Laporan Praktek Kerja lapangan Di PT. Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1Sejarah PT Pos Indonesia (Persero)

Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero) erat kaitannya dengan sejarah bangsa

Indonesia yang telah melalui beberapa zaman, yaitu zaman penjajahan Belanda,

zaman penjajahan Jepang serta zaman kemerdekaan Indonesia.

Surat – menyurat telah dilakukan manusia sejak zaman dahulu kala, dari mulai

memakai simbol – simbol dan gambar – gambar yang ditulis di daun – daunan sampai

surat dengan tulisan – tulisan di atas ketas yang ada sekarang. Komunikasi tertulis

dalam bentuk surat telah berkembang di Indonesia sejak zaman Kerajaan

Mulawarman, Sriwijaya, Tarumanegara, Mataram, Purnawarman dan majapahit.

Komunikasi tidah hanya terbatas dalam hubungan dalam negeri saja, melainkan

meluas hingga ke Negara tetangga seperti Siam, Birma dan lain – lain. Walaupun

komunikasi secara tertulis telah diselenggarakan dengan cukup baik, namun badan

khusus yang menangani perantara untuk saling menukar berita masik nampak.

Kedatangan bangsa Belanda di bumi Nusantara merupakan awal terbentuknya

surat – menyurat antar Indonesia dengan Belanda. Hal ini ditandai dengan kedatangan

4 buah kapal Belanda di bawah pimpinan Cornelis de Houtman pada tahun 1596 yang

membawa surat – surat untuk para raja Banten dan Batavia.

(2)

Pada tanggal 26 Agustus 1764, Gubernur Jendral G. W. Van Inhoff mendirikan

kantor pos pertama di Batavia (Jakarta) yang bertugas menyelenggarakan pengiriman

surat – surat, dokumen – dokumen, wesel pos dan berbagai kegiatan di bidang

lainnya. Pentingnya pos pada masa itu dapat dilihat pada pemberian anama jalan yaitu

“Jalan pos Raya” untuk jalan pertama yang di bangun VOC dari Anyer sampai

Panarukan oleh Gubernur Jenderal Deandels. Peranan kantor pos semakin penting

dan berkembang setelah penemuan teknologi telegram oleh Morse pada tahun 1843,

maka didirikan dinas telegrap yang menyelenggarakan perhubungan berita jarak jauh

dengan cepat.

Pada tahun 1875, Dinas Pos bergabung dengan Dinas Telegrap dan pada tahun

1878 dibentuk suatu badan yaitu Jawatan Pos dan Telegrap yang kemudian diterima

menjadi anggota UPU (University Postal Union-Uni Pos). Pada tahun 1906

didirikanlah Post Telegrapf end Telefoon Dienst oleh Pemerintah Belanda dengan

Staatsblad No. 395 tahun 1906 yang kemudian dikenal dengan sebutan PTT. Awal

mulanya PTT merupakan badan usaha berlandaskan ICW (Indische Comtabilitest

Wet) akan tetapi pada tanggal 1 Januari 1932 PTT memiliki landasan baru yaitu IBW

(Indische Bardijft Weft).

Perang dunia ke II meletus, peperangan terjadi dimana – mana termasuk di Asia.

Pada tanggal 8 Maret 1942, Pemerintah Belanda di Indonesia menyerah tanpa syarat

kepada Jepang. Ada pun nama PTT pada zaman penjajahan Jepang (9 Mreat 1942 –

14 Agustus 1945) yaitu Tsushin Shokyoku. Selama masa penjajahan Jepang, jawatan

(3)

3

sehingga pada masa itu terdapat Jawatan PTT Sumatera, Jawatan PTT Jawa dan

Jawatan PTT Sulawesi.

Setelah Jepang menyerah dan Indonesia merdeka pada tanggal 17 Agustus 1945,

maka dengan disponsori mereka merebut kantor pos pusat Post Telegraf Telefoon

(PTT) di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah militer

Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga

pada tanggal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesiadan

diperingati setiap tahunnya sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti

pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL).

Pada tangga 27 Desember 1949, jawatan PPT mulai memusatkan perhatiannya

pada pembangunan yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan dan perbaikan

perlengkapan bangunan yang rusak dan pembangunan gedung yang baru. Pada tahun

1960 pemerintah mengadakan reorganisasi alat – alat produksi dan distribusi yang

ditujukan kearah pelaksana pasal 33 UUD 1945. Untuk itu dikeluarkan PP No.

204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960. Berdasarkan UU tersebut semua perusahaan yang

modal keseluruhannya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena

pemisahan dari kekayaan Negara maupun karena nasionalisasi, menjadi Perusahaan

Negara. Dengan PP No. 204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960, didirikan Perusahaan

Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Pemilihan nama Postel dianggap lebih

tepat karena mencakup seluruh lapangan usaha perusahaan, sedangkan nama PTT

dirasakan kurang lengkap karena tidak menyebutkan hal – hal yang berkaitan dengan

(4)

Usia PN Postel tidak bertahan lama. Hal ini dikarenakan organisasi yang ada

dirasakan tidak mampu lagi menampung usaha – usaha yang berkembang dengan

pesat. Sejalan dengan itu, untuk memungkinkan cepatnya laju pertumbuhan

perusahaaan dalam memenuhi kebutuhan hajat hidup masyarakat, pemerintah

memandang perlu meninjau kembali status organisasi PN Postel. Oleh karena itu,

dikeluarkanlah Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah

No. 30 tahun 1965, dimana pemerintah memecah PN Postel menjadi dua perusahaan

yaitu PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi.

Selanjutnya melalui Undang – Undang No. 9 tahun 1969, status Badan Usaha

Milik Negara (BUMN) ditetapkan menjadi Perjan, Perum dan Persero. Atas dasar

tersebut maka status PN Pos dan Giro Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 9 tahun

1978 diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan giro.

Dengan adanya Peraturan Pemerintah No. 3 tahun 1983, maka pemerintah telah

menetapkan tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum dan Persero. Untuk

menyesuaikan dengan ketentuan baru ini, Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978

yang mengatur tentang Perusahaan Umum Pos dan Giro telah diganti dengan

Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984.

Setelah sebelas tahun menjadi Perum, Pos dan Giro merasa telah memenuhi

syarat untuk dialihkan bentuknya menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Untuk itu

dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha penyelengaraan uasaha

pos dan giro, maka sejak tanggal 20 Juni 1995 melalui Peraturan pemerintah No. 5

(5)

5

Pos Indonesia (Persero). Ada pun tugas pokok dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah

membangun, mengembangkan dan mengusahakan pelayanan pos dan giro dalam arti

seluas – luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan – hubungan masyarakat

untuk menunjang pembangunan nasional. Oleh karena itu, Peraturan Pemerintah No.

24 tahun 1984 secara otomatis tidak berlaku lagi, karena PT Pos Indonesia (Persero)

harus tunduk kepada akta pendirian yang telah disahkan oleh Menteri Kehakiman

Indonesia dengan No.C2-8128 HT 01.01 tahun 1995 pada tanggal 29 Juni 1995 dan

diumumkan dalam tambahan berita RI tanggal 22 Agustus 1995 No. 47 dan akta ini

telah didaftarkan kepada kantor Pengadilan Negeri Bandung hari kamis tanggal 13

Juli 1995 dengan NO.861.

Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih kekuasaan Belanda di

Indonesia, jawatan PTT Sumatera, jawatan PTT Jawa dan jawatan PTT Sulawesi.

Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tangggal 27 September

1945 setelah dilakukan pengambilan alihan kantor pos PTT di Bandung oleh

angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini,

gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi

tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesiadan diperingati setiap tahunnya

sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan

(6)

Tabel 1-1 Kronologis Bentuk Perusahaan

Tahun Uraian

26 - 8- 1746 Kantorpos pertama di Indonesia adalah di Batavia didirikan oleh Gubernur Jendral GW Baron

1906 Posts Telegraafend Telefoon Diensts

27-9 - 1945 Jawatan PTT Republik Indonesia ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari pemerintahan Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bakti Postel

1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.240 Tahun 1961 status Jawatan PTT berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi

1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua menjadi : PN Pos dan Giro berdasarkan Peraturan Pemerintah No 29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi berdasarkan Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 1965

1978 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro.

20 - 6-1995 Dasar Hukum :

Undang-undangNomor 1 Tahun 1995 tentang Perusahaan Perseroan;

Peraturan Pemerintah RI Nomor 5 Tahun 1995 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi Perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11);

Anggaran Dasar PT Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta Notaris Sutjipto, SH Nomor117 tanggal 20 Juni 1995 tentang Pendirian Perusahaan Persero PT Pos Indonesia, sebagaimana telah diubah dengan akta Notaris Sutjipto, SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor111 tanggal 28 Oktober 1998.

(7)

7

1.1.1 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero) 1.1.1.1Visi PT. Pos Indonesia (Persero)

PT. Pos Indonesia (Persero) memiliki visi berdasarkan periode dalam kurun

waktu tertentu. Visi dari PT. Pos Indonesia (Persero), yaitu :

2009 – 2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure.

2011 – 2013 : Indonesia’s leader in the mail logistics & financial services.

2014 – 2018 : ASEAN Champion Of Postal Industries.

1.1.1.2 Misi PT. Pos Indonesia (Persero)

Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan jasa keuangan

dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta

mengembangkan hubungan kolaboratif.

1.1.2 Visi PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

Dalam menjalankan kinerja sesuai dengan tugas dan fungsi PT Pos Indonesia

(Persero) Divre V Jawa Barat, maka PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

memiliki visi tersendiri. Visi tersebut yaitu :

1. Divre dengan kinerja terbaik.

2. Divre dengan kontribusi laba terbesar kedua bagi korporat.

Sedangkan untuk misi, PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat memiliki

(8)

(9)

9

1.1.4 Motto dan Kredo PT Pos Indonesia (Persero) 1.1.4.1Motto PT Pos Indonesia (Persero)

Sesuai dengan keinginan untuk memberikan pelaporan secara professional yang

mana menjadi motto PT Pos Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut :

1. Tepat waktu

2. Tepat Sasaran

3. Terpercaya

1.1.4.2Kredo PT Pos Indonesia (Persero)

Kredo merupakan pernyataan kepercayaan (keyakinan). Dalam perusahaan,

kredo memiliki peran yang sangat penting didalam memberikan keyakinan kepada

seluruh karyawannya agar dapat menjalankan keyakinan dari perusahaan agar

perusahaan memiliki keyakinan tersendiri yang dianutnya sehingga memiliki citra

tersendiri di publik internal maupun eksternal.

Keinginan PT Pos Indonesia (Persero) selalu memperhatikan konsumen, maka

dari itu PT Pos Indonesia (Persero) memiliki kredo yang mudah diingat oleh seluruh

masyarakat yaitu dengan menerapkan satu semboyan “Untuk anda kami ada” selalu

dikenal sebagai kredo dari PT Pos Indonesia (Persero).

1.2 Sejarah Humas PT Pos Indonesia (Persero) Kadivre V Bandung

Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah bagian yang

mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal maupun massa

(10)

langsung oleh SEKWIL (Sekeretaris Wilayah) PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V

Jawa Barat. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat ini bekerja

sendiri untuk mengurusi dalam menjalani hubungan internal maupun eksternal.

Dimana Hubungan Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan

internal dan penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi

hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa,

tata usaha, dan pameran. Dengan kata lain humas di PT Pos Indonesia (Persero) Divre

V Jawa Barat bentuknya belum melembaga (unstate of being) karena humasnya

belum berbentuk divisi dan belum terbaginya manager dan staf di dalam humasnya

dan pekerjaannya dilakukan secara sendiri.

Dalam uraian pekerjaan dari Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V

Jawa Barat adalah menganalisis dan mengidentifikasi permasalahan yang

menyangkut opini publik. Sedangkan ringkasan dari perkerjaan Humas PT. Pos

Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah memantau segala bentuk

perkembangan aspirasi publik, serta merumuskan strategi dan langkah-langkah

penanganannya untuk menghindari terbentuknya opini publik yang “unfavourale”

terhadap perusahaan khususnya pers dan humas atau PR antar lembaga.

1.3 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat mempunyai struktur

(11)

11

Perusahaan sehari-hari dipegang oleh suatu mamajemen organisasi pemberi

wewenang dan bertanggung jawab bergerak vertikal ke bawah dengan pendelegasian

yang tegas serta setiap bagian-bagian utama langsung berada dibawah seorang

pemimpin melalui jenjang hirarki yang ada.

Struktur oraganisasi perusahaan memiliki peran yang penting untuk

menjelaskan fungsi, tugas, tanggungjawab, dan wewenang perusahaan untuk

mencapai mekanisme yang efektif dan efisien. Adapun struktur dari PT. Pos

(12)

Gambar 1.2

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

PT. POS INDONESIA (PERSERO) KADIVRE V JAWA BARAT

(13)

13

1. Kerjasama Dengan Pihak Lain.

Untuk menunjang dan terciptanya tujuan dari PT. Pos Indonesia (Persero),

maka PT. Pos Indonesia (Persero) melakukan kerjasama dengan pihak lain dalam

bentuk mitra kerja agar mempermudah didalam memberikan pelayanan kepada

konsumen. Pihak lain yang bekerjasama dengan PT. Pos Indonesia (Persero),

yaitu :

a. Perusahaan Daerah Air Minum KODYA Bandung

b. PT.ADIRA

c. PT.FIF

d. PT.TELKOMSEL

e. PT.PLN

f. PT. Bank BTPN

g. Koperasi Nusantara

h. PT.Bank Danamon

i. PT.Bank Tabungan Negara.

j. Bank Muamalat

k. PT.Bank BNI

l. PT.Busan Auto Finance

m. PT.Sultan Kohitograph

(14)

o. PT.GS Battery

p. PT.Choyoda Integre

1.4 Job Description

1. Kepala Wilayah Pos

Kawilpos mempunyai fungsi menetapkan arah kebijakan pengelolaan

penjualan dan pelayanan pelanggan ritel,dengan mengacu pada kebijakan bisnis dari

product owner dan sebagai pelaksana operasi di tingkat wilayah berdasarkan

kebijakan yang ditetapkan oleh perusahan.

Tugas dan tanggung jawab kawilpos antara lain :

a. Menetapkan target penjualan ritel di lingkup wilayah bisnis nya mengacu

pada kebijakan bisnis kantor pusat.

b. Menetapkan target efisiensi dan efektifitas operasi di lingkungan wilayah

operasinya mengacu pada kebijakan operasi kantor pusat.

c. Menetapkan target pmanfaatan dan optimalisasi asset.

d. Menetapkan kebijakan alokasi sumber daya.

e. Bertanggung jawab atas pencapaian target profit di lingkup kerja wilpos.

f. Bertanggung jawabatas pencapaian target efisiensi dan efektifitas di lingkup

kerja wilpos.

(15)

15

h. Mengevaluasi kinerja operasi.

i. Mengevaluai kinerja administrai keuanagan, SDM, dan teksar.

j. Melakukan koordinasi dengan ka. SBU dan ka. RO pelayan pelanggan

korporat.

k. Mewakili direksi di dalam dan diluar pengadilan serta dalam hubungan

denagn perorangan dan atau instalansi lain.

