode etik, keluhan mahasiswa, dosen, pimpinan dan pegawai serta hasil audit mutu internal dan eksternal dan akreditasi, (f) pengendalian keluhan pelanggan dan Evaluasi Kepuasan Pelanggan (mahasiswa, dosen, karyawan, alumni, dan stake holder), (g) Usulan/ Saran/ Rekomendasi adanya perubahan/

peningkatan Sistem Manajemen Mutu (SMM) secara berkelanjutan

Fungsi tekait &

Tim AMI 4 Ya

Tindak Lanjut

Tim AMI 5

Melaksanakan AMI khusus Tidak

Tim AMI 6

Menerbitkan PTPP atas masalah yang

muncul

3. Cek apakah ada masalah? Bila ada lakukan tindak lanjut. Bila tidak ada diputuskan selesai

Fungsi Terkait 7 Membuat

Keputusan QMR dan Dekanat 10 4. Rencana tindakan perbaikan mengikuti siklus PDCA dan Prosedur Tindakan Perbaikan

Memberikan persetujuan

Fungsi Terkait 8 5. AMI Khusus untuk perbaikan masalah oleh Tim AMI .

Membuat rekaman

mutu Belum 6. Membuat PTPP

PDD 9 7. QMR dan fungsi terkait menindaklanjuti hasil/

keputusan/notulen RTM, mencakup:

(a)Perbaikan dan pengembangan sistem manajemen mutu, (b) perbaikan Kegiatan Akademik/ Perkuliahan dan pendukung, (c) peningkatan sistem manajemen mutu FST sesuai harapan pelanggan (mahasiswa) dan (d) usulan kebutuhan atas sumber daya

Mendistribusikan notula RTM

selesai

Fungsi Terkait 11 Melaksanakan perbaikan/ pencegahan

tidak Fungsi Terkait 12

Memeriksa tidak lanjut atas perbaikan/ pencegahan

8. Notulasi RTM paling lambat 1 hari setelah rapat

ya 9. Distribusi notulasi RTM ke seluruh fungsi untuk

tindakan lebih lanjut jika diperlukan dan hasilnya akan dipantau pada rapat bulanan dan RTM berikutnya

Kegiatan langkah 10, 11, 12 sesuai dengan Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang hasilnya menjadi bahan pada RTM yang akan datang

Form-form : Undangan,

Agenda, Daftar Hadir, Notula, Daftar

Distribusi dan Laporan Pencapaian

Sasaran Mutu

Form Permohonan Tindakan Perbaikan

dan Pencegahan 3

Masalah?

Prosedur Pengendalian Rekaman Mutu

Status

Status Mulai

Selesai

(14)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok : FST-QMR-PDD-SOP-001

PENGENDALIAN DOKUMEN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksaan kegiatan pengendalian dokumen baik dokumen internal maupun eksternal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan pengendalian dokumen baik internal maupun dokumen eksternal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi :

pengusulan perubahan dokumen, analisa kebutuhan dokumen, persetujuan perubahan dokumen, pener- bitan dan distribusi dokumen.

3. REFERENSI a. Pedoman Mutu

b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008 , diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

6. FORM

a. Form Permohonan Revisi Dokumen b. Form Distribusi Dokumen

c. Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen

8. REKAMAN MUTU

a. Permohonan Revisi Dokumen b. Distribusi Dokumen

c. Berita Acara Pemusnahan Dokumen

9. DOKUMEN TERKAIT

a. SOP Pengendalian Rekaman Mutu b. Standar Identifikasi Dokumen (SID)

(15)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi : ⁰⁰

PENGENDALIAN DOKUMEN

1. Setiap pengajuan dokumen baru maupun perubahan dokumen harus dengan mengisi dan menyerahkan form Permohonan Revisi Dokumen kepada Pengendali Dokumen dan Data (PDD).

Pengendalian Dok. Eksternal terkait kedinasan dikendalikan oleh

pengadministrasi umum Bagian TU dan dimasukkan dalam Form Daftar Dokumen Eksternal, sedangkan Dok.

