BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

26 BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Tahapan Perancangan Sistem

Setelah mempelajari sistem berjalan pada RA Al-Falah Jakarta dengan menghadapi permasalahan yang ada, maka pada bab ini penulis mencoba melakukan perancangan sistem untuk pendaftaran siswa baru agar lebih efektif dan diharapkan dapat mempermudah bagi para orang tua calon siswa baru.

Pada rancangan sistem usulan ini dilihat dari sistem dan prosedur yang tidak jauh berbeda, hanya merupakan sistem komputerisasi berbasis web dari sistem berjalan pendaftaran siswa baru. Disini penulis mencoba merancang sistem tersebut dengan sistem komputerisasi berbasis web. Penulis mengajukan sistem usulan yang didalamnya memuat tahapan analisa kebutuhan, rancangan diagram use case, rancangan diagram aktivitas, rancangan dokumen sistem usulan, rancangan prototype dan spesifikasi file yang akan digunakan dalam sistem usulan.

4.1.1. Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan analisis terhadap semua kebutuhan yang diperlukan di dalam lingkup perangkat lunak yang akan dikembangkan. Analisis kebutuhan mengidentifikasi kebutuhan yang diperoleh berdasarkan kebutuhan pengguna dan kebutuhan sistem.

(2)

A. Kebutuhan Pengguna

1. Analisa Kebutuhan Pengunjung

a. Pengunjung dapat melihat tampilan profil RA, visi-misi, serta menu pendaftaran dan pembayaran siswa baru pada RA.Al-Falah.

b. Pengunjung dapat melihat info terkait pendaftaran siswa baru.

c. Pengunjung dapat melakukan pendaftaran secara online.

2. Analisa Kebutuhan Siswa

a. Siswa diharuskan terlebih dahulu mendaftarkan diri sebagai siswa dengan melakukan pendaftaran baru dan mengisi form yang telah tersedia.

b. Siswa dapat mengupload berkas-berkas yang diperlukan dalam melakukan pendaftaran.

3. Analisa Kebutuhan Petugas

a. Petugas diwajibkan melakukan login terlebih dahulu dengan mengisi username dan password yang telah dimiliki.

b. Petugas dapat melihat profil detail siswa yang telah terdaftar dan telah melakukan pembayaran.

c. Petugas dapat mengelolah atau memanipulasi setiap menu yang terdapat pada halaman petugas baik menambah, menghapus, mengubah bahkan menyimpan data-data yang terdapat di halaman admin.

B. Kebutuhan Sistem

a. Sistem menerima input username dan password.

b. Sistem melakukan validasi kebenaran data login ( username dan password), jika benar sistem akan menampilkan profil sekolah, jika salah sistem akan kembali ke menu login.

c. Sistem dapat menampilkan data siswa, data petugas, dan laporan.

(3)

d. Sistem dapat menyimpan data ke dalam database.

e. Sistem dapat memproses semua pendaftaran dan konfirmasi pembayaran f. Sistem dapat mencetak laporan.

4.1.2. Rancangan Diagram Use Case

Sumber: (Cepe,2018)

Gambar IV.1

Rancangan Diagram Use Case

(4)

Deskripsi Use Case Diagram :

Tabel IV.1 Melakukan Login

Use case name Melakukan login

Requirements Siswa melakukan login masuk

Goal Siswa dapat melakukan pendaftaran secara online

Pre-Conditions Siswa dapat melakukan login

Post-Conditions Siswa belom bisa melakukan login masuk

Actors Siswa

Main Flow/ Basic Path 1. Siswa memilih login masuk

2. Siswa memasukan username dan password 3. Sistem menampilkan profil sekolah 4. Siswa melakukan pendaftaran

Alternate Flow/Invariant A A1. Menjadi siswa

Invariant B B1. Siswa melakukan pendaftaran

B2. Siswa salah memasukan data B3. Siswa tidak dapat melakukan pendaftaran

B4. Sistem akan menampilkan pesan “Gagal melakukan pendaftaran”

