BAB IV MODUL STOK
Pada modul ini, disediakan menu untuk melakukan transaksi Pesanan Pembelian, Nota Pengiriman, Item Stok Reguler yang terdiri dari Penerimaan dari Supplier, Kembali ke Supplier, Kembali ke stok sampai Penyesuaian Stok. Artinya pada modul stok ini disediakan fasilitas pemeliharaan item stok serta pepenelusuran terhadap kuantitas stok. Jenis Stok yang dapat dimasukkan disini dapat berupa Produk dan Jasa.
4.1 ALUR PROSES
Parameter Stok
Item Stok Reguler
Item Jasa
Window Modul Stok tampak pada gambar berikut:
▸ Baca selengkapnya: stok optimum adalah
(2)Parameter Stok
1. Pada Menu Utama Pilih Menu Maintenance, dan pilih sub menu Stock Parameter akan tampil:
Window modul stok pada menu Maintenance untuk memaintenance modul stok tampak pada tampilan di bawah ini:
• Nomor order pengiriman dapat ditentukan sendiri atau penomorannya diserahkan ke sistem.
• Kotak pilihan item stok, item jasa atau keduanya menunjukkan tipe item yang tersedia untuk dipilih ketika membuat Nota Tunai, Nota Denet atau Nota Kredit.
• Masukkan order pengiriman terakhir, jika penomoran secara otomatis diinginkan. Sebaliknya klik pada “Manual Saja” supaya nomor dokumen dapat dimasukkan secara manual.
4.2 ITEM STOK REGULER
Sub menu ini digunakan Untuk memaintain item stok reguler yang digunakan dalam pembuatan faktur.
Dengan menset-up Item Reguler yang digunakan dalam pembuatan faktur, anda dapat mempercepat pembuatan faktur anda secara mudah dengan memilih item stok reguler yang terjual ke pelanggan anda. Jika anda telah menset-up item stok reguler yang biasa digunakan dalam pembuatan faktur, anda dapat memilih keterangan item, kategori penjualan dan 3 level harga yang berbeda (untuk menentukan apakah mendapatkan potongan harga dan atau pajak ).
Item stok reguler menunjukkan item penjualan reguler. Rincian item stok reguler yang akan dikeluarkan melalui modul Piutang Usaha atau Faktur dibuat disini. Bagian ini juga melacak arus persediaan dalam bisnis. Item stok yang dicatat disini tersedia untuk pemilihan pada layar Entri Nota Tunai. Entri Faktur, Entri Nota Debet dan Nota kredit. Persediaan dinilai dengan metode Rata-rata.
Fungsi ini dapat diakses dari menu Maintenance dan Pilih Sub menu Regular Stock Item tampak pada gambar berikut ini:
Setelah kita akses Menu Maintenance dan kita Pilih Reguler Stok Item maka tampak sebagai berikut:
Keterangan :
Kode Item : diisi dengan kode item produk
Keterangan : diisi dengan penjelasan dari kode item produk Kategori Penjualan : dipilih Produk atau Jasa
Satuan : diisi dengan Paket atau Buah
Mata Uang : diisi dengan jenis mata uang misalkan IDR (Indonesia Rupiah)
Harga : diisi dengan harga dari produk tersebut Tambah : digunakan untuk menambah produk
Ubah : digunakan untuk merubah produk jika terjadi kesalahan, dengan terlebih dahulu mengakses kode item produk
Simpan : digunakan untuk menyimpan item produk yang sudah dibuat.
Batal : digunakan untuk membatalkan item produk yang dibuat.
Hapus : digunakan untuk menghapus item produk yang telah dibuat.
Tutup : digunakan untuk keluar dari window ini.
Contoh pengisian kode dari Item Stok perusahaan tampak pada gambar berikut:
Tekan Save untuk menyimpan.
Bagaimana Mengedit Item Stok Reguler
Anda dapat mengedit Item Stok Reguler dengan menggunakan tombol, Pertama tentukan Kode Item dengan memilih dari kotak pilihan kode yang relevan. Klik tombol Edit. Jika anda ingin mencari dengan cepat sebuah item untuk di edit. Klik Ubah dan masukkan informasi baru ke dalam Item Stok Reguler anda. Kemudian Klik Save untuk menyimpan informasi yang telah diubah.
