KANTOR WILAYAH VIII JAKARTA 1 PT PEGADAIAN (PERSERO)
LAPORAN KERJA PRAKTIK LAPANGAN
Oleh :
Rauli Maranatah Sihombing
103117114
PROGRAM STUDI MANAJEMEN
FAKULTAS EKONOMI & BISNIS
UNIVERSITAS PERTAMINA
2021
i
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KERJA PRAKTIK
Judul Kerja Praktik : PT Pegadaian (Persero) Nama Mahasiswa : Rauli Maranatah Sihombing Nomor Induk Mahasiswa : 103117114
Program Studi : Manajemen
Fakultas : Ekonomi & Bisnis
Tanggal Seminar : 26 Februari 2021
Jakarta, ………….………..2021
MENYETUJUI,
Pembimbing Intansi Pembimbing Program Studi
Muji Astuti NIP.P80488
Evi Sofia, S.E., MBA NIP.118002
ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat kasih karunia-Nya, Penulis dapat melakukan Kerja Praktik Lapangan dengan baik dan menyelesaikan laporan Kerja Praktik Lapangan yang berjudul “Laporan Kerja Praktik Lapangan Pada Divisi Logistik Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 PT Pegadaian (Persero)”. Kegiatan Kerja Praktik ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Manajemen dan untuk memberikan mahasiswa kesempatan mengenal dunia kerja secara langsung. Dalam melakukan Kerja Praktik Lapangan dan menyelesaikan laporan ini, Penulis mendapat banyak bantuan dukungan, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada yang terhormat :
1. Bapak Saadih selaku Kepala Departemen Logistik & Umum yang telah memberi kesempatan untuk saya dapat melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
2. Ibu Muji Astuti selaku Pembimbing Instansi yang selalu memberikan masukan, arahan dan pengajaran selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
3. Bapak Nono Sutrisno yang telah memberikan ilmu dan juga arahan selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
4. Seluruh Staff di Departemen Logistik dan Umum yang telah membantu mengarahkan dan memberikan ilmu serta memberikan bimbingan selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan. 5. Bapak Arif Murti Rozamuri, Ph.D Selaku Ketua program studi dan Dosen Wali yang turut
membantu dan mendukung dalam proses pencarian tempat Praktik kerja lapangan hingga berjalannya
6. Ibu Evi Sofia, S.E., MBA Selaku Dosen Pembimbing penulis yang telah memberikan banyak bantuan dalam penulisan laporan Kerja Praktik.
7. Orang tua yang memberi dukungan doa, moril dan materil.
8. Keluarga dan Teman – teman yang selalu memberikan mendukung dari awal sampai akhir Kerja Praktik berjalan.
Pada Laporan Kerja Praktik ini sangat dimungkinkan masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki. Mengingat keterbatasan ilmu dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, Penulis mengharapkan laporan kerja praktik ini dapat memberikan wawasan dan pengetahuan bagi pembaca.
Jakarta, 22 Februari 2021 Penulis
iii DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN KERJA PRAKTIK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR GAMBAR ... iv DAFTAR LAMPIRAN ... v BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Tujuan ... 2 1.3 Manfaat ... 2
1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan ... 2
BAB II PROFIL PERUSAHAAN ... 4
2.1 Sejarah PT Pegadaian (Persero) ... 4
2.2 Logo, Visi & Misi ... 5
2.3 Produk PT Pegadaian (Persero) ... 6
2.4 Anak Perusahaan PT Pegadaian (Persero) ... 8
2.5 Struktur Organisasi PT Pegadaian (Persero) ... 9
BAB III PELAKSANAAN KEGIATAN KERJA PRAKTIK ... 12
3.1 Pelaksanaan Kerja Praktik ... 12
3.2 Masalah yang Dihadapi ... 24
3.3 Cara Mengatasi Kendala ... 25
BAB IV HASIL KERJA PRAKTIK ... 26
BAB V TINJAUAN TEORITIS ... 27
BAB VI PENUTUP ... 28
6.1 Kesimpulan ... 28
6.2 Saran ... 29
DAFTAR PUSTAKA ... 30
iv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Logo PT Pegadaian (Persero) ... 5
Gambar 2.2 Logo PT Pegadaian (Persero) yang baru ... 5
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 ... 9
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Departemen Logistik dan Umum ... 10
Gambar 3.1 Checklist Pengadaan ... 13
Gambar 3.2 TOR (Term of Refference) ... 13
Gambar 3.3 Nota Dinas ... 14
Gambar 3.4 Undangan Aanwijzing dan SPPH ... 15
Gambar 3.5 BA Aanwijzing dan Peninjauan Lokasi ... 15
Gambar 3.6 Laporan Hasil Pekerjaan... 17
Gambar 3.7 Surat Perintah Kerja ... 17
Gambar 3.8 Perjanjian Kerja Sama ... 18
Gambar 3.9 Surat Otorisasi Permohonan Pembayaran ... 19
Gambar 3.10 Surat Otorisasi Anggaran ... 19
Gambar 3.11 Surat Permohonan Otorisasi ... 20
Gambar 3.12 Speadsheet Surat Masuk ... 20
Gambar 3.13 Purchase Order ... 21
Gambar 3.14 Instruksi Pembayaran ... 21
Gambar 3.15 Otorisasi ... 22
Gambar 3.16 Invoice ... 22
v
DAFTAR LAMPIRAN
Gambar 1. Dokumentasi Kegiatan Kerja Praktik ... 31
Gambar 2. Daftar Hadir ... 33
Gambar 3. Surat Keterangan Pelaksanaan Kerja Praktik ... 40
Gambar 4. Lembar Bimbingan Pembimbing Instansi Kerja Praktik ... 41
Gambar 5. Lembar Bimbingan Pembimbing Program Studi ... 42
Gambar 6. Lembar Penilaian Pembimbing Instansi ... 43
Gambar 7. Lembar Penilaian Pembimbing Program Studi ... 44
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Pendidikan adalah proses pembelajaran untuk mendapatkan pengetahuan, dan keterampilan melalui bimbingan dari orang lain yang dianggap ahli atau lebih memahami dan bersifat turun temurun. Melalui pembekalan ilmu pengetahuan. Pendidikan dirancang untuk mempersiapkan SDM yang mampu mengambil keputusan yang tepat dan berdaya saing. Sejalan dengan kemajuan teknologi dan kebutuhan industri yang semakin tinggi, lembaga pedidikan yang berperan aktif mencetak SDM unggul terus menyempurnakan sistem pengajaran dengan kurikulum yang semakin baik.
Selain lembaga pendidik Pemerintah juga berperan aktif dalam menciptakan SDM unggul dengan mengadakan program-program yang membangun, salah satunya yaitu Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan menjalin kerja sama dengan banyak perguruan tinggi untuk memberi kesempatan bagi putra-putri terbaik Indonesia untuk mengasah potensi diri melalui Program Magang Mahasiswa Bersertifikat (PMMB). PMMB di inisiasi oleh Forum Human Capital Indonesia (FHCI) yang membantu link and match antara dunia pendidikan dan dunia professional. Salah satu Perguruan tinggi yang ikut berkolaborasi adalah Universitas Pertamina.
Maka dari itu, sehubungan dengan adanya Kerja Praktik Lapangan yang diwajibkan kepada mahasiswa Universitas Pertamina semester tujuh Program Studi Manajemen, melalui program FHCI penulis terpilih untuk melakukan kerja praktik lapangan di PT Pegadaian (Persero). Dalam pelaksanaan kerja praktik lapangan. Penulis ditempatkan di Departemen Logistik & Umum Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 PT. Pegadaian (Persero) yang memiliki otoritasi dalam melaksanakan kegiatan pengadaan suatu barang dan jasa.
