BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Sejarah PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung
Berawal dari gagasan, kemudian berkembang seiring kebutuhan, gagasan untuk memperlancar arus surat menyurat selama era kolonial Belanda telah diwujudkan oleh gubernur jendral G.W.Baron
dengan mendirikan kantor pos yang pertama di Batavia pada tanggal 26 Agustus 1946. Peranan kantor pos semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi telegram dan telepon, sehingga dibentuk Jawatan Pos Telegram (Jawatan PTT) berdasarkan statlad nomor 395 tahun 1906
Dengan dikeluarkannya Undang-Undang perusahaan Negara Hindia Belanda (Indische bedrijvenweT / IBW). Sejak tahun 1907 jawatan PTT dipegang oleh departemen perusahaan-perusahaan pemerintah (Departement Van Government Bedrijvenment).
diperingati setiap tahunnya sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL)
Pada tanggal 27 Desember 1949, Jawatan PTT mulai memusatkan perhatiannya pada pembangunan yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan, perbaikan perlengkapan bangunan yang rusak dan pembangunan gedung yang baru. Pada tahun 1960 pemerintah mengadakan reorganisasi alat-alat produksi dan distribusi yang ditujukan kearah pelaksanaan pasal 33 UUD 1945. Untuk itu dikeluarkan UU No.19 prp Tahun 1960. Berdasarkan UU tersebut semua perusahaan yang modal keseluruhanya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena pemisahan dari kekayaan Negara maupun karena nasionalisasi, nebjadi Perusahaan Negara ( PN ).
Dengan PP No.240 Tahun 1961, dibentuklah perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Dengan PP No.30 Tahun 1965, PN Postel dipecah menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi. Dengan dikeluarkannya UU No.9 Tahun 1965 Status Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dikelompokan menjadi 3 status yaitu : Perusahaan jawatan (perjan), perusahaan umum (Perum), dan Perusahaan Perseroan (Persero).
pembinaan Perjan, Perum, dan Persero. Unutk menyesuaikan diri dengan ketentuan baru tersebut, PP No.9 Tahun 1978 yang mengatur tentang Perum Pos dan Giro diganti dengan PP No.24 Tahun 1984.
Dengan semakin meningkatnya permintaan masyarakat akan pelayanan jasa pos serta dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro, maka Perum Pos dan Giro dirubah statusnya mennjadi PT.Pos Indonesia (Persero) yang diatur melalui PP No.5 Tahun 1995 tertanggal 27 Februari 1995.
Tentang pengalihan status Perum Pos dan Giro menjadi perusahaan Perseroan dengan nama PT.Pos Indonesia (Persero) yang secara resmi telah terdaftar dengan akta notaris Sutjipto., SH No.117 tahun 1995 tanggal 20 Juni 1995.
1.1.1 Logo dan Arti Logo PT. Pos Indonesia Gambar 1.1
Logo PT Pos Indonesia Lama
Perum Pos dan Giro, logo lama perusahaan ini terdiri dari unsur padi-kapas yang bersambung dengan banner diatas dengan tulisan R I, banner dibawah dengan tulisan POS & GIRO, mengelilingi unsur lima yang mengurung bola dunia dan burung. Diantara segi-lima dan padi –kapas terdapat arsiran horisontal.
Ide utama pada logo ini adalah burung, sebagai simbol atau tanda yang mewakili merpati pos, konsep pengantaran surat jaman dahulu.
Bola dunia, sebagai simbol dari perputaran dunia dan kekekalan (Cooper J.C. Traditional Symbols, Thames & Hudson, London 1998, hal. 74) merepresentasikan hal hubungan antar negara, internasional, global.
Unsur padi kapas, seperti yang telah diuraikan sebelumnya, adalah mewakili simbol keadilan sosial dari Pancasila, untuk kelompok tertentu padi melambangkan pangan dan kapas melambangkan sandang
Banner yang bertuliskan R I di atas segilima dan merupakan ujung dari unsur padi-kapas yang melingkari segi-lima, merupakan singkatan dari Republik Indonesia.
dikelilingi oleh padi kapas yang ujung atasnya ada banner bertuliskan R I, yang memberikan kesan bersifat Nasional.
Bisnis Pos adalah bisnis yang berlingkup Internasional, menghubungkan antar negara di dunia, sehingga kesan yang timbul dari logo lama PT. Pos ini adalah profesionalitas Pos yang bersifat internasional dilambangkan dengan burung merpati dan bola dunia, masih terkurung oleh hal-hal yang bersifat Nasional, burung tidak dapat lepas dan bebas.
Gambar 1.2
Logo PT. Pos Indonesia Baru
Sumber : Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2010
jingga digunakan untuk menandakan, sesuatu yang penting, warna ini juga digunakan untuk tiang-tiang pemisah pada perbaikan di jalan tol, seragam tukang parkir, pakaian penerbang, pakaian pendaki gunung, warna yang kontras dengan warna-warna alam yang kebanyakan berwarna hijau, coklat, biru.
Tulisan dengan tipografi bold : POS INDONESIA, adalah nama perusahaan dengan identitas negara, berada di bawah gambar burung dan bola dunia, disini terbaca bahwa yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha, dengan slogan “Untuk anda kami ada”. untuk menambah kesan mengutamakan pelayanan.
1.1.2 Visi dan Misi PT.Pos Indonesia Bandung
1.1.2.1 Visi
2009 - 2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure
2011 - 2013 : Indonesia’s leader in the mail logistics & financial services.
2014 - 2018 : ASEAN Champion of Postal Industries
1.1.1.3 MISI
dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.
