~ 1 ~
RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG PADA PT MSH NIAGA TELECOM INDONESIA DENGAN
METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Muhammad Naufal Assegaf
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
Telp. (021) 5853753 ext.303, Fax. 5853489 E-mail : naufal.assegaf@gmail.com
ABSTRAK
Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat diera globalisasi seperti sekarang ini, ketergantungan dunia bisnis dan industri terhadap sistem informasi berbasis komputerisasi kian hari semakin tinggi. Untuk meningkatkan kualitas serta mengurangi waktu perlu adanya dukungan sistem informasi yang handal karena informasi dan komputerisasi diera globalisasi sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat.
PT MSH NIAGA TELECOM INDONESIA adalah sebuah perusahaan yang salah satu usahanya adalah usaha pengadaan barang alat telekomunikasi. Didalam perusahaan / instansi membutuhkan sistem informasi pengadaan barang agar dapat dilakukan secara komputerisasi dan tidak dilakukan secara manual. Pengadaan barang merupakan suatu proses keseluruhan yang dilakukan untuk mengadakan sesuatu yang asalnya tidak ada menjadi ada menurut peraturan yang berlaku dalam memenuhi kebutuhan barang. Kebutuhan akan barang menjadi hal yang sangat penting dalam menunjang proses kerja didalam suatu perusahaan, ketidak tersedianya barang dapat menghambat kinerja. Pada proyek ini dibuat penggunaan metodologi Analisis dan Design Sistem Berorientasi Obyek untuk tahap Analisis dan perancangan sistem, dengan alat bantu lain berupa Diagram E-R dan Normalisasi.
Kata Kunci : Sistem informasi pengadaan barang, Metodologi berorientasi obyek
1. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat diera globalisasi seperti sekarang ini, ketergantungan dunia bisnis dan industri terhadap sistem informasi berbasis komputerisasi kian hari semakin tinggi. Untuk meningkatkan kualitas serta mengurangi waktu perlu adanya dukungan sistem informasi yang handal karena informasi dan komputerisasi diera globalisasi sekarang ini mengalami kemajuan yang sangat pesat. Didalam perusahaan / instansi membutuhkan sistem informasi pengadaan barang agar dapat dilakukan secara komputerisasi dan tidak dilakukan dengan menggunakan
Microsoft Office. Pengadaan barang merupakan suatu proses keseluruhan yang dilakukan untuk mengadakan sesuatu yang asalnya tidak ada menjadi ada menurut peraturan yang berlaku dalam memenuhi kebutuhan barang. Kebutuhan akan barang menjadi hal yang sangat penting dalam menunjang proses kerja didalam suatu perusahaan / instansi, ketidak tersedianya barang dapat menghambat kinerja. Pengawasan terhadap permintaan barang pada PT.
MSH NIAGA TELECOM INDONESIA masih kurang maksimal, dikarenakan banyaknya berkas – berkas permintaan pengadaan barang yang masih tersimpan dalam File dan terkadang ada yang robek dan hilang.
Adapun alasan–alasan diperlukannya sistem komputerisasi Pengadaan barang pada PT. MSH NIAGA TELECOM INDONESIA adalah sebagai berikut : a. Kebutuhan pihak manajemen
terhadap laporan Pengadaan barang yang cepat, tepat dan akurat.
b. Direktur dapat mengetahui berapa alokasi dana yang digunakan untuk pengadaan barang.
1.2. Masalah
Dari pengalaman Riset yang dilakukan penulis selama menganalisa sistem yang berjalan pada PT. MSH NIAGA TELECOMINDONESIA, masalah yang dihadapi pada Divisi Pengadaan Barang yaitu masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi seperti hal-hal sebagai berikut :
a. Kegiatan pekerjaan divisi pengadaan barang tidak terorganisir dengan baik b. Input data dan pembuatan laporan
pengadaan barang lambat
c. Sulit mencari dokumen dalam bentuk kertas yang tersimpan pada tempat penyimpanan dokumen
d. Sisa tempat penyimpanan kertas dokumen makin sedikit
e. Sering terjadi kesalahan penomoran dokumen
f. Divisi lain merasakan pelaksanaan layanan dari divisi pengadaan barang lambat
g. Direktur agak sulit mengambil keputusan dengan cepat, tepat dan akurat
1.3. Tujuan Penulisan
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini adalah membuat rancangan sistem komputer Pengadaan Barang untuk pengolahan data di PT.
