Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh:
Nama :Victor Supriatna Nim : 41808820
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
DAFTAR PUSTAKA Jefkins, Frank. 1992.”Public Relations ”.Jakarta .Erlangga.
Kriyantono, Rachmat.”Teknik Produksi Media Public Relation dan Publisitas Korporat”.
Jakarta .PT. Fajar Interpratama Offset.
Ruslan, Rosady. 2003.”Metode Penelitian PR dan Komunikasi”. Jakarta .PT. Raja
Grafindo Persada.
Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto. 2003.”Dasar-Dasar Publik Relation” Bandung
.Remaja Rosdakarya.
Sumber lain :
Arsip PT.Pos Indonesia 2012
Pos Indonesia. 2012. Struktur Organisasi. http://www.posindonesia.co.id
/index.php/profil-perusahaan/organisasi/struktur-organisasi di unduh 16
november 2012/ 20.10 wib
Prakosa, Adi. 2007. Pengertian Komunikasi Antarpribadi. http://adiprakosa.
blogspot.com/2007/12/pengertian-komunikasi-antarpribadi.html di unduh 17
November 2012
Wirtz. 2004. Pengertian dan Definisi Costumer Service. http://carapedia.com/
v
1.1.2 Logo dan Arti Lambang ... 6
1.2 Sejarah bagian / Divisi Tempat PKL ... 7
1.3 Struktur Perusahaan ... 10
1.4 Struktur Organisasi Bagian ... 11
1.5 Job Description ... 12
1.6 Sarana dan Prasarana ... 20
1.7 Lokasi dan Waktu Pkl ... 24
1.7.1 Lokasi ... 24
2.2.1 Analisis Deskripsi Kegiatan Rutin ... 29
vi
2.3 Analisis Kegiatan PKL ... 32
2.4 Deskripsi Tentang Humas... 35
2.4.1 Pengertian Humas ... 35
2.4.2 Ruang Lingkup Humas ... 36
2.4.3 Fungsi Humas ... 39
2.4.4 Tujuan Humas ... 40
2.4.5 Peranan Public Relations ... 41
2.5 Analisa Layanan Terhadap Mahasiswa ... 41
BAB III PENUTUP ... 42
3.1 Kesimpulan ... 42
3.2 Saran ... 43
3.2.1 Saran Untuk Perusahaan Atau Instansi... 43
3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa ... 44
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Sarana dan prasarana PT Pos Indonesia Bandung ... 23
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Logo PT. Pos Indonesia ... 6
Gambar 1.2 Gambaran Humas dan Customer Service Kantor Pos Bandung ... 8
Gambar 1.3 Struktur Organisasi PT POS INDONESIA (PERSERO) ... 10
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Permohonan Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan ... 48
Lampiran 2 Izin Praktek Kerja Lapangan ... 49
Lampiran 3 Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan ... 50
Lampiran 4 Berita Acara Bimbingan ... 51
Lampiran 5 Penilaian Kerja Praktek ... 52
Lampiran 6 Daftar Hadir Kerja Praktek ... 53
ii
Segala puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala nikmat yang telah di
berikan kepada kita sehingga saat ini kita masih di berikan kesehatan, semoga apa
yang kita lakukan mendapat ridhonya amin. Shalawat serta salam terlimpah
kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, keluarga, serta sahabat beliau.
Semoga kita tetap menjadi umatnya hingga akhir zaman.
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini merupakan sebuah karya tulis
ilmiah yang di lakukan di PT. POS INDONESIA (PERSERO) WILAYAH
BANDUNG. Penulis membuat semata - mata bukan hanya untuk melengkapi
Perkuliahan atau semata-mata hanya untuk mendapatkan program sarjana ilmu
komunikasi, tetapi penulis memiliki pemikiran bahwa dengan penyusunan karya
tulis ini penulis banyak memperoleh ilmu pengetahuan yang banyak bermanfaat
bagi penulis, yang tentunya melalui berbagai proses yang di lakukan baik secara
konseptual maupun secara teknis sesuai dengan pokok pembahasan kajian dalam
penyusunan karya tulis ini.
Dalam laporan praktek kerja lapangan ini, penulis tidak sendirian, banyak
pihak yang membantu hingga laporan praktek kerja lapangan ini selesai, untuk
itu pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang
sebesar-besarnya untuk Ayahanda dan Ibunda tercinta yang selalu memberikan
do’a dan restunya, kasih sayang, cinta, perhatian, motivasi, dan limpahan materi
iii
1. Yth, Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., MA sebagai Dekan Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia yang sangat
berjasa bagi penulis atas segala dukungan khususnya dalam hal memberi
izin dan mensahkan skripsi ini.
2. Yth, Drs. Manap Solihat, M.Si selaku Ketua Program Studi Ilmu
Komunikasi Universitas Komputer Indonesia.
3. Yth, Sangra Juliano P, S.I.Kom, selaku pembimbing yang telah banyak membantu penulis dalam proses bimbingan,arahan dan nasehatnya agar
penulis dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapangan ini dengan
baik.
4. Yth, Suyud Suhendar selaku pembimbing dari PT. Pos Indonesia (Persero)
Wilayah Bandung atas bimbingan dan informasi yang di berikan selama
pelaksanaan maupun penyusunan laporan ini.
5. Bapak / Ibu Dosen Ilmu Komunikasi, khususnya Dosen Konsentrasi Ilmu
Humas yang telah memberikan mata kuliah untuk menunjang pengetahuan
dan informasi kepada penulis sebagai bekal pelaksanaan praktek kerja
lapangan.
6. Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi yang telah membantu dalam
pembuatan surat permohonan, daftar absensi, berita acara dan sebagainya
iv
yang ada di Bandung, Ciamis, Cianjur yang selalu memberikan do’a, masukan dalam penulisan laporan praktek kerja lapangan ini serta
keceriaan, dorongan, dan semangat kepada penulis.
8. Kepada teman-teman seperjuangan para mahasiswa Ilmu Komunikasi atas
dukungannya dan kerjasamanya terima kasih.
Namun penulis sangat menyadari masih banyak kekurangan atau kelemahan.
Dalam laporan ini, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan dan menghargai
segala bentuk saran dan kritik yang membangun guna memperbaiki dan
menyempurnakan laporan ini.
Bandung, Desember 2012
Nama : Victor Supriatna
Nama Panggilan : Victor
Tempat. Tanggal Lahir : Bandung,02 Agustus 1987
Alamat : Jatayu dalam III no 12
Agama : Islam
Kewarganegaraan : Indonesia
Jenis Kelamin : Laki -laki
Tinggi Badan : + 170cm
Berat Badan : + 60 Kg
No . Telp : 085659339311
Anak Ke- : 1 dari 3 bersaudara
Nama Ayah : Ponidi
Nama Ibu : N.Titin
Pendidikan Formal : SDN. Tonjong – 1993 - 2000
SMPN 36 - 2000 - 2003
SMA Angkasa – 2003 - 2005
Universitas Komputer Indonesia ( UNIKOM ) – 2008 - sekarang
Hormat Saya,
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Sejarah Perusahaan
Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero) erat kaitannya dengan sejarah
bangsa Indonesia yang telah melalui beberapa zaman, yaitu zaman penjajahan
Belanda, zaman penjajahan Jepang serta zaman kemerdekaan Indonesia.Surat – menyurat telah dilakukan manusia sejak zaman dahulu kala, dari mulai memakai
simbol – simbol dan gambar – gambar yang ditulis di daun – daunan sampai surat dengan tulisan – tulisan di atas ketas yang ada sekarang. Komunikasi tertulis dalam bentuk surat telah berkembang di Indonesia sejak zaman Kerajaan
Mulawarman, Sriwijaya, Tarumanegara, Mataram, Purnawarman dan majapahit.