2. Deputi Operasi

Deputi operasi mempunyai fungsi :

a. Mengorganisir dan mengendalikan penjualan produk keuanagan, ritel ,

filateli dan regular.

b. Mengorganisir dan mengendalikan proses promosi.

c. Mengorganisir dan mengendalikan operasi jaringan sekunder.

Untuk menyelenggarakan fungsimya deputi operasi mempunyai tugas dan

tanggung jawab sebagai berikut :

a. Bertanggung jawab atas pencapaian target kinerja penjualan dan laba

wilayah untuk layanan pelanggan ritel

b. Menetapkan target penjualan berproduk layanan.

c. Bertanggung jawab atas pencapaian target efektifitas dan efisiensi operasi.

d. Mengorganisasikan dan menegndalikan proses pengelolaan kantor pos.

(16)

3. Deputi Umum

Deputi umum mempunyai fungsi mengorganisir dan mengendalikan proses

pengelolaan dan administrasi keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi dan

sarana.

Untuk menyelenggarakan fungsinya deputi umum mempunyai tugas dan

tanggungjawab sebagai berikut :

a. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses orientasi dan rotasi pegawai.

b. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses penilaian kinerja pegawai.

c. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses hubungan industrial.

d. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses pengembangan SDM.

e. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses pelatihan pegawai.

4. Unsur Pembantu

Unsur pembantu pimpinan terdiri dari ;

a. Bagian jaringan.

b. Bagian promosi.

c. Bagian produk regular, keuangan , ritel dan filateli.

(17)

17

e. Bagian sumber daya manusia.

f. Bagian teknologi dan sarana.

5 . Unsur Pelaksana

Unsur pelaksana terdiri dari organisasi tingkat unit pelaksana teknis (UPT) terdiri

dari kantor pos , mail processing center (Sentra Pengolahan dan Sentra antaran ) dan

hares service center (SSC) yang mempunyai tugas memberikan pelayanan kepada

masyarakat

Adapun uraian tugas dari masing masing bagian yaitu :

A. Bagian Jaringan

Bagian jaringan dipimpin oleh seorang manjer yang bertanggungjawab kepda

deputi operasi , untuk selanjutnay disebut manajer jaringan. Dalam operasinya

bagian manajemen mempunyai fungsi mengorganisir dan mengendalikan

koordinasi dan integrasi proses , antaran dan transfortasi sekunder, serta mutu

operasi.

Untuk menyelenggarakan fungsinya manajemen jaringan mempunyai tugas dan

tanggungjawab sebagai berikut :

1. Menyusun dan menetapkan pola operasi proses, antaran dan transportasi

sekunder sesuai requirement pusat manajemen jaringan.

2. Mengorganisir dan melaksanakan koordinasi implementasi system

(18)

3. Mengorganisir dan melaksanakan koordinasi implementasi system kode pos

Indonesia (SKPI).

4. Menetpkan kerja sama dengan pihakl luar perusahan dala kontek penyediaan

armada transportasi sekunder.

5. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses konsolidasi muatan dalam

rangka optimalisasi alat angkutan.

6. Mengendalikan efektifitas implementasi system manajemen mutu.

B. Bagian Promosi

Bagian promosi dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab kepada

deputi operasi untuk selanjutnya disebut manajer promosi. Dalam operasinya

bagian promosi mempunyai fungsi mengorganisir dan melaksanakan aktivitas

promosi produk wilayah.

Untuk menyelenggrakan fungsinya manajerpromosi mempunyai tugas dan

tanggungjawab sebagai berikut ;

1. Menemtukan target audiens.

2. Menentuka strategi bauran promosi.

3. Menetukan media promosi.

4. Menentukan materi promosi.

5. Mengevaluasi efektifitas promosi.

(19)

19

C. Bagian Produk Keuangan Ritel dan Filateli

Bagian produk keuangan, ritel dan filateli di pimpin oleh seorang manajer yang

bertanggungjawab kepada deputi operasi untuk selanjutnya disebut manajer

keuangan, ritel dan filateli. Dalam operasinya berfungsi untuk mengorganisir

dan melaksanakan koordinasi dan integrasi penjualanproduk keuangan, ritel

filateli dengan fungsi terkait.

Untuk menyelanggrakan fungsinay manajer keuangan , ritel dan filateli

mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :

1. Bertangungjawab atas pelaksanaan koordinasi dan integrasi penjualan

produk keuangan ritel, filateli dengan fungsi terkait.

2. Bertanggungjawab atas pencapaian target kinerja pencapaan ritel wilayh

untuk produk keuangan ritel dan filateli.

3. Menetapkan revenue mix dari setiap produk keuangan ritel dan filateli.

4. Mendostribusikan target penjualan ritel ke setiap kantor pos.

5. Melakukan monitor kinerja keuangan produk keuangan ritel dan filateli

dengan fungsi terkait.

6. Mengorganisasikan tindakan kolektif dan preventif terhadap kulitas layanan

keuangan ritel dan filateli.

D. Bagian Keuangan

Manajer keuangan mempunyai fungsi pengelolaan aktivitas penyusunan angaran

, pengawasan pelaksanaan kebijakan akuntansi dan keuangan , verifikasi

(20)

pengorganisasian kativitas PKBLD serta proses penyusunan laporan dalam

rangka pengendalian kinerja keuanagn wilayah

Untuk menyelenggarakan fungsinay manajer keuangan mempunyai tugas dan

tanggungjawab sbagai berikut :

1. Merancang kebijakan dan strategi keuangan untuk mendukung peningktab

daya saing wilayah.

2. Menghitung kebutuhan anggaran setiap program kerja yang diusulkan UPT

dan bagian terkait lainnya untuk penyusunan RRKAP wilayah.

3. Mengendaliakn pola penyusunan anggaran dan laporan keuangan wilpos yang

akuarat dan tepat waktu.

4. Mengalokasikan anggaran ke masing masing UPT dan unit terkait.

5. Menyusun lapoaran realisasi anggaran.

6. Melakukan rekonsiliasi dan konfirmasi data akuntansi.

7. Membantu deputi dalam mengloordiansikan pengelolaanSSC dan aspek

keuangan.

E. Bagian Sumber Daya Manusia

Manajer sumber daya manusia mempunyai fungsi perencanan dan pengenbanagn

SDM dan organisasi pengelolan pelayanan SDM

Untuk menyelenggarakan fungsinya manajer sumber daya manusia mempunyai

tugas dan tanggung jawab sebagi berikut ;

(21)

21

2. Menyusun program pemenuhan kebutuhan SDN sesuai kebijakan korporat

melaksanakan program pembinaan karir pegawai.

3. Melaksanakan program pelatihan.

4. Melaksanakan program penilaian kinerja , penghargaan dan penertiban.

5. Menyusun anggaran kerja dananggarn SDM.

6. Menbantu deputi dalam mengkoordinasikan pengelolaan SSC dan aspek

keuangan.

F. Bagian Teknologi dan Sarana

Man teksar mempunyai fungsi melaksanakan dan membantu pusat untuk

menyelenggarkan dan menjamin ketersediaan sistem berbasis teknologi (

teknologi multimedia, mekanisasi dan otomasi) sistem pengelolaan data dan

komputerisasi serta melakukan pengelolaan asset dan barang pemakaian di

tingkat wilayah dalam rangka untuk mendukung operasional dan peningkatan

daya saing perusahaan.

Untuk menyelenggrakan fungsinya, manajer teknologi dan sarana mempunyai

tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Menerjemahkan dan mendefinisikankebutuhan kebutuhan sistem di tingkat

wilayah yang harus di dukung oleh teknologi.

2. Mengimplementasikan sistem – sistem korporat yang berbasis teknologi.

3. Mengkoordinasikan penanganan awal untuk implementasi sistem kontijensi

(22)

4. Membantu pusat di dalam menjaga perfomansi operasional sistem berbasis

teknologi.

