PANGGILAN
RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM TAHUNAN PT HARUM ENERGY TBK.
Berkedudukan di Jakarta Pusat (“Perseroan”)
Direksi PT Harum Energy Tbk. (selanjutnya disebut “Perseroan”) dengan ini mengundang para pemegang saham Perseroan untuk menghadiri Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Perseroan (“RUPST” atau “Rapat”) yang akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : Selasa, 8 Juni 2021 Waktu RUPST : 14.00 – 15.00 WIB
Tempat : Gedung Deutsche Bank, Lt. 17 Jln. Imam Bonjol No. 80, Jakarta Pusat
Agenda RUPST sebagai berikut:
1. Persetujuan Laporan Tahunan Perseroan Tahun Buku 2020, termasuk di dalamnya Laporan Kegiatan Perseroan, Laporan Pengawasan Dewan Komisaris serta Pengesahan Laporan Keuangan Konsolidasian Perseroan yang berakhir pada tanggal 31 Desember 2020; 2. Penetapan penggunaan Laba Bersih Perseroan
Tahun Buku 2020;
3. Penunjukkan Kantor Akuntan Publik untuk mengaudit Laporan Keuangan Perseroan Tahun Buku 2021 dan menentukan persyaratan lainnya;
4. Penetapan gaji dan honorarium untuk anggota Direksi dan Dewan Komisaris Tahun Buku 2021; dan
5. Penegasan susunan Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan.
Penjelasan agenda RUPST:
• Agenda nomor 1, 2, 3, dan 4 merupakan agenda rutin yang diadakan setiap tahunnya sesuai dengan Anggaran Dasar Perseroan.
INVITATION
ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS PT HARUM ENERGY TBK.
Domiciled in Central Jakarta (the “Company”)
The Board of Directors of PT Harum Energy Tbk. (hereinafter referred to as “the Company”) hereby invites the shareholders of the Company to attend the Annual General Meeting of Shareholders (“AGMS” or “Meeting”), which will be held on:
Date, Day : Tuesday, June 8, 2021 Time of AGMS : 14.00 – 15.00 Western
Indonesian Time
Venue : Deutsche Bank Building, 17th Fl. Jln. Imam Bonjol No. 80, Central Jakarta
The agenda of the AGMS are as follows:
1. Approval of the Company’s Annual Report for Fiscal Year 2020, which includes the Company’s Activity Report, the Board of Commissioners’ Supervisory Report and Ratification of the Company’s Consolidated Financial Statement for the year ended December 31, 2020;
2. Approval of the use of Company’s Net Profit for Fiscal Year 2020;
3. Appointment of Public Accounting Firm to audit the Company’s Financial Statement for Fiscal Year 2021 and determination of other requirements;
4. Determination of salary and honorarium for members of the Board of Directors and Board of Commissioners for Fiscal Year 2021; and 5. Confirmation of the composition of the
Company’s Board of Directors and Board of Commissioners.
Explanation on the agenda of the AGMS:
• Agenda number 1, 2, 3, and 4 are routine agendas that are conducted annually according to the Company’s Article of Association.
• Dalam agenda nomor 5, Perseroan akan menegaskan susunan pengurus Perseroan akibat adanya seorang Direktur dan seorang Komisaris Perseroan yang meninggal dunia pada tahun 2021.
Catatan penting:
1. Pemegang saham yang berhak hadir dalam Rapat adalah: (a) pemegang saham Perseroan yang namanya tercatat dalam Daftar Pemegang Saham Perseroan pada hari Senin, tanggal 11 Mei 2021 sampai dengan pukul 16.15 WIB; dan/atau (b) pemegang saham Perseroan pada sub rekening efek di PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) pada penutupan perdagangan saham di Bursa Efek Indonesia pada hari Senin, tanggal 11 Mei 2021.
2. Pemegang saham yang tidak hadir dalam Rapat, dapat diwakili oleh kuasanya, dengan ketentuan:
(a) Direksi, Komisaris, dan karyawan Perseroan dapat bertindak selaku kuasa pemegang saham dalam Rapat, namun suara yang dikeluarkan selaku kuasa tidak dihitung dalam pemungutan suara.
