Manage Operation Berbasis COBIT 5 Delivery, Service and Support 01 (DSS-01)

(1)

1

Dokumen Tata Kelola Teknologi Informasi

Manage Operation Berbasis COBIT 5 Delivery, Service and Support 01 (DSS-01)

Studi Kasus Pengelolaan Email pada LPTSI

TKTI - C

Setyaji Wahyu Baskara - 5215108701

Ira Susanti - 5215108702

Novary Pelita - 5215108703

Alvina Hendika P - 5215108704

(2)

2

Daftar Isi

Daftar Isi ... 2

Mapping of Controls ... 3

Mapping of Documents... 5

Pedoman... 6

LEMBAR PENGESAHAN PEDOMAN ... 7

PE-MO-01R00 ... 8

PE-MO-02R00 ... 9

PE-MO-03R00 ... 10

PE-MO-04R00 ... 11

PE-MO-05R00 ... 13

PE-MO-06R00 ... 14

Panduan ... 16

LEMBAR PENGESAHAN PANDUAN ... 17

PA-MO-01R00 ... 18

Rumusan Kebijakan ... 20

Prosedur ... 21

LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR ... 22

PS–MO–01R00 PEMBUATAN EMAIL ... 23

PS–MO–02R00 PENAMBAHAN EMAIL ... 25

PS–MO–03R00 PENGHAPUSAN EMAIL ... 27

PS–MO–04R00 PERUBAHAN EMAIL ... 30

PS–MO–05R00 AUDIT PEMENUHAN KEBUTUHAN OLEH PROVIDER TI (GOOGLE) ... 33

Formulir ... 36

LEMBAR PENGESAHAN FORMULIR ... 37

FM-MO-01R00 FORMULIR PENDAFTARAN PEMBUATAN EMAIL ... 38

FM-MO-02R00 FORMULIR REVISI EMAIL ... 39

FM-MO-03R00 FORMULIR PENGHAPUSAN E-MAIL MAHASISWA ... 40

FM-MO-04R00 JADWAL AUDIT INDEPENDEN ... 41

FM-MO-05R00 HASIL AUDIT INDEPENDEN ... 42

(3)

3

Mapping of Controls

KM P ID

Key Managemen

t Practice (KMP)

Activities

ID Activities Kebijakan Prosedur Sub-

Prosedur DSS

01.0 1

Melaksanaka n Prosedur Operasional

DSS01.01 -1

Mengembangkan dan memelihara prosedur operasional dan aktivitas terkait untuk mendukung layanan yang diberikan

Kebijakan Prosedur Operasional

Prosedur Mengelola Aktivitas Operasional

Mempersiapk an Prosedur Operasional

DSS01.01

-2

Memelihara jadwal dari aktivitas operasional, melaksanakan aktivitas dan mengatur performa dan pelaksanaan dari aktivitas yang telah dijadwalkan

Menjadwalka n Aktivitas Operasional

DSS01.01

-3

Memverifikasi bahwa semua data yang diperlukan untuk diproses telah diterima dan diproses secara lengkap, akurat dan tepat waktu. Menyalurkan output sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mendukung kebutuhan perulangan dan pemrosesan ulang. Memastikan bahwa user menerima output yang benar dengan aman dan tepat waktu

DSS01.01

-5

Menjadwalkan, mengambil dan membackup log sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan

Menduplikasi (Back-up) Log DSS01.01

-4

Memastikan bahwa standar keamanan sesuai dan memenuhi tujuan perusahaan, peraturan keamanan perusahaan dan kebutuhan regulasi

Prosedur Memonitor Keamanan

DSS

01.0 2

Mengelola Layanan TI (outsource)

DSS01.02 -1

Memastikan bahwa kebutuhan perusahaan untuk proses keamanan informasi sesuai dengan kontrak dan SLA dengan pihak ketiga dari pemberi layanan hosting atau provider

Kebijakan Pengelolaan

Layanan TI (Outsource)

Prosedur Evaluasi Kontrak (Outsource)

(4)

