3.1. Tinjauan Umum Perusahaan.
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan.
PT. Kruz Aufa Mandiri berdiri pada tahun 2013 sebagai Anak Perusahaan PT Pertamina Trans Kontinental (sebelumnya PT Pertamina Tongkang) yang bergerak di bidang Freight Forwarding, Penyedia Tenaga Kerja (Labbor Supply),
Export & import Barang, Penyewaan Alat Berat, Water & Bunker Services,
Perdagangan & jasa Umum, Pengelolaan Bandar, dan Jasa Keamanan.
PT Kruz Aufa Mandiri berkomitmen penuh untuk memberikan pelayanan terbaik yang melebihi ekspetasi pelanggan. Hal ini dapat dicapai salah satunya karena terjalinnya hubungan baik dengan pelanggan, mitra, dan pemasok, baik lingkup nasional maupun internasional yang terkemuka. Sejak tahun 2013, PT Kruz Aufa Mandiri menjalankan penugasan pengalihan pengelolaan Tenaga Kerja Jasa Pendukung (TKJP) di lingkungan Marine PT Pertamina (Persero) dan PT Pertamina Trans Kontinental (PTK). Tahun 2014, PT Kruz Aufa Mandiri mulai melakukan usaha pengelolaan crew (Manning) bagi kapal-kapal milik PT Pertamina Trans Kontinental (PTK). Lingkup pengelolaan yang dilakukan adalah perekrutan dan penempatan awak kapal di kapal-kapal milik PTK. Saat ini PT Kruz Aufa Mandiri telah meyediakan dan mengelola crew bagi 43 unit kapal milik PTK mulai jenis kapal Moorong, Tug Boat, Oil Barge, Tanker, AHTS, LPG
Carrier, Chemical Tanker, hingga Asphalt Tanker. Dengan semakin
berkembangnya armada milik PTK, maka jumlah crew yang ditangani juga semakin meningkat. Pada tangal 25 Agustus 2013, PT Kruz Aufa Mandiri telah
terdaftar di Departemen Industry dan Perdagangan dan Kementrian Keuangan Republik Indonesia tertera pada SIUP No.04721/1.824.271 dan Nomor NPWP 01.067.820.9-051.
VISI :
Visi PT Kruz Aufa Mandiri adalah menjadi perusahaan jasa penyedia tenaga kerja pendukung & crew kapal serta jasa angkutan pendukung industri pelayaran yang professional dan terpercaya di Indonesia.
Sedangkan Misi PT Kruz Aufa Mandiri, yaitu:
1. Mengutamakan aspek lingkungan dalam setiap kegiatan bisnis operasional.
2. Melakukan pengelolaan tenaga kerja / crew kapal sesuai MLC 2006.
3. Memberikan keuntungan bagi stakeholder dengan efisiensi pengelolaan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
4. Membangun hubungan kemitraan jangka panjang yang efektif melalui
customer intimacy
5. Memberikan jasa solusi layanan yang optimal sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
3.1.2. Struktur dan Tata Kerja Perusahaan 1. Struktur Perusahaan
Struktur perusahaan adalah struktur atau bagan yang menggambarkan secara grafik susunan kerja dari suatu organisasi atau perusahaan. Tujuan penggambaran ini adalah untuk mempermudah koordinasi setiap bagian dalam
melakukan tugas dan fungsi organisasi. Struktur PT Kruz Aufa Mandiri dapat dilihat pada gambar berikut.
berikut.
Sumber : Company Profile PT Kruz Aufa Mandiri di Jakarta
Gambar III.1 Struktur Perusahaan
2. Tata Kerja Perusahaan
Dalam menjalankan tata tertib dan peraturan organisasi atau perusahaan, maka setiap jabatan memiliki wewenang atau tugas yang dilimpahkan dari atasan untuk mempermudah proses pelaksanaan kerja perusahaan.
