PEDOMAN WAWANCARA Sistem Pengendalian Manajemen
Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dimana manajer dalam hal ini pimpinan gereja memastikan bahwa semua orang dalam organisasi telah mengarahkan kemampuannya dalam tanggung-jawab masing-masing untuk mencapai tujuan organisasi gereja. Sistem pengendalian manajemen diperlukan sebab di dalam organisasi terdapat tiga masalah pokok yaitu Lack of direction (kurangnya arah atau petunjuk) sehingga individu yang diberikan tugas tidak tau arah yang harus dilakukannya; motivational problems (masalah motivasi yang disebabkan karena kepentingan organisasi tidak sejalan dengan kepentingan individu); dan personel limitation (orang yang terbatas dengan kemampuan yang terbatas pula). Untuk memastikan apakah tujuan organisasi telah dicapai, maka terdapat 3 aspek penting yang berperan untuk mengendalikan organisasi, yaitu kontrol terhadap hasil (results controls), kontrol terhadap aksi (action
controls), kontrol terhadap individu dan budaya organisasi
(people/culture controls). I. Results Controls
No. Pertanyaan Defenisi/Indikator 1. Apakah GPM memiliki
pengukuran tertentu terhadap kinerja pegawai?
Pengukuran yang dimaksud adalah indikator-indikator yang digunakan sebagai ukuran yang menentukan apakah organisasi telah mencapai tujuannya berdasarkan kinerja pegawai. 2. Apakah GPM memiliki
indikator-indikator tertentu untuk mengukur tujuan organisasi pada aras klasis? 3. Apakah lembaga melakukan visitasi terhadap kinerja karyawan?
Visitasi merupakan kegiatan monitoring yang dilakukan organisasi di unit-unit kerja (jemaat) dalam rangka mengevaluasi apakah mereka mencapai tujuan organisasi atau tidak.
4. Apakah hasil visitasi tersebut ditindaklanjuti oleh pimpinan?
auditing kepada pihak pengelola keuangan?
monitoring terhadap
keuangan untuk
mengevaluasi kinerja keuangan dalam menopang pelaksanaan program.
6. Apakah ada tindak lanjut atas auditing tersebut? • Bila laporan tersebut
dinilai tidak sesuai realisasi.
• Bila pengelola keuangan mempunyai kemampuan atau pemahaman yang terbatas.
7. Apakah GPM melakukan evaluasi kepada pihak auditor & visitator?
8. Apakah terdapat pengaturan target tertentu dalam kinerja?
9. Apakah terdapat peningkatan dalam penggajian karyawan? Apa kendalanya? Apakah pengaruhnya terhadap kualitas kinerja pegawai? 10. Apakah terdapat bonus
tertentu dalam pencapaian target kerja?
11. Apakah GPM memberikan pembayaran khusus terhadap kinerja pegawai yang dianggap berprestasi? 12. Apakah GPM melakukan
promosi atas kualitas kinerja pegawainya?
13. Apakah GPM menjamin dan melakukan adanya keamanan kerja pada pegawainya?
15. Apakah gereja memberikan kebebasan, pengakuan, dan hak otonomi untuk pegawai gereja dalam bekerja?
16. Apakah pegawai bekerja tepat waktu?
Apakah pegawai
menyelesaikan pekerjaannya pada waktu yang tepat? 17. Apakah hasil pekerjaan
pegawai dapat dimengerti atau sesuai dengan yang diharapkan? Jika tidak, adakah follow-up yang diberikan bagi mereka? 18. Apakah ada komunikasi
dengan pegawai terhadap hasil kerjanya?
II. Action Controls
No. Pertanyaan Defenisi dan indikator A Behavioral Constrain Perilaku pembatasan pada
sistem khusus 1. Apakah GPM mempunyai
pembatasaan pada akses-akses tertentu yang dianggap sangat penting dalam
organisasi?
Bagaimana realisasinya: • Dijalankan dengan baik
oleh stakeholder yang berkaitan.
• Pernah dilanggar. • Adakah tindakan GPM
terhadap pelanggaran tersebut.
Contoh: dokumen—dokumen rahasia, password pada computer.
Terdapat pembatasan pada akses-akses yang dianggap sangat penting & menentukan dalam organisasi.
Realisasi harus berjalan sesuai ketentuan.
2. Apakah terdapat batasan tertentu dalam wewenang atau otoritas pengambilan keputusan?
Terdapat batasan tertentu dalam otoritas pengambilan keputusan.
3. Apakah terdapat batasan tertentu dalam wewenang atau otoritas pemberian tugas di GPM?
B Preaction Reviews 1. Pernakah GPM melibatkan
pegawai organisasi dalam mengkomunikasikan apa yang diinginkan oleh
organisasi dari mereka, dan apa yang pegawai harapkan dari organisasi gereja? Apa respon mereka? Apakah respon mereka mempengaruhi kinerja (pegawai merasa dihargai, bekerja dengan giat, & tepat sasaran)?
Melibatkan pegawai dalam mengkomunikasikan apa yang diinginkan, baik yang diinginkan pegawai maupun organisasi, membantu meringankan kurangnya arah.