4

DSS01.02

-2

Memastikan bahwa operasional bisnis perusahaan dan kebutuhan proses IT dan prioritas dari pemberian layanan sudah sesuai dengan kontrak dan SLA dengan pihak ketiga dari pemberi layanan hosting atau provider

DSS01.02 -3

Mengintegrasikan proses manajemen internal IT yang kritis dengan provider layanan outsource, mengcover performa dan perencanaan kapasitas, manajemen perubahan, manajemen konfigurasi, manajemen permintaan layanan dan insiden, manajemen masalah, manajemen keamanan, keberlanjutan bisnis, dan proses monitoring dari performa proses dan pelaporan

Prosedur Memonitor Layanan TI (Outsource)

DSS01.02 -4

Merencanakan audit independen dan jaminan dari lingkungan operasional dari provider outsource untuk memastikan bahwa kebutuhan yang telah disepakati telah disalurkan semuanya

Prosedur Merencanak an Audit

(5)

5

Mapping of Documents

ID Prosedur Nama Prosedur ID Formulir Nama Formulir

PS–MO–01R00 Pembuatan Email

PS–MO–02R00 Penambahan Email FM-MO-01R00 Formulir Pendaftaran Pembuatan Email PS–MO–03R00 Penghapusan Email FM-MO-03R00 Formulir Penghapusan Email

Mahasiswa

PS–MO–04R00 Perubahan Email FM-MO-02R00 Formulir Revisi Email PS–MO–05R00 Audit Pemenuhan Kebutuhan oleh

Provider TI

FM-MO-04R00 Formulir Jadwal Audit Independen

FM-MO-05R00 Formulir Hasil Audit Independen

(6)

6

Pedoman

(7)

7

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN PEDOMAN

Judul :

PEDOMAN MENGELOLA OPERASIONAL EMAIL

No. Dokumen :

LP-MO-01R00

Revisi : 00

Dibuat Oleh Disahkan Oleh

Manajemen Representatif Kepala Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Informasi Tanggal : ….. Tanggal : ….

(8)

8 LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM

INFORMASI

PE-MO-01R00 PENDAHULUAN

No. Revisi Tanggal Terbit Halaman

PEDOMAN PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi kian hari kian berkembang pesat. Hal tersebut memberi kemudahan bagi manusia dalam melakukan aktivitasnya. Proses bisnis yang dijalankan oleh perusahaan pun tidak terlepas dari peran suatu teknologi untuk melancarkan proses pengelolaan yang telah dirancang dan diputuskan. Pengelolaan prosedur operasional juga sangat berpengaruh pada kelancaran aktivitas dalam proses bisnis.

Salah satu lembaga teknologi yang bergerak dibidang pendidikan adalah BTSI yang kini sudah berubah nama menjadi LPTSI berdasarkan Permendikbud No. 86, Tahun 2013 tentang OTK ITS. LPTSI mempunyai tugas melaksanakan, mengkoordinasi, memonitor dan mengevaluasi kegiatan penelitian dan pengembangan teknologi dan sistem informasi.

Dalam melaksanakan tugasnya, LPTSI menyelenggarakan fungsi sebagai berikut :

 Penyusunan rencana, program dan anggaran Lembaga;

 Pelaksanaan penelitian dan pengembangan teknologi dan sistem informasi;

 Pelaksanaan penjaminan keamanan sistem informasi;

 Pelaksanaan peningkatan kemampuan dan kopetensi tenaga kependidikan di bidang teknologi dan sistem informasi;

 Pengelolaan sistem informasi berbasis web;

 Pelaksanaan pemberian layanan jasa dibidang teknologi dan sistem informasi;

 Pelaksanaan koordinasi dan kerjasama antar institusi berbasis teknologi dan sistem informasi;

 Pelaksanaan monitoring dan evaluasi pengembangan teknologi dan sistem informasi;

dan

 Pelaksanaan urusan administrasi Lembaga

Dalam melaksanakan tugasnya LPTSI membutuhkan pengaturan untuk mengatur prosedur operasional yang berlaku yang bertujuan untuk memberikan layanan dan kegiatan pemantauan yang dibutuhkan.

