Bab II Tinjauan Pustaka

5

Bab II

Tinjauan Pustaka

2.1 Mini-Company

Mini-company adalah suatu konsep manajamen dimana setiap unit dalam perusahaan dianggap sebagai perusahaan mandiri yang dipimpin oleh seorang presiden. Setiap unit dari jajaran manajer hingga operator mesin dapat dianggap sebagai mini-company dan setiap orang dalam perusahaan dapat dianggap sebagai presiden. Dengan demikian setiap orang dipandang sebagai pemimpin untuk area yang berada di bawah tanggung jawabnya. Oleh karena itu, manusia merupakan basis utama dalam menjalankan konsep ini karena setiap orang dianggap sebagai pemilik sekaligus pengelola mini-company-nya.

Karena mini-company memiliki fungsi yang sama dengan perusahaan, maka mini-company dituntut untuk memiliki orientasi usaha. Langkah-langkah dalam mendirikan dan menjalankan mini-company pun secara konsep dibuat mirip dengan langkah-langkah mendirikan dan menjalankan perusahaan. Sikap-sikap bisnis seperti orientasi kepada pelanggan, mempertahankan kualitas, meminimalkan biaya, ketertiban administrasi, evaluasi, pembuatan laporan, dan lain sebagainya juga diterapkan dalam konsep ini. Setiap mini-company diberikan kebebasan untuk menentukan keberhasilan usahanya.

Oleh karena itu setiap mini-company akan berusaha mendalami aktivitas usahanya, mengevaluasi dan meningkatkan kinerja mini-company-nya. Sikap ini akan mendorong kemandirian mini-company dan pemahaman bentuk relasi dengan stakeholder untuk menjamin kelangsungan usahanya.

Dengan konsep tersebut maka setiap unit dapat berkerja dan berkembang secara mandiri tanpa menunggu perintah dari unit yang secara struktur organisasi berada diatasnya. Dengan demikian perusahaan yang berhasil menjalankan konsep ini akan memiliki SDM(sumber daya manusia) bermutu yang memahami tanggung-jawabnya dan lebih mengenal proses-proses yang ada dalam perusahaan.

6 2.2 Relasi Pemasok-Pelanggan

Persaingan dalam dunia usaha terjadi karena setiap perusahaan menginginkan produk atau layanannya dibeli oleh pelanggan. Oleh karena itu perusahaan yang baik akan meningkatkan orientasinya kepada pelanggan dengan memberikan produk atau layanan terbaiknya. Perusahaan yang memiliki orientasi kapada pelanggan memiliki peluang yang lebih baik dalam memenangkan persaingan.

Untuk meningkatkan sikap orientasi terhadap pelanggan, maka relasi antara pemasok dan pelanggan pun dimodelkan dalam konsep mini-company. Relasi ini dapat dipandang dari berbagai arah di setiap komponen dalam perusahaan.

Kiyoshi Suzaki(1993) memberikan contoh relasi pemasok dan pelanggan dalam struktur hirarki perusahaan seperti yang terlihat pada gambar 2.2.1. Pada gambar tersebut arah panah relasi antara pemasok dan pelanggan. Dalam hal ini, manajer memandang karyawan sebagai pelanggan dan karyawan juga bisa memandang manajer sebagai pelanggan dalam mengajukan usulan pengembangan dan mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikannya.

: relasi pemasok ke pelanggan

: relasi pemasok ke pelanggan dengan cara pandang yang berbeda

Gambar 2.2.1 Relasi pemasok dan pelanggan dalam hirarki organisasi perusahaan[1]

Karena karyawan dalam konsep mini-company memandang manajer sebagai pelanggan, maka mereka memiliki kesempatan untuk mengemukakan ide dan dituntut untuk lebih memahami bidangnya. Dengan demikian kreativitas dan

7

potensi mereka akan berkembang dan kemampuan mereka untuk memecahkan masalah pun bertambah. Dalam konsep ini manajer akan berusaha untuk mengembangkan pengetahuan, potensi dan kreativitas karyawan untuk dapat memecahkan masalah. Manajer dapat menerapkan konsep karyawan sebagai pelanggan karena mereka membutuhkan karyawan untuk bekerja dan menyelesaikan pekerjaan.

