1
PENDAHULUAN
1.1.Sejarah Perusahaan
POS Indonesia sudah berdiri dalam kurun waktu yang lama yaitu sejak
masa penjajahan. Perkembangan ini tidak terlepas dari masa penjajahan yang
telah dialami oleh bangsa Indonesia.
Pengklasifikasian perkembangan Pos Indonesia adalah sebagai berikut :
1. Masa VOC (1700-1808)
Kedatangan bangsa-bangsa Eropa pada akhir abad 15 Masehi,
menandai babak baru sejarah Pos di Indonesia. Awalnya adalah
kedatangan kapal-kapal laut Belanda di bawah pimpinan Cornelius de
Houtmen pada tahun 1596. Pada masa VOC ini pengiriman surat hanya
dilakukan melalui jalan laut dengan menggunakan perahu yang jadwal
pelayarannya berlangsung tidak pasti. Gubernur Jendral GW Baron Van
Inhoff mendirikan kantorpos pertama di Batavia (Jakarta) pada tanggal 26
Agustus 1746 dengan tujuan menjamin keamanan surat-surat penduduk,
terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di pulau Jawa.
Barulah pada tahun 1754 pengiriman surat menjadi teratur, yaitu dua
minggu sekali melalui jalan darat. Keadaan ini terus berlangsung selama
2. Masa Pemerintahan Deandels (1808-1811)
Pada masa ini, Deandels mengeluarkan peraturan-peraturan tentang
pos dan membagi pulau Jawa dalam beberapa distrik, yaitu Banten,
Batavia, Semarang, Surabaya. Setiap distrik dikepalai oleh commisaris der
Wegen en posterijin yang menempati sebuah general Post kantor ( Kantor
Pos Wilayah) dan membawahi profekturan (Kantor Pos Kecil).
Pengantaran surat dilakukan oleh seorang Postillons (Tukang Pos
Berkuda).
3. Masa pemerintahan Raffless (1811-1816)
Pada masa ini Raffles mengeluarkan peraturan-peraturan mengenai
peraturan biaya porto untuk surat kabar dan barang cetakan.
4. Masa Pemerintahan Belanda (1816-1942), dan masa pendudukan Jepang
(1942-1945)
Pada masa pemerintahan Belanda, pengangkutan Pos dimulai dengan
mempergunakan kereta api Ekspress malam Batavia-Surabaya (1936).
Peristiwa penting yang terjadi itu adalah perubahan bentuk usaha Dinas
Pos menjadi Jawatan (1864). Pada tahun 1875, dinas Pos digabungkan
dengan Dinas Telegraf dengan nama Post en Telegraf Dienst yang berada
di bawah Department der Burgerlikje Openbae werkn (Departemen
pekerjaan Umum). Pada tahun 1884 Jawatan Telepon bergabung dalam
jawatan Pos dan telegraf yang kemudian dikenal dengan nama Post
status jawatan (PTT) diubah menjadi Perusahaan Negara (PN) Postel
berdasarkan ordinasi tanggal 28 Desember 1931.
5. Masa Kemerdekaan hingga saat ini
Pada kurun waktu 1945-1950 situasi politik di Indonesia penuh
dengan pergolakan dalam rangka merebut kedaulatan dari pendudukan
Jepang dan Agresi Militer Belanda. Situasi ini tentu saja sangat
berpengaruh terhadap dinas pos yang ditandai dengan pemindahan
perangkat komunikasi pembumihangusan sarana-sarana fisik pos dan
terganggunya sarana perhubungan pos dan telegraf.
Setelah situasi membaik, tepatnya pada tanggal 6 Juli 1965 PN Postel
dipecah menjadi Pos dan Giro dan PN Telekomunikasi yang diatur oleh
Peraturan Pemerintah No. 29 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 30
tahun 1965. Berdasarkan Undang-undang No. 9 tahun 1969 menetapkan
status Badab Usaha Milik Negara (BUMN) menjadi Perjan. Perum,
Persero, maka status PN Pos dan Giro diubah menjadi Perusahaan Umum
(Perum) Pos dan Giro denga Peraturan Pemerintah No. 9 tahun 1978.
Perum Pos dan Giro adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang
berada di lingkungan departemen Pariwisata Pos dan Telekomunikasi yang
dipimpin oleh suatu direksi yang bertanggungjawab kepada Menteri
Pariwisata Pos dan Telekomunikasi.
Perum Pos dan Giro mempunya tugas pokok mengusahakan dan
mengembangkan pelayanan dalam bidang lalu lintas berita, informasi
masyarakat dan menunjang terlaksananya pembangunan Nasional. Maka
pada tanggal 27 Februari 1995 Perum Pos dan Giro berubah menjadi PT.
POS Indonesia (Persero) berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 5 tahun
1995 dan disyahkan pada tanggal 20 Juni 1995.
Sebagai salah satu pemain dalam industri pos yang berkehendak menjadi
perusahaan kelas dunia, PT Pos Indonesia (Persero) melakukan reformasi
dengan pentahapan sebagai berikut :
A. Reformasi Tahap Pertama (1995-2001)
1) Tahun 1995-1997 (Tahun Konsolidasi dan modernisasi).
Substansi program diarahkan pada peletakan dasar yang kokoh
guna mewujudkan komitmen untuk memberikan yang terbaik
bagi stakeholder.
2) Tahun 1997-2000 (Solusi total bagi pelanggan). Segala
kegiatan difokuskan pada upaya meningkatkan kepuasan
pelanggan sejalan dengan keinginan dan kebutuhan pelanggan,
sambil melakukan antisipatif terhadap kondisi pada era
perdagangan bebas.
3) Tahun 2001 menjadi perusahaan kelas dunia.