Adanya dokumen tata kelola yang dipetakan kedalam kondisi saat ini LPTSI diharapkan dalam mengatur prosedur operasional dalam setiap proses yang dilakukan dengan baik.

(9)

INFORMASI

PE-MO-02R00 DASAR dan ACUAN

PEDOMAN DASAR

Peraturan Pemerintah RI Nomor 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi Dan Pengelolaan Perguruan Tinggi

ACUAN

1 COBIT 5 : DSSO1.01, DSSO1,02 TUJUAN

Dalam mencapai visi dan misi Jurusan informasi harus memiliki tujuan dalam mencapai hal tersebut. Tujuan berdasarkan manage operation dapat didasarkan pada COBIT 5 antara lain :

Nomor Tujuan Indikator

01 Menyelaraskan penyampaian layanan TI dengan kebutuhan bisnis

- Alumni ITS tidak mempunyai akses ke email dengan domain ITS

- Masalah mahasiswa ITS mengenai email dengan domain ITS

terselesaikan

- Mahasiswa mendapatkan email dengan domain ITS

- Seluruh kebutuhan yang disepakati telah tercapai sesuai perjanjian tingkat layanan.

(10)

INFORMASI

PE-MO-03R00 TUJUAN

PEDOMAN TUJUAN

Dalam mencapai visi dan misi Jurusan informasi harus memiliki tujuan dalam mencapai hal tersebut. Tujuan berdasarkan manage operation dapat didasarkan pada COBIT 5 antara lain :

Nomor Tujuan Indikator

Menyelaraskan penyampaian layanan TI dengan kebutuhan bisnis

- Alumni ITS tidak mempunyai akses ke email dengan domain ITS

- Masalah mahasiswa ITS mengenai email dengan domain ITS

terselesaikan

- Mahasiswa mendapatkan email dengan domain ITS

- Seluruh kebutuhan yang disepakati telah tercapai sesuai perjanjian tingkat layanan.

(11)

INFORMASI

PE-MO-04R00 RUANG LINGKUP

PEDOMAN RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dalam pedoman tata kelola ini dibuat berdasarkan COBIT 5 dimana menjelaskan tentang manage operation dan service operation. Framework tersebut dapat menunjang pengelolaan layanan pada Jurusan Sistem Informasi. Berikut paparan ruang lingkup yang sesuai dengan COBIT 5-DSS01:

Kode Management Practice Activities

DSS01.01 Perform operational procedures 1 Mengembangkan dan mempertahankan prosedur operasional dan kegiatan terkait mendukung semua layanan sistem Jurusan Sistem Informasi berikan 2 Mempertahankan jadwal kegiatan

operasional, melakukan kegiatan dan mengelola kinerja dan kegiatan yang dijadwalkan oleh Kepala Jurusan Sistem Informasi

3 Melakukan verifikasi data untuk proses penerimaan dan kelengkapan proses sesuai dengan kebutuhan pengolahan. Serta memastikan bahwa user menrima hasil/output yang tepat dengan cara yang aman dan tepat waktu

4 Terdapat jadwal dalam backup data sesuai dengan kebijaka Kepala Jurisan Sistem Informasi dan prosedur yang telah ditetapkan 5 Memastikan ketersediaan sistem

layanan Jurusan Ssitem Informasi dalam hal keamanan untuk penerimaan, proses, pembagian, penyimpanan dan ouput dari data Jurusan Sistem Informasi sesuai

(12)

12 dengan kebijakan dan regulatory

requirements.

DSS01.02 Manage outsourced IT service 1 Jurusan Sistem Informasi

memastikan kebutuhannya dalam hal keamanan proses dalam accordance dengan kontrak dan SLA dengan 3 bagian hosting atau layanan providing

2 Jurusan Sistem Informasi memastikan bisnis operasional jurusan dan ebutuhan proses sistem dan prioritas untuk layanan dalam akordinasi dengan kontrak dan SLA dengan 3 bagian hosting atau layanan providing.

