1
1.1. Sejarah Dan Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero)
Berawal dari gagasan, kemudian berkembang seiring kebutuhan, gagasan untuk memperlancar arus surat menyurat selama era kolonial Belanda telah diwujudkan oleh gubernur jendral G.W.Baron dengan mendirikan kantor pos yang pertama di Batavia pada tanggal 26 Agustus 1946. Peranan kantor pos semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi telegram dan telepon, sehingga dibentuk Jawatan Pos Telegram berdasarkan statlad nomor 395 tahun 1906
Dengan dikeluarkannya Undang-Undang perusahaan Negara Hindia Belanda ( Indische bedrijvenweT). Sejak tahun 1907 Jawatan Pos Telegram dipegang oleh departemen perusahaan pemerintah (Departement Van Government Bedrijvenment).
sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL)
Dengan PP No.240 Tahun 1961, dibentuklah perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Dengan PP No.30 Tahun 1965, PN Postel dipecah menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi. Dengan dikeluarkannya UU No.9 Tahun 1965 Status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dikelompokan menjadi 3 status yaitu : Perusahaan jawatan (perjan), perusahaan umum (Perum), dan Perusahaan Perseroan (Persero).
Selanjutnya status PN Pos dan Giro di ubah menjadi Perum Pos dan Giro berdasrkan PP No.24 tahun 1978. Kemudian ditetapkan PP No.3 Tahun 1983 yang mengatur tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum, dan Persero. Unutk menyesuaikan diri dengan ketentuan baru tersebut, PP No.9 Tahun 1978 yang mengatur tentang Perum Pos dan Giro diganti dengan PP No.24 Tahun 1984.
Dengan semakin meningkatnya permintaan masyarakat akan pelayanan jasa pos serta dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, maka Perum Pos dan Giro dirubah statusnya mennjadi PT.Pos Indonesia (Persero) yang diatur melalui PP No.5 Tahun 1995 tertanggal 27 Februari 1995.
1.2. Logo PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar 1.1 Logo PT Pos Indonesia
Sumber : www.google.com
Perum Pos dan Giro, logo lama perusahaan ini terdiri dari unsur padi-kapas yang bersambung dengan banner diatas dengan tulisan hurup R dan hurup I, banner dibawah dengan tulisan POS & GIRO, mengelilingi unsur segi-lima yang mengurung bola dunia dan burung. Diantara segi-lima dan padi kapas terdapat arsiran horisontal.
Ide utama pada logo ini adalah burung, sebagai simbol atau tanda yang mewakili merpati pos, konsep pengantaran surat jaman dahulu. Bola dunia, sebagai simbol dari perputaran dunia dan kekekalan) merepresentasikan hal hubungan antar negara, internasional, global.
padi melambangkan pangan dan kapas melambangkan sandang. Banner yang bertuliskan hurup R dan hurup I di atas segilima dan merupakan ujung dari unsur padi-kapas yang melingkari segi-lima, merupakan singkatan dari Republik Indonesia.
Makna yang tertangkap secara semantik dari membaca tanda-tanda ini adalah pekerjaan profesionalitas pos yang dilambangkan dengan burung dan bola dunia terkurung oleh segi-lima dan masih dikelilingi oleh padi kapas yang ujung atasnya ada banner bertuliskan hurup R dan hurup I, yang memberikan kesan bersifat Nasional. Bisnis Pos adalah bisnis yang berlingkup Internasional, menghubungkan antar negara di dunia, sehingga kesan yang timbul dari logo lama PT Pos ini adalah profesionalitas Pos yang bersifat internasional dilambangkan dengan burung merpati dan bola dunia, masih terkurung oleh hal-hal yang bersifat Nasional, burung tidak dapat lepas dan bebas.
gunung, warna yang kontras dengan warna-warna alam yang kebanyakan berwarna hijau, coklat, biru.
Tulisan dengan tipografi bold : POS INDONESIA, adalah nama perusahaan dengan identitas negara, berada di bawah gambar burung dan bola dunia, disini terbaca bahwa yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha, dengan slogan “Untuk anda kami ada”. untuk menambah kesan
mengutamakan pelayanan.
1.3. Visi dan Misi PT Pos Indonesia ( Persero ) 1.3.1 Visi
2009-2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure
2011-2013 : Indonesia’s leader in the mail logistics & financial services
2014-2018 : ASEAN Champion of Postal Industries
1.3.2 Misi
1.4. Struktur Organisasi PT Pos Indonesia (Persero)
Gambar 1.2
Struktur Organisasi Pos Indonesia Pusat
Gambar 1.3
Struktur Organisasi Pos Indonesia Wilayah Bandung
Sumber : Humas Kantor Pos Indonesia Wilayah Bandung KEPALA KANTOR
1.5. Susunan Organisasi PT Pos Indonesia (Persero)
Berdasarkan hasil keputusan pemerintah, maka jabatan jabatan operasional kerja di PT Pos Indonesia pun dibentuk. Yakni sebagai berikut :
1. Kepala Kantor 2. Bidang Audit
3. Manager Operasional, yang membawahi beberapa divisi yakni : Bagian Pelayanan
Bagian Pos Plus Bagian Keuangan Bagian Akuntansi Pelayanan Retail Filateli
Pemasaran
Sumber daya (SDM) Komunikasi
Logistik Sarana
Teknik Sistem Informasi, membawahi juga bagian : Rekening Koran (RK)
Pinjaman Rekening Koran (PRK) Bina Mutu dan Pelayanan
Itulah gambaran sususan sturktur organisasi dari PT Pos Indonesia di wilayah Bandung.
1.6. Tugas - Tugas Tiap Jabatan Dalam Struktur Organisasi di PT Pos Indonesia (Persero)
Dalam menjalankan perusahaan dengan baik PT Pos Indonesia sendiri merancang struktur jabatan dan fungsional sendiri. Hal ini ditujukan agar terciptanya suatu kinerja perusahaan yang baik yang didalamnya mencakup tugas dan fungsi fungsi dari tiap jabatan tersebut agar tiap terjadinya tumpang tindih fungsi dan tanggung jawab antar divisi. Berikut adalah susunan jabatan dan fungsi dari tiap tiap divisi di PT Pos Indonesia wilayah Bandung.
1. Kepala Kantor
a. Kepala kantor merupakan seorang pimpinan kerja di kantor. b. Semua hasil kerja dari tiap divisi dilaporkan kepada Kepala
Kantor.
c. Penanggung jawab.
d. Mengawasi jalanya operasional kerja. 2. Bagian Audit
a. Memerikasa bagian – bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akutansi, SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
c. Membuat laporan penyimpanan masing - masing bagian. d. Menyusun laporan eksploitasi.
e. Pemeriksaan tertutup kas tahunan. f. Penyusunan laporan pemeriksaan.
g. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP) 3. Manager Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku.
c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acacra-acra resmi laiinnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya. e. Menyampaikan saran kenaikan gaji, pangkat, jabatan karyawan
bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
4. Bagian Pelayanan
a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos peka waktu meliputi paket pos biasa, wesel pos, giro pos, kilat khusus, Express Post, dan penjualan Benda Pos dan Matrai (BPM). b. Mengkoordimnasikan pekerjaan penerimaan dari kantor lain
d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket penerimaan paket pos.
e. Menyiapkan konsep surat menyurat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pos.