1.1.1.4 Tujuan
PT POS INDONESIA mempunyai tujuan memastikan pengontrolan dapat dilakukan baik oleh pihak konsumen sendiri, pengontrolan ini memerlukan biaya investasi yang cukup besar dalam usaha memodernisasi dan tidak tergantung pada " Human Resources " yang terlalu besar. Namun Turnover yang akan diterima dipastikan akan lebih besar karena tujuan utama dari sistem ini untuk mengembalikan kepercayaan masyarakat dan pada akhirnya untuk membuat masyarakat Indonesioa loyal menggunakan PT POS INDONESIA.
1.2 Sejarah Humas PT.Pos Indonesia Wilayah Bandung
Yang dimana dari wakru ke waktu masalah tersebut semakin kompleks.
Oleh karena itu pada Tahun 1997 dibentuklah divisi khusus untuk menangani masalah tersebut yaitu divisi solusi care.
Kemudian seiring perkembangan zaman dan semakin besarnya minat masyarakat terhadap pelayanan PT.Pos Indonesia ini maka divisi solusi care berganti nama dengan costumer service. Selang beberapa waktu divisi costumer service ini berganti nama menjadi
costumer care yang sampai sekarang bertahan. Adapun tugas dari costumer care ini , diantaranya :
a. Tugas Pokok :
1. Menjaga brand image perusahaan.
2. Menerima keluhan pelanggan atas jasa PT.Pos Indonesia 3. Menginformasikan produk jasa PT.Pos Indonesia.
4. Mempublikasikan produk dan jasa PT.Pos Indonesia 5. Memberikan pembinaan kepada para pengguna layanan
PT.Pos Indonesia.
6. Menjembatani kebutuhan informasi untuk kedua belah pihak baik internal maupun eksternal.
1.3 Sturktur PT. Pos Indonesia
Gambar 1.3
Struktur Organisasi PT Pos Indonesia
Sumber : Humas PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2010
Adapun pemegang jawabatan inti PT.Pos Indonesia. Diantaranya adalah :
1. Komisaris Utama :
Daddy Hariadi.
2. Direktur Utama :
I Ketut Mardjana.
3. Wakil Direktur Utama / Direktur Keuangan : Sukatmo Padmosukarso.
4. Direktur Teknologi dan Jasa Keuangan : Rudiansyah Prawoto.
5. Direktur Pemasaran dan Pengembangan Bisnis : Setyo Riyanto.
6. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum : Entis Sutisna.
1.4 Struktur Divisi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung
Sturktur Divisi PT. Pos Indonesia Bandung
Gambar 1.4
1.5 Job Deskriptions
Deskripsi jabatan (job description) masing-masing bagian pada struktur organisasi PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung adalah sebagai berikut :
1. Kepala Kantor :
a. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum keadaan kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. b. Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau
hasil usaha dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil guna milik perusahaan.
c. Secara periodic mengawasi system pengawasan internal dan melaksanakan pemeriksaan.
d. Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan atau penyempurnaan peraturan, ketentuan, sitem prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan.
e. Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar sesuai dengan anggaran yang sudah di tetapkan.
g. Mengadakan hubungan dengan pihak luar terutama mengenai hal-hal yang menyangkut kebijaksanaan lainnya yang bersifat umum.
2. Bagian Audit :
a. Memeriksa bagian –bagian keuangan, pelayanan dan keagenan, akuntansi, SDM, pengolahan, paket pos, teksifo, filateli, posplus, dan pemasaran.
b. Pemerikasaan kas supervisor keuangan dan pemeriksaan sisi benda pos dan materai (BPM) supervesior keuangan. c. Membuat laporan penyimpanan masing-masing bagian. d. Menyusun laporan eksploitasi.
e. Pemeriksaan tertutup kas tahunan. f. Penyusunan laporan pemeriksaan.
g. Pembuatan berita acara pemeriksaan (BAP).
3. Manajer Oprasional :
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman dan penyimpanan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku. c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan
acara-acara resmi lainnya.
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji / pangkat / jabatan karyawan bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
4. Bagian Pelayanan :
a. Mengatur pelayanan loket penerimaan paket pos peka waktu meliputi paket pos biasa, wesel pos, giro pos, kilat khusus, EMS, Express Post, dan penjualan Benda Pos dan Matrai (BPM).
b. Mengkoordinasikan pekerjaan penerimaan dari kantor lain termasuk pekerjaan pembukuan atau pencatatan pekerjaan.
c. Mengkoordinir persiapan paket pos serta menjaga kelancarannya.
d. Melaksanakan tata usaha umum dan mengawasi loket-loket penerimaan paket pos.
e. Menyiapkan konsep surat-menyurat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pos.
5. Bagian Pelayanan Pos Plus :ss
a. Menerima / menyelesaikan pengaduan pelanggan. b. Memeriksa pertanggungan pengaduan.
d. Mengevaluasi tugas pos plus.
e. Merencanakan perbaikan –perbaikan. f. bagian pelayanan ritel/ keagenan.
6. Bagian pelayanan ritel/ keagenan :
a. Memeriksa seluruh neraca loket dan dokumen sumber setelah diyakini akan kebenarannya.
b. Memeriksa seluruh neraca loket bagian peleyanan retail / keagenan dan dokumen sumber yang berkaitan dengan mutasi pada ahli yang berkaitan.
c. Memeriksa dan menandatangani neraca gabungan yang dibuat oleh kepala urusan bagian pelayanan keagenan/ retail.
d. Membantu kegiatan pemasaran.
e. Memeriksa pencocokan surplus minus tabungan Batara dan tabungan Budaya, serta menandatangani laporannya. f. Memerikasa pembukuan Tabungan Kesejahteraan
g. Memeriksa kebenaran dan menandatangani laporan pension.