Eksternal yang terkait dengan SMM dikendalikan oleh Koordinator PDD, dan ditandai dengan cap Dok. Eksternal

Penggagas 1

Isi dan Serahkan Permohanan

Koordinator PDD 2 Menerima Dokumen

ubah

2. PDD (Kabag TU atau Tim ISO) dibantu oleh Kasubbag Akademik &

Kemahasiswaan/ Kasubbag

Kepegawaian & Keuangan/ Kasubbag umum, menyerahkan dokumen kepada QMR untuk dikaji yang tidak sesuai dengan persyaratan untuk dimusnahkan atau diperbaiki oleh penggagas/

pembuat dokumen, perubahan dokumen eksternal harus mengacu kepada peraturan yang berlaku.

tidak ya

QMR 3

Memberikan persetujuan

musnahkan 3. Dokumen yang disetujui oleh QMR

diserahkan kepada PDD untuk diterbitkan sesuai Standar Identifikasi Dokumen

ubah

Yang Berwenang 4 4. Ditandatangani oleh pembuat, pemeriksa & pemberi persetujuan

Yang Berwenang 6 Memberikan

persetujuan Membuat dokumen

baru/ perubahan 5. PDD memperbanyak Dokumen sesuai

dengan daftar distribusi dokumen, memberikan nomor identitas sesuai Identifikasi Dokumen Standard untuk didistribusikan menggunakan Form Distribusi Dokumen

PDD 5

Proses & Distribusi

6. Sesuai dengan saran pimpinan, fungsi, dan persyaratan

Penerima 7 7. Adalah kewajiban penerima dokumen

untuk membuat Berita Acara

Pemusnahan Dokumen untuk dokumen yang sudah tidak berlaku lagi, serahkan Berita Acara tersebut kepada PDD . Lakukan cap dengan stempel Dokumen Kadaluarsa pada Dokumen kadaluarsa yang tersimpan di PDD

Memusnahkan dokumen Mulai

Sesuai Persyaratan

?

ubah atau musnahkan?

A

Selesai

Form Permohonan Revisi Dokumen Internal/ Eksternal

Standar Identifikasi Dokumen (SID)

Form Distribusi Dokumen

Form Berita Acara Pemusnahan

Dokumen

(16)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok

:

FST-QMR-PDD-SOP-002 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit

:

1 Maret 2012

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI ^{No. Revisi}

:

⁰⁰

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal

:

1/2

PENGENDALIAN REKAMAN MUTU

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksaan kegiatan Pengendalian Rekaman Mutu baik eksternal maupun internal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan Pengendalian Rekaman Mutu baik internal maupun eksternal pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi :

Pembuatan daftar rekaman mutu yang delengkapi jadwal retensinya, penyimpanan rekaman mutu, pemeriksaan masa retensi, dan pemusnahan dokumen.

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu 4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)

6. FORM

a. Form Daftar Rekaman Mutu Internal dan Eksternal

b. Form Berita Acara Pemusnahan Dokumen Internal/Eksternal

7. INSTRUKSI KERJA a. -

8. REKAMAN MUTU

a. Daftar Rekaman Mutu Internal dan Eksternal

b. Berita Acara Pemusnahan Dokumen Internal/Eksternal

9. DOKUMEN TERKAIT

a. SOP Pengendalian Dokumen

b. Standar Identifikasi Dokumen (SID)

(17)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

No. Dok

:

FST-QMR-PDD-SOP-02 SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA Tgl. Terbit

:

1 Maret 2012

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI No. Revisi

:

00

Jl. Ir. H. Juanda No 95 Ciputat 15412 Indonesia Hal

:

^2/2

PENGENDALIAN REKAMAN MUTU

1. Pencatatan (baik internal maupun eksternal) harus dilakukan dengan jelas dan rapi sesuai dengan Standar Identifikasi Dokumen termasuk penentuan lama dan lokasi simpan rekaman mutu.

Pengguna 1

Melakukan pencatatan dengan jelas dan rapih serta pisahkan antara catatan mutu internal dan

eksternal

2. Rekaman mutu diletakkan di lokasi yang sesuai dan didaftarkan di dalam Daftar Rekaman Mutu.

Pengguna 2 Menyimpan Rekaman

Mutu

3. Rekaman mutu disimpan dalam folder paling tidak untuk minimal 3 (tiga) tahun atau sesuai dengan kontrak atau peraturan yang berlaku pada lemari atau rak yang telah ditetapkan.

ya

Pengguna 4

Memeriksa usia

rekaman mutu 4. Pengguna berkewajiban untuk

mengendalikan dan memeriksa usia rekaman mutu baik eksternal maupun internal.

tidak

5. Pengguna menandatangani pengajuan untuk pemusnahan, bila tidak maka rekaman mutu disimpan kembali.

Ya Pengguna 5

Mengajukan pemusnahan

6. Tim ISO, Tim Pemeriksa, Dekan memberikan paraf/persetujuan dengan penandatanganan

Pengguna 3 tidak ^7. Rekaman mutu internal / eksternal

dikeluarkan dari tempat

penyimpanan untuk dimusnahkan dengan memakai Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman Mutu dan memperbaharui Daftar Rekaman Mutu Internal / Eksternal, dan kemudian berita acaranya diserahkan kepada PDD Menyimpan rekaman

mutu internal/

eksternal

ya

Pengguna 7 Memusnahkan Rekaman Mutu Internal/ Eksternal

Lama Mulai

Selesai Lokasi

penyimpanan penuh?

