• Tidak ada hasil yang ditemukan

| Lembaga Penjaminan Mutu 1 Pendahuluan ()

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2017

Membagikan "| Lembaga Penjaminan Mutu 1 Pendahuluan ()"

Copied!
8
0
0

Teks penuh

(1)

I.1. Latar Belakang

Transformasi kelembagaan dari Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya menjadi Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya seperti tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 65 Tahun 2013 tentang Perubahan Institut Agama Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya menjadi Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya, merupakan momentum tepat untuk memperbaiki sistem pengelolaan kelembagaan secara keseluruhan.

Sejalan dengan momentum perubahan kelembagaan itu, prediksi kehidupan sosial dan budaya masyarakat di masa mendatang diyakini akan semakin dipengaruhi oleh beragam tata nilai baru sebagai konsekuensi perkembangan teknologi komunikasi dan informasi. Pertumbuhan ekonomi dan kesejahteraan masyarakat masa depan juga diyakini akan semakin digerakkan oleh perkembangan ilmu dan teknologi. Kearifan menghadapi perkembangan tersebut merupakan kebutuhan mutlak yang memerlukan pendekatan khusus. Penguasaan dan pemanfaatan ilmu dan teknologi merupakan peluang dan tantangan yang memerlukan tanggapan cepat dan tepat. Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya bertekad memainkan peran sebagai kekuatan spiritual dan intelektual bagi kelahiran masyarakat baru berlandasan keislaman dan pengetahuan (Islamic and knowledge-based society).

(2)

proses belajar mengajar, layanan proses belajar mengajar serta proses pendukung lainnya.

Seperti yang kita ketahui bersama, strategi Peningkatan mutu lulusan ini juga telah sesuai dengan Strategi Jangka Panjang Pengelolaan Perguruan Tinggi yang telah diamanatkan oleh Dirjen Dikti melalui HELTS (Higher Education Long Term Strategy) 2003-2010 Part II Chapter III Point E di bawah judul Quality Assurance dinyatakan :

In healthy organization, a continuous quality improvement should become its primary concern. Quality assurance should be internally driven,

institutionalized within each organization’s standard procedure, and could also involve external parties. However, since quality is also a concern of all stakeholders, quality improvement should aim at producing quality outputs and outcomes as part of public accountability.

Dari pernyataan di atas tampak bahwa Penjaminan Mutu (Quality Assurance) di lingkungan Perguruan Tinggi sudah menjadi suatu keharusan, dimana secara internal Perguruan Tinggi akan selalu dituntut untuk selalu melakukan Penjaminan Mutu secara terintitusi (kelembagaan) dengan tujuan untuk menghasilkan lulusan berkualitas serta sebagai pemenuhan persyaratan pelanggan/stake holder.

Untuk menyikapi kondisi yang sedang berkembang saat ini, maka sangat tepat langkah yang diambil oleh Universitas Islam Negeri Surabaya yang bertekad untuk membangun sistem manajemen mutu berdasarkan standard internasional ISO 9001:2008 yang diintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT). Hal ini ditujukan untuk memenuhi Penjaminan Mutu di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya agar menghasilkan pelayanan yang bermutu sesuai dengan perkembangan kebutuhan masyarakat yang semakin meningkat. Di samping itu juga bertujuan untuk meningkatkan kinerja UIN Sunan Ampel Surabaya.

(3)

bisa dijadikan bahan informasi yang benar bagi masyarakat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan dengan UIN Sunan Ampel Surabaya sehingga pihak-pihak tersebut mempunyai gambaran yang sama dalam rangka mendukung pencapaian sasaran UIN Sunan Ampel Surabaya terutama dalam realisasi peningkatan kinerja dan mutu pelayanannya.

Dalam rangka untuk merespon perubahan dan perkembangan yang terjadi di masyarakat dan menempatkan eksistensi lembaga dalam kerangka sistemik yang terbangun dari hasil evaluasi, UIN Sunan Ampel Surabaya akan selalu melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap sistem yang telah dikembangkan, dengan tetap memperhatikan efektifitas penerapannya, tanpa mengabaikan pemenuhan terhadap persyaratan Standar Internasional ISO 9001:2008 dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Manual Mutu ini akan dijabarkan kembali dalam dokumentasi sistem mutu yang lebih rinci yang disebut Prosedur Mutu. Dimana dijelaskan secara lebih detail tentang tata cara pelaksanaan proses-proses yang sudah digambarkan dalam Manual Mutu yang secara garis besar sesuai dengan sistem manajemen mutu UIN Sunan Ampel Surabaya. Secara garis besar Manual Mutu akan membahas mengenai: (1) Lingkup penerapan sistem manajemen mutu UIN Sunan Ampel Surabaya, (2) Pernyataan pengesampingan terhadap penerapan klausul standard ISO 9001:2008, (3) Dokumentasi sistem mutu yang diterapkan dan (4) Gambaran dan interaksi dari proses-proses yang diterapkan.