(5)

Tabel IV.2 Memasukan Data Siswa

Use Case Name Memasukan data siswa

Requirements Siswa melakukan pendaftaran

Goal Siswa dapat mengupload data siswa yang dibutuhkan untuk

pendafataran secara online

Pre-Conditions Siswa dapat mengupload data

Post-Conditions Siswa belom bisa mengupload data

Actors Siswa

Main Flow/ Basic Path 1. Siswa memilih login masuk

2. Siswa memasukan username dan password 3. Siswa Mengupload Data

Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan Data siswa

Invariant B B1. Siswa melakukan login masuk

B2. Siswa mengupload data

B3. Sistem tidak menemukan data yang yang dicari B4. Sistem menampilkan “Data yang dicari tidak ditemukan

Tabel IV.3 Melakukan Pendaftaran

Use Case Name Melakukan Pendaftaran

Requirements Siswa melakukan pendaftaran

Goal Siswa dapat melakukan pendaftaran secara online

Pre-Conditions Siswa dapat melakukan pendaftaran

(6)

Post-Conditions Siswa belom bisa melakukan pendaftaran

Actors Siswa

Main Flow/ Basic Path 1. Siswa memilih login masuk 2. Siswa memasukan data siswa 3. Siswa melakukan pendaftaran Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan Data siswa

B2. Siswa melakukan pendaftaran

B3. Sistem tidak bisa melakukan pendaftaran B4. Sistem menampilkan “anda tidak bisa melakukan pendaftaran.

Tabel IV.4 Melakukan Pembayaran

Use Case Name Melakukan Pembayaran

Requirements Siswa melakukan pembayaran

Goal Siswa dapat melakukan pembayaran

Pre-Conditions Siswa dapat melakukan pendaftaran Post-Conditions Siswa belom bisa melakukan pendaftaran

Actors Siswa

Main Flow/ Basic Path 1. Siswa memilih login masuk 2. Siswa memasukan data siswa 3. Siswa melakukan pendaftaran Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan Data siswa

(7)

B2. Siswa melakukan pendaftaran

B3. Sistem tidak bisa melakukan pendaftaran B4. Sistem menampilkan “anda tidak bisa melakukan pendaftaran.

Tabel IV.5 Laporan Data Siswa

Use Case Name Laporan data siswa

Requirements Petugas merekap laporan

Goal Petugas dapat merekap laporan data siswa

Pre-Conditions Petugas dapat merekap laporan

Post-Conditions Petugas belum dapat merekap laporan

Actors Petugas

Main Flow/ Basic Path 1. Petugas memilih login masuk 2. Petugas merekap data siswa

3. Petugas membuat laporan data siswa Alternate Flow/Invariant A A1. Sistem menampilkan Data siswa

Invariant B B1.Petugas membuat laporan

B2. Petugas merekap data siswa

B3. Sistem tidak bisa membuat laporan data siswa B4. Sistem menampilkan “anda tidak bisa membuat laporan.

(8)

4.1.3. Rancangan Diagram Aktivitas 1. Activity Diagram Siswa

Gambar IV.2

Rancangan Diagram Aktivitas Siswa

(9)

2. Activity Diagram Petugas

Gambar IV.3

Rancangan Diagram Aktivitas Petugas

4.1.4. Rancangan Dokumen Sistem Usulan

Bentuk dokumen dari sistem usulan ini terdiri dari dokumen masukan dan dokumen keluaran, diantaranya:

1. Dokumen Masukan

Nama Dokumen : Laporan Data Siswa

Fungsi : Merekap laporan data siswa

Sumber : Petugas

(10)

Tujuan : Kepala sekolah

Media : Cetakan komputer Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap tahun ajaran baru Bentuk : Lampiran C-1