B. Reformasi Tahap Kedua (2001-2010)
Substansi kegiatan diarahkan pada upaya memperkuat posisi pasca
PT Pos Indonesia (Persero) sebagai jawaban terhadap kondisi yang
berkembang, khususnya pada era WTO tahun 2010 yang ditandai
C. Reformasi Tahap Ketiga (2010-2020)
Pada tahapan ini sasaran yang hendak dicapai adalah kesiapan
menghadapi kesepakatan APEC pada tahun 2020. Spektrum reformasi
tahap ketiga harus menyentuh seluruh sendi-sendi kehidupan
organisasi, sehingga mampu membuat manuver-manuver yang cepat
melalui pengembangan copetitive aliances dalam mentransformasikan
kompetensi inti. Strategi produk disandarkan kepada kemampuan
“melihat jauh”, sehingga costumer drive akan menjadi salah satu
konsep dalam pengelolaan perusahaan.
Strategi reformasi terbagi menjadi 3 (tiga) tahapan berdasarkan atas pilar
utama, yaitu : Reorientasi, Restrukturisasi, dan Revitalisasi.
a) Reorientasi merupakan reformasi di bidang produk jasa pos, di mana
produk jasa pos dikelompokkan berdasarkan kebutuhan pasar.
b) Restrukturisasi adalah reformasi yang dilakukan pada pembenahan
struktur organisasi, sehingga struktur yang dibentuk dapat merespon
terhadap pengaruh lingkungan.
c) Revitalisasi merupakan reformasi di bidang proses, di mana proses
operasi disesuaikan dengan tingkat perubahan pasar namun tetap
berlandaskan kepada kualitas yang prima dengan tetap mengacu
1.1.1. Visi, Misi, Tugas Pokok, Tujuan, Sasaran, Peran dan Falsafah PT.
POS Indonesia (Persero)
1. Visi
Pos Indonesia adalah penyedia jasa pos yang berbasis informasi dan
bernilai tinggi bagi masyarakat di seluruh nusantara serta dapat
berkompetisi dalam industri global.
2. Misi
1) Mengelola perusahaan sesuai dengan prinsip bisnis yang sehat
dengan didukung teknologi tepat guna dan sumber daya yang
profesional.
2) Menyediakan layanan komunikasi, logistik, transaksi keuangan dan
layanan pos lainnya yang memiliki nilai tambah tinggi bagi
kepuasan pelanggan.
3) Mengembangkan usaha yang memiliki daya saing kuat baik di
pasar domestik maupun pasar global.
4) Memberikan pelayanan untuk kemanfaatan umum yang
menjangkau seluruh pelosok tanah air dengan perlakuan yang sama
guna memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa serta mempererat
hubungan antar bangsa.
3. Tugas Pokok
1. Melaksanakan misi bisnis dengan menyediakan jasa yang bermutu
internasional, serta memupuk keuntungan guna meningkatkan nilai
perusahaan.
2. Melaksanakan penugasan khusus yang ditugaskan oleh pemerintah
untuk menyelenggarakan fungsi kemanfaatan umum dengan tetap
memperhatikan misi bisnis di atas.
4. Tujuan Perusahaan
a) Tujuan Khusus (Di akhir tahun 2002)
Menjadi penyedia layanan pos yang dapat memberikan kepuasan
konsumen melalui layanan operasi yang excellent dengan upaya
efisiensi dan peningkatan kualitas layanan, di pasar domestik atau
dalam negeri serta mampu bersaing di pasar global.
b) Tujuan Umum
Menjadi penyelia layanan pos terbaik dan terluas di pasar domestik
serta mampu bersaing di pasar global.
5. Sasaran PT POS Indonesia
a) Sasaran Khusus (Di akhir Tahun 2002)
Meningkatkan kepuasan konsumen, dengan indikator :
a. Standar Waktu Penyerahan (SWP)
b. Keamanan Kiriman
c. Harga
d. Pelayanan Purna Jual
b) Sasaran Umum
1) Meningkatkan kepuasan konsumen melalui penyediaan layanan
yang memberikan nilai unggul (superior value) dengan dukungan
sistem operasi yang excellent.
2) Meningkatkan kepuasan pegawai melalui peningkatan
profesionalisme dan kesejahteraan sebagai faktor pemungkin
(enabler) bagi peningkatan daya saing perusahaan.
3) Meningkatkan nilai perusahaan melalui upaya pencapaian kinerja
finansial terbaik untuk menjamin keberlangsungan pertumbuhan
perusahaan.
6. Peran PT Pos Indonesia
Perekat politik dan pemersatu bangsa serta sebagai perekat
administrasi yang efisien, mempererat hubungan antar bangsa,
memperlancar hubungan antar lembaga, masyarakat dan antar anggota
masyarakat, menghilangkan isolasi daerah terpencil dan daerah yang baru
dibuka, basic faktor dalam pembangunan sosial dan budaya, penggerak
pembangunan ekonomi.
7. Falsafah PT. POS Indonesia (Persero)
Falsafah PT. POS Indonesia (Persero) Bandung merupakan suatu
dasar nilai yang menjadi basis dalam bekerja, hubungan dengan pelanggan
dan pihak-pihak lainnya. Falsafah dari perusahaan PT. POS Indonesia
(Persero) Bandung adalah senantiasa berupaya meningkatkan mutu
memperhatikan efesiensi, efektinitas, dan produktivitas sumberdaya
manusia serta kemampuan usaha melalui pemanfaatan ilmu pengetahuan
dan teknologi.
1.1.2. Logo dan Arti Logo PT. Pos Indonesia
1) Logo
Logo atau lambang merupakan bagian dari identitas
perusahaan, sedangkan yang dimaksud dengan identitas perusahaan
adalah suatu cara atau hal yang memungkinkan perusahaan dapat
dikenal atau dibedakan dari perusahaan lain. PT Pos Indonesia
mempunyai logo atau lambang yang dijadikannya senagai identitas
perusahaan dengan tujuan agar konsumen atau public pada
umumnya mudah mengenal dan mengingat perusahaan. Adapun
logo PT Pos Indonesia adalah sebagai berikut :
Gambar 1.1
2) Arti Logo
Logo merupakan identitas perusahaan yang memiliki makna
yang penting dalam mengkomunikasikan jati diri perusahaan di
samping itu dapat menjiwai dan memberikan semangat yang dalam
guna melaksanakan misi dan tujuan perusahaan.
