Telp: (0541) , Fax: (0541) ), 2), 3) ABSTRAK

Sistem Informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma Berbasis Web

Hj. Ekawati Yulsilviana ¹⁾, Basrie ²⁾, Nadia Ainin ³⁾

1,2,3

Sistem Informasi,STMIK Widya Cipta Dharma

1,2,3Jl. Prof. M. Yamin No. 25, Samarinda. Kalimantan Timur, 75123

Telp: (0541) 736071, Fax: (0541) 203492

E-mail : ekawicida@gmail.com ¹⁾, basrie@wicida.ac.id ²⁾, doraemon4292@gmail.com ³⁾

ABSTRAK

Nadia Ainin, 2018, Sistem Informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) Pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda Berbasis Web. Skripsi program studi Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Widya Cipta Dharma, Pembimbing (I) Hj.Ekawati Yulsilviana,SP.,MM Pembimbing (II) Basrie,S.Kom.,M.Kom

Penelitian dilakukan untuk dapat membuat sebuah Sistem Informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah Pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda Berbasis Web untuk membantu pekerjaan admin Surat Keterangan Pendamping Ijazah lebih mudah.

Metode Pengembangan Sistem yang digunakan adalah Metode Prototype. Alat bantu yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah Flowchart; FOD, CD, DFD, Relasi Tabel dan struktrur tabel. Bahasa Pemrograman PHP, XAMPP dan MySQL.

Hasil pengujian Beta menunjukkan bahwa 86% responden mengatakan bahwa sistem ini memenuhi 9 kriteria situs web yang baik. 100% responden (administrator BAAK) mengatakan bahwa sistem ini membantu pekerjaan BAAK.

.

Kata Kunci: Sistem_Informasi, Surat Keterangan Pendamping Ijazah, web

1. PENDAHULUAN

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) Widya Cipta Dharma merupakan suatu wadah bagi mahasiswa sebagai jenjang yang tinggi untuk menempa suatu ilmu pengetahuan. Suatu lulusan yang berkualitas tidak hanya menguntungkan bagi kampus itu sendiri, melainkan juga terhadap masing- masing mahasiswanya. Lulusan tersebut tentunya akan bersaing dan membutuhkan suatu kesetaraan dan pengakuan terhadap pihak-pihak instansi lain, baik dalam negeri maupun dari international.

Untuk menunjang hal tersebut dibuatlah SKPI (Surat Keterangan Pendamping Ijazah). SKPI merupakan surat pernyataan resmi yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi, berisi informasi tentang pencapaian non akademik atau kualifikasi dari lulusan pendidikan tinggi yang bergelar. SKPI ini mempunyai manfaat baik terhadap institusi pendidikan tinggi maupun terhadap

lulusanya. Nantinya, SKPI ini dikeluarkan untuk mendampingi ijazah dan transkrip akademik. Kalau ijazah merupakan bukti telah selesainya suatu jenjang pendidikan tertentu, dan transkrip nilai adalah daftar nilai pencapaian selama menempuh perkuliahan, SKPI menerangkan kemampuan yang dibutuhkan sebagai prasayarat dalam persaingan dunia kerja dilihat dari latar belakang lulusannya. Landasan hukumnya adalah Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 81 tahun 2014 tentang Ijazah, sertifikat kompetensi dan sertifikat profesi pendidikan tinggi.

Sesuai dengan peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tersebut maka Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) memiliki kewajiban untuk menyusun capaian pembelajaran kompetensi baru sesuai dengan kemampuan yang diperoleh melalui internalisasi pengetahuan, sikap, keterampilan, kompetensi dan akumulasi pengalaman

kerja. Karena banyaknya jenis capaian pembelajaran kompetensi yang tertera pada SKPI, sehingga menjadikan BAAK salah satu bagian yang cukup sibuk menghadapi mahasiswa yang perlu mengurus keperluan akademik termasuk SKPI hingga terjadi penumpukan pada loket dan berkas, sehingga dirasa perlu adanya sebuah website sistem informasi SKPI untuk membantu menyelesaikan tugas BAAK.

Berdasarkan masalah yang terjadi pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda, maka dibuat sebuah penelitian dengan judul “Sistem Informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (Skpi) pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma berbasis web”, hal ini bertujuan untuk mempermudah dalam penyampaian informasi yang diberikan BAAK untuk membantu proses penyusunan SKPI para mahasiswa di STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda.