MSH NIAGA TELECOM INDONESIA, dimana nantinya mekanisme kerja dapat berjalan lebih efisien dan efektif.
Tujuan yang ingin dicapai rancangan didalam instansitersebut adalah sebagai berikut:
a. Informasi laporan Pengadaan Barang yang dihasilkan dari sistem yang baru
dapat diproses lebih cepat, tepat dan akurat.
b. Memberikan sistem usulan komputerisasi kepada Divisi Pengadaan Barang sehingga diharapkan dapat meringankan pekerjaan Divisi Pengadaan Barang.
c. Dapat mempercepat proses pencarian data, meminimalisir kesalahan dan kehilangan data, serta mempercepat proses pembuatan laporan.
Tujuan yang ingin dicapai rancangan didalam perkuliahan adalah sebagai berikut:
Sebagai salah satu syarat untuk kelulusan Program Strata-1 Universitas Budi Luhur Jakarta.
1.4. Ruang Lingkup/Batasan Masalah.
Sesuai dengan judul makalah ini, penulis memfokuskan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok bahasan maka pada perancangan sistem ini, batasan masalah hanya akan membahas proses Pengadaan Barang mulai dari Proposal permintaan barang yang dilakukan oleh Divisi Pengadaan Barang kepada Direktur sampai pembuatan laporan.
1.5.Kerangka Pemikiran
Kerangka berfikir berikut merupakan serangkaian bagan-bagan yang menggambarkan alur dari proses Pengadaan barang pada PT. MSH NIAGA TELECOM INDONESIA. Berikut adalah gambar kerangka berfikir ini
1
Pengumpulan Data
Studi Pustaka
Identifikasi Masalah
Analisa Kebutuhan
Perancangan Design
Tes Sistem
Dokumentasi / Laporan Start
End
1.6. Metode Penelitian
Dalam penyusunan perencanaan sistem komputerisasi Pengadaan Barang ini, digunakan beberapa metode untuk memperoleh data yang dibutuhkan antara lain :
a. Wawancara (Interview)
Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan lisan pada divisi yang terkait dalam sistem Pengadaan Barang.
b. Pengamatan (Observasi)
Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan yang dilakukan oleh divisi-divisi yang terkait dalam sistem Pengadaan Barang.
c. Penelitian Kepustakaan
Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mempelajari berbagai pustaka yang berhubungan dengan sistem informasi Pengadaan Barang terutama buku–buku dan catatan – catatan.
d. Desain Sistem Tahap Analisa Sistem :
1). Activity Diagram 2). Use Case Diagram.
3). Use Case Description 4). Entity Relationship Diagram Tahap Perancangan Sistem :
1) Entity Relationship Diagram 2) Logical Record Structure 3) Normalisasi
4) Relasi
5) Spesifikasi basis data
2. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Pengadaan Barang
a. Pengertian Pengadaan Barang Pengadaan Barang adalah proses pembelian berbagai jenis barang yang dibutuhkan oleh suatu lembaga atau instansi yang sesuai dengan kualitas dan kuantitas yang telah disetujui oleh Direktur untuk tujuan memenuhi kebutuhan unit-unit kerja dilingkungan lembaga atau instansi.
b. Tujuan :
1) Menjamin diperolehnya kualitas barang sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh setiap unit kerja.
2) Menjamin diperolehnya harga pembelian barang termurah untuk membantu tercapainya efisiensi biaya operasional.
3) Meningkatkan kinerja setiap divisi yang meliputi ketetapan waktu dalam memproses pengadaan barang dengan perkiraan jumlah barang yang sesuai.
4) Sebagai alat bantu bagi pihak manajemen dalam mengawasi pelaksanaan dalam pengadaan barang.
9. Pengertian Fishbone (Diagram Ishikawa) Diagram fishbone dikembangkan oleh Dr. Kaoru Ishikawa pada sekitar tahun 1960-an. Diagram Ishikawa merupakan suatu alat visual untuk mengidentifikasi, mengeksplorasi, dan secara grafik menggambarkan secara detail semua penyebab yang berhubungan dengan suatu permasalahan. Diagram ini akan menunjukan sebuah dampak atau akibat dari sebuah permasalahan, dengan berbagai penyebabnya.