Logo Pos Indonesia terdiri dari :
1. Burung merpati dalam posisi terbang dengan pandangan lurus
ke depan, lima garis sayap yang berbentuk garis-garis
kecepatan melambangkan PT Pos Indonesia menjalankan
misinya.
“Memperlancar komunikasi bagi manusia dan penyelenggara
pemerintah guna menunjang peningkatan pembangunan
nasional dan memperkuat persatuan dan kesatuan bangsa dan
negara dalam hubungan di dalam negeri dan antar bangsa”.
Yang berlandaskan Pancasila mengutamakan kecepatan,
ketepatan dan terpercaya.
2. Bola dunia, melambangkan PT Pos Indonesia sebagai
penyelenggara layanan yang mampu menjadi sarana
komunikasi dalam lingkup nasional maupun internasional.
3. Bentuk tulisan PT Pos Indonesia (Fatura Extra Bold)
merupakan ciri khas kelas dunia, yang akan membawa PT Pos
4. Warna PT Pos Indonesia orange cemerlang, menampilkan
kesan modern, dinamis, kecepatan dan warna abu-abu adalah
natural dan aman menampilkan kesan modern dalam
pendekatan bisnis.
1.1.3. Sejarah Sekretariat Wilayah
Perubahan Organisasi dan tata kerja wilayah usaha pos dilakukan atas
dasar Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) tanggal 13 Juli 1999
nomor 164/Dirut/1999 tentang organisasi dan tata kerja wilayah usaha pos,
dan selanjutnya berdasarkan Surat Keputusan Kawilpos V tanggal 3
Agustus 1999 nomor 7991/Kawil.V/1999 tentang Dasar hukum organisasi
dan tata kerja Wilpos V telah ditetapkan struktur organisasi Wilayah
Usaha Pos V, yang mengakomodasikan struktur jabatan Kawilpos,
manajer bagian, sekretariat wilayah dan asisten manajer.
Dalam struktur organisasi wilpos V bagian Sekretariat Wilayah
mempunyai fungsi untuk memberikan dukungan terhadap pelaksanaan
tugas Kawilpos, serta tugas pokok membentuk citra positif perusahaan,
bertanggungjawab terhadap pembentukan dan pelaksanaan sistem
komunikasi internal dan eksternal, bertanggungjawab untuk mengamankan
perusahaan, terutama dari sisi aspek legal, serta ikut serta dalam usaha
membumikan budaya perusahaan.
Sementara dalam pelaksanaan operasional sekretaris wilayah
staf pelaksana yang tergabung dalam satu unit kerja yaitu bagian
sekretariat wilayah. Pada struktur organisasi bagian skretariat wilayah di
bawah kendali langsung kepada wilayah, dan diposisikan untuk
membackup terhadap pelaksanaan tugas kawilpos serta tidak berkaitan
secara langsung dengan pelaksanaan kegiatan operasional unit pelaksana
teknis.
Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah bagian
yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal
maupun massa eksternal. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa
Barat ini dibawahi langsung oleh SEKWIL (Sekeretaris Wilayah) PT. Pos
Indonesia (Persero) Kadivre V Jawa Barat. Humas PT Pos Indonesia
(Persero) Divre V Jawa Barat ini bekerja sendiri untuk mengurusi dalam
menjalani hubungan internal maupun eksternal. Di mana Hubungan
Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan
penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi hal
yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media
massa, tata usaha, dan pameran.
Dalam uraian pekerjaan dari Humas PT. Pos Indonesia (Persero)
Divre V Jawa Barat adalah menganalisis dan mengidentifikasi
permasalahan yang menyangkut opini publik. Sedangkan ringkasan dari
perkerjaan Humas PT. Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah
memantau segala bentuk perkembangan aspirasi publik, serta merumuskan
terbentuknya opini publik yang “unfavourale” terhadap perusahaan
1.2.Struktur Perusahaan
Berikut ini adalah struktur organisasi PT. POS Indonesia (Persero) Kantor
Divisi Regional V Bandung :
Gambar 1.1
1.3.Job Deskripsi
Di bawah ini akan dijelaskan job deskripsi dari struktur organisasi PT.
POS Indonesia (Persero) Kantor Divisi Regional V Bandung :
1. KAWILPOS
a. Mengelola sumber daya perusahaan yang ada di wilayah untuk
mengembangkan dan menjalankan bisnis perusahaan.
b. Tanggung jawab :
Pengembangan dan pencapaian suatu wilayah.
c. Wewenang :
1. Menetapkan rencana strategi dan RKA wilayah.
2. Menetapkan strategi dan kebijakan bina mutu layanan wilayah.
3. Menetapkan strategi dan kebijakan pengembangan bisnis di
wilayah.
2. Sekretaris KAWILPOS
a. Tugas pokok :
Mengelola kesekretariatan kantor wilayah pos dan mengkoordinir
kegiatan staf profesional
b. Tanggung jawab :
1. Kelancaran kegiatan kesekretariatan kantor wilayah pos.
2. Terpenuhinya alat tulis menulis dan sarana penunjang lainnya
di wilayah.
c. Wewenang :
1. Merencanakan, mengalokasikan dan mengendalikan dana
administrasi umum.
2. Mengatur kunjungan tamu.
3. Mengatur distribusi surat dinas.
3. Asman Perencanaan dan Pengembangan Pelatihan.
a. Tugas Pokok :
menyusun rencana kebutuhan SDM serta menyelenggarakan
program pengembangan SDM.
b. Tanggung jawab :
1. Menjamin tersedianya SDM sesuai dengan kebutuhan.
2. Menjamin tersedianya dan terlaksananya program
pengembangan SDM yang berkualitas dan berkelanjutan.