7. Bagian Filateli :
a. Mengawasi surat-surat.
b. Mengawasi penjualan benda-benda pos. c. Menyusun target unit tahunan.
d. Melakukan pemeriksaan kas berdasarkan pemeriksaan administrasi.
8. Bagian Pengolahan Komunikasi :
a. Menerima, memeriksa, mencatat atau membukukan kiriman pos dan menyerahkan ke bagian administrasi. b. Mengkaji ulang pekerjaan yang telah dilaksanakan. c. Bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas dibagian
pengolahan.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain di bidangnya. 9. Bagian Logistik :
a. Mengawasi surat jalan untuk paket pos.
b. Melakukan pengawasan pemeriksaan terhadap paket-paket pos.
c. Menyusun laporan bulanan.
10.Bagian Verfikasi Barang :
a. Melaksanakan pengendalian operasi seluruh KP VVII sampai dengan KP X, PKK dan agen pos.
b. Mengwasi kebenaran dalam pemeriksaana naskah-naskah pertanggungjawaban dan mencocokan dengan buku perhitungan KP VII sampai dengan KP X di bagian akuntansi.
c. Menandatangani naskah-naskah pertanggungan yang sudah cocok dan diyakini kebenarannya.
d. Memeriksa register-register berharga, baik yang sudah dipakai maupun yang berada dalam persediaan dengan dibantu oleh bagian audit.
e. Melakukan konfrimasi dengan layanan giri pos, Tabanas, Wesel Pos, dan Takesra.
11.Bagian Bina Mutu dan Pelayanan :
a. Menterjemahkan kebijakan mutu menjadi system dan metode pengendalian mutu di KP II bandung.
b. Melakukan analisis dan evaluasi sistem kualitas produk, proses dan pelayanan.
d. Memperbaiki system dan metode mutu produk, proses, prosedur dan aturan berdasarkan system umpan balik (pelanggan, audit, internal, eksternal dll).
12.Bagian Keuangan :
a. Menerima, menyiapkan, membayar atau mengeluarkan uang dan surat berharga, menerima dan memberikan panjar kas ke loket-loket atau kasir, menerima dan menyiapkan pengiriman uang serta membuat neraca harian kas.
b. Menerima, menyiapkan, mengeluarkan dan mempertanggungjawabkan serta penata usahaan benda pos dan matrai, membuat neraca harian benda pos dan matrai termasuk buku atau daftar rekapitulasi penjualan. c. Mengawasi peredaran benda pos materai di loket-loket,
mesin perangko dan system pemperangkoan lainnya baik yang digunakan diloket maupun oleh publik, serta melaksanakan penata usahaan dan pertanggungannya. d. Melaksanakan penyetoran dan pengambilan ke atau dari
13.Bagian Akuntansi :
a. Memeriksa dokumen sumber pembukuuan.
b. Mengklasifikasikan data dan dokumen sumber untuk melakukan persiapan pembukuan.
c. Membukukan dalam buku harian, buku besar dan jurnal. d. Menyusun neraca dan laporan keuangan.
e. Mengisi, membukukan , menyiapkan dan mengirimkan buku kas umum dan register pembantunya.
14.Bagian Pemasaran :
a. Menyusun rencana kegiatan pemasaraan semua jasa pos dan keagenan serta penyusunan angggaran
b. Melakukan penelitian pasar dan menganalisa setiap masukan baik berdasarkan pengamatan, usulan atau keluhan pelanggan.
c. Melaksanakan negosiasi dan penjualan serta mengusulkan penafsiran atas produk tertentu atau besarnya potongan.
d. Membuat basis data pelanggan dan pesaing.
e. Melakukan pembinaan pelanggan dan menjalin kerja sama dengan pihak lain serta menyelanggarakan jumpa pelanggan bagi konsumen dareah kerjannya.
g. Memantau kegiatan yang dilakukan pesaing mengevaluasi produk yang ada dan mengusulkan pengembangan produk.
h. Membuat laporan kegiatan pemasaran. 15.Bagian SDM
a. Melakukan dan mengevaluasi pelaksanaan mutasi dan
rolering pegawai.
b. Merancanakan, mengembangkan dan mengatur sumber daya manusia dalam lingkup kerja kantor pos bandung c. Mengurus surat-menyurat dan naskah kepegawaian serta
hal lain yang menyangkut hak dan kewajiban pegawai. d. Melaksanakan tata usaha SDM , pembayaran gaji atau
pension, tunjangan, menyiapkan dan menyelesaikan ongkos perjalanan dinas panjar, tabungan pegawai, serta segala sesuatu yang menyangkut hak-hak pegawai atau pension.
16.Bagian Sarana :
a. Melakukan pembelian barang-barang sarana.
b. Mengelola dan memlihara peralatan, pembangunan dan kendaraan.
c. Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan kantor.
e. Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan memeriksa seluruh pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di KP II dan KP VII sampai KP X.
17.Bagian Teknik Sistem dan Informasi : a. Mengawasi komputerisasi nasional.
b. Mengkoordinasi pengawasan dan pengadministrasian pelanggan Wasantara Net.
c. Melakukan analisis pengembangan peranan laayanan Wasantara Net.
d. Membuat neraca pendapatan Wasantara Net e. Membuat laporan pendapatan Wasantara Net.
f. Membuat laporan kegiatan pemasaran Wasantara Net.
