vi
Universitas Kristen Maranatha
Untuk mencapai tujuan bisnisnya, seringkali perusahaan-perusahaan menggunakan teknologi informasi sebagai bagian dalam menciptakan pelayanan yang berkualitas maupun dalam optimalisasi proses bisnisnya. Resiko yang timbul akibat penerapan layanan TI yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis akan menyebabkan proses bisnis yang tidak berjalan secara optimal, terjadi kerugian financial. Dengan adanya penerapan TI dalam proses bisnis organisasi CV.Cihanjuang Inti Teknik (Divisi Minuman), maka diperlukan sebuah perancangan portofolio layanan Information Technology (IT) atau Service Design untuk mengendalikan dan memastikan bahwa layanan TI sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis sehingga dapat memberikan manfaat kepada pihak bisnis dan mencapai sasaran bisnis.
Adapun tahap dalam perancangan portofolio layanan IT, yaitu memahami konsep service design, menentukan tipe organisasi, menentukan portofolio aplikasi yang digunakan, mengidentifikasi aplikasi yang ada pada saat ini dan akan datang, mengklasifikasikan aplikasi ke dalam portofolio. Model Sullivan dapat membantu dalam membangun rancangan/desain portofolio layanan TI dalam membantu menentukan tipe organisasi dan portofolio aplikasi yang digunakan.
Berdasarkan tipe organisasi pada model Sullivan, hasil wawancara dan observasi, CV.Cihanjuang Inti Teknik termasuk kepada organisasi Complex. Hal
tersebut menunjukan organisasi tersebut memerlukan planning yang besar,
perencanaan kegiatan/proses komplek karena harus mengakomodasi kebutuhan dari perusahaan, kebutuhan terpusat, divisi, dan pengguna. Portofolio aplikasi CV. CIHANJUANG INTI TEKNIK dihasilkan dengan menggunakan pertanyaan yang menggambarkan versi sederhana dari SWOT.
vii
Universitas Kristen Maranatha ABSTRACT
To achieve its business goals, companies often use information technology as part of creating a quality service and in optimizing business processes. Risks arising from the implementation of IT services that are not in accordance with business needs will cause the business processes that are not running optimally, financial losses. With the application of IT in business process CV. CIHANJUANG INTI TEKNIK organization (Beverage Division), it would require a design service portfolio of Information Technology (IT) or Service Design to control and ensure that IT services are in accordance with business needs that can provide benefit to the business and achieve business goals.
The design phase of the IT service portfolio, which is to understand the concept of service design, determine the type of organization, determine which applications portfolio, identify existing applications at this time and will come, classify applications into the portfolio. Sullivan's model can help in building design / design portfolio of IT services in helping to determine the type of organization and application portfolio used.
Based on the model type of organization Sullivan, the results of interviews and observations, including CV. CIHANJUANG INTI TEKNIK for Complex organizations. This shows that the organization requires great planning, planning activities for the complex process must accommodate the needs of the company, the needs of centralized, divisions, and the user. Applications portfolio for CV. CIHANJUANG INTI TEKNIK generated by using a question that describes a simplified version of SWOT.