3. Tersedianya sarana dan sistem pelatihan SDM
4. Tersedianya pola pengembangan karir.
c. Wewenang :
1. Menetapkan calon peserta pelatihan.
2. Menetapkan kriteria calon peserta pelatihan.
3. Menetapkan formasi kebutuhan SDM.
4. Menetapkan calon pejabat dalam jabatan tertentu sesuai
4. Asman Kinerja dan Penghargaan.
a. Tugas pokok :
Mengelola kesejahteraan dan kesehatan pegawai, pensiunan
beserta keluarganya.
b. Tanggung jawab :
Terlaksananya program kesejahteraan dan kesehatan pegawai,
pensiunan dan keluarganya.
c. Wewenang :
1. Menetapkan alokasi biaya pemeliharaan dan kesehatan.
2. Menyetujui pemeliharaan kesehatan.
3. Menetapkan mitra kerja dalam pelayanan kesejahteraan
pegawai.
5. Asman Kesejahteraan
a. Tugas Pokok :
Mengelola kesejahteraan dan kesehatan pegawai, pensiunan
beserta keluarganya.
b. Tanggung jawab :
Terlaksananya program kesejahteraan dan kesehatan pegawai,
pensiunan dan keluarganya.
c. Wewenang :
1. Menetapkan alokasi biaya pemeliharaan kesehatan.
3. Menetapkan mitra kerja dalam pelayanan kesejahteraan
pegawai.
6. Manajer SDM
a. Tugas Pokok :
Merencanakan, mengembangkan dan memelihara SDM di
wilayah.
b. Tanggung jawab :
1. Tersedianya SDM sesuai kebutuhan wilayah.
2. Tersedianya program pengembangan SDM di wilayah.
3. Efektivitas pelaksanaan penilaian kinerja dan penghargaan.
c. Wewenang :
1. Menetapkan dan mengisi susunan formasi pegawai wilayah.
2. Menetapkan kebutuhan jenis dan jumlah peserta diklat untuk
pengembangan kompetensi SDM.
3. Menetapkan mutasi pegawai dalam satu wilayah.
7. Asman Pengolahan Data
a. Tugas pokok :
Mengelola dan menyajikan informasi data operasi dan keuangan
b. Tanggung jawab :
1. Menjamin tersedianya rencana pengembangan usaha dalam
rangka pencapaian target pendapatan.
2. Menjamin tersedianya data operasi yang akurat.
3. Tersedianya RRKA dan RKA Wilayah.
c. Wewenang :
1. Menetapkan rencana pengembangan usha (Business Plan)
wilayah pos.
2. Menetapkan validitas data operasi.
3. Menetapkan reklasifikasi kelas kantor.
8. Asman Penata Layanan
a. Tugas Pokok :
Mengembangkan produk sesuai dengan kondisi spesifik wilpos
dan melakukan aktifitas pemasaran dan promosi.
b. Tanggung jawab :
1. Menjamin tersedianya produk layanan sesuai dengan
kebutuhan pelanggan.
2. Menjamin terselenggaranya hubungan kerjasama yang baik
dan harmonis dengan mitra kerja.
3. Menjamin tersedianya informasi produk layanan pos.
c. Wewenang :
2. Menyusun formulasi tarif negosiasi.
3. Menyusun formulasi besarnya diskon.
9. Asman Perencanaan Usaha dan Promosi
a. Tugas Pokok :
Menyusun rencana pengembangan usaha dan melakukan promosi
serta menyusun RRKA wilayah.
b. Tanggung jawab :
1. Menjamin tersedianya rencana pengembangan usaha dalam
rangka pencapaian target pendapatan.
2. Menjamin tersedianya data operasi yang akurat.
3. Tersedianya RRKA wilayah.
c. Wewenang :
1. Menetapkan rencana pengembangan usaha (business plan)
Wilpos.
2. Menetapkan validitas data operasi.
3. Menetapkan reklasifikasi kantor.
10.Manajer Pengembangan usaha
a. Tugas Pokok :
Melakukan pengembangan bisnis di wilayah melalui kegiatan
perencanaan bisnis, pemasaran serta melakukan aktifitas
b. Tanggung jawab :
1. Efektivitas dan efisiensi kegiatan pemasaran di wilayah.
2. Ketersediaan produk sesuai dengan harapan pelanggan.
3. Rumusan Rencana Strategis Wilayah yang jelas, komunikatif,
komprehensif, dan aplikatif.
c. Wewenang :
1. Menetapkan alokasi dana untuk pengembangan usaha dan
kegiatan pemasaran di wilayah.
2. Menetapkan kelayakan usulan “Business Plan”
pengembangan Produk Lokal dari UPT-UPT.
3. Menetapkan metode penyusunan dan pelaporan data (SIM
Wilayah) dari UPT-UPT.
11.Asman Jaringan
a. Tugas Pokok :
Merencanakan, menetapkan, dan mengevaluasi jaringan layanan
dan luas jangkauan layanan serta modal transportasi antar titik
layanan untuk menjamin kelancaran operasional.
b. Tanggung Jawab :
1. Menjamin tersedianya jaringan pos dan modal transportasi
yang handal.
2. Menjamin luas jangkauan layanan sesuai dengan standar mutu
3. Manjamin fasilitas fisik layanan pos sesuai dengan kebutuhan.
c. Wewenang :
1. Menentukan sistem jaringan pos yang handal.
2. Menetapkan jenis modal transportasi yang digunakan.
3. Menentukan jumlah titik layanan pos.
12.Asman Standarisasi dan Pengembangan Mutu
a. Tugas Pokok :
Merencanakan, mengusulkan dan mengevaluasi standar mutu
layanan dan sisdur operasi pos serta dokumentasi mutu secara
berkesinambungan.
b. Tanggung Jawab :
1. Menjamin tersedianya standar mutu layanan dan operasi.
2. Menjamin tersedianya sistem dan prosedur layanan yang
handal.