5. Bagian Pelayanan Pos Plus
a. Menerima atau menyelesaikan pengaduan pelanggan. b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
c. Memeriksa laporan pengeduan ditambah lampiran serta memeriksa penyimpangan jasa layanan pos.
d. Mengevaluasi tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan - perbaikan. 6. Bagian Pelayanan Ritel Atau Keagenan
a. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen seumber setelah diyakini akan kebenarannya.
b. Memeriksa seulurh neraca loket bagian peleyanan retail atau keagenan dan dokumen sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian pelayanan keagenan atau retail.
d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan batara dan tabungan budaya serta menandatangani laporannya.
yang akan dicocokan dengan bagian akuntansi, memeriksa laporan surplus Takesra dan Kukesra yang akan dikirim ke BNI 46 serta menandatangani laporannya.
g. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension. 7. Bagian Filateli
a. Mengawasi surat - surat.
b. Mengawasi penjualan benda - benda pos. c. Menyusun target unit tahunan.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.
8. Bagian Pengolahan Komunikasi
a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke bagian administrasi.
b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan.
c. Bertanggungjawab ats pelaksanaan tugas dibagian pengolahan. d. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya.
9. Bagian Logistic
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos. c. Menyusun laporan bulanan.
10.Bagian Verifikasi Barang
a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh Kantor Pos VVII sampai dengan Kantor Pos X, dan agen pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-nasah pertanggungjawaban dan mencocokan dengan buku perhitungan Knator Pos VII sampai dengan Kantor Pos X di bagian akuntansi.
c. Menandatangani naskah-naskah pertanggunngan yang sudah cocok dan diyakini kebenarannya,
d. Memeriksa regirster-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
e. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos , Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
11.Bagian Bina Mutu dan Pelayanan
a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di Kantor Pos II Bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi system kualitas produk, proses dan pelayanan.
d. Memperbaiki sistem dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan berdasarkan system umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).
12.Bagian Keuangan
a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga, menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkandan mempertanggung jawabkan serta pentatausahaan benda pos dan materai, membuat neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan.
c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket, mesin perangko dan system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh public, serta melaksanakan penatausahaan dan pertanggungannya.
d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari bank yang telah ditetapakan dan pentransferan ke rekening direktur keuangan bandung, serta menjaga batas maksimum saldo kas. 13.Bagian Akuntansi
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuan
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber unutk melakukan persiapan pembukuan.
d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan, menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register pembantunya.
14.Bagian Pemasaran
a. Menyusun rencana kegiatan pemasaraan semua jas pos dan keagenan serta penyusunan angggaran.
b. Melakukan penelitian pasar dan menganalisa setiap masukan baik berdasarkan pengamatan, usulan atau keluhan pelanggan. c. Melaksanakan negosiasi dan penjualan serta mengusulkan
penafsiran atas produk tertentu atau besarnya potongan. d. Membuat basis data pelanggan dan pesaing.
e. Melakukan pembinaan pelanggan dan menjalin kerja sama dengan pihak lain serta menyelanggarakan jumpa pelanggan bagi konsumen dareah kerjannya.
f. Melakukan kegiatan promosi.
g. Memantau kegiatan yang dilakukan pesaing mengevaluasi produk yang ada dan mengusulkan pengembangan produk. h. Membuat laporan kegiatan pemasaran.
15.Bagian Sumber Daya (SDM)
a. Melakukan dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi dan rolering pegawai.
c. Mengurus surat-menyurat dan naskah kepegawaian serta hal lain yang menyangkut hak dan kewajiban pegawai.
d. Melaksanakan tata usaha SDM, pembayaran gaji atau pension, tunjangan, menyiapkan dan menyelesaikan ongkos perjalanan dinas panjar, tabungan pegawai dan lain lain yang menyangkut hak-hak pegawai atau pensiun.
16.Bagian Sarana Prasarana
a. Melakukan pembelian barang - barang sarana.
b. Mengelola dan memelihara peralatan, pembangunan dan kendaraan.
c. Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan kantor.
d. Memantau atau memeriksa gedung-gedung yang akank diajukanu untuk diadakan perbaikan.
e. Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan memeriksa seluruh pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di Kantor Pos II dan Kantor Pos VII sampai Kantor Pos X.
17.Bagian Teknik System dan Informasi a. Mengawasi komputerisasi nasional
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.
c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.
e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasantara Net. 18.Bagian Rekening Koran (RK)
a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi / transaksi yang terjadi kedalam rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.
b. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang terjadi, pihak - pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.
c. Mengendalikan dan mengevaluasi mutu layanan giro pos agar senantiasa memberikan kepuasan pelanggan dan mitra kerja. d. Melaporkan data - data transaksi dan saldo rekening kepada
manajemen.
19.Bagian Pinjaman Rekening Koran (PRK)
a. Bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan. b. Memeriksa neraca cek, penerimaan dan rekap.
c. Mencocokan neraca cek dan rekap dengan neraca gabungan. d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf . e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil.
1.7. Gambaran Tentang Divisi Humas PT Pos Indonesia (Persero) PT Pos Indonesia adalah perusahaan jasa yang terbesar di Indonesia. Sangat beragam varian jasa yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Berawal dari latar belakang tersebut dan dengan banyaknya jasa yang PT Pos tawarkan kepada masyarakat sehingga disini harus ada penanganan secara khusus, karena pada kenyataanya pelayanan jasa yang kami berikan tidak selamanya berjalan lancar dikarenakan banyak faktor yang dapat menghambat kelancaran dalam pelayanan jasa kami, baik secara teknis maupun nonteknis. Yang dimana dari waktu ke waktu masalah tersebut semakin kompleks. Maka dari itulah dibutuhkan sebuah divisi humas dimana dalam hal ini menyangkut dalam perbaikan citra bagi Pos sendiri dikalangan masyarakat. Meskipun belum termasuk State of Being akan tetapi humas PT Pos sendiri memiliki sebuah susunan fungsinya. Adapun susunannya sebagai berikut.
Gambar 1.4
Gambaran Humas Kantor Pos Wilayah Bandung
Sumber : Humas Kantor Pos Indonesia Wilayah Bandung Manager Operasional
Humas
1. Manajer Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku. c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan acacra-acra
resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya. e. Menyampaikan saran kenaikan gaji, pangkat, jabatan karyawan
bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang
ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
2. Humas
a. Menjaga brand image perusahaan.
b. Mempromosikan produk yang dikeluarkan PT Pos Indonesia. c. Meningkatkan selalu produk yang dikeluarkan PT Pos Indonesia. d. Perpanjangan tangan antara pihak eksternal PT Pos Indonesia
dengan manajemen PT Pos Indonesia (internal).
e. Memberikan solusi produk layanan dengan adanya costumer service .
f. Hubungan dengan media dan masyrakat. 3. Costumer service
b. Menerima keluhan konsumen atas layanan produk PT Pos Indonesia .
c. Memberikan solusi atas keluhan tersebut.
d. Menjembatani kebutuhan informasi untuk kedua belah pihak baik internal maupun eksternal
Untuk customer care sendiri, pada awalnya Tahun 1997 dibentuk divisi khusus untuk menangani masalah tersebut yaitu divisi solusi care. Kemudian seiring perkembangan zaman dan semakin besarnya minat masyarakat terhadap pelayanan PT Pos Indonesia ini maka divisi solusi care berganti nama dengan costumer service. Selang beberapa waktu divisi costumer service ini berganti nama menjadi costumer care yang sampai sekarang bertahan.
1.8. Sarana Dan Prasarana
Terdapat banyak sarana dan prasarana yang ada di dalam kantor PT Pos Indonesia yang berguna untuk menunjang pelayanan kepada para pelanggan. Sehingga dalam pelayanan yang disediakan PT Pos nya pun para pelanggan merasa puas. Sarana tersebut adalah :
1. Mesin Tiket
bisa merasa nyaman karena tidak perlu antri hanya untuk mengmbil tiket.
2. Loket
Loket ini berfungsi sebagai tempat penyerahan barang, paket, surat yang akan dikirim oleh para pengguna jasa PT Pos Indonesia.