2. Apakah lembaga telah melibatkan pegawai dalam hal membuat perencanaan & penganggaran, penyusunan proposal pengeluaran, atau anggaran atas rencana aksi? 3. Apakah ada kegiatan
sosialisasi dan pelatihan untuk sistem RENSTRA yang digunakan GPM?
4. Sejauh mana monitoring lembaga terhadap RENSTRA yang dijalankan di jemaat-jemaat?
5. Apakah ada evaluasi dan tindak lanjut terhadap proses pelatihan dan implementasi di jemaat?
6. Bagaimana peranan RENSTRA dalam mengukur akifitas organisasi? Pada aspek-aspek apa saja RENSTRA dinilai sangat bermanfaat?
7. Apakah Indikator-indikator yang dirumuskan dalam RENSTRA dinilai maksimal dalam mengukur tujuan organisasi gereja?
RENSTRA untuk mengukur tujuan organisasi gereja?
C Action Accountability
Melibatkan pegawai yang bertanggung jawab terhadap tindakan yang dilakukan pegawai.
1. Apakah lembaga memiliki job description kepada pegawai. Apakah telah
disosialisasikan?
Apakah pegawai memahami job description mereka?
• Komunikasi job description kepada pegawai.
• Sosialisasi job derscription • pegawai bekerja sesuai job
description 2. Apakah lembaga memiliki
aturan kerja? Apakah pegawai
menggunakan aturan itu dalam bekerja?
Jika tidak, atau belum maksimal bisakah anda memberikan penjelasan?
Adanya penggunaan aturan kerja secara efektif mendukung jalannya pekerjaan dengan baik sesuai prosedur.
3. Apakah lembaga memiliki kebijakan & prosedur kerja? Apakah pegawai bekerja sesuai panduan kerja yang ada?
Penggunaan kebijakan & prosedur kerja.
4. Apakah lembaga melakukan pemeriksaan terhadap bukti kerja seperti laporan
kegiatan, atau biaya dokumentasi auditor, terutama auditor internal?
Terdapat pemeriksaan bukti-bukti kerja, auditor, dsb.
5. Apakah GPM memeriksa bukti kerja?
Apakah bukti yang ada sesuai dengan standar pelaksanaan kegiatan atau tindakan yang dilakukan?
Bukti harus sesuai dengan standar pelaksanaan kegiatan atau tindakan.
6. Apakah lembaga pernah melakukan penyamaran untuk mengetahui kinerja pegawai?
Penyamaran dilakukan dalam memonitoring kinerja karyawan
7. Apakah kegiatan monitoring terhadap kinerja pegawai dilakukan secara berkala? Dalam 1 periode terdapat
berapa kali kegiatan
monitoring yang dilakukan?
kinerjanya sesuai panduan kerja yang diberikan. 8. Apakah lembaga memiliki
ketentuan kontrak dengan pegawai?
Kontrak adalah
persetujuan kerja yang ditandatangani oleh perusahaan & perusahaan. 9. Apakah pegawai
bertanggung-jawab sesuai kontrak yang disepakati?
10. Apakah ada kode etik atau kebijakan lain yang mengatur tentang perilaku stakeholder pada GPM dalam bekerja?
Kode etik organisasi adalah seperangkat peraturan yang mengatur perilaku orang-orang dalam organisasi.
11. Apakah kode etik itu komprehensif & mencakup hal-hal pertentangan kepentingan & pembayaran yang ilegal atau tidak benar? 12. Apakah kode etik itu
dipahami oleh seluruh stakeholder gereja? 13. Apakah stakeholder
memahami apa yang harus mereka lakukan jika dihadapkan pada perilaku yang tidak benar?
14. Apakah stakeholder waspada & menyadari tentang apa yang benar?
15. Apakah komitmen atas integritas & etis
dikomunikasikan ke seluruh organisasi dalam perkataan & perbuatan.
16. Apakah stakeholder merasakan tekanan untuk melakukan yang benar? 17. Apakah pimpinan atau
stakeholder pernah
melakukan tindakan tidak etis atau tidak benar. 18. Bagaimana tindakan
19. Apakah stakeholder percaya bahwa apabila ia tertangkap melakukan pelanggaran ia akan terkena
konsekuensinya? 20. Apakah penyimpangan
terhadap kebijakan & standar prosedur akan diinvestigasi 21. Apakah gereja mempunyai
mekanisme pemberian reward dan punishment kepada karyawan? Apakah terdapat kriteria-kriteria tertentu tertentu dalam pemberiannya? Sejauh mana pelaksanaannya?
Reward adalah
penghargaan atas kinerja karyawan. Punishment adalah konsekuensi jika karyawan melanggar aturan organisasi. Seperti hukuman, tidakan disiplin dan sejenisnya.
22. Apakah dalam pemberian rewards dan punishments pernah terjadi
penyimpangan?
Contoh : pilih kasih
D. Redundancy
Menambahkan karyawan atau mesin untuk tugas tertentu yang dianggap sangat penting.
1. Apakah lembaga pernah menugaskan lebih dari satu atau memiliki karyawan cadangan untuk suatu tugas penting dan rahasia?
