BAB I PENDAHULUAN
1.1. Sejarah Dan Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero)
Berawal dari gagasan, kemudian berkembang seiring kebutuhan, gagasan untuk memperlancar arus surat menyurat selama era kolonial Belanda telah diwujudkan oleh gubernur jendral G.W.Baron dengan mendirikan kantor pos yang pertama di Batavia pada tanggal 26 Agustus 1946. Peranan kantor pos semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi telegram dan telepon, sehingga dibentuk Jawatan Pos Telegram berdasarkan statlad nomor 395 tahun 1906
Dengan dikeluarkannya Undang-Undang perusahaan Negara Hindia Belanda ( Indische bedrijvenweT). Sejak tahun 1907 Jawatan Pos Telegram dipegang oleh departemen perusahaan pemerintah (Departement Van Government Bedrijvenment).
sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL)
Dengan PP No.240 Tahun 1961, dibentuklah perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Dengan PP No.30 Tahun 1965, PN Postel dipecah menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi. Dengan dikeluarkannya UU No.9 Tahun 1965 Status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dikelompokan menjadi 3 status yaitu : Perusahaan jawatan (perjan), perusahaan umum (Perum), dan Perusahaan Perseroan (Persero).
Selanjutnya status PN Pos dan Giro di ubah menjadi Perum Pos dan Giro berdasrkan PP No.24 tahun 1978. Kemudian ditetapkan PP No.3 Tahun 1983 yang mengatur tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum, dan Persero. Unutk menyesuaikan diri dengan ketentuan baru tersebut, PP No.9 Tahun 1978 yang mengatur tentang Perum Pos dan Giro diganti dengan PP No.24 Tahun 1984.
Dengan semakin meningkatnya permintaan masyarakat akan pelayanan jasa pos serta dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, maka Perum Pos dan Giro dirubah statusnya mennjadi PT.Pos Indonesia (Persero) yang diatur melalui PP No.5 Tahun 1995 tertanggal 27 Februari 1995.
1.2. Logo PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar 1.1 Logo PT Pos Indonesia
Sumber : www.google.com
Perum Pos dan Giro, logo lama perusahaan ini terdiri dari unsur padi-kapas yang bersambung dengan banner diatas dengan tulisan hurup R dan hurup I, banner dibawah dengan tulisan POS & GIRO, mengelilingi unsur segi-lima yang mengurung bola dunia dan burung. Diantara segi-lima dan padi kapas terdapat arsiran horisontal.
Ide utama pada logo ini adalah burung, sebagai simbol atau tanda yang mewakili merpati pos, konsep pengantaran surat jaman dahulu. Bola dunia, sebagai simbol dari perputaran dunia dan kekekalan) merepresentasikan hal hubungan antar negara, internasional, global.
padi melambangkan pangan dan kapas melambangkan sandang. Banner yang bertuliskan hurup R dan hurup I di atas segilima dan merupakan ujung dari unsur padi-kapas yang melingkari segi-lima, merupakan singkatan dari Republik Indonesia.
Makna yang tertangkap secara semantik dari membaca tanda-tanda ini adalah pekerjaan profesionalitas pos yang dilambangkan dengan burung dan bola dunia terkurung oleh segi-lima dan masih dikelilingi oleh padi kapas yang ujung atasnya ada banner bertuliskan hurup R dan hurup I, yang memberikan kesan bersifat Nasional. Bisnis Pos adalah bisnis yang berlingkup Internasional, menghubungkan antar negara di dunia, sehingga kesan yang timbul dari logo lama PT Pos ini adalah profesionalitas Pos yang bersifat internasional dilambangkan dengan burung merpati dan bola dunia, masih terkurung oleh hal-hal yang bersifat Nasional, burung tidak dapat lepas dan bebas.
gunung, warna yang kontras dengan warna-warna alam yang kebanyakan berwarna hijau, coklat, biru.
Tulisan dengan tipografi bold : POS INDONESIA, adalah nama perusahaan dengan identitas negara, berada di bawah gambar burung dan bola dunia, disini terbaca bahwa yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha, dengan slogan “Untuk anda kami ada”. untuk menambah kesan mengutamakan pelayanan.
1.3. Visi dan Misi PT Pos Indonesia ( Persero ) 1.3.1 Visi
2009-2010 : Integrated mail, logistic & financial services
infrastructure
2011-2013 : Indonesia’s leader in the mail logistics & financial
services
2014-2018 : ASEAN Champion of Postal Industries
1.3.2 Misi
“ Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan
1.4. Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar 1.2
Struktur Organisasi Pos Indonesia Pusat
Gambar 1.3
Struktur Organisasi Pos Indonesia Wilayah Bandung
Sumber : Humas Kantor Pos Indonesia Wilayah Bandung
KEPALA KANTOR
BAG. SARANA BAG. TEKNIK
1.5. Susunan Organisasi PT Pos Indonesia (Persero)
Berdasarkan hasil keputusan pemerintah, maka jabatan jabatan operasional kerja di PT Pos Indonesia pun dibentuk. Yakni sebagai berikut :
1. Kepala Kantor 2. Bidang Audit
3. Manager Operasional, yang membawahi beberapa divisi yakni :
Bagian Pelayanan
Teknik Sistem Informasi, membawahi juga bagian :
Rekening Koran (RK)
Pinjaman Rekening Koran (PRK)
Bina Mutu dan Pelayanan
Itulah gambaran sususan sturktur organisasi dari PT Pos Indonesia di wilayah Bandung.
1.6. Tugas - Tugas Tiap Jabatan Dalam Struktur Organisasi di PT Pos Indonesia (Persero)
Dalam menjalankan perusahaan dengan baik PT Pos Indonesia sendiri merancang struktur jabatan dan fungsional sendiri. Hal ini ditujukan agar terciptanya suatu kinerja perusahaan yang baik yang didalamnya mencakup tugas dan fungsi fungsi dari tiap jabatan tersebut agar tiap terjadinya tumpang tindih fungsi dan tanggung jawab antar divisi. Berikut adalah susunan jabatan dan fungsi dari tiap tiap divisi di PT Pos Indonesia wilayah Bandung.
1. Kepala Kantor
a. Kepala kantor merupakan seorang pimpinan kerja di kantor. b. Semua hasil kerja dari tiap divisi dilaporkan kepada Kepala
Kantor.
c. Penanggung jawab.
d. Mengawasi jalanya operasional kerja. 2. Bagian Audit
a. Memerikasa bagian – bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akutansi, SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
c. Membuat laporan penyimpanan masing - masing bagian. d. Menyusun laporan eksploitasi.
e. Pemeriksaan tertutup kas tahunan. f. Penyusunan laporan pemeriksaan.
g. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP) 3. Manager Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acacra-acra resmi laiinnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya. e. Menyampaikan saran kenaikan gaji, pangkat, jabatan karyawan
bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
4. Bagian Pelayanan
a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos peka waktu meliputi paket pos biasa, wesel pos, giro pos, kilat khusus, Express Post, dan penjualan Benda Pos dan Matrai (BPM). b. Mengkoordimnasikan pekerjaan penerimaan dari kantor lain
d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket penerimaan paket pos.
e. Menyiapkan konsep surat menyurat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pos.