3. Air Conditioning, CCTV Camera
Demi kenyamanan para pengunjung maka PT Pos Indonesia melengkapi kenyamanan tersebut dengan adanya AC yang dipasang di seluruh ruangan. Kenyamanan dan keamanan semakin sempurna dengan dipasangnya CCTV Camera untuk memantau para pengunjung demi menghindari hal-hal yang tidak diinginkan dan berbau negative.
4. Staf keamanan
Para pelanggan bisa menggunkan jasa dan pelayanan PT Pos Indonesia dengan tenang karena di ruangan depan sudah ada para staf keamanan yang siap untuk menjaga para pelanggan dari hal-hal yang tidak di inginkan. Selain itu para staf keamanan ini juga telah dibekali informasi-informasi yang sekiranya diperlukan oleh para pengguna jasa PT Pos ini, jadi apabila para pengguna mengalami kesulitan bisa langsung bertanya kepada staf keaman ini.
5. Pengeras suara
digunakan untuk memanggil para pelanggan sesuai nomor tiket dan menintruksikan para pelanggan untuk segera menuju loket yang telah ditentukan.
6. Kursi tempat duduk
PT Pos juga meyediakan tempat duduk yang layak untuk para pelanggan yang akan menggunakan jasa PT Pos. Kemudian demi kenyamanan serta ketertiban para pengguna layanan PT Pos dalam mengantri tempat duduk ini juga digunakan sebagai tempat menunggu para pengguna layanan jasa PT Pos untuk mengantri menunggu giliran menuju tempat loket.
7. Televisi
Televisi ini berguna sebagai media hiburan bagi para pelanggan ketika mereka sedang duduk mengantri menunggu giliran untuk menuju loket.
Selain sarana diatas PT Pos Indonesia juga memiliki prasarana guna untuk menunjang semua kegiatan PT Pos. diantaranya adalah ::
1. Ruangan Kerja
Terdapat banyak ruangan kerja yang digunakan oleh para karyawan sesuai dengan tugasnya.
2. Tempat Parkir
kendaraan pun tidak mengganggu para pengguna jalan yang lainnya sehingga tidak menyebabkan kemacetan.
3. Mushola
Tersedia mushola yang sengaja disediakan untuk beribadah baik untuk para karyawan atau pengguna jasa PT Pos Indonesia yang beragama islam.
4. Costumer Care Room
Disini para pelanggan bisa berkonsultasi mengenai tata cara menggunakan jasa yang disediakan PT Pos Indoensia
Sumber : Bagian Sarana PT Pos Indonesia Bandung
1.9. Lokasi Dan Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan 1.9.1. Lokasi Pelaksanaan Kerja Praktek
Lokasi praktek kerja lapangan penulis berada di PT Pos Indonesia (Persero) Wilayah Bandung Jl. Asia Afrika No. 49, Telp. (022) 760677575 Bandung.
1.8.2. Waktu Pelaksanaan Kerja Praktek
Waktu Penulis memulai praktek kerja lapangan terhitung sejak 30 Juni 2011hingga 29 Juli 2011. Penulis melaksanakan PKL selama 30 hari dimana hari kerja PT Pos Indonesia Bandung itu dimulai dari hari Senin hingga Sabtu. Hari libur untuk PT Pos Indonesia Bandung itu sendiri adalah hari Minggu dan hari libur nasional. Jam kerja PT Pos Indonesia Bandung untuk hari Senin hingga Jumat terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 15.00 WIB dan untuk jam kerja di hari Sabtu terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 12.00 WIB. Penulis diberikan fleksibilitas hari
13 Komputer Baik
14 Televisi Baik
15 Dispenser Baik
16 Infokus Baik
17 Printer Baik
BAB II
PELAKSANAAN PKL
2.1. Analisis HUMAS
Public relations terdiri dari kata public dan relations. Public disini memilki arti sekelompok orang yang menaruh perhatian pada suatu hal yang sama. Sesuatu tersebut dapat berupa minat dan kepentingan. Public ini bisa berarti kelompok kecil atau juga bisa kelompok besar. Sedangkan kata relations sendiri merupakan inti dari public relations. Relations disini berarti adanya hubungan yang timbal balik atau two way communication.
Public relations adalah kelanjutan dari proses penetapan kebijaksanaan, penentuan pelayanan - pelayanan dan sikap yang disesuaikan dengan kepentingan orang - orang atau golongan agar orang atau lembaga itu memperoleh keepercayaan dan goodwill dari mereka. Kedua, pelaksanaan kebijakan, pelayanan dan sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik- baiknya.
Public relations merupakan proses yang kontinu dari usaha - usaha manajemen untuk memperoleh goodwill dan pengertian dari para pelanggan , pegawai, dan publik pada umumnya. Kedalam dengan mengadakan analisis dan perbaikan - perbaikan terhadap diri sendiri, keluar dengan mengadakan pernyataan - pernyataan. Public Relation muncul akibat adanya suatu gejala, gejala - gejala tersebut yaitu :
Hubungan orang dengan orang lainnya
Upaya seseorang untuk mempengaruhi orang lain
Prinsip - prinsip Public Relation atau Humas dalam Organisasi : Importance of the individual (pentingnya individu)
Mutual acceptance (saling menerima)
Common Communication (komunikasi terbuka) Prtisipsi pegawai
Local identity (identitas setempat) Local decision (keputusan setempat)
High Moral Standard (ukuran moral yang tinggi)
Tujuan Public Relation yang berkaitan dengan kedudukannya dalam organisasi yaitu :
1. Menciptakan citra yang positif
Seorang PR yang berada dalam suatu organisasi atau perusahaan, harus bisa menciptkan citra yang positif bagi perusahaan. Citra perusahaan ini merupakan citra dari suatu organisasi secara keseluruhan jadi bukan citra atas produk dan pelayanan saja. Kita dapat menciptakan citra dengan cara kita menarik perhatian masyarkat. Misalnya saja perusahaan atau organisasi kita peduli terhadap lingkungan hidup, bencana alam, ikut serta dalam kegiatan sosial, serta berpartisipasi terhadap kegiatan masyarakat. Ini dapat membentuk opini publik yang positif sehingga dapat menciptakan citra yang positif bagi perusahaan atau organisasi.
Setelah kita menciptakan citra perusahaan yang positif, langkah selanjutnya adalah memelihara citra tersebut agar tidak menurun atau bahkan hilang. Kita dapat memelihara citra dengan cara memelihara hubungan kita kepada masyarakat, relasi dan juga media. Untuk memelihara citra ini sangatlah tidak mudah, kita harus selektif dan benar menjaga hubungan yang berkaitan dengan kepuasaan masyarakat atau pelanggan, kerja sama dengan relasi, dan juga pemberian informasi kepada media. Public Relation harus teliti dalam memelihara dan menjaga citra. Terkadang hal - hal kecil yang biasa dan dianggap remeh menjadi suatu hal yang menyebabkan turunnya citra perusahaan.
3. Meningkatkan citra
Tujuan Public Relation adalah meningkatkan citra. Meningkatkan citra ini bisa kita lakukan dengan semakin kita meningkatkan kualitas dari produk atau jasa perusahaan kita, kita juga dapat melakukan dengan semakin meningkatkan hubungan. Kita juga dapat melakukan kegiatan pameran, open house, diskon produk / jasa, pers tour, seminar dan lain - lain.
4. Memperbaiki citra organisasi atau perusahaan jika citra organisasi mengalami penurunan/masalah
Fact finding yaitu mencari dan menemukan fakta - fakt yang berkaitan dengan kasus yang menimpa perusahaan/organisasi kita. Sehingga kita dapat menemukan inti masalah.
Planing yaitu pembuatan rencana mengenai apa yang harus kita lakukan dalam menghadapi masalah - masalah berdasarkan fakta - fakta yang telah kita temukan.