Melebihi periode simpan?

Setuju?6

Standar Identifikasi

Dokumen

Daftar Rekaman Mutu (internal dan eksternal)

Berita Acara Pemusnahan Dokumen/

Rekaman Mutu

Daftar Rekaman Mutu Internal

dan Eksternal

(18)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

KEPUASAN PELANGGAN

1. TUJUAN

Memberikan panduan dalam pelaksaan kegiatan evaluasi kepuasan pelanggan (Mahasiswa, Dosen, Karyawan, Alumni, dan stakeholder lainnya) pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup kegiatan evaluasi kepuasan pelanggan (Mahasiswa, Dosen, Karyawan, Alumni, dan stakeholder lainnya) pada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, meliputi: penyebaran kuesioner, analisa dan pengolahan data kuesioner, mencari akar masalah, solusi, tindak lanjut pemuasan pelanggan, evaluasi hasil tindak lanjut dan pemantauannya.

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu

b. Statuta UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

4. ISTILAH DAN DEFINISI

6. FORM

a. Form Kuisioner Kepuasan Pelanggan b. Form Rekapitulasi Kepuasan Pelanggan c. Form Pemantauan Laporan Bulanan 7. INSTRUKSI KERJA

-

8. REKAMAN MUTU

a. Kuisioner Kepuasan Pelanggan

b. Rekapitulasi Kuesioner Kepuasan Pelanggan c. Hasil Analisa data

d. Laporan Bulanan 9. DOKUMEN TERKAIT

a. -

(19)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

KEPUASAN PELANGGAN (STAKEHOLDER)

1. Penyampaian form evaluasi Kepuasan Pelanggan kepada mahasiswa, dosen, karyawan, alumni dan stakeholder : Per- Semester disampaikan oleh Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan FST kepada para pelanggan melalui Dekan/ Ketua Jurusan/ Prodi secara acak sesuai Instruksi Kerja

Fungsi Terkait 1 Mengirimkan/

menyebarkan kuisioner

2. Identifikasi dari kuisioner yang masuk kemudian lakukan perhitungan dan analisa terhadap jawaban butir-butir pertanyaan.

Kasubbag. Akdm & Kmhs 2 Terima hasil kuisioner yang

telah diisi

3. Cek berapa persen tingkat kepuasan dari masing-masing jawaban butir-butir pertanyaan dan tingkat kepuasaan secara keseluruhan dibandingkan dengan Tingkat Kepuasan Pelanggan.

tidak puas Fungsi Terkait 4 Identifikasi dan analisa

akar masalah 4. Identifikasi dan analisis terhadap jawaban pertanyaan yang tidak memuaskan, menggunakan PTPP.

puas

Kasubbag. Akdm & Kmhs

dan QMR 3 Fungsi Terkait 5 5. Tuliskan akar masalah ketidaksesuaian

dan/atau potensi yang dapat menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian terjadinya ketidaksesuaian pada PTPP serta rencana tindakan yang akan dilakukan sesuai Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

Membuat PTPP dan rencana tindakan dan

pencegahan Terima hasil kuisioner yang

telah diisi

Pejabat Terkait 6

Persetujuan 6. Minta persetujuan kepada Dekanat/ QMR/

Kabag/ Kajur/ Kasubag/ Kaprodi/ Kaprog atas rencana tindakan perbaikan dan/atau tindakan pencegahan kepada atasan, perbaiki ulang bila tidak disetujui

tidak

ya 7. Laksanakan tindakan perbaikan dan/atau

pencegahan, cek hasilnya perbaiki ulang bila belum memuaskan dengan menggunakan form Pemantauan Program Bulanan/Hasil Rapat.

Fungsi Terkait 7 Melaksanakan perbaikan/ pencegahan

Fungsi Terkait 8 8. Kepuasan pelanggan tercapai bila hasil kuesioner minimal sama dengan tingkat kepentingan pelanggan (mahasiswa).