3. Menjamin tersedianya sistem dan prosedur operasional yang
handal.
4. Menjamin tersedianya dokumentasi mutu.
c. Wewenang :
Menetapkan standarisasi mutu layanan dan operasi yang meliputi
13.Asman Pengendalian Mutu
a. Tugas Pokok :
Mengendalikan mutu dan menganalisa serta mengantisipasi
kemungkinan penyimpangan pelaksanaan operasi.
b. Tanggung Jawab :
Menjamin tersedianyamutu layanan sesuai dengan standar.
c. Wewenang :
Memberikan penilaian terhadap mutu layanan.
14.Manajer Bina Mutu Layanan
a. Tugas Pokok :
Merencanakan, mengendalikan, dan mengembangkan jaringan lalu
lintas pos, jaringan pelayanan serta mutu proses dan mutu layanan.
b. Tanggung Jawab :
1. Tersedianya standar mutu proses dan layanan di wilayah.
2. Terpenuhinya kinerja mutu proses dan mutu layanan
berdasarkan standar mutu yang ditetapkan.
3. Efektivitas dan efisiensi jaringan perhubungan pos di wilayah.
c. Wewenang :
1. Menetapkan jenis modal transportasi jaringan perhubungan
2. Menetapkan jenis fasilitas fisik pelayanan pos, termasuk
menambah atau mengurangi kuantitas dan kualitas fasilitas
pelayanan sesuai dengan kebutuhan di wilayah.
3. Mengeluarkan biaya sesuai dengan plafon yang ditetapkan
untuk mendukung tercapainya kinerja mutu pelayanan.
15.Asman Pengendalian dan Perbendaharaan
a. Tugas Pokok :
Melakukan pengendalian realisasi anggaran biaya wilpos dan
mengelola kinerja mutu pelayanan.
b. Tanggung Jawab :
1. Mengusulkan penetapan kewajaran penghitungan OE.
2. Mengusulkan penetapan kewajaran realisasi biaya.
3. Mengusulkan penetapan alokasi RRKA UPT.
16.Asman Akuntansi dan Verifikasi
a. Tugas Pokok :
Melakukan proses akuntansi dan penyusunan laporan keuangan
wilpos.
b. Tanggung Jawab :
Menjamin keakuratan dan ketepatan waktu penyajian laporan
c. Wewenang :
1. Menetapkan standarisasi dan konsistensi sistem dan prosedur
akuntansi di wilayah.
2. Melakukan reklafisikasi rekening atas laporan akuntansi di
wilayah.
17.Manajer Keuangan
a. Tugas Pokok :
Mengelola seluruh aktivitas keuangan guna mengendalikan kinerja
keuangan wilayah sesuai dengan arah strategi dan kebijakan
wilayah.
b. Tanggung Jawab :
1. Likuiditas keuangan wilayah.
2. Kelancaran penyusunan dan pengendalian anggaran (RRKAP
DAN RKAP).
3. Keakuratan dan ketepatan waktu penyajian Laporan Keuangan
Wilayah.
c. Wewenang :
1. Akses data ke seluruh unit organisasi di wilayah.
2. Menetapkan Harga Pokok Produk dan besaran Tansfer Pricing
di wilayah.
18.Asman Gedung
a. Tugas Pokok :
Mengelola gedung untuk mendukung kegiatan operasi.
b. Tanggung Jawab :
1. Tersedianya gedung yang dibutuhkan untuk mendukung
kegiatan operasi.
2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah yang
berkaitan dengan pangadaan, penimpaan, pendistribusian dan
pertanggungan gedung.
c. Wewenang :
1. Menetapkan pengaturan dan pemanfaatan gedung.
2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan gedung.
3. Menetapkan penetapan alokasi dan realokasi anggaran
pemeliharaan gedung.
4. Menyusun daftar nominasi rekanan.
19.Asman Kendaraan
a. Tugas Pokok :
Mengelola kendaraan untuk mendukung kegiatan operasi.
b. Tanggung Jawab :
1. Tersedianya kendaraan yang dibutuhkan untuk mendukung
2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah yang
berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan, pendistribusian
dan pertanggungan kendaraan.
c. Wewenang :
1. Menetapkan pengaturan dan pemanfaatan kendaraan.
2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan kendaraan.
3. Menetapkan alokasi dan realokasi anggaran pemeliharaan
kendaraan.
4. Menyusun daftar nominasi rekanan.
20.Asman Teknik
a. Tugas Pokok :
Mengelola teknologi dan sistem informasi yang meliputi
pengadaan, pemeliharaan dan pengendalian untuk menunjang
kegiatan operasi.
b. Tanggung Jawab :
1. Tersedianya teknologi dan sistem informasi serta peralatan
yang dibutuhkan dalam upaya mendukung kegiatan operasi.
2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah-naskah
yang berkaitan dengan pengadaan, pemeliharaan,
pendistribusian dan pertanggungjawaban teknologi.
c. Wewenang :
2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan sarana
teknologi.
3. Menetapkan alokasi dan realokasi anggaran pengadaan dan
pemeliharaan sarana teknologi UPT.
4. Menyusun daftar nominasi rekanan pengadaan dan
pemeliharaan sarana teknologi.
21.Asman Peralatan
a. Tugas Pokok :
Mengelola peralatan yang meliputi pengadaan, pemeliharaan dan
pengendalian untuk menunjang kegiatan operasi.
b. Tanggung Jawab :
1. Tersedianya peralatan yang dibutuhkan dalam upaya
mendukung kegiatan operasi.
2. Menjamin ketertiban sistem penatausahaan naskah-naskah
yang berkaitan dengan pengadaan, pemeliharaan,
pendistribusian dan pertanggungan perlengkapan peralatan.
c. Wewenang :
1. Menetapkan alokasi dan realokasi pemanfaatan peralatan.
2. Menetapkan anggaran pengadaan dan pemeliharaan peralatan.
3. Menetapkan alokasi dan realokasi anggaran pengadaan dan
4. Menyusun daftar nominasi rekanan pengadaan dan
pemeliharaan peralatan.