Communicating yaitu suatu tindakan nyata dari Public Relation. Bagaimana seorang Public Relation mulai beroperasi menyelesaikan masaah - masalah tersebut dengan tetap memperhatikan unsur - unsur komunikasi.
Evaluation yaitu melakukan penilaian tentang kegiatan atau semacam introspeksi. Evaluasi ini dilakukan dengan tujuan apakah tujuan kita sudah tercapai atau belum.
Dalam pelaksanaan pekerjaannya seorang praktisi humas akan menggunakan konsep-konsep manajemen untuk mempermudah pelaksanaan tugas-tugasnya. Bahwa proses humas (tahapan fact finding, planning, communicating, evaluation). Sepenuhnya mengacu pada pendekatan managerial. Untuk keperluan pembahasan manajemen hubungan masyarakat, maka sementara manajemen itu dapat dirumuskan sebagai suatu proses dari kelompok orang-orang yang secara koordinatif, memimpin kegiatan - kegiatan tertentu untuk mencapai tujuan - tujuan bersama.
ini pun mencakup fungsi-fungsi dasar dengan pendekatan analistik seperti hal - hal perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengawasan dalam melaksanakan manajemen (POAC yaitu Planning, Organizing, Actuating, Controlling). Dengan melihat proses peranan manajemen dan hubungan masyarakat (humas) dalam suatu organisasi yang sudah dikemukakan, dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu adalah upaya menyusun sasaran dan kerja sama melalui orang lain. Di samping itu, untuk dapat mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif dan agar pekerjaan terlaksana dengan baik. Fungsi dan tanggung jawab manajer humas hendaknya mengupayakan terjadinya hubungan yang lancar dan efektif antara semua bagian dalam perusahaan di satu sisi dan antara perusahaan itu dengan publik internal dan publik eksternal.
Staf humas harus menerapkan prinsip dasar fungsi hubungan masyarakat dan mampu secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik. Dengan demikian ia dapat memberi masukan pada pimpinan untuk menciptakan lingkungan usaha yang saling menguntungkan dan berkelanjutan serta mampu bersaing. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, tiap staf humas harus mempelajari setiap langkah dan sasaran perusahaan. Memantau keadaannya sejauh mana langkah dan sasaran itu akan mempengaruhi lingkungan. Apakah pendapat umum terhadap langkah dan sasaran itu. Hasil pemantauan hari ini dibandingkan lagi dengan hasil pemantauan esoknya dan begitu seterusnya secara berkesinambungan.
Melaksanakan koordinasi pekerjaan agar jangan sampai ada pekerjaan yang tumpang-tindih, mengawasi pekerjaan staf agar jangan menyimpang jauh dari perencanaan dengan metode kerja yang benar, alat kerja yang sesuai, dan informasi kerja yang tepat. Penilaian dan hal-hal lain yang khas ada pada manajer hubungan masyarakat antara lain mungkin perlu penataran baru, penyaringan baru untuk mendapatkan tenaga inti atau diperlukannya penambahan tenaga yang berkualitas tertentu.
Kualitas yang khas pada manajer hubungan masyarakat ialah kemampuan menganalisis. Setiap anggota staf humas juga harus berkemampuan sebagai juru analisis. Manajer hubungan masyarakat harus pula bisa membenahi dirinya, dan menganggap dirinya mampu bekerja efektif tanpa perintah, karena manajer humas sendiri bukan mengurus bagian yang memberi perintah. Manajer humas adalah bagian yang mewakili perusahaan terhadap publik dan mewakili publik pada perusahaan. Dengan demikian, tiap bagian lain dalam perusahaan itu tahu bahwa pimpinan puncak termasuk manajer humas tingkat dan bobotnya sama dengan rekan pimpinan puncak bagian lain. Manajer humas harus pula dapat menyajikan hasil evaluasi akurat tentang :
Lingkungan.
Sikap dan pendapat publik. Efektivitas manajemen humas.
Ruslan mengungkapkan pula peranan umum Public Relation dalam manajemen suatu badan atau organisasi itu terlihat dari adanya aktivitas berikut :
Mengevaluasi sikap atau opini publik.
Mengidentifikasi kebijakan dan prosedur orgnisasi atau perusahaan dengan kepentingan publiknya.
Merencanakan dan melaksanakan kegitan aktivitas Public Relation.
Peranan Public Relation harus mencakup empat tanggung jawab umum sebagai berikut :
Analyzing yaitu menganalisa masalah sosial, ekonomi, politik dan lingkungan sosial dalam operasional bisnis atau lembaganya, serta mampu mengantisipsinya.
Counseling yaitu menjadi penasihat pimpinan dalam pembuatan kebijakan dan tatanan opersional agar dapat menciptakan hubungan yang harmonis dengan berbagai publik terkait.
Communicating yaitu mengkomunikasikan informasi inti tentang kebijkan dan praktik manajerial, produk - produk dan jasa - jasa yang menjadi perhatian publik.
Bidang Public Relation merupakan salah satu aspek manajemen yang diperlukan oleh setiap organisasi. Organisasi merupakan kumpulan dari orang atau kelompok orang yang bekerja secara bersama - sama untuk mencapai tujuan bersama. Dalam suatu organisasi tentulah terdiri dari orang - orang yang berbeda kepentingan berbeda latar belakang, akan tetapi untuk mempersatukan semuanya untuk mencapai tujuan organisasi perlu dilakukan suatu komunikasi dan untuk mengatur agar semuanya berjalan pada tujuan yang sama perlu adanya manjemen. Dan untuk menyatukan keduanya maka diperlukan humas Menurut Anggoro, Public Relation mencakup semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa yang berkepentingan dengannya.
Oleh karena itu, Public Relation sangat dibutuhkan oleh perusahaan atau organisasi. Baik organisasi yang komersial maupun yang nonkomersial. Kehadiran Public Relation merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan organisasi secara positif. Arti penting PR sebagai sumber informasi terpercaya kian terasa pada era globalisasi dan banjir informasi seperti saat ini.
yang pertama kali ditanya dan dimintai pertanggung jawabannya adalah humas.
Bahkan tidak sedikit perusahaan atau organisasi yang meletakkan kantor Public Relation satu lantai atau satu jajaran dengan kantor direktur. Tidak jarang seorang Public Relation membantu direktur atau pemimpin organisasi dalam pengambilak keputusan, karena disini Public Relation berfungsi sebagai konseling yang memberikan masukan - masukan atau saran - saran. Tugas Public Relation adalah melaksanakan hubungan dengan publik diluar dan dalam organisasi dengan jalan komunikasi. Public Relation sebagai metode komunikasi sering disebut as state of being. Kegiatan Public Relation ini, seharusnya dilaksanakan oleh para pemimpin organisasi, akan tetapi sekarang dikembangkn oleh seorang yang ditugaskan yaitu public relation officer (PRO).
Kedudukan seorang Public Relation atau Humas juga sebagai jembatan antara atasan dan bawahan. Karyawan juga harus diberi informasi mengenai :
1. Aktivitas perusahaan
2. Tujuan, sasaran, perencanaan dan arah perusahaan 3. Isu negatif, sensitif dan controversial
4. Dorongan untuk berperan serta dalam berlangsungnya arus komunikasi dua arah
5. Diadakan pertemuan secara periodik dengan supervisor untuk membhas kinerja harapan karyawan
7. Situasi kondisi tertentu yang memungkinkan berkomunikasi secara tepat
Dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan pemerintahan, Public Relation ini sangat penting yaitu dalam menjalankan kegiatan dan operasinya di berbagai tempat dan berbagai bidang. Peranan Public Relation dalam pemerintah yaitu untuk membantu dalam proses pembangunan negara.