2. Apakah lembaga pernah memback-up karyawaan tertentu dalam
penugasannya?
3. Apakah lembaga melakukan pembackupan pada fasilitas penting yang digunakan untuk menyimpan kerahasiaan lembaga?
Contoh: computer, lemari, brangkas, dll yang dilengkapi dengan kunci atau kode rahasia.
4. Apakah terdapat pemisahan akses surat berharga pada penataan administrasi? 5. Apakah lembaga melakukan
pra-penetapan kebijakan atas rewards dan punishments? 7. Apakah gereja melakukan
out-sourching terhadap tugas tertentu yang dianggap penting dan mesti professional?
Contohnya: untuk auditing (verivikasi), untuk tugas pengelolaan keuangan, dll.
III.a. Personel Controls
No. Pertanyaan Defenisi/Indikator 1. Apakah pegawai menyadari
dan mengetahui skillnya dalam mengerjakan pekerjaan/ tugasnya?
Skill adalah keahlian atau kemampuan individu dalam menangani tugas yang adalah pekerjaannya.
2. Apakah pegawai mengenal kemampuan dirinya dalam menangani tugas yang diberikan organisasi?
3. Apakah pegawai telah membuka diri untuk menerima kritikan dan bimbingan untuk mengerjakan tugas yang diberikan?
4. Apakh pegawai memiliki motivasi intrinsik dalam bekerja? Apakah motivasi itu sesuai dengan apa yang diharapkan organisasi darinya? Pernahkah terjadi ketidakcocokan (motivasi karyawan berbeda dengan harapan organisasi)?
Bagaimana sikap karyawan terhadap hal ini? apakah karyawan dalam situasi ini bekerja profesional?
Motivasi intrinsik yang dimaksudkan adalah motivasi individu.
5. Apakah pegawai organisasi memiliki etika dan moralitas yang baik di dalam bekerja? 6. Ketika proses recruitment,
apakah aspek etika dan moralitas adalah salah satu
syarat dalam recruitment? 7. Apakah pegawai dapat
dipercaya untuk mengerjakan tugasnya?
Apakah pegawai
mempercayai dirinya dalam bekerja?
8. Dalam team work, apakah pegawai mampu bekerja sama dan mempercayai kemampuan patnernya dalam melakukan tugas? 9. Di dalam team work, apakah
sesama pegawai
memonitoring dirinya dan patnernya? Apakah pegawai dapat terbuka menerima kritikan dan masukan patnernya? Apakah ketika terjadi selang pendapat karyawan tetap loyal dan profesional dalm melakukan tugas, ataukah karyawan mogok kerja?
Team work adalah team yang dibentuk untuk menangani tugas tertentu.
10. Apakah para pegawai GPM setia melaksanakan tugas organisasi?
11. Dalam situasi tertentu, misalnya pegawai tidak diberikan insentif untuk pekerjaannya, apakah mereka tetap loyal bekerja? 12. Ketika terjadi benturan
motivasi antara pegawai dengan harapan organisasi darinya, apakah pegawai tetap setia bekerja?
13. Ketika terjadi peristiwa yang tidak mengenakkan dalam bekerja (benturan-benturan kepentingan) apakah pegawai loyal dalam mengerjakan tugasnya?
telah sesuai dengan skillnya? 15. Jika dalam pemberian tugas terjadi ketidaksesuaian antara job dengan skill, apakah yang dilakukan pegawai? Apakah ia terbuka untuk belajar dan mendengar instruksi dari atasan?
16. Apakah sumber daya yang dibutuhkan (skill) semua pegawai telah sesuai dengan pekerjaan atau tugasnya? 17. Apakah ada tindak lanjut
dari lembaga untuk menghadapi keterbatasan sumber daya manusia? 18. Apakah dalam melakukan
fungsi-fungsi khusus (pengelolan keuangan, auditing, pengelolan administrasi) GPM terbuka terhadap outsourcing?
III.b. Cultural Controls
No. Pertanyaan Defenisi/Indikator 1. Apakah GPM memiliki
aturan-aturan organisasi? Apakah stakeholder organisasi telah mampu melakukan tradisi dan berpegang teguh pada aturan-aturan dalam kerja organisasi?
Aturan-aturan adalah seperangkat tulisan yang memuat semua jenis intruksi dan pengendalian, termasuk didalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. 2. Apakah lembaga memiliki
norma tertentu dalam kerja organisasi?
3. Apakah lembaga memiliki kredo organisasi? Apakah stakeholder telah berpegang teguh pada kredo tersebut dalam bekerja?
&misi organisasi?
5. Apakah seluruh stakeholder organisasi telah memahami visi & misi GPM? Apakah telah dilakukan sosialisasinya kepada seluruh stakeholder?
6. Apakah GPM telah membuat indicator-indikator dalam pencapaian visi & misi organisasi?
7. Apakah GPM memiliki filosofi organisasi?
Apakah filosofi ini telah disosialisasikan kepada seluruh stakeholder dan dijiwai dalm kerja mereka? Jika belum, apakah kendalanya?
Apakah terdapat langkah-langkah khusus langkah-langkah khusus untuk menangani kendala tersebut?
