Langkah-Langkah Import Data Saldo Awal Dari Format Excell (csv)
I. Persiapan Awal
1. Siapkan sumber data csv saldo awal piutang usaha, hutang usaha dan persediaan yang akan diimport kedalam data kerja zahir. Format contoh file csv dapat anda lihat pada directory C:\Program Files\Zahir...\Contoh Table CSV\. (Gunakan aplikasi Microsoft Excell atau Open Office Calc Untuk pembuatan file data csv).
2. Berikut ini contoh file data csv
• Saldo awal Piutang Usaha :
Keterangan :
KODE : Diisi dengan kode pelanggan NAMA : Diisi dengan nama pelanggan
TANGGAL : Diisi seseuai dengan tanggal transaksi penjualan yang menimbulkan piutang usaha.
INV NO : Diisi sesuai nomor invoice penjualan atas piutang usaha tersebut
PO NO : Diisi sesuai dengan nomor PO atas penjualan yang menimbulkan piutang usaha.
MATA UANG : Diisi sesuai dengan mata uang yang digunakan untuk transaksi penjualan yang menimbulkan piutang usaha
NILAI : Diisi dengan nilai piutang usaha untuk masing-masing invoice DISCDAY : Diisi dengan jumlah hari discount sesuai dengan syarat pembayaran
DISCDUE : Diisi dengan jumlah hari jatuh tempo piutang usaha sesuai dengan syarat pembayaran EARLYDISC : Diisi dengan prosentase discount awal sesuai dengan syarat pembayaran
LATECHARGE : Diisi dengan prosentase denda keterlambatan pembayaran sesuai dengan syarat pembayaran
• Saldo Awal Hutang Usaha
Keterangan :
KODE : Diisi dengan kode pemasok NAMA : Diisi dengan nama pemasok
TANGGAL : Diisi sesuai dengan tanggal transaksi pembelian yang menimbulkan hutang usaha.
INV NO : Di isi sesuai nomor invoice pembelian atas hutang usaha tersebut
PO NO : Di isi sesuai dengan nomor PO atas pembelian yang menimbulkan hutang usaha.
MATA UANG : Sesuai dengan mata uang yang digunakan untuk transaksi pembelian yang menimbulkan hutang usaha
NILAI : Diisi dengan nilai hutang usaha untuk masing-masing invoice DISCDAY : Diisi dengan jumlah hari discount sesuai dengan syarat pembayaran
DISCDUE : Diisi dengan jumlah hari jatuh tempo hutang usaha sesuai dengan syarat pembayaran EARLYDISC : Diisi dengan prosentase discount awal sesuai dengan syarat pembayaran
LATECHARGE : Diisi dengan prosentase denda keterlambatan pembayaran sesuai dengan syarat pembayaran
• Saldo Awal Persediaan
Keterangan :
KODE BARANG : Diisi dengan kode barang
NAMA BARANG : Diisi dengan deskripsi / nama barang
KODE UNIT : Diisi dengan kode satuan atas barang misalnya, pcs, gr, kg, m, cm, dsb.
HARGA JUAL : Diisi dengan harga jual satuan
KODE KURS : Diisi dengan mata uang untuk harga jual
KODE DEPT : Diisi dengan kode departemen untuk masing-masing data barang, default kode dept adalah 0. Jika anda menggunakan konsep sinkronisasi data pusat dan cabang, sesuaikan kode dept berdasarkan kode dept untuk masing-masing data pusat dan cabang.
KODE KLASIFIKASI : Diisi dengan kelompok barang atau kategori barang yang bersangkutan
KODE GUDANG : Diisi dengan kode gudang / lokasi data barang. Default nilai kode gudang adalah Head Quarter. Jika anda menggunakan lebih dari satu gudang, sesuaikan data kode gudang sesuai dengan gudang / lokasi yang dimiliki.
METODE : isi sesuai dengan metode persediaan atau metode perhitungan harga pokok untuk masing-masing produk, isikan FIFO, LIFO, atau Average
DISIMPAN : Ketik F jika sifat persediaan tidak disimpan, Ketik T jika sifat persediaan tersebut disimpan (dilakukan perhitungan stock barang)
DIBELI : Ketik F jika sifat persediaan tidak dibeli dari pihak lain / supplier, Ketik T jika sifat persediaan tersebut dibeli (jika persediaan didapatkan dari pembelian kepada pihak lain / supplier).
DIJUAL : Ketik F jika sifat persediaan tidak dijual kepada pihak lain / pelanggan. Ketik T jika sifat persediaan tersebut dijual (jika persediaan tersebut untuk dijual kepada pihak lain / Pelanggan).
KODEGROUP1 : Group 1, Diisi jika menggunakan grouping barang (akan tampil jika memiliki fasilitas group barang.
KODEGROUP2 : Group 2, Diisi jika menggunakan grouping barang (akan tampil jika memiliki fasilitas group barang.
KODEGROUP3 : Group 3, Diisi jika menggunakan grouping barang (akan tampil jika memiliki fasilitas group barang.