18.Bagian RK ( Rekening Koran) :
a. Melakukan pengelolaaan giro pos dengan setiap mutasi /transaksi yang terjadi kedalam rekening yang terkait dan melaporkan saldonya kepada pemegang rekening.
b. Menjamin kerahasiaan layanan giro yang menyangkut saldo rekening, transaksi yang terjadi, pihak-pihak yang menerima tansaksi dan sebagainya.
d. Melaporkan data-data transaksi dan saldo rekening kepada manajemen.
19.Bagian PRK :
a. Bertanggunjawab atas kelancaran pekrjaan PRK
b. Memeriksa nerca cek, penerimaan GIR-10 dan rekap Gir-5/7
c. Mencocokan neraca cek dan rekap Gir-5/7 dengan neraca gabungan dari PRK.
d. Membuat suasana kerja yang harmonis diantara staf PRK
e. Melakasanakan tugas yang bersifat insidentil dari KAKP/SGG.
1.5.1 Struktur Organisasi Humas PT. Pos Indonesia.
Struktur Organisasi Humas Kantor Pos Bandung
Tugas yang yang menjadi tanggung jawab ketiga bagian tersebut, diantaranya :
1. Manajer Operasional
a. Mengolah kelancaran penerimaan, pengiriman, dan penyimpangan surat kawat dan telex.
b. Mengelola arsip berdasarkan ketentuan yang berlaku. c. Melaksanakan kegiatan periklanan, pameran dan
acara-acara resmi lainnya.
d. Mengawasi, membina pengetahuan dan mutu kerja bawahannya.
e. Menyampaikan saran kenaikan gaji/pangkat/jabatan karyawan bawahannya.
f. Meneliti surat-surat, konsep-konsep dan laporan yang ditandatangani oleh kepala kantor pusat.
g. Memberikan masukan kepada kepala kantor pusat dalam melaksanakan tugas.
2. Humas
a. Menjaga brand image perusahaan.
b. Mempromosikan produk yang di keluarkan PT. Pos Indonesia.
d. Perpanjangan tangan antara pihak eksternal PT. Pos Indonesia dengan manajemen PT. Indonesia (internal) e. Memberikan solusi produk layanan/adanya costomer
service. 3. Costumer Service
a. Memberikan informasi produk layanan PT. Pos Indonesia.
b. Menerima keluhan konsumen atas layanan produk PT. Pos Indonesia dan memberikan solusi atas keluhan tersebut.
1.6 Sarana dan Prasarana
Tabel 1.1
PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung
No Sarana dan Prasarana Jumlah Ket
Sumber : Bagian Sarana PT. Pos Indonesia Kantor Pos Bandung, 2010
1.7 Lokasi dan Tempat PKL
BAB II
PELAKSANAAN PKL
2.1 Deskripsi Aktivitas Kerja
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan selama 30 hari terhitung dari tanggal 7 September 2010 hingga 4 Oktober 2010. Dibawah ini adalah aktivitas kerja yang dilakukan oleh penulis selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung yang beralamat di Jln. Asia Afrika No.49 Bandung- Jawa Barat.
Aktivitas yang selama penulis lakukan selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung terbagi dalam dua bagian yaitu kegiatan rutin dan kegiatan insidentil.
Kegiatan rutin adalah kegiatan yang sering dilakukan penulis selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung, sedangkan kegiatan insedentil adalah kegiatan yang sifatnya kadang-kadang dan sewaktu-waktu yang dilakukan penulis selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung.
Untuk lebih rinci kegiatan penulis lakukan selama PKL dapat dilihat pada table 2.1 berikut ini :
Tabel 2.1 Aktivitas Selama PKL
No Hari / Tanggal Kegiatan Keterangan
1 Selasa , 7-9-2010 o Pengenalan Pos o Insidentil
11 Sabtu , 19-9-2010 o Pengenalan Media o Insedentil
12 Senin , 20-9-2010 o Melayani
Konsumen
o Rutin
13 Selasa, 21-9-2010 o Melayani Konsumen
14 Rabu , 22-9-2010 o Mengikuti
16 Jumat , 24-9-2010 o Merevisi Proposal o Insendentil
17 Sabtu , 25-9-2010 o Melayani
Konsumen
o Rutin
18 Senin , 27-9-2010 o Membuat Brosur o Insendentil
19 Selasa, 28-9-2010 o Melayani
Konsumen
Dibawah ini adalah deskripsi secara rinci selama 30 hari penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung :
Disini penulis melakukan berbagai kegiatan rutin dan insidentil pada saat melaksanakan praktek kerja lapangan.
2.2 Analisis Deskripsi Kegiatan
2.2.1 Analisis Deskripsi Kegiatan Rutin
1. Melayani Konsumen
Kegiatan melayani konsumen yang dilaksanakan penulis adalah suatu kegiatan yang dalam prakteknya tidak jauh dari keilmuan komunikasi khususnya antar pribadi yang penulis dapatkan selama kuliah. Dimana penulis berinteraksi langsung secara face to face (tatap muka) dengan konsumen. Karena dalam ciri-ciri komunikasi antar pribadi, yang di antaranya :
1. Terjadi pada dua orang 2. Tidak terikat ruang dan waktu 3. Informal
4. Tatap muka
5. Homogen
pergunakan dalam keseharian penulis menjalankan aktifitas dalam melayani konsumen.Karena pada kenyataannya penulis sering dihadapkan dengan para konsumen yang beraneka ragam sifatnya. Ada konsumen yang datang hanya sekedar untuk memperoleh informasi mengenai jasa pengiriman yang disediakan kantor pos, kemudian yang lebih harus mendapatkan pelayanan yang extra khusus adalah para konsumen yang datang untuk mengeluh atau komplain mengenai pengiriman jasa yang telah mereka percayakan kepada kantor pos. Maka dari itu dalam penanggulangannya pun berbeda antara konsumen yang satu dengan konsumen yang lainnya. Jadi untuk mengantisipasi itu semua penulis menggunakan teknik komunikasi psikologis untuk menangani apabila penulis menjumpai konsumen yang seperti itu.