Pengadaan barang dan jasa adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk memastikan proses kerja perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien sehingga kinerja perusahaan dapat meningkat sesuai dengan target yang ditetapkan. Dalam memproses pengadaan barang dan jasa dimulai dari perencanaan, penyusunan anggaran, pelaksanaan dan sampai dengan serah terima hasil pekerjaan. Pengadaan barang dan jasa dikatakan cukup sensitif bagi perusahaan karena penggunaan anggaran yang ditetapkan memiliki potensi terjadinya benturan kepentingan antara pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pelaksanaannya. Oleh sebab itu, pengadaan barang dan jasa harus memiliki pedoman pelaksanaan teknis dan administratif yang jelas demi memudahkan proses kerja dalam pelaksanaan dan pengawas melakukan hak dan kewajiban masing-masing. Untuk itu, penulis berharap dengan adanya kesempatan ini, penulis dapatkan meningkatkan kemampuan dalam pengadaan barang dan jasa serta memahami ketentuan aturan dan prosedur yang berlaku pada Departemen Logistik & Umum di PT Pegadaian (Persero) Kantor Wilayah VIII Jakarta 1.
2 1.2 Tujuan
Pelaksanaan Kerja Praktik ini memiliki tujuan diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Memenuhi persyaratan lulus dari Program Studi Manajamen Universitas Pertamina. 2. Wujud dari misi Universitas Pertamina dalam menciptakan SDM yang unggul dan dinergi 3. Memperkenalkan SDM dengan dunia kerja yang sebenarnya.
4. Mempelajari proses operasional yang dilakukan divisi logistik dan umum PT Pegadaian (Persero).
1.3 Manfaat
Kegiatan kerja Praktik lapangan di Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 PT Pegadaian (Persero) memberikan manfaat kepada berbagai pihak, yaitu :
1. Bagi Mahasiswa
Mempraktikkan secara langsung ilmu yang telah didapatkan selama masa perkuliahan ke dalam dunia kerja.
Menambah kemampuan untuk beradaptasi dengan seluruh komponen yang ada di lingkungan kerja PT Pegadaian (Persero) Kantor Wilayah VIII Jakarta 1.
Meningkatkan rasa tanggung jawab dan kedisiplinan dari segi manajemen waktu, kerjasama tim, serta tekanan dalam menyelesaikan tugas agar tepat waktu.
Meningkatkan kemampuan untuk lebih percaya diri dan kemampuan berkomunikasi. Memperluas wawasan dan pengetahuan yang sebelumnya tidak didapatkan dalam
dunia perkuliahan serta menambah relasi dan pertemanan untuk karir ke depan. 2. Bagi PT Pegadaian (Persero)
Sebagai bentuk implementasi BUMN Hadir Untuk Negeri agar menciptakan Sumber Daya Manusia yang berjiwa Enterpreneur sesuai dengan kebutuhan BUMN.
Membantu perusahaan dalam melaksananakan tugas-tugas selama masa kegiatan praktik kerja lapangan berlangsung.
3. Bagi Universitas Pertamina
Memperoleh bahan evaluasi dari kurikulum yang telah diterapkan untuk penyesuaian dengan kebutuhan dunia kerja.
Terjalinnya hubungan yang baik antara perusahaan dan instansi. Mempersiapkan lulusan yang siap bersaing dalam dunia kerja. 1.4 Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Melalui Kerja Praktik FHCI yang diadakan oleh BUMN, penulis mendapat kesempatan untuk melakukan kegiatan Kerja Praktik dilaksanakan di salah satu perusahaan BUMN yang bergerak pada bidang keuangan, yaitu PT Pegadaian (Persero). Penulis ditempatkan di Divisi
3
Logitsik dan Umum pada Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 yang beralamatkan di Jl. Senen Raya No.36, RT.5/RW.1, Senen, Kec. Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10410.
Waktu pelaksanaan Kerja Praktik adalah selama 6 (enam) bulan terhitung dari tanggal 1 September 2020 sampai dengan 28 Februari 2020. Sehubungan dengan adanya Pandemi COVID-19 PT Pegadaian (Persero) menerapkan dua sistem pelaksanan kerja dalam rangka antisipasi terhadap dampak COVID-19. Sistem kerja yang digunakan ini adalah WFO ( Work From Office) dan WFH (Work From Home). Waktu pelaksanaan kedua sistem ini adalah secara selang seling setiap harinya. Untuk Waktu kerja yang berlaku di PT Pegadaian (Persero) Kanwil VIII Jakarta 1 adalah 5 (Lima) hari yang terhitung dari hari senin sampai dengan hari jumat dan dimulai pukul 08.00 WIB sampai dengan Pukul 16.00 WIB.
4 BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
2.1 Sejarah PT Pegadaian (Persero)
PT Pegadaian (Persero) didirikan jauh sebelum Indonesia merdeka, sehingga perjalanan PT Pegadaian ini telah melewati banyak pergantian kepemipinan dan pergantian sistem. Pertama kali oleh pemerintahan Belanda (VOC) yang diberi nama Bank Van Leening di Batavia pada tanggal 20 Agustus 1746. Sistem Bank Leening ini di bangun dengan memberikan kredit dan sistem gadai. Namun, pada saat Pemerintahan Inggris berkuasa di Indonesia, Pada tahun 1811 Bank Van Leening di bubarkan karena di anggap tidak memberikan keuntungan besar bagi pemerintahan dan membuat kebijakan kebebasan bagi masyarakat untuk mendirikan usaha dengan sistem gadai. Era inggris menjajah digantikan dengan belanda kembali, sehingga kekuasaan Pegadaian kembali dikelola oleh pemerintahan Hindia Belanda. Untuk memberikan perlindungan dan manfaat bagi masyarakat Pemerintah Belanda mengeluarkan peraturan Staatsland No. 131 tanggal 12 Maret 1901 yang berisi bahwa Usaha Pegadaian merupakan monopoli Pemerintah pada tanggal 1 April 1901 dan diubah menjadi Pegadaian Negara pertama di sukabumi, Jawa Barat. Dan pada tahun 1905 pegadaian berbubah bentuk menjadi lembaga resmi “JAWATAN”.
Pada masa kemerdekaan Pegadaian yang telah beberapa kali berubah status dikelolah langsung oleh Pemerintahan Republik Indonesia. Pemerintah Republik Indonesia berupaya untuk mengembangkan Pegadaian menjadi lebih baik lagi dengan tujuan untuk mencegah ijon, rentenir, dan pinjaman tidak wajar, Untuk meningkatkan kesejahteraan rakyat kecil, Serta Untuk mendukung program pemerintah di bidang ekonomi dan pembangunan nasional. Agar dapat menyesuaikan dengan perkembangan dan peraturan yang di tetapkan Pegadaian kembali berubah status menjadi Perusahaan Negara (PN) pada 1 januari 1961 berdasarkan peraturan Pemerintah (PP) No. 178 tahun 1961. Dalam proses perjalanan Pegadaian terus berubah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pada tahun 1969 (PN) Perusahaan Negara diubah menjadi Perusahaan Jawatan (PERJAN) Berdasarkan Pemerintahan (PP) No.7 tahun 1969. Dan berubah bentuk hukum kembali pada tahun 1990 menjadi PERUM ( Perusahaan Umum) berdasarkan Peraturan Permerintah No 10 Tahun 1990. Hingga perubahan terakhir adalah pada tahun 2012 berbubah bentuk hukum menjadi Perusahaan Perseroan (PERSERO) Pada tanggal 1 April 2012 berdasarkan (PP) No 51 tahun 2011 dan bertahan sampai saat ini. Sehingga ulang tahun PT Pegadaian (Persero) diperingati setiap tanggal 1 April.