(b) Formulir surat kuasa dapat diperoleh selama jam kerja di:
Kantor Pusat Perseroan
PT Harum Energy Tbk. Gedung Deutsche Bank,
Lantai 9 Jl. Imam Bonjol No. 80
Jakarta Pusat, 10310 Telp. +62 21-39831288
Kantor Biro Administrasi Efek
PT Datindo Entrycom Jl. Hayam Wuruk No. 28
Jakarta Pusat, 10120 Telp. +62 21-3508077
(c) Salinan surat kuasa yang telah diisi lengkap harus sudah diterima kembali oleh Perseroan selambat-lambatnya pada hari Senin, tanggal 31 Mei 2021 pukul 16.00 WIB di Kantor Pusat Perseroan atau kantor Biro Administrasi Efek PT Datindo Entrycom dengan alamat sebagaimana tercantum di atas.
(d) Sesuai dengan Peraturan Otoritas Jasa Keuangan No. 15/POJK.04/2020, Perseroan juga meyediakan alternatif bagi pemegang saham untuk memberikan kuasa secara elektronik melalui sistem Electronic General
Meeting System KSEI (“eASY.KSEI”) yang
disediakan oleh KSEI (e-proxy) paling
• In agenda number 5, the Company will confirm the composition of the Company’s management as result of the death of a Director and a Commissioner in 2021.
Important notes:
1. Shareholders who are entitled to attend the Meeting are: (a) the shareholders of the Company whose names are legally registered in the Register of Shareholders of the Company on Monday, May 11, 2021 until 16.15 WIB; and/or (b) shareholders at securities sub account at PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (“KSEI”) at the close of stock trading in the Indonesian Stock Exchange on Monday, May 11, 2021.
2. The shareholders who are unable to attend the Meeting can be represented by their attorney, on the following terms:
(a) The Company’s Board of Directors, Board of Commissioners, and employees are eligible to act as attorney in the Meeting, however the votes that cast as attorney will not be counted in the voting session.
(b) The power of attorney form may be obtained during office hour at:
The Company’s Head Office
PT Harum Energy Tbk. Deutsche Bank Building,
9th Floor
Jl. Imam Bonjol No. 80 Central Jakarta, 10310 Telp. +62 21-39831288 Securities Administration Bureau Office PT Datindo Entrycom Jl. Hayam Wuruk No. 28
Central Jakarta, 10120 Telp. +62 21-3508077 (c) Copy of power of attorney that has been
fully completed must be received by the Company no later than on Monday, May 31, 2021 until 16.00 WIB to the Company’s Head Office or the Securities Administration Bureau Office PT Datindo Entrycom as stated above.
(d) In accordance with Regulation of the Indonesia Services Authority No. 15/POJK.04/2020, the Company also facilitates alternatives for shareholders to empower proxies electronically through the Electronic General Meeting System KSEI (“eASY.KSEI”) provided by KSEI (e-proxy) at
lambat 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal Rapat, yaitu hari Senin tanggal 7 Juni 2021 pukul 12.00 WIB.