G. Sekretaris Wilayah

Sekretaris wilayah mempunyai fungsi pengelolaan kegiatan ketatausahaan ,

protokoler, kehumasan, dokumentasi pencatatan akuntansi dan sebagai kasir

kantor wilpos, serta advokasi dan litigasi hukum dan kepentingan perusahaan.

Untuk menyelenggrakan fungsinya, sekretaris wilyah mempunyai tugas dan

tanggungjawab sebagi berikut :

1. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan kesekretarisan , protokoler

kehumasan dan advokasi hukum di wilpos.

2. Mendokumentasikan kegiatan wilpos.

3. Membuat laporan keuangan kantor wilpos.

4. Mengelola sumber daya di bagiannya.

5. Menyusun rencana kerja dan anggaran bagiannya.

1.5 Sarana dan Prasarana Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung

Letak kantor Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat berada di

lantai 2 Kantor PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Untuk ruangan,

Humas disatukan dengan Hukum beserta stafnya yang berada di bawah Sekretariat

Wilayah dengan nama bagian General Affairs yang dipimpin oleh Manager General

Affairs, dimana tugasnya melayani siapa saja yang membutuhkan informasi maupun

(23)

23

Ada pula sarana dan prasarana yang tersedia di kantor General Affairs PT. Pos

Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat,seperti yang ada di dalam tabel di bawah ini :

Tabel 1.2

Sarana Prasarana PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

NO SARANA JUMLAH

1 Ruang Manager General Affairs 1

1 Ruang Seluruh Staff General Affairs 1

Tabel 1.3

Prasarana PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

NO PRASARANA JUMLAH

1 Komputer 3

2 Speaker 1

4 Meja kerja Staff General Affairs 13

5 Telepon 1

6 Faximile 1

7 Printer 2

8 Kipas Angin 2

9 Kursi Kerja 13

10 Televisi 1

11 Seperangkat ATK

12 Lemari Penyimpanan Dokumen 3

(24)

1.6 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)

1.6.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di PT Pos Indonesia

(Persero) Divre V Jawa Barat yang berada di jalan Pahlawan No. 87 Bandung

40123. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jaawa Barat terletak tidak jauh dari

Taman Makam Pahlawan Cikutra Bandung.

1.6.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan selama 25

hari, di mulai tanggal 05 Juli 2010 s.d 06 Agustus 2010 di Sp Humas PT Pos

Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, setiap haris Senin s.d Jumat di mulai

(25)

25

BAB II

PELAKSANAAN PKL

2.1 Aktifitas Kegiatan Selama PKL

Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre

V Jawa Barat, kegiatan rutin yang dilakukan selama 25 hari adalah mencari berita di

koran untuk di klipingkan, mendistribusikan kliping ke mading, membuat agenda

surat masuk dan surat keluar, print out agenda yang telah dibuat. Sedangkan kegiatan

yang bersifat insidental yaitu meliput kegiatan yang berada di kantor PT. Pos

Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, seperti meliput kunjungan STIMIK Pranata

Bekasi ke Divre V Jawa Barat, meliput Pengarah Mitra Binaan Triwulan II/2010

Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL), meliput dan membagikan

doorprize Nonton Bareng Finala Piala Dunia 2010 bagi Karyawan PT. Pos Indonesia

(Persero) Divre V Jawa Barat, ikut dan meliput dalam Siraman Rohani oleh KH

Tengku Maulana dan meliput Pisah Sambut.

2.1.1 Jadwal Kegiatan Selama PKL

Selama kegiatan Praktek Kerja Lapangan di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V

Jawa Barat, penulis melakukan dua jenis kegiatan yaitu kegiatan yang bersifat rutin

(26)

Tabel 2.1

Pekerjaan Yang Dilaksanakan Setiap Hari

No Hari/Tanggal Kegiatan

Sifat

Rutin Insidentil

1

Senin, 05 Juli

2010

1. Memasukan Surat Masuk dan Surat

Keluar ke Komputer untuk di Agenda. 9

2. Mencari Berita di Koran Mengenai PT

Pos Indonesia (Persero) Untuk di

Klipingkan. 9

2 Selasa, 6 Juli

2010

Klipingkan. 9

3. Membuat Kliping Berita Mengenai PT

Pos Indonesia (Persero), Fotokopi dan

Didistribusikan ke bagian yang

(27)

27

3 Rabu,07 Juli

2010

Klipingkan. 9

3. Meliput Kunjungan STIMIK Pranata

Bekasi ke PT Pos Indonesia (Persero)

Kadivre V Jawa Barat. 9

4 Kamis, 08 Juli

2010

Klipingkan. 9

(28)

4. Meliput Pengarah Mitra Binaan

Triwulan II/2010 Program Kemitraan dan

Bina Lingkungan (PKBL). 9

5 Jumat, 09 Juli

2010

Klipingkan. 9

menyangkut dan Mading. 9

6 Senin, 12 Juli

2010

Klipingkan. 9

7 Selasa, 13 Juli

(29)

29

2010 Keluar ke Komputer untuk di Agenda.

Klipingkan. 9

8 Rabu, 14 Juli

2010

Klipingkan. 9

3. Meliput Acara Siraman Rohani oleh KH

Tengku Maulana. 9

4. Meliput Pisah Sambut (Penerimaan 1

Karyawan baru, 2 Karyawan Mengalami

Mutasi dan 1 Karyawan Pensiun Muda). 9

9 Kamis, 15 Juli

2010

(30)

Klipingkan.

menyangkut dan Mading. 9

10 Jumat, 16 Juli

2010

Klipingkan. 9

Didistribusikan ke Mading. 9

11 Senin, 19 Juli

2010

(31)

31

12 Selasa, 20 Juli

2010

Klipingkan. 9

13 Rabu, 21 Juli

2010

Klipingkan. 9

14 Kamis, 22 Juli

2010

Klipingkan. 9

15 Jumat, 23 Juli

2010

(32)

Klipingkan.

16 Senin,26 Juli

2010

Klipingkan. 9

17 Selasa, 27 Juli

2010

Klipingkan. 9

18 Rabu, 28 Juli

2010

(33)

33

19 Kamis, 29 Juli

2010

Klipingkan. 9

20 Jumat, 30 Juli

2010

Klipingkan. 9

21 Senin, 2

Agustus 2010

Klipingkan. 9

22 Selasa, 3

Agustus 2010

(34)

Klipingkan.

23 Rabu, 4

Agustus 2010

Klipingkan. 9

24 Kamis, 05

Agustus 2010

Klipingkan. 9

25 Jumat, 06

Agustus 2010

Klipingkan. 9

(35)

35

1.1.2 Deskripsi dan Contoh Kegiatan Rutin Selama PKL

Ada pun kegiatan rutin Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

antara lain :

a. Monitoring Berita

Monitoring berita merupakan kegiatan yang dilakukan oleh Humas dengan

membaca koran dan majalah untuk mencari bahan – bahan yang akan diklipingkan.

Agar berita yang telah dicari dapat diklipingkan sesuai dengan kebutuhan lembaga,

maka sumber harus jelas (nama koran, majalah atau yang lain, tanggal terbit,

halaman ), tenaga yang telaten, teliti dan kreatif, profesional (bisa memilih tema

yang dikliping misal sesuai pengguna atau misi lembaga).