Adapun tata kerja perusahaan di PT Kruz Aufa Mandiri sebagai berikut: a. Komisaris
Berkomitmen tinggi untuk menyediakan waktu dan melaksanakan seluruh tugas komisaris secara bertanggung jawab.
b. Direktur KOMISARIS KEUANGAN & ADMINISTRASI DIREKTUR SEKRETARI CREW MANAGER I CREW MANAGER II
Direktur bertanggung jawab menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan kebijakan yang tepat ( keahlian, peluang dan kelaziman usaha ) yang ditentukan dalam UU PT dan anggaran dasar PT.
c. Keuangan dan Administrasi.
1. Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran
2. Melakukan pemeriksaan ulang atas segala pemasukan dan pengeluaran yang ada
3. Membuat penutupan tiap minggu pemasukan, pengeluaran. 4. Menyiapkan gaji perbulan untuk para pegawai
5. Memberikan laporan bulanan kepada Direktur mengenai
performance dan biaya operasional pada PT. Kruz Aufa Mandiri.
d. Sekretaris
1. Memfilter informasi dan sebagai sumber informasi bagi Direktur dan menjalankan tugas, fungsi dan tanggung jawabnya.
2. Mengatur aktivitas perusahaan, mulai dari administrasi hingga human relation (HR).
3. Menjadi perantara pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
4. Menjadi mediator pimpinan dengan bawahan.
5. Memberikan ide-ide sebagai alternatif pemikiran pimpinan.
6. Pemegang rahasia penting pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan.
Menyelesaikan tujuan organisasi atau perusahaan dengan mengelola staf dan crew yang akan direkrut, bertanggung jawab tentang
perencanaan dan evaluasi kegiatan di PT Kruz Aufa Mandiri.
3.1.3. Kegiatan Perusahaan
1. Kegiatan Perusahaan.
Sebagai spesialis dalam penyediaan pelaut, PT Kruz Aufa Mandiri tertarik untuk bekerja sama khusus dalam memasok Crew on Board, untuk mengembangkan bisnis kami di beberapa negara Asia dan Eropa dan Amerika. PT Kruz Aufa Mandiri telah menyediakan crew paling berkualitas yang sepenuhnya dijamin oleh perusahaan. Pada saat ini PT Kruz Aufa Mandiri telah mengumpulkan 3700 crew yang berpengalaman dibidangnya masing-masing dan semua dari mereka memiliki pengalaman bertahun-tahun di Eropa dan Asia, serta mampu dalam berbahasa Inggris. PT Kruz Aufa Mandiri sepenuhnya bertanggung jawab untuk setiap crew yang dikirim termasuk asuransi mereka dan manfaat sosial mereka.
PT Kruz Aufa Mandiri adalah pemasok pelaut Indonesia untuk operasi pelayaran internasional. Mereka membantu pemilik kapal dan manajer untuk menemukan anggota crew profesional yang mampu bekerja pada semua jenis kapal di Asia, Eropa serta Amerika. Selama beberapa tahun terakhir PT Kruz Aufa Mandiri mengirim pelaut di luar negeri di kapal seperti :
1. Kargo Umum 2. Kapal kontainer 3. Bulk Carrier
4. Pasokan Vessel ( AHTS/DP Vessel ) 5. Dredger
6. Tug boat dan Barge 7. Fishing Vessel 8. Passenger 9. Operator Gas
10. Tankers, Oil product, LPG 11. Chemical Tanker
12. Shipyard
Berikut adalah beberapa jabatan crew yang dipersiapkan oleh PT Kruz Aufa Mandiri :
A. Officer Deck , Persyaratan dokumennya adalah : 1. Sertifikat Kompetensi
2. Sertifikat pengesahan dengan keterangan dari KJB / GMDSS pada tambahan kualitas pelatihan
3. BST ( Basic Safety Training )
4. SAT ( Security Awareness Training )
5. SDSD ( Seafarers Designnated Security Duties ) 6. Kemahiran dalam Survival Craft dan Rescue Boat 7. AFF (Advance Fire Fighting )
8. Crowd
9. MEFA ( Medical First Aid ) 10. Buku paspor
12. ISPS code
13. MCOBS ( Medical Care On Board Ship ) 14. TF ( Tanker Familarization )
15. TO ( Tanker Oil ) 16. CT ( Chemical Tanker ) 17. LGT ( Liquid Gas Tanker ) 18. Radar simulator