22.Manajer Teknik dan Sarana
a. Tugas Pokok :
Mengelola teknologi dan sarana untuk mendukung kegiatan
operasi.
b. Tanggung Jawab :
1. Ketersediaan teknologi dan sarana yang dibutuhkan dalam
upaya mendukung kegiatan operasi.
2. Ketertiban sistem penatausahaan naskah-naskah yang
berkaitan dengan pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan,
pendistribusian, dan pertangguhan peralatan / perlengkapan
teknologi dan saran yang dipergunakan.
3. Tersedianya kebutuhan BPM wilayah.
c. Wewenang :
1. Mengatur pemanfaatan teknologi dan saran di wilayah.
2. Mengatur anggaran penganggaran dan pemeliharaan TEKSAR.
1.4.Struktur Divisi Tempat PKL
Gambar 1.2
Struktur Divisi Sekretariat Wilayah (General Affair)
1.5.Job Description Divisi Sekretariat Wilayah
Sekretaris wilayah mempunyai fungsi sebagai pengelola kegiatan
kesekretariatan/ketatausahaan, protokoler, kehumasan, dokumentasi,
pencatatan akuntansi dan sebagai kasir kantor wilayah Pos serta advokasi dan
litigasi hukum demi kepentingan perusahaan.
Adapun dalam penyelenggaraan fungsi sebagaimana disebutkan di atas,
Sekwilpos mempunyai tugas da kewajiban sebagai berikut :
1. General Affair Manager
a. Merencanakan dan mengkoordinir kegiatan kesekretariatan,
protokoler, kehumasan, dan advokasi hukum.
b. Mengorganisir dan melaksanakan kegiatan kesekretariatan, protokoler,
kehumasan, dan advokasi hukum, pencatatan akuntansi dan sebagai
kasir kantor Pos.
General Affair Manager
Perencanaan PKS
Asman Humas Asman
Hukum
Asman Perencanan & Kesejahteraan
Agendaris Agendaris/ Antaran
c. Mengendalikan kegiatan kesekretariatan, protokoler, kehumasan, dan
advokasi hukum.
2. Asman Perencanaan dan Kesejahteraan
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran dibagiannya.
b. Mengelola sumber daya di bagiannya.
c. Membuat laporan keuangan Wilpos.
3. Agendaris
a. Membuka surat masuk.
b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar.
c. Mencatat lembar disposisi.
4. Agendaris/Antaran
a. Mengagendakan surat keluar.
b. Melakukan proses pengantaran surat.
5. Asman Hukum
Memberikan advokasi hukum dan perikatan agar setiap keputusan
manajemen Wilpos terhindar dari dampak hukum yang merugikan dan
merusak citra perusahaan.
6. Asman Humas
a. Mendokumentasikan kegiatan Wilpos.
b. Mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal
maupun massa eksternal.
c. Menganalisis dan mengidentifikasi permasalahan yang menyangkut
1.6.Sarana dan Prasarana
a. Layanan Pos
1. Layanan Inti / Core Services
Komunikasi : Suratpos
Keuangan : Weselpos dan Giropos
Logistik : Paketpos
2. Layanan Perpanjangan / Extended
Filateli dan layanan Perbankan
3. Layanan Perluasan
Usaha Retail, seperti Poserba dan Wasantara Net yang memberikan
layanan antara lain : Email, Web browser, E-Com.
b. Tingkat Layanan
1. Layanan Standar
2. Layanan Priority
3. Layanan Costumized
c. Produk dan Layanan Pos
1) Produk Layanan Komunikasi
Layanan Standar : Surat Biasa berupa Kartupos, Warkatpos, Barang
Cetakan, Surat Kabar/majalah, Sekogram dan bungkusan, Surat Kilat.
Layanan Priority : Surat Kilat Khusus, Ratron Simpati dan City Kurir
untuk kiriman surat Dalam Negeri, sementara Express Mail Service
Layanan Costumized (Perlakuan Khusus) : merupakan layanan yang
disediakan sesuai dengan keinginan pelanggan, di mana perlakukan
layanan ditangani secara khusus mulai daro proses collecting,
processing, transporting dan delivery, dengan menggunakan tarif
khusus yang dinegosiasikan. Seluruh produk dapat dimintakan untuk
perlakuan khusus.
2) Produk Layanan Logistik
Layanan Standar : Layanan pengiriman barang dengan bentuk dan
ukuran tertentu dengan layanan dan prosedur operasi standar, dengan
produk “Paketpos Biasa”.
Layanan Priority : Layanan pengiriman barang dengan prioritas pada
pengangkutan dan pengantaran, misal “Paketpos Kilat Khusus”.
Layanan Costumized : Layanan pengiriman barang dengan perlakukan
khusus sesuai dengan permintaan pengirim maupun penerima, misal :
Paketpos Perlakukan Khusus dari mulai pengumpulan sampai pada
antaran di kota tujuan.
Layanan Pengembangan : Paketpos point to point dan Paketpos
Optima/Kargo.
Layanan Perluasan terdiri atas : Jasa Kepabeanan, Jasa Pergudangan,
Jasa Pengurusan Transportasi dan Jasa E-Commerce.
3) Produk Layanan Keuangan
Weselpos : Weselpos Elektronik berupa westron prima, Weselpos
Speed Cash : Pengiriman uang dari Arab Saudi dan Malaysia ke
Indonesia.
Western Union / Money Transfer : Pengiriman uang secara cepat,
secara timbal balik dari/ke seluruh dunia.
Cek Pos Wisata : Cek dengan copure tertentu yanng dapat diuangkan
di seluruh outlet kantor pos yang ada di Indonesia.
Giro Pos : Layanan keuangan untuk menampung, menyimpan dan
membayar berbagai transaksi baik untuk pemegang rekening
perorangan maupun perusahaan.