Kegiatan rutin yang dilakukan oleh Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V

Jawa Barat adalah monitoring berita dengan membaca Koran Lokal. Praktek

monitoring berita yang dilakukan oleh Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V

Jawa Barat sudah sesuai dan sama dengan teori yang telah dijelaskan diatas seperti

mencari sumber – sumber yang jelas yaitu dari surat kabar, tenaga yang telaten,

teliti dan kreatif, professional untuk memilih tema yang akan diklipingkan sesuai

dengan pengguna PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Koran yang di

(36)

Tujuan dari monitoring berita adalah agar dapat mengetahui berita – berita terkini

yang berhubungan dengan PT Pos Indonesia (Persero), baik itu masalah umum

maupun permasalahan lainnya.

b. Kliping Berita

Kliping berita merupakan kegiatan pengguntingan atau pemotongan

bagian-bagian tertentu dari surat kabar, majalah atau sumber yang lain kemudian disusun

dalam sistem tertentu dalam suatu bidang. Sumber kliping bisa didapat dari terbitan

berkala misal jurnal, tabloid, koran dan majalah. Fungsi kliping adalah mengemas

ulang bacaan, sedangkan yang dikliping bisa berupa artikel, berita atau foto.

Terdapat dua sistem dalam pembuatan kliping, yaitu :

1. Sistem Ordnere

Sistem Ordnere dimana satu bendel berisi satu tema tanpa memperhatikan

judul surat kabar maupun urutan waktu.

2. Sistem Evixe

Sistem Evixe menitikberatkan pada satu surat kabar atau majalah yang terbit

dalam jangka waktu tertentu secara kronologis.

Setiap pagi penulis melakukan kegiatan yang rutin dilakukan yaitu membaca

Koran untuk mencari berita mengenai PT. Pos Indonesia (Persero) dan yang

berhubungan dan yang berkaitan dengan PT. Pos Indonesia (Persero) yang ada di

seluruh Indonesia baik itu berita perusahaan maupun surat pembaca. Berita – berita

(37)

37

Indonesia. Setelah berita yang dicari di dapat, lalu penulis melakukan

pengguntingan pada berita tersebut kemudian dirapikan untuk ditempel.

Setelah proses pengguntingan berita, kemudian berita yang telah digunting di

tempel pada lembaran kertas yang telah di beri kop nama dari surat kabar. Proses

selanjutnya adalah fotocopy kliping sebanyak empat rangkap yang kemudian salah

satunya di tempel di madding, satunya lagi disimpan ke dalam map arsip Humas PT

Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dan dua sisanya di berikan kepada

bagian yang bersangkutan.

Adapun hasil dari guntingan berita dapat dilihat pada tanggal 9 Juli 2010 sebagai

(38)

(39)

39

Berikut dafar – daftar kliping dari periode 5 Juli s.d. 6 Agustus 2010 :

Tabel 2.2

Daftar Hasil Kliping 5 Juli – 6 Agustus 2010

NO.

NAMA

MEDIA TANGGAL JUDUL ARTIKEL

1.

PIKIRAN

RAKYAT 06-07-2010 Pegiriman Surat Pribadi Berkurang

2.

PIKIRAN

RAKYAT 08-07-2010 Penjualan Prangko Khusus, Laris

3.

TRIBUN

JABAR 09-07-2010

PT Pos Indonesia Divre V Jabar

Kucurkan Kredit Lunak

4.

BISNIS

INDONESIA 15-07-2010

Pengganti Produk Tabanas dan

Taska

Sumber : Arsip Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung 2010

Setelah proses fotocopy sebanyak 2 rangkap dilakukan, maka selanjutnya adalah

satu dari hasil fotocopy dimasukan ke map arsip humas PT Pos Indonesia (Persero)

Divre V Jawa Barat dan satu lagi hasil fotocopy di tempel di mading agar karyawan

PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dapat mengetahui berita terkini

(40)

Praktek kliping berita yang dilakukan oleh Humas PT Pos Indonesia (Persero)

Divre V Jawa Barat sudah sesuai dan sama dengan teori yang telah dijelaskan diatas

seperti terjadinya proses pengguntingan atau pemotongan bagian-bagian tertentu

dari surat kabar yang berisikan berita maupun surat pembaca mengenai PT Pos

Indonesia (Persero) yang kemudian disusun dalam sistem tertentu dalam suatu

bidang. Sistem yang digunakan dalam proses pengklipingan oleh Humas PT Pos

Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yaitu sistem ordnere dimana dalam satu

bendelnya berisikan tema mengenai PT Pos Indonesia (Persero) tanpa

memperhatikan judul surat kabar maupun urutan waktu.

c. Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Selain kegiatan humas yaitu monitoring berita atau media dan kliping berita yang

dilakukan penulis dalam kegiatan rutin di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa

Barat, penulis pun melakukan kegiatan memasukan nomor surta masuk dan surat

keluar dalam agenda yang ada didalam komputer, dimana setelah agenda tersebut

terisi untuk hari tersebut maka akan diprint yang kemudian akan disimpan didalam

arsip.

Kegiatan memasukan nomor surta masuk dan surat keluar dalam agenda bukan

merupakan kegiatan Humas. Kegiatan ini lebih mengacu pada kegiatan administrasi.

Tujuan dari memasukan nomor surta masuk dan surat keluar dalam agenda adalah

agar surat masuk dari kantor Pos Indonesia lainnya maupun dari luar perusahaan

dan surat yang akan keluar dari PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

(41)

41

mengetahui jumlah surat yang masuk dan surat yang keluar. Dari hal tersebut maka

kegiatan rutin yang dilakukan penulis di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa

Barat tidak hanya melakukan kegiatan Humas akan tetapi melakukan kegiatan

administrasi.

2.1.3 Deskripsi dan Contoh Kegiatan Insidental

Kegiatan indidental merupakan kegiatan yang terjadi atau dilakukan hanya pada

kesempatan atau waktu – waktu tertentu saja. Jadi dapat dikatakan bahwa kegiatan

insidental merupakan kegiatan yang secara tidak tepat atau rutin.

Selama penulis mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia

(Persero) Divre V Jawa Barat, terdapat kegiatan insidental yang melibatkan para PKL

untuk turut dan meliput dalam kegiatan yang sedang berlangsung. Kegiatan

insindental tersebut yaitu :

2.1.3.1Kunjungan STIMIK Pranata Bekasi ke PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

Kunjungan ini berlangsung pada tanggal 7 Juli 2010 pada jam 10.00 WIB s.d

12.00 WIB. Para pelajar STIMIK Pranata Bekasi langsung memasuki aula. Acara

ini diawali dengan sambutan Bapak Erry Hendarsyah. Setelah sambutan,

kemudian acara dilanjutkan dengan penjelasan mengenai sejarah PT Pos Indonesia

(Persero) , fasilitas dan produk – produk yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia

(Persero) yang dijelaskan oleh Bpk. Andri Santosa. Kemudian acara dilanjutkan

(42)

Indrian Wahyudi. Acara kunjungan STIMIK Pranata Bekasi ini diadakan dalam

rangka study tour dalam menambah wawasan tentang PT. Pos Indonesia (Persero).

Di dalam acara ini diadakan sesi tanya jawab dimana setiap siswa yang bertanya

mendapatkan bingkisan dari PT. Pos Indonesia (Persero) berupa souvenir. Acara

ini ditutup dengan doa dan foto bersama.

2.1.3.2Pengarahan Mitra Binaan Triwulan II/2010 Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL)

Pada tanggal 08 Juli 2010 diselengarakan Pengarahan Mitra Binaan

Triwulan II/2010 yang berlangsung dari pukul 10.00 WIB s.d 11.30 WIB. Acara

ini merupakan pemberian kucuran dana bantuan kredit pinjaman lunak sebesar Rp

540.000.00,00 pada 15 usaha kecil oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V. Para

pengusaha kecil ini merupakan pengusaha binaan PT. Pos Indonesia (Persero)

Divre V yang selama ini dinilai memenuhi syarat dan berhasil memanfaatkan

fasilitas kredit dari PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V.