Komunikasi tidah hanya terbatas dalam hubungan dalam negeri saja, melainkan
meluas hingga ke Negara tetangga seperti Siam, Birma dan lain – lain. Walaupun komunikasi secara tertulis telah diselenggarakan dengan cukup baik, namun badan
khusus yang menangani perantara untuk saling menukar berita masik nampak.
Kedatangan bangsa Belanda di bumi Nusantara merupakan awal terbentuknya
surat – menyurat antar Indonesia dengan Belanda. Hal ini ditandai dengan
kedatangan 4 buah kapal Belanda di bawah pimpinan Cornelis de Houtman pada
tahun 1596 yang membawa surat – surat untuk para raja Banten dan Batavia. Pada tanggal 26 Agustus 1764, Gubernur Jendral G. W. Van Inhoff
mendirikan kantor pos pertama di Batavia (Jakarta) yang bertugas
berbagai kegiatan di bidang lainnya. Pentingnya pos pada masa itu dapat dilihat
pada pemberian anama jalan yaitu “Jalan pos Raya” untuk jalan pertama yang di
bangun VOC dari Anyer sampai Panarukan oleh Gubernur Jenderal Deandels.
Peranan kantor pos semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi
telegram oleh Morse pada tahun 1843, maka didirikan dinas telegrap yang
menyelenggarakan perhubungan berita jarak jauh dengan cepat.
Pada tahun 1875, Dinas Pos bergabung dengan Dinas Telegrap dan pada tahun
1878 dibentuk suatu badan yaitu Jawatan Pos dan Telegrap yang kemudian
diterima menjadi anggota UPU (University Postal Union-Uni Pos). Pada tahun
1906 didirikanlah Post Telegrapf end Telefoon Dienst oleh Pemerintah Belanda dengan Staatsblad No. 395 tahun 1906 yang kemudian dikenal dengan sebutan
PTT. Awal mulanya PTT merupakan badan usaha berlandaskan ICW
(IndischeComtabilitest Wet) akan tetapi pada tanggal 1 Januari 1932 PTT
memiliki landasan baru yaitu IBW (Indische Bardijft Weft).
Perang dunia ke II meletus, peperangan terjadi dimana – mana termasuk di Asia. Pada tanggal 8 Maret 1942, Pemerintah Belanda di Indonesia menyerah
tanpa syarat kepada Jepang. Ada pun nama PTT pada zaman penjajahan Jepang (9
Mreat 1942 – 14 Agustus 1945) yaitu Tsushin Shokyoku. Selama masa penjajahan
Jepang, jawatan PTT terpecah – pecah mengikuti struktur organisasi pemerinta militer Jepang, sehingga pada masa itu terdapat Jawatan PTT Sumatera, Jawatan
PTT Jawa dan Jawatan PTT Sulawesi. Setelah Jepang menyerah dan Indonesia
merdeka pada tanggal 17 Agustus 1945, maka dengan disponsori mereka merebut
sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi
tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesiadan diperingati setiap tahunnya
sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan
telekomunikasi (PARPOSTEL). Pada tangga 27 Desember 1949, jawatan PPT
mulai memusatkan perhatiannya pada pembangunan yang meliputi bidang
kepegawaian, keuangan dan perbaikan perlengkapan bangunan yang rusak dan
pembangunan gedung yang baru. Pada tahun 1960 pemerintah mengadakan
reorganisasi alat – alat produksi dan distribusi yang ditujukan kearah pelaksana
pasal 33 UUD 1945. Untuk itu dikeluarkan PP No. 204/1961 Jo UU No.
19/Prp/1960. Berdasarkan UU tersebut semua perusahaan yang modal
keseluruhannya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena pemisahan
dari kekayaan Negara maupun karena nasionalisasi, menjadi Perusahaan Negara.
Dengan PP No. 204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960, didirikan Perusahaan
Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel).Pemilihan nama Postel dianggap
lebih tepat karena mencakup seluruh lapangan usaha perusahaan, sedangkan nama
PTT dirasakan kurang lengkap karena tidak menyebutkan hal – hal yang berkaitan
dengan perhubungan radio. Usia PN Postel tidak bertahan lama. Hal ini
dikarenakan organisasi yang ada dirasakan tidak mampu lagi menampung usaha –
usaha yang berkembang dengan pesat. Sejalan dengan itu, untuk memungkinkan
cepatnya laju pertumbuhanperusahaaan dalam memenuhi kebutuhan hajat hidup
masyarakat, pemerintah memandang perlu meninjau kembali status organisasi PN
Postel. Oleh karena itu, dikeluarkanlah Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965
dan Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965, dimana pemerintah memecah PN
Selanjutnya melalui Undang – Undang No. 9 tahun 1969, status Badan Usaha
Milik Negara (BUMN) ditetapkan menjadi Perjan, Perum dan Persero. Atas dasar
tersebut maka status PN Pos dan Giro Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9
tahun 1978 diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan giro.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1983, maka pemerintah
telah menetapkan tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum danPersero.
Untuk menyesuaikan dengan ketentuan baru ini, Peraturan Pemerintah No. 9
tahun 1978 yang mengatur tentang Perusahaan Umum Pos dan Giro telah diganti
dengan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984. Setelah sebelas tahun menjadi
Perum, Pos dan Giro merasa telah memenuhi syarat untuk dialihkan bentuknya
menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Untuk itu dalam rangka meningkatkan
efisiensi dan efektivitas usaha penyelengaraan usaha pos dan giro, maka sejak
tanggal 20 Juni 1995 melalui Peraturan pemerintah No. 5 tahun 1995, Perum Pos
dan Giro secara resmi telah berubah bentuknya menjadi PT Pos Indonesia
(Persero). Ada pun tugas pokok dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah
membangun, mengembangkan dan mengusahakan pelayanan pos dan giro dalam
arti seluas – luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan – hubungan masyarakat untuk menunjang pembangunan nasional. Olehkarena itu, Peraturan
Pemerintah No. 24 tahun 1984 secara otomatis tidak berlaku lagi, karena PT Pos
Indonesia (Persero) harus tunduk kepada akta pendirian yang telah disahkan oleh
Menteri Kehakiman Indonesia dengan No.C2-8128 HT 01.01 tahun 1995 pada
tanggal 29 Juni 1995 dan diumumkan dalam tambahan berita RI tanggal 22
Agustus 1995 No. 47 dan akta ini telah didaftarkan kepada kantor Pengadilan
tibanya Jepang yang mengambil alih kekuasaan Belanda di Indonesia, jawatan
PTT Sumatera, jawatan PTT Jawa dan jawatan PTT Sulawesi. Jawatan PTT
Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tangggal 27 September 1945 setelah
dilakukan pengambilan alihan kantor pos PTT di Bandung oleh angkatan muda
PTT (AMPTT) dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur
sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi
tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesia danse bagai bakti PTT, yang
kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL).