3 Pengelolaan sistem integrasi sistem Jurusan Sistem Informasi sesuai kinerja dan kapasitas perencanaan, pengubahan pengelolaan, konfigurasi majemen, permintaan layanan dan pengelolaan insiden, permasalahan manajemen, pengelolaan keamanan, kelanjutan bisnis dan pemantauan kinerj aproses dan laporan. Integrasi tersebut semuanya belum bisa dikategorikan sukses karena masih terdapat faktor internal dan eksternal dalam pencapaiannya.

4 Jurusan Sistem Informasi melakukan perencanaan audit dan jaminan dari operasional lingkungan

(13)

INFORMASI

PE-MO-05R00 ISTILAH dan DEFINISI

PEDOMAN ISTILAH dan DEFINISI

ISTILAH DEFINISI

KTL Ketua LPTSI

KSB Kasubbag Umum LPTSI

KPPLT Koordinator Pusat Pengelolaan dan Layanan TIK KPPSI Koordinator Pusat Pengembangan SI

KPIKI Koordinator Pusat Infrastruktur dan Keamanan Informasi

MHS Mahasiswa

BAAK Bagian

ADM Admin LPTSI

(14)

INFORMASI

PE-MO-06R00 PROSES BISNIS

PEDOMAN PROSES BISNIS

(15)

15 STRUKTUR ORGANISASI

(16)

16

Panduan

(17)

17

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN PANDUAN

Judul :

PANDUAN MENGELOLA OPERASIONAL EMAIL

No. Dokumen :

LP-MO-02R00

Revisi : 00

(18)

INFORMASI

PA-MO-01R00 MANAJEMEN OPERASIONAL

PANDUAN

DISKRIPSI PROSES

Panduan ini berguna dalam melakukan proses-proses yang akan terdiri dari beberapa aktivitas.

Proses sesuai dengan DSS01 Manage Operation yang perlu diterapkan pada Jurusan Sistem Informasi yang bertujuan untuk mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan dan prosedur operasional yang dibutuhkan untuk memberikan layanan internal dan eksternal termasuk eksekusi yang telah ditetapkan prosedur operasi standard an kegiatan monitoring yang diperlukan. Serta operasional pada hasil layanan TI seprti yang direncanakan.

MAKSUD PROSES

Memeberikan hasil layanan opersional TI sesuai yang direncanakan oleh Jurusan Sistem Informasi

TUJUAN DAN INDIKATOR KINERJA

Tujuan Indikator

Kegiatan operasional dilakukan sesuai kebiutuhan jadwal

- Nomor dari non-standar operasional prosedur yang dieksekusi

- Nomor penyebab insiden dari permasalahan operasional Memantau operasional, diukur,

dilaporkan dan direhabilitasi

- Rasio dari perbandingan kejadian untuk nomor dari insiden

- Prosentasi dari tipe kejadaian operasional yang kritis dari Automatic Detection Systems.

(19)

19 PRAKTIK KUNCI

(Bagian ini berisi tentang pemetaan RACI sesuai dengan istilah dan definisi pada pedoman yang sebelumnya dibuat)

Praktek

Manajemen Kunci

KTL KSB KPPL T

KPPS I

KPI KI

BAAK ADM

DSS01.01 Melaksanakan Prosedur Operasional

C A A R R I R

DSS01.02 Mengelola Layanan TI (Outsource)

C A A R I I R

(20)

20

Rumusan Kebijakan

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

RUMUSAN KEBIJAKAN

Berikut adalah saran pada LPTSI dalam membuat kebijakan terkait dengan aktifitas manajemen operasional pada pengelolaan email. Saran ini masih bersifat garis besar yang kemudian diharapkan dapat dijelaskan secara lebih mendetail sesuai dengan kondisi dan keadaan LPTSI saat prosedur ini digunakan.