5
2.2 LOGO, VISI, MISI & Budaya Perusahaan PT Pegadaian (Persero)
PT Perusahaan (Persero) telah melakukan perubahan Logo pada 1 April 2013 dengan bentuk yang berbeda namun tetap mempertahankan warna hijau dan simbol timbangan yang tercemin dalam logo PT Pegadaian (Persero). Logo lama PT Pegadaian (Persero) mencerminkan keteduhan bagi masyarakat, keseimbangan, kesederhanaan dan praktis.
Gambar 2.1 – Logo Pegadaian Sebelum 1 April 2013 Sumber : PT Pegadaian (Persero)
Pada Usia ke-112 tahun adalah tahun rebranding Pegadaian, dalam rangka mengusung semangat baru PT Pegadaian melakukan Tranformasi yang ditandai dengan adanya Logo baru untuk untuk menuju masa depan yang cerah. Berikut gambar Logo baru PT Pegadaian (Persero).
Gambar 2.2 – Logo Pegadaian Setelah 1 April 2013-sekarang Sumber : PT Pegadaian (Persero)
Makna yang terkandung
1. Warna hijau melambangkan keteduhan.
2. Gambar timbangan di lingakaran paling kanan melambangkan keadilan.
3. Font atau bentuk huruf Pegadaian juga berubah untuk menumbuhkan kesan rendah hati. 4. Lingkaran pertama, atau yang paling kiri menggambarkan fungsi Pegadaian yang
melayani pembiayaan gadai dan fidusia dengan produk seperti Gadai KCA, Kreasi, Krasida, Gadai Syariah, Krisna, Amanah dan Arum.
5. Lingkaran kedua atau bagian tengah menggambarkan pegadaian yang melayani bisnis emas dengan produk logam mulia dan G-Lab.
6. Lingkaran ketiga menunjukkan pegadaian yang melayani aneka jasa dengan produk multi-payment online untuk pembayaran listrik, air, telepon, dan kiriman uang.
6
Sebagai dasar dari kegiatan PT Pegadaian (Persero) memiliki visi dan misi sebagai berikut.
Visi
Menjadi The Most Valuable Financial Company di Indonesia dan Sebagai Agen Inklusi Keuangan Pilihan Utama Masyarakat
Misi
1. Memberikan manfaat dan keuntungan optimal bagi seluruh pemangku kepentingan dengan mengembangkan bisnis inti.
2. Membangun bisnis yang lebih beragam dengan mengembangkan bisnis baru untuk menambah proposisi nilai ke nasabah dan pemangku kepentingan
3. Memberikan service excelence dengan focus nasabah melalui : o Bisnis proses yang lebih sederhana dan digital
o Teknologi informasi yang handal dan mutakhir o Praktek manajemen risiko yang kokoh
o SDM yang profesional berbudaya kinerja baik.
2.3 Produk PT Pegadaian (Persero)
PT Pegadaian (Persero) memiliki beberapa produk dan terdiri dari produk utama, produk syariah, produk investasi, dan produk lainnya, diantaranya:
A. Produk utama
1. KCA (Kredit Cepat dan Aman)
KCA (Kredit Cepat Aman) merupakan kredit dengan sistem hukum gadai yang di berikan kepada semua golongan nasabah. baik untuk kebutuhan konsumtif maupun kebutuhan produktif, dengan jangka waktu kredit 4 bulan dan sistem bunga per 15 hari.
2. Krasida (Kredit Angsuran Sistem Gadai)
Yaitu kredit dengan angsuran bulanan untuk keperluan konsumtif dan produktif dengan jaminan emas yang menjadi solusi tepat mendapatkan fasilitas kredit dengan cara cepat, mudah dan murah.
3. Kreasi (Kredit Angsuran Fidusia)
Kreasi adalah Kredit dengan angsuran bulanan yang diberikan kepada Usaha Mikro/kecil baik perorangan maupun berbadan hukum yang membutuhkan modal untuk pengembangan usaha dengan sistem Fidusial dan sewa modal mulai dari 0.95% perbulan. Sistem Fidusia berarti agunan untuk pinjaman cukup dengan BPKB sehingga kendaraan masih bisa digunakan untuk usaha.
7 4. Gadai Efek
Gadai efek merupakan pinjaman (Kredit) atas dasar hukum gadai dalam jangka waktu tertentu yang diberikan oleh PT Pegadaian (Persero) kepada nasabah dengan berbentuk saham dan obligasi tanpa warkat (Scripless trading) yang tercatat dan diperdagangkan di bursa efek.
B. Produk syariah 1. Rahn
Rahn merupakan pemberian pinjaman dengan barang jaminan berupa emas, barang elektronik, kendaraan bermotor dan barang bergerak lainnya. Pinjaman dimulai dari lima puluh ribu rupiah sampai dengan satu miliar.
2. Amanah
Amanah adalah pemberian pinjaman kepada pengusaha mikro/kecil, karyawan serta professional guna pembelian kendaraan bermotor. Pinjaman yang diberikan mulai dari Rp. 5.000.000 sampai dengan Rp450.000.000 dengan jangka waktu 12-60 bulan.
3. Arrum BPKB
Arrum BPKB merupakan pembiayaan syariah untuk pengembangan Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) dengan jaminan BPKB Kendaraan Bermotor. Pinjaman dmulai dari tiga juta sampai dengan empat ratus juta rupiah.
4. Arrum Haji
Arrum haji adalah pemberian pinjaman dengan jaminan emas kepada masyarakat yang membutuhkan dana untuk mendaftar haji dengan proses mudah, cepat dan aman.
C. Investasi emas 1. Mulia
Mulia adalah layanan penjualan emas batangan kepada masyarakat secara tunai atau angsuran dengan proses mudah dan jangka waktu yang fleksibel.
2. Tabungan Emas
Tabungan Emas Pegadaian adalah layanan penitipan saldo emas yang memudahkan masyarakat untuk berinvestasi emas.
3. Konsinyasi Emas
Konsinyasi Emas adalah layanan titip-jual emas batangan di Pegadaian sehingga menjadikan investasi emas milik nasabah lebih aman karena disimpan di Pegadaian.
8 D. Produk Lainnya
1. Pegadaian Remittance
Pegadaian Remittance adalah layanan pengiriman dan penerimaan uang dari dalam dan luar negeri yang bekerjasama dengan beberapa Perusahaan Remitansi berskala internasional.
2. Multi Pembayaran Online (MPO)
MPO merupakan layanan pembayaran berbagai tagihan bulanan, pembelian pulsa, pembelian tiket, pembayaran finance, pembayaran premi BPJS, dan lain-lain.
3. Persewaan Gedung
Pegadaian Sewa Gedung merupakan Auditorium yang dikelola oleh Pegadaian untuk disewakan kepada masyarakat luas guna keperluan berbagai kegiatan acara dan seremoni. 4. Jasa Sertifikasi Batu Mulia
Jasa Sertifikasi batu mulia adalah jasa pengujian terhadap sebuah batu mulia yang dilakukan oleh gemologis di laboratorium gemologi untuk mengetahui jenis, keaslian, kualitas dan spesifikasi-spesifikasi yang lain dibutuhkan dan untuk memberikan kepastian dan keyakinan kepada pemilik, penjual maupun pembeli batu mulia.
