Berdasarkan Standar Produsen Fair Trade USA

(1)

Persyaratan untuk Badan Hukum Berdasarkan Standar Produsen Fair Trade USA

Fair Trade USA

^®

Versi 1.0.0

Berlaku: 1 Januari 2022

A. Pendahuluan

Standar Produsen Fair Trade USA (selanjutnya disebut sebagai 'Standar') menata organisasi petani, nelayan, dan pekerja ke dalam sistem yang memungkinkan pengambilan keputusan yang demokratis, khususnya seputar Premi Fair Trade. Standar mendefinisikan sistem yang dirancang untuk mengakui Peserta Premi dalam cakupan Sertifikat sebagai penerima manfaat utama dari program dan

memberlakukan perlindungan untuk menjamin hal ini melalui penerapan mekanisme hukum yang mengikat.

Sebagai bagian dari persyaratan pemberlakuan, setiap Standar mewajibkan setiap Fair Trade Committee untuk membentuk badan hukum dengan ketentuan yang spesifik. Tujuan pembentukan badan hukum adalah melindungi dari korupsi dan memastikan bahwa aset komunal tetap yang dimiliki oleh Peserta Premi, termasuk Premi itu sendiri, dilindungi bahkan jika badan produksi tidak lagi disertifikasi.

B. Tujuan

Dengan mengakui bahwa pembentukan badan hukum dapat memiliki banyak bentuk sesuai dengan konteks dan wilayah kelompok tertentu, dokumen ini bertujuan untuk menjabarkan persyaratan khusus yang mengikat terkait pembentukan, struktur, dan fungsi badan hukum berdasarkan Standar FTUSA.

C. Cakupan dan Keberlakuan

Dokumen ini berlaku untuk setiap Sertifikat berdasarkan badan hukum yang telah dibentuk untuk mewakili Peserta Premi dan Fair Trade Committee, baik yang dibuat sebagai tanggapan terhadap persyaratan pemicu dalam Standar (ambang batas moneter yang dicapai atau aset komunal tetap yang diperoleh) atau secara sukarela. Kriteria terkait yang menjabarkan ketentuan pembentukan badan hukum untuk mewakili Peserta Premi adalah sebagai berikut:

• Standar Produksi Pertanian (Agricultural Production Standard atau APS), versi 1.2.0: 1.2.4.c;

• Standar Perikanan Tangkap (Capture Fisheries Standard atau CFS), versi 2.0.0: 1.4.4.c, 1.4.4.d;

dan

• Standar Pabrik untuk Produk Pakaian dan Kebutuhan Rumah Tangga (Factory Standard atau FS), versi 1.4.0: EM-PTA 4.1, EM-PTA 4.2.

(2)

Persyaratan untuk Badan Hukum

Dokumen ini menjabarkan struktur badan hukum yang diperbolehkan, dan mendefinisikan bagaimana persyaratan dari beberapa kriteria dipengaruhi oleh struktur badan hukum, termasuk Konstitusi Fair Trade Committee FTC), Majelis Umum Peserta Premi, dan rekening bank FTC untuk Premi Fair Trade.

Persyaratan tersebut berbeda-beda berdasarkan ketentuan pembentukan badan hukum masing-masing.

Apabila salah satu persyaratan yang ditentukan dalam kriteria ini tidak terpenuhi dalam kaitannya dengan struktur badan hukum, ketidakpatuhan akan diterbitkan untuk APS 1.2.4.c, CFS 1.4.4.d, atau FS EM-PTA 4.1 atau 4.2.

Tabel berikut mencantumkan kriteria yang relevan untuk masing-masing Standar FTUSA yang mungkin terpengaruh:

Persyaratan APS CFS FS

Konstitusi Fair Trade Committee 1.1.2.f 1.3.1.f EM-PTA 2.2, EM- PTA 2.4

Majelis Umum 1.1.3.a 1.3.2.a, 1.3.2.b EM-PTA 7.1

Rekening Bank Fair Trade Committee 1.2.4.b 1.4.4.b EM-PTA 3.1 Penting untuk memastikan bahwa Peserta Premi didefinisikan dengan tepat, termasuk kelompok opsional yang tercakup sebagai Peserta Premi, sebelum membentuk badan hukum. Harap tinjau dokumen

panduan tentang cara mengidentifikasi Peserta Premi untuk Standar yang relevan guna memverifikasi identifikasi yang tepat untuk Peserta Premi.