5. Bagian Pelayanan Pos Plus
a. Menerima atau menyelesaikan pengaduan pelanggan. b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c. Memeriksa laporan pengeduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan jasa layanan pos.
d. Mengevaluasi tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan - perbaikan. 6. Bagian Pelayanan Ritel Atau Keagenan
a. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen seumber setelah diyakini akan kebenarannya.
b. Memeriksa seulurh neraca loket bagian peleyanan retail atau keagenan dan dokumen sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian pelayanan keagenan atau retail.
d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan batara dan tabungan budaya serta menandatangani laporannya.
yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi, memeriksa laporan surplus Takesra dan Kukesra yang akan dikirim ke BNI 46 serta menandatangani laporannya.
g. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension. 7. Bagian Filateli
a. Mengawasi surat - surat.
b. Mengawasi penjualan benda - benda pos. c. Menyusun target unit tahunan.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.
8. Bagian Pengolahan Komunikasi
a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke bagian administrasi.
b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan.
c. Bertanggungjawab ats pelaksanaan tugas dibagian pengolahan. d. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.
9. Bagian Logistic
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos. c. Menyusun laporan bulanan.
10.Bagian Verifikasi Barang
a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh Kantor Pos VVII sampai dengan Kantor Pos X, dan agen pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-nasah pertanggungjawaban dan mencocokan dengan buku perhitungan Knator Pos VII sampai dengan Kantor Pos X di bagian akuntansi.
c. Menandatangani naskah-naskah pertanggunngan yang sudah cocok dan diyakini kebenarannya,
d. Memeriksa regirster-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
e. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos , Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
11.Bagian Bina Mutu dan Pelayanan
a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di Kantor Pos II Bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi system kualitas produk, proses dan pelayanan.
d. Memperbaiki sistem dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan berdasarkan system umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).
12.Bagian Keuangan
a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga, menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkandan mempertanggung jawabkan serta pentatausahaan benda pos dan materai, membuat neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan.
c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh public, serta melaksanakan penatausahaan dan pertanggungannya.
d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah ditetapakan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta menjaga batas maksimum saldo kas. 13.Bagian Akuntansi
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuan
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber unutk melakukan persiapan pembukuan.
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan, menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register pembantunya.
14.Bagian Pemasaran
a. Menyusun rencana kegiatan pemasaraan semua jas pos dan keagenan serta penyusunan angggaran.
b. Melakukan penelitian pasar dan menganalisa setiap masukan baik berdasarkan pengamatan, usulan atau keluhan pelanggan. c. Melaksanakan negosiasi dan penjualan serta mengusulkan
penafsiran atas produk tertentu atau besarnya potongan. d. Membuat basis data pelanggan dan pesaing.
e. Melakukan pembinaan pelanggan dan menjalin kerja sama dengan pihak lain serta menyelanggarakan jumpa pelanggan bagi konsumen dareah kerjannya.
f. Melakukan kegiatan promosi.
g. Memantau kegiatan yang dilakukan pesaing mengevaluasi produk yang ada dan mengusulkan pengembangan produk. h. Membuat laporan kegiatan pemasaran.
15.Bagian Sumber Daya (SDM)
a. Melakukan dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi dan rolering pegawai.
c. Mengurus surat-menyurat dan naskah kepegawaian serta hal lain yang menyangkut hak dan kewajiban pegawai.
d. Melaksanakan tata usaha SDM, pembayaran gaji atau pension, tunjangan, menyiapkan dan menyelesaikan ongkos perjalanan dinas panjar, tabungan pegawai dan lain lain yang menyangkut hak-hak pegawai atau pensiun.
16.Bagian Sarana Prasarana
a. Melakukan pembelian barang - barang sarana.
b. Mengelola dan memelihara peralatan, pembangunan dan kendaraan.
c. Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan kantor.
d. Memantau atau memeriksa gedung-gedung yang akank diajukanu untuk diadakan perbaikan.
e. Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan memeriksa seluruh pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di Kantor Pos II dan Kantor Pos VII sampai Kantor Pos X.
17.Bagian Teknik System dan Informasi a. Mengawasi komputerisasi nasional
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.
c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.
e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasantara Net. 18.Bagian Rekening Koran (RK)
a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi / transaksi yang terjadi kedalam rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.
b. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang terjadi, pihak - pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan kepuasan pelanggan dan mitra kerja. d. Melaporkan data - data transaksi dan saldo rekening kepada
manajemen.
19.Bagian Pinjaman Rekening Koran (PRK)
a. Bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan. b. Memeriksa neraca cek, penerimaan dan rekap.
c. Mencocokan neraca cek dan rekap dengan neraca gabungan. d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf . e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil.
1.7. Gambaran Tentang Divisi Humas PT Pos Indonesia (Persero) PT Pos Indonesia adalah perusahaan jasa yang terbesar di Indonesia. Sangat beragam varian jasa yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Berawal dari latar belakang tersebut dan dengan banyaknya jasa yang PT Pos tawarkan kepada masyarakat sehingga disini harus ada penanganan secara khusus, karena pada kenyataanya pelayanan jasa yang kami berikan tidak selamanya berjalan lancar dikarenakan banyak faktor yang dapat menghambat kelancaran dalam pelayanan jasa kami, baik secara teknis maupun nonteknis. Yang dimana dari waktu ke waktu masalah tersebut semakin kompleks. Maka dari itulah dibutuhkan sebuah divisi humas dimana dalam hal ini menyangkut dalam perbaikan citra bagi Pos sendiri dikalangan masyarakat. Meskipun belum termasuk State of Being akan tetapi humas PT Pos sendiri memiliki sebuah susunan fungsinya. Adapun susunannya sebagai berikut.
Gambar 1.4
Gambaran Humas Kantor Pos Wilayah Bandung
Sumber : Humas Kantor Pos Indonesia Wilayah Bandung
Manager Operasional
Humas
1. Manajer Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku. c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acacra-acra
resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya. e. Menyampaikan saran kenaikan gaji, pangkat, jabatan karyawan
bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang
ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
2. Humas
a. Menjaga brand image perusahaan.
b. Mempromosikan produk yang dikeluarkan PT Pos Indonesia. c. Meningkatkan selalu produk yang dikeluarkan PT Pos Indonesia. d. Perpanjangan tangan antara pihak eksternal PT Pos Indonesia
dengan manajemen PT Pos Indonesia (internal).
e. Memberikan solusi produk layanan dengan adanya costumer service .
f. Hubungan dengan media dan masyrakat.
3. Costumer service
b. Menerima keluhan konsumen atas layanan produk PT Pos Indonesia .
c. Memberikan solusi atas keluhan tersebut.
d. Menjembatani kebutuhan informasi untuk kedua belah pihak baik internal maupun eksternal
Untuk customer care sendiri, pada awalnya Tahun 1997 dibentuk divisi khusus untuk menangani masalah tersebut yaitu divisi solusi care.