5. Jasa Taksiran
Pegadaian Jasa Taksiran dalah layanan kepada masyarakat yang ingin mengetahui karatase dan kualitas harta perhiasan emas, berlian dan batu permata, baik untuk keperluan investasi ataupun keperluan bisnis dengan biaya yang relatif terjangkau. 6. Jasa Titipan
Pegadaian Jasa Titipan adalah layanan kepada masyarakat yang ingin menitipkan barang berharga seperti perhiasan emas, berlian, surat berharga maupun kendaraan bermotor. 7. The Gade Coffee & Gold (kafe)
2.4 Anak Usaha PT Pegadaian (Persero) 1. PT Balai Lelang Artha Gasia
PT Balai Lelang Artha Gasia (BLAG), bergerak di bidang jasa lelang yaitu menyediakan jasa pelelangan harta tetap dan harta bergerak milik perorangan, serta aset perusahaan milik instansi pemerintah maupun swasta sehingga diperoleh harga penjualan yang optimal.
2. PT Pesonna Optima Jasa
PT Pesonna Optima Jasa bergerak di bidang pelayanan jasa umum (general services) yang meliputi penyediaan jasa tenaga outsourcing (keamanan, kebersihan, pengemudi, pemeliharaan kantor/taman), persewaan kendaraan, persewaan alat-alat kantor, jasa ekspedisi, dan jasa umum lainnya yang mendukung operasional perusahaan
9 3. PT Galeri Dua Empat
PT Pegadaian Galeri Dua Empat bergerak di bidang perdagangan emas batangan, perdagangan perhiasan dan perdagangngan batu mulia.
4. PT Pesonna Indonesia Optima Jaya
PT Pesonna Indonesia Jaya bergerak di bidang pengelolaan hotel dan bisnis properti lainnya.
5. PT Pefindo Biro Kredit
PT Pefindo Biro Kredit bergerak di bidang biro kredit swasta, yang memberikan jasa Credit Scoring Report yang merupakan laporan komprehensif informasi identitas debitur dan profil perkreditan, serta Credit and Fraud Alerts sebagai layanan notifikasi terhadap pelemahan atau penguatan profil kredit debitur, termasuk indikasi fraud yang dilaporkan secara otomatis.
2.5 Struktur Organisasi Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 PT Pegadaian (Persero)
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kantor Wilayah PT Pegadaian (Persero) Sumber: Peraturan Direksi PT Pegadaian (Persero)
Gambar di atas merupakan struktur organisasi PT Pegadaian (Persero) Kantor Wilayah VIII Jakarta 1. Kantor Wilayah dipimpin langsung oleh Pemimpin wilayah yang menjalankan fungsi sebagai Regional Chief Executive Officer (Regional CEO) sesuai kewenangan yang diberikan oleh Direksi. Pemimpin Wilayah Membawahi langsung Departemen Bisnis dan Deputy Operasional.
10
Departemen Bisnis adalah pejabat struktural sebagai pemimpin kantor wilayah. Sedangkan deputy operasional adalah pejabat struktural yang memimpin bidang operasional seperti Departemen umber daya manusia, Departemen Keuangan, Departemen Manajemen resiko, Departemen Logistik dan umum.
Selama magang di PT Pegadaian (Persero), penulis ditempatkan pada Departemen Logistik & Umum. Berikut struktur Departemen Logistik & Umum Kantor Wilayah VIII Jakarta 1.
Gambar 2.4 Struktur Organisasi Departemen Logistik dan Umum Sumber: Peraturan Direksi PT Pegadaian (Persero)
Departemen Logistik dan umum dibagi kedalam tiga bagian yang dibedakan oleh tugas dan kewenangnan masing-masing. Berikut pejelasan mengenai bagian departemen logistk dan umum. 1. Bagian pengadaan & logistik
Tugas dan tangung jawabnya secara umum adalah
- Merencanakan, mengorganisasikan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan barang dan jasa untuk kebutuhan kantor wilayah, area, cabang dan unit pelayanan cabang (UPC). Seperti inventaris kantor dan Alat Tulis Kantor (ATK).
- Mengelola tata usaha kantor, kebutuhan rumah tangga perlengkapan kendaraan dinas dan mengelolah tenaga kerja outsourcing dilingkup kantor wilayah.
- Mengelola teknologi informasi
- Akurasi pencatatan dan dokumen aset, inventaris, kendaraan dan perlengkapan rumah tangga.
Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, bagian Pengadaan dan logistik memiliki beberapa staff yang dibedakan berdasarkan tugas masing-masing, yaitu staff mengurus proses tagihan, staff Informasi Teknologi (IT).
2. Bagian bangunan & pengadaan korporasi
- Merencanakan, mengorganisasikan, monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengolahan aset tetap, bangunan kantor, rumah dinas, gudang dan bagunan lainnya milik perusahaan yang berlokasi di lingkup kantor wilayah.
- Melaksanakan perawatan, renovasi, restorasi dan pembangunan - Mengelola proses sewa menyewa aset dan standar pengamanan.
11
Dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya, bagian Bangunan & Pengadaan Korporasi memiliki beberapa staff yang dibedakan berdasarkan tugas masing-masing, yaitu staff khusus kendaraan dan pengamanan (memproses gaji satpam, driver, biaya BBM kedaraan dinas dll), Staff yang mengurus proses renovasi, relokasi, dan sewa bangunan serta otorisasi permohonan dari cabang..
3. Bagian humas dan protokoler
- Merencanakan, mengkordinasikan, melaksanakan keiatan publikasi dan pelayanan informasi mengenai perusahaan baik kepada internal maupun eksternal.
- Melaksanakan pendokumentasian dan pemutahiran admistrasi mengenai akta, perizinan, surat keputusan, ketentuan internal dan peraturan perundang-undangan.
12 BAB III
PELAKSANAAN KEGIATAN KERJA PRAKTIK
3.1 Pelaksanaan Kegiatan Kerja Praktik
Penulis melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 PT. Pegadaian (Persero) yang berlokasi di di Jl. Senen Raya No.36, RT.5/RW.1, Senen, Kec. Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10410. Mahasiswa ditempatkan di departemen Logistik dan Umum. Dari penjelasan diatas Logistik dan umum melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan pemeliharaan aset dan menyediakan kebutuhan lingkup kantor wilayah serta mengelolah outsorcing perusahaan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
Selama magang di departemen Logistik dan umum, mahasiswa dibawah bimbingan Kepala Bagian Perlengkapan dan Logisik melakukan tugas untuk membantu staff di logistik dan umum. Ada beberapa jenis tugas yang diterima oleh mahasiswa, yaitu
1. Memproses surat masuk
Salah satu departemen logistik dan umum adalah memenuhi kebutuhan area dan cabang untuk menunjang jalannya proses kerja dengan baik. Dalam proses pemenuhan kebutuhan, langkah pertama yang dilakukan area dan cabang mengirimkan surat permohonan otorisasi kepada departemen logistik dan umum. Selain surat permohonan otorisasi, segala surat atau dokumen dari cabang yang ditujuakan kepada departemen logistik dan umum harus dicatat kedalam speedsheet yang telah disediakan. Hal ini dilakukan agar proses kerja berjalan dengan terstruktur dan rapih. Selain itu, pihak logistik dalam dengan mudah memeriksa kembali permohonan yang belum di proses dan yang sudah diproses.