1.1.1 Visi dan Misi
PT. Pos Indonesia, merupakan lembaga Pemerintahan yang menyediakan
jasa layanan yang mempunyai tujuan berorientasi kepada kepuasan pelanggan,
komitmen terhadap pelayanan umum serta berupaya memberikan hasil terbaik
bagi stakeholdernyah. Dalam membantu terciptanyah usaha tersebut PT. Pos
Indonesia dibantu oleh bagian Humas yang dalam melaksanakan tugas dan
fungsinya selalu mengacu pada rumusan visi dan misi PT. Pos Indonesia.
Berdasarkan Keputusan Direksi PT. Pos Indonesia (Persero) No : KD
17/Dirut/0604 maka :
Visi PT. Pos Indonesia (Persero)
PT. Pos Indonesia (Persero) memiliki visi berdasarkan periode dalam
kurun waktu tertentu. Visi dari PT. Pos Indonesia (Persero), yaitu :
Misi PT. Pos Indonesia (Persero)
Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan
jasakeuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan
terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.
1.1.2 Logo dan Arti Lambang
Gambar 1.1 Logo PT. Pos Indonesia
Sumber : Arsip Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, agustus 2012 Perum Pos dan Giro,logo lama perusahaan ini terdiri dari unsur padi -
kapas yang bersambung dengan baner di atas dengan tulisan hurup R dan hurup I,
baner di bawah dengan tulisan POS & GIRO,mengelilingi unsur segi lima yang
mengurung bola dunia dan burung. Diantara segi-lima dan padi kapas terdapat
arsiran horisontal.
Pada logo PT. Pos, burung Merpati Pos yang siap terbang mengelilingi
dunia telah bebas tak terkurung oleh segi-lima dan padi kapas, berjalan semakin
cepat, divisualisasikan dengan sayap yang bergaris garis horisontal dan proporsi
burung yang lebih memanjang dan mengecil di ujung, usaha untuk
memvisualisasikan kecepatan. Ukuran burung lebih besar dibandingkan dengan
digunakan untuk menandakan, sesuatu yang penting, warna ini juga digunakan
untuk tiang-tiang pemisah pada perbaikan di jalan tol, seragam tukang parkir,
pakaian penerbang, pakaian pendaki gunung, warna yang kontras dengan
warna-warna alam yang kebanyakan berwarna-warna hijau, coklat, biru. Tulisan dengan
tipografi bold : POS INDONESIA, adalah nama perusahaan dengan identitas
negara, berada di bawah gambar burung dan bola dunia, disini terbaca bahwa
yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha, dengan slogan Untuk anda
kami ada . untuk menambah kesan mengutamakan pelayanan.
1.2 Sejarah bagian / Divisi Tempat PKL
PT. Pos Indonesia adalah perusahaan jasa terbesar di Indonesia. Sangat
beragam varian jasa yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia, berawal dari latar
belakang tersebut dan dengan banyaknya jasa yang PT Pos Indonesia tawarkan
kepada masyarakat sehingga disini harus ada penanganan secara khusus, karena
pada kenyataannya pelayanan jasa yang kami berikan tidak selamanya berjalan
lancer dikarenakan banyak faktor yang dapat menghambat lelancaran dalam
pelayanan jasa kami, baik secara teknis maupun nonteknis. Yang mana dari waktu
ke waktu masalah tersebut semakin kompleks. Maka dari itulah dibutuhkan
sebuah divisi humas dimana dalam hal ini menyangkut dalam perbaikan citra
bagi PT Pos itu sendiri dikalangan masyarakat.Meskipun belum termasuk State Of
Gambar 1.2
Gambaran Humas dan Customer Service Kantor Pos Bandung
Sumber : Arsip Humas Kantor Pos Bandung 40000, Agustus 2012
1. Manager Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan
surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan kegiatan periklanan dan mutu kerja bawahannya.
d. Menyampaikan saran kenaikan gaji, pangkat, jabatan karyawan
bawahannya.
e. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporang yang
ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
2. Humas
a. Menjaga brand image perusahaan.
b. Mempromosikan produk yang dikeluarkan PT Pos Indonesia.
c. Meningkatkan selalu produk yang dikeluarjan PT Pos Indonesia.
d. Perpanjangan tangan antara pihak eksternal PT Pos Indonesia
dengan manajemen PT Pos Indonesia (internal). Manager Operasional
Humas
e. Memberika solusi produk layanan dengan adanya customer service.
f. Hubungan dengan media dan masyarakat.
3. Customer Service
a. Memberikan informasi produk layana PT Pos Indonesia.
b. Menerima keluhan konsumen atau layanan produk PT Pos
Indonesia.
c. Memberikan solusi atas keluhan tersebut.
d. Menjembatani kebutuhan informasi untuk kedua belah pihak baik
1.3 Struktur Perusahaan
Gambar 1.3
Struktur Organisasi PT POS INDONESIA (PERSERO)
1.4 Struktur Organisasi Bagian
Gambar 1.4
Struktur Organisasi Kantor Pos Bandung 40000
1.5 Job Description
Dalam menjalankan perusahaan dengan baik PT. Pos Indonesia
sendiri merancang struktur jabatan dan fungsional sendiri. Hal ini
ditujukan agar terciptanya suatu kinerja perusahaan yang baik yang
didalamnya mencakup tugas dan fungsi-fungsi dari tiap jabatan tersebut
agar tidak terjadinya tumpang tindih fungsi dan tanggung jawab antar
divisi. Berikut adalah susunan jabatan dan fungsi dari tiap-tiap divisi di
Kantor Pos Bandung 40000.
1. Kepala Kantor
a. Kepala kantor merupakan pimpinan kerja kantor.
b. Semua hasil kerja dari tiap divisi dilaporkan kepada kepala kantor.
c. Penanggung jawab.
d. Mengawasi jalannya operasional kerja.
2. Bagian Audit
a. Memerika bagian-bagian keuangan, pelayanan dan keagenan,
akuntansi, SDM, pengolahan, paket pos, teksisfo, filateli, pos plus
dan pemasaran.
b. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian.
c. Menuyun laporan eksploitasi.
d. Pemeriksaan tertutup kas tahunan.
e. Penyusunan laporan pemeriksaan.
f. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP)
3. Manager Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan
surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan kegiatan periklanan dan mutu kerja bawahannya.
d. Menyampaikan saran kenaikan gaji, pangkat, jabatan karyawan
bawahannya.
e. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporang yang
ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
4. Bagian Pelayanan
a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos, meliputi paket
pos biasa. Wesel pos, giro pos, kilat khusus, express post dan
penjualan benda pos dan materai (BPM)
b. Mengkoordinasikan pekerjaan penerimaan dari kantor lain
termasuk pekerjaan pembukuan atau pencatatan pekerjaan.
c. Mengkoordinir persiapan paket pos serta menjaga kelancarannya.
d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket
penerimaan paket pos.
e. Menyiapkan konsep surat menyurat tentang hal-hal yang berkaitan
5. Bagian Pelayanan Pos Plus
a. Menerima atau menyelesaikan pengaduan pelanggan.
b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c. Memerikasa laporan pengaduan ditambah lampiran serta
memeriksa penyimpangan jasa layanan pos.
d. Mengevalusai tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan-perbaikan.
6. Bagian Pelayanan Retail
a. Memerikasa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah
diyakini kebenarannya.
b. Memeriksa seluruh neraca loket bagaian retail atau keagenan dan
dokumen sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang
berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh
kepala urusan bagian pelayanan retail dan keagenan.
d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan batara dan
tabungan budaya serta menandatangani laporannya.
f. Memeriksa pembukuan tabungan kesejahteraan keluarga
(TEKESRA) dan kredit usaha keluarga sejahtera (KUKESRA)
yang akan disosokan dengan bagian akuntandi, memeriksa laporan
surplus Takesra dan Kukesra yang akan dikirim ke BNI 46 serta menandatangi laporannya.