D. Cara Membaca Dokumen ini

Bagian 1 sampai 4 dari dokumen ini masing-masing mewakili struktur badan hukum yang berbeda yang diizinkan. Pada awal setiap bagian, skenario dijelaskan secara singkat. Pindai setiap bagian dan masing- masing deskripsi skenarionya untuk menemukan struktur badan hukum yang sesuai dengan kasus Anda.

Dalam setiap bagian, terdapat persyaratan khusus yang berkaitan dengan Konstitusi Fair Trade

Committee, Majelis Umum, dan Rekening Bank Fair Trade Committee yang harus diikuti dalam masing- masing skenario. Silakan merujuk kembali ke tabel di Bagian C (di atas) dokumen ini untuk menemukan kriteria kepatuhan terkait yang terpengaruh dalam masing-masing Standar FTUSA.

E. Dokumen Terkait Lainnya

• Standar Perikanan Tangkap Fair Trade USA

• Panduan untuk Mengidentifikasi Peserta Premi Berdasarkan Standar Produksi Pertanian

• Panduan untuk Mengidentifikasi Peserta Premi Berdasarkan Standar Perikanan Tangkap

• Panduan untuk Mengidentifikasi Peserta Premi Berdasarkan Standar Pabrik

(3)

1. Opsi Struktur 1: Badan hukum terdiri dari semua

¹

Peserta Premi

Deskripsi

Berdasarkan skenario ini, badan hukum yang dibentuk berdasarkan Standar, atau badan hukum yang telah dibentuk sebelumnya, terdiri dari: semua Peserta Premi dan dikelola oleh FTC. Hal ini berarti semua anggota yang termasuk dalam badan hukum adalah Peserta Premi dan semua Peserta Premi menjadi anggota badan hukum tanpa terkecuali*. Ini adalah bentuk ideal yang dapat digunakan untuk badan hukum, dan jika memungkinkan, dianjurkan untuk mengatur badan hukum ke dalam bentuk ini.

*Perhatikan bahwa dalam banyak rantai pasokan, pergantian Peserta Premi dan/atau pekerja sementara sering terjadi, yang pada dasarnya berarti individu yang menjadi bagian dari badan hukum harus

diperbarui secara berkala. Daftar ini harus diperbarui setiap tahun sebelum Majelis Umum untuk memastikan komposisi badan hukum mencerminkan tenaga kerja saat ini.

1.1. Konstitusi Fair Trade Committee

1.1.1. Konstitusi FTC digunakan sebagai konstitusi untuk badan hukum.

1.1.2. Untuk badan hukum yang ada, konstitusi badan hukum atau dokumen tata kelola terkait harus diperbarui agar memuat semua komponen yang diperlukan dalam Konstitusi FTC.

1.2. Majelis Umum

1.2.1. Majelis Umum Peserta Premi setara dengan majelis umum badan hukum. Semua Peserta Premi dapat bergabung dengan majelis umum mana pun.

1.2.2. Tata kelola Majelis Umum dijelaskan dalam konstitusi badan hukum.

1.3. Rekening Bank Fair Trade Committee

1.3.1. Rekening bank dimiliki dan dikelola oleh badan hukum.

1 Anggota Peserta Premi dapat berubah dari tahun ke tahun, dan keanggotaan badan hukum akan diperbarui setiap tahun untuk memperhitungkan perubahan tersebut. Namun, ini mengacu pada semua Peserta Premi pada saat mendaftarkan badan hukum.

Badan Hukum Cakupan Sertifikat FTUSA

Fair Trade Committee

Peserta Premi

(4)

2. Opsi Struktur 2: Badan hukum hanya terdiri dari anggota Fair Trade Committee.

Deskripsi

Dalam skenario ini, badan hukum hanya terdiri dari anggota FTC, dan dikelola oleh FTC. Membentuk badan hukum yang mencakup semua Peserta Premi mungkin sulit dilakukan dalam konteks tertentu, misalnya dalam beberapa konteks hukum yang membatasi manfaat yang diizinkan bagi anggota. Badan hukum harus dikelola oleh FTC, namun tidak ada Peserta Premi di luar FTC yang secara resmi menjadi bagian dari badan hukum tersebut. Meskipun pendekatan ini tidak dianjurkan, mungkin ada situasi yang membutuhkan pendekatan ini.

2.1. Konstitusi Fair Trade Committee

2.1.1. Konstitusi FTC digunakan sebagai konstitusi untuk badan hukum.

2.1.2. Untuk badan hukum yang ada, konstitusi badan hukum atau dokumen tata kelola terkait harus diperbarui agar memuat semua komponen yang diperlukan dalam Konstitusi FTC.

