1
PENDAHULUAN
1.1 Sejarah PT Pos Indonesia (Persero)
Perkembangan PT Pos Indonesia (Persero) erat kaitannya dengan sejarah
bangsa Indonesia yang telah melalui beberapa zaman, yaitu zaman penjajahan Belanda, zaman penjajahan Jepang serta zaman kemerdekaan Indonesia.
Surat-menyurat telah dilakukan manusia sejak zaman dahulu kala, dari
mulai memakai simbol-simbol dan gambar-gambar yang ditulis di daun-daunan sampai surat dengan tulisan-tulisan di atas ketas yang ada sekarang. Komunikasi
tertulis dalam bentuk surat telah berkembang di Indonesia sejak zaman Kerajaan Mulawarman, Sriwijaya, Tarumanegara, Mataram, Purnawarman dan majapahit. Komunikasi tidah hanya terbatas dalam hubungan dalam negeri saja, melainkan
meluas hingga ke Negara tetangga seperti Siam, Birma dan lain-lain. Walaupun komunikasi secara tertulis telah diselenggarakan dengan cukup baik, namun
badan khusus yang menangani perantara untuk saling menukar berita masik nampak.
Kedatangan bangsa Belanda di bumi Nusantara merupakan awal
terbentuknya surat-menyurat antar Indonesia dengan Belanda. Hal ini ditandai dengan kedatangan 4 buah kapal Belanda di bawah pimpinan Cornelis de
Pada tanggal 26 Agustus 1764, Gubernur Jendral G. W. Van Inhoff mendirikan kantor pos pertama di Batavia (Jakarta) yang bertugas
menyelenggarakan pengiriman surat-surat, dokumen-dokumen, wesel pos dan berbagai kegiatan di bidang lainnya. Pentingnya pos pada masa itu dapat dilihat pada pemberian nama jalan yaitu.
“Jalan Pos Raya” untuk jalan pertama yang di bangun VOC dari Anyer sampai Panarukan oleh Gubernur Jenderal Deandels. Peranan kantor pos
semakin penting dan berkembang setelah penemuan teknologi telegram oleh Morse pada tahun 1843, maka didirikan dinas telegrap yang menyelenggarakan perhubungan berita jarak jauh dengan cepat.
Pada tahun 1875, Dinas Pos bergabung dengan Dinas Telegrap dan pada tahun 1878 dibentuk suatu badan yaitu Jawatan Pos dan Telegrap yang kemudian diterima menjadi anggota UPU (University Postal Union-Uni Pos).
Pada tahun 1906 didirikanlah Post Telegrapf end Telefoon Dienst oleh Pemerintah Belanda dengan Staatsblad No. 395 tahun 1906 yang kemudian
dikenal dengan sebutan PTT. Awal mulanya PTT merupakan badan usaha berlandaskan ICW (Indische Comtabilitest Wet) akan tetapi pada tanggal 1 Januari 1932 PTT memiliki landasan baru yaitu IBW (Indische Bardijft Weft).
Perang dunia ke II meletus, peperangan terjadi dimana-mana termasuk di Asia. Pada tanggal 8 Maret 1942, Pemerintah Belanda di Indonesia menyerah
pemerinta militer Jepang, sehingga pada masa itu terdapat Jawatan PTT
Sumatera, Jawatan PTT Jawa dan Jawatan PTT Sulawesi.
Setelah Jepang menyerah dan Indonesia merdeka pada tanggal 17
Agustus 1945, maka dengan disponsori mereka merebut kantor pos pusat Post Telegraf Telefoon (PTT) di Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur sekelompok pemuda
anggota AMPTT sehingga pada tanggal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesiadan diperingati setiap tahunnya sebagai bakti
PTT, yang kemudian menjadi hari bakti pariwisata, pos dan telekomunikasi (PARPOSTEL).
Pada tangga 27 Desember 1949, jawatan PPT mulai memusatkan
perhatiannya pada pembangunan yang meliputi bidang kepegawaian, keuangan dan perbaikan perlengkapan bangunan yang rusak dan pembangunan gedung yang baru. Pada tahun 1960 pemerintah mengadakan reorganisasi alat-alat
produksi dan distribusi yang ditujukan kearah pelaksana pasal 33 UUD 1945. Untuk itu dikeluarkan PP No. 204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960. Berdasarkan
UU tersebut semua perusahaan yang modal keseluruhannya merupakan kekayaan Negara, baik yang terjadi karena pemisahan dari kekayaan Negara maupun karena nasionalisasi, menjadi Perusahaan Negara. Dengan PP No.
204/1961 Jo UU No. 19/Prp/1960, didirikan Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Pemilihan nama Postel dianggap lebih tepat karena
Usia PN Postel tidak bertahan lama. Hal ini dikarenakan organisasi yang
ada dirasakan tidak mampu lagi menampung usaha-usaha yang berkembang dengan pesat. Sejalan dengan itu, untuk memungkinkan cepatnya laju
pertumbuhan perusahaaan dalam memenuhi kebutuhan hajat hidup masyarakat, pemerintah memandang perlu meninjau kembali status organisasi PN Postel. Oleh karena itu, dikeluarkanlah Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan
Peraturan Pemerintah No. 30 tahun 1965, dimana pemerintah memecah PN Postel menjadi dua perusahaan yaitu PN Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi.
Selanjutnya melalui Undang-Undang No. 9 tahun 1969, status Badan
pemerintah telah menetapkan tata cara pengawasan dan pembinaan Perjan, Perum dan Persero. Untuk menyesuaikan dengan ketentuan baru ini, Peraturan
Pemerintah No. 9 tahun 1978 yang mengatur tentang Perusahaan Umum Pos dan Giro telah diganti dengan Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984.
Setelah sebelas tahun menjadi Perum, Pos dan Giro merasa telah
memenuhi syarat untuk dialihkan bentuknya menjadi Perusahaan Perseroan (Persero). Untuk itu dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas usaha
dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah membangun, mengembangkan dan
mengusahakan pelayanan pos dan giro dalam arti seluas-luasnya guna mempertinggi kelancaran hubungan-hubungan masyarakat untuk menunjang
pembangunan nasional. Oleh karena itu, Peraturan Pemerintah No. 24 tahun 1984 secara otomatis tidak berlaku lagi, karena PT Pos Indonesia (Persero) harus tunduk kepada akta pendirian yang telah disahkan oleh Menteri
Kehakiman Indonesia dengan No.C2-8128 HT 01.01 tahun 1995 pada tanggal 29 Juni 1995 dan diumumkan dalam tambahan berita RI tanggal 22 Agustus
1995 No. 47 dan akta ini telah didaftarkan kepada kantor Pengadilan Negeri Bandung hari kamis tanggal 13 Juli 1995 dengan NO.861.
Seiring dengan tibanya Jepang yang mengambil alih kekuasaan Belanda
di Indonesia, jawatan PTT Sumatera, jawatan PTT Jawa dan jawatan PTT Sulawesi. Jawatan PTT Republik Indonesia berdiri secara resmi pada tangggal 27 September 1945 setelah dilakukan pengambilan alihan kantor pos PTT di
Bandung oleh angkatan muda PTT (AMPTT) dari pemerintah militer Jepang. Dalam peristiwa ini, gugur sekelompok pemuda anggota AMPTT sehingga pada
tanggal tersebut menjadi tonggak awal berdirinya PTT Republik Indonesiadan diperingati setiap tahunnya sebagai bakti PTT, yang kemudian menjadi hari
Tabel 1-1 Kronologis Bentuk Perusahaan
Tahun Uraian
26 - 8- 1746 Kantorpos pertama di Indonesia adalah di Batavia didirikan oleh Gubernur Jendral GW Baron
1906 Posts Telegraafend Telefoon Diensts
27-9 - 1945 Jawatan PTT Republik Indonesia ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh Angkatan Muda PTT dari pemerintahan Militer Jepang. Tanggal tersebut diperingati sebagai Hari Bakti Postel
1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.240 Tahun 1961 status Jawatan PTT berubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi
1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua menjadi : PN Pos dan Giro berdasarkan Peraturan Pemerintah No 29 Tahun 1965 dan PN Telekomunikasi berdasarkan Peraturan Pemerintah No 30 Tahun 1965
1978 Berdasarkan Peraturan Pemerintah No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro.
20 - 6-1995 Dasar Hukum :
Undang-undangNomor 1 Tahun 1995 tentang Perusahaan Perseroan;
Peraturan Pemerintah RI Nomor 5 Tahun 1995 tentang Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi Perusahaan (Persero) (Lembaran Negara RI Tahun 1995 Nomor 11);
1.1.1 Visi dan Misi PT. Pos Indonesia (Persero)
PT. Pos Indonesia (Persero) memiliki visi berdasarkan periode dalam
kurun waktu tertentu. Visi dari PT. Pos Indonesia (Persero), yaitu :
2009-2010 : Integrated mail, logistic & financial services infrastructure.