Salah satu contoh kasus yang dapat mengilustrasikan hal diatas adalah kerusakan mesin atau banyaknya kegagalan produk yang diakibatkan oleh karyawan yang mengabaikan prosedur kerja. Pada konsep manajemen tradisional, karyawan akan dipecat dan manajer akan menggantinya dengan karyawan baru. Namun hal tersebut tidak akan menangani sumber permasalahan dikarenakan tidak adanya jaminan kejadian tersebut tidak akan terulang kembali. Jika karyawan mempunyai rasa kepemilikan dan rasa bangga akan pekerjaan mereka serta memiliki pengetahuan akan bidang mereka, maka mereka akan berusaha mencegah kejadian tersebut. Dengan demikian pengembangan sumber daya manusia adalah proses yang penting untuk mengembangkan perusahaan yang berorientasi pada pelanggan.

Pada proses-proses aliran barang atau aliran informasi antar unit dalam perusahaan, hubungan antara pemasok dan pelanggan dapat ditentukan oleh urutan proses yang berlangsung dalam perusahaan. Urutan proses yang lebih awal dari proses yang bersangkutan(process hulu) berperan sebagai pemasok, sedangkan urutan setelahnya(process hilir) berfungsi sebagai pelanggan. Pada gambar 2.2.1, D adalah pelanggan dari C yang juga merupakan pemasok untuk pelanggan yang berada di luar organisasi perusahaan.

Kiyoshi Suzaki memberikan contoh sebuah gudang sebagai mini-company diberi nama “Material Mover Inc.” Gambar 2.2.2 merupakan contoh relasi pemasok dan pelanggan yang dibuat oleh mini-company ini. Pada gambar tesebut arah panah menunjukkan relasi pemasok-pelanggan yang sebagian besar memiliki dua arah. Besarnya ujung panah menunjukkan prioritas dan warna ujung panah menunjukkan tipe aliran. Warna putih menunjukkan aliran informasi, sedangkan warna hitam menunjukkan aliran material.

8 2.3 Stakeholder

Stakeholder adalah pihak-pihak yang mempengaruhi atau terpengaruh oleh aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Setiap stakeholder memiliki peran dan pengaruh yang berbeda terhadap atau oleh perusahaan. Oleh karena itu diperlukan analisis dan pemetaan stakeholder agar perusahaan berjalan dengan lancar. Teori dan analisis tentang stakeholder dipelopori oleh R. Edward Freeman(1980) .

Gambar 2.2.2 Relasi pemasok dan pelanggan pada Material Mover Inc.[1]

Salah satu cara memetakan tingkat kepentingan stakeholder adalah dengan membuat lingkarang stakeholder. PMI RESEARCH CONFERENCE(2006) memberikan prototipe lingkaran stakeholder seperti yang terlihat pada gambar 2.3.1.

9

Secara sederhana menentukan stakeholder dapat dilakukan dengan langkah-langkah dibawah ini:

a. Mengidentifikasi pihak-pihak yang berhubungan dengan perusahaan dan memahami kebutuhan pihak-pihak tersebut.

b. Membuat skala prioritas hubungan dengan stakeholder. c. Memetakan profil tiap-tiap stakeholder.

d. Membuat strategi dalam menjalin hubungan.

e. Memonitor stakeholder ketika perusahaan melakukan perubahan atau terjadi perubahan pada stakeholder.

Gambar 2.3.1 Prototipe lingkaran stakeholder yang diturunkan dari diagram Onion[2]

Dagmar Recklies(2001) memberikan ilustrasi stake holder pada perusahaan secara umum dapat dilihat pada gambar 2.3.2.

10

Pada konsep mini-company Kiyoshi Suzaki mengelompokkan stakeholder ke dalam lima jenis yaitu:

a. Presiden b. Pekerja c. Bankir d. Pemasok e. Pelanggan

Ilustrasi stakeholder ini dapat dilihat pada gambar 2.3.3.