3. Sebagai langkah pencegahan penyebaran dan penularan Covid-19 selama darurat masa bencana Covid-19 di Indonesia, dengan tanpa bermaksud mengurangi hak pemegang saham Perseroan atau kuasanya untuk hadir secara fisik dalam Rapat, mohon memperhatikan catatan penting di bawah ini:
(a) Perseroan menghimbau kepada para pemegang saham Perseroan yang berhak hadir dalam Rapat sebagaimana tersebut pada butir 2 di atas untuk berpartisipasi dalam Rapat dengan memberikan kuasa kepada pihak independen yang ditunjuk oleh Perseroan untuk mewakili pemegang saham hadir dan memberikan suara dalam Rapat, baik melalui sistem eASY.KSEI yang disediakan oleh KSEI sebagai mekanisme pemberian kuasa secara elektronik dalam proses penyelenggaraan Rapat, maupun melalui formulir surat kuasa pada butir 2 di atas;
(b) Bagi pemegang saham atau kuasanya yang akan tetap hadir secara fisik dalam Rapat wajib mengikuti prosedur Rapat serta protokol keamanan dan kesehatan, sebagai berikut:
(i) dimohon dengan hormat untuk melakukan registrasi kepada petugas pendaftaran Perseroan 30 (tiga puluh) menit sebelum Rapat dimulai dan wajib:
a) untuk membawa dan
menyerahkan salinan Kartu Tanda Penduduk (KTP) atau bukti jati diri lainnya, baik pemegang saham yang memberi kuasa maupun yang diberi kuasa, kepada petugas pendaftaran Perseroan sebelum memasuki ruang Rapat;
b) bagi pemegang saham yang berbentuk badan hukum, untuk membawa dan memperlihatkan salinan Anggaran Dasar dan perubahan-perubahannya berikut Akta susunan pengurus terakhir;
the latest 1 (one) working day prior the date of the Meeting, namely on Monday, June 7, 2021 until 12.00 Western Indonesian Time. 3. As preventive measures for the spread and
transmission of Covid-19 during the Covid-19 disaster emergency period in Indonesia, without any intention to reduce the rights of the Company’s shareholders or their attorneys to physically attend the Meeting, we kindly ask for your attention to the important notes below: (a) The Company strongly urges to the
shareholders of the Company who are entitled to attend the Meeting as referred to in point 2 above to authorize an independent party appointed by the Company to represent the attendance of shareholders and vote at the Meeting, either through the eASY.KSEI system provided by KSEI as a mechanism for empowering electronic proxies in conducting process of the Meeting, as well as through a power of attorney form as referred to in point 2 above;
(b) For shareholders or their attorneys who will remain physically present at the Meeting, they have to obey the Meeting procedure as well as the safety and health protocols, as follows:
(i) are kindly requested to register with the Company’s registration officer 30 (thirty) minutes before the Meeting commences and are required:
a) to bring and submit copies of Identity Card (KTP) or other proof identity of the shareholders who gave the authority and their attorney to the Company’s officer prior entering the Meeting room;
b) for shareholders in the form of legal entities, to bring and show copies of their Article of Association and all the amendments showing its latest company’s management;
c) bagi pemegang saham yang sahamnya berada dalam Penitipan Kolektif KSEI, wajib menyerahkan Konfirmasi Tertulis Untuk Rapat (KTUR) yang dapat diperoleh melalui Anggota Bursa atau Bank Kustodian;
meja pendaftaran akan ditutup pada pukul 14:00 WIB, pemegang saham atau kuasa pemegang saham yang hadir setelah pukul 14:00 WIB akan dianggap tidak hadir dan oleh karenanya, tidak dapat mengajukan usul, pertanyaan dan menggunakan hak suara dalam Rapat;
(ii) menggunakan masker dan menggunakan hand-sanitizer yang disediakan oleh Perseroan maupun manajemen gedung tempat penyelenggaraan Rapat;
(iii) mengikuti prosedur pemeriksaan kesehatan, termasuk pemeriksaan suhu tubuh (baik yang akan dilakukan oleh Perseroan maupun manajemen tempat penyelenggaraan Rapat) dan berdasarkan pemeriksaan tersebut, tidak sedang memiliki suhu tubuh di atas 37oC;
(iv) tidak sedang mengalami gejala flu dan/atau batuk (walaupun suhu tubuh di bawah 37oC);
(v) pada saat pendaftaran, wajib menyerahkan formulir pernyataan kesehatan yang memuat informasi kesehatan dan perjalanan yang dapat diunduh di situs web Perseroan
(www.harumenergy.com) yang telah
diisi lengkap dan ditandatangani; (vi) pada saat pendaftaran, wajib