2011-2013 : Indonesia’s leader in the mail logistics & financial services.
2014-2018 : ASEAN Champion Of Postal Industries.
Pos Indonesia menyediakan solusi handal dalam mail, logistik dan jasa
keuangan dengan menggunakan jejaring bisnis dan infrastruktur terluas dan terpadu serta mengembangkan hubungan kolaboratif.
1.1.2 Visi PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
Dalam menjalankan kinerja sesuai dengan tugas dan fungsi PT Pos
Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, maka PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat memiliki visi tersendiri. Visi tersebut yaitu :
1. Divre dengan kinerja terbaik.
2. Divre dengan kontribusi laba terbesar kedua bagi korporat.
Sedangkan untuk misi, PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
1.1.3 Arti Logo dan Warna Logo
Gambar 1.1
Sumber : Dokumen Pribadi Andri Santosa.
1. Arti Logo PT. Pos Indonesia a. Burung Dara
Melambangkan bahwa pos adalah pengantar pesan. b. Bola Dunia : Melambangkan
ke seluruh dunia.
2. Arti Warna Logo PT. Pos Indonesia (Persero) Warna oranye melambangkan
negeri, bahkan dalam jelas, dan mudah di kenali.
Arti Logo dan Warna Logo PT. Pos Indonesia (Persero)
Gambar 1.1 Logo PT. Pos Indonesia (Persero)
Sumber : Dokumen Pribadi Andri Santosa.
Arti Logo PT. Pos Indonesia (Persero)
: Burung dara adalah pengantar surat pada
Melambangkan bahwa pos adalah pengantar pesan.
: Melambangkan bahwa PT Pos Indonesia melayani
ke seluruh dunia.
i Warna Logo PT. Pos Indonesia (Persero)
e melambangkan bahwa kantor pos melayani hingga
bahkan dalam keadaan gelap. Sehingga warna oranye jelas, dan mudah di kenali.
surat pada zaman kuda.
ndonesia melayani hingga
melayani hingga ke pelosok
1.1.4 Motto dan Kredo PT Pos Indonesia (Persero)
1. Motto PT Pos Indonesia (Persero)
Sesuai dengan keinginan untuk memberikan pelaporan secara professional yang mana menjadi motto PT Pos Indonesia (Persero) adalah sebagai berikut :
1. Tepat waktu 2. Tepat Sasaran
3. Terpercaya
2. Kredo PT Pos Indonesia (Persero)
Kredo merupakan pernyataan kepercayaan (keyakinan). Dalam
perusahaan, kredo memiliki peran yang sangat penting didalam memberikan keyakinan kepada seluruh karyawannya agar dapat
menjalankan keyakinan dari perusahaan agar perusahaan memiliki keyakinan tersendiri yang dianutnya sehingga memiliki citra tersendiri di publik internalmaupun eksternal.
Keinginan PT Pos Indonesia (Persero) selalu memperhatikan konsumen, maka dari itu PT Pos Indonesia (Persero) memiliki kredo yang mudah diingat oleh seluruh masyarakat yaitu dengan menerapkan satu
1.2 Sejarah Humas PT Pos Indonesia (Persero) Kadivre V Bandung
Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah bagian yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal maupun massa eksternal. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat ini
dibawahi langsung oleh SEKWIL (Sekeretaris Wilayah) PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa
Barat ini bekerja sendiri untuk mengurusi dalam menjalani hubungan internal maupun eksternal. Dimana Hubungan Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan penerbitan media internal, sedangkan
Hubungan Eksternal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa, tata usaha, dan pameran. Dengan kata
lain humas di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat bentuknya belum melembaga (unstate of being) karena humasnya belum berbentuk divisi dan belum terbaginya manager dan staf di dalam humasnya dan pekerjaannya
dilakukan secara sendiri.
Dalam uraian pekerjaan dari Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V
Jawa Barat adalah menganalisis dan mengidentifikasi permasalahan yang menyangkut opini publik. Sedangkan ringkasan dari perkerjaan Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah memantau segala bentuk
perkembangan aspirasi publik, serta merumuskan strategi dan langkah-langkah penanganannya untuk menghindari terbentuknya opini publik yang
1.3 Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat mempunyai struktur perusahaan yang terdiri dari beberapa bagian yang secara khusus tersusun dari deputi. Perusahaan sehari-hari dipegang oleh suatu mamajemen organisasi
pemberi wewenang dan bertanggung jawab bergerak vertikal ke bawah dengan pendelegasian yang tegas serta setiap bagian-bagian utama langsung berada
dibawah seorang pemimpin melalui jenjang hirarki yang ada.
Struktur organisasi perusahaan memiliki peran yang penting untuk menjelaskan fungsi, tugas, tanggungjawab, dan wewenang perusahaan untuk
mencapai mekanisme yang efektif dan efisien. Adapun struktur dari PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat dapat dilihat pada gambar 1.2 berikut
Gambar 1.2
STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
PT. POS INDONESIA (PERSERO) KADIVRE V JAWA BARAT
1.4 Job Description
1. Kepala Wilayah Pos
Kawilpos mempunyai fungsi menetapkan arah kebijakan pengelolaan penjualan dan pelayanan pelanggan ritel,dengan mengacu pada kebijakan
bisnis dari product owner dan sebagai pelaksana operasi di tingkat wilayah berdasarkan kebijakan yang ditetapkan oleh perusahan.
Tugas dan tanggung jawab kawilpos antara lain :
a. Menetapkan target penjualan ritel di lingkup wilayah bisnis nya mengacu pada kebijakan bisnis kantor pusat.
b. Menetapkan target efisiensi dan efektifitas operasi di lingkungan wilayah operasinya mengacu pada kebijakan operasi kantor pusat.
c. Menetapkan target pmanfaatan dan optimalisasi asset. d. Menetapkan kebijakan alokasi sumber daya.
e. Bertanggung jawab atas pencapaian target profit di lingkup kerja wilpos.
f. Bertanggung jawabatas pencapaian target efisiensi dan efektifitas di lingkup kerja wilpos.
g. Mengevaluasi kinerja penjualan ritel. h. Mengevaluasi kinerja operasi.
i. Mengevaluai kinerja administrai keuanagan, SDM, dan teksar.
j. Melakukan koordinasi dengan ka. SBU dan ka. RO pelayan pelanggan korporat.
l. Deputi Operasi
Deputi operasi mempunyai fungsi :
a. Mengorganisir dan mengendalikan penjualan produk keuanagan, ritel, filateli dan regular.
b. Mengorganisir dan mengendalikan proses promosi.
c. Mengorganisir dan mengendalikan operasi jaringan sekunder.
Untuk menyelenggarakan fungsimya deputi operasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas pencapaian target kinerja penjualan dan laba
wilayah untuk layanan pelanggan ritel
b. Menetapkan target penjualan berproduk layanan.
c. Bertanggung jawab atas pencapaian target efektifitas dan efisiensi operasi.
d. Mengorganisasikan dan menegndalikan proses pengelolaan kantor pos.
e. Melakukan evaluasi kinerja operasi.
3. Deputi Umum
Deputi umum mempunyai fungsi mengorganisir dan mengendalikan proses pengelolaan dan administrasi keuangan, sumber daya manusia, dan teknologi
dan sarana.
Untuk menyelenggarakan fungsinya deputi umum mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :
b. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses penilaian kinerja pegawai.
c. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses hubungan industrial. d. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses pengembangan SDM.
e. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses pelatihan pegawai.
4. Unsur Pembantu
Unsur pembantu pimpinan terdiri dari ; a. Bagian jaringan.
b. Bagian promosi.
c. Bagian produk regular, keuangan , ritel dan filateli. d. Bagian keuangan.
e. Bagian sumber daya manusia. f. Bagian teknologi dan sarana.