8. Apakah pegawai GPM memiliki dedikasi terhadap kepuasan pelanggan (pelayanan jemaat)?
9. Apakah seluruh karyawan telah mendapatkan perlakuan yang adil?
10. Apakah terdapat perlakuan khusus terhadap pegawai-pegawai tertentu? Mengapa? Atas tujuan apa? Apakah tindakan ini sesuai dengan harapan organisasi atas tugasnya?
yang lain terbuka terhadap inovasi tersebut?
12. Apakah dalam proses pengambilan keputusan para pimpinan dan pegawai GPM berpatokan pada visi & misi organisasi?
13. Apakah pimpinan dan pegawai GPM memiliki kesiapan dalam pengambilan resiko tertentu? Apakah resiko tersebut sesuai dengan harapan organisasi terhadap tugas mereka? 14. Apakah terdapat komunikasi
yang terbuka antara pimpinan dan karyawan ketika terdapat kesalahan-kesalahan kerja? Apakah pimpinan atau karyawan memiliki kemauan untuk berubah? Apakah keinginan itu dipraktekkan dalam sikap individu?
15. Apakah terdapat diskusi-diskusi khusus tentang tugas organisasi antara karyawan dan atasan?
16. Apakah GPM melakukan rotasi terhadap tugas-tugas stakeholder? Apa dampaknya?
17. Apakah terdapat group rewards dalam lembaga?
Group reward adalah penghargaan yang diberikan kepada group tertentu atas prestasi mereka dalam melakukan kinerja tertentu. Contohnya bonus, pembagian keuntungan. 18. Apakah lembaga memiliki
physical arrangements
Contoh: rencana kerja, arsitektur, dekorasi khusus, cara berbicara
19. Apakah lembaga memiliki tone at the top?
konsistem dengn statement yang disampaikan.
20. Apa yang anda banggakan dari GPM?
21. Apa yang dibutuhkan untuk maju?
22. Bagaimana anda tetap keuar dari masalah?
PERATURAN PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN PEGAWAI/PELAYAN ORGANIK GPM
(DP3)
BAB I
KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan:
a. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan Pegawai/pelayan organik GPM adalah suatu daftar yang memuat Hasil Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan seorang Pegawai/Pelayan Organik GPM dalam 1 (satu) tahun yang dibuat oleh Pelayan Organik Penilai. b. Pelayan organik penilai ialah:
Pegawai/Pelayan Organik GPM dengan ketentuan secara langsung membawahi pegawai/pelayan organik GPM tersebut secara Struktural/Fungsional.
c. Atasan pelayan organik adalah atasan langsung dari pada Pelayan Organik Penilai.
Pasal 2
Tujuan dari daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan adalah
memperoleh bahan-bahan yang objektif dalam pembinaan
pegawai/pelayan organik GPM.
Pasal 3
Terhadap setiap Pegawai/Pelayan Organik GPM diadakan penilaian
BAB II
DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN (DP3)
Pasal 4
1. Hasil penilaian Pelaksanaan Pekerjaan pegawai/pelayan organik
GPM dituangkan dalam daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan. 2. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan, unsur-unsur yang dinilai
adalah:
a. Kesetiaan/pengabdian
b. Prestasi kerja
c. Tanggung jawab
d. Ketaatan
e. Kejujuran
f. Kerjasama
g. Prakarsa dan kreatifitas
h. Kehidupan moral
i. Kepemimpinan
3. Unsur kepemimpinan sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 (dua)
huruf i, hanya dinilai bagi pegawai/pelayan organik GPM yang
Pasal 5
1. Hasil Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dinyatakan dengan
sebutan dan angka-angka sebagai berikut. a. Amat baik 91 – 100
b. Baik 76 - 90
c. Cukup 61 -75
d. Sedang 51 -60
e. Kurang 50 – ke bawah
2. Pedoman dalam memberikan nilai pelaksanaan pekerjaan
pegawai/pelayan organik GPM akan diatur tersendiri lebih lanjut
oleh Badan Pekerja Harian Sinode GPM.
Pasal 6
Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan pegawai/pelayan organik
bersifat rahasia.
BAB III
PELAYAN ORGANIK PENILAI, ATASAN PELAYAN ORGANIK PENILAI,
Pasal 7
1. Pelayan organik penilai wajib melakukan penilaian pelaksanaan
pekerjaan terhadap pegawai/pelayan organik yang berada dalam
lingkungan.
2. Penilaian pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud dalam
ayat (1) dilakukan pada setiap akhir tahun.
Pasal 8
1. Pelayan organik penilai baru dapat melakukan penilaian
pelaksanan pekerjaan apabila telah membawahi pegawai/pelayan
organik GPM sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan.
2. Apabila daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan sangat
dibutuhkan untuk mutasi-mutasi kepegawaian, maka pelayan
organik penilai dapat melakukan penilaian dengan menggunakan
bahan-bahan pertimbangan yang ditinggalkan pelayan organik
yang lama.
Pasal 9
1. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan diberikan oleh pelayan
organik penilai kepada pegawai/pelyan organik yang dinilai. 2. Apabila pegawai/pelayan organik GPM yang dinilai menyatakan
keberatan atas nilai dalam daftar penilaian pelaksanaan
dengan alasan-alasan kepada atasan pelayan organik penilai
melalui hierarkhi dalam jangka waktu 10 (sepuluh) hari sejak
tanggal diterimanya daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan
tersebut.