Pembawa acara didalam acara ini adalah Bapak Erry Hendarsyah. Setelah

membuka acara, kemudian Bapak Erry mempersilahkan kepada Kepala PT. Pos

Indonesia (Persero) Divre V yaitu Bapak Hariyanto, SE, MM untuk menjelaskan

mengenai Mitra Binaan Triwulan II/2010. Selanjutnya setelah Bapak Hariyanto

memberikan penjelasan, penjelasan dilanjutkan oleh Bapak Aan Abdullah Parhani

selaku Kepala Unit Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL). Diakhir

acara dilakukan sesi foto bersama bersama para pengusaha yang ikut terlibat

(43)

43

2.1.3.3Nonton Bareng Final Piala Dunia 2010 Bagi Pegawai PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

Acara ini berlangsung bertepatan dengan Final Piala Dunia 2010 antara

Spanyol dan Belanda yaitu pada hari Senin tanggal 12 Juli 2010. Nonton bareng

ini di mulai pada hari Minggu tanggal 11 Juli 2010 jam 21.00 WIB dan berakhir

pada hari Senin tanggal 12 Juli 2010 pukul 03.00 WIB di aula PT Pos Indonesia

(Persero) Divre V Jawa Barat dan dihadiri oleh 50 orang pegawai PT Pos

Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat termasuk penulis dan teman – teman PKL

lainnya.

Acara diawali dengan game gapleh diantara pegawai PT Pos Indonesia

(persero) Divre V Jawa Barat. Bentuk permainan ini yaitu para pegawai PT Pos

Indonesia (persero) Divre V Jawa Barat yang memiliki pendukung Spanyol dan

Belanda di bagi menjadi dua kubu yaitu kubu Spanyol dan kubu Belanda. Hadiah

yang ditawarkan yaitu untuk pemenang pertama sebesar Rp 500.000,00 dan

pemenang ke dua sebesar Rp 400.000,00. Selain diadakan game, diadakan pula

pengocokan nomor untuk memberikan doorprize kepada pemenangnya. Jadi bagi

peserta yang mengikuti acara Nonton Bareng Final Piala Dunia 2010 diwajibkan

untuk mengisi daftar hadir agar mendapatkan jatah nomor untuk pengocokan

doorprize. Hadiah yang ditawarkan yaitu 3 dispenser, 1 pemanggang roti, 3

setrika, 1 blender, 2 dvd player, 1 kompor gas dan 2 kipas angin. Selain meliput

(44)

(persero) Divre V Jawa Barat,penulis pun turut dalam pembagian doorprize

kepada para pemenang.

2.1.3.4Siraman Rohani

Siraman Rohani dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 14 Juli 2010 pukul

10.00 WIB yang bertempat di aula PT Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa

Barat. Acara ini diawali dengan pembawa acara yaitu Bapak Erry Hendarsyah

yang mempersilakan KH Tengku Maulana untuk memulai Siraman Rohaninya.

Acara ini diikuti oleh seluruh pegawai PT Pos Indonesia (persero) Divre V Jawa

Barat dan PKL dan berlangsung selama 30 menit. Selain mengikuti acara Siraman

Rohani ini, penulis pun ikut meliput acara ini.

2.1.3.5Pisah Sambut

Pisah Sambut pegawai diadakan tepat setelah Siraman Rohani oleh KH

Tengku Maulana yaitu pada pukul 10.30 WIB dan berlangsung hingga pukul

11.30 WIB. Dalam acara pisah sambut ini menginformasikan mengenai 1 pegawai

pensiun muda yaitu Ibu Ani Nistiarini dan 1 karyawan mengalami mutasi yaitu

Bapak Otong Idi ke Papua. Acara ini diisi dengan isak tangis setelah Ibu Ani dan

Bapak Otong memberikan kata perpisahan kepada seluruh pegawai PT Pos

Indonesia Divre V Jawa Barat

Dalam mengikuti kegiatan – kegiatan insidental di PT Pos Indonesia (Persero)

Divre V Jawa Barat, penulis bertugas meliput dan mendokumentasikan kegiatan

insidental tersebut yang merupakan ruang lingkup dari fotografi. Fotografi

(45)

45

informasi Humas perlu didukung oleh ilustrasi berupa gambar atau foto –foto

yang baik. Hal ini karena tidak jarang foto mengandung lebih banyak informasi

daripada kata – kata.

Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations mengatakan bahwa

kegunaan fotografi dalam humas adalah :

1. Untuk membangun sebuah perpustakaan foto yang selalu siap menyediakan

cetakan foto setiap kali dibutuhkan demi menunjang kegiatan – kegiatan

humas.

2. Untuk memperindah, menunjang dan mempopulerkan news release.

3. Untuk menghias, melengkapi atau member ilustrasi bagi tulisan feature.

4. Untuk menceritakan suatu pesan atau kisah tanpa naskah atau kata – kata.

5. Untuk menyamarkan panel pameran dan showroom.

6. Untuk memamerkan dan menunjang kegiatan perusahaan didalam suatu

eksibisi, panel pameran disuatu seminar, acara konferensi atau resepsi pers

dan di berbagai kesempatan lainnya.

7. Untuk memperindah, memperluas dan menyamarkan panel atau gerai

pameran.

8. Untuk memberi ilustrasi bagi jurnal internal.

9. Untuk memberi ilustrasi bagi setiap literature dan alat visual humas, termasuk

lembaran – lembaran atau leaflet edukasional, buklet, poster, folder, lembaran

yang memuat riwayat singkat perusahaan, buku petunjuk bagi para staf,

(46)

dengan lembaran – lembaran data teknis. Literatur humas yang berkualitas

baik bahkan bisa dimanfaatkan sebagai literature penjualan dan alat bantu

periklanan (brosur humas itu cukup dimasukkan ke dalam amplop dan dikirim

ke alamat – alamat tertentu; dengan cara ini, lembaran humas sudah menjadi

alat batu periklana).

10.Untuk menghias latar belakang suatau acara rekaman televisi atau sebagai

lembaran bulletin berita TV (bagi keperluan ini, lembaran transparansi

berwarna sangat dianjurkan).

11.Sebagai alat cadangan yang setiap saat bisa dikonversikan menjadi slide

35mm guna mendukung presentasi yang memakai alat bantu slide. Slide yang

berwarna dan indah bahkan bisa dirangkai menjadi sebuah film singkat, yang

selanjutnya dapat direproduksi dalam bentuk kaset rekaman video. (1992 :

195)

Dalam kegiatan insidental ini, penulis meliput dan mendokumentasikan

seluruh acara dimana hasil gambar dan foto tersebut disimpan didalam arsip

humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat untuk menyediakan

cetakan foto setiap kali dibutuhkan untuk kegiatan – kegiatan humas dan salah satu

foto yaitu pada kegiatan Mitra Binaan Triwulan II/2010 Program Kemitraan dan

Bina Lingkungan (PKBL) disisipkan pada artikel didalam majalah internal PT. Pos

Indonesia (Persero) yaitu Merpati Pos. Kegiatan meliput dan mendokumentasikan

(47)

47

2.2 Deskripsi Humas di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat 1.2.1 Definisi Public Relations

Tugas Humas di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yaitu

merumuskan dan menyusun program pembentukkan citra perusahaan, hubungan

kepada masyarakat, dan melaksanakan penyuluhan baik internal maupun eksternal.

Humas atau Public Relations merupakan suatu kegitan unutk menanamkan dan

memperoleh pengertian , goodwill, kepercayaan penghargaan pada dan dari publik

suatu badan khususnya dan masyarakat umumnya.