2. Pengadaan barang dan jasa
Dalam memenuhi tanggung jawab mahasiswa untuk membantu staff Departemen Logistik dan umun, mahasiswa beberapa kali ditugaskan untuk membuat berkas yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang dan jasa. Proses dan berkas yang dibutuhkan, yaitu
A. Membuat Checklist Pengadaan
Checklist Pengadaan merupakan daftar surat-surat yang harus ada dalam berkas
pengadaan suatu barang dan jasa agar proses pengadaan dapat dilanjutkan. Berikut adalah gambar Checklist Pengadaan suatu barang dan jasa:
13
Gambar 3.1 Checklist Pengadaan Sumber : PT Pegadaian (Persero) B. Membuat TOR (Term of Refferences)
TOR (Term of Reference) atau kerangka acuan kerja adalah batasan mengenai gambaran tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah proyek/kegiatan yang telah disepakati untuk memandu suatu kegiatan/proyek agar sesuai dengan apa yang diharapkan panitia dan menjadi acuan dan rambu-rambu bagi pelaksana. Berikut tampilan awal dari TOR yang biasa dibuat untuk berkas pengadaan:
Gambar 3.2 TOR (Term of Refference) Sumber : PT Pegadaian (Persero)
14 C. Membuat Nota Dinas
Nota Dinas merupakan proses awal dari kegiatan pengadaan suatu barang dan jasa dimana berisi permohonan pengadaan suatu barang dan jasa yang dibuat oleh Kepala Departemen Logistik & Umum untuk meminta persetujuan kepada Deputy Operasional ataupun Pemimpin Wilayah untuk kemudian ditandatangani apabila permohonan tersebut disetujui. Berikut merupakan gambar nota dinas:
Gambar 3.3 Nota Dinas Sumber : PT Pegadaian (Persero)
D. Membuat Undangan Aanwijzing dan Surat Permohonan Penawaran Harga (SPPH) Setelah membuat Nota Dinas oleh logistik dan umum. Selanjutnya panitia pengadaan membuat surat undangan kepada para vendor. Undangan Aanwijzing dan SPPH adalah undangan berupa surat yang dibuat oleh Kepala Departemen Logistik & Umum kepada para vendor untuk hadir dalam pertemuan yang membahas tentang perencanaan kegiatan pengadaan. Dalam surat tersebut juga para vendor diminta untuk mengajukan surat permohonan penawaran harga yang diajukan. Berikut gambar surat undangan aanwijzing dan SPPH:
15
Gambar 3.4 Undangan Aanwijzing dan SPPH Sumber : PT Pegadaian (Persero)
E. Membuat Berita Acara Aanwizing dan Peninjauan Lokasi
Setelah memberikan surat undangan, lalu diadakan pertemuan antara panitia pengadaan dengan para vendor dan kegiatan tersebut. Kegiatan tersebut dilaporkan dalam surat berita acara Aanwijzing. Berita acara Aanwijzing membahas tentang perencanaan kegiatan, peninjauan lokasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh para vendor. Berikut merupakan contoh bentuk berita acara:
Gambar 3.5 BA Aanwijzing dan Peninjauan Lokasi Sumber : PT Pegadaian (Persero)
16
F. Berita Acara Pemasukan dan Surat Penawaran Harga
Setelah adanya pertemuan antara panitia pengadaan dengan para vendor dilakukan dan vendor telah mengirikan Surat Permohonan Penawaran Harga (SPPH), maka panitia Pengadaan membuat Berita Acara Pemasukan dan Surat Penawaran Harga.
G. Berita Acara Penilaian dan Evaluasi Harga
selanjutnya, panitia mengadakan rapat untuk menimbang vendor yang akan memenangkan tender untuk pekerjaan pengadaan tersebut. Penilaian dan evaluasi yang dilakukan panitia dalam memilih vendor terkait harga pekerjaan. Panitia akan memilih vendor yang memberikan harga penawaran terendah untuk dinyatakan sebagai pemenang tender dan dapat melanjutkan kesepakatan lain setelahnya.
H. Membuat Undangan Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga
Setelah menentukan pemenang tender, selanjutnya panitia pengadaan akan mengundang pemenang tender untuk bertemu membahas mengenai teknis pekerjaan sekaligus negosiasi terhadap harga pekerjaan.
I. Berita Acara Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga
Dalam pertemuan yang membahas tentang teknis pekerjaan dan negosiasi harga akan ditemukan harga koreksi yaitu harga setelah negosiasi yang sudah disepakati oleh panitia pengadaan dan vendor. Lalu kegiatan tersebut dilaoporkan dalam Berita Acara Klarifikasi Teknis dan Negosiasi Harga.
J. Surat Kesanggupan dari Vendor atau Rekanan
Setelah memperoleh harga kesepakatan, panitia pengadaan meminta kepada vendor untuk membuat surat kesanggupan yang menyatakan bahwa vendor tersebut sanggup untuk dalam melaksanakan pekerjaan tersebut.
K. Laporan Hasil Proses Pelaksanaan Pengadaan
Setelah semua kegiatan telah dilakukan, maka selanjutnya dibuatkan laporan hasil pekerjaan. Laporan hasil pekerjaan berisi tentang penjabaran mengenai proses dan detail kegiatan yang telah dilakukan. Berikut merupakan gambar laporan hasil pekerjaan:
17
Gambar 3.6 Laporan Hasil Pekerjaan Sumber : PT Pegadaian (Persero) L. Membuat SK Penunjukkan
Setelah membuat laporan hasil pekerjaan, selanjutnya dibuatkan Surat Penunjukkan untuk vendor. Di dalamnya menyatakan bahwa panitia pengadaan menunjuk vendor tersebut sebagai pelaksana pekerjaan.
M. Membuat Surat Perintah Kerja (SPK)
Setelah membuat SPK Penunjukkan, selanjutnya adalah membuat Surat Perintah Kerja agar vendor tersebut dapat memulai pekerjaan. Tanpa SPK, maka vendor tidak memulai suatu pekerjaan. SPK tersebut harus ditanda tangani oleh kedua belah pihak yaitu panitia pengadaan dan vendor. Berikut merupakan gambar SPK :
Gambar 3.7 Surat Perintah Kerja Sumber : PT Pegadaian (Persero)
18 N. Membuat Perjanjian Kerja Sama (PKS)
Selanjutnya adalah membuat perjanjian kerja sama. PKS berisi pernjanjian yang berupa pasal-pasal yang merupakan suatu kesepakatan yang harus disetujui pihak vendor dan panitia pengadaan. Di dalamnya juga terdapat tanda tangan pihak vendor dan panitia pengadaan di atas materai. Berikut tampilan awal dari surat perjanjian kerja sama:
Gambar 3.8 Perjanjian Kerja Sama Sumber : PT Pegadaian (Persero)
Setelah seluruh rangkaian kegiatan dilaksanakan dan berkas yang dibutuhkan telah dibuat, maka seluruh berkas yang telah dibuat oleh Departemen Logistik & Umum tersebut kemudian harus ditanda tangani oleh Deputy Operasional atau Pemimpin Wilayah untuk dapat disetujui. Apabila Berkas yang dibutuhkan tidak ada revisi dan sudah disetujui maka selanjutnya akan dibuatkan surat permohonan pembayaran dan surat permohonan anggaran untuk dilakukan pembayaran. Berkas pengadaan yang sudah ditanda tangani dan disetujui oleh Deputy Operasional atau Pemimpin Wilayah, akan dikembalikan kepada Departemen Logistik & Umum untuk selanjutnya melakukan proses anggaran. Proses anggaran yang dilakukan meliputi Surat Permohonan Pembayaran (SOPP) dan Surat Otorisasi Anggaran (SOA). Berikut penjabaran dari masing-masing surat :
19
O. Surat Otorisasi Permohonan Pembayaran (SOPP)
SOPP dibuat secara manual melalui excel menyesuaikan anggaran biaya yang dibutuhkan untuk pekerjaan. Di dalamnya tertera tujuan pembayaran beserta nominal debit dan kredit yang dibuat.Berikut gambar surat otorisasi permohonan pembayaran:
Gambar 3.9 Surat Otorisasi Permohonan Pembayaran Sumber : PT Pegadaian (Persero)
P. Surat Otorisasi Anggaran (SOA)
SOA dibuat melalui aplikasi E-Budgeting PT Pegadaian (Persero). Pembuatan SOA dilakukan menyesuaikan mata anggaran dari Kepala Bagian yang memiliki tanggung jawab terhadap pengadaan terebut. Proses pembuatan SOA tidak dapat dilakukan oleh mahasiswa dikarenakan dalam prosesnya harus menginput username dan password dari staff yang bertangungjawab yang memiliki mata anggaran tersebut. Berikut gambar dari aplikasi E-Budgeting PT Pegadaian (Persero) yang menampilkan surat otorisasi anggaran:
Gambar 3.10 Surat Otorisasi Anggaran
20
Setelah SOPP dan SOA dibuat, maka selanjutnya berkas pengadaan yang meliputi Nota Dinas, Surat Kesanggupan Vendor, Surat Perintah Kerja, dan SPK yang telah disetujui difotocopy dan dibuat rankap dua. Lalu, berkas tersebut dikirimkan ke Departemen Keuangan untuk diperiksa. Jika seluruh berkas telah dipenuhi dan tidak terdapat revisi, maka selanjutnya akan dilakukan pembayaran kepada vendor.