Disini Public Relation harus benar bisa mengkomunikasikan organisasinya, perusahaannya kepada publik untuk mendapatkan keuntungan atau masukan yang besar bagi perusahaan. Apapun akan dilakukan oleh seorang Public Relation dengan tujuan untuk meningkatkan income perusahaan atau organisasi. Meningkatkan income ini dapat dilakukan dengan cara melakukan manajemen humas dan marketing humas. Didalam manajemen dia akan mengorganisasi, merencanakan, menggerakan dan melakukan kegiatan - kegiatan humas. Tetapi dalam fungsi marketing dia akan menerapkan strategi dan taktik dalam meningkatkan income.
perusahaan melakukan kesalahan. Hal ini dilakukan untuk mempertahankan loyalitas konsumen atau pelanggan atau masyarakat.
2.2. Aktivitas Praktek Kerja Lapangan
Dalam aktivitas kerja, penulis melakukan praktek kerja lapangan selama 30 hari terhitung dari tanggal 30 Juni 2011 yang bertepatan dengan hari Kamis hingga 29 Juli 2011. Berikut adalah deskripsi aktivitas kerja yang dilakukan oleh penulis selama praktek kerja lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung yang beralamat di Jln. Asia Afrika No. 49 Bandung - Jawa Barat.
Hari kerja untuk PT Pos Indonesia wilayah Bandung terhitung dari hari Senin sampai Sabtu dimana hari libur kerja untuk PT Pos Indonesia adalah hari Minggu dan hari libur nasional. Jam kerja untuk PT Pos Indonesia sendiri dari hari Senin hingga Jumat terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga pukul 15.00 WIB dan di hari Sabtu terhitung dari pukul 07.00 WIB hingga 13.00 WIB.
Tabel 2.1
08.00 Pengenalan PT Pos Indonesia
2 Jum’at,
1 Juli 2011
08.00 Pengenalan Humas
3 Sabtu,
2 Juli 2011
08.00 Pengarahan pekerjaan Humas PT Pos
4 Minggu,
3 Juli 2011
Libur
5 Senin,
4 Juli 2011
08.00 Belajar melayani konsumen
6 Selasa,
5 Juli 2011
08.00 Belajar melayani konsumen
10 Sabtu,
08.00 Melayani konsumen
15 Kamis,
14 Juli 2011
08.00 Pengenalan media
16 Jumat,
08.00 Menyimak kegiatan wawancara humas
dengan media
20 Selasa,
19 Juli 2011
08.00 Belajar membuat proposal
21 Rabu,
20 Juli 2011
Sumber : Penulis, Juli 2011
08.00 Belajar membuat brosur
24 Sabtu,
08.00 Belajar mebuat press release
28 Rabu,
27 Juli 2011
08.00 Melayani konsumen
29 Kamis,
28 Juli 2011
08.00 Menyerahkan press release
20 Jumat,
29 Juli 2011
2.2.1. Kegiatan Rutin
Dimana Kegiatan rutin disini adalah kegiatan yang rutin dilakukan seorang humas PT Pos Indonesia dalam hal membangun citra serta memberikan kepuasan pelayanan bagi pelanggan. Kegiatan rutin seperti ini bisa dilihat dengan adanya customer service dalam hal pelayanan pelanggan yang merupakan bagian dari divisi humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini. Kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan ini adalah dengan berusaha melayani pelanggan dengan menerima keluhan pelanggan, memberikan solusi bagi para pelanggan, serta memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dari PT Pos Indonesia sendiri. Disamping itu juga terdapat kegiatan rutin yakni kegiatan Greeting, dimana kegiatan ini merupakan kegiatan dimana halnya apel pagi akan tetapi didalamnya berisikan sharing sesama karyawan PT Pos Indonesia sebelum melakukan kerja. Pada kesempatan ini para karyawan boleh mengungkapkan sesuatu yang terjadi pada dirinya pada hari agar rekan kerjanya bisa mengetahui kondisi orang tersebut pada hari itu.
2.2.2. Kegiatan Insidental
Berikut adalah deskripsi kegiatan dalam pelaksanaan kegiatan praktek kerja lapangan :
1. Kamis 30 Juni 2011
Ini merupakan hari pertama penulis memulai praktek kerja lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Sebagai permulaan penulis melakukan praktek kerja lapangan ini, penulis diberikan pengenalan mengenai PT Pos Indonesia wilayah Bandung secara garis besar. Pada kegiatan praktek kerja lapangan hari ini penulis diberikan informasi dari mulai sejarah berdirinya PT Pos Indonesia (Persero). Pada hari pertama penulis hanya PKL hingga pukul 11.30 WIB.
Awal pembelajaran ini sangat berguna bagi penulis karena tidak hanya untuk menambah pengetahuan penulis mengenai PT Pos Indonesia wilayah Bandung saja tetapi juga pada kenyataannya BAB I pada laporan PKL ini 90% berkat kegiatan pertama PKL di PT Pos Indonesia wilayah Bandung.
2. Jumat 1 Juli 2011
3. Sabtu 2 Juli 2011
Pada hari ini penulis diberikan pengarahan oleh pembimbing PKL mengenai pekerjaan yang dilakukan humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Yang dimana terdapat tugas pokok humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini adalah Menjaga citra perusahaan.
Menurut Bapak Suyud Suhendar kalimat ini bermakna luas. Menurut beliau sebelum menjaga citra suatu perusahaan alangkah baiknya kita menjaga citra diri kita sendiri. Karena pada dasarnya citra suatu perusahaan akan baik apabila citra para pekerjanya baik pula. Pada kesempatan ini penulis sangat senang sekali karena selain mendapatkan ilmu, penulis juga mendapatkan petuah - petuah dan juga sedikit lelucon dari Bapak Suyud.
4. Minggu 3Juli 2011 Hari Libur
5. Senin 4 Juli 2011
Pada hari ini penulis mendapat kesempatan untuk belajar melayani konsumen namun masih dalam pantauan Bapak Suyud. Sehingga apabila mengalami kesulitan dalam melakukan kegiatan ini penulis bisa langsung bertanya kepada Bapak Suyud.
marah-marah atas gangguan nonteknis yang terjadi dalam pelayanan jasa yang dilakukan PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Akan tetapi Bapak Suyud secara langsung menangani konsumen tersebut karena mungkin masalahnya sedikit rumit bila diserahkan pada penulis.
6. Selasa 5 Juli 2011
Kegiatan hari ini masih sama seperti hari kemarin, namun hari ini penulis hanya bertemu dengan satu konsumen saja. Karena kebetulan hari ini kantor Pos wilayah Bandung sangat sepi pengunjung dikarenakan hujan yang tak kunjung henti sampai waktu PKL penulis hari ini habis.
Namun meskipun demikian penulis melakukan perbincangan hangat dengan Bapak Suyud mengenai pengelaman kerja beliau di PT Pos Indonesia Wilayah Bandung ini.
7. Rabu 6 Juli 2011
Kegiatan rutin kami yaitu melayani konsumen masih tetap dilakukan, hanya saja hari ini penulis bertemu dengan 3 konsumen dengan permasalahan yang berbeda.
8. Kamis 7 Juli 2011
bekerja sehingga dalam pemecahan masalahnya pun bisa dilakukan secara bersama - sama.
9. Jumat 8 Juli 2011
Pada hari ini kegiatan penulis yaitu melayani konsumen. Penulis pada hari ini mendapatkan beberapa konsumen yang berkonsultasi mengenai paket pengiriman barang.
10.Sabtu 9 Juli 2011
Pada hari ini kegiatan penulis masih sama seperti hari kemarin yaitu belajar melayani konsumen.
11.Minggu 10 Juli 2011 Hari libur
12.Senin 11 Juli 2011
Seperti hari-hari sebelumnya kegiatan penulis di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini adalah melayani konsumen.