7. Bagian Filateli
a. Mengawasi surat-surat.
b. Mengawasi penjualan benda-benda pos.
c. Menyusun target unit tahunan.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasatka pemeriksaan administrasi.
8. Bagian Pengolahan Komunikasi
a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos.
b. Mengkaji ulang pekerjaan yang sudah dilakukan.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dibagian pengolahan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain dibidangnya.
9. Bagian Logistik
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.
c. Menyusun laporan bulanan.
d. Member petunjuk dan bimbingan pada bawahan bila dipandang
perlu.
10. Bagian Verifikasi Barang
a. Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok
dan diyakini kebenarannya.
b. Memriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai
maupun yang ada dalam persediaan dengan dibantu bagian audit.
c. Melakukan konfirmasi dengan layanan Giri Pos, Tabanas, Wesel
11. Bagian Bina Mutu dan Pelayanan
a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode
pengendalian mutu di Kantor Pos Bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi system kualitas produk, prose dan
pelayanan.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi perbaikan system prosedur dan
aturan yang lebih efektif dari pandangan manajemen mutu.
d. Memperbaiki system dan metode mutu produk, proses, prosedur
dan aturan berdasarkan system umpan balik (pelanggan, audit,
internal, eksternal dll).
12. Bagian Keuangan
a. Menerima, menyiapkan membayar atau mengeluarkan uang dan
surat berharga, menerima dan memberika panjar kas ke loket-loket
atau kasir, menerima dan menyiapkan pengiriman uang serta
membuat neraca harian kas.
b. Menerima, menyiapkan mengeluarkan, mempertanggung jawabkan
serta pentatausahaan benda pos dan materai termasuk buku atau
daftar rekapitulai penjualan.
c. Mengawasi peredaran benda pos materai diloket-loket, mesin
perangko dan system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan
diloket maupun oleh public, serta melaksanakan penatausahaan dan
d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang
telah ditetapkan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan
Bandung, serta menjaga batas maksimum saldo kas.
13. Bagian Akuntansi
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuan.
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan
persiapan pembukuan.
c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal.
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan, menyiapkan dan mengirimkan buku kas
umum dan register pembantunya.
14. Bagian Pemasaran
a. Menyusun rencana kegiatan pemasaran semua jasa pos dan
keagenan serta penyusunan anggaran.
b. Melakukan penelitian pasar dan menganalisa setiap masukan baik
berdasarakan pengamatan, usulan maupun keluhan pelanggan.
c. Melaksanakan negosiasi dan penjualan serta mengusulkan
penafsiran atas produk tertentu atau besarnya potongan.
d. Membuat basis data pelanggan dan pesaing.
e. Melakukan pembinaan pelanggan dan menjalin kerja sama dengan
pihak lain serta menyelenggarakan jumpa pelanggan bagi
konsumen daerah kerjanya.
g. Memantau kegiatan yang dilakukan pesaing mengevaluasi produk
yang ada dan mengusulkan pengembangan produk.
h. Membuat laporang kebiatan pemasaran.
15. Bagian Sumber Daya (SDM)
a. Melakukan dan mengevaluasi pelaksanaa mutasi dan rolling
pegawai.
b. Merencanakan, mengembangkan dan mengatur sumber daya
manusia dalam lingkup kerja Kantor Pos Bandung.
c. Mengurus surat menyurat dan naskah kepegawaian serta hal lain
yang menyangkut hak dan kewajiban pegawai.
d. Melaksanakan tata usaha SDM, pembayaran gaji atau pension,
tunjangan, menyiapkan dan menyelesaikan ongkos perjalanan dinas
panjar, tabungan pegawai dan lain-lain yang menyangkut hak-hak
pegawai dan pension.
16. Bagian Sarana Prasarana
a. Melakukan pembelian barang-barang sarana.
b. Memelihara dan mengelola peralatan, pembangunan dan
kendaraan.
c. Mengawasi kebersihan, ketertiban serta keindahan dilingkungan
kantor.
d. Memantau atau mengawasi gedung-gedung yang akan diajukan
e. Mengawasi pesedian barang keperluan dinas dan memeriksa
seluruh pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di Kantor
Pos Bandung.
17. Bagian Teknik Sistem dan Informasi (SISFO)
a. Mengawasi komputerisasi.
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan
Wasanatra Net.
c. Melakukan analisis pengembangan peranan layanan Wasanatra
Net.
d. Membuat neraca pendapatan Wasanatra Net.
e. Membuat laporan pendapatan Wasanatra Net.
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasanatra Net.
18. Bagian Rekening Koran (RK)
a. Melakukan pengelolaan giro pos dengan setiap mutasi / transaksi
yang terjadi kedalam rekening yang terkait dan melaporkan
saldonya kepada pemegang rekening.
b. Menjamin kerahasiaan layanan giru yang menyangkut saldo
rekening, transaksi yang terjadi, pihak-pihak yang menerima
transaksi dan sebagainya.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar
senantiasa memberikan kepuasan pelanggan dan mitra kerja.
d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada
19. Bagian Pinjaman Rekening Koran (PRK)
a. Bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan.
b. Memeriksa neraca cek, penerimaan dan rekap.
c. Mencocokan neraca cek dan rekap dengan neraca gabungan.
d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf.
e. Melaksanakan tugas yang bersifat insidentil.
Bagian itulah yang sengaja disusun Kantor Pos Bandung 40000 dalam
menjalankan operasi kerja yang baik dan berkualitas sehingga dapat
memajukan perusahaan.
1.6 Sarana dan Prasarana
Terdapat banyak sarana dan prasarana yang ada di dalam kantor PT Pos
Indonesia yang berguna untuk menunjang pelayanan kepada para pelanggan.
Sehingga dalam pelayanan yang disediakan PT Pos nya pun para pelanggan
merasa puas. Sarana tersebut adalah :
1. Mesin Tiket
Mesin tiket ini berada tepat di depan pintu masuk kantor pos Indonesia
pusat wilayah bandung. Yang dimana fungsi dari mesin tiket ini sebagai tempat
pengambilan tiket bagi para pelanggan yang akan mengantri di loket. Sehingga
pada prakteknya para pelangganbisa merasa nyaman karena tidak perlu antri
hanya untuk mengmbil tiket.
2. Loket
Loket ini berfungsi sebagai tempat penyerahan barang, paket, surat yang
3. Air Conditioning, CCTV Camera
Demi kenyamanan para pengunjung maka PT Pos Indonesia melengkapi
kenyamanan tersebut dengan adanya AC yang dipasang di seluruh ruangan.
Kenyamanan dan keamanan semakin sempurna dengan dipasangnya CCTV
Camera untuk memantau para pengunjung demi menghindari hal-hal yang tidak
diinginkan dan berbau negative.
4. Staf keamanan
Para pelanggan bisa menggunkan jasa dan pelayanan PT Pos Indonesia
dengan tenang karena di ruangan depan sudah ada para staf keamanan yang siap
untuk menjaga para pelanggan dari hal-hal yang tidak di inginkan. Selain itu para
staf keamanan ini juga telah dibekali informasi-informasi yang sekiranya
diperlukan oleh para pengguna jasa PT Pos ini, jadi apabila para pengguna
mengalami kesulitan bisa langsung bertanya kepada staf keaman ini.