3. Pengadaan barang melalui aplikasi PaDi UMKM B2B
Selama melakukan kerja praktik lapangan di PT Pegadaian (Persero) mahasiswa sering kali melakukan tugas untuk pengecekan dan pemesanan barang di Aplikasi PaDi UMKM. Aplikasi Padi UMKM B2B adalah platfom yang dikembangkan oleh kementrian BUMN untuk menggerakkan ekosistem UMKM secara digital, sistematis dan berskala nasional berkelanjutan. Hadirnya Aplikasi PaDi UMKM B2B mempermudah proses pengadaan yang dilakukan oleh PT Pegadaian (Persero). Berikut proses pengadaan melalui Aplikasi PaDi UMKM B2B.
- Menerima surat permohonan otorisasi dari cabang atau area
Gambar 3.11 Surat Permohonan Otorisasi Sumber : PT Pegadaian (Persero)
- Surat permohonan dicatat dan dimaksukan kedalam speedsheet surat masuk.
Gambar3.12 Surat Masuk Speedsheet Sumber : PT Pegadaian (Persero)
21
- Barang yang dibutuhkan area dan cabang dipesan melalui aplikasi Padi UMKM B2B. Pemesanan dilakukan mahasiswa dengan menggunakan User Kepala Bagian Pengadaan dan logistik.
- Pemesanan dilakukan dengan memasukan ketentuan Alamat Pengiriman, opsi pengiriman, pajak, jenis proyek, opsi pembayaran dan batas waktu pengiriman pesanan.
- setelah memesan barang sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan maka tinggal menunggu persetujuan dari Kepala Departemen Logistik dan Umum.
- Setelah, pesanan disetujui oleh Kepala departemen logistik. Lalu, print foto produk, Transaksi pembelian, Purchase Order, dan Instruksi pembayaran.
Gambar 3.13 Purchase Order Sumber : Aplikasi PaDi UMKM B2B
Gambar 3.14 Instruksi Pembayaran Sumber : Aplikasi PaDi UMKM B2B
22
- Buat otorisasi, Surat Otorisasi Anggaran (SOA) dan Surat Otorisasi Permohonan Pembayaran (SOPP) lalu minta persetujuan dari deputy Operasional
Gambar 3.15 Otorisasi Sumber : Data diolah
- Cek aplikasi PaDI, jika sudah berstatus diproses penjual, maka akan muncul dokumen Sales Order, Faktur pajak, surat jalan, invoice dan berita acara. Lalu semua berkas di print
Gambar 3.16 Invoice
23
Gambar 3.17 Berita acara serah terima Sumber : Aplikasi PaDi UMKM B2B - Berita acara ditanda tangan oleh vendor dan pihak logistik.
- Setelah semua berkas telah selesai maka satukan semua surat (permohonan otorisasi, otorisasi, SOA, SOPP, foto produk, transaksi pembelian, purchase order, permohonan pembayaran, faktur pajak, sales order, surat jalan, dan berita acara) lalu berkas diserahkan ke keuangan untuk dibayarkan ke vendor.
rth
- Otorisasi yang telah di tanda tangan Deputy Operasional di scan dan dikirim ke cabang atau area pemohon melalui emaill.
- Copy-an dari otorisasi dan surat permohonan di simpan kedalam arsip Logistik.
4. Revisi berkas
Setiap berkas yang dibuat memliki peluang adanya terjadi kesalahan baik dalam tata penulisan, dan informasi yang dimasukan. Oleh karena itu, agar proses operasional dapat berjalan dengan lancar dan cepat dilakukanlah revisi kesalahan terhadap berkas.
5. Membuat otorisasi
Selain membuat otorisasi dari pemesanan barang di Aplikasi PaDi UMKM B2B. Cabang dan area juga mengirimkan permohonan otorisasi dari barang dan jasa yang telah di laksanakan oleh cabang sendiri. seperti, otorisasi biaya air, biaya BBM operasional dll. Agar dapat disetujui oleh deputy Operasional dan dibayarkan oleh keuangan.
6. Menggandakan dan men-scan dokumen
Mahasiswa juga melakukan pekerjaan atau men-scan dan mengandakan (meng-copy) dokumen menggunakan printer yang mempunyai fungsi print, copy, dan scan yang dikenal dengan printer multifungsi yaitu printer Canon.
24 7. Arsip
Berkas yang telah selesai di proses selanjutnya disimpan kedalam lemari arsip dan disusun rapih kedalam kotak sesuai dengan nama cabang dan tahun proses.
8. Memproses berkas ke Deputy Operasional dan Departemen Lain
Untuk mempercepat pekerjaan dan memudahkan staff lainnya, Mahasiswa ditugaskan menaikan surat atau berkas untuk di serahkan kebagian lain, seperti otorisasi yang membutuhkan tanda tangan deputy dan keuangan untuk memperoses tagihan.
3.2 Masalah yang Dihadapi
Selama Praktik Kerja Lapangan (PKL), Penulis berusaha untuk menyelesaikan pekerjaan yang diberikan oleh instruktur lapangan dengan maksimal dan tepat waktu. Namun dalam pelaksanaanya, tidak semua pekerjaan dapat diselesaikan dengan maksimal. Kendala yang dihadapi oleh mahasiswa saat bekerja yaitu :
1. Mahasiswa mendapatkan kendala seperti komputer yang lemot dan error saat input data ke Microsoft, hal ini mengakibatkan pekerjaan yang dilakukan membutuhkan waktu yang lebih lama.
2. Kurang teliti dalam menganalisis surat, sehingga terjadi kesalahan dalam memasukan data dan format yang tidak rapih.
3. Masa adaptasi yang dimana Mahasiswa belum mengenal semua karyawan sehingga terjadi beberapa miss communication dalam menyampaikan informasi.
4. Adanya sistem WFH yang sehingga proses pelaksaan pekerjaan sedikit terhambat, dan sering kali tidak mendapat pekerjaan ketika WFH karena tidak semua pekerjaan dapat saya lakukan dari rumah.