2. Dokumen Keluaran

Nama Dokumen : konfirmasi pembayaran

Fungsi : Sebagai data laporan telah melakukan pembayaran sekolah

Sumber : Sekolah Tujuan : Siswa

Media : Cetakan computer Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap ada pembayaran Bentuk : Lampiran D-1

(11)

4.1.5. Rancangan Prototype 1. Tampilan Login Admin

Gambar IV.4 Tampilan Login Admin 2. Tampilan Profil RA Al-Falah

Gambar IV.5 Tampilan Profil RA Al-Falah

(12)

3. Tampilan visi Misi RA Al-Falah

Gambar IV.6

Tampilan visi Misi RA Al-Falah 4. Tampilan Kontak RA Al-Falah

Gambar IV.7

Tampilan Kontak RA Al-Falah

(13)

5. Tampilan Form Pendaftaran

Gambar IV.8 Tampilan Form Pendaftaran 6. Tampilan Form Pembayaran

Gambar IV.9 Tampilan Form Pembayaran

(14)

7. Tampilan Form Siswa

Gambar IV.10 Tampilan Form Siswa 8. Tampilan Form Laporan Data Pendaftaran

Gambar IV.11

Tampilan Form Laporan Data Pendaftaran

(15)

9. Tampilan Form Laporan Data Pembayaran

Gambar IV.12

Tampilan Form Laporan Data Pembayaran 10. Tampilan Form Laporan Data Siswa

Gambar IV.13

Tampilan Form Laporan Data Siswa

(16)

4.2. Perancangan Perangkat Lunak 4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

Pengembangan proses relasi yang telah dibuat pada diagram dikembangkan kembali ke dalam bentuk Entity Relationship Diagram, sehingga hubungan antar entity satu dengan yang lainnya dapat terlihat dan melibatkan rancangan field-field di dalam database.

Berikut adalah ERD yang dibuat untuk sistem pendaftaran siswa RA Al-Falah:

Siswa Melakukan Pendaftaran

Pembayaran

Petugas Memproses

Nik_siswa Nama_siswa

Jenis_kelamin Tgl_lahir

Alamat

Kelas

Kode_pendaftaran

Jenis_kelamin

Tgl_daftar Alamat

Id_petugas Tgl_lahir

Nik_siswa Nama_siswa

Id_petugas

Nama_petugas Jenis_kelamin

Alamat Tgl_bayar

Jenis_pembayaran

Nama_siswa

Nik_siswa

Total_bayar

Kode_pendaftaran

Id_petugas

Kode_pembayaran

1

M

1 M

1 1

1

Gambar IV.14 Entity Relationship Diagram (ERD)

(17)

4.2.2. Logical Structure Record (LRS)

Gambar IV.15 Logical Structure Record (LRS) 4.2.3. Spesifikasi File

Spesifikasi file pada sistem pendaftaran siswa baru RA Al-Falah terdiri dari beberapa file dalam sebuah database untuk memudahkan pengolahan data pada waktu pendaftaran. Adapun file yang diperlukan yaitu :

1. Spesifikasi File Petugas

Nama File : File Petugas Akronim : Petugas

Fungsi : Untuk menyimpan data petugas Tipe File : File Master

(18)

Organisasi File : Index Sequential Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang Record : 72

Kunci Field : Id_petugas Software : Xampp

Tabel IV.6 Spesifikasi File Petugas

No Elemen data Nama Field Tipe Size Ket

1. Id petugas Id_petugas varchar 8 Primary Key

2. Nama petugas Nama_petugas varchar 25

3. Alamat Alamat varchar 30

4. Jenis kelamin Jenis_kelamin varchar 9

2. Spesifikasi File Siswa

Nama File : File Siswa Akronim : Siswa

Fungsi : Untuk menyimpan data siswa Tipe File : File Master

Media : Hard Disk

Panjang Record : 100 Kunci Field : Nik_siswa Software : Xampp

(19)