Gambar 2.3.3 Stakeholder utama dalam mini-company[1]

Bankir adalah suatu unit dalam perusahaan yang memberikan sumberdaya baik berupa waktu, uang, tenaga kerja maupun mesin-mesin produksi kepada mini-company. Secara umum dalam hirarki organisasi perusahaan, bankir meniliki kedudukan lebih tinggi dibandingkan presiden mini-company yang bersangkutan. Bankir untuk operator adalah supervisor sedangkan bankir untuk supervisor adalah manajer produksi, dan lain sebagainya. Pada perusahaan sesungguhnya, bankir adalah para investor atau bank yang memberikan modal usaha untuk perusahaan.

Presiden adalah pemegang tanggung-jawab mini-company untuk unit yang bersangkutan. Presiden untuk mini-company yang berada di garis operator adalah para operator itu sendiri. Karena pimpinan mini-company memiliki kewajiban kepada bankir maka pimpinan dituntut agar memiliki kemampuan untuk:

1. Menjelaskan bagaimana kondisi mini-company.

Bankir

Presiden

Pekerja

Pelanggan Pemasok

11

2. Menyelaraskan penggunaan sumber daya agar pekerjaan terlaksana. 3. Menjalankan rencana sesuai dengan yang telah disepakati

4. Membuat resume perkembangan dan memberikan laporan kepada para bankir.

Dalam kasus ini, bankir dipandang sebagai pemasok oleh pimpinan mini-company. Pada perusahaan yang sesungguhnya presiden adalah pimpinan perusahaan.

Di dalam dunia usaha, seorang presiden perusahaan harus mampu melaksanakan pekerjaan yang menjadi kunci manajerial secara efektif agar perusahaan maju. Kemajuan perusahaan yang dicapai akan menambah kepercayaan investor. Sejalan dengan hal tersebut, reputasi perusahaan akan membantu presiden perusahaan untuk mengeksplorasi lebih banyak kesempatan usaha dan memperlancar perkembangan perusahaan di masa depan.

Pekerja adalah unit yang secara hirarki organisasi perusahaan berada di bawah pimpinan mini-company. Pekerja untuk supervisor adalah operator dan pekerja untuk operator adalah mesin. Dalam konsep mini-company pekerja juga bisa berfungsi sekaligus sebagai presiden. Operator sebagai pekerja dalam mini-company yang dipimpin oleh supervisor juga berfungsi sebagai presiden yang pekerjanya adalah mesin.

Jika supervisor dipandang sebagai pimpinan mini-company untuk unitnya maka gambar 2.3.3 diatas akan menjadi gambar 2.3.4 dibawah ini:

Gambar 2.3.4 Supervisor sebagai pimpinan mini-company untuk unitnya[1]

Top/Middle Management Supervisor (Team Leader) Operator (Team Members) Costumer (people from downstream process) Supplier/Support Group (people from upstream process)

12

Peran dan tanggung-jawab supervisor sebagai presiden mini-company adalah sebagai berikut:

1. Bekerja dengan manajemen puncak/manajemen menengah (bankir atau pemodal ventura)

• Membuat tujuan dan langkah-langkah untuk mencapainya.

• Meyakinkan bahwa tujuan dan langkah-langkah harmonis dengan arah/tujuan perusahaan secara keseluruhan.

• Melaksanakan rencana, memeriksa perkembangan, memberikan laporan dengan penjelasan yang cukup. Resume laporan yang diberikan secara periodik bisa disebut sebagai laporan tahunan/semester/perempat tahunan/bulanan.

• Bekerja dengan operator (anggota tim).

• Berbagi tujuan dan langkah-langkah untuk mencapainya dengan memanfaatkan ide-ide operator untuk penyelesaiannya.

• Melaksanakan rencana, menggapai tujuan dan langkah-langkah yang dilaluinya sebagai grup.

• Menyediakan pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan serta mendapatkan umpan balik atas segala sesuatu yang sedang berjalan. 2. Bekerja dengan proses hilir (pelanggan).

• Mempraktekkan ide “proses selanjutnya adalah pelanggan anda”. • Memahami kebutuhan pelanggan dengan jelas.

• Mengatur proses untuk menjamin kepuasan pelanggan. 3. Bekerja dengan proses hulu (pemasok).

• Memberikan umpan balik sebagai pelanggan dari layanan mereka. • Mendapatkan bantuan dalam mencapai tujuan pada area dimana

keahlian tertentu tidak dimiliki.