4) Produk Layanan Keagenan
TABANAS BATARA, Pemotongan Uang Pensiun Ex Bank Kreditur,
Penjualan Benda Materai/Akta Agraria, Penyaluran Takesra / Kukesra,
Penyaluran Jaring Pengaman Sosial, dan System On-line Payment
Point (SOPP).
d. Sarana
Sarana yang dimiliki oleh PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat
adalah sebagai berikut :
Roda-2 = 807
K.B.M = 952 Buah Roda-4 = 128
Roda-6 = 17
AT 286/386/486 = 174
Komputer 453 Pentium I/II = 164
VSAT = 14 KTR
JAR Komunikasi R. LINK = 4 KTR
DIAL UP = 7 KTR
KRPRK = 25
GEDUNG KP Cabang/Asset = 160
KP Cabang/Sewa = 201
KP/KPRK = 22
ALAT PRODUKSI SPP = 1, SG = 1
KP CABANG = 370
Pos Kel. Desa = 306
UNIT PELAYANAN BERGERAK
Pos Kel. Kota = 43
Agenpos = 196
Pos Desa = 443
Agenpos Kop = 27
UNIT PELAYANAN POS Warposkesra = 154
Depo BPM = 529
Wilpos, Ujb, Sg-E, Spp
LUAS JANGKAUAN PELAYANAN
1.7.Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)
1.6.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di PT Pos Indonesia
(Persero) Divre V Jawa Barat yang berada di jalan Pahlawan No. 87
Bandung 40123. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat terletak
tidak jauh dari Taman Makam Pahlawan Cikutra Bandung.
1.6.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Waktu pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dilakukan selama
21 hari, di mulai tanggal 09 Agustus 2010 s.d 08 September 2010 di
Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat, setiap haris Senin
s.d Jumat di mulai pukul 08.00 WIB s.d 15.30 WIB.
Jmlh kec yg tlh dilayani di Jawa Barat dan Banten = 443, dgn rincian
Jmlh Desa/Kel di Jawa Barat dan Banten = 6026 Desa
Kantor Pos = 320 Unit
PKK = 7 Terminal PKD = 116 Terminal Telah terlayani = 4.312 = 71,56%
Belum dilayani = 1.714 = 28,44%
37
PELAKSANAAN PKL
2.1. Kegiatan selama PKL
Berikut ini merupakan daftar jadwal kegiatan selama PKL :
Tabel 2.1
08.00 1. Membuka surat masuk 2. Mengagenda Surat masuk
08.00 Mengagenda surat masuk dan surat keluar
15.30
4 Kamis, 12-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan surat keluar
15.30
2. Mengkliping guntingan berita
15.30
6 Senin, 16-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
7 Selasa, 17-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
8 Rabu, 18-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
9 Kamis, 19-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
20-08-2. Mencatat lembar disposisi
15.30
12 Selasa, 24-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
13 Jumat, 27-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
14 Senin, 30-08-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
2. Buka puasa bersama
19.00
2. Mencatat lembar disposisi
15.30
17 Kamis, 02-09-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
18 Jumat, 03-09-2010
08.00 Mengagenda surat masuk dan keluar
15.30
19 Senin, 06-09-2010
08.00 1. Mencatat lembar disposisi
2. Mengagenda surat masuk dan keluar
2. Mencatat lembar disposisi
2. Mencatat lembar disposisi
15.30
Berdasarkan daftar kegiatan selama PKL di atas, maka kegiatan yang dilakukan
selama PKL adalah sebagai berikut :
1. Membuka surat masuk
Kegiatan membuka surat masuk merupakan salah satu kegiatan yang
dilakukan pada bagian Agendaris (Asman Perencanaan dan
Kesejahteraan). Surat tersebut merupakan surat yang ditujukan kepada
masing-masing divisi yang ada di kantor tersebut. Setiap surat yang masuk
harus melalui bagian ini (Agendaris) untuk diagendakan menjadi arsip
kantor tersebut, kemudian diteruskan ke masing-masing divisi sesuai
dengan tujuan surat tersebut.
Gambar 2.1
2. Mengagenda surat masuk dan surat keluar
Seperti penjelasan di atas, kegiatan ini merupakan kegiatan lanjutan dari
membuka surat, surat yang telah dibuka kemudian diagendakan.
dari PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat yang ditujukan
kepada Wilpos-Wilpos lainnya yang ada di seluruh Indonesia. Sebelum
disalurkan, surat tersebut harus melalui bagian Agendaris tersebut untuk
diagendakan, kemudian diantarkan ke tujuannya.
Gambar 2.2
3. Mengkliping Guntingan Berita
Kegiatan mengkliping berita adalah mencari informasi atau berita yang
ada di surat kabar yang terkait dengan Pos Indonesia. Berita tersebut
digunting, kemudian di pasang di majalah dinding. Adapun informasi atau
berita yang didapat beragam, mulai dari iklan, laporan kegiatan Pos
Indonesia, sampai pada keluhan-keluhan masyarakat terhadap pelayanan
Pos Indonesia yang kurang menyenangkan.
4. Mencatat lembar disposisisi
Selain mengagendakan surat masuk yang ada, surat tersebut juga harus
dicatat ke dalam lembar disposisi. Ada pun yang dicatat adalah pengirim,
Gambar 2.3
5. Buka puasa bersama
Buka bersama adalah kegiatan yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia
(Persero) Divre V Jawa Barat dalam rangka merayakan bulan puasa. Ada
pun buka puasa bersama ini diadakan pada tanggal 31 Agustus 2010 di
kantor PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat. Pada buka puasa
bersama ini diadakan bersama anak-anak Panti Asuhan Bayi Sehat. Acara
dimulai pada pukul 17.00 WIB, diawali dengan ceramah yang dibawakan
oleh Ustad Abdul Hamid. Acara ini diikuti dengan sukacita terutama
anak-anak Panti Asuhan Bayi Sehat, ditambah dengan pemberian bingkisan oleh
Gambar 2.4
2.2.Analisa Kegiatan PKL
Menurut Internasional Public Relations Associations (IPRA) yang
dikutip oleh Soleh Soemirat dan Elvirano Ardianto dalam bukunya
yang berjudul “Dasar-Dasar Public Relations” mendefinisikan Public
Relations adalah :
“Fungsi manajemen dari ciri yang terencana dan berkelanjutan
melalui organisasi dan lembaga swasta atau publik (umum) untuk
memperoleh pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang
terkait atau mungkin ada hubungannya dengan penelitian opini
publik di antara mereka”.(Soemirat dan Ardianto, 2005:14).