1. Mengembangkan dan memelihara prosedur operasional dan aktivitas terkait untuk mendukung layanan yang diberikan. (DSS01.01-Aktivitas 1)

1.1. Pengembangan prosedur operasional dan aktivitas terkait untuk mendukung layanan yang diberikan harus dibuat berdasarkan kebutuhan organisasi dan audit yang pernah dilakukan sebelumnya

1.2. Pemeliharaan prosedur operasional dan aktivitas terkait untuk mendukung layanan yang diberikan harus dibuat berdasarkan kebutuhan organisasi dan audit yang pernah dilakukan sebelumnya

1.3. Peraturan mengenai pengembangan dan pemeliharaan prosedur operasional dan aktivitas terkait dibuat sesuai peraturan yang ada pada perusahaan

1.4. Pengembangan dan pemeliharaan prosedur operasional harus memiliki persetujuan dari pihak manajemen eksekutif perusahaan

2. Memelihara jadwal dari aktivitas operasional, melaksanakan aktivitas dan mengatur performa dan pelaksanaan dari aktivitas yang telah dijadwalkan. (DSS01.01-Aktivitas 2)

2.1. Jadwal dari aktivitas operasional harus dibuat terlebih dahulu dan disetujui oleh penanggung jawab perusahaan

2.2. Pemeliharaan jadwal operasional harus sesuai dengan prosedur yang dimiliki oleh perusahaan

2.3. Pelaksanaan aktivitas dan persetujuan performa aktivitas yang telah dijadwalkan harus sesuai dengan penjadwalan sebelumnya yang telah disepakati

(21)

21

Prosedur

(22)

22

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN PROSEDUR

Judul :

PROSEDUR MENGELOLA OPERASIONAL EMAIL

No. Dokumen :

LP-MO-03R00

Revisi : 00

(23)

23

Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Informasi

PS–MO–01R00 PEMBUATAN EMAIL

No. Revisi Tanggal Terbit Halaman PROSEDUR

DESKRIPSI

Mengatur proses pembuatan email untuk mahasiswa di semua jurusan Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

STANDAR YANG BERLAKU

COBIT 5 : DSS01.01 Perform operational procedures INDIKATOR KINERJA

Mahasiswa mendapatkan email dengan domain ITS AKTIVITAS

ALUR PROSEDUR

PELAKSANA

DOKUMEN TERKAIT MAHASISWA ADMIN

LPTSI

BAAK Meminta

dokumen / tanda sebagai

mahasiswa aktif Memberikan KTM sebagai tanda mahasiswa aktif

Melakukan pendaftaran di webmail ITS Mengisi data yang diperlukan dalam proses pendaftaran Menunggu konfirmasi

(24)

24 Melakukan

konfirmasi

pendaftaran email Memperoleh email ITS

MASUKAN No

Sumber

Masukan Jenis Masukan

Nomor & Nama Dokumen

1 BAAK Dokumen mahasiswa aktif

2 Mahasiswa Dokumen data diri mahasiswa

KELUARAN

No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor & Nama Dokumen 1 Admin LPTSI Dokumen data diri

mahasiswa

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN - Kertas dan alat tulis

- Perangkat PC / laptop

(25)

25 Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem Informasi

PS–MO–02R00 PENAMBAHAN EMAIL

No. Revisi Tanggal Terbit Halaman PROSEDUR

DESKRIPSI

Mengatur proses pembuatan email untuk mahasiswa di semua jurusan Institut Teknologi Sepuluh Nopember dengan melakukan pendaftaran melalui admin, misalnya saja untuk mahasiswa program kerjasama yang ingin memiliki hak akses yang sama untuk mendapatkan email berdomain ITS atau mahasiswa ITS yang membuat email di pertengahan semester.

COBIT 5 : DSS01.01 Perform operational procedures INDIKATOR KINERJA

Mahasiswa mendapatkan email dengan domain ITS AKTIVITAS

ALUR PROSEDUR

PELAKSANA

DOKUMEN TERKAIT MAHASISWA ADMIN

LPTSI

BAAK

Meminta

dokumen / tanda sebagai

mahasiswa aktif Memberikan KTM sebagai tanda mahasiswa aktif

Melakukan pendaftaran email melalui admin

Formulir pendaftaran pembuatan email Mengisi data

yang diperlukan dalam proses pendaftaran Melakukan konfirmasi ke

(26)