19. GCO ( General Certificate Operator )
20. ISMC ( International Safety Management Code ) 21. SAT ( Security Awarness Training )
B. Engginer Officer, Persyaratan dokumennya adalah : 1. Sertifikat Kompetensi
2. Sertifikat Pengesahan dari Pelatihan Komunikasi Laut 3. BST ( Basic Safety Training )
4. SAT ( Security Awareness Training )
5. SDSD ( Seafarers Designnated Security Duties ) 6. Kemahiran dalam Survival Craft dan Rescue Boat 7. AFF (Advance Fire Fighting )
8. Crowd
9. MEFA ( Medical First Aid ) 10. Buku paspor
11. Buku pelaut 12. ISPS code
14. TF ( Tanker Familarization ) 15. TO ( Tanker Oil )
16. CT ( Chemical Tanker ) 17. LGT ( Liquid Gas Tanker )
C. Seamen Able ( ABK ) Persyaratan dokumennya adalah : 1. BST ( Basic Safety Training )
2. Navigational or Enginee Room Watch Keeping 3. Navigational of Deck Watch Keeping
4. AFF ( Advance Fire Fighting ) 5. TF ( Tanker Familarization ) 6. MEFA ( Medical First Aid )
7. Rating sebagai Able Seafarer Deck / Enginee 8. SAT ( Security Awareness Training )
9. SDSD ( Seafarers Designnated Security Duties ) 10. Crisis Management
11. Crowd Management
12. International Safety Management Code 13. Buku paspor
14. Buku pelaut
D. Staff Restoran dan Hotel, Persyaratan dokumennya adalah : 1. Rekomendasi Pelatihan Pengalaman Kerja
2. BS ( Basic Safety )
3. Navigation of Deck Watch Keeping
5. Serifikat Manajemen Diploma 6. Crisis Management
7. Crowd Management
8. International Safety Management 9. Buku paspor
Tujuan PT Kruz Aufa Mandiri memberikan providin kualitas tinggi dari pelanggannya adalah :
a. Untuk membangun kekuatan kita sendiri kompeten, efidien dan setia mengembang petugas posisi dan penilaian dengan cara jalan kami melakukan pelatihan dan perawatan.
b. Untuk bekerja sama untuk melayani, mewakili dan memajukan industri pelayaran internasional.
c. Mengamankan dengan cepat dan akurat oleh recruting dari deck dan enginee departemen untuk memberikan mereka pelatihan
apporeved tepat dan mendidik mereka untuk menjadi yang
memenuhi syarat di semua kursus pemeriksaan sebagaimana yang dibutuhkan oleh semua otoritas konvensi yang relevan pada industri pelayaran.
d. Pembentukan dan pemantauan prosedur dan awak di atas kapal. e. Pround Declare Thet PT Kruz Aufa Mandiri memiliki database
besar yang berkualitas Indonesia ( Officer dan Rating ) yang dipersiapkan dengan baik.
3.2 Hasil Penelitian
3.2.1 Persiapan Perjalanan Dinas Pada Kantor PT Kruz Aufa Mandiri di Jakarta
Sebelum melakukan sebuah perjalanan dinas staf yang mengurus persiapan perjalanan dinas pimpinan harus mengetahui apa tujuan dari perjalanan dinas yang akan dilakukan oleh pimpinan agar dapat mempersiapkan dokumen apa saja yang dibutuhkan, setelah mengetahui tentang perjalanan dinas yang akan diadakan oleh pimpinan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri. Adapun tujuan perjalanan dinas pimpinan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri yaitu :
a. Meningkatkan hubungan bisnis
b. Janji temu dengan para calon client baru c. Pengikatan perjanjian dengan client baru d. Janji temu dengan klien
Dari semua tujuan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri tersebut membawa implikasi yang berbeda terhadap persiapan yang akan dipersiapkan, terutama mengenai akomodasi dan dokumen-dokumen, baik dokumen perjalanan itu sendiri maupun dokumen yang berhubungan langsung dengan tujuan perjalanan dinas yang dilakukan oleh pimpinan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri.