Catatan hasil evaluasi kepuasan pelanggan menjadi bahan agenda pada rapat RTM.

Periksa dan tindak lanjut perbaikan/

pencegahan

tidak Catatan:

Lakukan tindakan

perbaikan/pencegahan ulang bila hasilnya belum efektif/memenuhi persyaratan

ya Mulai

Cek

OK?

Efektif ?

Selesai

Form Evaluasi Kepuasan Pelanggan (kuisioner)

Form Analisis Data

Form PTPP

Form Pemantauan

Program Bulanan/ Hasil

Rapat

(20)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

SERTIFIKASI ISO 9001:2008/AUDIT PEMANTAUAN DARI BADAN SERTIFIKASI

1. TUJUAN

Memberikan panduan kepada Fakultas Sains dan Teknologi (FST) dalam mempersiapkan dan melaksanakan sertifikasi penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penyusunan sistem dokumentasi SMM ISO 9001:2008, persiapan dan pembimbingan penerapan SMM ISO, Pelatihan dan pelaksanaan AMI, Asesmen, pemilihan badan sertifikasi, pelaksanaan proses complience, sampai kepada penerimaan sertifikat penerapan SMM ISO 9001:2008.

3. REFERENSI a. Pedoman Mutu

d. International Workshop Agreement (IWA) 4. ISTILAH DAN DEFINISI

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2-4/4 prosedur ini)

6. FORM

a. Form Bukti Serah Terima Dokumen h. Form Rangkuman Audit

b. Form Undangan i. Form Analisis Data

c. Form Daftar Induk Dokumen j. Form Pemantauan Program Bulanan d. Form Sasaran Mutu dan Program Kerja k. Form Daftar Periksa

e. From Daftar Hadir l. Form Distribusi

f. Form Rekaman Mutu m. Form Program Audit

g. Form PPTP 7. INSTRUKSI KERJA

(sesuai dengan kepemilikannya pada fungsi/unit) 8. REKAMAN MUTU

a. Bukti Serah Terima h. Rangkuman Audit

b. Undangan i. Analisis Data

c. Daftar Induk Dokumen j. Laporan Bulanan

d. Sasaran Mutu dan Program Kerja k. Daftar Periksa

e. Daftar Hadir l. Distribusi Dokumen

f. Rekaman Mutu m. Program Audit

g. PPTP

9. DOKUMEN TERKAIT

a. Pengendalian Rekaman Mutu b. SK

c. Standar Identifikasi Dokumen (SID)

(21)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

SERTIFIKASI ISO 9001:2008/AUDIT PEMANTAUAN DARI BADAN SERTIFIKASI

Dekan 1 1. Termasuk penunjukkan kordinator-

koordinator PDD dan AMI.

Menunjuk Wakil Manajemen (QMR), Tim Pengarah, dan Tim ISO

2. Melalui rapat dan bimbingan konsultan serta konsultasi kepada fungsi- fungsi/unit-unit terkait

QMR dan Tim ISO 2

Mengidentifikasi Dokumentasi SMM ISO 9001:2008

3. Mencakup penetapan Tim Penyusun dan jadwal penyusunan identifikasi dan konsep-konsep dokumen, pembahasan dan persetujuan oleh fungsi terkait dan pendistribusian dokumen

QMR dan Tim ISO 3

Menyusun Sistem Dokumentasi SMM ISO 9001:2008

Dekan 4 4. Mencakup pedoman mutu, rencana

mutu, SOP-SOP & Instruksi Kerja seluruh fungsi/unit

Menetapkan konsep Dokumen ISO 9001:2008

Tim ISO 5 5. Meliputi: pengecekan awal kecukupan

dan kesesuaian dokumentasi SMM;

penetapan & Sosialisasi sasaran, program, dan jadwal penerapan SMM Mempersiapkan Penerapan SMM ISO

9001:2008

Tim ISO 6 6. Pelaksanaan penerapan SMM ISO

kepada seluruh fungsi/unit dan pengisian Catatan Mutu Membimbing Penerapan SMM ISO di semua

fungsi/unit

7. Melakukan pengumpulan, pengolahan, dan analisa data serta mengambil kesimpulan menggunakan teknik dan metode statistik yang sesuai atas pencapaian sasaran mutu/kinerja sebagai bahan laporan