• Mendapatkan pendidikan dan pelatihan untuk menambah tingkat kontrol pada shopfloor.

Kiyoshi Suzaki memberikan contoh stakeholder mini-company untuk posisi unit yang berbeda dalam suatu perusahaan manufaktur yang dapat dilihat pada tabel 2.3.5.

13 2.4 Manajemen Glasswall

Mini-company yang dijalankan secara tertutup tidak akan memiliki kemajuan yang bagus. Oleh karena itu di dalam konsep mini-company juga terdapat konsep glasswall management dimana komunikasi terbuka untuk seluruh komponen dalam perusahaan. Informasi yang disebarkan untuk untuk setiap orang dapat membuat setiap orang yang berada dalam perusahaan bisa berpartisipasi dalam mengatur perusahaan secara bersama-sama. Sesuatu yang dianggap penting akan ditanpilkan dalam bentuk grafik atau diagram agar bisa dilihat oleh setiap orang.

Tabel 2.3.5 Stakeholder mini-company untuk kedudukan yang berbeda-beda[1]

Presiden Pelanggan Pemasok Bankir Pekerja

Garis Operator Operator hilir Operator hulu Supervisor Mesin Supervisor Supervisor hilir Supervisor hulu Manajer

produksi Operator Manajer produksi Departemen pengapalan Departemen penerimaan Wakil presiden Manufaktur Karyawan produksi Wakil presiden Manufaktur Distributor, pemakai akhir Engineering, sales Presiden Semua yang lapor padanya Presiden Pemakai, masyarakat Pemasok Bankir, pemegang saham Semua karyawan

Karakteristik utama dalam glasswall management adalah: • Membangun kesadaran setiap orang

• Segala sesuatu ditampilkan diatas papan • Setiap kemajuan diinformasikan

• Sistem pasar bebas dipraktekkan dalam perusahaan.

Dalam sistem pasar bebas, orang dituntut untuk memiliki keahlian yang lebih banyak dan wawasan yang lebih luas. Oleh karena itu glasswall management juga diterapkan dalam berbagi keahlian dan wawasan sehingga tidak hanya terbatas pada berbagi informasi semata.

14

Kiyoshi Suzaki memberikan contoh perbedaan antara manajemen glasswall dengan manajemen konvensional yang disebut blackbox yang dapat dilihat pada tabel 2.4 Pada awalnya penerapan konsep glasswall ini membutuhkan alokasi waktu yang cukup besar karena melibatkan pembagian informasi yang merata. Namun pada akhirnya setiap unit akan bekerja lebih efisien.

Dengan diterapkan prisip manajemen glasswall, maka setiap orang yang ada di perusahaan diharapkan memahami aktivitas perusahaannya. Konsep ini dapat membuat proses manajemen perusahaan lebih demokratis dan menguntungkan setiap elemen perusahaan.

15

16

2.5 Langkah-Langkah Menjalankan Mini-Company

Secara umum terdapat dua langkah dalam menjalankan mini-company. Langkah pertama adalah membuat rencana usaha dan langkah yang kedua adalah membuat laporan.

2.5.1 Rencana usaha Mini-Company

Sejalan dengan situasi dimana suatu bisnis dimulai, maka kemampuan untuk membuat rencana usaha dengan kemampuan backup data yang cukup merupakan kriteria penting untuk menjalankan bisnis apapun. Langkah umum pembuatan rencana usaha dalam mini-company adalah:

1. Memberi nama mini-company. Pemberian nama ini dilakukan bersama-sama dengan tim/orang yang berada pada unit yang bersama-sama dalam perusahaan. Nama ini akan membantu mini-company dalam membentuk identitas.

2. Membuat misi untuk mini-company. Misi dibuat dengan memikirkan kenapa kelompok tersebut ada, kenapa mereka harus bekerja, dan lain sebagainya yang mencerminkan kepentingan orang yang berada di dalam mini-company. Misi yang dibuat bisa berbeda dengan misi perusahaan secara kesuluruhan.