3.2.2 Pelaksanaan Perjalanan Dinas
Sumber : PT Kruz Aufa Mandiri
Gambar III.2
Prosedur Pelaksanaan Perjalanan Dinas
a. Perencanaan Awal Perjalanan Dinas
Perencanaan awal perjalanan dinas yang harus dipersiapkan oleh sekertaris meliputi tujuan jenis perjalanan dinas, seperti menyiapkan perencanaan tanggal, waktu keberangkatan perjalanan dinas, akomodasi, transportasi yang akan digunakan dan lamanya perjalanan dinas .
b. Perencanaan Transportasi Perjalanan Dinas.
Prinsip efektivitas dan efesiensi harus menjadi pertimbangan untuk menentukan sarana transportasi yang akan digunakan untuk perjalanan dinas pimpinan, baik pada waktu keberangkatan, selama perjalanan dinas maupun kepulangan pimpinan. Salah satu alternatif untuk melakukan perjalanan dinas melalui darat adalah dengan menggunakan mobil perusahaan. Untuk hal ini
PERENCANAAN AWAL PERJALANAN DINAS oleh Sekretaris PERENCANAAN TRANSPORTASI PERJALANAN DINAS Oleh Sekretaris PERSIAPAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS Oleh Sekretaris PERENCANAN AKOMODASI Oleh Sekretaris PERENCANAAN KEUANGAN Oleh Keuangan & Administrasi PENYUSUNAN DAFTAR
PERJALANAN DINAS DAN DAFTAR JANJI TEMU
Oleh Sekretaris
sekertaris hanya menghubungi sopir kantor yang akan mengantar pimpinan. Apabila perjalanan dinas menggunakan kereta api, maka sekertaris dapat menghubungi biro perjalanan untuk mengurus tiket kereta api atau langsung datang ke stasiun untuk memesan dan membeli tiket. Untuk perjalanan melalui laut, sekertaris dapat memesan tiket pada biro perjalanan dengan menginformasikan tempat tujuan, jam berangkat, kelas yang diingikan pimpinan, dan akomodasi selama di perjalanan. Alternatif alat transportasi perjalanan dinas yang lain adalah dengan menggunakan pesawat udara, perencanaan dan persiapan perjalanan dinas pimpinan dengan menggunakan pesawat udara sama dengan persiapan perjalanan dinas lewat darat dan laut. c. Persiapan Dokumen Perjalanan Dinas
Di tahap ini adalah sekertaris menyiapkan segala jenis dokumen perjalanan dinas pimpinan seperti jadwal perjalanan, agenda pertemuan, jadwal temu bisnis,segala dokumen yang terkait langsung dengan tujuan perjalanan dinas, daftar nama dan daftar nomor telepon kolega yang akan ditemui, alamat hotel tempat menginap, dan tiket pesawat keberangkatan hingga kepulangan kembali pimpinan.
d. Perencanaan Akomodasi
Persiapan yang dilakukan pada tahap ini adalah sekertaris menghubungi hotel dimana pimpinan akan menginap dan sarana transportasi yang akan menjeput di bandara, mengantar ke hotel ataupun mengantar pimpinan ke tempat tujuan dimana pimpinan melakukan kegiatan perjalanan dinas.
Perincian pengeluaran perjalanan dinas diangganggarkan sebelum melakukan perjalanan dinas. Adapun biaya-biaya tersebut mencakup biaya akomodasi, kegiatan pokok perjalanan dinas. Ditahap ini sekertaris berhubungan langsung dengan bagian keuangan & administrasi perusahaan dalam sistem pembayaran. Sekertaris yang memesan segala kebutuhan perjalanan dinas pimpinan kemudian untuk pembayarannya langsung dilakukan oleh bagian keuangan & administrasi kantor.
f. Penyusunan Daftar Perjalanan Dinas dan Daftar Janji Temu.