2.2.2 Analisis Deskripsi Kegiatan Insidentil
1. Pengenalan Pos
Pada kegiatan ini penulis dikenalkan segala arti dan bentuk dari PT Pos Indonesia yang dibimbing oleh Pak Suyud Suhendar yang memperkenalkan semua tentang pos.
2. Pengenalan Humas atau Customer Service
Pada kegiatan ini penulis diberitahu tentang humas atau
mendapatkan pengetahuan tentang customer service yang melayani konsumen dan cara kerja mereka.
3. Pengarahan Pekerjaan Humas
Disini penulis mendapatkan pengarahan dari pembimbing PKL apa saja yang harus dilakukan dalam pekerjaan Humas diantaranya melayani konsumen dalam hal keluhan-keluhan dari para konsumen agar mereka puas dengan pelayanan yang diberikan.
4. Pengenalan Media
Karena dilihat dari fungsi atau keuntungannya seorang humas dapat mempublikasikan mengenai sesuatu yang positif dalam perusahaannya tidak akan mengalami kesulitan karena para pekerja media akan dengan senang hati untuk membantu mempublikasikannya.
5. Mengikuti Konferensi Pers
Kegiatan yang dilakukan oleh penulis ini adalah mengikuti konferensi pers. Konferensi pers yang memperkenalkan produk atau jasa yang baru akan dikenalkan kepada masyarakat luas. Pada kesempatan ini penulis mendapatkan pengalaman berharga dengan mengetahui apa saja yang terjadi didalam konferensi pers.
6. Tugas Membuat Proposal
Pada kegiatan ini penulis mendapatkan tugas membuat proposal. Proposal tentang pengajuan pembuatan perangko baru yang akan dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
7. Merivisi Proposal
8. Membuat Brosur
Pada kegiatan kali ini penulis ditugaskan untuk membuat brosur mengenai program penerbitan prangko istimewa yang bertemakan makanan tradisonal Indonesia. Namun sebelumnya penulis diberikan arahan dan batasan dalam membuat brosur oleh pembimbing. Dalam kegitan kali ini penulis sangat antusias dalam pembuatan tugas brosur ini, karena penulis sangat menyukai akan hal-hal yang berhubungan dengan desain. Maka dari itu penulis tidak menyia-nyiakan tugas ini. Kemudian pada hari ini penulis tidak seperti biasanya melakukan kegiatan sampai habis jam PKL habis, karena penulis diizinkan untuk pulang.
9. Perpisahan Dengan Staf Humas PT Pos Indonesia
2.3 Analisi Kegiatan PKL
Penulis menganalisis bahwasannya selama penulis melaksanakan PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung penulis terlibat dalam komunikasi antar personal dan komunikasi massa. Komunikasi antar personal terjadi ketika penulis berbincang dengan pembimbing PKL, para konsumen yang dalam setiap harinya adalah orang yang berbeda. Komunikasi organisasi terjadi ketika penulis melakukan sharing dan diskusi mengenai komuniksai pada saat penulis melakukan kegiatan Greeting.
paparkan pada point sebelumnya maka Kantor Pos Bandung tidak seluruhnya mempraktekan kiat-kiat kehumasan yang baik, namun penulis telah banyak mendapatkan berbagai pengalaman bahwa meski humas yang dijalanai oleh Kator Pos Bandung tidak state of being, akan tetapi mereka menerapkan kaidah-kaidah keilmuan baik itu komunikasi dan kehumasan dengan efektif dan efisien. Ini seolah tidak ada halangan bagi penulis dan pembimbing PKL untuk mempraktekan semua ilmu kehumasan dalam tiap kegiatan PKL yang penulis laksanakan.
Selama PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung penulis diajarkan untuk membuat proposal, brosur, press release, kemudian belajar menghadapi konsumen dengan berbagai karakternya, kemudia belajar cara menghadapi media bagaimana menghadapi seorang wartawan dan menyampaikan informasi dengan penggunaan komunikasi yang baik, diajarkan untuk berdiskusi sesuai dengan komunikasi organisasi.
memilah dan memilih komunikasi yang dilakukan kepada orang yang berbeda-beda karakternya.
Bagi penulis tugas membuat proposal sangatlah penting dan berguna. Dalam dunia kerja nanti penulis mungkin akan rajin membuat proposal setiap harinya. Maka dari itu struktur proposal yang baik dan benar harus dilatih dari sekarang karena dalam dunia kerja mungkin sudah tidak ada waktu lagi untuk belajar membuat proposal. Dan dalam kegiatan PKL ini penulis mendapatkan ilmu dan pengalaman penting dalam pembuatan proposal.