Kemudian seiring perkembangan zaman dan semakin besarnya minat masyarakat terhadap pelayanan PT Pos Indonesia ini maka divisi solusi care
berganti nama dengan costumer service. Selang beberapa waktu divisi
costumer service ini berganti nama menjadi costumer care yang sampai sekarang bertahan.
1.8. Sarana Dan Prasarana
Terdapat banyak sarana dan prasarana yang ada di dalam kantor PT Pos Indonesia yang berguna untuk menunjang pelayanan kepada para pelanggan. Sehingga dalam pelayanan yang disediakan PT Pos nya pun para pelanggan merasa puas. Sarana tersebut adalah :
1. Mesin Tiket
bisa merasa nyaman karena tidak perlu antri hanya untuk mengmbil tiket.
2. Loket
Loket ini berfungsi sebagai tempat penyerahan barang, paket, surat yang akan dikirim oleh para pengguna jasa PT Pos Indonesia.
3. Air Conditioning, CCTV Camera
Demi kenyamanan para pengunjung maka PT Pos Indonesia melengkapi kenyamanan tersebut dengan adanya AC yang dipasang di seluruh ruangan. Kenyamanan dan keamanan semakin sempurna dengan dipasangnya CCTV Camera untuk memantau para pengunjung demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan berbau negative.
4. Staf keamanan
Para pelanggan bisa menggunkan jasa dan pelayanan PT Pos Indonesia dengan tenang karena di ruangan depan sudah ada para staf keamanan yang siap untuk menjaga para pelanggan dari hal-hal yang tidak di inginkan. Selain itu para staf keamanan ini juga telah dibekali informasi-informasi yang sekiranya diperlukan oleh para pengguna jasa PT Pos ini, jadi apabila para pengguna mengalami kesulitan bisa langsung bertanya kepada staf keaman ini.
5. Pengeras suara
digunakan untuk memanggil para pelanggan sesuai nomor tiket dan menintruksikan para pelanggan untuk segera menuju loket yang telah ditentukan.
6. Kursi tempat duduk
PT Pos juga meyediakan tempat duduk yang layak untuk para pelanggan yang akan menggunakan jasa PT Pos. Kemudian demi kenyamanan serta ketertiban para pengguna layanan PT Pos dalam mengantri tempat duduk ini juga digunakan sebagai tempat menunggu para pengguna layanan jasa PT Pos untuk mengantri menunggu giliran menuju tempat loket.
7. Televisi
Televisi ini berguna sebagai media hiburan bagi para pelanggan ketika mereka sedang duduk mengantri menunggu giliran untuk menuju loket.
Selain sarana diatas PT Pos Indonesia juga memiliki prasarana guna untuk menunjang semua kegiatan PT Pos. diantaranya adalah ::
1. Ruangan Kerja
Terdapat banyak ruangan kerja yang digunakan oleh para karyawan sesuai dengan tugasnya.
2. Tempat Parkir
kendaraan pun tidak mengganggu para pengguna jalan yang lainnya sehingga tidak menyebabkan kemacetan.
3. Mushola
Tersedia mushola yang sengaja disediakan untuk beribadah baik untuk para karyawan atau pengguna jasa PT Pos Indonesia yang beragama islam.
4. Costumer Care Room
Disini para pelanggan bisa berkonsultasi mengenai tata cara menggunakan jasa yang disediakan PT Pos Indoensia
Sumber : Bagian Sarana PT Pos Indonesia Bandung
1.9. Lokasi Dan Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan 1.9.1. Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek
Lokasi praktek kerja lapangan penulis berada di PT Pos Indonesia (Persero) Wilayah Bandung Jl. Asia Afrika No. 49, Telp. (022) 760677575 Bandung.
1.8.2. Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
BAB II
PELAKSANAAN PKL
2.1. Aktivitas Praktek Kerja Lapangan
Dalam aktivitas kerja, penulis melakukan praktek kerja lapangan selama 30 hari terhitung dari tanggal 5 Agustus 2010 yang bertepatan dengan hari Kamis hingga 3 September 2010. Berikut adalah deskripsi aktivitas kerja yang dilakukan oleh penulis selama praktek kerja lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung yang beralamat di Jln. Asia Afrika No. 49 Bandung - Jawa Barat.
Hari kerja untuk PT Pos Indonesia wilayah Bandung terhitung dari hari Senin sampai Sabtu dimana hari libur kerja untuk PT Pos Indonesia adalah hari Minggu dan hari libur nasional. Jam kerja untuk PT Pos Indonesia sendiri dari hari Senin hingga Jumat terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 15.00 WIB dan di hari Sabtu terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga 13.00 WIB.
Tabel 2.1
08.00 Pengenalan PT Pos Indonesia
2 Jum’at,
6 Agustus 2010
08.00 Pengenalan Humas
3 Sabtu,
7 Agutus 2010
08.00 Pengarahan pekerjaan Humas PT Pos
4 Minggu,
8 Agustus 2010
Libur
5 Senin,
9 Agustus 2010
08.00 Belajar melayani konsumen
6 Selasa,
10 Agustus 2010
08.00 Belajar melayani konsumen
7 Rabu,
Sumber : Penulis, Agustus 2010
09.00 Menyimak kegiatan wawancara humas
dengan media
20 Selasa,
24 Agustus 2010
08.00 Belajar mebuat proposal
21 Rabu,
25 Agustus 2010
08.00 Revisi proposal
22 Kamis,
26 Agustus 2010
08.00 Melayani konsumen
23 Jumat,
27 Agustus 2010
08.00 Belajar membuat brosur
24 Sabtu,
08.00 Belajar mebuat press release
28 Rabu,
1 September 2010
08.00 Melayani konsumen
29 Kamis,
2 September 2010
09.00 Menyerahkan press release
20 Jumat,
3 September 2010
2.1.1. Kegiatan Rutin
Dimana Kegiatan rutin disini adalah kegiatan yang rutin dilakukan seorang humas PT Pos Indonesia dalam hal membangun citra serta memberikan kepuasan pelayanan bagi pelanggan. Kegiatan rutin seperti ini bisa dilihat dengan adanya customer service dalam hal pelayanan pelanggan yang merupakan bagian dari divisi humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini. Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan ini adalah dengan berusaha melayani pelanggan dengan menerima keluhan pelanggan, memberikan solusi bagi para pelanggan, serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dari PT Pos Indonesia sendiri. Disamping itu juga terdapat kegiatan rutin yakni kegiatan Greeting, dimana kegiatan ini merupakan kegiatan dimana halnya apel pagi akan tetapi didalamnya berisikan sharing sesama karyawan PT Pos Indonesia sebelum melakukan kerja. Pada kesempatan ini para karyawan boleh mengungkapkan sesuatu yang terjadi pada dirinya pada hari agar rekan kerjanya bisa mengetahui kondisi orang tersebut pada hari itu.