2. RUANG LINGKUP PENELITIAN 2.1 Rumusan Masalah

Berdasarkan masalah yang telah dikemukakan dalam latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu, “Berkaitan dengan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka rumusan masalah yang dibahas yaitu : “Bagaimana membangun Sistem Informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) Pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma berbasis web?”.

2.2 Batasan Masalah

1. Halaman pengunjung mahasiswa (Front End) 2. Halaman Staf BAAK (Back End)

3. Halaman Kepala UPT. Balai Bahasa (Back End)

4. Halaman Program Studi (Back End)

3. KAJIAN TEORITIK

Adapun bahan dan metode yang digunakan dalam sistem ini ini adalah:

3.1 Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (2009) Sistem informasi diartikan sebagai suatu sistem yang tujuannya menghasilkan informasi, sebagai suatu sistem untuk dapat memahami sistem informasi, juga sebagai sistem penghasil informasi.

3.2 PHP

Menurut Juju dan Syukrie (2009), PHP (Hypertext Preprocessor) adalah bahasa pemrograman server side yang sudah banyak digunakan saat ini, terutama untuk pembuatan web dinamis.

PHP singkatan PHP (Hypertext Preprocessor), adalah bahasa scripting yang bisa disisipkan dalam HTML, hanya saja harus dijalankan atau di eksekusi di server artinya semua sintak yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan pada server, sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja.

3.3 XAMPP

Menurut Wicaksono (2008), XAMPP adalah sebuah software yang berfungsi untuk menjalankan website berbasis PHP dan menggunakan pengolahan data MySQL di komputer local. XAMPP berperan sebagai server web pada komputer anda. XAMPP juga disebut CPanel server virtual, yang dapat membantu anda melakukan preview sehingga dapat memodifikasi website tanpa harus online atau terakses dengan internet.

3.4 Metode Pengembangan Sistem (Prototype)

Menurut McLeod (2008), Prototype Evolusioner merupakan prototype yang terus menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru.

Prototype ini kemudian dilanjutkan produksi. Jadi, satu Prototype Evolusioner akan menjadi sistem aktual.

Gambar 2.3 menunjukkan empat langkah dalam pembuatan suatu Prototype Evolusioner. Empat langkah tersebut adalah sebagai adalah:

1) Mengidentifikasi kebutuhan pengguna. Pengembang mewawancarai pengguna untuk mendapatkan ide mengenai apa yang diminta dari sistem.

2) Membuat sebuah prototype. Pengembang mempergunakan satu alat prototyping atau lebih untuk membuat prototype. Contoh dari alat-alat prototyping adalah generator aplikasi terintegrasi dan toolkit prototyping. Generator aplikasi terintegrasi (Integrated Application Generator) adalah sistem peranti lunak siap pakai yang mampu membuat seluruh fitur yang diinginkan oleh sistem baru, seperti menu, laporan, tampilan, basis data, dan seterusnya. Toolkit Prototyping meliputi sistem- sistem peranti lunak terpisah, seperti spreadsheet elektronik atau sistem manajemen basis data, yang masing-masing mampu membuat sebagian dari fitur- fitur sistem yang diinginkan.

3) Menentukan apakah prototype dapat diterima.

Pengembang melakukan mendemonstrasikan prototype kepada pengguna untuk mengetahui apakah telah memberikan hasil yang memuaskan.

Jika ya, langkah 4 diambil. Jika tidak, prototype direvisi dengan mengulang kembali langkah 1, 2, dan 3 dengan pemahaman yang lebih baik mengenaik kebutuhan pengguna.

4) Menggunakan prototype. Prototype menjadi sistem produksi

Gambar 1. Pembuatan prototype evolusioner Sumber: Mcleod, 2008, Sistem Informasi Manajemen

(ed. 10)

3.5 Alat Bantu Pengembangan Sistem

Alat bantu yang digunakan dalam tahap pengembangan sistem ini adalah Site Map untuk menggambarkan isi perhalaman sistem Bagan Alir (Flowchart) untuk urutan proses kegiatan agar menjadi lebih jelas, penjelasan lebih detail tentang site map dan flowchart adalah sebagai berikut :

3.3.1 Flow of Document (FOD)

Menurut Kristanto (2008), Flow of Document (FOD) adalah suatu model bagan alur yang memungkinkan untuk menggambarkan sistem dokumen dari proses pelaporan yang dapat dihubungkan satu sama lain dengan alur data yang baik secara manual maupun terkomputerisasi.