5. Terlalu banyak berkas yang dibutuhkan dalam proses pengadaan dan banyak sekali macam-macam pengadaan barang dan jasa sehingga sering terjadi kekeliruan dalam pembuatan dan penyusunan berkas. Kekeliruan yang terjadi dapat menghambat proses pengadaan barang dan jasa karena harus dilakukan revisi ulang dan penandatanganan ulang.
6. Proses pengadaan barang dan jasa yang sifatnya pekerjaan biasanya banyak dilakukan di akhir tahun dan dilakukan secara bersamaan dan dapat dikerjakan oleh beberapa karyawan sehingga dalam penyusunan berkas terkadang terjadi kesamaan dalam pemilihan tanggal rapat yang akhirnya harus dilakukan revisi terhadap berkas yang sudah dibuat.
7. Berkas pendukung yang dibuat oleh vendor seringkali banyak kekurangan dan lambat dikirimkan sehingga menghambat proses pengadaan suatu barang dan jasa.
25
8. Banyaknya jenis mata anggaran seringkali mengakibatkan kesalahan dalam penginputan, seperti seharusnya menggunakan mata anggaran A tetapi dalam penginputan menggunakan mata anggaran B.
9. Perbedaan pemahaman antara Departemen Logistik & Umum dan Departemen Keuangan terkait berkas apa saja yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan.
3.3 Pemecahan Masalah
Adapun solusi dari permasalahan atau kasus yang terjadi dalam proses pengadaan suatu barang dan jasa pada Departemen Logistik & Umum adalah :
1. Mengatasi masalah Komputer, Mahasiswa meminta bantuan dari karyawan yang ada dan terkadang menggunakan laptop kantor. Sehingga peruses kerja menjadi lancar.
2. Mengatasi ketidaktelitian dan kesalahan dalam memasukan data dapat diatasi dengan mewajibkan untuk memeriksa kembali pekerjaan sebelum diserahkan, dan saat terjadi kesalahan harus segera untuk diperbaiki.
3. Untuk mengatasi masalah miss communication, Mahasiswa berusaha untuk akrab dengan karyawan yang ada, serta Mahasiswa juga mencatat setiap informasi yang saya terima, sehingga tidak terjadi kesalahan penyampaian informasi, serta jangan ragu untuk menanyakan kepada karyawan yang ada untuk memahami informasi yang diberikan. 4. Untuk mengatasi masalah WFH, jika Mahasiswa berusaha menyelesaikan semua
pekerjaan dikantor pada satu hari sampai tuntas.
5. Membuat list pengadaan terlebih dahulu dan pastikan tanggal yang dibuat sudah sesuai dengan pelaksanaan kegiatan agar tidak ada revisi dan dapat langsung disetujui.
6. Sebelum membuat berkas pengadaan, penulis melakukan komunikasi dan koordinasi kepada karyawan sehingga mengurangi adanya kesamaan dalam pemilihan tanggal. 7. Sebelum penyusunan berkas pengadaan, penulis memastikan terlebih dahulu apakah
berkas yang dibutuhkan dari vendor sudah lengkap. Jika masih ada kekurangan, maka penulis akan menghubungi vendor untuk segera mengirimkan berkas yang dibutuhkan. 8. Sebelum menyusun anggaran, penulis memastikan kembali kepada panitia pengadaan
terkait mata anggaran yang digunakan dan penulis akan melakukan pengecekan terlebih dahulu melalui data mata anggaran perusahaan.
9. Penulis tetap mengikuti arahan dari Departemen Logistik & Umum dan apabila ada berkas yang dibutuhkan oleh Departemen Keuangan, maka penulis akan melakukan pembuatan berkas tambahan.
26 BAB IV
HASIL KERJA PRAKTIK
Melakukan kerja praktik lapangan selama enam bulan di Departemen Logistik dan Umum memberikan banyak pengetahuan dan keterampilan baru yang sangat berharga, yaitu
1. Mengetahui proses pengadaan dalam perusahaan
Mahasiswa dapat secara langsung mengerjakan berkas pengadaan dengan bantuan arahan dari staff yang bertugas.
2. Memahami proses pemesanan sampai dengan pembayaran pesanan melalui Aplikasi PaDi UMKM
3. Membangun kerja sama tim yang baik
Tugas yang diberikan kepada mahasisiwa mayoritas adalah tugas yang dapat diilakukan secara mandiri. Namun, pada momen tertentu apabila tugas yang harus dikerjakan pada hari itu sangat banyak, mahasiswa sering kali berkerja sama dengan mahasiswa magang lainnya untuk mebuat strategi saling dan saling membantu agar semua pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat dan tepat.
4. Cara berkomunikasi dengan baik
Dalam proses kerja praktik, mahasisiwa sering kali berinteraksi secara langsung maupun tidak langsung dengan atasan dan staff senior lainnya. Untuk dapat menyampaikan informasi dengan benar dan sopan, maka kemampuan dalam melakukan komunikasi yang baik sangat dibutuhkan. Maka dari itu, dengan mengamati lingkungan dan cara staff lain berkomunikasi menjadi cerminan bagi mahasiswa. Mahasiswa menyesuaikan cara komunikasi dengan teman berbicara. Cara komunikasi dengan atasan lebih formal sedangkan komunikasi dengan rekan kerja lebih informal.
5. Manajemen Waktu
PT Pegadaian (Persero) memiliki manajemen waktu yang baik. Semua staff datang dan pulang dengan tepat waktu. Begitupun dengan mahasiswa. Jam masuk kantor di PT Pegadaian (Persero) yaitu pukul 08.00WIB. Mahasiswa berusaha untuk berangkat dari kantor sekitar pukul 06.30 WIB supaya tidak terlambat sampai ditujuan. Selain itu, penulis dan pegawai juga mematuhi aturan untuk jam istirahat atau makan siang. Dimana waktu makan siang pegawai pukul 12.00-13.00 WIB. Sehingga Mahasiswa berusaha melaksanakan tugas dengan cepat dan baik agar tidak ada pekerjaan yang tertunda.
27 BAB V
TINJAUAN TEORISTIS
Selama mahasiswa melakukan Kerja Praktik di PT Pegadaian (Persero) beberapa kegiatan yang dilakukan oleh penulis berkaitan dengan teori-teori yang telah penulis pelajari selama di Universitas Pertamina, berikut adalah relevansi teori yang didapatkan selama Kerja Praktik dengan teori selama perkuliahan:
1. Inventory
Dalam buku Jay Heizer, Barry (2016) di bahas mengenai pentingnya inventory dalam memudahkan proses produksi dan kepuasan perusahaan. Dengan mengelolah inventaris yang tepat dapat mengurangi biaya operasional perusahaan. Selain itu, tujuan melakukan manajemen inventory adalah untuk mencapai keseimbangan antara aset inventaris dengan layanan. Ada beberapa jenis manajemen inventory, salah satu yang digunakan oleh departemen logistik adalah Finished goods inventory. Finished goods inventory adalah produk yang telah selesai dalam perosesnya dan siap untuk pengiriman atau penggunaan.
Dalam departemen logistik dan umum, salah satu tugas dan tangungjawabnya adalah membuat pengadaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan kantor, area, dan cabang. Salah satu contohnya adalah pengadaan ATK (Alat Tulis Kantor) untuk seluruh Departemen Kantor Wilayah VIII Jakarta 1. Pemesanan ATK (Alat Tulis Kantor) dengan jumlah dan waktu yang tepat akan memperngaruhi tata penyimpanan gudang dan kelancaran kerja seluruh departemen. Karena Paper dan tinta komputer adalah salah satu kebutuhan kantor yang amat dibutuhkan.