Jika perjalanan dinas pimpinan untuk menghadiri undangan pertemuan, maka persiapan yang dilakukan sekretaris adalah mempersiapkan dokumen-dokumen yang berkaitan langsung dengan tema yang akan dibicarakan dalam pertemuan tersebut, tetapi apabila pertemuan tesebut merupakan pelaksanaan dari “janji temu”, maka harus menghubungi pihak-pihak yang akan ditemui oleh pimpinan tersebut, seperti alamat dan nama tempat pertemuan dari janji temu tersebut, kendaraan apa yang akan di gunakan pimpinan menuju tempat pertemuan tersebut, dan siapa yang akan ditemui oleh pimpinan pada saaat pertemuan berlangsung.
Adapun pelaksanaan perjalanan dinas pimpinan yang dilakukan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri dapat dilihat dari banyak nya pembelian tiket pesawat untuk transportasi selama melakukan kegiatan perjalanan dinas ataupun pelaksanaan janji temu dengan kolega di luar kota dengan mengambil data dari bulan Agustus 2016 sampai dengan Oktober 2016
Tabel III.1
Data Pembelian Tiket Pesawat Untuk Perjalanan Dinas Pada Agustus 2016
Sumber : Kantor PT Kruz Aufa Mandiri Keterangan : Bulan Agustus 2016 Maskapai Penerbangan Asal Keberangakatan Tempat Tujuan Tanggal Keberangkatan Tanggal Kepulangan Kegiatan Perjalanan Dinas Lion Air Lion Air Lion Air Garuda Airlines Citilink Lion Air Batik Air Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Singapore Surabaya Batam Batam Batam Singapore Singapore 05 Agustus 2016 10 Agustus 2016 14 Agustus 2016 20 Agustus 2016 23 Agustus 2016 26 Agustus 2016 29 Agustus 2016 7 Agustus 2016 11 Agustus 2016 16 Agustus 2016 21 Agustus 2016 24 Agustus 2016 27 Agustus 2016 30 Agustus 2016 Meeting dengan Owner kapal Meeting dengan Client Pengikatan Perjanjian Dengan Client Baru Meeting dengan Client Meeting dengan Owner Kapal Meeting dengan Calon Client Baru Pengikatan Perjanjian Dengan Client Baru
Berdasarkan data banyak- nya pembelian tiket pesawat pada bulan Agustus 2016 adalah 7 kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan pimpinan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri dengan 3 kali perjalanan Jakarta –Batam dengan kegiatan perjalanan dinas untuk meeting dengan owner kapal,meeting dengan client dan pengikatan perjanjian dengan client baru. 3 kali perjalanan Jakarta – Singapore dengan kegiatan perjalanan dinas untuk meeting dengan owner kapal,meeting dengan client dan pengikatan perjanjian dengan client baru. 1 kali Jakarta – Surabaya dengan kegiatan perjalanan dinas untuk meeting dengan Client
Tabel III.2
Data Pembelian Tiket Pesawat Untuk Perjalanan Dinas Pada September 2016 Maskapai Penerbangan Asal Keberangkatan Tempat Tujuan Tanggal Keberangkatan Tanggal Kepulangan Kegiatan Perjalanan Dinas Lion Air Lion Air Garuda Airlines Citilink Sriwijaya Air Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Singapore Batam Singapore Batam Singapore 13 September 2016 17 September 2016 20 September 2016 24 September 2016 27 September 2016 15 September 2016 18 September 2016 21 September 2016 25 September 2016 28 September 2016 Meeting dengan calon client baru Meeting dengan calon client baru Meeting dengan owner kapal Meeting dengan Kepala syahbandar Meeting dengan calon client baru
Keterangan :
Bulan September 2016
Berdasarkan data banyaknya pembelian tiket pesawat pada bulan September 2016 adalah 5 kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan pimpinan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri dengan 3 kali perjalanan Jakarata - Singapore, dengan agenda kegiatan perjalanan dinas yaitu Meeting dengan owner kapal dan 2 kali meeting untuk pengikatan perjanjian dengan client baru. 2 kali perjalanan Jakarta – Batam yaitu meeting untuk pengikatan perjanjian dengan client baru dan meeting dengan kepala syahbandar.