5. Unsur Pelaksana
Unsur pelaksana terdiri dari organisasi tingkat unit pelaksana teknis
(UPT) terdiri dari kantor pos , mail processing center(Sentra Pengolahan dan Sentra antaran) dan hares service center (SSC) yang mempunyai tugas
memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Adapun uraian tugas dari masing masing bagian yaitu :
A. Bagian Jaringan
operasinya bagian manajemen mempunyai fungsi mengorganisir dan
mengendalikan koordinasi dan integrasi proses, antaran dan transfortasi sekunder, serta mutu operasi.
Untuk menyelenggarakan fungsinya manajemen jaringan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :
1. Menyusun dan menetapkan pola operasi proses, antaran dan
transportasi sekunder sesuai requirement pusat manajemen jaringan. 2. Mengorganisir dan melaksanakan koordinasi implementasi system
manajemen mutu.
3. Mengorganisir dan melaksanakan koordinasi implementasi system kode pos Indonesia (SKPI).
4. Menetpkan kerja sama dengan pihakl luar perusahan dala kontek penyediaan armada transportasi sekunder.
5. Mengorganisasikan dan mengendalikan proses konsolidasi muatan
dalam rangka optimalisasi alat angkutan.
6. Mengendalikan efektifitas implementasi system manajemen mutu.
B. Bagian Promosi
Bagian promosi dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab
kepada deputi operasi untuk selanjutnya disebut manajer promosi. Dalam operasinya bagian promosi mempunyai fungsi mengorganisir dan
1. Menemtukan target audiens.
2. Menentuka strategi bauran promosi. 3. Menetukan media promosi.
4. Menentukan materi promosi. 5. Mengevaluasi efektifitas promosi. 6. Menyusun rencana anggaran promosi.
C. Bagian Produk Keuangan Ritel dan Filateli
Bagian produk keuangan, ritel dan filateli di pimpin oleh seorang manajer yang bertanggungjawab kepada deputi operasi untuk selanjutnya disebut manajer keuangan, ritel dan filateli. Dalam
operasinya berfungsi untuk mengorganisir dan melaksanakan koordinasi dan integrasi penjualanproduk keuangan, ritel filateli dengan fungsi terkait.
Untuk menyelanggrakan fungsinay manajer keuangan , ritel dan filateli mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut :
1. Bertangungjawab atas pelaksanaan koordinasi dan integrasi penjualan produk keuangan ritel, filateli dengan fungsi terkait. 2. Bertanggungjawab atas pencapaian target kinerja pencapaan ritel
wilayh untuk produk keuangan ritel dan filateli.
3. Menetapkan revenue mix dari setiap produk keuangan ritel dan
filateli.
5. Melakukan monitor kinerja keuangan produk keuangan ritel dan
filateli dengan fungsi terkait.
6. Mengorganisasikan tindakan kolektif dan preventif terhadap kulitas
layanan keuangan ritel dan filateli.
D. Bagian Keuangan
Manajer keuangan mempunyai fungsi pengelolaan aktivitas penyusunan angaran, pengawasan pelaksanaan kebijakan akuntansi dan keuangan,
verifikasi terhadap kebenaran laporan triwulan dan pemuktahiran data PSO, pengorganisasian kativitas PKBLD serta proses penyusunan laporan dalam rangka pengendalian kinerja keuanagn wilayah Untuk
menyelenggarakan fungsinya manajer keuangan mempunyai tugas dan tanggungjawab sbagai berikut :
1. Merancang kebijakan dan strategi keuangan untuk mendukung
peningktab daya saing wilayah.
2. Menghitung kebutuhan anggaran setiap program kerja yang
diusulkan UPT dan bagian terkait lainnya untuk penyusunan RRKAP wilayah.
3. Mengendaliakn pola penyusunan anggaran dan laporan keuangan
wilpos yang akuarat dan tepat waktu.
4. Mengalokasikan anggaran ke masing masing UPT dan unit terkait.
5. Menyusun lapoaran realisasi anggaran.
7. Membantu deputi dalam mengkoordiansikan pengelolaan SSC dan
aspek keuangan.
E. Bagian Sumber Daya Manusia
Manajer sumber daya manusia mempunyai fungsi perencanan dan pengenbanagn SDM dan organisasi pengelolan pelayanan SDM Untuk
menyelenggarakan fungsinya manajer sumber daya manusia mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut ;
1. Merencanakan kebutuhan SDM dan organisasi wilpos.
2. Menyusun program pemenuhan kebutuhan SDN sesuai kebijakan korporat melaksanakan program pembinaan karir pegawai.
3. Melaksanakan program pelatihan.
4. Melaksanakan program penilaian kinerja, penghargaan dan penertiban.
5. Menyusun anggaran kerja dana anggaran SDM.
6. Menbantu deputi dalam mengkoordinasikan pengelolaan SSC dan
aspek keuangan.
F. Bagian Teknologi dan Sarana
Man teksar mempunyai fungsi melaksanakan dan membantu pusat untuk menyelenggarkan dan menjamin ketersediaan sistem berbasis teknologi
operasional dan peningkatan daya saing perusahaan. Untuk
menyelenggrakan fungsinya, manajer teknologi dan sarana mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1. Menerjemahkan dan mendefinisikankebutuhan kebutuhan sistem di tingkat wilayah yang harus di dukung oleh teknologi.
2. Mengimplementasikan sistem-sistem korporat yang berbasis
teknologi.
3. Mengkoordinasikan penanganan awal untuk implementasi sistem
kontijensi bilamana terjadi gangguan sistem berbasis teknologi. 4. Membantu pusat di dalam menjaga perfomansi operasional sistem
berbasis teknologi.
G. Sekretaris Wilayah
Sekretaris wilayah mempunyai fungsi pengelolaan kegiatan
ketatausahaan, protokoler, kehumasan, dokumentasi pencatatan akuntansi dan sebagai kasir kantor wilpos, serta advokasi dan litigasi
hukum dan kepentingan perusahaan. Untuk menyelenggrakan fungsinya, sekretaris wilyah mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagi berikut : 1. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan kesekretarisan,
protokoler kehumasan dan advokasi hukum di wilpos. 2. Mendokumentasikan kegiatan wilpos.
3. Membuat laporan keuangan kantor wilpos. 4. Mengelola sumber daya di bagiannya.
1.5 Sarana dan Prasarana Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung
Letak kantor Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat berada di lantai 2 Kantor PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Untuk ruangan, Humas disatukan dengan Hukum beserta stafnya yang berada di
bawah Sekretariat Wilayah dengan nama bagian General Affairs yang dipimpin oleh Manager General Affairs, dimana tugasnya melayani siapa saja yang membutuhkan informasi maupun pengiriman dan penerimaan faximile.
Ada pula sarana dan prasarana yang tersedia di kantor General Affairs PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat,seperti yang ada di dalam tabel di
bawah ini:
Tabel 1.2
Sarana Prasarana PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
NO SARANA JUMLAH
1 Ruang Manager General Affairs 1
Tabel 1.3
Prasarana Bagian Promosi
PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
NO PRASARANA JUMLAH
1 Komputer 4
2 Speaker 1
4 Meja kerja Staff General Affairs 7
5 Telepon 1
6 Faximile 1
7 Printer 1
8 Ac 1
9 Kursi Kerja 10
10 Televisi 1
11 Seperangkat ATK 35
12 Lemari Penyimpanan Dokumen 6
13 Lemari Es 1
15 Dispenser 1
16 White board 2
1.6 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)
1.6.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di PT Pos Indonesia
(Persero) Divre V Jawa Barat yang berada di Jalan Pahlawan No. 87 Bandung 40123. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jaawa Barat terletak
tidak jauh dari Taman Makam Pahlawan Cikutra Bandung.
1.6.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan selama
25 hari, di mulai tanggal 04 Juli 2011 s/d 29 juli 2011 di Marketing Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, setiap haris Senin s/d Jumat
24
PELAKSANAAN PKL
2.1 Aktivitas Kegiatan Selama PKL
Selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, kegiatan rutin yang dilakukan selama pkl adalah mencheck brosur-brosur promosi yang akan di distribusikan ke kantor pos se-Jabar, membuat goodie bag untuk kantor pos, mencatat pengiriman brosur promosi pada buku ekspedisi surat-surat keluar, membuat laporan distribusi dan realisasi biaya, menjadi account executive, menginput data-data member card dari kantor pos kemudian di distribusikan ke kantor pos se-Jabar, mendata daftar pengantar gift ke kantor pos se-Indonesia, mendesign spanduk Gebyar Ramadhan, membuat surat balasan kepada perusahaan-perusahaan yang bekerja sama dengan kantor pos. sedangkan kegiatan yang bersifat insidentil yaitu meliput serah terima PKS (perjanjian serah terima) dengan PT. Pupuk Kujang di Dago bukit golf bersama kadivre beserta staf-staf.