2.1.2. Kegiatan Insidental
Berikut adalah deskripsi kegiatan dalam pelaksanaan kegiatan praktek kerja lapangan :
1. Kamis 5 Agustus 2010
Ini merupakan hari pertama penulis memulai praktek kerja lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Sebagai permulaan penulis melakukan praktek kerja lapangan ini, penulis diberikan pengenalan mengenai PT Pos Indonesia wilayah Bandung secara garis besar. Pada kegiatan praktek kerja lapangan hari ini penulis diberikan informasi dari mulai sejarah berdirinya PT Pos Indonesia (Persero). Pada hari pertama penulis hanya PKL hingga pukul 11.30 WIB.
Awal pembelajaran ini sangat berguna bagi penulis karena tidak hanya untuk menambah pengetahuan penulis mengenai PT Pos Indonesia wilayah Bandung saja tetapi juga pada kenyataannya BAB I pada laporan PKL ini 90% berkat kegiatan pertama PKL di PT Pos Indonesia wilayah Bandung.
2. Jumat 6 Agustus 2010
3. Sabtu 7 Agustus 2010
Pada hari ini penulis diberikan pengarahan oleh pembimbing PKL mengenai pekerjaan yang dilakukan humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Yang dimana terdapat tugas pokok humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini adalah Menjaga citra perusahaan.
Menurut Bapak Suyud Suhendar kalimat ini bermakna luas. Menurut beliau sebelum menjaga citra suatu perusahaan alangkah baiknya kita menjaga citra diri kita sendiri. Karena pada dasarnya citra suatu perusahaan akan baik apabila citra para pekerjanya baik pula. Pada kesempatan ini penulis sangat senang sekali karena selain mendapatkan ilmu, penulis juga mendapatkan petuah - petuah dan juga sedikit lelucon dari Bapak Suyud.
4. Minggu 8 Agustus Hari Libur
5. Senin 9 Agustus 2010
Pada hari ini penulis mendapat kesempatan untuk belajar melayani konsumen namun masih dalam pantauan Bapak Suyud. Sehingga apabila mengalami kesulitan dalam melakukan kegiatan ini penulis bisa langsung bertanya kepada Bapak Suyud.
marah-marah atas gangguan nonteknis yang terjadi dalam pelayanan jasa yang dilakukan PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Akan tetapi Bapak Suyud secara langsung menangani konsumen tersebut karena mungkin masalahnya sedikit rumit bila diserahkan pada penulis.
6. Selasa 10 Agustus 2010
Kegiatan hari ini masih sama seperti hari kemarin, namun hari ini penulis hanya bertemu dengan satu konsumen saja. Karena kebetulan hari ini kantor Pos wilayah Bandung sangat sepi pengunjung dikarenakan hujan yang tak kunjung henti sampai waktu PKL penulis hari ini habis.
Namun meskipun demikian penulis melakukan perbincangan hangat dengan Bapak Suyud mengenai pengelaman kerja beliau di PT Pos Indonesia Wilayah Bandung ini.
7. Rabu 11 Agustus 2010
Libur bertepatan dengan 1 Ramadhan 8. Kamis 12 Agustus 2010
9. Jumat 13 Agustus 2010
Pada hari ini kegiatan penulis yaitu melayani konsumen. Penulis pada hari ini mendapatkan beberapa konsumen yang berkonsultasi mengenai paket pengiriman barang.
10.Sabtu 14 Agutus 2010
Pada hari ini kegiatan penulis masih sama seperti hari kemarin yaitu belajar melayani konsumen, namun pada hari ini penulis diberikan kebijaksanaan waktu dari pembimbing praktek kerja lapangan untuk pulang cepat. Karena penulis ada kepentingan yang harus segera dilaksanakan yaitu pada hari yang sama penulis kebetulan ada kegiatan diluar kampus.
11.Minggu 15 Agutus 2010 Hari libur
12.Senin 16 Agustus 2010
Seperti hari-hari sebelumnya kegiatan penulis di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini adalah melayani konsumen.
13.Selasa 17 Agustus 2010
Libur Nasional merayakan 17 Agustus 1945 Hari Kemerdekaan Republik Indonesia.
14.Rabu 18 Agustus 2010
Untuk memanfaatkan waktu penulis melakukan sharing dengan kepala humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung mengenai kegiatan kehumasan yang telah beliau lakukan selama menjabat sebagai Humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung.
15.Kamis 19 Agustus 2010
Pada hari ini penulis mendapatkan pengalaman dan ilmu yang sangat berguna yaitu penulis diberi pengarahan mengenai tata cara menghadapi para waratawan.
Pada kesempatan ini pula penulis sedikit berbincang-bincang dengan waratawan sekilas tentang maksud dan tujuan dari wawancara yang dilakukan sebelumnya pada kepala humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Kebetulan pada hari itu wartawan yang datang adalah wartawan media cetak dari salah satu surat kabar ternama di Bandung. Wartawan itu bernama Bapak Suherman.
Bapak Suherman memberikan pengarahan kepada penulis mengenai tatacara menulis berita dan memberikan tips mengenai berita yang akan dijadikan headline oleh redaksi.
16.Jumat 20 Agustus 2010
Kegiatan penulis hari ini seperti hari-hari biasanya yaitu melayani konsumen.
17.Sabtu 21 Agustus 2010
Pada hari ini penulis melakukan hal rutin yaitu melayani konsumen. 18.Minggu 22 Agustus 2010
Hari Libur.
19. Senin 23 Agustus 2010
Pada hari ini penulis mengikuti kegiatan wawancara dengan waratawan media cetak Bandung. namun kegiatannya tidak terlalu formal. Karena dalam pelaksanaannya wawancara yang dilakukan wartawan hanya berada di dalam ruangan Costumer Care saja. Namun dalam kesempatan ini penulis hanya menyimak saja. Walaupun hanya demikian penulis bisa mendapatkan pengalaman dan pengetahuan mengenai cara-cara humas dalam wawancara dan penulis bisa mengetahui cara seorang Humas dalam menyampakan informasi mengenai perusahaannya.
20.Selasa 24 Agustus 2010
21.Rabu 25 Agustus 2010
Tadinya penulis hari ini akan melaksanakan kegiatan seperti biasanya, namun penulis mengalami kesalahan dalam mengerjakan tugas proposal. Kemudian Bapak Suyud menyuruh penulis untuk segera menyelesaikan tugas proposal ini karena proposal ini akan segera diajukan. Oleh karena itu penulis segera mungkin menyelesaikan proposal yang ditugaskan beliau.
22.Kamis 26 Agustus 2010
Pada hari ini penulis melakukan kegiatan seperti biasanya yaitu belajar melayani konsumen.