Semua Fungsi/Unit 7 Menganalisis Data

Trainer dan Tim AMI 8 8. Teori mencakup prinsip-prinsip, teknik,

langkah-langkah, dan pelaporan serta simulasi audit

Pelatihan AMI

9. Rapat Pembukaan yang menjelaskan tujuan,ruang lingkup, kriteria, klasifikasi temuan audit (kesesuaian, observasi, ketidaksesuaian minor dan mayor) dan rapat penutupan yang menjelaskan temuan audit dan laporan audit serta penentuan waktu perbaikan

ketidaksesuaian QMR, Tim AMI, & Auditi 9

Pelaksanaan AMI

Dekanat, QMR, dan para undangan 10 Mengadakan RTM

10. Dekan/anggota dekanat yang ditunjuk memimpin evaluasi kinerja FST. Semua penanggung jawab fungsi melaporkan pencapaian kinerjanya, mengusulkan tindakan perbakan/ pencegahan/

peningkatan berkelanjutan Mulai

Matrik Judul SOP dan Kepemilikannya

PDM, SOP, IK, dan Form

Form Daftar Hadir &

Rekaman Mutu terkait SK, Bukti Serah Terima

Dokumen

Sasaran Mutu dan Program Kerja

Form Daftar Hadir, Handout, Daftar Periksa, Soal-Soal, Form Daftar Induk

Dokumen

Form Analisis Data, Pemantauan Program

Bulanan

Form Program Audit, Jadwal, Daftar Hadir, Daftar Periksa, PPTP,

Laporan Audit,

Form Undangan, Daftar Hadir, Laporan Kinerja Fungsi, Notula

dan Distribusi A

(22)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

SERTIFIKASI ISO 9001:2008/AUDIT PEMANTAUAN DARI BADAN SERTIFIKASI

Dekanat, QMR, & Tim ISO 11 11. Atas dasar penilaian hasil persentasi, kesesuaian ruang lingkup sertifikasi, reputasi, harga dan cara pembayaran Memilih dan Menetapkan Badan Sertifikasi

Jika diperlukan

Tim ISO & Seluruh Fungsi/Unit 12 12. Pengecekan bersama antara Tim ISO dan seluruh Fungsi/unit atas kecukupan dan kesesuaian dokumen dan catatan mutu. (Bila Diperlukan)

Mempersiapkan Pra Asesmen/Asesmen Jika diperlukan

Asesor dan Seluruh Fungsi/Unit 13 13. Seluruh Fungsi/unit memberikan penjelasan atas ketersediaan dokumentasi, penerapan SMM dan catatan mutu, serta bukti-bulti lainnya kepada asesor.

Melaksanakan Pra Asesmen Jika diperlukan

QMR, Tim Audit, & Seluruh Penanggung

Jawab Fungsi/Unit 14 14. Mengecek ulang efektifitas perbaikan

dan memberikan status hasilnya, lakukan perbaikan ulang bila belum sesuai.

Memverifikasi hasil Tindakan Perbaikan/

Pencegahan

15. Seluruh Fungsi/unit memberikan penjelasan atas ketersediaan dokumentasi, penerapan SMM dan catatan mutu, serta bukti-bulti lainnya kepada asesor

Asesor dan Seluruh Fungsi/Unit 15 Melaksanakan proses Complience Audit/Asesmen/Audit Pemantauan

Ya

tidak 16. Sesuai dengan hasil proses Complience

Audit/Asesmen/Audit Pemantauan.

Tim ISO & Seluruh

Fungsi/Unit 16 Mempersiapkan perbaikan Pra

Asesmen/Asesmen/Audit Pemantauan

QMR, Tim ISO & Penanggung Jawab

Seluruh Fungsi 17 17. Mengecek ulang efektifitas perbaikan

dan memberikan status hasilnya, lakukan perbaikan ulang bila belum sesuai, menyerahkan hasilnya ke Badan Sertifikasi.

Memperbaiki Temuan Asesmen/Audit Pemantauan

Form Undangan, Daftar Hadir, Notula,

Distribusi

Form Penilaian Diri SMM ISO 9001:2008

Form Penilaian Diri SMM ISO 9001:2008, Undangan, Form PPTP

Form PPTP

Jadwal Asesmen, Daftar Hadir, Audit

Report

Form PPTP/Non Conformity Report Sesuai?

A

A B C

(23)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

SERTIFIKASI ISO 9001:2008/AUDIT PEMANTAUAN DARI BADAN SERTIFIKASI

Asesor 18 18. Seluruh Fungsi/unit memberikan

penjelasan atas perbaikan ketersediaan dokumentasi, penerapan SMM dan catatan mutu, serta bukti-bulti lainnya kepada asesor.