Tabel IV.7 Spesifikasi File Siswa

1. Nik siswa Nik_siswa varchar 10 Primary Key 2. Nama siswa Nama_siswa varchar 25

5. Tanggal lahir Tgl_lahir Date

6. Kelas Kelas varchar 6

3. Spesifikasi File Pendaftaran

Nama File : File Pendaftaran Akronim : Pendaftaran

Fungsi : Untuk menyimpan data pendaftaran Tipe File : File Transaksi

Media : Hard Disk

Kunci Field : Kode_pendaftaran Software : Xampp

(20)

Tabel IV.8

Spesifikasi File Pendaftaran

1. Kode pendaftaran Kode_pendaftaran varchar 8 Primary Key

2. Nik siswa Nik_siswa varchar 10

3. Nama siswa Nama_siswa varchar 25

6. Jenis kelamin Jenis_kelamin varchar 9 7. Tanggal daftar Tgl_daftar Date

8. Id petugas Id_petugas varchar 5

4. Spesifikasi File Pembayaran

Nama File : File Pembayaran Akronim : Pembayaran

Fungsi : Untuk melihat data pembayaran RA Al-Falah Tipe File : File Transaksi

Media : Hard Disk

Kunci Field : Kode_pembayaran Software : Xampp

(21)

Tabel IV.9

Spesifikasi File Pembayaran

1. Kode pembayaran Kode_pendaftaran varchar 8 Primary Key

2. Id petugas Id_petugas varchar 5

3. Nik siswa Nik_siswa varchar 5

4. Kode pendaftaran Kode_pendaftaran varchar 8 5. Tanggal bayar Tanggal_bayar Date

6. Nama siswa Nama_siswa varchar 25

7. Jenis pembayaran Jenis_pembayaran varchar 15

8. Total bayar Total_bayar Number

5. Spesifikasi File Laporan Data Siswa

Nama File : File Laporan Data Siswa Akronim : Data Siswa

Fungsi : Sebagai data laporan siswa RA Al-Falah Tipe File : File Transaksi

Media : Hard Disk

Kunci Field : Nik_siswa Software : Xampp

(22)

Tabel IV.10

Spesifikasi File Laporan Data Siswa

1. Nik siswa Nik_siswa varchar 10 Primary Key 2. Nama siswa Nama_siswa varchar 25

6. Kelas Kelas varchar 6

7. Tanggal daftar Tgl_daftar Date 8. Tanggal bayar Tgl_bayar Date

9. Jenis pembayaran Jenis_pembayaran varchar 9 10. Total bayar Total_bayar Number 11. Status pembayaran Status pembayaran varchar 10

(23)

4.2.4. Class Model/ Class Diagram

Gambar IV.16 Class Diagram

(24)

4.2.5. Sequence Diagram

1. Sequence Diagram Login Siswa

4.2.6.

Gambar IV.17 Sequence Diagram Login Siswa

(25)

2. Sequence Diagram Login Petugas

Gambar IV.18 Sequence Diagram Login Petugas

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software 1. Spesifikasi Hardware

Yang dimaksud dengan perangkat keras adalah alat yang berhubungan dengan bentuk fisik yang dapat dilihat dan digenggam. Perangkat ini terdiri dari alat masukan (input), media pengolahan (process), simpanan luar dan alat keluaran (output).

(26)

Kriteria personal komputer yang dibutuhkan adalah sebagai berikut : a. Processor Intel(R) Core(TM) i-32350M CPU @ 2.30GHz 2.30 Gz b. RAM 2,00 GB

c. Hard Disk 368 GB d. Mouse Pad

e. Keyboard Standard PS/2 Keyboard f. Monitor Generic PnP Monitor

g. Koneksi internet dengan kecepatan 65.0 Mbps.

2. Spesifikasi Software

Adapun perangkat lunak (software) yang digunakan pada perancanga sistem yang diusulkan oleh penulis dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem operasi yang umum digunakan adalah Microsoft Windows

b. Aplikasi web server seperti : Xampp, MySQL, PHP, phpMyAdmin,localhost.

c. Aplikasi Web Lihatr seperti : Google Chrome, Internet Explorer, Opera Browser.