2.1.1 Jadwal kegiatan selama PKL
Tabel 2.1
Pekerjaan Yang Dilaksanakan Setiap Hari
No Hari /Tanggal kegiatan sifat
Rutin Isidentil 1 Senin, 04 juli 2011 Perkenalan kepada divisi-divisi yang
berada di kantor Divre V
2 Selasa,05 juli 2011 Mencheck brosur-brosur di bagian promosi yang akan di distribusikan kepada kantor pos JABAR
Mendata brosur promosi produk yang akan di kirimkan ke kantor pos se-JABAR
3 Rabu,06 juli 2011 Mencatat pengiriman brosur pada buku ekspedisi surat-surat keluar
Mengirimkan brosur-brosur promosi tersebut ke kantor pos yang telah dituju.
Membuat goodie bagsouvenir untuk kantor pos .
4 Kamis,07 juli 2011 Menjadi Account Executifpemasaran kantor pos Divre V Bandung ( belajar menjadi account executif)
5 Jumat,09 juli 2011 Senam Pagi
menawarkan kerja sama ke bank jabar seluruh jawa barat.
Menghadiri dan meliput serah terima PKS (perjanjian kerja sama) dengan Pt.Pupuk Kujang di bukit golfdago .
6 Senin,11 juli 2011 Menjadi account executive untuk menawarkan kerja sama ke bank jabar seluruh jawa barat.
7 Selasa,12 juli 2011 Menginput data-data dari kantor pos Menghitung dan menyusun Member Card
tersebut menjadi beberapa bagian yang nantinya akan di distribusikan ke kantor pos se-Jabar.
8 Rabu,13 juli 2011 Menginput data-data dari kantor pos Menghitung dan menyusun Member Card
tersebut menjadi beberapa bagian yang nantinya akan di distribusikan ke kantor pos se-Jabar.
9 Kamis,14 juli 2011 Membuat laporan realisasi piutang biaya
10 Jumat,15 juli 2011 Senam Pagi.
Membuat laporan realisasi biaya. 11 Senin,18 juli 2011 Mendata daftar pengantar giftkantor pos
se-Indonesia.
12 Selasa,19 juli 2011 Mendata paket CD jingleunuk didistribusikan ke kantor pos se jabar
13 Rabu,20 juli 2011 Mendata paket CD jingleunuk didistribusikan ke kantor pos se jabar
14 Kamis,21 juli 2011 IZIN
15 Jumat,22 juli 2011 Senam pagi
Membuat surat balasan untuk PT.KAI yang telah ditujukan untuk PT. Pos Divre V Bandung
16 Senin,25 juli 2011 Membuat surat balasan di tujukan kepada PT. Pos Divre V Bandung
Membalas email ke kantor pos cabang se-jawa barat.
Me-Rekap data-data biaya kantor pos se-Jabar
Membuat surat penyampaian Aging piutang.
17 Selasa,26 juli 2011 Membuat surat balasan kepada
perusahaan-perusahaan yang bekerja sama dengan kantor pos.
Membuat surat balasan untuk PT.PLN Membuat surat balasan untuk Bank Mega
Jawa Barat
18 Rabu,27 juli 2011 Membuat surat balasan kepada
perusahaan-perusahaan yang bekerja sama dengan kantor pos.
19 Kamis,28 juli 2011 Membuat surat balasan kepada
perusahaan-perusahaan yang bekerja sama dengan kantor pos
20 Jumat,29 juli 2011 Membuat surat balasan kepada
perusahaan-perusahaan yang bekerja sama dengan kantor pos.
Sumber : Arsip Penulis 2011
2.1.2 Deskripsi dan Contoh Kegiatan Rutin Selama PKL
Ada pun kegiatan rutin Marketing Pemasaran atau bagian Promosi PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat antara lain :
a. Mencheck Brosur-brosur promosi
Menurut American Marketing Association1960 :
“Pemasaran adalah pelaksanaan dunia usaha yang mengaarahkan arus barang-barang dan jasa-jasa dari produsen ke konsumen atau pihak pemakai”.
Sedangkan Philip Kotler dalam bukunya Marketing Management Analisis, Planning, and Control :
Mengartikan pemasaran secara lebih luas, yaitu: “Pemasaran adalah Suatu proses sosial, dimana individudan kelompok mendapatkan apa yang mereka butuhkan, dan mereka inginkan dengan menciptakan dan mempertahankan produk dan nilai dengan individu dan kelompok lainnya”.
Kegiatan Mencheck brosur-brosur promosi produk pos ini dilakukan agar tidak ada kesalahan dalam melakukan pengiriman brosur-brosur promosi produk pos tersebut ke kantor pos yang akan dituju se-Jabar. karena brosur ini lah yang nantinya akan dijadikan promosi produk pos oleh PT. Pos Divre V ke berbagai kantor pos se-Jabar.
Penempatan produk mencakup kegiatan merumuskan penempatan produk dalam persaingan dan menetapkan bauran pemasaran yang terperinci. Pada hakekatnya Penempatan produk adalah: Tindakan merancang produk dan bauran pemasaran agar tercipta kesan tertentu diingatan konsumen.
nama baik brosur supaya bergerak dengan baik dalam menjaga nama baik brosur. Supaya dalam memperhitungkan media yang percetakan harus menjaga hubungan baik dengan promosi barang atau jasa yang sudah bahan baku.
Setelah brosur promosi pos di check, kemudian brosur brosur promosi tersebut dipisah atau di bagi ke dalam 18 bagian yang ke 18 bagian tersebut adalah untuk Kantor Pos Bandung, Kantor Pos Cirebon, Kantor Pos Karawang, Kantor Pos Tasikmalaya, Kantor Pos Purwakarta, Kantor Pos Sukabumi, Kantor Pos Cianjur, Kantor Pos Cimahi, Kantor Pos Ujung Berung, Kantor Pos Garut, Kantor Pos Indramayu, Kantor Pos Majalengka, Kantor Pos Kuningan, Kantor Pos Subang, Knator Pos Sumedang, Kantor Pos Ciamis, Kantor Pos Banjar dan yang terakhir Kantor Pos Soreang.
Adapun Brosur-brosur promosi tersebut adalah sebagai berikut :
1. Pos Kilat Khusus atau yang disingkat dengan PKH adalah jasa dari PT. Pos untuk pengiriman paket dan dokumen hingga ke pelosok negeri karena jangkauannya mencapai hingga lebih dari 182 kota/kabupaten di Indonesia.
3. Pos Express atau yang biasa disingkat dengan Posex adalah layanan istimewa dari Pos Indonesia untuk pengiriman surat, dokumen dan barang berharga ke kota tujuan tertentu di Indonesia yang mengedepankan asuransi pengiriman, cepat, tepat, mudah dilacak dengan harga kompetitif secara PASTI.
4. Pos Logistik atau yang biasa disingkat dengan Poslog adalah layanan terpadu berbasis supply chain management untuk menangani proses pergerakan barang dari hulu hingga hilir dengan mengintegrasikan layanan freight fowarding, warehousing dan transporting. Adapun aktivitasnya meliputi aktivitas distribusi barang jadi atau suku cadanf dari pabrikan ke pelanggan, pergudangan sebagai pusat distribusi dan penyimpanan barang dari satu tempat ke pusat distribusi atau pengecer ( point to point ) dan layanan pengurusan dokumen kepabeanan.
5. Admail Pos adalah layanan pengelolaan essential mail, advertising mail, Hybrib mail dan direct mail lainnya yang meliputi: Layanan percetakan digital (production) dan delivery melaluione stop service untuk billing/account statment, rekening koran, invoice tagihan dan solo mail. 6. EMS Internasional adalah layanan premium untuk pengiriman surat,
dokumen, barang ke luar negeri dengan jaminan penyerahan kiriman sampai ke alamat tujuan maksimal 3 hari. Tarof kompetitif berdasarkan tingkat berat dan negara tujuan dalam mata uang US Dollar.
layanan yang lebih lengkap, lebih cepat dan tentunya akan sangat memudahkan transaksi pembayaran para konsumen PT. Pos Indonesia. 8. Western Union atau yang sering disingkat dengan WU adalah layanan
penerimaan dan pengiriman (transfer) uang dari dan ke luar kota melalui Western Union System dan Remitance Pos System di Kantor Pos.
9. Wesel Pos atau yang sering disingkat dengan WP.
b. MenjadiAccount Executive Marketing Pemasaran
Pada umumnya setiap perusahaan selalu ingin mencapai sukses dalam bidang usahanya, dalam arti selalu berusaha agar kelangsungan hidup usahanya tetap berhasil. Keadaan tersebut dapat tercapai atau terjadi apabila perusahaan berhasil memasarkan produk yang dihasilkan dengan baik. Dengan demikian pemasaran perlumendapat perhatian perusahaan dengan tanpa meng-abaikan kegiatan-kegiatan lainnya, seperti kegiatan produksi, keuangan, personalia dan lain sebagainya.
Agar efektifnya penjualan produk barang dan jasa perusahaan di butuhkanlah Account Executive (AE). Account Executive biasanya diperuntukan untuk perusahaan yang menjual jasa, mereka memiliki peranan yang hampir sama seperti marketing namun mereka turun langsung ke lapangan dan melakukan negosiasi, mengatur uang kliennya untuk di tempatkan dimana saja, menyiapkan presentasi untuk menarik klien dan tracking klienjuga tapi berbeda dengan sales, mereka menawarkan jasa.
Tugas Account Executiveadalah bertaggung jawab atas pemeliharaan dan penyelenggaraan hubungan sehari-hari dengan klien. Tugas utama dan terpenting bagi Account Executive adalah mengawasi agar pekerjaan yang harus dilasanakan untuk klien dapat disalurkan dan diselesaikan secara tertib, terarah dan teratur.
Secara umum Tugas Account Executive, adalah :
1. Pemeliharaan hubungan kerjasama sehari-hari dengan klien.
2. Pengumpulan dan penyediaan bahan referensi dan bahan petunjuk pedoman mengenai aspek kreatif, media atau marketing untuk iklan, yang harus diselesaikan oleh agency.
3. Pemikiran, persiapan rencana kreatif, rencana sementara dan memperoleh persetujuan klien untuk rencana-rencana tersebut.
Secara khusus :
1. Membuat contact report mengenai semua hubungan yang diadakan dengan klien.
3. mengawasi segala kegiatan agar segera dilaksanakan pada bagian-bagian yang bertugas.
4. Mengadakan rapat untuk menyiapkan semua bahan yang diperlukan
5. mengumpulkan semua bahan informasi data dan bahan referensi untuk rapat.
6. Bersama dengan petugas lain yang berkepentingan menentukan deadline dan pekerjaan serta mengawasi agar semua pihak yang berkepentingan di beritahukan dan mengerti.
7. Mengadakan pengecekan agar pekerjaan yang dilakukan tepat pada jadwal.
8. Melaporkan segera kepada klien jika ada gangguan/hambatan yang memperlambat penyelesaian pekerjaan.
9. mengawasi agar klien menerima scheduledan perincian biaya yang benar serta memberikan laporan bulanan mengenai kegiatan periklanan.
Kegiatan tersebut dilakukan penulis untuk memberitahukan perihal kerjasama PT.Pos Divre V Bandung dengan pihak Bank Jabar Banten dimana dari pihak Bank Jabar Banten meminta PIC (person In Charge) atau Contack Person bagian pemasaran pada 50 kantor pos padanannya agar bisa berkomunikasi dengan lancar antara pihak Bank Jabar Banten dengan Kantor Pos setempat.
c. Menginput data-data Member Card
menginput data-data member card yang nantinya akan di bagikan ke kantor pos se-Jawa barat. Fungsi dari member carditu sendiri adalah untuk menjalin program relationship marketing atau mengikat konsumen atau pelanggan dari PT Pos Indonesia se-Jawa barat agar mereka lebih gampang dalam melakukan transaksi pada PT Pos Indonesia. Selain itu di member card ini terdapat nomor card yang berbeda-beda satu dan yang lainnya, jadi petugas kantor pos dapat mengakses data ataupun nama konsumen/pelanggan dari nomor card tersebut.
Relationship marketing berkembang dalam dunia bisnis karena para pelaku bisnis menyadari bahwa untuk mengembangkan dan mempertahankan suatu bisnis, tidak hanya dengan mendapatkan pelanggan yang banyak tetapi juga bagaimana caranya mendapatkan pelanggan, memeliharanya, dan mempertahankan pelanggan tersebut, sebagaimana diungkapkan menurut keegan, Duncan, dan moriaty (1995) Relationship marketing adalah pendekatan pemasaran pada pelanggannya yang meningkatkan pertumbuhan jangka panjang perusahaan dan kepuasan maksimum pelanggan.
d. Membuat surat menyurat
Kedua surat tersebut merupakan contoh kegiatan rutin yang dilakukan oleh penulis.
2.1.3 Deskripsi dan Contoh Kegiatan Insidental
Kegiatan insidental merupakan kegiatan yang terjadi atau dilakukan hanya pada kesempatan atau waktu-waktu tertentu saja. Jadi dapat dikatakan bahwa kegiatan insidental merupakan kegiatan yang secara tidak tepat atau rutin.
Selama penulis mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, terdapat kegiatan insidental yang melibatkan para PKL untuk turut dan meliput dalam kegiatan yang sedang berlangsung. Kegiatan insindental tersebut yaitu :
2.1.3.1 Mencatat pengiriman brosur-brosur promosi pada buku “ Ekspedisi Surat-Surat keluar
Brosur adalah promosi barang atau jasa yang perusahan dengan menjualkan sebuah perusahan yang bergerak sebagai promosi pemasaran untuk melihat brosur yang diperlihatkan dengan barang atau jasa yang akan dipermudahkan supaya brosur tersebut menjadi lebih promosi dengan barang atau jasa yang akan diperlihatkan dengan serius agar masyarakat bisa menjaga nama baik brosur supaya bergerak dengan baik dalam menjaga nama baik brosur .supaya dalam memperhitungkan media yang percetakan harus menjaga hubungan baik dengan promosi barang atau jasa yang sudah bahan baku.
Karawang, Kantor Pos Tasikmalaya, Kantor Pos Purwakarta, Kantor Pos Sukabumi, Kantor Pos Cianjur, Kantor Pos Cimahi, Kantor Pos Ujung Berung, Kantor Pos Garut, Kantor Pos Indramayu, Kantor Pos Majalengka, Kantor Pos Kuningan, Kantor Pos Subang, Kantor Pos Sumedang, Kantor Pos Ciamis, Kantor Pos Banjar dan yang terakhir Kantor Pos Soreang.
Sebelum brosur-brosur tersebut di kirimkan ke kantor pos yang akan di tuju,harus di tulis dulu ke buku ekspedisi surat-surat keluar sebagai tanda kiriman telah tertulis dan terdaftar sehingga dapat terkontrol apa isinya dan berapa jumlah barang tersebut.setelah itu proses mengirimkan kita serahkan ke bagian pengiriman barang.
2.1.3.2 Menghadiri serah terima PKS (perjanjian kerjasama) antara PT. Pos Divre V Bandung dengan PT. Pupuk Kujang.
Pada tanggal 5 Juli 2011 PT. Pos Divre V Bandung dengan PT. Pupuk Kujang telah melakukan perjanjian kerjasama (PKS) di Bukit Dago Golf. Acara ini di awali oleh sambutan KAdivre dan manager PT. Pupuk Kujang setelah itu dilanjutkan dengan penandatangan kerjasama yang dilakukan oleh KaDivre dengan Manajer dari PT. Pupuk kujang tersebut. Setelah penandatangan kerjasama, kemudian KaDivre memberikan cinderamata kepada Manajer PT. Pupuk Kujang kemudian PT.Pupuk Kujang pun memberikan cinderamata kepada Kadivre.
2.1.3.3 Membuat Goodie BagSouvenir untuk Kantor Pos tertentu
Goodie Bagsouvenir adalah suatu cinderamata yang diberikan oleh PT. Pos Indonesia Divre V Bandung untuk kantor pos yang berada di Jawa Barat. Goodie bag sengaja diberikan untuk sebuah kenang-kenangan untuk pekerja. Souvenir yang di berikan berupa baju, notebook, mug, tas kecil, dan lain sebagainya.