Memeriksa hasil perbaikan

Dekanat, QMR, Tim ISO dan Para

Undangan 19 19. Prosesi Penerimaan Sertifikat dihadiri

undangan dari rektorat, lembaga lain di bawah UIN, dan dari instansi lain yang menjadi tempat studi banding Tim ISO FST

Memeriksa hasil perbaikan

Seluruh fungsi/unit 20 20. Pengembangan dari diterapkannya

SMM ISO 9001:2008 baik yang sifatnya memperbaiki yang telah dilaksanakan maupun mengembangkan sistem yang belum.

Mengembangkan peningkatan berkelanjutan

C

Sesuai?

Selesai A B

Undangan, Form PPTP, dan dokumen yg dibutuhkan untuk memenuhi temuan

audit

Undangan Pemberitahuan,

(24)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

ANALISIS DATA

1. TUJUAN

Memberikan panduan kepada Fakultas Sains dan Teknologi dalam mempersiapkan dan melaksanakan analisis data

2. RUANG LINGKUP

Prosedur ini dilaksanakan dalam lingkup penentuan objek data dan fungsi/unit terkait, penentuan metode analisis, dan pembuatan kesimpulan-kesimpulan berdasarkan hasil analisis data

3. REFERENSI

a. Pedoman Mutu

4. ISTILAH DAN DEFINISI

Istilah dan definisi yang dipakai dalam penulisan Pedoman Mutu, SOP, Instruksi Kerja serta dokumen lainnya diuraikan secara rinci sesuai SMM ISO 9001:2008, diurutkan berdasarkan abjad dituangkan pada Lampiran Istilah dan Definisi.

5. DIAGRAM ALIR, DOKUMEN DAN KETERANGAN KEGIATAN (Tercantum pada halaman 2/2 prosedur ini)

6. FORM

a. Form Analisis Data

b. Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP) 7. INSTRUKSI KERJA

(sesuai dengan kepemilikannya pada fungsi/unit) 8. REKAMAN MUTU

a. Analisis Data

b. Permohonan Tindakan Perbaikan dan/atau Pencegahan (PTPP) 9. DOKUMEN TERKAIT

a. Pengendalian Rekaman Mutu

b. Laporan Pemantauan Program Bulanan

(25)

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

ANALISIS DATA

1. Objek data mencakup:

kemahasiswaan, akademik, kinerja dosen, administrasi subbag umum, akd & kmhs, kepegawaian

& keuangan, dll. dibantu oleh Kabag TU, para Kasubbag, para Kaprodi

Dekanat 1

Menentukan objek data yang akan dianalisis

Kabag TU/Kasubbag/Kaprodi 2 2. Masing-masing fungsi

menjabarkan objek data yang akan dianalisis

Menentukan objek data fungsi terkait

Kabag TU/Kasubbag/Kaprodi 3 3. Frekuensi berupa laporan

perkegiatan, bulanan. Triwulan, semester, dan tahunan.

Menentukan metode dan teknik statistika yang digunakan serta frekuensi

pelaporannya

4. Metoda analisis dan teknik statistik (SPSS: Statistical Package Service Solution)+

Kabag TU/Kasubbag/Kaprodi 4 Melakukan analisis data sesuai metoda &

teknik statistika yang telah ditetapkan 5. Kesimpulan bisa mencapai target/tdk mencapai target, serta adanya kecenderungan tertentu Kabag TU/Kasubbag/Kaprodi 5

Memuat kesimpulan-kesimpulan

hasil analisis 6. Bila hasil analisis negatif harus

diinvestigasi penyebab masalah dan harus ditentukan rencana tindakan perbaikan sesuai prosedur pengendalian ketidaksesuaian, prosedur tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan

Kabag TU/Kasubbag/Kaprodi 6 Menentukan rencana tindakan (action

plan) terhadap hasil analisis Kabag TU/Kasubbag/Kaprodi 7

Melaporkan kepada Dekan

hasil-hasil analisis data 7. Laporan disampaikan kepada

Dekan sebagai bahan Rapim, Rapat Bulanan, RTM, dan Raker Daftar Data dan

Metode Analisis Mulai

Selesai

ya tidak

Kesimpulan Hasil Analisis

Form Permohonan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

(PTPP)

Laporan Pemantauan Program Bulanan