5. Pengeras suara
Pengeras suara ini berfungsi sebagai sarana untuk memberikan informasi
baik untuk seluruh pengguna jasa ataupun unutk seluruh karyawan PT Pos. Selain
itu juga pengeras suara ini juga seringdigunakan untuk memanggil para pelanggan
sesuai nomor tiket dan menintruksikan para pelanggan untuk segera menuju loket
yang telah ditentukan.
6. Kursi tempat duduk
PT Pos juga meyediakan tempat duduk yang layak untuk para pelanggan
yang akan menggunakan jasa PT Pos. Kemudian demi kenyamanan serta
digunakan sebagai tempat menunggu para pengguna layanan jasa PT Pos untuk
mengantri menunggu giliran menuju tempat loket.
7. Televisi
Televisi ini berguna sebagai media hiburan bagi para pelanggan ketika
mereka sedang duduk mengantri menunggu giliran untuk menuju loket.
Selain sarana diatas PT Pos Indonesia juga memiliki prasarana guna untuk
menunjang semua kegiatan PT Pos. diantaranya adalah :
1. Ruangan Kerja
Terdapat banyak ruangan kerja yang digunakan oleh para karyawan sesuai
dengan tugasnya.
2. Tempat Parkir
Mengingat lokasi PT Pos ini terletak di Jln.Asia Afrika yang keadaan
jalannya selalu padat oleh lalulalang kendaraan. Tempat parkir ini sengaja
disediakan PT Pos agar dalam penyimpanankendaraan pun tidak mengganggu
para pengguna jalan yang lainnya sehingga tidak menyebabkan kemacetan.
3. Mushola
Tersedia mushola yang sengaja disediakan untuk beribadah baik untuk
para karyawan atau pengguna jasa PT Pos Indonesia yang beragama islam.
4. Costumer Care Room
Disini para pelanggan bisa berkonsultasi mengenai tata cara menggunakan
jasa yang disediakan PT Pos Indoensia
Berikut daftar sarana dan prasarana yang tersedia di Kantor Pos Bandung
Tabel 1.1
Sarana dan prasarana PT Pos Indonesia Bandung
1.7 Lokasi dan Waktu Pkl 1.7.1 Lokasi
Lokasi praktek kerja lapangan penulis berada di :
Nama Perusahaan : PT Pos Indonesia (Persero)Wilayah Bandung.
Alamat : Jl. Asia Afrika No. 49.
No Tlp : Telp. (022) 760677575 Bandung.
1.7.2 Waktu
Penulis melaksanakan praktek kerja lapangan ini terhitung sejak tanggal
09 Juli 2012 hingga 11 Agustus 2012. Penulis melaksanakan praktek kerja
lapangan ini selama 30 hari, dimana hari kerja Kantor Pos Bandung 40000 itu
sendiri dimulai dari hari senin hingga sabtu, dan libur di hari minggu dan hari
libur nasional. Dan jam kerja Kantor Pos Bandung 40000 untuk hari senin hingga
jum’at dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 16.00 WIB dan untuk hari sabtu dari
25
BAB II
PELAKSANAAN PKL
2.1 Deskripsi Aktivitas Kerja
Penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia
(Persero) selama 30 hari terhitung dari tanggal 09 juli 2012 hingga 11 Agustus
2012. Dibawah ini adalah aktivitas kerja yang dilakukan oleh penulis selama PKL
di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung yang beralamat di Jln. Asia Afrika No.49
Bandung- Jawa Barat.
Aktivitas yang selama penulis lakukan selama PKL di PT. Pos Indonesia
(Persero) wilayah Bandung terbagi dalam dua bagian yaitu kegiatan rutin dan
kegiatan insidentil. Kegiatan rutin adalah kegiatan yang sering dilakukan penulis
selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung, sedangkan kegiatan
insedentil adalah kegiatan yang sifatnya kadang-kadang dan sewaktu waktu yang
dilakukan penulis selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung.
Hari kerja untuk PT. Pos Indonesia wilayah Bandung terhitung darihari
Senin sampai Sabtu. Jam kerja untuk PT. Pos Indonesia dari hari Senin hingga
Jumat terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 16.00 WIB dan di hari Sabtu
Untuk lebih rinci kegiatan penulis lakukan selama PKL dapat dilihat pada
tabel 2.1 berikut ini :
Tabel 2.1
Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
No Hari / Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Senin,09-07-2012 Pengenalan PT.POS
INDONESIA
o Insidentil
2 Selasa,10-07-2012 Pengenalan Costumer Service o Insidentil
3 Rabu,11-07-2012 Pengarahan pekerjaan
Costumer Service
6 Sabtu,14-07-2012 Membuat Press release o Insidentil
7 Senin,16-07-2012 Melayani Konsumen o Rutin
8 Selasa,17-07-2012 Membuat data daftar
pengaduan
o Insidentil
10
Kamis,19-07-2012
Sharing dengan Kepala Humas o Insidentil
11 Jum’at, 20
-07-2012
Pengenalan Loket – Loket o Insidentil
12 Sabtu, 21-07-2012 Pengenalan Fasilitas dan ruang
– ruang kerja
o Insidentil
13 Senin, 23-07-2012 Sharing dengan Kepala
Costumer Service
o Insidentil
14 Selasa,
24-07-2012
Melayani Konsumen o Rutin
15 Rabu, 25-07-2012 Melayani Konsumen o Rutin
16 Kamis,
26-07-18 Sabtu, 28-07-2012 Membuat Press Release o Insidentil
19 Senin, 30-07-2012 Membuat Brosur o Insidentil
31-07-22 Kamis,
02-08-24 Sabtu, 04-08-2012 Membuat Press Release o Insidentil
25 Senin, 06-08-2012 Melayani Konsumen o Rutin
26 Selasa,
07-08-2012
Instal Komputer o Insidentil
27 Rabu, 08-08-2012 Melayani Konsumen o Rutin
28 Kamis,
09-08-30 Sabtu, 11-08-2012 Perpisahan dan dokumentasi o Insidentil
2.2 Analisis Deskripsi Kegiatan 2.2.1 Analisis Deskripsi Kegiatan Rutin
1. Melayani Konsumen
Kegiatan melayani konsumen yang dilaksanakan penulis adalah suatu
kegiatan yang dalam prakteknya tidak jauh dari keilmuan komunikasi khususnya
antar pribadi yang penulis dapatkan selama kuliah. Dimana penulis berinteraksi
langsung secara face to face (tatap muka) dengan konsumen. Karena dalam
ciri-ciri komunikasi antar pribadi, yang di antaranya :
1. Terjadi pada dua orang
2. Tidak terikat ruang dan waktu
3. Informal
4. Tatap muka
5. Homogen
Selain itu dari keilmuan komunikasi antar pribadi yang dapat penulis
terapkan juga keilmuan mengenai komunikasi psikologi juga penulis pergunakan
dalam keseharian penulis menjalankan aktifitas dalam melayani konsumen.Karena
pada kenyataannya penulis sering dihadapkan dengan para konsumen yang
beraneka ragam sifatnya. Ada konsumen yang datang hanya sekedar untuk
memperoleh informasi mengenai jasa pengiriman yang disediakan kantor pos,
kemudian yang lebih harus mendapatkan pelayanan yang extra khusus adalah para
konsumen yang datang untuk mengeluh atau komplain mengenai pengiriman jasa
yang telah mereka percayakan kepada kantor pos. Maka dari itu dalam
yang lainnya. Jadi untuk mengantisipasi itu semua penulis menggunakan teknik
komunikasi psikologis untuk menangani apabila penulis menjumpai konsumen
yang seperti itu.