Bagaimana menghapus Item Stok Reguler.
Anda dapat menghapus sebuah Stok Reguler dengan menggunakan Delete.
Pertama tentukan kode item dengan memilih kotak pilihan kode item yang bersangkutan. Pastikan permintaan anda dengan menekan tombol Yes dari window konfirmasi anda yakin untuk menghapus.
4.3 ITEM JASA
Menu ini digunakan Untuk memaintain item jasa reguler dalam pembuatan faktur.
Dengan menset-up Item Jasa yang digunakan di dalam pembuatan faktur, anda dapat mempercepat pembuatan faktur anda dengan mudah sekali yaitu memilih item jasa reguler untuk pelanggan anda. Jika anda telah menset-up item jasa reguler yang biasa dipakai dalam pembuatan faktur, anda dapat memilih keterangan item, kategori penjualan, dan 3 tingkatan harga yang berbeda (untuk menentukan apakah mendapatkan potongan harga dan atau pajak).
Pemilihan submenu maintain Service Items dapat diakses dari menu Maintenance dan Pilih Service Items.
Window pengisian Item Jasa tampak pada gambar berikut ini:
Jika anda telah menset-up Item Jasa Reguler dan memasukkan keterangannya serta memilih kategori penjualan yang berkenaan dihubungkan dengan Padanan Buku Besar, menentukan Harga 1, Harga 2, dan Harga 3 serta menentukan pilihan potongan harga yang diinginkan dan kena pajak, klik Save untuk menyimpan data anda. Dengan dengan klik Add anda dapat menambah item reguler baru. Anda dapat melihat semua rincian yang tersimpan di dalam kotak garis.
Rincian jasa yang dibebankan kepada pelanggan pada modul Faktur atau Piutang Usaha dapat dimasukkan disini.
Kategori Penjualan terpilih menginstruksikan sistem untuk meng-update Buku Besar dengan mengkredit rekening yang ditunjuk terhadap kategori penjulan.
Kasus:
Service Code Description Sales Category
Currency Price
DB DBase Jasa IDR Rp. 1.000.000
VPlus Value Plus 2000 Jasa IDR Rp. 2.000.000 EXCEL Microsoft Excel Jasa IDR Rp. 900.000 MS WORD Microsoft Word Jasa IDR Rp. 1.200.000
PEACH Peachtree Jasa IDR Rp. 1.500.000 Contoh memasukkan Item Jasa yang dimliki Perusahaan tampak pada window berikut ini:
Pilih tombol Save untuk menyimpan.
Bagaimana Mengedit Item Jasa.
Anda dapat mengedit Item Jasa dengan menggunakan tombol, Pertama tentukan Kode Item dengan memilih dari kotak pilihan kode yang relevan.
Klik tombol Edit. Jika anda ingin mencari dengan cepat sebuah item untuk di edit. Klik Edit dan masukkan informasi baru ke dalam Item Jasa anda.
Kemudian Klik Save untuk menyimpan informasi yang telah diubah.
Bagaimana menghapus Item Jasa.
Anda dapat menghapus sebuah Item Jasa dengan menggunakan Hapus.
Pertama tentukan kode item dengan memilih kotak pilihan kode item yang bersangkutan. Pastikan permintaan anda dengan menekan tombol Yes.
4.4 PADANAN BUKU BESAR
Harga Pokok Penjualan adalah rekening Buku Besar yang didebet ketika Faktur, Nota Tunai atau Nota Debet yang meliputi item stok reguler
dibuat untuk pelanggan.
Stok adalah rekening Buku Besar yang dikredit pada saat Faktur, Nota Tunai, Nota Debet yang meliputi item stok reguler dibuat untuk pelanggan.
Keterangan Rekening Buku Besar
Keterangan Rekening Buku Besar
Cost Of Sales 00-CS1000 Harga Pokok Penjualan - Komputer
Stock 00-CA3000 Persediaan
4.5 ENTRI AWAL ITEM STOK REGULER
Window entri awal item stok reguler dapat dipilih dari menu Utilities atau icon Utilities Persedian dari periode lalu dapat dimasukkan disini.
Perlu diingat bahwa laporan stok awal harus dicetak untuk pengecekan terhadap sumber dokumen atau laporan. Pastikan bahwa jumlah total harus seimbang dengan entri awal persediaan pada Buku Besar karena entri awal yang dimasukkan disini tidak di update ke modul Buku Besar.