viii
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR ISI
Halaman
Lembar Pengesahan………... i
Lembar Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah... ii
Surat Pernyataan Orisinalitas Karya... iii
Kata Pengantar.….... iv
Abstrak... vi
Abstract... vii
Daftar Isi………... viii
Daftar Gambar... x
Daftar Tabel... xi
Daftar Lampiran... xiii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………..……….. 1
1.2 Perumusan Masalah………….………. 2
1.3 Tujuan………..………... 2
1.4 Batasan Masalah……….………….………. 3
1.5 Sistematika Penulisan………... 3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 IT Infrastructure Library ... 4
2.1.1 Pengenalan ITIL (IT Infrastructure Library)... 4
2.1.2 Siklus Layanan ITIL... 5
2.1.3 Keuntungan ITIL... 9
2.2 Service Design ... 10
2.2.1 Lima Aspek Desain... 11
2.2.2 Value to Business... 12
2.2.3 Tujuan Service Design... 14
2.2.4 Balanced Design …... 15
2.2.5 Proses dalam Service Design ... 16
2.3 Konsep Portofolio Aplikasi... 20
2.4 Model Sullivan... 21
ix
Universitas Kristen Maranatha BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Metode Desain... 28
3.1.1 Menentukan Tipe Organisasi... 28
3.1.1.1 Tinjauan Organisasi... 29
3.1.1.2 Sejarah Perusahaan... 30
3.1.1.3 Struktur Organisasi CV.Cihanjuang Inti Teknik (Divisi Minuman)…… 32
3.1.1.4 Uraian Pekerjaan………. 33
3.1.2 Menentukan Portofolio Aplikasi yang Digunakan... 35
3.1.3 Mengidentifikasi Aplikasi yang ada pada saat ini dan akan datang... 37
3.1.4 Mengklasifikasi Aplikasi ke dalam Portofolio…... 3.2 Portofolio Aplikasi CV.Cihanjuang Inti Teknik…... BAB IV PENUTUP 39 58 8.1 Kesimpulan... 59
8.2 Saran... 59
DAFTAR PUSTAKA xiv
x
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 ITIL Core... 5
Gambar 2 Flowchart Service Solutions………. 11
Gambar 3 Elemen Proyek pada Hubungan Triangulasi……….. 16
Gambar 4 Business Service Catalogue dan Technical Service Catalogue….. 17
Gambar 5 Portofolio Aplikasi..…….……… 20
Gambar 6 Lingkungan Strategi IS/IT……….. 22
Gambar 7 Portofolio Aplikasi dalam lingkungan IS/IT berbeda……….. 23
Gambar 8 Lingkungan Strategi IS/IT ………... 29
Gambar 9 Struktur Organisasi CV.Cihanjuang Inti Teknik (Divisi Minuman)… 32 Gambar 10 Portofolio Aplikasi dalam lingkungan IS/IT berbeda…..………….. 36
Gambar 11 Portofolio Aplikasi untuk Tipe Organisasi Complex…….……….... 36
Gambar 12 Portofolio Aplikasi …………...………..… 40
xi
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel I Analisis SWOT pada Portofolio yang Ada………... 25
Tabel II Klasifikasi Aplikasi dalam Portofolio ……… 26
Tabel III Klasifikasi Aplikasi ke dalam Kategori Aplikasi ……….. 27
Tabel IV Klasifikasi aplikasi Pemasaran langsung dan sistem penjualan melalui telepon (Telesales System) dalam portofolio…………..………. 40
Tabel V Klasifikasi aplikasi Database produk / inventory management, perencanaan kebutuhan produksi dalam portofolio.………. 41
Tabel VI Klasifikasi aplikasi proses pemesanan, pengiriman, invoicing (faktur penjualan) dalam portofolio..………. 42
Tabel VII Klasifikasi aplikasi kontrol produksi dalam portofolio... 43
Tabel VIII Klasifikasi aplikasi pembelian bahan dalam portofolio.……….. 44
Tabel IX Klasifikasi aplikasi manajemen pergudangan dalam portofolio... 44
Tabel X Klasifikasi aplikasi sistem penggajian dan personalia dalam portofolio……….... 45
Tabel XI Klasifikasi aplikasi buku besar : piutang & hutang dalam portofolio... 46
Tabel XII Klasifikasi aplikasi buku besar umum dan penganggaran dalam portofolio ………. 47
Tabel XIII Klasifikasi aplikasi office system dalam portofolio………
Tabel XIV Klasifikasi aplikasi costing system (aktivitas & produk) dalam
portofolio...
Tabel XV Klasifikasi aplikasi analisis penjualan dalam portofolio……….
Tabel XVI Klasifikasi aplikasi pembelian umum dalam portofolio……….