2.2.2 Analisis Deskripsi Kegiatan Insidentil 1. Pengenalan PT Pos Indonesia
Pada kegiatan ini penulis dikenalkan segala arti dan bentuk dari PT Pos
Indonesia yang dibimbing oleh Pak Suyud Suhendar yang memperkenalkan
semua tentang pos.
2. Pengenalan Humas atau Customer Service
Pada kegiatan ini penulis diberitahu tentang humas atau customer service yang
ada di PT Pos Indinesia. Penulis mendapatkan pengetahuan tentang customer
service yang melayani konsumen dan cara kerja mereka.
3. Pengarahan Pekerjaan Humasatau Customer Service
Disini penulis mendapatkan pengarahan dari pembimbing PKL apa saja yang
harus dilakukan dalam pekerjaan Humasatau Customer Service diantaranya melayani konsumen dalam hal keluhan-keluhan dari para konsumen agar mereka
puas dengan pelayanan yang diberikan.
4. Pengenalan Website PT Pos Indonesia
Pada kegiatan ini penulis diberitahu tentang semua fungsi website yang disediakan oleh PT Pos Indonesia, di dalamnya terdapat semua info tentang data
paket pengiriman dan harga paket pengiriman,sehingga bisa melacak perjalanan
5. Membuat Brosur
Pada kegiatan kali ini penulis ditugaskan untuk membuat brosur mengenai
paket terbaru yang di sediakan PT Pos Indonesia. Dalam kegitan kali ini penulis
sangat antusias dalam pembuatan tugas brosur ini, karena penulis sangat
menyukai akan hal-hal yang berhubungan dengan desain. Maka dari itu penulis
tidak menyia-nyiakan tugas ini. Kemudian pada hari ini penulis tidak seperti
biasanya melakukan kegiatan sampai habis jam PKL habis, karena penulis
diizinkan untuk pulang.
6. Membuat Press Realese
Pada kegiatan kali ini penulis ditugaskan untuk membuatPress
Realesemengenai peluncuran produk / jasa pengiriman terbaru. 7. Instal Komputer
Pada kesempatan ini penulis di minta untuk menginstal komputer yang ada di
costumer service karena sudah lelet/lemot. beliau yakin karena universitas
komputer indonesia terkenal dengan bidan IT –nya.
8. Membuat daftar formulir pengajuan tuntutan ganti rugi
Pada kesempatan ini penulis di minta untukMembuat daftar formulir
pengajuan tuntutan ganti rugi.
9. Perpisahan Dengan Staf Humasatau Customer Service PT Pos Indonesia
Pada kegiatan terakhir ini penulis pada praktek kerja lapangan adalah
segala kegiatan di PT Pos Indonesia maka hari terakhir diisi dengan perpisahan
dengan para staf dan pembimbing PKL.
2.3 Analisis Kegiatan PKL
Penulis menganalisis bahwasannya selama penulis melaksanakan PKL di
PT. Pos Indonesia wilayah Bandung penulis terlibat dalam komunikasi antar
personal dan komunikasi massa. Komunikasi antar personal terjadi ketika penulis
berbincang dengan pembimbing PKL, para konsumen yang dalam setiap harinya
adalah orang yang berbeda. Komunikasi organisasi terjadi ketika penulis
melakukan sharing dan diskusi mengenai komuniksai pada saat penulis
melakukan kegiatan Greeting.
Semua kegiatan selama penulis melakukan praktek kerja lapangan di
Kantor Pos Bandung tidaklah terlepas dari keilmuan komunikasi pada umumnya
dan keilmuan kehumasan pada khususnya. Baik semua materi yang diberikan
serta semua tugas yang telah diberikan pada penulis semuanya itu berhubungan
erat dengan keilmuan komunikasi dan kehumasan. Semua kegiatan yang penulis
alami ketika melakukan praktek kerja lapangan di Kantor Pos Bandung adalah
gambaran nyata mengenai semua hal dalam ilmu komunikasi dan kehumasan
yang telah penulis dapatkan selama penulis menimba ilmu di UNIKOM. Praktek
kerja lapangan ini adalah bukti nyata dari materi dan toeri yang penuis dapatkan
ketika kuliah, dan dari kegiatan praktek kerja lapangan ini penulis bisa
mempraktekan secara langsung dari apa yang telah penulis dapatkan ketika
penulis kuliah. Bila dikaitkan dengan teori-teori yang penulis paparkan pada
kiat-kiat kehumasan yang baik, namun penulis telah banyak mendapatkan
berbagai pengalaman bahwa meski humas yang dijalanai oleh Kator Pos Bandung
tidak state of being, akan tetapi mereka menerapkan kaidah-kaidah keilmuan baik
itu komunikasi dan kehumasan dengan efektif dan efisien. Ini seolah tidak ada
halangan bagi penulis dan pembimbing PKL untuk mempraktekan semua ilmu
kehumasan dalam tiap kegiatan PKL yang penulis laksanakan.
Selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung penulis diajarkan
untuk membuat brosur, press release, formulir pengajuan tuntutan ganti rugi kemudian belajar menghadapi konsumen dengan berbagai karakternya, kemudian
belajar cara menghadapi media bagaimana menghadapi seorang wartawan dan
menyampaikan informasi dengan penggunaan komunikasi yang baik, diajarkan
untuk berdiskusi sesuai dengan komunikasi organisasi.
Bagi penulis kegiatan yang diberikan oleh pembimbing PKL di PT. Pos
Indonesia wilayah Bandung sudah sangat berinterpretasi langsung dengan aplikasi
ilmu komunikasi selebihnya untuk kehumasan. Seperti contohnya adalah dalam
kegiatan melayani konsumen dimana komunikasi yang dilakukan tidak selalu
sama antara konsumen satu dengan konsumen yang lainnya. Penulis
harusmemilah dan memilih komunikasi yang dilakukan kepada orang yang
berbeda-beda karakternya.
Bagi penulis tugas membuat press release sangatlah penting dan berguna.
Dalam dunia kerja nanti penulis mungkin akan rajin membuat press release setiap
belajar membuat press release. Dan dalam kegiatan PKL ini penulis mendapatkan
ilmu dan pengalaman penting dalam pembuatan press release.
Penulis lalu diajarkan bagaimana cara berdiskusi yang sopan baik dalam
komunikasi antar personal maupun dalam komunikasi organisasi. Diskusi sangat
diperlukan dalam dunia kerja yang nyata karena sangat mustahil seseorang
bekerja sendiri tanpa membutuhkan orang lain. Dalam hal ini diskusi sangat
diperlukan agar komunikasi berjalan efektif. Penulis diajarkan bagaimana caranya
menyanggah, memberikan solusi dan mengeluarkan pendapat baik kepada rekan
kerja ataupun pada konsumen. selain itu komunikasi antar personal sangat
diperlukan ketika penulis masuk ke dunia kerja yang nyata kelak. karena pada
dasarnya sifat dan karakter manusia itu berbeda, sekalipun mereka itu kembar
siam tapi kepribadian tiap individunya pastilah berbeda, oleh karena itu
komunikasi antar personal sangatlah penting.