2.1.3. Konstitusi FTC selalu menetapkan bahwa Peserta Premi diidentifikasi sebagai pemilik sebenarnya dan pembuat keputusan Premi, dan badan hukum yang dikelola oleh FTC bertanggung jawab untuk menerima dan memiliki Premi Free Trade dan/atau aset apa pun yang dibeli oleh FTC atas nama Peserta Premi. Dalam skenario ini, bagian dari Konstitusi FTC ini harus menjelaskan bahwa keputusan yang dibuat oleh badan hukum dilakukan atas nama seluruh anggota kelompok Peserta Premi.

2.1.3.1. Perhatikan bahwa dalam situasi ketika pihak di luar badan hukum tidak dapat menjadi pengambil keputusan badan hukum, terdapat dokumen tata kelola terpisah yang menetapkan bahwa otoritas

pengambilan keputusan berada di tangan Peserta Premi.

2.1.4. Konstitusi FTC dengan jelas mendefinisikan transisi manajemen badan hukum kepada anggota FTC yang baru terpilih ketika masa jabatan mereka habis. Tersedia dokumentasi yang menunjukkan langkah-langkah yang telah diambil untuk mengalihkan tanggung jawab selambat-lambatnya satu bulan setelah pemilihan FTC.

2.2. Majelis Umum

2.2.1. Majelis Umum Peserta Premi harus diselenggarakan secara terpisah dari rapat badan hukum lainnya. Rapat badan hukum setara dengan rapat FTC dan harus mengikuti aturan rapat FTC, seperti membuat notula dan berbagi dengan Peserta Premi.

Badan Hukum

Cakupan Sertifikat FTUSA

Peserta Premi

(5)

2.2.2. Tata kelola Majelis Umum Peserta Premi dijelaskan dalam konstitusi badan hukum.

2.3. Rekening Bank Fair Trade Committee

2.3.1. Rekening bank dimiliki dan dikelola oleh badan hukum.

3. Opsi Struktur 3: Badan hukum mencakup semua Peserta Premi dan anggota Peserta Non-premi

Deskripsi

Dalam skenario ini, badan hukum sudah ada yang mencakup semua Peserta Premi dan sekelompok anggota di luar Fair Trade. Badan hukum dikelola oleh kelompok di luar FTC². Badan hukum tetap dapat menjadi pemilik sah dari Premi dan setiap aset yang dibeli, tetapi aset tersebut harus dikelola oleh FTC atas nama Peserta Premi yang terdiri dari subkelompok dalam badan hukum tersebut. Misalnya, koperasi perikanan yang sudah ada secara resmi terdaftar sebagai badan hukum sebelum sertifikasi FTUSA dan hanya sebagian dari nelayan dalam koperasi yang tercakup dalam Sertifikat Fair Trade. Dalam skenario ini, tidak disarankan untuk membentuk badan hukum baru terpisah yang hanya terdiri dari subkelompok dari anggota badan hukum yang ada dan yang menjadi bagian dari program Fair Trade USA. Namun, persyaratan dalam bagian ini menjabarkan tanggung jawab yang harus diperjelas dalam badan hukum yang ada untuk memenuhi harapan Standar FTUSA, yang memastikan bahwa subkelompok yang

tercakup dalam Sertifikat FTUSA dan diidentifikasi sebagai Peserta Premi menjadi satu-satunya pengambil keputusan dan target penerima manfaat Premi.

3.1. Konstitusi Fair Trade Committee

3.1.1. Konstitusi Free Trade Committee yang memuat semua aspek yang diuraikan dalam Standar FTUSA harus terpisah dari aturan badan hukum. Konstitusi terpisah ini atau dokumen tata kelola tertulis lainnya harus menguraikan keanggotaan, peran, dan tujuan dari subkelompok badan hukum. Ini harus memuat semua aspek yang diuraikan dalam persyaratan Konstitusi FTC dalam Standar FTUSA yang relevan, menyatakan bahwa subkelompok adalah pemilik Premi Free Trade dan setiap aset yang dibeli

2 Dalam kebanyakan kasus ketika ada badan hukum yang mencakup Peserta Non-premi, misalnya koperasi besar dengan hanya beberapa anggota yang Bersertifikasi Fair Trade, FTC mungkin akan berbeda dari Dewan Koperasi karena persyaratan pemilihan dan keterwakilan dari FTC.

Badan Hukum

Peserta Premi Peserta Non-premi

(6)

dengan Premi, bahwa FTC mengelola subkelompok, dan bahwa Peserta Premi memiliki otoritas pengambilan keputusan.

3.1.2. Selain aspek-aspek yang didefinisikan dalam Standar FTUSA terkait yang diwajibkan dalam Konstitusi FTC, Konstitusi harus secara jelas mengidentifikasi pihak yang dianggap sebagai Peserta Premi.