Humas atau Public Relations menurut Frank Jefkins dalam bukunya “Public

Relations” adalah sebagai berikut :

“Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang

terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan

seluruh khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan – tujuan spesifik yang

berlandaskan pada saling pengertian”. (1992:9)

Dari definisi diatas maksudanya adalah “sesuatu yang merangkum keseluruhan

komunikasi yang terencana”, ini berarti humas adalah suatu rangkaian kegiatan yang

diorganisasikan sebagai suatu rangkaian kampanye atau program terpadu yang telah

dirangkum, dan dimana kegiatan – kegiatan tersebut dikomunikasikan secara

terencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sedangkan tujuan utamanya adalah mencapai tujuan – tujuan spesifik yang

(48)

organisasi telah mencapai tujuan – tujuan spesifik yang telah ditetapkan, maka tujuan

– tujuan tersebut telah tercapai dengan adanya saling pengertian antara organisasi dan

khalayaknya, baik khalayak internal maupun khalayak eksternal dan pihak – pihak

lain yang berkepentingan.

1.2.2 Ruang Lingkup dan Tujuan Public Relations

1.2.2.1Ruang Lingkup Public Relations

Ruang lingkup Public Relations menurut Rosady Ruslan, S.H.,M.M. dalam

bukunya yang berjudul “Manajemen Public Relations & Media Komunikasi,

Konsepsi & Aplikasi”, yaitu :

1. Membina hubungan ke dalam (public internal)

Yang dimaksud publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit atau

badan atau perusahaan atau organisasi itu sendiri.

2. Membina hubungan ke luar (public eksternal)

Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat).

Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap

lembaga yang diwakilinya. (2008:23)

1.2.2.2Tujuan Public Relations

Tujuan Public Relations menurut Hj. Neni Yulianita, Dra., MS. Dalam bukunya

yang berjudul “Dasar – Dasar Public Relations” mengatakan bahwa tujuan Public

Relations secara universal adalah untuk menciptakan, memelihara dan meningkatkan

(49)

49

kondisi dari pada publik yang bersangkutan dan memperbaikinya jika citra itu

menurun atau rusak.

Dengan demikian terdapat empat hal yang prinsip dari tujuan Public Relations,

yaitu :

1. Menciptakan citra yang baik.

2. Memelihara citra yang baik.

3. Meningkatkan citra yang baik.

4. Memperbaiki citra jika citra organisasi kita menurun atau rusak. (2003 : 42 – 43)

1.2.3 Fungsi dan Peranan Public Relations

Fungsi Public Relations menurut Prof. Dr. Onong Uchana Effendy, M. A.

dalam bukunya “Hubungan Masyarakat Suatu Komunikologis”, fungsi humas yaitu :

1. Menunjang aktivitas utama manajeman dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik internal dan

publik eksternal.

3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari

organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.

4. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.

5. Operasionalisasi dan organisasi Public Relations adalah bagaimana membina

hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah

terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi

(50)

Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan mengenai peran utama Public

Relations pada intinya yaitu :

1. Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang

diwakili dengan publiknya.

2. Membina relationship,yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling

menguntungkan dengan pihak publiknya.

3. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi

manajemen organisasi atau perusahaan.

4. Membentuk corporate image, artinya peranan Public Relations berupaya

menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.

Pada Public Relations melekat Dua aspek yang hakiki yang mutlak harus ada.

Kedua aspek tersebut adalah :

1. Sasaran Public Relations adalah publik intern (Internal Public) dan publik

ekstren (External Public)

Public internal adalah orang-orang yang bergiat di dalam organisasi, antara lain

para karyawan. Public eksternal adalah orang-orang di luar organisasi yang ada

kaitannya dengan kegiatan organisasi, misalnya para pejabat kantor Pajak,

Kantor Telepon, dll.

2. Kegiatan Public Relations adalah komuniaksi dua arah timbal balik (Reciprocal

(51)

51

Hal tersebut berarti bahwa dalam rangka penyampaian informasi, baik yang

ditujukan kepada publik intern maupun ekstern, harus terjadi arus balik

(Feedback). Ini berarti bahwa kepala Hubungan Masyarakat (Kahumas) harus

mengetahui efek atau akibat penyampaian informasinya itu, apakah ditanggapi

publik secara positif atau secara negatif.

1.2.4 Strategi dan Sasaran kegiatan Public Relatios

1.2.4.1Strategi Public Relatios

Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan bauran Public

Relations, yaitu sebagai berikut :

1. Publications

Setiap fungsi dan tujuan Public Relations adalah menyelangarakan publikasi atau

menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau

kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas diketahui oleh publik. Dalam

hal ini, tugas Public Relations adalah menciptakan berita untuk mencari

publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers atau wartawan dengan tujuan

menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.

2. Event

Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan

layanan perusahaan , mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat

mempengaruhi opini publik. Berikut beberapa jenis event.

(52)

Calendar event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu

tertentu.

b. Special events

Event atau acara ajang yang sifatnya khusus dan dilaksanakanpada momen

tertentu diluar acara rutin dari program kerja Public Relations.

c. Moment event

Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi.

3. News (menciptakan berita)

Berupaya menciptakan berita melalui press release, newsletter, bulletin dan lain

– lain. Untuk itulah seorang Public Relations harus mempunyai kemampuan

menulis untuk menciptakan publisitas.

4. Communityinvolvement (kepedulian pada komunitas)

Keterlibatan tugas sehari – hari tugas Publis Relatios adalah mengadakan kontak

sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik

(community relations ang humanity relations) dengan pihak organisasi atau

lembaga yang diwakilinya.

5. Inform or image (memberitakan atau meraih citra)

Ada dua fungsi utama Public Relations, yaitu memberikan informasi kepada

publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh

tanggapan berupa citra positif.

(53)

53

Keterampilan untuk melobi melalui pendekatan pribadi dan kemampuan

bernegosiasi sangat diperlukan bagi seorang Public Relations. Tujuan lobi adalah

untuk mencapai kesepakatan (deal) aytau memperoleh dukungan dari individu

dan lembaga yang berpengaruh terhadap kelangsungan bisnis perusahaan.

7. Social responsibility (tanggung jawab sosial). (Ruslan : 2002)

Memiliki tanggung jawab sosial dalam aktivitas Public Relations menunjukkan

bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap masyarakat. Hal ini akan

meningkatkan citra perusahaan dimata publik. Saat ini banyak perusahaan

menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan.

1.2.4.2Sasaran Kegiatan Public Relatios

Menurut H. Fayol beberapa sasaran kegiatan Public Relations, yaitu :

1. Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and

image).

a. Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.

b. Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan berbagai

pihak.

2. Menghadapi krisis (facing of crisis).

Menangani keluhan (compalint) dan menghadapi krisis yang terhjadi dengan

membentuk manajemen krisis dan Public Relations recovery of image yang

bertugas memperbaiki lost of image and damage.

3. Mempromosikan aspek kemanusiaan (promotion public causes).

(54)

b. Mendukung kegiatan kampanye sosial.

1.2.5 Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Public Relations sebagai bagian dari manajemen organisasi atau lembaga,

berorientasi pada aktivitas yang dilakukan oleh industri, perusahaan, perserikatan,

organisasi sosial, atau jawatan pemerintah, untuk menciptakan dan memelihara

hubungan yang sehat dan bermanfaat dengan maksud menyesuaikan dirinya pada

keadaan sekeliling dan memperkenalkan diri pada masyarakat.

Public Relations mempunyai tugas menjadi “corong” atau publikasi kepada

masyarakat agar citra organisasi atau lembaga tetap baik dan menjadi “mediator”

yang menjembatani kepentingan organisasi atau lembaga dengan publiknya yang

terkait dengan kegiatan PR itu sendiri. Berbagai aktifitas PR senantiasa menciptakan,

menjaga dan meningkatkan citra yang positif.

Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat mempunyai tugas pokok

melaksanakan Hubungan Masyarakat dengan publik internal maupun publik eksternal

yaitu dengan melakukan penyuluhan-penyuluhan dengan mengadakan berbagai

kegiatan di lingkungan perusahaan (internal) dan dengan menjalin hubungan dengan

konsumen, pelanggan dan mitra kerja (eksternal).