Melalui kegiatan PKL ini penulis menyadari bahwa dalam pengerjaan
tugas haruslah teliti dan sabar, karena tugas itu adalahtanggung jawab kita yang
patut untuk di pertanggung jawabkan nantinya oleh kita. Tentunya teguran, cacian
dan bantahan yang penulis dapatkan selama penulis melakukan kegiatan PKL di
PT. Pos Indonesia wilayah Bandung ini sangatlah membangun untuk mental
penulis dan khususnya pengtahuan dan kemampuan penulis semakin terasah.
Kegiatan PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung yang sangat penulis
sukai adalah pada hal yang ada hubungannya dengan komunikasi antar pribadi
dan komunikasi massa. Karena penulis selalu mendapatkan kepuasan khusus
PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung ini sebagian besar kegiatan penulis
adalah melayani konsumen, dimana semua orang yang datang ke meja tempat
penulis bekerja adalah orang-orang dengan segudang pertanyaan, kemarahan dan
sanjungan dan membutuhkan jawaban yang tepat guna untuk memenuhi
kebutuhan informasinya, tidak hanya konsumen dengan masalah seperti itu saja
namun yang lebih menantang lagi ketika penulis dihadapkan kepada para
konsumen yang datang dengan segala keluhan atas layanan jasa yang PT. Pos
Indonesia berikan. Kemudian yang menjadi kepuasan bagi penulis adalah ketika
penulis bisa menjawab serta memberikan solusi yang tepat untuk menyelesaikan
masalah mereka.
2.4 Deskripsi Tentang Humas 2.4.1 Pengertian Humas
Public relations terdiri dari kata public dan relations. Public disini memilki arti sekelompok orang yang menaruh perhatian pada suatu hal yang
sama. Sesuatu tersebut dapat berupa minat dan kepentingan. Public ini bisa berarti
kelompok kecil atau juga bisa kelompok besar. Sedangkan kata relations sendiri merupakan inti dari public relations. Relations disini berarti adanya hubungan yang timbal balik atau two way communication.
Humas menurut Fraser P.Seitel, Senior Vice President dan Director of Public AffairsThe Chse Manhattan Bank adalah :
masalah-masalah atau isu-isu manajemen. PR membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini public. PR secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan “. (Elvinaro & Soemirat, 2003:13).
Dari definisi di atas dijelaskan bahwa pada dasarnya Public Relations atau
Humas menekankan pada “ fungsi manajemen “ . ini pemahaman bahwa PR
mempunyai fungsi yang tidak mudah, karena seorang PRO (Public Relations
Officers) dituntut untukdapat membantu menciptakan dan memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan serta kerjasama dengan publiknya.
Definisi tentang Humas dikemukakan oleh W.Emerson Reck, Direktur PR
Universitas Colgate bahwa :
Publik relations adalah lanjutan dari proses pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu individu atau kelompok agar individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayaan dan goodwill.(kemauan baik) dari public, kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh. (Elvinaro & Soemirat, 2003:12)
Sehingga dapat dipahami bahwasanya seorang humas harus mampu dekat
dengan orang-orang didalam organisasinya dan juga dekat dengan orang-orang
diluar oranisasinya, kemampuan komunikasi yang di atas rata-rata dapat
membantu pekerjaan humas dalam setiap aktvitasnya sehingga tujuan-tujuan
humas tersebut baik kedalam maupun keluar dapat tercapai.
2.4.2 Ruang Lingkup Humas
Public Relations memiliki ruang lingkup yang luas dalam menghadapi
kegiatan organisasi, baik dalam publik internal maupun eksternal. Oleh karena itu
Public Relations harus memiliki perencanaan terlebih dahulu, kemudian adanya
program yang terstruktur.
Public Relations atau Humas memiliki bidang-bidang cakupan atau ruang
lingkup sebagai berikut :
1. Hubungan dengan pelanggan (Customer Relations).
2. Hubungan dengan Masyarakat atau Penduduk (Community Relations).
3. Hubungan dengan Pers atau Media Massa (Press Relations).
4. Hubungan dengan Instansi-instansi Pemerintah (Government Relations).
5. Hubungan dengan Karyawan atau Pegawai (Employee Relations).
6. Hubungan dengan berbagai pihak terkait (Stakeholder Relations).
Ruang lingkup Public relations dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Hubungan dengan Pelanggan (Customer Relations)
Hal ini mencakup kegiatan – kegiatan seperti memberi informasi kepada
pelanggan atau nasabah, menjelaskan prosedur, tata cara, waktu, menyampaikan
pesan-pesan, laporan berkala (melalui brosur, jurnal, surat dan sebagainya),
menyelenggarakan acara bersama pelanggan dan menciptakan suasana
kenyamanan atau kemudahan bagi urusan para pelanggan dan melayani pelanggan
atau tamu.
2. Hubungan dengan Masyarakat atau Penduduk (Community Relations)
Hal ini mencakup kegiatan membina hubungan baik dengan
lokasi pabrik atau perusahaan atau toko atau di sekitar kantor ogrganisasi atau
lembaga yang bersangkutan.
3. Hubungan dengan Pers atau Media Massa (Press Relations)
Hal ini mencakup kegiatan membuat clippings (guntingan berita dari
koran, majalah, dan lain-lain) serta menganalisa pendapat umum (opini publik)
atau aspirasi kelompok-kelompok tertentu (specific groups opinion),
menyampaikan informasi dan pernyataan resmi melalui media massa,
menyelenggarakan acarajumpa pers (press conference) atau menyususn dan
mengedarkan keterangan pers (press release), membina hubungan komunikasi dua
arah dengan wartawan dan redaksi media massa (Surat kabar, TV, Radio,
Majalah, Tabloid, dan lain-lain).
4. Hubungan dengan Instansi – instansi Pemerintah (Government Relations)
Hal ini mencakup kegiatan pembinaan dan penyelenggaraan hubungan
komunikasi dua arah dengan instansi-instansi pemerintah (pemerintah daerah atau
provinsi atau kabupaten atau kota, pihak kepolisian, dinas tenaga kerja, dinas
perindustrian, dinas pariwisata, dan lembaga lainnya), upaya-upaya perolehan
informasi aktual dari berbagai instansi pemerintah dan sebaliknya menyampaikan
informasi kepada instansi terkait.
5. Hubungan dengan Karyawan atau Pegawai (Employee Relations)
Hal ini mencakup kegiatan pembinaan hubungan kedalam (pimpinan
dengan karyawan dan sesama bawahan) yang memang terkesan tumpang tindih
dengan fungsi dan tugas Bagian Kepegawaian (Personalia). Adapula yang secara
kebijakan organisasi atau perusahaan kepada karyawan dan sebaliknya
menampung serta memantau aspirasi karyawan untuk disampaikan kepada
pimpinan. Dengan demikian, diharapkan tercipta suasana harmonis atau selaras
dalam kegiatan organisasi atau perusahaan.
6. Hubungan dengan berbagai pihak terkait (Stakeholder Relations)
Hal ini mencakup kegiatan yang menunjang atau terus-menerus
berhubungan dengan kegiatan organisasi atau perusahaan atau lembaga (seperti
agen-agen, supplier, distributor) dan juga mencakup hubungan dengan para
pemegang saham (Shareholder Relations). (Rudy, 2005 : 85-88).