3. Pegawai/pelayan organik GPM yang dinilai wajib mengembalikan
daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan sebagaimana dimaksud
dalam jangka waktu 10 (sepuluh) hari sejak tanggal diterimanya
daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut.
Psal 10
1. Pelayan organik penilai menyampaikan daftar penilaian
pelaksanaan pekerjaan kepda atasan pelayan organik penilai
dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Apabila tidak ada keberatan dari pegawai/pelayan organik
GPM yang dinilai Daftar Penilaian Pekerjaan tersebut
disampaikan tanpa catatan.
b. Apabila ada keberatan dari pegawai/pelayan organik GPM,
maka daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan tersebut
disampaikan dengan catatan tentang tanggapan pelayan
organik yang penilai atas keberatan yang diajukan oleh
pegawai/pelayan organik yang dinilai.
2. Atasan pelayan organik penilai memeriksa dengan seksama daftar
3. Apabila terdapat alasan yang cukup, atasan pelayan organik
penilai dapat mengadakan perubahan terhadap nilai yang
tercantum pada Daftar Penilaian pelaksanaan Pekerjaan
sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 (dua).
4. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan baru berlaku, sesudah
ada pengesahan dari atasan pelayan organik penilai.
Pasal 11
Badan Pekerja Harian Sinode GPM adalah pelayan organik penilai
yang tertinggi dalam lingkungan GPM.
BAB IV
KETENTUAN LAIN
Pasal 12
1. Daftar Penilaian Pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan
organik GPM yang diangkat menjadi Pejabat Negara dibuat oleh
pelayan organik penilai semula dengan menggunakan
bahan-bahan pertimbangan yang diberikan oleh Pimpinan Badan atau
Dewan tempat pegawai/pelayan organik GPM yang bersangkutan
menjalankan tugas sebagai pejabat Negara.
2. Khusus bagi mereka yang diangkat menjadi anggota DPRD atau
pekerjaan dilakukan oleh Badan Pekerja Harian Sinode GPM atas
usulan ketua lembaga yang bersangkutan.
Pasal 13
Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan
organik yang diperbantukan/dipekerjakan, Daftar Penilaian
Pelaksanaan pekerjaan dibuat oleh pelayan organik penilai dari
Satuan Organisasi yang memiliki pegawai/pelayan organik GPM
tersebut.
Pasal 14
Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan
organik GPM yang sedang menjalankan tugas belajar di dalam/di luar
negeri, oleh pelayan organik penilai dengan menggunakan buku
pertimbangan dari Pimpinan Perguruan Tinggi, Sekolah atau kantor
yang bersangkutan.
Pasal 15
Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan bagi pegawai/pelayan
organik GPM yang diperbantukan/dipekerjakan pada perusahaan,
organisasi profesi, Badan swasta lainnya dibuat oleh pelayan organik
penilai dengan menggunakan bahan-bahan pertimbangan pimpinan
BAB V
KETENTUAN – PENUTUP
Ketentuan-ketentuan teknis tentang pelaksanaan peraturan ini akan
diatur lebih lanjut oleh Badan Pekerja Harian Sinode GPM.
Pasal 16
Peraturan ini mulai berlaku pada waktu disahkan oleh Sidang Badan
FORMAT DAFTAR USUL KENAIKAN PANGKAT No. PEGAWAI PEJABAT YANG DIUSUL
1. Nama
No Identitas
2. Tempat dan tanggal lahir 3. Jabatan
4. L a.Pangkat
A b. Golongan ruang
M c. Terhitung mulai tanggal d. Masa kerja golongan A e. Gaji pokok
5. B a. Pangkat
A b. Golongan ruang
R c. Terhitung mulai tanggal U d. Masa Kerja Golongan
e. Gaji pokok
6. Nomor Daftar Urut Kepangkatan 7. Atasan langsung
a. Nama b. Pangkat
c. Golongan ruang d. Jabatan
8. F a. Jumlah O b. Telah diisi R c. sisa M
A S I
FORMAT DAFTAR PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
PEGAWAI/PELAYAN ORGANIK
UNIT ORGANISASI :
JANGKA WAKTU PENILAIAN :
No.
1 YANG DINILAI
a Nama
b Panngkat/golongan ruang c Jabatan
d Unit Organisasi
2 PEJABAT PENILAI
a Nama
b Pangkat/Golongan ruang c Jabatan
d Unit organisasi
3 ATASAN PENILAI
a Nama
b Pangkat/Golongan ruang c Jabatan
d Unit Organisasi
4 PENILAIAN
UNSUR YANG DINILAI
NILAI
ANGKA SEBUTAN
a. Kesetiaan/pengabdian b. Prestasi kerja
c. Tanggung jawab d. Ketaatan
e. Kejujuran f. Kerjasama
g. Prakarsa/kreatifitas
h. Kehidupan moral/spriritual i. Kepemimpinan
j. Jumlah k. Nilai rata-rata
Ambon, Tanggal……….. 6. Tanggapan pegawai penilai atas keberatan
Tanggal………. 7. Keputusan Atasan Pejabat Penilai Atas Keberatan
Tanggal………..