23.Jumat 27 Agustus 2010
Penulis pada hari ini diberi tugas oleh pembimbing PKL untuk membuat brosur. Yang dimana brosur itu mengenai penerbitan perangko seri “Pemeliharaan Lingkungan”. Oleh karena itu penulis diberi
kebijaksanaan waktu PKL oleh pembimbing , jadi penulis bisa pulang cepat dari waktu yang telah ditentukan.
24.Sabtu 28 Agustus 2010
Seperti biasa hari ini penulis melakukan aktivitas seperti biasanya yaitu melayani konsumen. Tapi hari ini penulis sedikit mendapatkan pujian dari Bapak Suyud selaku Pembimbing PKL, karena desain brosur yang penulis buat kemarin ternyata disukai oleh beliau.
26.Senin 30 Agustus 2010
Kembali mengikuti kegiatan greeting yang dilanjutkan dengan kegiatan rutin melayani konsumen meskipun konsumen yang datang hanya sedikit.
27.Selasa 31 Agustus 2010
Penulis hari ini diberi tugas oleh pembimbing PKL untuk membuat
Press Release. sehingga pada hari ini penulis hanya diberi pengarahaan tentang Press Release yang akan dibuat, sehingga penulis diberi kebijaksan waktu PKL oleh Pembimbing untuk pulang.
28.Rabu 1 September 2010
Penulis pada hari ini seperti biasanya melakukan tugas yaitu melayani konsumen, dan penyerahan tugas yang diberikan oleh Pembimbing kemarin. Akan tetapi ada kesalahan pada pemberitahuan tema
Press Release oleh Pembimbing, jadi penulis harus membuat kembali Press Release.
29.Kamis 2 September 2010
Pada hari ini penulis hanya menyerahkan hasil tugas press release
kemarin. Kemudian setelah itu penulis melanjutkan kegiatan PKL seperti biasanya yaitu melayani konsumen.
30.Jumat 3 September 2010
yang bersifat state of being dan method of communication, perbincangan mengenai feedback dan keuntungan apa saja yang bisa diambil ketika PKL, informasi dan data yang seperti apa yang sekiranya dibutuhkan dll. Tidak lupa di akhir penulis mengucapkan terimaksih dan salam perpisahan dengan semua pegawai yang terkait selama penulis melakukan kegiatan PKL di Kantor Pos Indonesia wilayah Bandung, serta pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menjalani hari demi hari pelaksanaan PKL yang penulis lakukan selam 30 hari tersebut.
2.2. Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
Dalam analisis kegiatan praktek kerja lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung, penulis memperoleh beberapa asumsi tentang pentingnya komunikasi dalam tatanan kerja tiap karyawan. Adapun beberapa macam komunikasi yang terjadi di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini. Hal ini juga bisa didasari dari pedoman buku komunikasi serta latar belakang pendidikan penulis yang mendalami ilmu komunikasi, sehingga pada analisis ini pun disangkut pautkan dengan hubungan dalam komunikasi yang terjadi di PT Pos Indonesia itu sendiri. Pada dasar dasarnya proses komunikasi itu merupakan proses penyampaian pesan - pesan. Komunikasi menurut Effendi, didefiniskan sebagai berikut:
Dalam proses komunikasi, isi pesan dapat berupa informasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam berbagai kegiatan manusia. Maka dari itu komunikasi sangat berperan dalam hubungan kerja antar karyawan bahkan dengan publik. Penulis menganalisis bahwasannya selama penulis melaksanakan PKL di PT Pos Indonesia wilayah Bandung penulis terlibat dalam komunikasi antar pribadi, komunikasi organisasi, dan komunikasi massa. Komunikasi antar pribadi adalah komunikasi antara orang - orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun non verbal. Bentuk khusus dari komunikasi antar pribadi adalah komunikasi diadik yang melibatkan hanya dua orang saja.
biasanya masalah yang sering muncul adalah masalah dalam hal pengiriman barang. Baik itu barang yang terhambat ataupun barang yang kiriman yang tidak sampai. Maka dari itu, seorang customer care
diharapkan bisa meredam dan mengendalikan situasi ketika ada pelanggan yang mengeluh karena kinerja PT Pos Indonesia, karena karakter setiap orang yang berbeda sehingga customer care harus bisa memahami karakter dari konsumennya.
Komunikasi organisasi terjadi ketika penulis melakukan sharing dan diskusi mengenai komunikasi pada saat penulis melakukan kegiatan
Greeting. Komunikasi Organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, yang bersifat informal dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok.
Dimana pada kegiatan greeting ini, karyawan berkumpul di jam awal kerja untuk sharing terlebih dahulu. Kegiatan ini diisi dengan perbincangan perbincangan ringan dari para karyawan tentang keadaan dan situasai pada hari tersebut, sehingga setiap harinya karyawan bisa memahami keadaan dari karyawan tiap harinya.
communicated throught a mass medium to a large number of people).
(Rakhmat, 2003 : 188).
Sedangkan untuk fungsi komunikasi massa secara umum : Fungsi Informasi
Bisa diartikan bahwa media massa adalah penyebar informasi bagi pembaca, pendengar, atau pemirsa. Khlayak sebagai mahluk social akan selalu haus akan informasi yang terjadi.
Fungsi Pendidikan
Media massa merupakan sarana pendidikan bagi khalayak. Karean media massa banyak menyajikan hal hal yang sifatnya mendidik. Salah satu cara yang dilakukan media massa dalam mendidik adalah melalui pengajaran nilai, etika, serta aturan yang berlaku kepada pemirsa atau pembaca.
Fungsi Mempengaruhi
Fungsi mempengaruhi dari media massa secara implicit terdapat pada tajuk / editorial, features, iklan, artikel, dan sebagainya. Khalayak dapat terpengaruh oleh iklan iklan yang ditayangkan televisi ataupun surat kabar.
Dari definisi diatas tersebut bisa dikatakan bahwa komunikasi massa harus membutuhkan sebuah media baik itu cetak maupun elektronik sehingga media tersebut merupakan sarana bagi penyampaian pesannya.
data data dan penjelasan mengenai berbagai hal yang berhubungan fungsi PT Pos, tujuan PT Pos, dan seperti acara acara dan promo yang diadakan PT Pos bahkan sampai hal hal yang berhubungan dengan citra PT Pos. Setelah data itu diperoleh oleh pihak media, kemudian pihak media pun menyampaikan pesan dan data data tersebut kepada masyarakat melalui surat cetakan kabarnya yang kemudian bisa diterima oleh masyrakat luas. Sehingga dalam hal ini munculaha apa yang disebut dengan komunikasi massa. Karena dari satu komunikator yang memberikan pesan lewat media yang kemudian media tersebut digunakan sebagai sarana untuk penyampaiannya kepada khalayak.
Selama PKL di PT Pos Indonesia wilayah Bandung penulis juga diajarkan untuk membuat proposal, press release, kemudian belajar menghadapi konsumen dengan berbagai karakternya, kemudian belajar cara menghadapi media, dilatih memandu dengan penggunaan komunikasi yang baik, dilatih untuk membuat brosur sebagai media penghubung antara suatu instansi atau perusahaan kepada masyarakat, diajarkan untuk berdiskusi sesuai dengan komunikasi organisasi.
usianya dengan penulis. Disinilah dibutuhkan tentang pemahaman komunikasi antar pribadi yang lebih dalam.