3. Membuat profil mini-company dengan medaftar orang-orang yang ada di dalamnya dan mendeskripsikan mesin-2 yang dimilikinya. Proses-proses yang berlangsung bisa dideskripsikan dalam bentuk diagram alir. Dengan hal ini diharapkan karyawan tertarik untuk mempelajari bahwa mereka berhubungan dengan proses yang rumit dan menggunakan berbagai macam peralatan yang merepresentasikan tim yang memiliki ketrampilan tinggi.

4. Membuat diagram relasi pemasok-pelanggan yang mendeskripsikan keterkaitannya dengan pihak yang berada di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan menuliskan hal ini diatas kertas akan membantu mini-company untuk menyadari pentingnya orientasi terhadap pelanggan.

5. Memperjelas tujuan utama dari mini-company yang merupakan kunci utama yang ingin dicapai oleh mini-company pada periode perencanaan

17

yang berlangsung. Tujuan ini bisa jadi terikat dengan misi dan fungsi dari perusahaan. Karena orientasi terhadap pelanggan menjadi kunci utama perusahaan, maka quality, cost, delivery, safety, morale(QCDSM) harus menjadi perhatian dalam tujuan. Contoh pembuatan ukuran (QCDSM) terlihat pada tabel 2.5.1 di bawah ini:

Tabel 2.5.1 Contoh ukuran (QCDSM)[1]

Q (Quality) Kualitas tingkat penerimaan, jaringan, jumlah komplain pelanggan, kegagalan.

C (Cost) Produktivitas, jam lembur, pengeluaran, tempat kosong

D (Delivery) Kesesuain dengan jadwal, lead-time, volume produksi, volume penjualan

S (Safety) Jumlah kecelakaan, jumlah saran yang berhubungan dengan keamanan

M (Morale) Absensi, tingkat keterlambatan, jumlah saran, jumlah pekerja yang diangkat dan dikeluarkan.

6. Membuat analisa yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Analisa adalah peralatan untuk memecahkan masalah untuk mengakses situasi yang terjadi saat ini dan memberikan keluaran yang berupa rekomendasi. Diagram ishikawa/fis dan prinsip pareto bisa digunakan sebagai ukuran pembanding untuk mencapai tujuan. Dalam hal ini objektivitas, kejelasan dan tingkat persuasif menjadi kunci utama.

7. Membuat rencana kegiatan untuk mencapai tujuan dan melaksanakan rencana tersebut dengan mempertimbangkan ukuran pembanding yang telah dibuat. Dalam melaksanakan kegiatan ini, batas-batas sumber daya yang dimiliki harus diperhatikan dengan baik.

8. Menentukan ukuran dan metoda laporan untuk memperjelas titik kendali dan mengawasi perkembangan dengan cara yang progresif.

Dikarenakan pemecahan masalah membutuhkan koordinasi, maka pembuatan rencana usaha juga membutuhkan koordinasi oleh orang-orang dari berbagai bidang. Dengan demikian orang yang berada pada bidang yang berbeda

18

dapat memberikan penilaian sehingga cara pandang mereka dapat terakomodasi dalam rencana yang dibuat.

Pelanggan dan pemasok yang tidak mengetahui rencana yang dibuat tidak akan menyalurkan ide-ide mereka sehingga kepentingan utama mereka bisa menjadi tidak diperhatikan. Jika manajer tidak dilibatkan, maka mereka tidak akan mengalokasikan sumber daya yang sesuai sehingga terjadi kekurangan koordinasi dan usaha. Tabel 2.5.2 dibawah ini memperlihatkan keuntungan pertukaran rencana usaha antar mini-company. Dengan demikian, pembuatan rencana usaha akan lebih bermanfaat jika rencana yang ada didalamnya disampaikan kepada mini-company yang lain.

Tabel 2.5.2 Keuntungan pertukaran rencana usaha antar mini-company[1] • Setiap presiden bisa melihat rencana usaha mini-company lain

• Karena menjadi pelanggan atau pemasok dari mini-company lain, maka setiap presiden bisa bertanya jika kepentingan mini-company-nya tidak diperhatikan oleh mini-company lainya.

• Setiap presiden bisa mengidentifikasi keterbatasan-keterbatasan yang ada dan mencoba untuk menanganinya dengan berbagi sumber daya yang dimilikinya sejak dini.