3.3.2

Data Flow Diagram (DFD)

Menurut Kristanto (2008) , definisi dari Data Flow Diagram (DFD) dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dengan jelas Data Flow Diagram (DFD) merupakan alat yang digunakan untuk memudahkan analisis dalam menyiapkan dokumentasi secara top-down.

Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan penyimpanan data proses yang mentransformasikan data.

Data Flow Diagram (DFD) menunjukkan hubungan antara data pada sistem dan proses pada sistem.

Diagram Aliran Data/Data Flow Diagram (DFD)

3.6 Metode Pengujian Sistem

Menurut Pressman (2008), pengujian menyajikan anomali yang menarik bagi perekayasa perangkat lunak.

Pada proses perangkat lunak, perkayasa berusaha membangun perangkat lunak dari konsep abstrak dari implementasi yang dapat dilihat, baru kemudian dilakukan pengujian.

3.8.1 Blackbox

Menurut Simarmata (2010), pengujian dilakukan dengan metode black-box, karena dengan pengujian black-box akan lebih mudah dan cepat untuk menguji fungsional perangkat lunak.

3.8.2 Beta Testing

Menurut Simarmata (2010), Perangkat lunak didistribusikan sebagai sebuah versi beta dengan pengguna yang menguji aplikasi disitus mereka.

Pengecualian/cacat yang terjadi akan dilaporkan kepada pengembang. Pengujian beta dilakukan setelah pengujian alfa. Versi perangkat lunak yang dikenal dengan sebutan versi beta dirilis untuk pengguna yang terbatas di luar perusahaan. Perangkat lunak dilepaskan ke kelompok masyarakat agar dapat memastikan perangkat lunak tersebut memiliki beberapa kesalahan atau bug.

4. RANCANGAN SISTEM/APLIKASI

Berikut ini adalah FOD yang diusulkan sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) pada BAAK STMIKW Widya Cipta Dharma Berbasis Web

4.1 FOD yang diusulkan

Flow of Document Yang di Usulkan

Mahasiswa BAAK Kepala UPT. Balai Bahasa

(Sumber Penerjemah) Ketua Prodi login

Proses Data SKPI

tb_mhs Proses Mhs

Proses CETAK SKPI

Halaman Prodi Halaman

Bahasa Data

Mhs Excel login

Halaman mhs

Halama admin

Koordinasi Terjemahan SKPI

Koordinasi Terjemahan SKPI

login

Proses Terjemahan

Koordinasi

Validasi SKPI Koordinasi

Validasi SKPI login

Proses Validasi Data SKPI

FINAL

SKPI Prodi Org

Pend. Karakter Prodi

logout

logout logout

logout

Gambar 2. Flow of Document yang diusulkan 4.2 Context Diagram

Sistem Informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) Pada BAAK STMIK Widya

Cipta Dharma

UPT. Balai Bahasa

BAAK

Program Studi

Data Mahasiswa MAHASISWA

Data Mhs SIAK

Terjemahan SKPI

Validasi SKPI Draft SKPI

Cetak SKPI Data Org

Data Pend. Karakter

Data Prodi

Draft SKPI

Gambar 3. Context Diagram Sistem Informasi SKPI 4.3 Data Flow of Diagram (DFD)

1 Input Data Mhs SIAK

Data Mhs SIAK BAAK

Data Mhs Data Mhs

2 Input Data

Prodi

Data Program Studi Data Program Studi

Data Prodi 3 Input Data Organisasi

Data Organisasi Data Organisasi

Data Organisasi

MAHASISWA 4

Input Data Pend.Karakter

Data Pend.

Karakter Data Pend. Karakter Data Pend.Karakter

UPT. BAHASA 6 SKPI Data Prodi

Prodi Terjemahan SKPI

Draft SKPI

Validasi Prodi Draft SKPI

Cetak SKPI

Data Mhs 5

Input Data Mhs

Data Mhs Data Mhs

Gambar 4. Data Flow Diagram Sistem Informasi SKPI 4.4 Data Flow of Diagram (DFD Level 1 Cetak SKPI

10.1 SKPI

Data Mhs Data Program

Studi Data

Organisasi

Data Pend.

Karakter

Data Mhs Data Program Studi

Data Organisasi

Data Pend. Karakter

BAAK Cetak SKPI

Gambar 5 Data Flow Diagram Level 1 Cetak SKPI

4.5 Relasi Tabel

Gambar 6. Relasi Tabel

5. IMPLEMENTASI 5.1 Form Login

Pada gambar 6 merupakan tampilan halaman login sebelum user masuk ke dalam sistem informasi SKPI.