(27)

4.3. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan suatu kegiatan perencanaan guna menerapkan sistem usulan yang dimana nantinya akan dilakukan peralihan sistem yang telah berjalan kedalam sistem usulan. Jadwal implementasi berguna dalam penentuan langkah implementasi kegiatan yang digunakan pada penerapan sistem komputerisasi dalam proses pendaftaran siswa baru pada RA Al-Falah Jakarta.

Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang telah dibuat kedalam jadwal implementasi adalah sebagai berikut :

1. Persiapan Data Awal

Persiapan data meliputi pengumpulan dokumen yang ada sebagai acuan untuk pelaksanaan sistem. Waktu yang dibutuhkan untuk penyiapan data awal yaitu pada bulan pertama diminggu pertama.

2. Analisa

Analisa adalah mempelajari sistem yang berjalan beserta masalah yang dihadapi.

Tujuannya adalah mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan sehingga diharapkan sistem yang baru dapat mengurangi bahkan menghilangkan masalah-masalah yang ada. Waktu yang dibutuhkan yaitu pada bulan kedua diminggu kedua dan ke tiga.

3. Desain Sistem

Untuk dapat mendesain dan membangun sebuah sistem agar tampilan website terlihat lebih menarik ketika di kunjungi pengunjung website. Waktu yang dibutuhkan dalam pelatihan ini adalah satu minggu yaitu pada bulan pertama diminggu ke empat.

(28)

4. Desain Perangkat Lunak

Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan penjelasan tentang mendesain perangkat lunak.

Waktu yang dibutuhkan dalam pelatihan ini adalah satu minggu yaitu pada bulan kedua diminggu pertama.

5. Pembuatan & Tes Program

Di dalam pembuatan dan tes program, program dibentuk menjadi menu utama dan sub menu. Setelah pembuatan program dilakukan, maka test pada program tersebut juga dilakukan untuk meyakinkan bahwa elemen atau komponen sistem yang telah berfungsi dengan baik. Kegiatan ini dilakukan selama tiga minggu, yaitu pada bulan kedua diminggu kedua, ke tiga dan ke empat.

6. Test Sistem

Untuk melaksanakan test terhadap sistem yang diusulkan apakah sistem dapat diterapkan dengan baik dan dapat menggantikan sistem berjalan yang sudah ada. Test ini dibutuhkan waktu satu minggu, yaitu pada bulan ke tiga minggu pertama.

7. Pelatihan

Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan penjelasan tentang perangkat lunak dan cara pengoperasian sistem. Waktu yang dibutuhkan dalam pelatihan ini adalah satu minggu yaitu pada bulan ke tiga diminggu kedua.

8. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk ini bertujuan untuk mempermudah pengoperasian sistem usulan ini yang berisikan tentang tata cara pelaksanaan sistem usulan dan juga cara penggunaannya seperti pengisian data file, test sistem, peralihan sistem serta operasional dan evaluasi. Dibutuhkan waktu satu minggu, yaitu pada bulan ke tiga diminggu ke tiga.

(29)

9. Evaluasi & Operasional

Evaluasi dan operasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem baru secara penuh setelah peralihan sistem. Selama beroperasinya sistem baru ini dilakukan evaluasi selama satu minggu yaitu pada bulan ke tiga di minggu ke empat.

Untuk lebih jelas mengenai jadwal implementasi yang dibutuhkan dalam pembuatan dan penerapan sistem, dapat digambarkan dalam tabel sebagai berikut:

Tabel IV.11 Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan data awal 2 Analisa 3 Desain Sistem 4 Desain Perangkat Lunak

5

Pembuatan & Tes

Program 6 Tes Sistem 7 Pelatihan

8

Pembuatan Buku

Petunjuk 9 Evaluasi & Operasional