I.2. Tujuan

Tujuan ditetapkannya Manual Mutu ini adalah untuk:

1. Memberi arahan bagi Manajemen maupun Civitas Akademika UIN Sunan

Ampel Surabaya dalam penerapan sistem yang efektif dan memenuhi peraturan yang berlaku dalam rangka melakukan perbaikan secara berkelanjutan terhadap kinerja untuk menjamin kepuasan pelanggan dan pihak-pihak yang berkepentingan.

(4)

I.3. Sistem Manajemen Mutu A. Ruang Lingkup Penerapan

Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 diterapkan untuk proses Penyelengaraan Proses Akademik beserta Pendukungnya yang merupakan manifestasi Tri Dharma Perguruan Tinggi. Penekanan Ruang Lingkup Fokus Utama dari penerapan SMM ISO 9001: 2008 ini ditujukan pada penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi di semua Fakultas dan program studi beserta struktur pendukung dan unit pelaksana teknis. Pelaksana Tri dharma Perguruan Tinggi terdiri atas Fakultas dan Pascasarjana, Program Studi, dan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat. Struktur pendukung yang dimaksud adalah Biro Administrasi Umum, Perencanaan dan Keuangan (disingkat Biro AUPK) dan Biro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan Kerjasama (disingkat Biro AAKK), dan Bagian Tata Usaha pada masing-masing Fakultas. Biro AUPK terdiri atas Bagian Umum, Bagian Perencanaan, Bagian keuangan dan akuntansi, dan Bagian Organisasi dan Kepegawaian. Biro AAKK terdiri atas Bagian Akademik, Bagian Kemahasiswaan dan Alumni, dan Bagian Kerjasama dan Kelembagaan dan Humas. Unit Pelaksana teknis terdiri atas Perpustakaan, Pusat Sistem Teknologi Informasi dan Pangkalan Data, Pusat Pengembangan Bahasa, Pusat Pengembangan Bisnis, Pusat Layanan Internasional (International office), Ma’had al-Jami’ah, dan Percetakan. Struktur pengendali mutu internal terdiri atas Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) dan Satuan Pengawas Internal (SPI).

B. Rincian Pengecualian

(5)

C. Proses Bisnis

Proses bisnis merupakan diagram yang menerangkan keterkaitan serta interaksi antar proses-proses yang ada terkait penyelenggaraan proses akademik beserta pelayanannya. Proses Bisnis digambarkan berupa peta nama dan posisi seluruh proses yang diterapkan serta interaksi antar proses-proses tersebut. Di masing-masing gambar proses ditunjukkan nomor bab dimana penjelasan dari masing-masing proses tersebut dapat dilihat. Penjelasan dari masing-masing proses dalam Proses Bisnis dijabarkan pada Bab III sampai Bab VII Manual Mutu. Dalam penjelasan masing-masing proses pada Bab III sampai Bab VII dijelaskan mengenai kebijakan manajemen UIN Sunan Ampel Surabaya tentang aturan-aturan dan batasan-batasan dalam penerapan proses-proses tersebut serta Prosedur-prosedur Mutu yang diterapkan untuk menjamin efektifitas penerapan proses-proses tersebut. Proses Bisnis UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada lampiran Manual Mutu ini.

D. Rencana Mutu

Dalam melaksanakan proses akademik yang dijalankan oleh UIN Sunan Ampel Surabaya dipandang perlu adanya rencana mutu yang berfungsi untuk memastikan bahwa suatu proses maupun sub proses yang ada telah dijalankan sesuai dengan kriteria keberterimaan yang melekat pada proses tersebut, termasuk pula sumber daya/penanggung jawab proses, metode pengecekan proses serta arsip yang dihasilkan dari proses tersebut. (tambahkan standar mutu yang ingin dicapai)

I.4. Dokumen Sistem Manajemen Mutu

(6)

efisiensi penerapan sistem manajemen mutu dalam rangka mempermudah pencapaian target-target kinerja yang telah ditetapkan. Sistem dokumentasi yang digunakan di UIN Sunan Ampel Surabaya adalah sebagai berikut:

A. Manual Mutu

Manual Mutu merupakan dokumen tingkat I dalam sistem manajemen mutu UIN SUNAN AMPEL Surabaya. Di dalamnya berisi gambaran secara umum dari sistem manajemen mutu yang diterapkan di lingkungan UIN Sunan Ampel Surabaya. Dibuat untuk memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan sebagai dokumen umum yang menjelaskan sistem manajemen mutu yang diterapkan.

B. Prosedur Mutu

Prosedur Mutu merupakan dokumen tingkat II yang berisi tata cara untuk menjalankan suatu proses. Hal ini digambarkan sebagai suatu alur langkah demi langkah kegiatan dalam suatu proses yang dilaksanakan oleh masing-masing penanggung jawab, dan disertai dengan penjelasan tata cara pelaksanaannya. Prosedur mutu merupakan penjabaran dari proses-proses yang ditetapkan dalam Proses Bisnis UIN Sunan Ampel Surabaya akan dijelaskan secara rinci di Bab III sampai Bab VII sesuai dengan nama proses yang dijelaskan. Secara keseluruhan dari Prosedur Mutu yang diterapkan dalam SMM UIN Sunan Ampel Surabaya dapat dilihat pada

Daftar Dokumen Internal.