Tabel XVII Klasifikasi aplikasi iklan & promosi – campaign management
dalam portofolio……….
Tabel XVIII Klasifikasi aplikasi peramalan penjualan / analisis pasar dalam
portofolio……….
Tabel XIX Klasifikasi aplikasi E-procurement (produk jadi) dalam portofolio……. Tabel XX Klasifikasi aplikasi product tracking/traceability dalam portofolio…… Tabel XXI Klasifikasi aplikasi Data Warehouse – Analisis Customer dalam
xii
Universitas Kristen Maranatha
Tabel XXII Klasifikasi aplikasi Customer Relationship Management dalam
portofolio………....
Tabel XXIII Klasifikasi aplikasi
Sistem online spesifikasi customer
dalamportofolio………
Tabel XXIV Klasifikasi aplikasi
Analisis profitabilitas produk
dalam portofolio...55
56
xiii
Universitas Kristen Maranatha DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A Daftar Pertanyaan Wawancara... A-1
Lampiran B Hasil Wawancara... B-1
1.1 Latar Belakang
Saat ini teknologi dan sistem informasi berkembang semakin pesat,
keduanya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam sebuah
organisasi besar, organisasi menengah maupun organisasi kecil.
Pembangunan sebuah sistem yang mengacu pada penerapan suatu
Teknologi Informasi (TI) merupakan dasar bagi sebuah organisasi untuk
dapat berkembang ke arah yang lebih baik.
Untuk mencapai tujuan bisnisnya, seringkali perusahaan-perusahaan
menggunakan teknologi informasi sebagai bagian dalam menciptakan
pelayanan yang berkualitas maupun dalam optimalisasi proses bisnisnya.
Resiko yang timbul akibat penerapan layanan TI yang tidak sesuai dengan
kebutuhan bisnis akan menyebabkan proses bisnis yang tidak berjalan
secara optimal, terjadi kerugian
financial
. Untuk mengendalikan dan
memastikan bahwa layanan TI sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis, maka
harus ada suatu acuan standar yang digunakan untuk merencanakan dan
membangun layanan TI.
Service design
memberikan panduan kepada organisasi TI untuk
dapat secara sistematis dan
best practice
mendesain dan membangun
layanan TI maupun implementasi ITSM (
IT Service Management
)
itu sendiri.
Service design
berisi prinsip-prinsip dan metode-metode desain untuk
mengkonversi tujuan-tujuan strategis organisasi TI dan bisnis ke dalam
portofolio layanan TI serta aset-aset layanan, seperti
server
,
storage
dan
sebagainya. Cakupan
service design
tidak hanya terbatas pada layanan
baru, tetapi mencakup perubahan dan perbaikan yang diperlukan dalam
meningkatkan atau mempertahankan nilai terhadap pelanggan melalui siklus
hidup layanan, keberlangsungan layanan, pencapaian service level dan
penyesuaian ke dalam standard dan peraturan yang berlaku.
Pada kesempatan ini mengangkat permasalahan mengenai
perancangan/desain portofolio layanan TI yang diperlukan, dengan studi
1
kasus sebuah perusahaan yang bergerak dalam produksi, penyediaan dan
penjualan produk minuman tradisional dengan nama CV. Cihanjuang Inti
Teknik (divisi minuman) yang memiliki produk bandrek, bajigur, kopi bandrek,
coklat bandrek, enteh bandrek, beas cikur, sakoteng dan bandrek spesial.
Dengan adanya penerapan TI dalam proses bisnis organisasi ini,
diperlukan sebuah perancangan/desain layanan TI untuk mengendalikan dan
memastikan bahwa layanan TI sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis
sehingga dapat memberikan manfaat kepada pihak bisnis dan mencapai
sasaran bisnis. Melihat permasalahan diatas yang dikaitkan dengan
pentingnya suatu perancangan/desain portofolio layanan TI, maka dibuat
suatu Perancangan Portofolio Layanan
Information Technology
(IT) pada
CV.Cihanjuang Inti Teknik (Divisi Minuman).