26 mahasiswa

bahwa email telah dibuat Memperoleh email ITS Menyerahkan data mahasiswa yang baru membuat email

ke Kepala LPTSI

MASUKAN No

Sumber

Masukan Jenis Masukan

Nomor & Nama Dokumen

1 Mahasiswa Dokumen data diri mahasiswa

KELUARAN

No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor & Nama Dokumen 1 Mahasiswa Formulir pendaftaran

pembuatan email

FM-MO-01R00 Formulir Pendaftaran Pembuatan Email 2 Kepala LPTSI Dokumen data mahasiswa

pemilik email baru

PERALATAN DAN PERLENGKAPAN - Kertas dan alat tulis

- Perangkat PC / laptop FILE TERKAIT

No Judul File Nama File

1 Formulir pendaftaran pembuatan email

FM-MO-01R00

Formulir Pendaftaran Pembuatan Email

(27)

INFORMASI

PS–MO–03R00 PENGHAPUSAN EMAIL

No. Revisi Tanggal Terbit Halaman

PROSEDUR DESKRIPSI

Mengatur tentang proses penghapusan email bagi alumni mahasiswa ITS dengan tujuan agar alumni tidak bisa menggunakan email dengan domain ITS untuk keperluan diluar aktivitas perkuliahan.

STANDAR YANG BERLAKU COBIT 5 : DSS01.01

INDIKATOR KERJA

Alumni ITS tidak mempunyai akses ke email dengan domain ITS AKTIVITAS

Pendataan alumni mahasiswa ITS ALUR PROSEDUR

PELAKSANA

DOKUMEN TERKAIT Petugas

BAAK

Kepala LPTSI

Admin LPTSI Petugas BAAK

membuat daftar alumni baru mahasiswa ITS Petugas BAAK mengirim surat untuk penghapusan hak akses email ke Kepala LPTSI

(28)

28 Petugas BAAK

mengirim daftar alumni baru mahasiswa ITS Kepala LPTSI mengirim daftar alumni baru mahasiswa ITS ke admin LPTSI Admin LPTSI melakukan penghapusan hak akses email kepada alumni baru

mahasiswa ITS

Formulir penghapusan email

mahasiswa

Admin LPTSI membuat daftar nama alumni yang sudah tidak

memiliki hak akses email ITS

MASUKAN

Masukan-masukan yang digunakan dalam prosedur ini antara lain:

NO SUMBER MASUKAN JENIS MASUKAN

NOMOR &

NAMA DOKUMEN

1. BAAK Dokumen nama alumni

mahasiswa ITS

(29)

29 KELUARAN

Luaran yang didaptkan dari prosedur ini yaitu:

NO TUJUAN KELUARAN JENIS KELUARAN NOMOR & NAMA DOKUMEN

1.

Kepala LPTSI Formulir pengahpusan email mahasiswa

FM-MO-03R00 FORMULIR PENGHAPUSAN E-MAIL

MAHASISWA 2. Kepala LPTSI Dokumen mahasiswa

tidak aktif email

PERLATAN DAN PERLENGKAPAN - Kertas dan alat tulis

- PC dan Laptop

FILE TERKAIT

NO JUDUL FILE NAMA FILE

1 Formulir Penghapusan hak akses email alumni

FM-MO-03R00 FORMULIR PENGHAPUSAN E-MAIL MAHASISWA

(30)

INFORMASI

PS–MO–04R00 PERUBAHAN EMAIL

No. Revisi Tanggal Terbit Halaman

Mengatur tentang proses perubahan email bagi mahasiswa ITS yang mempunyai masalah dengan akun emailnya seperti lupa password dll.

STANDAR YANG BERLAKU COBIT 5 : DSS01.01

INDIKATOR KINERJA

Masalah mahasiswa ITS mengenai email dengan domain ITS terselesaikan AKTIVITAS

Pendataan alumni mahasiswa ITS

ALUR PROSEDUR PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT Mahasiswa Admin LPTSI

Mahasiswa menyerahkan

pengajuan perubahan email

Admin LPTSI menyerahkan

formulir revisi email mahasiswa

Formulir revisi email

Mahasiswa mengisi formulir revisi email mahasiswa

(31)

31 Mahasiswa

menyerahkan

formulir revisi email mahasiswa ke admin LPTSI

Admin LPTSI

melakukan perubahan email

Admin LPTSI membuat laporan revisi email mahasiswa

MASUKAN

Masukan-masukan yang digunakan dalam prosedur ini antara lain:

NO SUMBER MASUKAN JENIS MASUKAN NOMOR & NAMA

DOKUMEN

1.