2.4.3 Fungsi Humas
Fungsi Public Relations dalam bukunya “Hubungan Masyarakat Suatu
Komunikologis” yaitu:
1. Menunjang aktivitas utama manajeman dalam mencapai tujuan organisasi.
2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik
internal dan publik eksternal.
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari
organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada
organisasi.
4. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan
umum.
mencegah terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari
pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.
2.4.4 Tujuan Humas
Menurut Soemirat dan Ardianto dalam bukunya Dasar-Dasar Public
Relation, tujuan PR atau Humas adalah :
“Tujuan PR untuk mengembangkan pengertian dan kemauan baik (goodwill) publiknya serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan atau untuk menciptakan
kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan publik”
(Soemirat dan ardianto,II00II:89).
Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua
golongan besar yaitu:
A. Komunikasi Internal (personil/anggota institusi)
1. Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin mengenai institusi.
Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam
masyarakat.
2. Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya.
B. Komunikasi Eksternal (masyarakat)
1. Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi.
2. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan umumnya dan
pendidikan khususnya.
3. Motivasi untuk menyampaikan umpan balik.
Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian
sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan
2.4.5 Peranan Public Relations
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan mengenai peran utama
Public Relations pada intinya yaitu :
1. Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya.
2. Membina relationship,yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan
saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
3. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan.
4. Membentuk corporate image, artinya peranan Public Relations berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya. (Effendy, 2008 :
9-11).
2.5 Analisa Layanan Terhadap Mahasiswa
Yang dilakukan oleh peserta Praktek Kerja Lapangan selama bekerja di
Bagian Costumer Service adalah melakukan Interaksi langsung dengan konsumen,
hal ini sangat berguna sekali bagi mahasiswa yang sedang melakukan praktek
kerja lapangan, karena kita bisa melakukan secara langsung kajian – kajian ilmu
komunikasi yang di dapatkan dari perkuliahan, antusiasme pelanggan sangat
42
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Merujuk pada kegiatan yang telah penulis lakukan selama menjalankan
praktek kerja lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia Wilayah Bandung, maka
penulis mencoba menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
1. PT POS Indonesia merupakan sebuah Persero yang bergerak dalam bidang
mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan
infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan
kolaboratif. Walaupun belum memiliki divisi khusus kehumasan, namun
humas pada instansi ini menjalankan fungsi dan tugas kehumasan dengan
baik.
2. Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung yang
berdiri dibawah Sekretaris Wilayah belum berdiri secara state of being karena Humasnya belum terbentuk dalam divisi tersendiri dan belum
adanya struktur organisasi dalam kehumasannya.
3. Humas PT. Pos Indonesia Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah
Bandung mempunyai kegiatan eksternal yang berhubungan dengan publik
di luar perusahaan, kegiatan internal yang berhubungan dengan karyawan
di dalam perusahaan diantaranya, Merencanakan, mengendalikan, dan
4. Internal yaitu pegawai, membuat berbagai macam kelengkapan untuk
melakukan promosi – promosi produk pos itu sendiri.
5. Kinerja Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung
sudah cukup efektif dalam memberikan informasi perusahaan kepada
publik eksternal dan juga membina hubungan baik dengan publik internal.
6. Kegiatan selama melaksanakan PKL yang dilakukan di Bagian Humas PT.
Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung adalah melayani
konsumen yang datang langsung ataupun menghubungi lewat saluran
telepon atau website.
7. Terdapat berbagai aktifitas kehumasan yang dilakukan dalam menciptakan
hubungan kerja yang baik antar setiap karyawan dan juga antara
perusahaan dengan masyarakat dan media massa.
8. Selama melaksanakan praktek kerja lapangan di PT Pos Indonesia wilayah
Bandung ini, penulis mendapatkan banyak pengetahuan dan pengalaman.
Bahwasanya seorang praktisi humas merupakan sebuah profesi yang
membutuhkan banyak keahlian.
3.2 Saran
3.2.1 Saran Untuk Perusahaan Atau Instansi
Setelah mengutarakan kesimpulan seperti yang tersebut diatas, maka penulis
akan menyampaikan beberapa saran kepada perusahaan / instansi tempat penulis
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, sebagai berikut :
1. Diperlukan adanya pelayanan yang sangat ramah dari tiap bagian di PT
pelayan yang memuaskan bagi para pelanggan sehingga memberikan citra
positif bagi PT Pos Indonesia sendiri,misalnya ramah kepada pelangan
serta memberikan senyuman dan sapa agar pelanggan bisa lebih dekat.
2. Sebagai sebuah Persero yang bergerak dibidang mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis diharapkan dapat
membantu masyarakat dalam hal komunikasi serta memberikan akan suatu
kemudahan tentang hal yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia sendiri.
Juga dalam hal informasi, penting juga untuk selalu mengupdate website, agar masyarakat mudah untuk mengakses akan inormasi tentang PT Pos
Indonesia itu sendiri.
3. Di perlukan adanya pembaharuan sarana seperti komputer, lemari besi,
televisi di kantor PT Pos Indonesia, selain agar terlihat lebih menarik juga
dapat mengoptimalkan kinerja para karyawannya.
4. Sebaiknya di bagian Costumer Service harus di tempatkan orang – orang yang lebih muda agar suasana di bagian tersebut terkesan lebih menarik.
5. Lakukan coffebreak setiap hari, agar seluruh karyawan terasa lebih akrab dalam tali silaturahmi.
3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa
1. Bagi mahasiswa yang melaksanakan PKL untuk selalu memiliki pola fikir
yang kreatif dan inovatif yang mempunyai inisiatif dalam berpiawai
dibidang yang dikonsentrasikannya, seperti jangan malu untuk bertanya
perusahaan sewaktu PKL berlangsung, karena pada saat itulah kita dapat
menimba ilmu sebanyak-banyaknya dalam PKL.
2. Mahasiswa yang melaksanakan PKL harus memiliki rasa tanggung jawab
yang tinggi dalam setiap mengerjakan tugas – tugas yang diberikan oleh
pembimbing dan harus mampu beradaptasi dan bersosialisasi terhadap
para pegawai PT. Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung
sehingga mampu bekerjasama dengan baik.
3. Bagi mahasiswa PKL diharuskan untuk selalu disiplin dalam
melaksanakan Praktek kerja lapangan, yaitu datang dan pulang tepat waktu
sesuai dengan peraturan yang berlaku di PT. Pos Indonesia (Persero) Asia
Afrika wilayah Bandung. Agar para karyawan PT. Pos Indonesia senang
dengan adanya mahasiswa/mahasiswi tersebut.
4. Bagi Mahasiswa, kerja praktek ini dapat dijadikan sebagai bahan aplikasi
teori dan praktek yang didapat mahasiswa selama perkuliahan dan sebagai
saran untuk meningkatkan ketahanan mental dan kepercayaan diri untuk
memasuki dunia kerja dimasa yang akan datang.
5. Mahasiswa PKL yang telah menyelesaikan masa Praktek Kerja Lapangan,
untuk selalu menjalin hubungan yang baik dengan instansi ataupun
perusahaan yakni dengan menjalin silaturahmi dengan para pegawai PT.
Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung yaitu dengan selalu
mengunjungi tempat kita melakukan PKL untuk dapat selalu menjaga
6. Mahasiswa lebih melengkapi data – data yang diperlukan untuk penyusunan laporan PKL pada saat melaksanaakan Praktek Kerja