9. Di buat Tangggal………..
PEJABAT PENILAI
(……….)
10. Diterima Tanggal : ………...
PEGAWAI/PELAYAN ORGANIK
(……….)
11. Diterima tanggal :………. Atasan Pejabat Penilai
PERATURAN PENERIMAAN PEGAWAI ORGANIK GEREJA PROTESTAN MALUKU
BAB I
KETENTUAN UMUM Pasal 1 Yang dimaksud peraturan ini dengan:
1. MAJELIS PEKERJA HARIAN SINODE selanjutnya disingkat MPH Sinode adalah, Majelis Pelaksana Harian Pelayanan dalam Gereja Protestan Maluku.
2. PEGAWAI ORGANIK GPM adalah, aparatur penyelenggara pelayanan yang diangkat dengan Surat Keputusan Majelis Pekerja Harian Sinode GPM.
3. PENERIMAAN PEGAWAI ORGANIK GPM adalah, rangkaian kegiatan pengadaan pegawai organik GPM.
4. FORMASI PEGAWAI ORGANIK GPM adalah, jumlah dan susunan sesuai pangkat pegawai organik pada waktu tertentu berdasarkan jenis dan sifat beban kerja pelayanan.
5. PENDIDIKAN KEPENDETAAN GPM, adalah jenjang pendidikan khusus yang dilaksanakan kepada calon Pendeta GPM.
6. VIKARIS adalah, calon pendeta GPM yang ditetapkan dengan Surat Keputusan Majelis Pekerja harian Sinode GPM.
BAB II ASAS DAN TUJUAN
Pasal 2 Asas
1. Kemanfaatan yaitu penerimaan pegawai organik GPM bertujuan meningkatkan penyelenggaraan pelayanan kepada warga gereja sejalan dengan tuntutan kebutuhan akan pelayanan GPM.
2. Ketersediaan kesempatan kerja yaitu penerimaan pegawai organik GPM sedapat-dapatnya disesuaikan dengan kebutuhan kesempatan kerja pelayanan pada semua jenjang kepemimpinan gereja.
4. Transparan yaitu setiap tahapan dalam proses penerimaan pegawai organik terbuka untuk para pihak yang berkepentingan dan dapat dievaluasi.
5. Kualitas yaitu penerimaan pegawai organik GPM diperuntukan kepada kepda mereka yang memiliki kualitas intelektual dan spiritual tertentu sesuai tuntutan pelayanan GPM.
6. Objektifitas yaitu sistem penilaian yang menjadi ukuran penerimaan pegawai organik GPM sedapat-dapatnya dilaksanakan secara objektif, jujur, dan adil.
Pasal 3 Tujuan
1. Tujuan penerimaan pegawai organik GPM adalah untuk mengisi formasi.
2. Penerimaan sebagaimana dimaksud ayat satu (1) diusahakan untuk mengisi formasi yang lowong sebagai akibat dari adanya dinamika perkembangan pelayanan dan pemberhentian pegawai organik GPM sesuai ketentuan kepegawaian yang berlaku.
BAB III
PELAKSANAAN PENERIMAAN Pasal 4
Pembentukan Panitia Penerimaan
1. Penanggung jawab pelaksanaan penerimaan pegawai organik GPM adalah Majelis Pekerja Harian Sinode GPM sesuai Peraturan Pokok GPM tentang Sinode Bab III Pasal 17 butir (f).
2. Berdasarkan kewenangan sebagaimana ayat (1) Majelis Pekerja Harian Sinode dapat membentuk panitia penerimaan pegawai organik GPM untuk melaksanakan pengaturan teknis operasional penerimaan pegawai organik.
3. Kompisi panitia penerimaan pegawai organik sebagaimana ayat (2) terdiri dari:
a. Ketua dalam hal ini Kepala bagian personalia GPM.
b. Sekretaris : Salah satu kepala bagian pada sekretariat sinode GPM.
c. Bendahara : Salah satu staf bagian personalia GPM.
d. Keanggotaan : dipilih dari departemen dalam lingkup kantor sinode GPM.
4. Tugas panitia sebagaimana ayat (2) adalah:
b. Mengkoordinir dan melaksanakan kegiatan administratif penerimaan pegawai organik GPM.
c. Menyeleksi calon pegawai organik sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh Majelis Pekerja Harian Sinode.
d. Bertanggungjawab atas pelaksanaan seluruh kegiatan penerimaan pegawai organik GPM, serta melaporkan perkembangannya secara berkala, baik diminta atau tidak diminta kepada Majelis Pekerja Harian Sinode GPM.
5. Dalam melaksanakan tugasnya panitia penerimaan pegawai organik GPM berkoordinasi dengan Wakil Sekretaris Umum MPH Sinode, sesuai kewenangannya.
Pasal 5
Pengumuman Penerimaan Pegawai
1. Majelis Pekerja harian sinode atas nama Gereja Protestan Maluku mengumumkan secara terbuka kepada warga gereja tentang rencana penerimaan pegawai organik GPM, setelah mengkaji alokasi kesempatan kerja dan kemampuan pembiayaan yang dimiliki GPM.