3.2. Majelis Umum

3.2.1. Majelis Umum Peserta Premi harus diselenggarakan secara terpisah dari rapat badan hukum lainnya. Perhatikan bahwa ini dapat berbentuk sub-majelis Peserta Premi yang berlangsung pada waktu yang berdekatan dengan rapat umum badan hukum yang ada, namun pengendalian harus diterapkan untuk memastikan bahwa hanya Peserta Premi yang berpartisipasi dan mayoritas Peserta Premi dapat hadir.

3.2.2. Aturan untuk Majelis Umum Peserta Premi didefinisikan dengan jelas dalam Konstitusi FTC.

3.3. Rekening Bank Fair Trade Committee

3.3.1. Rekening bank untuk Premi harus dibuat terpisah dari rekening bank badan hukum, agar dana Premi disimpan secara terpisah dari keseluruhan dana badan hukum. Badan hukum akan tetap menjadi pemilik rekening bank, tetapi akses ke rekening Premi harus dibatasi untuk anggota FTC dan FTC mengelola semua aspek dari rekening ini.

4. Opsi Struktur 4: Badan hukum terdiri dari sebagian besar Peserta Premi, tetapi tidak semuanya.

Deskripsi

Dalam skenario ini, mungkin badan hukum sudah dibentuk dengan anggota yang telah ditentukan, tetapi tidak mencakup semua Peserta Premi. Badan hukum tersebut dikelola oleh kelompok selain FTC, karena FTC akan terdiri dari perwakilan dari Peserta Premi yang bukan bagian dari badan hukum tersebut. Badan hukum tetap dapat menjadi pemilik sah dari Premi dan setiap aset yang dibeli, tetapi aset tersebut harus dikelola oleh FTC atas nama seluruh kelompok Peserta Premi, termasuk yang bukan bagian dari badan hukum. Hal ini mungkin terjadi pada koperasi yang telah menyertakan pekerja opsional sebagai Peserta Premi yang bukan petani, tetapi mereka tidak memenuhi syarat untuk bergabung dalam koperasi secara resmi.

Badan Hukum

Fair Trade Committee Peserta Premi

Peserta Premi

(7)

4.1. Konstitusi Fair Trade Committee

4.1.1. Konstitusi Free Trade Committee yang memuat semua aspek yang diuraikan dalam Standar FTUSA harus terpisah dari aturan badan hukum. Konstitusi terpisah ini atau dokumen tata kelola tertulis lainnya harus menguraikan keanggotaan, peran, dan tujuan badan hukum, yang juga berlaku untuk Peserta Premi di luar badan hukum tersebut. Konstitusi ini harus memuat semua aspek yang diuraikan dalam persyaratan Konstitusi FTC dalam Standar FTUSA terkait dan menyatakan bahwa Peserta Premi yang berada di luar badan hukum diakui secara setara sebagai pemilik Premi Free Trade bersama dengan Peserta Premi yang menjadi bagian dari badan hukum tersebut. Ini juga berarti bahwa setiap aset yang dibeli dengan Premi dapat dikelola oleh KPA dan/atau badan hukum. Namun, semua Peserta Premi, termasuk yang berada di dalam dan di luar badan hukum, memiliki otoritas pengambilan keputusan.

4.1.2. Selain aspek-aspek yang didefinisikan dalam Standar FTUSA terkait yang diwajibkan dalam Konstitusi FTC, Konstitusi harus secara jelas mengidentifikasi pihak yang dianggap sebagai Peserta Premi.

4.2. Majelis Umum

4.2.1. Majelis Umum Peserta Premi harus diselenggarakan secara terpisah dari rapat badan hukum lainnya. Ini berarti bahwa badan hukum dapat mengadakan rapat untuk urusan di luar program Fair Trade USA dan Premi. Namun, semua rapat yang berkaitan dengan pengeluaran Premi dan program Fair Trade USA harus mencakup setiap Peserta Premi yang bukan bagian dari badan hukum resmi.

4.2.2. Aturan untuk Majelis Umum Peserta Premi didefinisikan dengan jelas dalam Konstitusi FTC.

4.3. Rekening Bank Fair Trade Committee

4.3.1. Rekening bank untuk Premi harus dibuat terpisah dari rekening bank badan hukum, agar dana Premi disimpan secara terpisah dari keseluruhan dana badan hukum. Badan hukum akan tetap menjadi pemilik rekening bank, tetapi akses ke rekening Premi harus dibatasi untuk anggota FTC dan FTC mengelola semua aspek dari rekening ini.