Bagi penulis tugas membuat proposal sangatlah penting dan berguna. Dalam dunia kerja nanti penulis mungkin akan rajin membuat proposal setiap harinya. Maka dari itu struktur proposal yang baik dan benar harus dilatih dari sekarang karena dalam dunia kerja mungkin sudah tidak ada waktu lagi untuk belajar membuat proposal. Dan dalam kegiatan PKL ini penulis mendapatkan pengalaman penting dalam pembuatan proposal. Setelah itu penulis juga diajarakan cara membuat press release oleh pembimbing di PT Pos Indonesia.
Press release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh
Public Relation suatu organisasi perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa.
Hal - hal yang perlu diperhatkan dalam pembuatan press release
adalah :
Subject
Apa yang akan diungkapkan dalam news?
Organization
Apa nama organisasi pengirim news?
Location
Dimana kegiatan yang diberitakan akan berlangsung?
Advantages
Application
Apa kegunaannya? Siapakah penggunanya?
Details
Apa yang menjadi spesifikasi atau detail dari inormasi tersebut?
Source
Sumber pengirim news release atau alamat yang bisa dihubungi.
Adanya ketujuh unsur diatas tidak berarti bahwa news release harus mempunyai tujuh paragraf, namun pada ketujuh unsur diatas itulah yang menunjukan adanya saling keterkaitan - kerkaitan informasi yang akan disampaikan.
Bandung ini sangatlah membangun untuk mental penulis dan khususnya pengtahuan dan kemampuan penulis semakin terasah.
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung yang sangat penulis sukai adalah pada hal yang ada hubungannya dengan komunikasi antar pribadi. Karena penulis selalu mendapatkan kepuasan khusus apabila komunikasi antar pribadi dapat berjalan lancar. Mengingat dalam kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini sebagian besar kegiatan penulis adalah melayani konsumen, dimana semua orang yang datang ke meja tempat penulis bekerja adalah orang-orang dengan segudang pertanyaan dan membutuhkan jawaban yang tepat guna untuk memenuhi kebutuhan informasinya, tidak hanya konsumen dengan masalah seperti itu saja namun yang lebih menantang lagi ketika penulis dihadapkan kepada para konsumen yang datang dengan segala keluhan atas layanan jasa yang PT Pos Indonesia berikan. Kemudian yang menjadi kepuasan bagi penulis adalah ketika penulis bisa menjawab serta memberikan solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah mereka.
Public relations terdiri dari kata public dan relations. Public disini memilki arti sekelompok orang yang menaruh perhatian pada suatu hal yang sama. Sesuatu tersebut dapat berupa minat dan kepentingan. Public ini bisa berarti kelompok kecil atau juga bisa kelompok besar. Sedangkan kata
Public relations adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan - pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang - orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh keepercayaan dan goodwill dari mereka. Kedua, pelaksanaan kebijakan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik- baiknya.
Public relations merupakan proses yang kontinu dari usaha - usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggan , pegawai, dan publik pada umumnya. Kedalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan - perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan - pernyataan. Public Relation muncul akibat adanya suatu gejala, gejala - gejala tersebut yaitu :
Hubungan orang dengan orang lainnya
Upaya seseorang untuk memberitahukan orang lain
Upaya seseorang untuk mempengaruhi orang lain
Prinsip - prinsip Public Relation atau Humas dalam Organisasi :
Importance of the individual (pentingnya individu)
Mutual acceptance (saling menerima)
Common Communication (komunikasi terbuka)
Prtisipsi pegawai
Local identity (identitas setempat)
Local decision (keputusan setempat)
Tujuan Public Relation yang berkaitan dengan kedudukannya dalam organisasi yaitu :
1. Menciptakan citra yang positif
Seorang PR yang berada dalam suatu organisasi atau perusahaan, harus bisa menciptkan citra yang positif bagi perusahaan. Citra perusahaan ini merupakan citra dari suatu organisasi secara keseluruhan jadi bukan citra atas produk dan pelayanan saja. Kita dapat menciptakan citra dengan cara kita menarik perhatian masyarkat. Misalnya saja perusahaan atau organisasi kita peduli terhadap lingkungan hidup, bencana alam, ikut serta dalam kegiatan sosial, serta berpartisipasi terhadap kegiatan masyarakat. Ini dapat membentuk opini publik yang positif sehingga dapat menciptakan citra yang positif bagi perusahaan atau organisasi.
2. Memelihara citra perusahaan atau organisasi
Setelah kita menciptakan citra perusahaan yang positif, langkah selanjutnya adalah memelihara citra tersebut agar tidak menurun atau bahkan hilang. Kita dapat memelihara citra dengan cara memelihara hubungan kita kepada masyarakat, relasi dan juga media. Untuk memelihara citra ini sangatlah tidak mudah, kita harus selektif dan benar menjaga hubungan yang berkaitan dengan kepuasaan masyarakat atau pelanggan, kerja sama dengan relasi, dan juga pemberian informasi kepada media.
3. Meningkatkan citra
Tujuan Public Relation adalah meningkatkan citra. Meningkatkan citra ini bisa kita lakukan dengan semakin kita meningkatkan kualitas dari produk atau jasa perusahaan kita, kita juga dapat melakukan dengan semakin meningkatkan hubungan. Kita juga dapat melakukan kegiatan pameran, open house, diskon produk / jasa, pers tour, seminar dan lain - lain.
4. Memperbaiki citra organisasi atau perusahaan jika citra organisasi mengalami penurunan/masalah
Yang paling sulit adalah memperbaiki citra jika perusahaan kita mengalami penurunan karena adanya suatu masalah. Hal pertama yng perlu dilakukan jika mengalami hal ini adalah melakukan Krisis analisis. Yaitu dengan :
Fact finding yaitu mencari dan menemukan fakta - fakt yang berkaitan dengan kasus yang menimpa perusahaan/organisasi kita. Sehingga kita dapat menemukan inti masalah.
Planing yaitu pembuatan rencana mengenai apa yang harus kita lakukan dalam menghadapi masalah - masalah berdasarkan fakta - fakta yang telah kita temukan.
Evaluation yaitu melakukan penilaian tentang kegiatan atau semacam introspeksi. Evaluasi ini dilakukan dengan tujuan apakah tujuan kita sudah tercapai atau belum.
Dalam pelaksanaan pekerjaannya seorang praktisi humas akan menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya. Bahwa proses humas (tahapan fact finding, planning,
communicating, evaluation). Sepenuhnya mengacu pada pendekatan managerial. Untuk keperluan pembahasan manajemen hubungan masyarakat, maka sementara manajemen itu dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan - kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan - tujuan bersama.
bagian dalam perusahaan di satu sisi dan antara perusahaan itu dengan publik internal dan publik eksternal.