Contoh dari diagram Ishikawa :
Gambar 1: Diagram Ishikawa
3. ANALISA SISTEM 3.1. Tentang Organisasi
PT. MSH NIAGA TELECOM
INDONESIA bergerak di bidang telekomunikasi meliputi jasa teknologi informasi, komunikasi, multimedia, telekomunikasi, navigasi, kontrol dan intrumentasi, remote sensing (pengindera jarak jauh).
Direktur
Divisi Pengadaan Barang
Divisi Penjualan Divisi IT Support Divisi Keuangan dan Umum
Gambar 2: Struktur Organisasi PT MSH NIAGA TELECOM INDONESIA
3.2. Analisa Masalah
Penyajian Laporan Pengadaaan Barang kepada Direktur yang tidak akurat dan membutuhkan waktu yang lama
Process Procedure
People Pencatatan pengadaan
dicatat kedalam buku Laporan pengadaan barang dibuat
dengan melihat arsip dokumen
Tidak adanya sistem pengadaan barang Spesifikasi komputer
kurang memadai
Tidak adanya pelatihan
Sering terjadi kesalahan input data dan penomoran Job desc yang kurang
sesuai
Gambar 3: Fishbone Analisa Masalah
3.3. Analisa Proses
a. Permintaan Barang
Direktur Divisi Pengadaan Barang
Divisi
Kirim FPB (Form Permintaan
Barang)
Terima FPB
Tanda Tangani FPB
Terima FPB [Sesuai]
[Tidak Sesuai]
Cek FPB
Gambar 4: Proses Permintaan Barang b. Permintaan Surat Penawaran
Harga
Supplier Divisi Pengadaan Barang
Meminta kirimkan
SPH by phone Buat SPH
Kirim SPH Terima SPH
Gambar 5: Proses Permintaan Surat Penawaran Harga
c. Pembuatan Purchase Order
Supplier Divisi Pengadaan Barang
Buat PO
Terima PO Kirim PO
Gambar 6: Pembuatan Purchase Order d. Pembuatan Tanda Terima Barang
Divisi Keuangan Divisi Pengadaan Barang
Supplier
Kirim barang dan dokumen
Periksa barang dan dokumen
Terima invoice Terima TTB
Buat TTB (Tanda Terima Barang)
Serahkan invoice
Gambar 7: Proses Pembuatan Tanda Terima Barang
e. Pembuatan Retur
Supplier Divisi Pengadaan Barang
Periksa Barang
Terima Retur
Kirim Barang Kirim Retur
Terima Barang [Sesuai]
[Tidak Sesuai]
Gambar 8: Proses Pembuatan Retur f. Pembuatan Laporan Rekapitulasi
Pengadaan Barang
Direktur Divisi Pengadaan Barang
Buat Laporan Pengadaan Barang
Terima Laporan Pengadaan Barang
Gambar 9: Proses Pembuatan Laporan Rekapitulasi Pengadaan Barang
4. RANCANGAN SISTEM
4.1. Entity Relationship Diagram (ER-D)
Divisi
SPH kirim
Barang ISI
untuk
Supplier pilih
PO
TTB Cetak Kd_Divisi Nama_Divisi
Kdbrg Nama_Brg Satuan HrgBrg No_FPB
Tgl_FPB
No_SPH Kdbrg HrgSPH Qty Keterangan Nospl
NamaSpl Alamat_Spl TlpSpl FaxSpl
No_Retur Tgl_Retur No_PO
Tgl_PO Tgl_Kirim untuk
No_TTB Tgl_TTB Note
1
M M
N
1
1 M
1
1
1
Retur Kembali
untuk
No_Retur Kdbrg Jml_Retur Keterangan
N
M
1 1
FPB
dapat 1
Ajukan
No_FPB IKdbrg Jml_Ajukan Deskripsi
N M
1
No_SPH Tgl_SPH
Kd_Divisi No_FPB
No_SPH No_FPB
No_SPH Nospl
No_SPH No_PO
No_TTB No_PO
No_TTB No_Retur
Gambar 10: ERD
4.2. Rancangan Layar
=== Pengadaan Barang Pada PT.MHS NIAGA TELECOM ===
=== Pengadaan Barang Pada PT.MHS NIAGA TELECOM ===
Master Transaksi Laporan
Entry FPB Entry SPH Cetak PO Cetak TTB
Pengembalian
Gambar 11: Rancangan Layar Menu Utama
Form Permintaan Barang oleh Bagian Form Permintaan Barang oleh Bagian
Nomor Transaksi No. FPB [ Tampil ] Tanggal FPBDd/mm/yyyy
Data Barang Kode Barang [ Tampil ] Nama Barang
[ Tampil ] Satuan
[ 9.999.999 ]
Descripsi [ 9999 ] Jumlah Ajukan Harga
No.