menyerahkan asli surat keterangan uji tes rapid antigen atau tes swab PCR Covid-19 dengan hasil negatif yang secara resmi dikeluarkan oleh rumah sakit atau klinik kesehatan dengan waktu pengambilan sampel 1 x 24 jam sebelum jadwal Rapat; dan
(vii) menerapkan jaga jarak atau physical
distancing sesuai arahan Perseroan
c) for shareholders in KSEI collective custody, to submit a Written Confirmation for the Meeting (KTUR) which can be obtained at the securities company or at the custodian bank where the shareholders open their securities account;
the registration desk will be closed at 14:00 Western Indonesian Time, the shareholders and attorney arriving after 14:00 Western Indonesian Time will not be considered as present and therefore, are unable to submit any proposal, question and use their voting rights at the Meeting;
(ii) wear mask and use the hand-sanitizer provided by the Company or by the management of the building where the Meeting is held;
(iii) follow health inspection procedures, including body temperature checking (either carried out by the Company or by the management of the building where the Meeting is held) and based on such checking, should not have body temperature above 37oC; (iv) not having any flu symptoms and/or
cough (even if the body temperature is below 37oC);
(v) during registration, submit a health statement form containing health and travel information which can be downloaded on the Company’s website (www.harumenergy.com) which has been properly completed and signed;
(vi) during registration, submit an original statement letter of antigen rapid test and PCR swab Covid-19 test with negative result which is officially issued by a hospital or health clinic with test samples taken within 1 x 24 hours prior to Meeting’s schedule; and (vii) implement physical distancing in accordance with the direction of the
dan manajemen gedung penyelenggara Rapat.
Demi kelancaran pelaksanaan Rapat, Perseroan berhak untuk mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan demi memastikan terlaksananya protokol keamanan dan kesehatan sebelum, selama dan setelah penyelenggaraan Rapat, termasuk untuk mengarahkan pemegang saham dan kuasa pemegang saham ke ruangan dan tempat duduk yang telah disediakan, membatasi jumlah orang dalam satu ruangan di mana Rapat diselenggarakan dan, apabila pemegang saham dan kuasa pemegang saham tidak memenuhi ketentuan di atas, melarang pemegang saham atau kuasanya untuk hadir secara fisik dalam Rapat dan meminta pemegang saham atau kuasanya untuk segera meninggalkan tempat Rapat.
Dengan mempertimbangkan
perkembangan terkini pandemi Covid-19, Perseroan dapat melakukan perubahan dan/atau penambahan prosedur Rapat setiap saat, termasuk protokol keamanan dan kesehatan sehubungan dengan penyelenggaraan Rapat.
4. Perseroan tidak menyediakan konsumsi dan souvenir pada saat penyelenggaraan Rapat. 5. Semua materi/bahan terkait mata acara Rapat
tersedia bagi pemegang saham di Kantor Pusat Perseroan maupun situs web Perseroan
(www.harumenergy.com) sejak tanggal
Panggilan ini.
Jakarta, 17 Mei 2021 PT Harum Energy Tbk.
Direksi
Company and the management of building where the Meeting is held. For the smooth process of the Meeting, the Company is entitled to take any necessary actions to ensure the implementation of safety and health protocol before, during and after the Meeting is held, including directing the shareholders or their attorney to the venue and seating area that have been provided, limiting the number of persons in the room where the Meeting is held and, if the shareholders or their attorney do not meet the above requirements, prohibiting shareholders or their attorney to physically attend the Meeting or demanding the shareholders or their attorney to immediately leave the Meeting’s venue.
With consideration to the latest development of the Covid-19 pandemic, the Company may amend and/or supplement the Meeting procedures anytime, including the safety and health protocols in relation to the conduct of the Meeting.
4. The Company does not provide food and beverages and souvenirs at the Meeting. 5. Materials related to the agenda of the Meeting
are available for the shareholders at the Company’s Head Office although the Company’s website (www.harumenergy.com) as of the date of this Invitation.
Jakarta, May 17, 2021 PT Harum Energy Tbk. Board of Directors