Mahasiswa Formulir Revisi Email FM-MO-01R00 FORMULIR PENDAFTARAN PEMBUATAN EMAIL

KELUARAN

Luaran yang didaptkan dari proswdur ini yaitu:

NO TUJUAN KELUARAN JENIS KELUARAN

NOMOR &

NAMA DOKUMEN 1. Kepala LPTSI Dokumen Revisi Email

Mahasiswa

(32)

32 PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

- Kertas dan alat tulis - PC dan Laptop FILE TERKAIT

NO JUDUL FILE NAMA FILE

1 Formulir Revisi Email

FM-MO-01R00 FORMULIR PENDAFTARAN PEMBUATAN EMAIL

(33)

INFORMASI PS–MO–05R00

AUDIT PEMENUHAN KEBUTUHAN OLEH PROVIDER TI (GOOGLE)

Prosedur yang ditujukan kepada auditor tentang perjanjian dengan pihak ketiga dalm konteks kerjasama pemenuhan kebutuhan. Tujuannya yaitu menilai pengendalian yang ada pada aktivitas/ operasional LPTSI, sehingga bila resiko teridentifikasi, maka auditor dapat menentukan prosedur pengendalian yang seharusnya ada untuk memastikan bahwa perjanjian tingkat layanan dapat tercapai, dan bila hal tersebut tidak tertangani dengan baik, maka auditor dapat menentukan rekomendasi yang tepat bagi manajemen dan pihak ketiga untuk mencapai kesepakatan yang telah dilakukan.

1) COBIT 5 : DSS01.02 Manage outsourced IT services INDIKATOR KINERJA

1) Seluruh kebutuhan yang disepakati telah tercapai sesuai perjanjian tingkat layanan.

AKTIVITAS

Kegiatan PELAKSANA DOKUMEN

TERKAIT LPTSI AUDITOR

Auditor harus

memahami SLA antara LPTSI dan Google Mengkaji kebijakan, praktik, dan perjanjian dgn pihak ketiga Memahami aspek dan perjanjian dengan mengkaji pengendalian umum

(34)

34 Melakukan pengujian

analitis

Melakukan evaluasi hasil pengujian Menentukan tingkat keandalan pengendalian Mempertimbangkan resiko bawaan Evaluasi hasil dan keluaran laporan auditor Membuat laporan audit

MASUKAN

No Sumber Masukan

Jenis Masukan Nomor &

Nama Dokumen

1 Koord. Pusat Pengembangan SI

OLA Dokumen OLA

2 Kassubag Umum SOP Dokumen SOP

3 Koord. Pusat Pengelolaan dan Layanan TIK

SLA Dokumen SLA

(35)

35 KELUARAN

No Tujuan Keluaran Jenis Keluaran Nomor & Nama Dokumen 1 Koord. Pusat

Pengembangan SI

Perencanaan audit independen

Dokumen Perencanaan Audit Independen

2. Ketua LPTSI Hasil Audit FM-MO-05R00 Hasil Audit Independen

PERALATAN & PERLENGKAPAN - Kertas

- Alat tulis

- Perangkat PC

(36)

36

Formulir

(37)

37

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

LEMBAR PENGESAHAN FORMULIR

Judul :

FORMULIR MENGELOLA OPERASIONAL EMAIL

No. Dokumen :

LP-MO-04R00

Revisi : 00

(38)

38

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

FM-MO-01R00

FORMULIR PENDAFTARAN PEMBUATAN EMAIL

NO REVISI : TANGGAL TERBIT : DISETUJUI OLEH :

(_____________) FORMULIR

ID MAHASISWA

NAMA

MAHASISWA JURUSAN FAKULTAS TAHUN

ANGKATAN E-MAIL NO. TELP STAFF PELAKSANA

PARAF PELAKSANA ID 1 FORM 1 (Berisi nama

mahasiswa pendaftar e- mail)