13.Selasa 12 Juli 2011
Seperti hari-hari sebelumnya kegiatan penulis di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini adalah melayani konsumen.
14.Rabu 13 Juli 2011
Seperti hari-hari sebelumnya kegiatan penulis di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini adalah melayani konsumen.
15.Kamis 14 Juli 2011
Pada kesempatan ini pula penulis sedikit berbincang-bincang dengan waratawan sekilas tentang maksud dan tujuan dari wawancara yang dilakukan sebelumnya pada kepala humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung. Kebetulan pada hari itu wartawan yang datang adalah wartawan media cetak dari salah satu surat kabar ternama di Bandung. Wartawan itu bernama Bapak Suherman.
Bapak Suherman memberikan pengarahan kepada penulis mengenai tatacara menulis berita dan memberikan tips mengenai berita yang akan dijadikan headline oleh redaksi.
Jujur hari ini penulis sangat dimanjakan oleh pembimbing karena telah bisa mengikutsertakan penulis kedalam pertemuan dengan pihak media. Khususnya kepada Bapak Suherman penulis mengucapkan banyak terima kasih karena telah memberikan ilmu yang dirasa sangat berguna bagi penulis.
16.Jumat 15 Juli 2011
Kegiatan penulis hari ini seperti hari-hari biasanya yaitu melayani konsumen.
17.Sabtu 16 Juli 2011
Pada hari ini penulis melakukan hal rutin yaitu melayani konsumen. 18.Minggu 17 Juli 2011
Hari Libur.
19. Senin 18 Juli 2011
Karena dalam pelaksanaannya wawancara yang dilakukan wartawan hanya berada di dalam ruangan Costumer Care saja. Namun dalam kesempatan ini penulis hanya menyimak saja. Walaupun hanya demikian penulis bisa mendapatkan pengalaman dan pengetahuan mengenai cara-cara humas dalam wawancara dan penulis bisa mengetahui cara seorang Humas dalam menyampakan informasi mengenai perusahaannya.
20.Selasa 19 Juli 2011
Pada hari ini kegiatan PKL penulis berlangsung singkat karena penulis di beri tugas oleh pembimbing, yaitu membuat contoh proposal untuk sebuah perusahaan.
21.Rabu 20 Juli 2011
Tadinya penulis hari ini akan melaksanakan kegiatan seperti biasanya, namun penulis mengalami kesalahan dalam mengerjakan tugas proposal. Kemudian Bapak Suyud menyuruh penulis untuk segera menyelesaikan tugas proposal ini. Oleh karena itu penulis segera mungkin menyelesaikan proposal yang ditugaskan beliau.
22.Kamis 21 Juli 2011
Pada hari ini penulis melakukan kegiatan seperti biasanya yaitu belajar melayani konsumen.
23.Jumat 22 Juli 2011
kebijaksanaan waktu PKL oleh pembimbing , jadi penulis bisa pulang cepat dari waktu yang telah ditentukan.
24.Sabtu 23 Juli 2011
Seperti biasa hari ini penulis melakukan aktivitas seperti biasanya yaitu melayani konsumen.
25.Minggu 24 Juli 2011 Hari Libur.
26.Senin 25 Juli 2011
Kembali mengikuti kegiatan greeting yang dilanjutkan dengan kegiatan rutin melayani konsumen meskipun konsumen yang datang hanya sedikit.
27.Selasa 26 Juli 2011
Penulis hari ini diberi tugas oleh pembimbing PKL untuk membuat Press Release. sehingga pada hari ini penulis hanya diberi pengarahaan tentang Press Release yang akan dibuat, sehingga penulis diberi kebijaksan waktu PKL oleh Pembimbing untuk pulang.
28.Rabu 27 Juli 2011
29.Kamis 28 Juli 2011
Pada hari ini penulis hanya menyerahkan hasil tugas press release kemarin. Kemudian setelah itu penulis melanjutkan kegiatan PKL seperti biasanya yaitu melayani konsumen.
30.Jumat 29 Juli 2011
Hari terakhir dimana penulis melakukan kerja praktek di Kantor Pos Wilayah bandung ini. Hari ini penulis mengisi waktu terakhir penulis dengan melakukan sharing berbagai topic dengan pembimbing di tempat kerja. Perbincangan ringan ini tentunya kembali membahas tentang humas yang bersifat state of being dan method of communication, perbincangan mengenai feedback dan keuntungan apa saja yang bisa diambil ketika PKL, informasi dan data yang seperti apa yang sekiranya dibutuhkan dll. Tidak lupa di akhir penulis mengucapkan terimaksih dan salam perpisahan dengan semua pegawai yang terkait selama penulis melakukan kegiatan PKL di Kantor Pos Indonesia wilayah Bandung, serta pihak yang telah banyak membantu penulis dalam menjalani hari demi hari pelaksanaan PKL yang penulis lakukan selam 30 hari tersebut.
2.3. Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
analisis ini pun disangkut pautkan dengan hubungan dalam komunikasi yang terjadi di PT Pos Indonesia itu sendiri. Pada dasarnya proses komunikasi itu merupakan proses penyampaian pesan - pesan. Komunikasi menurut Effendi, didefiniskan sebagai berikut:
“ Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dalam bentuk lambang, yang memiliki makna sebagai panduan pikiran serta perasaan berupa ide, informasi, gagasan, harapan, imbauan, kepercayaan dan lain, baik secara tatap muka maupun secara tidak langsung (melalui media) dengan tujuan mengubah sikap, pandanan dan perilaku.” (Effendy, 2003:28).
Dalam proses komunikasi, isi pesan dapat berupa informasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang sangat penting dalam berbagai kegiatan manusia. Maka dari itu komunikasi sangat berperan dalam hubungan kerja antar karyawan bahkan dengan publik. Penulis menganalisis bahwasannya selama penulis melaksanakan PKL di PT Pos Indonesia wilayah Bandung penulis terlibat dalam komunikasi antar pribadi, komunikasi organisasi, dan komunikasi massa. Komunikasi antar pribadi adalah komunikasi antara orang - orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal maupun non verbal. Bentuk khusus dari komunikasi antar pribadi adalah komunikasi diadik yang melibatkan hanya dua orang saja.
karyawan saling bertegur sapa antar satu sama lain. Disamping itu juga, komunikasi antar pribadi ini terjadi ketika penulis belajar melayanai keluhan para konsumen dari PT Pos mengenai pelayan dari PT Pos sendiri kepada konsumen. Pada tahap ini, penulis diaharapkan bisa memahami karakter dari setiap individu pelanggan yang datang, karena biasanya pelanggan yang datang tersebut dalam keadaan kesal dan marah dalam menyampaiakan keluhannya tersebut. Keluhan tersebut bisa muncul karena akibat kesalahpahaman dan kesalahan teknis dari PT Pos Indonesia, biasanya masalah yang sering muncul adalah masalah dalam hal pengiriman barang. Baik itu barang yang terhambat ataupun barang yang kiriman yang tidak sampai. Maka dari itu, seorang customer care diharapkan bisa meredam dan mengendalikan situasi ketika ada pelanggan yang mengeluh karena kinerja PT Pos Indonesia, karena karakter setiap orang yang berbeda sehingga customer care harus bisa memahami karakter dari konsumennya.
Komunikasi organisasi terjadi ketika penulis melakukan sharing dan diskusi mengenai komunikasi pada saat penulis melakukan kegiatan Greeting. Komunikasi Organisasi adalah komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi, yang bersifat informal dan berlangsung dalam jaringan yang lebih besar dari pada komunikasi kelompok.
hari tersebut, sehingga setiap harinya karyawan bisa memahami keadaan dari karyawan tiap harinya.