Disini penulis ditugaskan untuk membuat goodie bag kemudian memisahkan antara satu sama lainnya agar tidak tercampur dan kemudian mengirimkannya sesuai dengan alamat kantor pos yang dituju.
2.1.3.4 Membuat Rekapitulasi Total Piutang
Membuat Rekapitulasi utang ini sebenarnya bukan tugas dari Humas, namun penulis hanya menjalankan saja apa yang disuruh oleh pembimbing di kantor pos Divre V Bandung. Hal ini dapat bermanfaat juga bagi penulis untuk mengetahui bagaimana suatu rekapitulasi tersebut dibuat.
2.1.3.5 Mendata Pengantar Souvenir ke Kantor Pos se-Indonesia
Sebelumnya PT. Pos Indonesia divre V Bandung akan membuat member Cardyang nantinya akan digunakan oleh para konsumen PT. Pos itu sendiri. Yang merupakan program relationship marketing guna mengikat konsumen atau pelanggan dari PT Pos Indonesia se-Jawa barat agar mereka lebih gampang dalam melakukan transaksi pada PT Pos Indonesia. juga Untuk membuat konsumen tertarik dan ikut berpartisipasi dalam program ini setiap konsumen yang akan membuat card dan bersedia melakukan pengisian formulir akan ada gift yang akan diberikan kepada konsumen tersebut. Hal ini dimaksudkan agar konsumen dengan senang hati mengisi formulir pembuatan cardtersebut.
Disini penulis mendata jumlah Card dan Gift yang akan diberikan kepada konsumen, agar tidak terjadi kesalahan dalam menghitung jumlah carddengan jumlah giftyang akan diberikan kepada konsumen.
2.1.3.6 Mendata Paket CD Jingle Kantor Pos untuk di Distribusikan ke Kantor Pos se-Indonesia
seluruh Indonesia dengan tujuan agar kantor pos bisa membangun dan menciptakan hubungan antara pelanggan untuk memberikan informasi perusahaan dalam mengenalkan produk baru .
Jingle ini berupa CD yang telah dilengkapi dengan lagu jingle tersebut akan dikirimkan ke beberapa kantor pos di seluruh Indonesia dan akan di kirimkan kepada radio-radio.
Disini penulis ditugaskan untuk mendata dan mengirimkan CD Jingle ke kantor pos yang akan dituju.
2.1.3.7 Mendesign Spanduk Kantor Pos Divre V Bandung dengan Tema “ Gebyar Ramadhan “
Mendesain sebuah spanduk bukanlah sebuah tugas humas akan tetapi penulis ingin lebih banyak belajar mengenai segala macam hal maka penulis membantu karyawan PT. Pos Indonesia Divre V Bandung untuk membuat desain spanduk dengan tema “Gebyar Ramadhan“. Karna memang penulis melakukan kerja praktek ini pada saat bulan Ramadhan.
Gambar 2.1 Desain Spanduk Gebyar Ramadhan
Sumber : Arsip Penulis 2011
2.2 Deskripsi Marketing Humas di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
2.2.1 Definisi Public Relations
Humas atau Public Relations menurut Frank Jefkins dalam bukunya “Public Relations” adalah sebagai berikut :
“Humas adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan seluruh khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian”. (1992:9)
telah dirangkum, dan dimana kegiatan-kegiatan tersebut dikomunikasikan secara terencana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan tujuan utamanya adalah mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Maksudnya adalah untuk memastikan bahwa organisasi telah mencapai tujuan-tujuan spesifik yang telah ditetapkan, maka tujuan-tujuan tersebut telah tercapai dengan adanya saling pengertian antara organisasi dan khalayaknya, baik khalayak internal maupun khalayak eksternal dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.
2.2.2 Ruang Lingkup Public Relations
Ruang lingkup Public Relations menurut Rosady Ruslan, S.H.,M.M. dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsepsi & Aplikasi”, yaitu :
1. Membina hubungan ke dalam (public internal)
Yang dimaksud publik internal adalah publik yang menjadi bagian dari unit atau badan atau perusahaan atau organisasi itu sendiri.
2. Membina hubungan ke luar (public eksternal)
Yang dimaksud publik eksternal adalah publik umum (masyarakat). Mengusahakan tumbuhnya sikap dan gambaran publik yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya. (2008:23)
2.2.3 Tujuan Public Relations
meningkatkan citra yang baik dari organisasi kepada publik yang disesuaikan dengan kondisi-kondisi dari pada publik yang bersangkutan dan memperbaikinya jika citra itu menurun atau rusak.
Dengan demikian terdapat empat hal yang prinsip dari tujuan Public Relations, yaitu:
1. Menciptakan citra yang baik. 2. Memelihara citra yang baik. 3. Meningkatkan citra yang baik.
4. Memperbaiki citra jika citra organisasi kita menurun atau rusak. (2003 : 42-43) 2.2.4 Fungsi dan Peranan Public Relations
Fungsi Public Relations menurut Prof. Dr. Onong Uchana Effendy, M. A. dalam bukunya “Hubungan Masyarakat Suatu Komunikologis”, fungsi humas yaitu:
1. Menunjang aktivitas utama manajeman dalam mencapai tujuan organisasi. 2. Membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik internal dan
publik eksternal.
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. 4. Melayani publik dan menasihati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. 5. Operasionalisasi dan organisasi Public Relations adalah bagaimana membina
Dari penjelasan diatas dapat ditarik kesimpulan mengenai peran utama Public Relationspada intinya yaitu :
1. Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya.
2. Membina relationship,yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya.
3. Peranan back up management, yakni sebagai pendukung dalam fungsi manajemen organisasi atau perusahaan.
4. Membentuk corporate image, artinya peranan Public Relations berupaya menciptakan citra bagi organisasi atau lembaganya.
Pada Public Relations melekat Dua aspek yang hakiki yang mutlak harus ada. Kedua aspek tersebut adalah :
1. Sasaran Public Relations adalah publik intern (Internal Public) dan publik ekstren (External Public)
Public internal adalah orang-orang yang bergiat di dalam organisasi, antara lain para karyawan. Public eksternaladalah orang-orang di luar organisasi yang ada kaitannya dengan kegiatan organisasi, misalnya para pejabat kantor Pajak, Kantor Telepon, dll.
2. Kegiatan Public Relationsadalah komuniaksi dua arah timbal balik (Reciprocal Two Way Traffic Communication)
(Feedback). Ini berarti bahwa kepala Hubungan Masyarakat (Kahumas) harus mengetahui efek atau akibat penyampaian informasinya itu, apakah ditanggapi publik secara positif atau secara negatif.
2.2.5 Strategi Public Relatios
Strategi Public Relations atau yang lebih dikenal dengan bauran Public Relations, yaitu sebagai berikut :
1. Publications
Setiap fungsi dan tujuan Public Relations adalah menyelangarakan publikasi atau menyebarluaskan informasi melalui berbagai media tentang aktivitas atau kegiatan perusahaan atau organisasi yang pantas diketahui oleh publik. Dalam hal ini, tugas Public Relations adalah menciptakan berita untuk mencari publisitas melalui kerjasama dengan pihak pers atau wartawan dengan tujuan menguntungkan citra lembaga atau organisasi yang diwakilinya.
2. Event
Merancang sebuah event yang bertujuan untuk memperkenalkan produk dan layanan perusahaan , mendekatkan diri ke publik dan lebih jauh lagi dapat mempengaruhi opini publik. Berikut beberapa jenis event.
a. Calendar event
Calendar event meliputi kegiatan rutin selalu diselenggarakan pada waktu tertentu.
b. Special events
c. Moment event
Event atau acara yang bersifat momentum atau lebih khusus lagi. 3. News (menciptakan berita)
Berupaya menciptakan berita melalui press release, newsletter, bulletin dan lain-lain. Untuk itulah seorang Public Relationsharus mempunyai kemampuan menulis untuk menciptakan publisitas.
4. Communityinvolvement (kepedulian pada komunitas)
Keterlibatan tugas sehari-hari tugas Publis Relatios adalah mengadakan kontak sosial dengan kelompok masyarakat tertentu guna menjaga hubungan baik (community relations ang humanity relations) dengan pihak organisasi atau lembaga yang diwakilinya.