(Berisi jurusan mahasiswa pendaftar e-mail)

(Berisi fakultas mahasiswa pendaftar e- mail)

(Berisi tahun angkatan mahasiswa)

(Berisi e- mail lain yang sudah dimiliki mahasiswa)

(Berisi nomor telp mahasiswa yang bisa dihubungi)

(Berisi nama staff yang mengerjakan)

(Berisi paraf pelaksana)

ID 2 FORM 1

(39)

39

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

FM-MO-02R00

FORMULIR REVISI EMAIL

(_____________) FORMULIR

ID MAHASISWA

NAMA MAHASISW

A

JURUSA N

FAKULTA S

E-MAIL MAHASIS

WA

NO. TELP KETERAN GAN

STAFF PELAKSANA

PARAF PELAKSAN

A ID 1 FORM 2 (Berisi nama

mahasiswa pendaftar e- mail)

(Berisi jurusan mahasiswa )

(Berisi fakultas mahasiswa)

(Berisi e- mail mahasiswa yang akan dilakukan perubahan)

(Berisi no.

telp mahasiswa )

(Berisi keterangan penyebab perubahan)

(Berisi paraf pelaksana)

ID 2 FORM 2

(40)

40

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

FM-MO-03R00

FORMULIR PENGHAPUSAN E- MAIL MAHASISWA

(_____________) FORMULIR

ID MAHA

SISW A

NAMA MAHASISW

A

JURU SAN

FAKULT AS

TAHUN ANKAT

AN

E-MAIL MAHASIS

WA

TANGGAL PENGHAPUS

AN

KETERANG AN

STAFF PELAKSAN

A

PARAF PELAKS ANA ID 1

FORM 3

(Berisi nama mahasiswa pendaftar e- mail)

(Berisi jurusan mahasi swa)

(Berisi fakultas mahasiswa )

(Berisi tahun angkatan mahasisw a)

(Berisi e- mail mahasiswa yang akan dilakukan penghapusa n)

(Berisi tanggal dilakukannya penghapusan)

(Berisi keterangan penghapusan)

(Berisi paraf pelaksana )

ID 2 FORM 3

(41)

41

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

FM-MO-04R00

JADWAL AUDIT INDEPENDEN

NO REVISI : TANGGAL TERBIT :

DISETUJUI OLEH :

(_____________) FORMULIR

ID AKTI VITAS

AUDI T

ASET YANG DIUBAH

TANG GAL PELA KSAN AAN

STAFF PELAKS

ANA

PARAF PELAKS ANA

PENANG GUNG JAWAB

PARAF PENANGGUN

G JAWAB

ID AKTIVITAS

AUDIT

ASET YANG DIUBAH

TANGG AL PELAKS

ANAAN ID 1

Form 4

(berisi informasi aset

yang diubah)

(berisi tanggal pelaksa

naan peruba

han)

(berisi nama staff

yang melaksana

kan)

(berisi paraf pelaksana)

HO (berisi paraf HO)

ID 1 Form 4 (berisi informasi aset

yang diubah)

(berisi tanggal pelaksana

an perubahan

)

ID 2 Form 4

(42)

42

LEMBAGA PENGEMBANGAN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI

FM-MO-05R00

HASIL AUDIT INDEPENDEN

(_____________) FORMULIR

ID KOMP

ONEN AUDI

T

KOMPONEN YANG DIUBAH

DESK RIPSI

WAKTU PENGERJ

AAN

MODIFIK ASI

STAFF PELAKSA

NA

PARAF PELAKSANA

ID KOMPONEN

AUDIT

KOMPONEN YANG DIUBAH

DESKRIP SI

ID 1 Form 5

(berisi informasi komponen yang diubah)

(berisi deskrip

si kompo

nen yang diubah)

(berisi waktu pengerjaan perubahan)

(berisi bagian mana saja yang telah diubah)

(berisi nama staff yang melaksanak

an)

(berisi paraf pelaksana)

ID 1 Form 5 (berisi informasi komponen yang diubah)

(berisi deskripsi kompone

n yang diubah)

ID 2 Form 5