• Para presiden bisa saling bertukar ide atau cara dalam membuat rencana usaha yang bagus.

• Para presiden bisa saling membantu.

• Saling membantu mampu meningkatkan semangat tim.

2.6 Pembuatan Laporan Mini-Company

Yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan setiap langkah yang telah dibuat dalam rencana usaha adalah presiden harus memberikan laporan kepada bankir dalam periode tertentu. Presiden bisa membuat formulir laporan perkembangan(laporan kemajuan) agar diisi oleh pekerjanya. Laporan perkembangan sebaiknya memuat analisa, deskripsi untuk aktivitas kunci dan perkiraan untuk masa yang akan datang. Presiden bisa meninjau laporan perkembangan mini-company setiap bulan dan memberikan umpan balik. Gambar

19

2.6.1 dibawah ini merupakan salah satu contoh laporan perkembangan perusahaan alat-alat olah raga Jepang.

Gambar 2.6.1 Laporan perkembangan perusahaan alat-alat olah raga Jepang[1]

Di akhir tahun atau semester, pimpinan mini-company bisa memberikan laporan tahunan atau semesteran kepada bankir dan juga menunjukkannya kepada tim serta pimpinan mini-company lainnya. Untuk perusahaan yang memiliki perubahan pesat, maka laporan per semester lebih sesuai. Tabel 2.6.2 menunjukkan isi laporan tahunan mini-company.

Tabel 2.6.2 Isi laporan tahunan mini-company[1] 1. Nama mini-company

2. Misi

3. Profil mini-company 4. Relasi pemasok-pelanggan 5. Tujuan utama

6. Analisa untuk mencapai tujuan 7. Pencapaian

8. Permasalahan yang ada

Pada tabel 2.6.2 nomor 1 sampai 6 menunjukkan isi laporan tahunan yang sama dengan rencana usaha dan nomor 7 menunjukkan hasil dari rencana usaha

20

sedangkan nomor 8 menunjukkan permasalahan yang harus diselesaikan untuk masa yang akan datang.

2.7 Jaringan Mini-Company

Agar dapat menjalankan usaha, sebuah perusahaan akan mencari sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkannya. Untuk mendapatkan sumberdaya tersebut, maka perusahaan akan membangun relasi-relasi yang dibutuhkan. Agar mendapatkan modal, maka perusahaan akan membangun relasi dengan bankir yang berupa investor-investor maupun bank. Untuk mendapatkan SDM perusahaan akan merekrut karyawan dan untuk mendapatkan bahan baku, perusahaan akan menjalin hubungan dengan pemasok bahan baku.

Relasi yang dibangun oleh perusahaan bisa berupa relasi perusahaan dengan perorangan, organisasi maupun perusahaan lain. Jika relasi yang dibuat oleh sebuah perusahaan digambarkan maka akan terlihat seperti jaring yang sangat rumit. Gambar 2.7.1 mengilustrasikan sebagian relasi kecil relasi yang dimiliki oleh sebuah perusahaan pembuat air minum.

PT Auditor PT Air Minum Botol PT Pembuatan Barang Plastik Pemerintah PT Penjualan Furniture PT Daur Ulang Botol PT Pengangkutan Barang Masyarakat Pemulung PT Televisi WALHI Pedagang PT Konstruktor

PT Air Minum Lain

Gambar 2.7.1 Sebagian relasi perusahaan air minum botol.

Mini-company yang telah menjalankan proses iteratif pembuatan rencana usaha dan laporan tentunya akan dapat bekerja secara mandiri dan memahami proses-proses yang harus dilakukannya. Untuk mencapai misi dan tujuannya,

21

mini-company akan mencari sendiri sumberdaya-sumberdaya dan membangun relasi-relasi yang dibutuhkannya seperti perusahaan yang sebenarnya. Sebagaimana contoh relasi perusahaan diatas, maka relasi antar mini-company akan terlihat seperti jaringan syaraf yang terlihat tidak beraturan, namun berfungsi secara efektif dan efisien. Jaringan yang terbuat akan mirip dengan jaringan protein yast yang digambarkan oleh Edward R. Winstead (1992) yang terlihat pada gambar 2.7.2.