Untuk memasukkan saldo awal Item Stok Reguler Klik Menu Utilities Pilih Regular Stock Items Opening Entries dan Pilih Regular Stock Items Opening Entry.
Berikut ini adalah pemilihan submenu yang digunakan untuk melakukan entri saldo awal Item Stok Reguler:
Window pemasukan saldo awal stok tampak sebagai berikut:
Kasus Pemasukan Saldo Stock Regular:
4.6 PESANAN PEMBELIAN.
Modul ini digunakan untuk mencatat pesanan pembelian yang di buat ole bagian pembelian kepada Supplier. Modul ini dapat diakses dari modul Stok, Menu Transacstion, Pilih Purchase Order, Pilih Purchase Order Entry.
Window pemilihan menu tampak pada gambar berikut ini:
Window Fungsi Purchase Order tampak paga gambar berikut:
Kasus:
01 Desember 2006 Perusahaan memesan item produk dari PT. Angkasa Pura berupa KEYBOARD DAN VGA PCI E-ASUS masing-masing sebanyak 15 buah. Perusahaan meminta barang tersebut dikirim tanggal 5 Desember 2006. Transaksi ini dicatat dengan no faktur PO6Z02001.
Pencatatan transaksi tampak pada gambar dibawah ini:
Pilih tombol Post + Print untuk memposting dan mencetak transaksi, tombol Print untuk memposting tanpa mencetak transaksi.
4.7 TERIMA DARI SUPPLIER
Modul ini dapat diakses dari menu Transaction Pilih Regular Stock Items – Received From Suppliers atau memilih icon Receieved from Soppliers pada window dilayar ini . Pada saat dilakukan posting, kuantitas stok akan diupdate dan Buku Besar akan diupdate pada rekening yang berhubungan dengan persediaan . Hutang Usaha dan rekening-rekening yang berhubungan dengan kreditur dan buku Besar tidak akan diupdate hingga faktur dari Supplier dimasukkan dan diposting di Hutang Usaha. Hal yang sama dapat dilakukan dengan mengklik tombol ‘Add Invoice Received’. Entri yang telah dipos dapat diubah dan dihapus. Namun demikian, perlu diingat bahwa pengubahan atau penghapusan akan mengubah harga rata-rata.
Window Pemilihan Fungsi Faktur diterima:
Window fungsi Terima dari Supplier tampak pada gambar berikut ini:
Kasus:
5 Desember 2006 Perusahaan menerima barang dari dealer Angkasa yang dipesan pada tanggal 2 Desember 2006 tanpa ada perubahan kuantitas dan harga. Transaksi ini
dicatat dengan no Referensi PB6Z05001 Pencatatan transaksi diatas tampak pada gambar berikut ini:
Pilih Use Purchase Order untuk mengambil data pemesanan. Maka akan tampak seperti pada gambar berikut:
Pilih Post untuk memposting transaksi.
4.8 PENGEMBALIAN KE SUPPLIER
Modul ini dapat diakses pada menu Transactions, pilih Regular Stock Items, pilih Return to Suppliers atau pilih icon Return to Suppliers.
Barang-barang yang dikembalikan ke Supplier dimasukkan pada window ini.
Pada saat diposting, kuantitas stok akan diupdate dan Buku Besar akan diupdate dengan rekening-rekening yang berhubungan dengan persediaan.
Hutang usaha dan rekening-rekening yang berhubungan dengan kreditur di Buku Besar tidak akan diupdate hingga Nota Kredit dari Supplier dimasukkan dan diposting di Hutang Usaha. Hal yang sama juga dapat dilakukan disini dengan mengklik tombol ‘Enter Credit Notes’ pada bagian bawah.
Entri-entri yang telah diposting dapat diubah atau dihapus. Namun demikian, perlu dicatat bahwa pengubahan atau penghapusan akan menyebabkan ketidaksesuaian harga rata-rata karena sistem akan berdasarkan perubahan atau penghapusan harga rata-rata sekarang.