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang masalah yang telah dipaparkan,
maka dapat dibuat rumusan masalah sebagai berikut:
1. Apakah model Sullivan dapat digunakan untuk membangun suatu
portofolio layanan IT.
2. Bagaimanakah implementasi portofolio layanan IT pada
CV.Cihanjuang Inti Teknik (Divisi Minuman).
1.3 Tujuan
Adapun tujuan dilakukannya penelitian dalam tugas akhir ini adalah:
1. Menggunakan model Sullivan untuk membangun rancangan
portofolio layanan TI.
2. Mengimplementasikan portofolio layanan TI pada CV.Cihanjuang Inti
Teknik (Divisi Minuman).
Universitas Kristen Maranatha
1.4 Batasan Masalah
Untuk menghindari meluasnya pembahasan dalam pembuatan tugas
akhir ini, maka dibuatlah batasan-batasan sebagai berikut:
1. Perancangan hanya dilakukan sampai pembuatan portofolio layanan
TI.
2. Metode desain yang digunakan untuk pembuatan portofolio layanan
TI menggunakan model Sullivan.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini dimaksudkan untuk
mempermudah pembahasan dan memberikan gambaran yang jelas,
sistematika penulisan laporan tersebut dijelaskan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi penjelasan umum mengenai latar belakang tugas akhir, perumusan
masalah, tujuan tugas akhir, batasan masalah, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menguraikan tentang teori-teori pendukung yang digunakan dalam
melakukan analisis yaitu teori mengenai ITIL atau
Information Technology
Infrastructure Library
serta teori mengenai
Service design,
model Sullivan
dan teori terkait topik.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN
Bab ini berisi analisis hasil dari Perancangan Portofolio Layanan
Information
Technology
(IT) yang dilakukan terhadap pada Organisasi CV.Cihanjuang
Inti Teknik (Divisi Minuman).
BAB IV PENUTUP (KESIMPULAN DAN SARAN)
59
Universitas Kristen Maranatha
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari penerapan model dan analisis yang telah
dilakukan, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
1. Model Sullivan dapat membantu dalam membangun rancangan/desain
portofolio layanan TI dalam membantu menentukan tipe organisasi dan
portofolio aplikasi yang digunakan.
2. Berdasarkan tipe organisasi pada model Sullivan, hasil wawancara dan
observasi, CV.Cihanjuang Inti Teknik termasuk kepada organisasi
Complex
. Portofolio aplikasi CV. CIHANJUANG INTI TEKNIK dihasilkan
dengan menggunakan pertanyaan yang ditetapkan di Tabel 2 (versi
sederhana dari SWOT).
4.2 Saran
Dari hasil penelitian dapat ditarik beberapa saran yang dapat
dikembangkan untuk penelitian selanjutnya, yaitu :
1. Sebaiknya digunakan juga
Business Impact Analysis
(BIA) agar
memastikan kebutuhan bisnis, dampak dan resiko perusahaan.
2. Dapat dilakukan penelitian lanjutan untuk mengukur keberhasilan
service design
dan keberhasilan perbaikan proses dalam
service design
xiv
Universitas Kristen Maranatha
[1] Bon, J. V. (2008).
Service Design based on ITIL V3.
UK: Van Haren
Publishing.
[2] Cartlidge, A., Hanna, A., & Rudd, C. (2007).
An Introductory Overview of
ITIL V3.
USA: The UK Chapter of the itSMF.
[3] LIoyd, V., & Rudd, C. (2007).
Service Design.
UK: TSO.
[4] Office of Government Commerce. (2007).
The Official Introduction to the
ITIL Service Lifecycle.
UK: TSO (The Stationery Office).
[5] Office of Government Commerce. UK . itil.org : it-il.pdf. Retrieved March
23, 2009, from itil.org: http://www.itil.org/en/vomkennen/itil/index.php