C. Instruksi Kerja

(7)

D. Dokumen Pendukung

Selain tiga tingkatan dokumen di atas, juga ditertapkan dokumen-dokumen lain sebagai acuan dalam melakukan kegiatan operasional di UIN Sunan Ampel Surabaya antara lain Formulir, Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Menteri Agama, SK Rektor, dan dokumen lain yang dipakai sebagai acuan atau pedoman kerja. Dokumen-dokumen pendukung yang berasal dari luar UIN Sunan Ampel Surabaya yang dipakai sebagai acuan kerja didaftar dalam formulir Daftar Dokumen Eksternal.

I.5. Matriks Korelasi Penerapan SMM ISO 9001:2008

Matriks korelasi penerapan SMM ISO 9001:2008 adalah hubungan antara klausul-klausul yang ada dalam Persyaratan Standard SMM ISO 9001:2008 dengan penerapan sistem manajemen mutu di UIN Sunan Ampel Surabaya yang dijelaskan dalam Manual Mutu ini dan prosedur-prosedur yang diterapkan.

Matriks korelasi penerapan SMM ISO 9001:2008 digambarkan dalam lampiran Manual Mutu ini.

I.6. Pengendalian Dokumen

Setiap dokumen yang diberlakukan di UIN Sunan Ampel Surabaya dikendalikan sesuai ketentuan standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 oleh Manajemen Representative (Ketua LPM) melalui Sekretariat ISO (LPM). Manajemen Representative bertanggung jawab untuk meninjau kecukupan dokumen yang diperlukan dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

(8)

Pengendalian Dokumen dilakukan dalam hal pengesahan, pengidentifikasian, penerbitan, penyimpanan, perubahan/ revisi, penarikan dan pemusnahan dokumen. Adapun tata cara pengendalian dokumen dijelaskan lebih lanjut

dalam Prosedur Mutu Pengendalian Dokumen (UIN Sunan

Ampel-QA/PM/01/01).

I.7. Pengendalian Arsip

Arsip-arsip yang dihasilkan dari pelaksanaan sistem disimpan baik berupa soft copy maupun hard copy di masing-masing lembaga. Dimana pengendaliannya dilakukan oleh masing-masing lembaga dengan dikoordinasi Sekretariat ISO melaui Daftar Arsip yang dibuat masing-masing lembaga.

Pengendalian arsip dilakukan dalam hal metode penyimpanan, kemudahan pengambilan, penentuan masa simpan, dan pemusnahan arsip. Tata cara pengendalian Arsip dijelaskan lebih lanjut dalam Prosedur Mutu Pengendalian Arsip (UIN Sunan Ampel-QA/PM/01/02).

I.8. Pengendalian Surat

Surat dipakai sebagai alat komunikasi dengan pihak luar untuk menyampaikan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem manajemen mutu di UIN Sunan Ampel Surabaya. Surat masuk merupakan informasi penting yang bisa digunakan sebagai acuan dalam menetapkan kebijakan maupun melaksanakan tanggung jawab dan wewenang UIN Sunan Ampel Surabaya. Oleh karena itu UIN Sunan Ampel Surabaya melakukan pengendalian secara khusus terhadap surat-surat yang masuk maupun keluar.

Referensi

Dokumen terkait

Berdasarkan kesimpulan peneltan di atas, maka dapat dikembangkan menjadi beberapa saran yang diharapkan dapat bermanfaat bagi perusahaan maupun pihak-pihak lain,

Hasil penelitian: : Ada pengaruh positif antara pemanfaatan teknologi internet terhadap prestasi belajar Pendidikan Agama Islam ranah kognitif, afektif, psikomotorik siswa kelas

Perbedaan yang terjadi antara Harga Pokok Produksi berdasarSistem Tradisional dan Activity-Based Costing System disebabkan karena pembebanan Biaya Overhead Pabrik

Penelitian ini dilakukan untuk menggali lebih dalam dan menyajikan data empiris, apakah kepercayaan konsumen berpengaruh terhadap keputusan pembelian secara

Kennis (1979;707-721) menyatakan kejelasan sasaran sebagai gambaran luasnya sasaran anggaran yang dinyatakan secara jelas dan spesifak, dan dimengerti oleh pihak

pengolahaan data peminjam, pengembalian buku, anggota, penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, serta pencarian buku, dengan adanya aplikasi komputerisasi

Penelitian yang dilakukan di wilayah Kecamatan Pahandut Kota Palangka Raya, merupakan upaya untuk memberikan gambaran mengenai dampak asap yang dihasilkan dari

Sedangkan, seleksi atribut menggunakan metode MRMR dapat menghasilkan nilai akurasi yang lebih baik daripada menggunakan metode db4 karena, metode ini hanya mengambil