KODEGROUP4 : Group 4, Diisi jika menggunakan grouping barang (akan tampil jika memiliki fasilitas group barang.
QTY : Diisi dengan jumlah barang yang tersedia.
PRICE : Diisi dengan nilai harga pokok untuk barang yang bersangkutan.
ISSERIAL : Ketik T jika produk tersebut menggunakan nomor serial, Ketik F jika produk tidak menggunakan nomor serial. Contoh penggunaan nomor serial adalah nomor IMEI pada produk handphone.
NOMORSERIAL : Ketikan nomor serial masing-masing produk. Jika satu kode produk memiliki lebih dari satu serial number maka input sejumlah serial number yang tersedia. (lihat contoh pada baris terakhir untuk pengisian saldo awal produk dengan serial number)
3. Simpan file sumber dalam format CSV
Setelah anda membuat file untuk masing-masing data saldo awal piutang usaha, hutang usaha dan persediaan. Lakukan Save As dalam format CSV.
Kemudian simpan pada lokasi atau folder yang diinginkan, dan simpan dalam format *.CSV.
II. Memulai Mengimport Data Saldo Awal Kedalam Data Zahir
Setelah selesai menyiapkan data sumber untuk saldo awal dalam format csv. Buatlah data kerja baru pada zahir accounting. Proses import data saldo awal piutang usaha, hutang usaha, dan persediaan dapat dilakukan pada data kerja yang benar-benar baru, zahir yang digunakan harus zahir versi 5.1 keatas yang telah diupdate dengan tambahan plugin import saldo awal.
Proses import data saldo awal :
1. Buatlah data kerja baru pada zahir accounting. Ikuti langkah berikutnya sampai anda berhasil membuat data kerja yang baru.
2. Setelah selesai membuat data kerja yang baru, anda bisa melanjutkan dengan proses import data : Import data saldo awal piutang usaha :
Klik [Plugin] > [Import Saldo Awal] > [Saldo Awal Piutang Usaha]
Kemudian tentukan lokasi penyimpanan file data sumber saldo awal piutang usaha yang sebelumnya sudah dibuat dalam format csv.
Klik [Proses] untuk memulai mengimport data saldo awal piutang usaha
Tunggu beberapa saat proses import data saldo awal piutang usaha akan di proses, setelah proses import saldo awal piutang usaha selesai, klik tombol [Selesai] untuk menutup proses import saldo awal piutang usaha.
Untuk mengecek saldo awal piutang usaha berhasil diimport. Klik [Setting] > [Saldo Awal] > [Saldo Awal Piutang Usaha]
Contoh saldo awal piutang usaha yang berhasil diimport.
Import Data Saldo Awal Hutang Usaha :
Klik [Plugin] > [Import Saldo Awal] > [Saldo Awal Hutang Usaha]
Kemudian tentukan lokasi penyimpanan file data sumber saldo awal hutang usaha yang sebelumnya sudah dibuat dalam format csv.
Klik [Proses] untuk memulai mengimport data saldo awal hutang usaha
Tunggu beberapa saat proses import data saldo awal hutang usaha akan di proses, setelah proses import saldo awal hutang usaha selesai, klik tombol [Selesai] untuk menutup proses import saldo awal hutang usaha.
Untuk mengecek saldo awal hutang usaha berhasil diimport. Klik [Setting] > [Saldo Awal] > [Saldo Awal Hutang Usaha]
Contoh saldo awal hutang usaha yang berhasil diimport.
Import Data Saldo Awal Persediaan :
Klik [Plugin] > [Import Saldo Awal] > [Saldo Awal Persediaan]
Kemudian tentukan lokasi penyimpanan file data sumber saldo awal persediaan yang sebelumnya sudah dibuat dalam format csv.
Klik [Proses] untuk memulai mengimport data saldo awal persediaan.
Tunggu beberapa saat proses import data saldo awal persediaan akan di proses, setelah proses import saldo awal persediaan selesai, klik tombol [Selesai] untuk proses selajutnya yaitu perhitungan stok dari saldo awal persediaan.
Berikutnya akan tampil informasi untuk perhitungan ulang saldo stok setelah proses import saldo awal persediaan. Klik [OK] untuk melanjutkan.
Berikutnya akan ada informasikan pastikan tidak ada user lain yang sedang membuka data yang sama (jika data sedang dibuka secara bersamaan oleh user lain). Klik tombol [Yes] untuk melanjutkan.
Klik tombol [Start Hitung Ulang] untuk proses perhitungan ulang stok persediaan dari saldo awal persediaan.
Setelah proses hitung ulang saldo awal persediaan selesai. Klik tombol [OK] untuk menutup proses perhitungan ulang saldo awal persediaan.
Untuk mengecek saldo awal persediaan yang berhasil diimport. Klik [Setting] > [Saldo Awal] > [Saldo Awal Persediaan]
Contoh saldo awal persediaan yang berhasil diimport.
“SELAMAT ANDA SUDAH BERHASIL MENGIMPORT SALDO AWAL”