Staf humas harus menerapkan prinsip dasar fungsi hubungan masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik. Dengan demikian ia dapat memberi masukan pada pimpinan untuk menciptakan lingkungan usaha yang saling menguntungkan dan berkelanjutan serta mampu bersaing. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas harus mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Memantau keadaannya sejauh mana langkah dan sasaran itu akan mempengaruhi lingkungan. Apakah pendapat umum terhadap langkah dan sasaran itu. Hasil pemantauan hari ini dibandingkan lagi dengan hasil pemantauan esoknya dan begitu seterusnya secara berkesinambungan.
Tanggung jawab khusus manajer hubungan masyarakat ialah mengelola stafnya agar setiap langkah selalu berlangsung efektif. Melaksanakan koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat. Penilaian dan hal-hal lain yang khas ada pada manajer hubungan masyarakat antara lain mungkin perlu penataran baru, penyaringan baru untuk mendapatkan tenaga inti atau diperlukannya penambahan tenaga yang berkualitas tertentu.
pula bisa membenahi dirinya, dan menganggap dirinya mampu bekerja efektif tanpa perintah, karena manajer humas sendiri bukan mengurus bagian yang memberi perintah. Manajer humas adalah bagian yang mewakili perusahaan terhadap publik dan mewakili publik pada perusahaan. Dengan demikian, tiap bagian lain dalam perusahaan itu tahu bahwa pimpinan puncak termasuk manajer humas tingkat dan bobotnya sama dengan rekan pimpinan puncak bagian lain. Manajer humas harus pula dapat menyajikan hasil evaluasi akurat tentang :
Lingkungan.
Sikap dan pendapat publik. Efektivitas manajemen humas.
Pengaruh tiap bagian yang harus dirasakan juga oleh manajer humas.
Ruslan mengungkapkan pula peranan umum Public Relation dalam manajemen suatu badan atau organisasi itu terlihat dari adanya aktivitas berikut :
Mengevaluasi sikap atau opini publik.
Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur orgnisasi atau perusahaan dengan kepentingan publiknya.
Peranan Public Relation harus mencakup empat tanggung jawab umum sebagai berikut :
Analyzing yaitu menganalisa masalah sosial, ekonomi, politik dan lingkungan sosial dalam operasional bisnis atau lembaganya, serta mampu mengantisipsinya.
Counseling yaitu menjadi penasihat pimpinan dalam pembuatan kebijakan dan tatanan opersional agar dapat menciptakan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik terkait.
Communicating yaitu mengkomunikasikan informasi inti tentang kebijkan dan praktik manajerial, produk - produk dan jasa - jasa yang menjadi perhatian publik.
Evaluating yaitu mengevalusi dan mengkaji apa yang sudah baik dilakukan, apa yang masih salah dilakukan, berapa banyak kemampuan yang telah diperoleh dan bagaimana meningkatkan kinerja yang lebih produktif di masa mendatang.
keduanya maka diperlukan humas Menurut Anggoro, Public Relation
mencakup semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa yang berkepentingan dengannya.
Oleh karena itu, Public Relation sangat dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Baik organisasi yang komersial maupun yang nonkomersial. Kehadiran Public Relation merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan organisasi secara positif. Arti penting PR sebagai sumber informasi terpercaya kian terasa pada era globalisasi dan banjir informasi seperti saat ini.
Public relations dalam organisasi pada awalnya tidak ditujukan untuk tujuan tertentu dan masih sangat sederhana. Public Relation ini dapat dimulai dengan menjawab surat dari pelanggan atau mereka yang bekerja pada institusi periklanan, atau mereka yang menyambut pengunjung, memimpin tur atau rapat tahunan. Akan tetapi sekarang Public Relation
tidak seperti itu lagi. Kedudukan Public Relation dalam organisasi sangat penting. Saat terjadi suatu kasus atau masalah pada organisasi maka pihak yang pertama kali ditanya dan dimintai pertanggung jawabannya adalah humas.
Bahkan tidak sedikit perusahaan atau organisasi yang meletakkan kantor Public Relation satu lantai atau satu jajaran dengan kantor direktur. Tidak jarang seorang Public Relation membantu direktur atau pemimpin organisasi dalam pengambilak keputusan, karena disini Public Relation
publik diluar dan dalam organisasi dengan jalan komunikasi. Public Relation sebagai metode komunikasi sering disebut as state of being. Kegiatan Public Relation ini, seharusnya dilaksanakan oleh para pemimpin organisasi, akan tetapi sekarang dikembangkn oleh seorang yang ditugaskan yaitu public relation officer (PRO).
Kedudukan seorang Public Relation atau Humas juga sebagai jembatan antara atasan dan bawahan. Karyawan juga harus diberi informasi mengenai :
1. Aktivitas perusahaan
2. Tujuan, sasaran, perencanaan dan arah perusahaan 3. Isu negatif, sensitif dan controversial
4. Dorongan untuk berperan serta dalam berlangsungnya arus komunikasi dua arah
5. Diadakan pertemuan secara periodik dengan supervisor untuk membhas kinerja harapan karyawan
6. Dorongan untuk berekspresi dalam setiap pertemuan
7. Situasi kondisi tertentu yang memungkinkan berkomunikasi secara tepat
Dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pemerintahan, Public Relation ini sangat penting yaitu dalam menjalankan kegiatan dan operasinya di berbagai tempat dan berbagai bidang. Peranan Public Relation
Disini Public Relation harus benar bisa mengkomunikasikan organisasinya, perusahaannya kepada publik untuk mendapatkan keuntungan atau masukan yang besar bagi perusahaan. Apapun akan dilakukan oleh seorang Public Relation dengan tujuan untuk meningkatkan income
perusahaan atau organisasi. Meningkatkan income ini dapat dilakukan dengan cara melakukan manajemen humas dan marketing humas. Didalam manajemen dia akan mengorganisasi, merencanakan, menggerakan dan melakukan kegiatan - kegiatan humas. Tetapi dalam fungsi marketing dia akan menerapkan strategi dan taktik dalam meningkatkan income.
BAB III PENUTUP
1.1. Kesimpulan
Merujuk pada kegiatan yang telah penulis lakukan selama menjalankan praktek kerja lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia Wilayah Bandung, maka penulis mencoba menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
PT POS Indonesia merupakan sebuah Persero yang bergerak dalam bidang mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif. Walaupun belum memiliki divisi khusus kehumasan, namun humas pada instansi ini menjalankan fungsi dan tugas kehumasan dengan baik.
Terdapat berbagai aktifitas kehumasan yang dilakukan dalam menciptakan hubungan kerja yang baik antar setiap karyawan dan juga antara perusahaan dengan masyarakat dan media massa.