Window Pemilihan Modul Stock Pilih Menu Transaction – Regular Stock Items – Return to Supppliers:
Window pengembalian ke Supplier tampak pada gambar berikut:
Kasus:
10 Desember 2006 Perusahaan mengembalikan 1 Paket A dengan harga Rp 5.457.000 pajak Rp 545.700 dengan disertai Nota Debit no: ND6Z10001 dan perusahaan meminta kepada Dealer C1 bahwa atas pengembalian barang tersebut dikurang pada faktur CN6Z05001. Pada tanggal tersebut perusahaan menerima Nota Kredit atas pengembalian barang tersebut no: NK6Z10001.
Pencatatan Barang yang dikembalikan ke Supplier PT. Angkasa Pura sebagai berikut:
Langkah selanjutnya adalah memasukkan Barang yang dikembalikan ke Nota Kredit tampak pada window di bawah ini:
4.9 PENGEMBALIAN DARI PELANGGAN
Menu digunakan untuk memasukkan barang yang dikembalikan oleh pelanggan karena barang yang dikirim rusak, cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.
Menu ini dapat diakses pada modul Stock, Menu Transaction pilih Regular Stock Items – Return to Stock atau pilih icon Return to Stock.
Pemilihan Fungsi Penerimaan dari Pelanggan tampak pada gambar berikut:
Barang-barang yang dikembalikan oleh pembeli yang membeli secara tunai.
Pada saat dilakukan posting, kuantitas masing-masing stok akan disesuaikan dan rekening-rekening Buku Besar yang berhubungan dengan persediaan juga akan diupdate. Window Pengembalian ke Stok tampak pada gambar berikut:
Kasus:
20 Desember 2006 Gadis cantik mengembalikan 1 Paket A karena cacat dan dicatat pada nota kredit no NK6Z20001.
Pencatatan Transaksi di atas dicatat pada modul Stok untuk mencatat penambahan stok atas pengembalian dari transaksi penjualan tunai tampak pada window berikut:
Entri-entri yang telah diposting dapat diubah atau dihapus. Namun demikian, perlu dicata pengubahan atau penghapusan akan menyebabkan ketidaksesuaian harga rata-rata karena sistem akan menghitung pengubahan atau penghapusan berdasarkan harga rata-rata sekarang.
Catatan: pencatatan transaksi pengembalian dari penjualan tunai disamping dicatat dalam modul Stock-Return to Stock juga harus dicatat juga pengembalian uangnya dalam modul Cash Book-Other Payments.
4.10 KELUARAN UMUM
Modul ini dapat diakses pada modul Stock menu Transaction, pilih Regular Stock Item – General Issue
Pemilihan fungsi Keluaran Umun (General Issue) tampak pada gambar berikut ini:
Barang-barang yang diberikan secara gratis seperti dalam bentuk hadiah atau barang-promosi dimasukkan disini. Pada saat dilakukan posting, kuantitas masing-masing stok akan disesuaikan. Rekening-rekening Buku Besar yang berhubungan dengan persediaan juga akan diupdate. Window untuk pencatatan Barang untuk untuk keluaran umum tampak pada gambar dibawah ini:
Entri-entri yang telah diposting dapat diubah atau dihapus. Namun demikian, perlu dicatat pengubahan atau pengha[pusan akan menyebabkan ketidaksesuaian harga rata-rata karena sistem akan menghitung pengubahan atau penghapusan berdasarkan harga rata-rata sekarang.
4.11 PENYESUAIAN STOK
Modul ini dapat diakses pada menu Transaction pilih Regular Stock Item - Adjustments
Window pemilihan fungsi penyesuaian stok tampak pada gambar berikut:
Penyesuaian – penyesuaian terhadap kuantitas stok yang dikarenakan stok yang hilang, stok yang rusak, kadaluarsa dan lain-lain dapat dimasukkan disini. Pada saat shortcut Penyesuaian Stock di klik akan muncul kotak seperti Seperti window berikut:
Klik OK dan akan tampak Window penyesuaian stok tampak pada window dibawah ini:
31 Desember 2006 Perusahaan melakukan penghitungan secara fisik terhadap persediaan digudang. Hasil penghitungan menunjukkan adanya selisih lebih kecil terhadap produk CS-SIMBADA sebesar 1 unit karena rusak.
Pencatatan Tansaksi diatas tampak pada gambar berikut:
Hasil Proses penyesuaian persediaan npada akhir periode tampak pada gambar berikut ini:
