31 Maret 2016
SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAK NOMOR SE - 13/PJ/2016
TENTANG
PROSEDUR PELAKSANAAN PEREKAMAN DAN TRANSFER DATA DI KANTOR PENGOLAHAN DATA DAN DOKUMEN PERPAJAKAN
DIREKTUR JENDERAL PAJAK,
A. Umum
Dalam rangka melaksanakan kegiatan perekaman dan transfer data di Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP) sehubungan dengan perubahan tugas, fungsi, dan tata kerja KPDDP untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan kecepatan pengolahan SPT di KPDDP, serta mendukung fungsi pelayanan, pengawasan, dan penegakan hukum di bidang perpajakan perlu disusun prosedur mengenai pelaksanaan perekaman dan transfer data di KPDDP.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Surat Edaran Direktur Jenderal ini dimaksudkan untuk digunakan sebagai prosedur pelaksanaan perekaman dan transfer data di KPDDP sehubungan dengan perubahan tugas, fungsi, dan tata kerja KPDDP.
2. Tujuan
Surat Edaran Direktur Jenderal ini bertujuan agar perekaman dan transfer data di KPDDP dilaksanakan sesuai prosedur untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi, dan kecepatan pengolahan SPT di KPDDP, serta mendukung fungsi pelayanan, pengawasan, dan penegakan hukum di bidang perpajakan.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Surat Edaran Direktur Jenderal ini meliputi:
1. Prosedur Completion di KPDDP;
2. Prosedur Supervisi Perekaman di KPDDP;
3. Prosedur Penanganan Data SPT Suspend di KPDDP;
4. Prosedur Quality Assurance (QA) SPT Unbalance di KPDDP;
5. Prosedur Quality Assurance (QA) SPT Balance di KPDDP;
6. Prosedur Transfer Data ke Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan di KPDDP;
7. Prosedur Pengawasan Pegawai Outsource di KPDDP;
8. Hal-hal lain terkait pelaksanaan perekaman data dan transfer data di KPDDP.
D. Dasar
1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 133/PMK.01/2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 172/PMK.01/2012;
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 206/PMK.01/2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan;
3. Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-39/PJ/2015 tentang Perubahan Tugas, Fungsi, dan Tata Kerja KPDDP.
Dokumen ini diketik ulang dan diperuntukan secara eksklusif untuk www.ortax.org dan TaxBase, 2022
E. Ketentuan
Dalam Surat Edaran Direktur Jenderal ini yang dimaksud dengan:
1. Unit Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan yang selanjutnya disingkat UPDDP adalah Unit Pelaksana Teknis (UPT) di bidang pengolahan data dan dokumen perpajakan yang meliputi unit organisasi Pusat Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (PPDDP) dan Kantor Pengolahan Data dan Dokumen Perpajakan (KPDDP).
2. Surat Pemberitahuan yang selanjutnya disebut SPT adalah SPT yang dikelola oleh UPDDP.
3. Proses Pemindaian merupakan proses pemindaian SPT atas SPT yang telah dilakukan pemilahan dan menghasilkan image SPT.
4. Recognition adalah kegiatan yang dilakukan oleh sistem komputer dalam mengenali huruf dan angka pada setiap field dalam SPT yang berasal dari sebuah pencetak (printer atau mesin ketik) maupun tulisan tangan dengan cara membandingkan ciri-ciri huruf dan angka yang diperoleh dengan ciri-ciri huruf dan angka yang ada pada database.
5. Completion adalah kegiatan pengecekan dan perekaman data SPT hasil Recognition oleh sistem yang tidak dikenali secara sempurna dengan image SPT.
6. Petugas Completion atau Petugas Supervisor adalah petugas perekaman data yang berasal dari Penyedia Jasa Pihak Ketiga atau Pelaksana Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
7. Kegiatan Supervisi Perekaman adalah kegiatan memeriksa kembali hasil perekaman data SPT pada tahap Completion dan mengoreksinya bila terdapat hasil perekaman data SPT yang tidak sesuai dengan image SPT.
8. Quality Assurance selanjutnya disingkat QA adalah kegiatan penjaminan kualitas data SPT hasil perekaman dengan cara mencocokkan hasil perekaman data dengan image SPT. QA terdiri dari QA SPT Unbalance dan QA SPT Balance.
9. Petugas Quality Assurance yang selanjutnya disingkat Petugas QA adalah Pelaksana Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
10. Transfer Data ke Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan adalah kegiatan transfer data digital SPT hasil pengolahan KPDDP dari basis data KPDDP ke basis data perpajakan Direktorat Jenderal Pajak di Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan.
11. Document Management System yang selanjutnya disingkat DMS adalah aplikasi berbasis Web yang digunakan untuk melihat image SPT hasil proses pemindaian SPT di UPDDP.
F. Materi
1. Ruang lingkup pelaksanaan perekaman dan transfer data di KPDDP yaitu:
a. Recognition;
b. Perekaman Data;
c. Release Image dan Data;
d. Quality Assurance; dan e. Transfer Data.
2. Image SPT hasil pemindaian yang telah ditinjau kembali (review) guna menjamin kualitas image SPT, dilakukan Recognition oleh sistem untuk mengenali huruf dan angka pada SPT.
3. Apabila kualitas image SPT hasil pemindaian tidak standar (poor image), maka proses Completion tidak dapat diselesaikan, sehingga data image SPT tersebut di-suspend untuk selanjutnya dilakukan proses pemindaian ulang.
4. Apabila image SPT hasil pemindaian sudah standar tetapi tidak dapat dikenali oleh sistem (proses recognition gagal), maka dilakukan proses perekaman data dengan menginput data SPT berdasarkan image SPT hasil pemindaian.
5. Proses perekaman data terdiri atas proses proses Completion dan Supervisi Perekaman.
6. Apabila proses perekaman data telah dilakukan, maka petugas perekaman meninjau kembali (me- review) data hasil perekaman apakah telah sesuai dengan data yang tercantum pada image SPT.
7. Apabila Petugas Perekaman menemukan hal yang meragukan atau terdapat data SPT yang salah sehingga membutuhkan informasi lebih lanjut dari Petugas Supervisor Perekaman atas data tersebut, maka dilakukan proses Supervisi Perekaman.
8. Data SPT hasil perekaman disimpan sementara dalam database KPDDP, sedangkan image SPT disimpan dalam DMS.
9. Untuk menjamin kualitas perekaman, maka KPDDP melakukan proses QA yang terdiri atas QA Unbalance dan QA Balance.
10. QA Unbalance adalah kegiatan penjaminan kualitas terhadap SPT Unbalance dengan cara mencocokkan hasil perekaman data dengan image SPT pada DMS.
11. QA Balance adalah kegiatan penjaminan kualitas output SPT yang telah diolah (image dan data digital) sesuai dengan dokumen fisik SPT.
12. Dalam hal terdapat data SPT bermasalah (data tidak valid), maka dilakukan proses Suspend atas data SPT tersebut.
13. Proses Recognition, Perekaman Data, Release Image dan Data dan Quality Assurance dilakukan di Seksi Pemeliharaan dan Pelayanan Dokumen.
14. Data hasil perekaman yang telah dilakukan proses QA dikirim ke Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan (Dit. TIP) melalui sistem.
15. Proses Transfer Data ke Dit. TIP di KPDDP dilakukan oleh Seksi Verifikasi Dokumen.
16. Dalam hal terdapat permasalahan pelaksanaan fungsi perekaman data, KPDDP dapat berkoordinasi dengan PPDDP atau Dit. TIP selaku pembina teknis fungsional UPDDP.
G. Prosedur
1. Prosedur Completion di PPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal ini;
2. Prosedur Supervisi Perekaman di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal ini;
3. Prosedur Penanganan Data SPT Suspend di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal ini;
4. Prosedur Quality Assurance (QA) SPT Unbalance di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran IV yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal ini;
5. Prosedur Quality Assurance (QA) SPT Balance di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran V yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal ini;
6. Prosedur Pengiriman Data ke Direktorat Teknologi Informasi Perpajakan sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VI yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal ini;
7. Prosedur Pengawasan Pegawai Outsource di KPDDP sebagaimana ditetapkan dalam Lampiran VII yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Surat Edaran Direktur Jenderal ini.
Dokumen ini diketik ulang dan diperuntukan secara eksklusif untuk www.ortax.org dan TaxBase, 2022
H. Lain-Lain
1. Apabila terdapat perubahan dalam pengaturan organisasi dan tata kerja instansi vertikal Direktorat Jenderal Pajak, maka nomenklatur jabatan dan unit kerja yang dimaksud dalam Surat Edaran Direktur Jenderal ini adalah jabatan dan unit kerja sebagaimana dimaksud dalam peraturan perundang-undangan yang mengatur tentang perubahan organisasi dan tata kerja instansi vertikal Direktorat Jenderal Pajak.
2. Surat Edaran Direktur Jenderal ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.
Demikian disampaikan untuk diketahui dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 31 Maret 2016 DIREKTUR JENDERAL PAJAK, ttd
KEN DWIJUGIASTEADI NIP 195711081984081001