2. Pengumuman sebagaimana ayat (1) dilakukan melalui ibadah jemaat pada jemaat-jemaat dalam wilayah Gereja Protestan Maluku serta pada kantor klasis dan kantor sinode GPM.
3. Pengumuman sebagaimana aayat (2) memuat kebutuhan pegawai organik dengan kapasitas pendidikan sesuai alokasi kesempatan kerja yang tersedia serta prosedur pendaftaran dan persyaratan pendaftaran yang harus dipenuhi.
Pasal 6
Tata Cara Pendaftaran
1. Para calon pegawai organik GPM setelah mendengar pengumuman penerimaan pegawai melakukan pendaftaran pada kantor sinode GPM pada setiap jam kerja selama waktu pelaksanaan pendaftaran yang telah diumumkan.
2. Para calon pegawai organik GPM yang mendaftar di luar batas waktu yang telah ditentukan dinyatakan gugur dan tidak diperkenankan untuk mengikuti proses penerimaan pegawai selanjutnya kecuali dengan pertimbangan MPH sinode mengingat luasnya wilayah pelayanan GPM.
4. Calon pegawai organik GPM yang tidak dapat melengkapi berkas pendaftaran sesuai ketentuan dinyatakan gugur dan tidak dikutsertakan dalam proses penerimaan selanjutnya.
BAB IV
PERSYARATAN CALON PEGAWAI ORGANIK Pasal 6
Tata Cara Pendaftaran
1. Surat permohonan untuk menjadi pegawai organik GPM yang ditulis tangan di atas kertas bersegel atau bermeterai.
2. Copy akte kelahiran sebanyak 3 (tiga) lembar. 3. Copy tanda penduduk sebanyak 3 (tiga) lembar 4. Copy akte baptisan kudus sebanyak 3 (tiga) lembar. 5. Copy akte sidi gereja sebanyak 3 (tiga) lembar.
6. Copy akte nikah gereja dan catatan sipil bagi calon yang telah menikah.
7. Copy salinan ijasah dan academic record yang telah disahkan sebanyak 3 (tiga) lembar.
8. Surat keterangan majelis jemaat GPM tempat berdomisili tentang keterlibatan dalam kehidupan bergereja dan aktif dalam pelayanan GPM di jemaat, serta tidak sedang dikenakan tindak disiplin gereja.
9. Surat keterangan berkelakuan baik dari kepolisian atau instansi terkait.
10. Copy tanda penghargaan atau sertifikat mengikuti pendidikan non-formal yang dilakukan GPM atau instansi lain.
11. Copy sertifikat ketrampilan menguasai computer bagi calon pegawai organik yang direkrut sebagai pegawai administratif. 12. Bagi calon pegawai organik dengan tingkat pendidikan perguruan
tinggi, indeks prestasi (IP) serendah-rendahnya 2,50.
13. Bagi calon pegawai organik dengan tingkat pendidikan SMP, SMU atau SMK dan sederajatnya nilai kelulusan rata-rata serendah-rendahnya 6,00.
14. Surat pernyataan bersedia mentaati seluruh ketentuan penerimaan pegawai organik GPM yang ditandatangani dan ditulis tangan.
Pasal 7
Persyaratan Kesehatan
dengan pemeriksaan laboratorium dari rumah sakit Sumber Hidup dan atau rumah sakit yang telah ditunjuk untuk itu.
2. Copy surat keterangan bebas narkoba dan miras yang dibuktikan dengan pemeriksaan laboratorium dari rumah sakit Sumber Hidup atau rumah sakit yang telah ditunjuk untuk itu.
Pasal 8
Persyaratan Lain-lain
1. Surat penyataan bersedia ditempatkan dalam seluruh wilayah pelayanan Gereja Protestan Maluku yang ditulis tangan di atas kertas bermeterai.
2. Bagi calon pegawai organik GPM yang telah dinyatakan lulus seleksi administrai sesuai ketentuan diwajibkan membayar biaya penerimaan pegawai organik GPM, sebagaimana ditentukan panitia penerimaan.
3. Batas usia minimal 18 tahun dan maksimal 33 tahun pada waktu pendaftaran.
BAB V
SELEKSI PENERIMAAN Pasal 9
Seleksi Administrasi
1. Setelah batas waktu pendaftaran ditutup, panitia penerimaan pegawai organik GPM melakukan seleksi berkas calon pegawai organik GPM sesuai ketentuan Pasal 6, Pasal 7, Pasal 8 ayat (1) dan ayat (3).
2. Calon pegawai organik yang dinyatakan lulus seleksi administrasi sebagaimana ayat (2) dapat diiukutsertakan dalam seleksi kualitas pada tahap berikutnya.
3. Calon pegawai organik yang dinyatakan lulus seleksi administrasi sebagaimana ayat (2) dapat diikutsertakan dalam seleksi kualitas pada tahap berikutnya.
4. Calon pegawai organik GPM yang tidak lulus seleksi administrasi dinyatakan gugur dan tidak diperbolehkan mengikuti seleksi kualitas pada tahap berikutnya.