2. Analisis Internal Persusahaan
Menurut David (2009, p176) semua organisasi mempunyai kekuatan dan kelemahan dalam berbagai bidang fungsional bisnis. Analisis lingkungan lebih mengarah pada analisis internal perusahaan dalam menilai atau mengidentifikasi kelemahan dan kelemahan dari tiap divisi keuangan, pemasaran, riset, personalia serta operasional. Dengan memahani teori tersebut, mahasiswa dalam melaksanakan magang mencoba menganalisis kelemahan dan keunggulan perusahaan PT Pegadaian (Persero). Kekuatan dalam kerjasama tim melaksanakan pengadaan sesuai dengan tangung jawab masing-masing mendukung cepatnya peroses pengadaan. Serta solidaritas yang saling terhubung dan saling membantu dalam menyelesaikan tugas masing-masing meningkatkan motivasi dalam berkerja.
28 BAB VI PENUTUP
3.2
KesimpulanAdapun kesimpulan yang didapatkan selama kegiatan Praktik Kerja Lapangan pada Departemen Logistik & Umum Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 PT Pegadaian (Persero) adalah:
1. Kegiatan pengadaan suatu barang dan jasa memiliki proses yang sangat panjang dengan diawali adanya permohonan pengadaan yang harus disetujui oleh Deputy Operasional ataupun Pemimpin Wilayah dan diakhiri dengan pembayaran oleh Departemen Keuangan. 2. Kelemahan dari proses pengadaan suatu barang dan jasa yang dilakukan pada Departemen
Logistik & Umum Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 di PT Pegadaian (Persero) yaitu masih banyaknya pembuatan berkas pekerjaan yang dilakukan secara manual dan banyaknya perbedaan pendapat atau pemahaman terkait berkas pengadaan antara Departemen Logsitik & Umum dan Departemen Keuangan.
3. Kelemahan lain dari proses pengadaan suatu barang dan jasa yang dilakukan pada Departemen Logistik & Umum Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 di PT Pegadaian (Persero) yaitu terkait pemberkasan dan perizinan yang tidak paperless sehingga banyak sekali berkas pengadaan yang tertumpuk setelah kegiatan pekerjaan selesai. Selain itu hal tersebut juga cukup banyak membutuhkan waktu dalam proses perizinin karena harus ditandatangani secara manual oleh panitia pengadaan beserta Deputy Operasional ataupun Pemimpin Wilayah.
3.3
SaranSelama mengikuti kerja praktik lapangan di PT Pegadaian (Persero) beberapa saran yang dapat disimpulkan oleh mahasiswa, yaitu
1. Dalam proses pengadaan suatu barang dan jasa, perusahaan disarankan untuk lebih memperbaharui atau mengembangkan metode menjadi digitalisasi yang digunakan dalam proses pengadaan suatu barang dan jasa agar lebih efektif dan efisien.
2. Proses kerja yang dilakukan Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 sangat banyak menggunakan kertas. Untuk lebih menghemat kertas (Paperles) maka sistem kerja dengan digitalisasi dan didukung dengan big data sebagai arsip. Maka proses kerja Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 akan lebih efektif dan efisien.
3. Selain itu, perlu dilakukannya plaftform yang dirancang khusus untuk internal Kantor Wilayah VIII PT Pegadaian (Persero) agar setiap informasi terbaru dapat disebarkan dengan cepat dan mudah, serta terkait dengan ketentuan perubahan sistematik penulisan di ketahui dengan cepat oleh seluruh staff yang ada, sehingga mengecilkan peluang terjadinya kesalahan. Dan setiap departemen akan mendapat satu acuan kerja terkait berkas apa saja
29
yang diperlukan dalam proses pengadaan sehingga tidak adalagi perbedaan pemahaman antar departemen.
30
DAFTAR PUSTAKA
PT Pegadaian (Persero). (2012, April 1). Profil Perusahaan, 1.5. (H. P. (Persero), Penyunting, P. P. (Persero), Produser, & PT Pegadaian (Persero)) Dipetik February 20, 2021, dari PT Pegadaian (Persero): http://www.Pegadaian.co.id
PT Pegadaian (Persero). (2020). Pedoman Pengadaan Barang dan atau Jasa. Powerpoint, 12-21. PT Pegadaian (Persero). (2020). Peraturan Direksi Nomor 12 Tahun 2020 tentang Struktur
31
LAMPIRAN
33
DAFTAR HADIR KERJA PRAKTIK
Nama : Rauli Maranatah S NIM : 103117114
40
SURAT KETERANGAN Nomor ………. Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Arif Murti Rozamuri, Ph.D
NIP : 116124
Jabatan : Ketua Program Studi Manajemen
Mahasiswa pelaksana Kerja Praktik :
Nama : Rauli Maranatah Sihombing
NIM : 103117114
Program Studi : Manajemen
Tempat pelaksanaan Kerja Praktik :
Instansi : PT Pegadaian (Persero)
Alama : Jl. Senen Raya No.36, RT.5/RW.1, Senen, Kec. Senen, Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10410
Tema : Laporan Kerja Praktik Lapangan Pada Divisi Logistik Kantor Wilayah VIII Jakarta 1 Pt Pegadaian (Persero)
Demikian surat keterengan ini dikeluarkan untuk dapat dipergunakan dengan penuh tanggung jawab.
Jakarta, Februari 2021
a.n. Dekan Fakultas, Prof Dr. Ir. Derwawan Wibisono, M.Eng Ketua Program Studi, Arif Murti Rozamuri, Ph.D
Ketua Program Studi
Arif Murti Rozamuri, Ph.D NIP. 116124
42
LEMBAR BIMBINGAN PEMBIMBING PROGRAM STUDI
No. 1 Hari/Tanggal : 1 Februari 2021 Hal yang menjadi perhatian :
1. Perihal ketentuan penulisan Laporan Kerja Praktik
Paraf Pembimbing : No. 2 Hari/Tanggal : 18 Februari 2021
Hal yang menjadi perhatian :
1. Perihal ketentuan dan penulisan Laporan Kerja Praktik
Paraf Pembimbing: No. 3 Hari/Tanggal : 24 Februari 2021
Hal yang menjadi perhatian :
1. Perihal materi dan lampiran laporan kerja praktik 2. Perihal Jadwal Presentasi Laporan Kerja Praktik
Paraf Pembimbing : Nama : Rauli Maranatah S NIM : 103117114
43
LEMBAR PENILAIAN KERJA PRAKTIK
Nama : Rauli Maranatah S NIM : 103117114
Program Studi : Manajemen Pembimbing : Evi Sofia, S.E., MBA
SO No Aspek Penilaian Nilai*
Pembimbing Program Studi (30%) SO-a
Kemampuan berfikir
1 Mahasiswa mampu mengidentifikasi isu utama dalam suatu masalah
SO-b Komunikasi
2 Saat melakukan presentasi pada seminar KP Mahasiswa mampu mengutarakan pendapatnya dengan baik
3 Mahasiswa mampu menyusun laporan KP secara Terstruktur, dalam bahasa akademik dan dapat dimengerti
SO-c
Etika 4
Saat melakukan presentasi mahasiswa menunjukan sikap hormat terhadap peserta Seminar KP
SO-e Kerja Mandiri dan
Dalam Tim
5 Mahasiswa mampu menunjukan sikap mandiri dalam menyusun laporan KP
Rerata Nilai dari Pembimbing Program Studi (Rerata x 30%) Keterangan:
* : Rentang nilai 1 -100
Jakarta, Februari 2021
Pembimbing Program Studi
Evi Sofia, S.E., MBA NIP.118002