Penulis lalu diajarkan bagaimana cara berdiskusi yang sopan baik dalam komunikasi antar personal maupun dalam komunikasi organisasi. Diskusi sangat diperlukan dalam dunia kerja yang nyata karena sangat mustahil seseorang bekerja sendiri tanpa membutuhkan orang lain. Dalam hal ini diskusi sangat diperlukan agar komunikasi berjalan efektif. Penulis diajarkan bagaimana caranya menyanggah, memberikan solusi dan mengeluarkan pendapat baik kepada rekan kerja ataupun pada konsumen. selain itu komunikasi antar personal sangat diperlukan ketika penulis masuk ke dunia kerja yang nyata kelak. karena pada dasarnya sifat dan karakter manusia itu berbeda, sekalipun mereka itu kembar siam tapi kepribadian tiap individunya pastilah berbeda, oleh karena itu komunikasi antar personal sangatlah penting.
tanggung jawab kita yang patut untuk di pertanggung jawabkan nantinya oleh kita. Tentunya teguran, cacian dan bantahan yang penulis dapatkan selama penulis melakukan kegiatan PKL di PT. Pos Indonesia wilayah Bandung ini sangatlah membangun untuk mental penulis dan khususnya pengtahuan dan kemampuan penulis semakin terasah.
2.4 Deskripsi Tentang Humas 2.4.1 Pengertian Humas
Public relations terdiri dari kata public dan relations.
Public disini memilki arti sekelompok orang yang menaruh perhatian pada suatu hal yang sama. Sesuatu tersebut dapat berupa minat dan kepentingan. Public ini bisa berarti kelompok kecil atau juga bisa kelompok besar. Sedangkan kata relations
sendiri merupakan inti dari public relations. Relations disini berarti adanya hubungan yang timbal balik atau two way communication.
Humas menurut Fraser P.Seitel, Senior Vice President dan Director of Public AffairsThe Chse Manhattan Bank adalah :
Public Relations merupakan fungsi manajemen yang membantu menciptakan dan saling memelihara alur kounikasi, pengertian, dukungan serta kerjasama suatu organisasi/ perusahaan dengan publiknya dan ikut terlibat dalam menangani masalah-masalah atau isu-isu manajemen. PR membantu manajemen dalam penyampaian informasi dan tanggap terhadap opini public. PR secara efektif membantu manajemen memantau berbagai perubahan “. (Elvinaro & Soemirat, 2003:13).
Dari definisi di atas dijelaskan bahwa pada dasarnya Public Relationsatau Humas menekankan pada “ fungsi manajemen “ .
dapat membantu menciptakan dan memelihara alur komunikasi, pengertian, dukungan serta kerjasama dengan publiknya.
Definisi tentang Humas dikemukakan oleh W.Emerson Reck, Direktur PR Universitas Colgate bahwa :
Publik relations adalah lanjutan dari proses pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan bagi kepentingan terbaik dari suatu individu atau kelompok agar individu atau kelompok agar individu atau lembaga tersebut memperoleh kepercayaan dan goodwill.(kemauan baik) dari public, kedua, pembuatan kebijaksanaan, pelayanan dan tindakan untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang menyeluruh. (Elvinaro & Soemirat, 2003:12)
Menurut J.C Scidel, Directur PR, Division of Housing, State New York, mengemukakan bahwa :
Public relations adalah proses yang kontinyu dari usaha-usaha manajemen untuk memperoleh goodwill (kemauan baik) dan pengertian dari pelanggan , pegawai dan public yang luas, kedalam mengadakan analisis dan perbaikan diri asendiri, sedangkan keluar memberikan pernyataan –pernyataan (Elvirano & Soemirat,2003:12)
2.4.2 Ruang Lingkup Humas
Public Relations memiliki ruang lingkup yang luas dalam menghadapi permasalahan-permasalahan dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan kegiatan organisasi, baik dalam publik internal maupun eksternal. Oleh karena itu Public Relations harus memiliki perencanaan terlebih dahulu, kemudian adanya program yang terstruktur.
Public Relations atau Humas memiliki bidang-bidang cakupan atau ruang lingkup sebagai berikut :
1. Hubungan dengan pelanggan (Customer Relations). 2. Hubungan dengan Masyarakat atau Penduduk
(Community Relations).
3. Hubungan dengan Pers atau Media Massa (Press Relations).
4. Hubungan dengan Instansi-instansi Pemerintah (Government Relations).
5. Hubungan dengan Karyawan atau Pegawai (Employee Relations).
6. Hubungan dengan berbagai pihak terkait (Stakeholder
Relations).
1. Hubungan dengan Pelanggan (Customer Relations) Hal ini mencakup kegiatan – kegiatan seperti memberi informasi kepada pelanggan atau nasabah, menjelaskan prosedur, tata cara, waktu, menyampaikan pesan-pesan, laporan berkala (melalui brosur, jurnal, surat dan sebagainya), menyelenggarakan acara bersama pelanggan dan menciptakan suasana kenyamanan atau kemudahan bagi urusan para pelanggan dan melayani pelanggan atau tamu.
2. Hubungan dengan Masyarakat atau Penduduk (Community Relations)
Hal ini mencakup kegiatan membina hubungan baik dengan penduduk/masyarakat yang sekurang-kurangnya meliputi penduduk di sekitar lokasi pabrik atau perusahaan atau toko atau di sekitar kantor ogrganisasi atau lembaga yang bersangkutan.
3. Hubungan dengan Pers atau Media Massa (Press Relations)
Hal ini mencakup kegiatan membuat clippings
jumpa pers (press conference) atau menyususn dan mengedarkan keterangan pers (press release), membina hubungan komunikasi dua arah dengan wartawan dan redaksi media massa (Surat kabar, TV, Radio, Majalah, Tabloid, dan lain-lain).
4. Hubungan dengan Instansi – instansi Pemerintah (Government Relations)
Hal ini mencakup kegiatan pembinaan dan penyelenggaraan hubungan komunikasi dua arah dengan instansi-instansi pemerintah (pemerintah daerah atau provinsi atau kabupaten atau kota, pihak kepolisian, dinas tenaga kerja, dinas perindustrian, dinas pariwisata, dan lembaga lainnya), upaya-upaya perolehan informasi aktual dari berbagai instansi pemerintah dan sebaliknya menyampaikan informasi kepada instansi terkait.
5. Hubungan dengan Karyawan atau Pegawai (Employee Relations)
menyampaikan kebijakan organisasi atau perusahaan kepada karyawan dan sebaliknya menampung serta memantau aspirasi karyawan untuk disampaikan kepada pimpinan. Dengan demikian, diharapkan tercipta suasana harmonis atau selaras dalam kegiatan organisasi atau perusahaan.
6. Hubungan dengan berbagai pihak terkait (Stakeholder Relations)
Hal ini mencakup kegiatan yang menunjang atau terus-menerus berhubungan dengan kegiatan organisasi atau perusahaan atau lembaga (seperti agen-agen, supplier, distributor) dan juga mencakup hubungan dengan para pemegang saham (Shareholder Relations). (Rudy, 2005 : 85-88).
2.4.3 Fungsi Humas
Fungsi Public Relations dalam bukunya “Hubungan Masyarakat Suatu Komunikologis” yaitu:
1. Menunjang aktivitas utama manajeman dalam mencapai tujuan organisasi.
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
4. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.
5. Operasionalisasi dan organisasi Public Relations adalah bagaimana membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya, untuk mencegah terjadinya rintangan psikologis, baik yang ditimbulkan dari pihak organisasi maupun dari pihak publiknya.
2.4.5 Tujuan Humas
Menurut Soemirat dan Ardianto dalam bukunya Dasar-Dasar Public Relation, tujuan PR atau Humas adalah :
“Tujuan PR untuk mengembangkan pengertian dan kemauan baik (goodwill) publiknya serta untuk memperoleh opini publik yang menguntungkan atau untuk menciptakan kerjasama berdasarkan hubungan yang harmonis dengan publik” (Soemirat dan ardianto,II00II:89).
Tujuan yang ingin dicapai dalam pekerjaan kehumasan tergolong dua golongan besar yaitu:
1. Memberikan informasi sebanyak dan sejelas mungkin
mengenai institusi.
Menciptakan kesadaran personil mengenai peran institusi dalam masyarakat.
2. Menyediakan sarana untuk memperoleh umpan balik dari anggotanya.
B. Komunikasi Eksternal (masyarakat)
1. Informasi yang benar dan wajar mengenai institusi. 2. Kesadaran mengenai peran institusi dalam tata kehidupan
umumnya dan pendidikan khususnya. 3. Motivasi untuk menyampaikan umpan balik.
Maksud dan tujuan yang terpenting dari PR adalah mencapai saling pengertian sebagai obyektif utama. Pujian citra yang baik dan opini yang mendukung bukan kita yang menentukan tetapi feed back yang kita harapkan.
2.4.5 Peranan Public Relations
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan mengenai peran utama Public Relations pada intinya yaitu :
2. Membina relationship,yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
3. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan. 4. Membentuk corporate image, artinya peranan Public
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Merujuk pada kegiatan yang telah penulis lakukan selama menjalankan praktek kerja lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia Wilayah Bandung, maka penulis mencoba menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut:
1. PT POS Indonesia merupakan sebuah Persero yang bergerak dalam bidang mail, logistik dan jasa keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif. Walaupun belum memiliki divisi khusus kehumasan, namun humas pada instansi ini menjalankan fungsi dan tugas kehumasan dengan baik.
2. PT POS Indonesia (Kantor Pos Bandung) belum memilki Divisi Humas yang State Of Being, namun PT POS Indonesia (Kantor Pos Bandung) dalam kegiatannya sudah melakukan kegiatan kehumasan
Bahwasanya seorang humas merupakan profesi yang butuh banyak keahlian.
3.2 Saran-Saran
3.2.1 Saran Untuk PT. Pos Indonesia Wilayah
Dengan berbagai kegiatan kehumasan yang beragam dari PT. Pos Indonesia wilayah Bandung, penulis ingin menyampaikan saran bahwa:
1. Akan sangat baik apabila PT. Pos Indonesia wilayah Bandung memliki divisi Humas sendiri yang state of being 2. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung lebih
meningkatkan hubungan yang baik dengan para karyawan dengan mengadakan Coffee atau Tea Morning.
3. Adanya koneksi Internet di setiap ruang kerja yang belum optimal yang mengakibatkan pola kerja yang belum mencapai maksimal karena keterbatasan sarana internet. 3.2.2 Saran Mahasiswa PKL
1. Sebaiknya mahasiswa harus dapat lebih aktif dalam pelaksanaan PKL Bandung
3. Bagi mahasiswa yang melaksanakan PKL, jadilah mahasiswa yang kreatif dan inovatif, mempunyai inisiatif juga berpiawai dibidang yang dikonsentrasikannya
4. Mahasiswa PKL harus teliti dan tanggung jawab pada tugas yang diberikan dan harus dapat bersosialisasi baik 5. Janganlah lupa untuk berkunjung kembali ke instansi atau
perusahaan dimana kita melaksankan Praktek Kerja Lapangan untuk lebih mempererat tali silaturahmi
6. Jadikan setiap tugas adalah teman karena dari situlah tugas yang diberikan akan jadi ringan walaupun tugas itu sangat berat sekali.