[ Tampil ]
Kode Barang Nama Barang Satuan Harga JumlahAjukan
[ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]
Tombol Simpan
Batal Keluar [ Tampil ]
Jumlah Harga [ Tampil ] Cari
Tambah
[ 9.999.999 ] Total FORM PERMINTAAN BARANG Divisi
Kode Divisi[ Tampil ] Nama Divisi
Cari
[ x – 50 – x ] Jumlah Harga [ 9.999.999 ]
[ Tampil ]
Gambar 12: Rancangan Layar Permintaan Barang
Form SPH Form SPH
Nomor Transaksi No. SPH [ Tampil ] Tanggal SPHDd/mm/yyyy
Data Barang Kode Barang [ Tampil ] Nama Barang
[ Tampil ] Satuan
[ 9.999.999 ] Keterangan Quantity
No.
[ Tampil ]
Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Quantity
[ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ] [ Tampil ]
Tombol Simpan
Batal Keluar [ Tampil ]
Jumlah Harga [ Tampil ] Cari
Tambah
[ 9.999.999 ] Total + PPN SURAT PENAWARAN HARGA Data FPB
No. FPB [ Tampil ]
Nama Divisi yg meminta
Cari
[ x – 50 – x ] [ Tampil ] Lihat barang yg diminta
Supplier
Kode Supplier [ Tampil ] Nama Supplier
Cari [ Tampil ]
Lihat
Jumlah Harga[ 9.999.999 ]
Gambar 13: Rancangan Layar Penawaran Harga
5. PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yang dapat dirinci seperti dibawah ini :
a. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, dapat mempermudah kegiatan Pengadaan Barang.
b. Dalam sistem komputerisasi dengan spesifikasi komputer yang memadai, dapat mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan.
c. Dengan sistem informasi pengadaan barang ini, divisi pengadaan barang lebih mudah membuat laporan pengadaan barang dikarenakan sudah tidak mencari satu persatu dokumen pengadaan pada arsip dokumen.
d. Media yang digunakan untuk penyimpanan data menjadi lebih sedikit, karena data informasi pengadaan barang tersimpan dalam hard disk komputer.
e. Dengan sistem informasi pengadaan barang ini, kegiatan pencatatan nomor dokumen untuk keperluan pengadaan barang sudah otomatis dan tidak dilakukan secara manual lagi.
f. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan pelayanan kepada masing-masing Divisi dengan terpenuhinya kebutuhan Divisi dengan cepat .
g. Sistem komputerisasi dapat membantu Direktur dalam mengambil keputusan dengan menyajikan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu.
5.2. Saran
Untuk melengkapi apa yang telah dilakukan, dapat diberikan saran sebagai berikut :
a. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras yang dilakukan oleh personil yang ahli untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan.
b. Mengadakan bimbingan dan pelatihan kepada karyawan mengenai penggunaan
c. sistem yang baru.
d. Melakukan backup secara berkala terhadap data-data penting untuk mengantisipasi e. hal-hal yang dapat merugikan
instansi.
f. Meningkatkan ketelitian dalam memasukkan data untuk mengurangi kesalahan sehingga dapat dihasilkan keluaran yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Jogiyanto, HM. Metodologi Penelitian Sistem Informasi.Yogyakarta :Penerbit Andi,2008
[2] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma.
Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta :Penerbit Andi, 2007
[3] Whitten, Jeffery, and Lonnie Bently.
Systems Analysis and Design Methods 7th Edition,New York : McGraw Hill, 2007
[4] Sugiarti, Yuni. Analisis Dan Perancangan UML (Unified ModelingLanguage) Generated VB.6.Yogyakarta :Graha Ilmu, 2013
[5] Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005
[6] Nugroho, Adi. Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Obyek, Cetakan Pertama, Penerbit INFORMATIKA, Bandung 2005
[7] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan dan Pembangunan SI,
Yogyakarta, Andi Offset,
2002
[8] Uus Rusmawan, Mengolah Database dengan SQL dan Criystal report dalam Visual Basic 6.0, PT Alex Media Komputindo, Jakarta, 2005
[9] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2005
86