Pasal 10 Seleksi kualitas
a. Ujian tertulis
b. Ujian lisan/wawancara, khusus untuk menguji kematangan pribadi.
c. Pendidikan kependetaan GPM dan kegiatan vikaris khusus yang dipersiapkan untuk menjadi pendeta GPM.
2. Materi seleksi kualitas terdiri dari:
a. Pengetahuan umum tentang masyarakat. b. Pengetahuan tentang gereja.
c. Pengetahuan berteologi khusus bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntuk jabatan pendeta atau pelayan Firman. d. Pengetahuan dasar tentang tata kelola perkantoran khusus
bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntukan jabatan pendeta atau pelayan firman.
e. Pengetahuan dasar tentang tata kelola perkantoran khusus bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntukan sebagai pengelola administrasi.
f. Pengetahuan dasar kejuruan khusus bagi calon pegawai organik GPM yang diperuntukan pada bidang tugas khusus sesuai kepentingan pelayanan GPM.
g. Uji kepribadian secara psikologis.
h. Penguasaan bahasa inggris pasif bagi calon pegawai organik yang diperuntukan sebagai pendeta atau pelayan Firman. i. Calon pegawai GPM yang diperuntukan sebagai pendeta atau
pelayan Firman, materi seleksi dilengkapi dengan kewajiban menulis paper dengan judul: panggilan melayani di GPM, yang ketentuannya ditetapkan oleh panitia penerimaan pegawai organik GPM atas petunjuk MPH Sinode.
3. Materi seleksi kualitas disusun oleh panitia penerimaan pegawai organik GPM dalam kerja sama dengan Universitas Kristen Indonesia Maluku atas petunjuk Majelis Pekerja harian Sinode. 4. Dalam rangka menjamin kelancaran pelaksanaan seleksi kualitas,
panitia penerimaan pegawai organik GPM bertanggung jawab atas kerahasiaan materi ujian.
5. Panitia penerimaan pegawai organik GPM wajib memberitahukan tempat, waktu, dan ketentuan pelaksanaan ujian selambat-lambatnya satu minggu sebelum pelaksanaannya.
Pasal 11
Penentuan hasil seleksi
1. Setelah selesai pelaksanaan seleksi kualitas, Panitia Penerimaan pegawai organik GPM melakukan pemeriksaan hasil ujian dan menyampaikannya kepada MPH Sinode untuk ditetapkan dengan keputusan.
a. Telah mengikuti semua kegiatan seleksi b. Tertib dalam mengikuti kegiatan seleksi
c. Hasil kerja atas semua persoalan yang diuji enam puluh persen (60%) dinyatakan benar.
3. Calon pegawai organik GPM yang dikhususkan sebagai pendeta atau pelayan Firman, setelah ditetapkan telah lulus seleksi, dipersiapkan untuk mengikuti pendidikan kependetaan GPM dan menjalani masa vikaris selama 2 (dua) tahun sesuai ketentuan. 4. Calon pegawai organik sebgaimana ayat (3), setelah lulus
mengikuti pendidikan kependetaan GPM dan selesai menjalani masa vikaris, ditetapkan dan ditabiskan sebagai pendeta GPM dengan keputusan MPH Sinode GPM.
BAB VI
PENETAPAN PEGAWAI ORGANIK Pasal 12
Pengangkatan sebagai Pegawai Organik GPM
1. Calon pegawai organik yang dikhususkan sebagai pengelola administrasi dan karena keahlian khusus bukan untuk jabatan pendeta GPM, setelah ditetapkan lulus semua seleksi penerimaan pegawai, ditetapkan dengan keputusan MPH Sinode sebagai pegawai organik GPM dengan masa percobaan selama 1 (satu) tahun.
2. Calon pegawai organik GPM sebagaimana ayat (1) selama menjalani masa percobaan sebagai pegawai organik GPM status serta hak-hak kepegawaiannya dilaksanakan sesuai ketentuan kepegawaian GPM.
3. Calon pegawai organik GPM yang dikhususkan dalam jabatan pendeta atau pelayanan Firman, setelah ditabiskan menjadi pendeta GPM kemudian diproses untuk menjadi pegawai organik GPM sesuai ketentuan kepegawaian GPM.
4. Calon pegawai oorganik GPM yang telah ditetapkan sebagai pegawai organik GPM wajib dipersiapkan untuk melaksanakan Tugas sebagai pegawai organik GPM.
5. Prosedur dan tata cara persiapan pegawai organik dalam melaksanakkan tugas sebagaimana ayat (4) ditetapkan oleh MPH Sinode GPM dengan keputusan.
BAB VII
Denggan ditetapkannya peraturan ini, semua ketentuan setingkat pegawai organik yang pernah ditetapkan dan atau ketentuan lain yang lebih rendah kedudukannya, yang mengatur tentang penerimaan pegawai organik GPM dinyatakan tidak berlaku.
BAB VIII PENUTUP
Pasal 14
Perturan ini dinyatakan berlaku sejak ditetapkan, dengan ketentuan akan diperbaiki dan dirubah sebagaimana mestinya, jika ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapannya.