Terdapat text field username dan password dan satu button login.

Gambar 6. From Login

5.2 Halaman Beranda Mahasiswa

Pada gambar 7 merupakan tampilan halaman beranda untuk otoritas mahasiswa. Pada halaman beranda terdapat menu Informasi Mhs, Input Kejuaraan/kompetensi, Organisasi, Magang, Skor Toefl, data skripsi dan pendidikan karakter.

Gambar 7. Halaman Beranda Mahasiswa

5.3 Halaman Beranda Administrator

Pada gambar 8 merupakan tampilan halaman administrator. tampilan halaman home BAAK (administrator) terdapat Menu home yang berisi jumlah mahasiswa, jumlah validasi BAAK, jumlah belum di validasi BAAK, jumlah dalam proses validasi UPT.

Balai Bahasa, Jumlah dalam proses validasi Program Studi dan jumlah validasi selesai. Selain itu terdapat menu navigasi menu setting yang memilik sub menu:

pengguna, reset password. Selanjutnya menu Master

yang memiliki sub menu: set mahasiswa, dosen pembimbing, organisasi, tahun akademik, program studi, dan pendidikan karakter. Selanjutnya menu setting skpi yang memiliki sub menu : identitas pemegang skpi. Selanjutnya menu validasi yang memiliki sub menu: BAAK, UPT. Bahasa, Program Studi, BAAK Akhir, cetak SKPI dan laporan. Terakhir Menu logout untuk keluar dari program.

Gambar 8. Halaman Beranda Administrator

5.4 Halaman Beranda UPT. Balai Bahasa

Pada Gambar 9 tampilan menu halaman validasi upt. Balai Bahasa akan diberikan akses untuk memvalidasi data mahasiswa yang telah di validasi oleh bagian BAAK (administrator). Upt. Balai Bahasa dapat mengecek terjemahan bahasa Inggris yang mahasiswa input dan dapat mengedit terjemahan tersebut jika terjadi kekeliruan.

Gambar 9. Halaman Beranda UPT. Balai Bahasa

5.5 Halaman Validasi Program Studi

Pada Gambar 4. 46 tampilan menu halaman validasi program studi akan diberikan akses untuk memvalidasi data mahasiswa yang telah di validasi oleh bagian UPT.

Balai Bahasa. Program Studi melakukan validasi untuk mahasiswa tiap program studi yang berhak mendapat SKPI.

Gambar 10. Halaman Validasi UPT. Balai Bahasa

5.6 Hasil Cetak SKPI

Adapun tampilan dari halaman Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) untuk mahasiswa dapat dilihat pada gambar 10 berikut :

Gambar 11 Hasil Cetak SKPI 5.7 Pengujian Beta Testing

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan berkaitan dengan sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma, diperoleh penilaian dari berbagai responden yang telah melakukan uji coba. Dengan 10 jumlah responden yang memberikan tanggapan tentang 9 pertanyaan kriteria website yang baik, penilaian memakai 5 tingkat grade nilai dan bobot yang diberikan yaitu:

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan berkaitan dengan sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma, diperoleh penilaian dari berbagai responden yang telah melakukan uji coba. Dengan 10 jumlah responden yang memberikan tanggapan tentang 9 pertanyaan kriteria website yang baik, penilaian memakai 5 tingkat grade nilai dan bobot yang diberikan yaitu:

No Nama Responden Jawaban dari 10 Responden Bobot Nilai

STB TB CB B SB

1 Salmon, M.Kom 1x0 2x0 3x0 4x4 5x5 41

2 Asep Nurhuda, M.Kom

1x0 2x0 3x0 4x3 5x6 42

3 Dr. Heny Pratiwi, S.Kom, M.Pd., M.TI

1x0 2x0 3x0 4x7 5x2 38

4 Eka Arriyanti, S.Pd., M.Kom

1x0 2x0 3x0 4x6 5x3 39

5 Widi Atmoko 1x0 2x0 3x0 4x3 5x6 42

6 Sumriyeh

(Mahasiswa)

1x0 2x0 3x0 4x3 5x6 42

7 Sumriyeh (Admin) 1x0 2x0 3x0 4x2 5x6 38

8 Roni 1x0 2x0 3x1 4x8 5x0 35

9 Rahmansyah 1x0 2x2 3x2 4x4 5x1 31

10 Gamma

Thofiqurachman

1x0 2x0 3x0 4x3 5x6 42

Nilai rata-rata= (41+42+38+39+42+42+38+35+31+42 ) / 10 = 390 / 45 * 100%

Persentase = 86 %

Berdasarkan perolehan persentase nilai yang diberikan oleh 10 responden mengenai 9 keriteria website yang baik mendapatkan nilai sebesar 86%, Maka sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda berbasis web ini dapat diterima, karena hasil persentase yang didapat melebihi 50% dan dapat dikatakan termasuk website yang baik.