BANDUNG
Diajukan Sebagai Bukti Telah Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) Oleh :
Markus NIM : 41807021
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
LEMBAR PENGESAHAN...i
KATA PENGANTAR...ii
DAFTAR ISI...iii
DAFTAR GAMBAR...iv
DAFTAR TABEL...v
DAFTAR LAMPIRAN...vI BAB I Pendahuluan...1
1.1 Sejarah Perusahaan...1
1.1.1 Logo dan Arti Logo PT Pos Indonesia...3
1.1.2 Visi dan Misi PT Pos Indonesia...6
1.1.3 Misi...6
1.1.4 Tujuan...7
1.2 Sejarah Humas PT Pos Indonesia wilayah Bandung...7
1.3 Sruktur PT Pos Indonesia...9
1.4 Struktur Divisi PT Pos Indonesia kantor pos Bandung...11
1.5 Job Description...12
1.5.1 Struktur Organisasi Humas PT Pos Indonesia………...22
1.6 Sarana dan Prasarana...24
ii
2.2 Analisis Deskripsi kegiatan PKL……….30
2.2.1 Analisis Deskripsi Kegiatan Rutin...30
2.2.2 Analisis Deskripsi Kegiatan Insidentil...31
2.3 Analisis Kegiatan PKL...33
2.4 Deskripsi Tentang Humas...39
2.4.1 Pengertian Humas...39
2.4.2 Ruang Lingkup Humas...41
2.4.3 Fungsi Humas...44
2.4.4 Tujuan Humas...45
2.4.5 Peranan Public Relations...46
BAB III Penutup...48
3.1 Kesimpulan...48
3.2 Saran...49
3.2.1 Saran Untuk PT Pos Indonesia wilayah Bandung…………...49
3.2.2 Saran Mahasiswa PKL………...49
DAFTAR PUSTAKA...50
LAMPIRAN-LAMPIRAN...51
iii
iv
v
Lampiran 2. Surat Balasan PKL...52
Lampiran 3. Absen PKL...53
Lampiran 4. Berita Acara Bimbingan PKL...54
Rineka Cipta Sumber Lain :
Arsip PT Pos Indonesia
Arsip penulis selama melakukan PKL
Telepon : 085721811113
Email : rifalsandra@yahoo.co.id
Status Marital : Lajang Kewarganegaraan : Indonesia
Agama : Kristen
RIWAYAT PENDIDIKAN
Sekolah Tempat Tahun
Kantor Humas PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung
Sumber : Dokumentasi arsip PKL, 2010
Tempat Tunggu Antrian Dan Tempat Pelayanan
ii
Segala puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas segala nikmat yang telah di berikan kepada kita sehingga saat ini kita masih di berikan kesehatan, semoga apa yang kita lakukan mendapat ridhonya amien.
Laporan Kerja Praktek (PKL) ini merupakan sebuah karya tulis ilmiah yang di lakukan di PT. POS INDONESIA WILAYAH BANDUNG. Penulis buat semat-mata bukan hanya untuk melengkapi perkuliahan atau sesemat-mata-semat-mata hanya untuk mendapatkan program sarjana ilmu komunikasi, tetapi penulis memiliki pemikiran bahwa dengan penyusunan karya tulis ini penulis banyak memperoleh ilmu pengetahuan yang banyak bermanfaat bagi penulis, yang tentunya melalui berbagai proses yang di lakukan baik secara konseptual maupun secara teknis sesuai dengan pokok pembahasan kajian dalam penyusunan karya tulis ini.
Pada kesempatan kali ini penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada :
Tuhan Yang Maha Esa atas segala kebesarannya hamba masih di berikan ke nikmatan, keimanan untuk beribadah kepadanya.
ananda sayang pada ayah dan ibu semoga segala yang di lakukan untuk ananda menjadi amal ibadah dan ridho Tuhan Yang Maha Esa. Dan juga penulis mengucapkan terima kasih kepada Yth :
1. Prof. Dr. Samugyo Ibnu Direjo, Drs., MA, sebagai Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia yang sangat berjasa bagi penulis.
2. Bapak Prof. Dr. J.M Papasi selaku mantan dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas computer Indonesia, yang telah mengeluarkan Surat Permohonan PKL.
3. Kepada Drs. Manap Solihat M.Si selaku dosen pembimbing atas segala bimbingannya dalam pelaksanaan maupun penyusunan laporan ini.
4. Kepada Ibu Melly Maulin S.Sos, M.Si Selaku sekertaris Program Studi saya dan wali dosen saya ucapkan terima kasih.
5. Rismawaty, S.Sos., M.Si., Selaku Dosen pembimbing yang telah memberi motivasi dan semua nasihat serta dukungannya terhadap penulis.
6. Kepada Bpk Suyud S selaku pembimbing dari PT. Pos Indonesia Wilayah Bandung atas bimbingan dan informasi yang di berikan selama pelaksanaan maupun penyusunan laporan ini.
7. Kepada para dosen Ilmu Komunikasi terima kasih.
9. Kepada teman-teman seperjuangan para mahasiswa Ilmu Komunikasi angkatan ’07 atas dukungannya dan kerjasamanya terima kasih.
Namun penulis sangat menyadari masih banyak kekurangan atau kelemahan. Dalam laporan ini, oleh karena itu penulis sangat mengharapkan dan menghargai segala bentuk saran dan kritik yang membangun guna memperbaiki dan menyempurnakan laporan ini.
Bandung, Desember 2010