Disamping itu juga terlibat juga didalamnya yakni komunikasi Massa. Hal ini dimana ketika seorang humas PT Pos wilayah Bandung ini dimintai untuk diwawancara oleh beberapa pihak media yakni surat kabar dan radio di Bandung. Adapun pengertian komunikasi massa menurut Bittner : Komunikasi massa adalah pesan yang dikomunikasikan melalui media massa pada sejumlah besar orang (mass communication is messages communicated throught a mass medium to a large number of people). (Rakhmat, 2003 : 188).
Sedangkan untuk fungsi komunikasi massa secara umum : Fungsi Informasi
Bisa diartikan bahwa media massa adalah penyebar informasi bagi pembaca, pendengar, atau pemirsa. Khlayak sebagai mahluk social akan selalu haus akan informasi yang terjadi.
Fungsi Pendidikan
Media massa merupakan sarana pendidikan bagi khalayak. Karean media massa banyak menyajikan hal hal yang sifatnya mendidik. Salah satu cara yang dilakukan media massa dalam mendidik adalah melalui pengajaran nilai, etika, serta aturan yang berlaku kepada pemirsa atau pembaca.
Fungsi Mempengaruhi
Khalayak dapat terpengaruh oleh iklan iklan yang ditayangkan televisi ataupun surat kabar.
Dari definisi diatas tersebut bisa dikatakan bahwa komunikasi massa harus membutuhkan sebuah media baik itu cetak maupun elektronik sehingga media tersebut merupakan sarana bagi penyampaian pesannya.
Proses komunikasi massa di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini adalah ketika Humas PT Pos melakukan wawancara dengan para pihak media. Pihak humas PT Pos dimintai oleh pihak media untuk memberikan data data dan penjelasan mengenai berbagai hal yang berhubungan fungsi PT Pos, tujuan PT Pos, dan seperti acara acara dan promo yang diadakan PT Pos bahkan sampai hal hal yang berhubungan dengan citra PT Pos. Setelah data itu diperoleh oleh pihak media, kemudian pihak media pun menyampaikan pesan dan data data tersebut kepada masyarakat melalui surat cetakan kabarnya yang kemudian bisa diterima oleh masyrakat luas. Sehingga dalam hal ini munculaha apa yang disebut dengan komunikasi massa. Karena dari satu komunikator yang memberikan pesan lewat media yang kemudian media tersebut digunakan sebagai sarana untuk penyampaiannya kepada khalayak.
instansi atau perusahaan kepada masyarakat, diajarkan untuk berdiskusi sesuai dengan komunikasi organisasi.
Bagi penulis tugas - tugas yang diberikan oleh pembimbing PKL di PT Pos Indonesia wilayah Bandung sudah sangat berinterpretasi langsung dengan aplikasi ilmu komunikasi. Seperti contohnya adalah dalam kegiatan melayani konsumen dimana komunikasi yang dilakukan tidak selalu sama antra konsumen satu dengan konsumen yang lainnya. Penulis harus memilah dan memilih komunikasi yang dilakukan kepada orang yang lebih tua dari penulis, orang yang lebih muda dari penulis dan orang yang sama usianya dengan penulis. Disinilah dibutuhkan tentang pemahaman komunikasi antar pribadi yang lebih dalam.
Bagi penulis tugas membuat proposal sangatlah penting dan berguna. Dalam dunia kerja nanti penulis mungkin akan rajin membuat proposal setiap harinya. Maka dari itu struktur proposal yang baik dan benar harus dilatih dari sekarang karena dalam dunia kerja mungkin sudah tidak ada waktu lagi untuk belajar membuat proposal. Dan dalam kegiatan PKL ini penulis mendapatkan pengalaman penting dalam pembuatan proposal. Setelah itu penulis juga diajarakan cara membuat press release oleh pembimbing di PT Pos Indonesia.
Press release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relation suatu organisasi perusahaan yang disampaikan kepada pengelola pers atau redaksi media massa.
Subject
Apa yang akan diungkapkan dalam news? Organization
Apa nama organisasi pengirim news? Location
Dimana kegiatan yang diberitakan akan berlangsung? Advantages
Apakah sesuatu baru yang diungkapkan, dan apakah manfaat / keuntungan dari news tersebut?
Application
Apa kegunaannya? Siapakah penggunanya? Details
Apa yang menjadi spesifikasi atau detail dari inormasi tersebut? Source
Sumber pengirim news release atau alamat yang bisa dihubungi.
Adanya ketujuh unsur diatas tidak berarti bahwa news release harus mempunyai tujuh paragraf, namun pada ketujuh unsur diatas itulah yang menunjukan adanya saling keterkaitan - kerkaitan informasi yang akan disampaikan.
berjalan efektif. Penulis diajarkan bagaimana caranya menyanggah, memberikan solusi dan mengeluarkan pendapat baik kepada rekan kerja ataupun pada konsumen. selain itu komunikasi antar personal sangat diperlukan ketika penulis masuk ke dunia kerja yang nyata kelak. Melalui kegiatan praktek kerja lapangan ini penulis menyadari bahwa dalam pengerjaan tugas haruslah teliti, karena tugas itu adalah tanggung jawab kita yang patut untuk di pertanggung jawabkan nantinya oleh kita. Tentunya teguran, cacian dan bantahan yang penulis dapatkan selama penulis melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT Pos Indonesia wilayah Bandung ini sangatlah membangun untuk mental penulis dan khususnya pengtahuan dan kemampuan penulis semakin terasah.
penulis bisa menjawab serta memberikan solusi yang tepat untuk menyelesaikan masalah mereka.
2.4Analisis Layanan PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat Kepada Mahasiswa PKL
Pelayanan menurut Hartanto (1999:2) yaitu :
“Upaya memberikan kepuasan kepada pelanggan/pengunjung berupa pemberian kemudahan, kelancaran, kenyamana serta keamanan kepada pelanggan dari pihak perusahaan. J. P. G Sianipar menyatakan bahwa pelayanan tidak hanya terbatas pada fasilitas fisik pelayanan akan tetapi meliputi juga dimensi emphaty yaitu tingkat perhatian dan kepedulian penyedia jasa atas kepentingan, kebutuhan dan keluhan pelanggan (penerima jasa).” (1999 : 2)
Pelayanan yang diberikan PT. Pos Indonesia (Persero) kepada penulis baik. Selama melakasanakan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di PT. Pos Indonesia (Persero), penulis merasakan suasana yang cukup menyenangkan, dan karyawan-karyawannya yang ramah walaupun dalam melaksanakan kegiatan rutin, penulis kadang tidak konsentrasi dalam mengerjakan tugasnya.
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Merujuk pada kegiatan yang telah penulis lakukan selama menjalankan praktek kerja lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia Wilayah Bandung, maka penulis mencoba menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut :
Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung yang berdiri dibawah Sekretaris Wilayah belum berdiri secara state of being dan berdiri secara unstate of being karena Humasnya belum terbentuk dalam divisi tersendiri dan belum adanya struktur organisasi dalam kehumasannya.
Humas PT. Pos Indonesia Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung mempunyai kegiatan eksternal yang berhubungan dengan publik di luar perusahaan, kegiatan internal yang berhubungan dengan karyawan di dalam perusahaan diantaranya, Merencanakan, mengendalikan, dan mengkoordinasikan program – program komunikasi dengan publik internal yaitu pegawai, membuat berbagai macam kelengkapan untuk melakukan promosi – promosi produk pos itu sendiri.
perusahaan kepada publik eksternal dan juga membina hubungan baik dengan publik internal.
Kegiatan selama melaksanakan PKL yang dilakukan di Bagian Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung adalah melayani konsumen yang dating langsung ataupun menghubungi lewat saluran telepon atau website.
PT POS Indonesia merupakan sebuah Persero yang bergerak dalam bidang mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif. Walaupun belum memiliki divisi khusus kehumasan, namun humas pada instansi ini menjalankan fungsi dan tugas kehumasan dengan baik.