Kegiatan internal PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, yaitu:

1. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program

(55)

55

2. Membuat artikel – artikel untuk dimasukan ke dalam majalah internal “Merpati

Pos” yang diterbitkan selama 3 bulan sekali.

3. Membuat dan menyusun kliping yang berhubungan dengan PT. Pos Indonesia

(Persero).

Kegiatan eksternal dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah mengurusi hal yang

berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan dengan tata usaha dan

menerima kunjungan dari luar. Kegiatan eksternal PT. Pos Indonesia (Persero) Divre

V Jawa Barat, yaitu :

1. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan program-program

komunikasi dengan Publik Eksternal yakni pelanggan pers, pelanggan, konsumen

dan pemerintah.

2. Menjaga hubungan baik dan harmonis dengan konsumen, pelanggan dan

pemerintah.

3. Memantau, menghimpun dan menganalisis informasi yang beredar di

masyarakat.

Contoh kongkret kegiatan eksternal Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre

V Jawa Barat, yaitu:

1. Membuat press release.

2. Menerima kunjungan dari organisasi atau lembaga lain di luar perusahaan.

Dari penjelasan diatas maka posisi Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V

(56)

belum efektif kinerja Humas dalam menjalin hubungan dengan publik eksternal

terutama dengan pers. Sedikitnya kegiatan yang dilakukan untuk menjalih hubungan

dengan publik eksternal membuat hubungan dengan pers kurang harmonis.

1.3 Analisis Layanan PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat Kepada Mahasiswa PKL

Pelayanan menurut Hartanto (1999:2) yaitu :

“Upaya memberikan kepuasan kepada pelanggan/pengunjung berupa pemberian kemudahan, kelancaran, kenyamana serta keamanan kepada pelanggan dari pihak perusahaan. J. P. G Sianipar menyatakan bahwa pelayanan tidak hanya terbatas pada fasilitas fisik pelayanan akan tetapi meliputi juga dimensi emphaty yaitu tingkat perhatian dan kepedulian penyedia jasa atas kepentingan, kebutuhan dan keluhan pelanggan (penerima jasa).” (1999 : 2)

Dari uraian diatas maka hal penting mengenai pelayanan yaitu :

Pertama, pelayanan bersifat tanpa wujud (intangible) artinya upaya dari aktifitas

pelayanan dapat dirasakan oleh pelanggan yang menerima pelayanan (puas/tidak

puas). Kedua, pelayanan dapat berbentuk pemberian kemudahan, kelancaran,

kenyamanan, serta keamanan dalam diri pelanggan. Maka dari itu pelayanan

pelanggan (Costumers service) amat dibutuhkan untuk menjaga kredibilitas suatu

perusahaan dan menjaga citra perusahaan semakin meningkat.

Pelayanan yang diberikan PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

kepada penulis baik. Selama melakasanakan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di PT.

Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, penulis merasakan suasana yang cukup

menyenangkan, dan karyawan-karyawannya yang ramah walaupun dalam

(57)

57

dilakukan oleh Humas akan tetapi sebagian mengerjakan tugas administrasi yaitu

memasukan surat masuk dan surat keluar ke dalam agenda. Penulis pun diberikan

kesempatan untuk mengikuti berbagai kegiatan – kegiatan insidental yang bisanya

dilakukan oleh Humas.

Selain itu juga penulis diberikan kesempatan untuk meliputan dan

mendokumentasikan kegiatan – kegiatan insidental PT. Pos Indonesia (Persero) Divre

V Jawa Barat bersama – sama dengan kedua teman PKL. Bila penulis mengalami

kesulitan, hambatan, ataupun hasil yang kurang sempurna maka pihak Humas dan

pegawai mengoreksi dari hasil yang telah penulis lakukan, sehingga hal tersebut

menjadi suatu pembelajaran bagi penulis agar dapat lebih baik lagi di masa yang akan

datang, khususnya dalam bidang Humas.

Hasil dari kerja praktek ini adalah memberikan suatu pemahaman yang berarti

bagi penulis tentang bagaimana sistematika kerja manajerial dan pelayanan

perusahaan yang semestinya diberikan kepada publik.

(58)

258

BAB III

PENUTUP

1.1Kesimpulan

Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan ini, maka diperoleh kesimpulan

sebagai berikut :

1. Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yang berdiri

dibawah Sekretaris Wilayah belum berdiri secara state of being dan

berdiri secara unstate of being karena Humasnya belum terbentuk

dalam divisi tersendiri dan belum adanya struktur organisasi dalam

kehumasannya.

2. Humas PT. Pos Indonesia Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat

mempunyai kegiatan ekstrenal yang berhubungan dengan publik di luar

perusahaan yaitu penerimaan kunjungan STIMIK Pranata Bekasi,

kegiatan internal yang berhubungan dengan karyawan di dalam

perusahaan diantaranya, peliputan Nonton Bareng Final Piala Dunia

2010 Bagi Pegawai PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung,

peliputan Siraman Rohani dan peliputan Pisah Sambut.

3. Kinerja Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat sudah

cukup efektif dalam memberikan informasi perusahaan kepada publik

eksternal dan juga membina hubungan baik dengan publik internal.

(59)

59

4. Kegiatan selama melaksanakan PKL yang dilakukan di Bagian Humas

PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah membaca

koran, menggunting berita yang berhubungan dengan PT. Pos

Indonesia (Persero) untuk dijadikan kliping dan memasukan data surat

masuk dan surat keluar ke agenda. Selain acara rutin, kegiatan

insidental pun penulis lakukan yaitu meliput Pengarah Mitra Binaan

Triwulan II/2010 Program Kemitraan dan Bina Lingkungan (PKBL),

peliputan Nonton Bareng Final Piala Dunia 2010 Bagi Pegawai PT Pos

Indonesia (Persero) Divre V Bandung, peliputan Siraman Rohani dan

peliputan Pisah Sambut.

3.2Saran

3.2.1 Saran Untuk Perusahaan

Berdasar hasil pembahasan dalam laporan praktek kerja lapangan ini,

maka penulis memberikan saran – saran pada pihak perusahaan sebagai berikut

:

1. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V dibentuk dalam

bentuk divisi tersendiri dan terstruktur yaitu menjadi state of being agar

segala kinerjanya dapat terlaksana secara maksimal untuk memberikan

pelayanan kepada publik, baik publik internal maupun eksternal sehingga

(60)

(Persero) Divre V khususnya dan PT. Pos Indonesia (Persero) umumnya

dapat terealisasikan dengan maksimal.

2. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V lebih meningkatkan

hubungan yang baik dengan pers seperti mengadakan kunjungan ke media

massa agar hubungan yang dijalin dapat lebih harmonis dan berita baik

mengenai PT. Pos Indonesia (Persero) dapat banyak dimuat di media massa.

3. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dalam

mencari berita untuk diklipingkan, mencari tidak hanya dari tiga media

cetak saja akan tetapi media cetak yang dipergunakan lebih banyak agar

seluruh pemberitaan mengenai PT. Pos Indonesia (Persero) dapat

tertampung untuk diklipingkan

4. Sebaiknya Pembimbing yang membimbing mahasiswa yang PKL dalam

memberikan tugasnya, untuk memberikan tugas sesuai dengan konsentrasi

yang dijalankan oleh mahasiswa tersebut agar mahasiswa dapat

mengerjakan segala tugas dengan baik dan benar dan tidak mengalami

kesulitan dalam mengerjakan laporan PKL.

3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa PKL

1. Bagi mahasiswa PKL untuk selalu disiplin dalam melaksanakan PKL yaitu

datang dan pulang tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku di PT.

Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat.

2. Bagi mahasiswa yang melaksanakan PKl untuk selalu memiliki pola fikir