6. KESIMPULAN

1) Sistem dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP, XAMPP dan database MySQL

yang digunakan dalam mengimplementasikan Sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI).

2) Metode untuk membuat Sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) dengan menggunakan metode Prototype Evlousioner.

3) Dengan adanya Sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma ini dapat memudahkan BAAK dalam pencetakan SKPI mahasiswa.

4) Hasil pengujian Sistem informasi Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) Hasil pengujian Beta menunjukkan bahwa 86% responden mengatakan bahwa sistem ini memenuhi 9 kriteria situs web yang baik. 100% responden (administrator BAAK) mengatakan bahwa sistem ini membantu pekerjaan BAAK.

7. SARAN

Penelitian ini jauh dari sempurna, oleh karena itu disarankan hal-hal sebagai berikut:

1) Diharapkan untuk pengembangan sistem ini selanjut bisa menambahkan pengamanan sistem karena pengamanan sistem yang dibuat masih dirasa kurang.

2) Penambahan fitur chat atau pesan agar mahasiswa yang tidak berada dikampus dapat menanyakannya ke staf BAAK.

3) Menambahkan fitur lain untuk melengkapi dan mempermudah tugas BAAK yang lain seperti penambahan syarat-syarat wisuda bagi mahasiswa.

8. DAFTAR PUSTAKA

2014. Renstra BAAK STMIK Widya Cipta Dharma, Samarinda: STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda

Herman Suyanto Asep, 2007, Step By Step Web Designer Theory And Proctices, Andi Yogyakarta.

Kurniawan Dedik dan Creativity Java, 2010.

145 freeware untuk berbagai kebutuhan. Jakarta : Elex Media Komputindo.

Kristanto, Andri, 2008, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, Yogyakarta : Gava Media.

Mcleod, Raymond. 2008. Sistem Informasi Manajemen (Edisi 10), Jakarta:Salemba Empat.

Muhammad Syukrie. Dominikus Juju, 2009.

Jurus Jitu Webmaster Freelance. Alex

Media Komputindo, Jakarta.

Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi, Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Nugroho, B. 2008. Latihan Membuat Aplikasi Web PHP dan MySQL dengan Dreamweaver MX. Jakarta : Elex Media Komputindo.

Prasetio, adhi, 2012. Buku Pintar Pemrograman Web. Jakarta: mediakita.

Prasetyawati, Lestari Eka, 2011,”Membangun Sistem Informasi pada SMK Aji Baiduri Berbasis Web” Samarinda, STMIK Widya Cipta Dharma.

Pratama, I Putu Agus Eka. 2014. Sistem Informasi dan Implementasinya, Bandung: Informatika

Pressman, Roger S. 2008. Rekayasa Perangkat Lunak :Pendekatan Praktisi (Buku Satu), Yogyakarta: Penerbit Andi.

Ridhuan S, Muhammad, 2016,”Sistem Informasi Administrasi Akademik pada BAAK STMIK Widya Cipta Dharma Samarinda Berbasis Web” Samarinda, STMIK Widya Cipta Dharma.

Shalahuddin, M. dan AS Rosa, 2010. Java di Web. Penerbit Informatika Bandung:

Bandung.

Simarmata, Janner. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta: Penerbit Andi.

Sommerville. 2010. Software Engineering.

Sukmana, Ikmal Ratmatillah, 2011, Pembelajaran Bahasa Arab Tingkat Dasar Berbasis Web Dengan Metode Interactive Learning. Bandung : UNIKOM.

Wicaksono, Yogi dan SmitDev Community, 2008. Membangun Bisnis Online dengan Mambo. Jakarta : Elex Media Komputindo.

Winarni, Eka, 2016,”Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Masyarakat pada Kelurahan Sengkotek Loa Janan”, Samarinda, STMIK Widya Cipta Dharma.

Wiswakarma, K. 2010. Panduan Lengkap Menguasai Pemrograman CSS.

Yogyakarta: Lokomedia.