Terdapat berbagai aktifitas kehumasan yang dilakukan dalam menciptakan hubungan kerja yang baik antar setiap karyawan dan juga antara perusahaan dengan masyarakat dan media massa.
3.2. Saran
3.2.1 Saran Untuk Perusahaan Atau Instansi
Setelah mengutarakan kesimpulan seperti yang tersebut diatas, maka penulis akan menyampaikan beberapa saran kepada perusahaan / instansi tempat penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, sebagai berikut :
Sebagai sebuah Persero yang bergerak dibidang mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis diharapkan dapat membantu masyarakat dalam hal komunikasi serta memberikan akan suatu kemudahan tentang hal yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia sendiri. Juga dalam hal informasi, penting juga untuk selalu mengupdate website, agar masyarakat mudah untuk mengakses akan inormasi tentang PT Pos Indonesia itu sendiri.
Diperlukan adanya pelayanan yang sangat ramah dari tiap bagian di PT Pos Indonesia dalam hal melayani pelanggannya guna memberikan pelayan yang memuaskan bagi para pelanggan sehingga memberikan citra positif bagi PT Pos Indonesia sendiri.
3.2.2. Saran Untuk Mahasiswa
perkuliahan dan sebagai saran untuk meningkatkan ketahanan mental dan kepercayaan diri untuk memasuki dunia kerja dimasa yang akan datang.
3. Bagi mahasiswa yang melaksanakan PKL untuk selalu memiliki pola fikir yang kreatif dan inovatif yang mempunyai inisiatif dalam berpiawai dibidang yang dikonsentrasikannya, seperti jangan malu untuk bertanya dan harus cepat dalam melaksanakan tugas yang telah diberikan pihak perusahaan sewaktu PKL berlangsung, karena pada saat itulah kita dapat menimba ilmu sebanyak-banyaknya dalam PKL.
4. Mahasiswa yang melaksanakan PKL harus memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi dalam setiap mengerjakan tugas – tugas yang diberikan oleh pembimbing dan harus mampu beradaptasi dan bersosialisasi terhadap para pegawai PT. Pos Indonesia (Persero) Asia Afrika wilayah Bandung sehingga mampu bekerjasama dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyana, Deddy. 2001. “ Prinsip-prinsip Dasar Komunikasi “. Bandung. Remaja Rosda Karya.
Mulyana, Deddy. 2003. “ Ilmu Komunikasi Suatu Pengantar “.
Bandung. Remaja Rosda Karya.
Soemirat, Soleh. Elvinaro Ardianto. 2008. “ Dasar-dasar Public Relation “. Bandung. Remaja Rosda Karya.
Ardianto Elvinaro, Lukiati Komala, Siti Karlinah. 2007. “Komunikasi Massa Suatu Pengantar”. Bandung. Simbiosa rekatama Media.
Morissan. 2009. “Teori Komunikasi Organisasi”. Jakarta. Ghalia Indonesia.
Sumber Lain :
www.posindonesia.co.id, Sabtu, 21 Agustus 2011, Pukul 15.17 www.google.com
WILAYAH BANDUNG
Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh:
Faizullaetsi
NIM: 41807169
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
Daftar Pustaka
- Jefkins, Frank. 1992. Public Relations (Edisi Keempat). Jakarta : Erlangga.
- Kriyantono, Rachmat. Teknik Produksi Media Public Relation dan Publisitas Korporat. Jakarta : PT. Fajar Interpratama Offset. - Ruslan, Rosady. 2003. Metode Penelitian PR dan Komunikasi. Jakarta : PT.
Raja Grafindo Persada.
- Soemirat, Soleh dan Elvinaro Ardianto. 2003. Dasar-Dasar Publik Relation. Bandung : Remaja Rosdakarya.
-
http://komunikasi-pembangunan.blogspot.com/2010/04/penulisan-press-release.html
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Data Pribadi
Nama : Faizullaetsi
TTL : Agustus, 14 Agustus 1989
Jenis Kelamin : Laki-laki Kewarganegaraan : Indonesia Status : Belum Menikah
Agama : Islam
Tinggi & Berat Badan : 175 cm/50kg
Alamat : Jl. Kebon Sirih Dalam No. 20 RT. 03 RW. O4
Email : faizullaetsi@yahoo.com
Twitter : @JoelAdden
No Handphone : 08987890766
Pendidikan Formal
SDN Banjarsari V Bandung 1995-2001
SMPN 9 Bandung 2001-2004
SMAN 2 Sumedang 2004-2007
UNIKOM 2007-20..
Pendidikan Non Formal
2010 : DJ Arie School Broadcasting, Bandung
Pelatihan dan Seminar
28 Mei 2011 : Seminar “Trend Cyberpreneurship 2011” UNIKOM Bandung
28 Mei 2009 : Kegiatan “Study Tour Mass Media 2009”
27 Mei 2009 : Pelatihan “Master Of Ceremony” UNIKOM Bandung
27 Mei 2009 : Pelatihan “ Personal Development & Brain Management” UNIKOM Bandung
08 Mei 2009 : Kegiatan workshop dan bedah karya “How To Make Creative Video” UNIKOM Bandung
iii
Segala puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala nikmat yang telah di berikan kepada kita sehingga saat ini kita masih di berikan kesehatan, semoga apa yang kita lakukan mendapat ridhonya amien. Shalawat serta salam terlimpah kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW, keluarga, serta sahabat beliau. Semoga kita tetap menjadi umatnya hingga akhir zaman.
Laporan Kerja Praktek (PKL) ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang di lakukan di PT. POS INDONESIA WILAYAH BANDUNG. Penulis buat semat-mata bukan hanya untuk melengkapi perkuliahan atau sesemat-mata-semat-mata hanya untuk mendapatkan program sarjana ilmu komunikasi, tetapi penulis memiliki pemikiran bahwa dengan penyusunan karya tulis ini penulis banyak memperoleh ilmu pengetahuan yang banyak bermanfaat bagi penulis, yang tentunya melalui berbagai proses yang di lakukan baik secara konseptual maupun secara teknis sesuai dengan pokok pembahasan kajian dalam penyusunan karya tulis ini.
Pada kesempatan kali ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada :
iv
dengan baik, ananda sayang pada ayah dan ibu semoga segala yang di lakukan untuk ananda menjadi amal ibadah dan ridho Allah SWT.
Yth. Prof. Dr. Samugyo Ibnu Direjo, Drs., MA, sebagai Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia yang sangat berjasa bagi penulis.
Kepada Drs. Manap Solihat M.Si selaku dosen pembimbing atas segala bimbingannya dalam pelaksanaan maupun penyusunan laporan ini.
Kepada Ibu Melly Maulin S.Sos, M.Si Selaku sekertaris Program Studi saya ucapkan terima kasih.
Yth. Rismawaty, S.Sos., M.Si., Selaku Dosen wali yang telah memberi motivasi dan semua nasihat serta dukungannya terhadap penulis.
Kepada Bpk Suyud S selaku pembimbing dari PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung atas bimbingan dan informasi yang di berikan selama pelaksanaan maupun penyusunan laporan ini.
v
dan sebagainya untuk kelancaran penulis melaksanakan praktek kerja. Kepada sahabat-sahabatku tercinta terima kasih atas motivasinya.
Kepada teman-teman seperjuangan para mahasiswa Ilmu Komunikasi angkatan ’07 atas dukungannya dan kerjasamanya terima kasih.
Namun penulis sangat menyadari masih banyak kekurangan atau kelemahan. Dalam laporan ini, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan dan menghargai segala bentuk saran dan kritik yang membangun guna memperbaiki dan menyempurnakan laporan ini.
Bandung, Desember 2011