Tabel III.3
Data Pembelian Tiket Pesawat Perjalanan Dinas Pada Oktober 2016 Maskapai Penerbangan Asal Keberangkatan Tempat Tujuan Tanggal Keberangkatan Tanggal Kepulangan Agenda Kegiatan Perjalanan Dinas Lion Air Garuda Airlines Lion Air Lion Air Jakarta Jakarta Jakarta Jakarta Batam Singapore Singapore Batam 14 Oktober 2016 16 Oktober 2016 23 Oktober 2016 26 Oktober 2016 15 Oktober 2016 18 Oktober 2016 24 Oktober 2016 27 Oktober 2016 Pengikatan perjanjian dengan Client baru Meeting dengan owner kapal Pengikatan perjanjian dengan Client baru Meeting dengan calon client baru Sumber : Kantor PT Kruz Aufa Mandiri
Keterangan :
Bulan Oktober 2016
Berdasarkan data banyak- nya pembelian tiket pesawat pada bulan Oktober 2016 adalah 4 kegiatan perjalanan dinas yang dilakukan pimpinan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri, dengan 2 kali perjalanan Jakarta - Batam dengan agenda kegiatan pengikatan perjanjian dengan client baru dan meeting dengan calon client baru, 2 kali perjalanan Jakarta – Singapore dengan agenda kegiatan pengikatan perjanjian dengan client baru dan meeting dengan owner kapal.
Adapun perbedaan perjalanan dinas di luar negeri dan didalam negeri hanya berbeda pada persiapan dokumen yakni perjalanan keluar negeri harus mempersiapkan dokumen eksternal berupa Passport, Visa, Fiskal dan Exit
Permit.
3.2.3 Kendala Dalam Perjalanan Dinas di Kantor PT Kruz Aufa Mandiri
Kendala yang dirasa oleh kantor PT Kruz Aufa Mandiri selama perjalanan dinas berlangsung yaitu :.
1. Pemesanan tiket/Seat yang dipesan sudah tidak tersedia.
Maksudnya adalah karna perjalanan dinas yang dilakukan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri lebih banyak melakukan perjalanan yang pembelian tiket nya secara go-show, terkadang tiket yang ingin dipesan sesuai dengan tanggal atau waktu yang pimpinan inginkan sudah tidak tersedia lagi.
2. Keterlambatan jadwal maskapai penerbangan/Delay
Dikarenakan di kantor PT Kruz Aufa Mandiri lebih banyak melakukan perjalanan dinas dengan menggunakan pesawat, terkadang keterlambatan jam
penerbangan/Delay bisa menjadi sebuah kendala, karna otomatis semua jadwal pertemuan dengan klien yang sudah diatur dengan sebaik mungkin tidak akan berjalalan dengan baik dan sesuai harapan untuk “tepat waktu” dikarenakan terbuang-buang nya waktu percuma.
Adapun cara mengatasi kendala perjalanan dinas di kantor PT Kruz Aufa Mandiri adalah
1. Staff yang mengatur perjalanan dinas di kantor PT Kruz Aufa Mandiri harus mempunyai komunikasi yang baik dengan pihak Airlines atau travel, sehingga pada saat pimpinan akan melakukan perjalanan dinas, tiket dengan tanggal dan waktu yang diinginkan oleh pimpinan tersedia. Dikarenakan di PT Kruz Aufa Mandiri lebih banyak melakukan pembelian tiket secara go-show.
2. Dikarenakan pimpinan di PT Kruz Aufa Mandiri seringkali melakukan perjalanan dinas dengan membeli tiket go-show, sebaiknya staff yang mengatur perjalanan dinas pada kantor PT Kruz Aufa Mandiri tersebut mengingat untuk melakukan pembelian tiket jauh-jauh hari agar tiket yang waktu dan tanggal keberangkatan yang diinginkan tersebut tersedia.