5. Inform or image (memberitakan atau meraih citra)
Ada dua fungsi utama Public Relations, yaitu memberikan informasi kepada publik atau menarik perhatian, sehingga diharapkan dapat memperoleh tanggapan berupa citra positif.
6. Lobbying and negotiation
7. Social responsibility(tanggung jawab sosial). (Ruslan : 2002)
Memiliki tanggung jawab sosial dalam aktivitas Public Relations menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kepedulian terhadap masyarakat. Hal ini akan meningkatkan citra perusahaan dimata publik. Saat ini banyak perusahaan menjadikan kegiatan sosial sebagai aktivitas yang harus dilakukan.
2.2.6 Sasaran Kegiatan Public Relatios
Menurut H. Fayol beberapa sasaran kegiatan Public Relations, yaitu :
1. Membangun identitas dan citra perusahaan (building corporate identity and image).
a. Menciptakan identitas dan citra perusahaan yang positif.
b. Mendukung kegiatan komunikasi timbale balik dua arah dengan berbagai pihak.
2. Menghadapi krisis (facing of crisis).
Menangani keluhan (compalint) dan menghadapi krisis yang terhjadi dengan membentuk manajemen krisis dan Public Relations recovery of image yang bertugas memperbaiki lost of image and damage.
3. Mempromosikan aspek kemanusiaan (promotion public causes). a. Mempromosikan hal-hal yang menyangkut kepentingan publik. b. Mendukung kegiatan kampanye sosial.
2.2.7 Analisis Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
organisasi yang diwakili. Maka dari sudut pandang komunikasi Public Relations memiliki tujuan untuk menciptakan pengenalan, pemahaman, minat dan dukungan bagi perusahaan, baik itu dari public internal maupun eksternal.
Marketing Public Relations penekanannya bukan pada selling (seperti kegiatan periklanan), namun pada pemberian informasi, pendidikan dan upaya peningkatan pengertian lewat penambahan pengetahuan mengenai suatu merek produk, Jasa, perusahaan akan lebih kuat dampaknya dan agar lebih lama diingat oleh nasabah.
Dengan demikian Marketing public relations merupakan potensi untuk menyandang suatu taktik strategi, sedangkan kedua adalah kekuatan sebagi penyandang, push strategi dalam hal pemasaran. Dan taktik ketiga, pass strategi sebagai upaya mempengaruhi atau menciptakan opini yang menguntungkan. (Ruslan didalam bukunya Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, 2010:247)
Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat mempunyai tugas pokok untuk melaksanakan Hubungan Masyarakat dengan publik internal maupun publik eksternal yaitu dengan mengadakan berbagai kegiatan di lingkungan perusahaan (internal) dan dengan menjalin hubungan dengan konsumen, pelanggan dan mitra kerja (eksternal).
Kegiatan internal PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, yaitu:
b. Membuat berbagai kelengkapan untuk melakukan promosi-promosi produk pos itu sendiri.
Internal Public Relations juga harus melakukan upaya-upaya untuk dapat memecahkan permasalahan dalam lingkungan intern perusahaan, seperti bagaimana memelihara hubungan baik antara pimpinan dengan bawahan serta antara buruh dengan pegawainya dengan rekan-rekan sekerja, mempertinggi produktivitas sumber daya manusia (SDM) dalam perusahaan, menggerakkan para pegawai agar memberikan pelayanan maksimal kepada publik, mengadakan komunikasi teratur dan tepat guna dalam perusahaan secara vertikal dan horisontal, mempertinggi kecakapan dan pengetahuan SDM perusahaan, memberikan hiburan dan kesempatan bersantai bagi pegawai, meningkatkan kebersihan, ketertiban, serta keindahan perusahaan dan lingkungannya, mengintegrasikan keluarga pegawai ke dalam kehidupan perusahaan, memelihara kesejahteraan pegawai atas usaha sendiri. Dalam hal pelaksanaan tergantung pada besar kecil perusahaan serta skala prioritas.
Kegiatan eksternal dari PT Pos Indonesia (Persero) adalah mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan dengan tata usaha dan menerima kunjungan dari luar. Kegiatan eksternal PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, yaitu :
b. Menjaga hubungan baik dan harmonis dengan konsumen, pelanggan dan pemerintah.
c. Memantau, menghimpun dan menganalisis informasi yang beredar di masyarakat.
Hubungan dengan publik diluar perusahaan atau publik eksternal merupakan keharusan yang mutlak. Karena perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain. Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik khususnya dan masyarakat umumnya. Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.
Contoh kongkret kegiatan eksternal Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, yaitu:
a. Membuat press release.
Selama kegiatan PKL berlangsung penulis dapat menyimpulkan bahwa terdapat perbedaan antara humas di PT.pos Indonesia Divre V jawa barat dengan perusahaan swasta lainnya, yaitu terletak pada posisi humas dengan demikian humas di PT. pos Indonesia Divre V jawa barat di anggap masih belum state of being, karena kedudukannya yang belum memiliki struktur sendiri.
Dalam aktifitas kerja yang berada di PT. Pos Indonesia Divre V Jawa Barat sangat berkaitan dengan ilmu yang di pelajari penulis selama di universitas, di dalam kegiatan marketing humas antara lain menjadi account executivedi PT. pos Indonesia.
Selama melakukan praktek kerja lapangan penulis dapat lebih memahami kehumasan secara langsung di dunia kerja serta penulis mendapatkan ilmu yang sangat bermanfaat di saat menghadapi dunia kerja.
Dalam aktifitas kerja penulis mendapatkan pengalaman yang sangat berharga di PT.Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, selama melakukan praktek kerja lapangan (PKL) di PT.Pos Indonesia penulis menemukan keramahan dari para karyawannya sehingga penulis menjadi nyaman dalam melakukan pekerjaan.
2.3 Analisis Layanan PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat Kepada Mahasiswa PKL
Definisi pelayanan menurut Kotler (1994) adalah:
Dari uraian di atas maka hal penting mengenai pelayanan yaitu :
Pertama, pelayanan bersifat tanpa wujud artinya upaya dari aktifitas pelayanan dapat dirasakan oleh pelanggan yang menerima pelayanan (puas/ tidak puas), kedua, pelayanan dapat berbentuk pemberian kemudahan, kelancaran, kenyamanan, serta keamanan dalam diri pelanggan. Maka dari itu pelayanan pelanggan (customers service) amat di butuhkan untuk menjaga kredibilitas suatu perusahaan dan menjaga citra perusahaan semakin meningkat.
Pelayanan yang diberikan PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat kepada penulis baik. Selama melakasanakan PKL (Praktek Kerja Lapangan) di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, penulis merasakan suasana yang cukup menyenangkan, dan karyawan-karyawannya yang ramah. Setiap bagian dalam perusahaan mempunyai tugasnya masing-masing, namun walaupun tugas yang dilakukan masing-masing bagian berbeda, penulis selalu di bantu apabila penulis kesulitan dalam melakukan kegiatan,para karyawan saling bekerja sama guna mencapai tujuan perusahaan.
Dalam melaksanakan kegiatan rutin penulis membantu kegiatan karyawaan antara lain mendata, mencatat berbagai kegiatan walaupun dalam melaksanakan kegiatan rutin, penulis tidak seluruhnya mengerjakan kegiatan yang dilakukan oleh Humas akan tetapi sebagian mengerjakan tugas Marketing yaitu antara lain menjadi account executive dan mendesain spanduk promosi.
Selain itu juga penulis diberikan kesempatan untuk meliputan dan mendokumentasikan kegiatan-kegiatan insidental PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat bersama-sama dengan kedua teman PKL.
Bila penulis mengalami kesulitan, hambatan, ataupun hasil yang kurang sempurna maka pihak Humas dan pegawai mengoreksi dari hasil yang telah penulis lakukan, sehingga hal tersebut menjadi suatu pembelajaran bagi penulis agar dapat lebih baik lagi di masa yang akan datang, khususnya dalam bidang Humas.