1.2. Saran
3.2.1 Saran Untuk Perusahaan Atau Instansi
Setelah mengutarakan kesimpulan seperti yang tersebut diatas, maka penulis akan menyampaikan beberapa saran kepada perusahaan / instansi tempat penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, sebagai berikut :
Sebagai sebuah Persero yang bergerak dibidang mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis diharapkan dapat membantu masyarakat dalam hal komunikasi serta memberikan akan suatu kemudahan tentang hal yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia sendiri. Juga dalam hal informasi, penting juga untuk selalu mengupdate website, agar masyarakat mudah untuk mengakses akan inormasi tentang PT Pos Indonesia itu sendiri.
Diperlukan adanya pelayanan yang sangat ramah dari tiap bagian di PT Pos Indonesia dalam hal melayani pelanggannya guna memberikan pelayan yang memuaskan bagi para pelanggan sehingga memberikan citra positif bagi PT Pos Indonesia sendiri.
3.2.2. Saran Untuk Mahasiswa
Mahasiswa harus disiplin dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, dan juga harus disiplin dalam hal waktu masuk kerja praktek.
Mahasiswa harus bisa bersosialisasi dengan baik, baik dengan para staff dan karyawan maupun dengan seluruh anggota dari tempat kerja praktek, karena hal tersebut dapat membantu kita dalam mendapatkan informasi atau dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan.
Kantor Wilayah Bandung
Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh : Trisna Juliansyah
NIM : 41807098
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI & PUBLIC RELATION
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
v DAF TAR ISI
Hal
LEMBAR PENGESAHAAN………..i
KATA PENGANTAR……….ii
DAFTAR ISI………...iv
DAFTAR TABEL………...vi
DAFTAR GAMBAR……….…vii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Sejarah Perkembangan PT Pos Indonesia………...1 1.2 Logo PT Pos Indonesia ... ..3 1.3 Visi dan Misi PT Pos Indonesia……….………...…5 1.4 Struktur Organisasi PT Pos Indonesia…….…..……….……..6 1.5 Susunan Organisasi PT Pos Indonesia…….……….8 1.6 Tugas Tugas Jabatan PT Pos Indonesia…….…..……….……9 1.7 Gambaran Tentang Divisi Humas PT Pos Indonesia……..….18 1.8 Sarana dan Prasarana………20 1.9 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja lapangan…...24 BAB II PELAKSANAAN PKL
vi BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan………56 3.2 Saran………..57
DAFTAR
PUSTAKA………...59 LAMPIRAN-LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
viii
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR PUSTAKA
Mulyana, Deddy. 2001. “ Prinsip-prinsip Dasar Komunikasi “. Bandung.
Remaja Rosda Karya.
Mulyana, Deddy. 2003. “ Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar “.
Bandung. Remaja Rosda Karya.
Soemirat, Soleh. Elvinaro Ardianto. 2008. “ Dasar-dasar Public Relation
“. Bandung. Remaja Rosda Karya.
Ardianto Elvinaro, Lukiati Komala, Siti Karlinah. 2007. “Komunikasi Massa Suatu Pengantar”. Bandung. Simbiosa rekatama Media.
Morissan. 2009. “Teori Komunikasi Organisasi”. Jakarta. Ghalia
Indonesia.
Sumber Lain :
www.posindonesia.co.id, Sabtu, 21 Agustus 2010, Pukul 15.17
www.google.com
Nama : Trisna Juliansyah
Tempat, Tangal Lahir : Tasikmalaya, 07 Juli 1989
Agama : Islam
Alamat : Jl. Cisitu Lama Gang 1 No.102 Bandung
No Telepon : 085723509888
Email : trisna_41807098@yahoo.com
Jenis Kelamin : Pria Tinggi Badan : 177 cm
Berat Badan : 55 kg
Hobi : Membaca, Nonton, Futsal
PENDIDIKAN
1. SD Negeri Ciawang III, Tasikmalaya (1995 - 2001) 2. SMP Negeri 1 Padakembang, Tasikmalaya (2001 - 2004) 3. SMA Negeri 1 Singaparna, Tasikmalaya (2004 - 2007) 4. Universitas Komputer Indonesia, Fakultas Sospol
Program S1 Ilmu Komunikasi (2007 - Sekarang)
ORGANISASI
ii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan kegiatan penulisan laporan praktek kerja lapangan. Tak lupa shalawat dan salam kepada junjungan kita Rasulullah, Nabi Muhammad SAW serta para sahabat dan seluruh pengikutnya semoga rahmat dan hidayah selalu dilimpahkan padanya.
Dalam melaksanakan penulisan laporan praktek kerja lapangan ini tidak sedikit penulis menghadapi kesulitan serta hambatan baik teknis maupun non teknis. Namun atas izin Allah SWT, juga berkat usaha, doa, semangat, bantuan, bimbingan serta dukungan yang penulis terima baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak, akhirnya penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan praktek kerja lapangan ini..
iii
1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs. M.A., selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia. 2. Yth. Bapak Drs. Manap Solihat, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu
Komunikasi Universitas Komputer Indonesia
3. Yth. Bapak Adiyana Slamet S.IP., M.Si., selaku pembimbing yang telah banyak membantu penulis dalam proses bimbingan, arahan dan nasehatnya agar penulis dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini dengan baik.
4. Yth. Bapak Suyud Suhendar, selaku Kepala Divisi Humas PT Pos Kantor Wilayah Bandung serta pembimbing dalam melaksanakan kegiatan praktek kerja lapangan di PT Pos Indonesia Wilayah Bandung yang telah banyak membantu dalam banyak hal.
5. Yth. Staf Dosen Program Studi Ilmu Komunikasi yang telah banyak memberikan ilmu dan pengetahuannya kepada penulis. Terima kasih
6. Sahabat Sahabat Seperjuangan, Asep, Kemas, Tian, Akbar, Arief, Ijul, Akrom, Adri, Markus, Manyu, Gilang. Terima kasih atas hiburan dan leluconnya yang selalu menemani penulis ketika menyusun laporan kegiatan praktek kerja lapangan ini dari awal sampai akhir.
7. Rekan Rekan Semua yang telah banyak membantu penulis menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini. Terima kasih
iv
masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis dengan tulus mengharapkan saran dan kritik dari pembaca sehingga dapat digunakan untuk pengembangan lebih lanjut.
Akhir kata, penulis berharap semoga karya tulis ini bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi pihak yang menaruh perhatian terhadap perkembangan ilmu pengetahuan.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Desember 2010
60
61
62
63
64
65
66
67
DOKUMENTASI
Gambar Depan Gedung PT Pos Indonesia Wilayah Bandung
Sumber : Penulis, Agustus 2010
Gambar Samping Gedung PT Pos Indonesia Wilayah Bandung
68
Gambar Tempat Tunggu Pelanggan PT Pos Indonesia Wilayah Bandung
Sumber : Penulis, Agustus 2010
Gambar Bagian SOPP PT Pos Indonesia Wilayah Bandung
69
Security Center
Sumber : Penulis, Agustus 2010
Gambar Ruang Customer Service Tampak Luar
70
Gambar Ruang Customer Service
Sumber : Penulis, Agustus 2010
Gambar Ruang Kepala Humas