Dari kegiatan yang telah dilakukan oleh penulis di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat pada bidang marketing humas bisa dikatakan kegiatan rutin dan kegiatan insidental tidak sepenuhnya tertuju pada kegiatan humas saja, karena pada penulis juga melakukan kegiatan yang kapasitasnya bukan pada bidang PR (Humas). Namun bila dikaitkan dengan kegiatan PR yang seharusnya dijalankan oleh penulis sangatlah sedikit kegiatan yang dilakukan oleh penulis. Namun bila diambil dari sisi postive nya kegiatan yang selama ini dijalankan oleh penulis bertujuan juga untuk mengetahui dan mempelajari perkerjaan-perkerjaan tersebut agar di masa yang akan datang penulis tidak lagi di bingungkan oleh perkerjaan yang baru.
59
PENUTUP
1.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan ini, maka diperoleh kesimpulan
sebagai berikut :
1. Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yang berdiri dibawah
Sekretaris Wilayah belum berdiri secara state of being dan berdiri secara
unstate of being karena Humasnya belum terbentuk dalam divisi tersendiri
dan belum adanya struktur organisasi dalam kehumasannya.
2. Humas PT. Pos Indonesia Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat (khusunya
bagian marketing) mempunyai kegiatan ekstrenal yang berhubungan dengan
publik di luar perusahaan yaitu melakukan perjanjian kerjasama dengan
pihak-pihak yang melakukan kerja sama dengan PT. Pos Indonesia (persero)
Divre V jawa barat, kegiatan internal yang berhubungan dengan karyawan di
dalam perusahaan diantaranya, Merencanakan, mengendalikan, dan
mengkoordinasikan program-program komunikasi dengan publik internal
yaitu pegawai, membuat berbagai macam kelengkapan untuk melakukan
promosi-promosi produk pos itu sendiri.
3. Kinerja Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat sudah cukup
efektif dalam memberikan informasi perusahaan kepada publik eksternal dan
4. Kegiatan selama melaksanakan PKL yang dilakukan di Bagian Humas PT.
Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat (khusunya bagian marketing)
adalah mencheck brosur-brosur promosi yang akan di distribusikan ke kantor
pos se-Jabar, mencatat pengiriman brosur promosi pada buku “ekspedisi
surat-surat keluar” dan membuat goodie bag untuk kantor pos, belajar
menjadi account executif pemasaran (marketing), menghardiri serah terima
PKS PT. Pos dan PT. Pupuk Kujang, menjadi operator marketing pemasaran,
menginput data-data member carddari kantor pos kemudian di distribusikan
ke kantor pos se-Jabar, membuat laporan realisasi biaya pemasaran, mendata
daftar pengantar gift ke kantor pos se-Indonesia, mendata paket CD Jingle
kantor pos untuk di distribusikan ke kantor pos se-Jabar, mendesain spanduk
Gebyar Ramadhan, membuat surat balasan untuk PT.KAI yang ditujukan
untuk PT.Pos Divre V Bandung.
3.2 Saran
3.2.1 Saran Untuk Perusahaan
Berdasarkan hasil pembahasan dalam laporan praktek kerja lapangan ini,
maka penulis memberikan saran-saran pada pihak perusahaan sebagai
berikut:
1. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V dibentuk dalam
bentuk divisi tersendiri dan terstruktur yaitu menjadi state of being agar
segala kinerjanya dapat terlaksana secara maksimal untuk memberikan
dalam mempertahankan dan meningkatkan citra baik PT. Pos Indonesia
(Persero) Divre V khususnya dan PT. Pos Indonesia (Persero) umumnya
dapat terealisasikan dengan maksimal.
2. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V lebih di
efektifkan lagi dan lebih banyak inisiatif mengadakan acara-acara untuk
perusahaan baik kualitas maupun kuantitsanya dengan cara menambah
pengetahuan sesuai dengan kuantitasnya dengan spesifikasi keilmuan
khususnya ilmu humas.
3. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V lebih
meningkatkan hubungan yang baik dengan pers seperti mengadakan
kunjungan ke media massa agar hubungan yang dijalin dapat lebih
harmonis dan Dalam usaha menciptakan corporate image baik kepada
masyarakat itulah dibutuhkan suatu berita menarik mengenai perusahaan
tersebut yang dipublikasikan melalui media massa.
4. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
memberikan tugas atau menempatkan peserta PKL sesuai dengan
konsentrasi keilmuan yang dimiliki oleh peserta PKL.
5. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung lebih
meningkatkan hubungan baik dengan para karyawan dengan cara
mengadakan coffee atau tea morning maupun family gathering agar
terciptanya suasana kerja yang kondusif serta tidak timbulnya rumor
negative di lingkungan internal serta dapat berakibat terjadinya
6. Sebaiknya Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Bandung koneksi
internet di setiap ruang kerja di optimalkan karena dapat mengakibatkan
pola kerja yang tidak mencapai maksimal karena tidak optimalnya atau
keterbatasan sarana internet.
3.2.2 Saran Untuk Mahasiswa PKL
1. Bagi mahasiswa PKL untuk selalu disiplin dalam melaksanakan PKL
yaitu datang dan pulang tepat waktu sesuai dengan peraturan yang
berlaku di PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat.
2. Bagi Mahasiswa, kerja praktek ini dapat dijadikan sebagai bahan aplikasi
teori dan praktek yang didapat mahasiswa selama perkuliahan dan
sebagai saran untuk meningkatkan ketahanan mental dan kepercayaan
diri untuk memasuki dunia kerja dimasa yang akan datang.
3. Bagi mahasiswa yang melaksanakan PKL untuk selalu memiliki pola
fikir yang kreatif dan inovatif yang mempunyai inisiatif dalam berpiawai
dibidang yang dikonsentrasikannya, seperti jangan malu untuk bertanya
dan harus cepat dalam melaksanakan tugas yang telah diberikan pihak
perusahaan sewaktu PKL berlangsung, karena pada saat itulah kita dapat
menimba ilmu sebanyak-banyaknya dalam PKL.
4. Mahasiswa yang melaksanakan PKL harus memiliki rasa tanggung jawab
yang tinggi dalam setiap mengerjakan tugas-tugas yang diberikan oleh
pembimbing dan harus mampu beradaptasi dan bersosialisasi terhadap
para pegawai PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat sehingga
5. Mahasiswa PKL yang telah menyelesaikan masa Praktek Kerja
Lapangan, untuk selalu menjalin hubungan yang baik dengan instansi
ataupun perusahaan yakni dengan menjalin silaturahmi dengan para
pegawai PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yaitu dengan
selalu mengunjungi tempat kita melakukan PKL untuk dapat selalu
DI PT POS INDONESIA (PERSERO) DIVISI
REGIONAL V JAWA BARAT
Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan praktek kerja lapangan (PKL)
Oleh :
Mita Handayani
41807096
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI KONSENTRASI HUMAS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
64
Jefkins, Frank. 1992. Public Relations (Edisi Keempat). Jakarta : Erlangga.
Nova, Firsan. 2009. Crisis Public Relations (Bagaimana PR Menangani Krisis
Perusahaan).Jakarta : Grasindo.
Ruslan, Rosady, SH, MM. 2008. Manajemen PR & Media Komunikasi (Konsepsi dan
Aplikasi). Jakarta : Rajawali Pers,
. 2008. Kiat & Strategi Kampanye Public Relations.
Jakarta : Raja Grafindo Persada.
Soemirat, Soleh dan Elvinaro Radianto. 2003. Dasar-Dasar Public Relation.
Bandung : Remaja Rosdakarya.
Tim Penyusun Kamus Pusat Pembinaan & Pengembangan Bahasa, 1996, Kamus
Besar Bahasa Indonesia Edisi ke 2, Jakarta : Balai Pustaka.
Yulianita, Neni, Dra., MS. 2003. Dasar-Dasar Public Relation. Bandung : Pusat
Penerbitan Universitas (P2U) Lembaga Penelitian & Pengabdian Kepada
Sumber lainnya :
Company profilePT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, 2011.
85
A. DATA PRIBADI
Nama : Mita handayani
Tempat, Tanggal Lahir : Serang (Banten), 02 Februari 1986
Jenis kelamin : Perempuan
Umur : 25 Tahun
Agama : Islam
Alamat : Perumahan Taman Graha Asri Blok G1 No.
7 Serang-Banten
Telepon : 08562025763-(022) 91538170
Status : Sudah Menikah
Nama Ayah : M.Taufiqurachman
Pekerjaan : PNS
Nama Ibu : M. Marhamah
Pekerjaan : Ibu Rumah Tangga
Alamat Orang Tua : Perumahan Taman graha Asri Blok G1 No.
7 Serang-Banten
Motto : Yang Penting Happy