Menurut Sr. Maria Assumpaya Rumanti OSF dalam bukunya
yang berjudul “Dasar-dasar Public Relations Teori dan Praktik”, ada
lima pokok tugas public Relations yaitu :
1. Menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian
informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada
publik.
2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat
umum atau masyarakat.
3. Memperbaiki citra organisasi atau perusahaan.
4. Tanggung jawab sosial.
5. Komunikasi. (Rumanti, 2002:39)
Tujuan dalam menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas
penyampaian informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual)
kepada public supaya publik mempunyai pengertian yang benar
tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, sertakegiatan yang
dilakukan. Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan
harapan publik eksternal dan memperhatikan, mengolah,
mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan
dan perkembangan organisasi.
Selain memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta
pendapat umum atau masyarakat, public relations juga menjalankan
lingkungan karena public relations ikut menentukan kehidupan
organisasi apabila tidak saling mengganggu.
Bagi public relations menyadari citra yang baik tidak hanya
terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya,
tetapi terletak pada bagaimana organisasi bisa mencerminkan
organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan
perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk
dikontrol, dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran
komponen yang kompleks.
Public relations merupakan instrumen untuk bertanggungjawab
terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggungjawab
tersebut. Terutama kelompok publik internal, publik eksternal, dan
pers. Penting diusahakan bahwa seluruh organisasi bersikap terbuka
dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada
hubungannya dan memerlukan informasi.
Public relations memiliki bentuk komunikasi yang khusus,
komunikasi timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi
modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral, perlu juga
dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur
Pada dasarnya, public relations adalah :
1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh good will, kepercayaan,
saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publiknya
atau masyarakat umum.
2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa
diterima dan menguntungkan semua pihak.
3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang
spesifik, sasuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan
organisasi/perusahaan.
4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi
atau perusahaan dengan publiknya.
Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah
bagian yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa
internal maupun massa eksternal. Humas PT Pos Indonesia (Persero)
Divre V Jawa Barat ini bekerja sendiri untuk mengurusi dalam
menjalani hubungan internal maupun eksternal. Dimana Hubungan
Internal mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan internal
dan penerbitan media internal, sedangkan Hubungan Eksternal
mengurusi hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal,
Berikut ini merupakan analisa kegiatan yang dilakukan selama PKL.
Ditempatkan di bagian Sekwil, artinya kegiatan yang dilakukan
merupakan kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam divisi tersebut.
2.2.1.Membuka Surat Masuk
Membuka surat masuk merupakan tugas pokok dari bagian
Agendaris. Kegiatan ini selalu dilakukan setiap hari, mengingat surat
yang masuk selalu berdatangan setiap hari. Surat yang dimaksud
adalah surat yang berasal dari seluruh Kantor Pos baik dari pusat
maupun kantor cabang lainnya. Kegiatan ini secara langsung
menghubungkan divisi Sekwil dengan divisi lainnya yang terdapat
dalam struktur Divre V Jawa Barat ini. Hubungan tersebut terjadi
karena setiap surat masuk ditujukan kepada setiap divisi yang ada,
tetapi harus melalui Sekwil, dalam hal ini bagian Agendaris untuk
mengagendakan surat-surat tersebut sebelum diserahkan kepada
masing-masing divisi sesuai dengan tujuan surat tersebut.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, surat masuk ditujukan
kepada setiap divisi yang terdapat di Kantor Wilayah Divre V Jawa
Barat. Karena itu isi surat tersebut tentu saja sesuai dengan tugas dan
tanggungjawab dari divisi tersebut. Misalnya surat yang ditujukan
kepada divisi Finance atau Keuangan, maka isi surat tersebut biasanya
merupakan laporan keuangan. Karena laporan keuangan, maka surat
tersebut biasanya berasal dari kantor cabang yang berada di wilayah
Pada tahap ini, harus benar-benar dipastikan agar surat-surat
tersebut harus sampai kepada tujuannya, karena jika terdapat
kesalahan dalam pengantaran surat tersebut, maka dapat menganggu
kelancaran tugas divisi tersebut. Hal ini terkait dengan salah satu
tanggung jawab dari Sekwil yaitu mengelola kelancaran kegiatan
kesekretariatan kantor wilayah pos, karena itu bagian agendaris harus
bertanggungjawab penuh dalam kegiatan membuka dan menyalurkan
surat tersebut. Pada bagian ini, sangat diperlukan ketelitian dalam
membuka surat tersebut agar tidak terjadi kesalahan mulai dari
mengagendakan surat sampai pada penyalurannya ke setiap divisi.
2.2.2.Mengagendakan Surat Masuk dan Surat Keluar
Setelah surat masuk tersebut dibuka, tahap selanjutnya yang harus
dilakukan adalah mengagendakan surat tersebut. Kegiatan ini masih
merupakan tugas selanjutnya dari bagian Agendaris. Agar kegiatan ini
bisa berjalan lancar, sebelumnya pada saat membuka surat masuk
sebaiknya surat-surat tersebut telah disusun sedemikian rapihnya.
Tujuan dari kegiatan ini adalah setiap surat yang masuk
diagendakan untuk menjadi arsip dari Divre V Jawa Barat. Adapun
data-data yang dimasukkan ke dalam agenda tersebut yaitu pengirim,
nomor surat, jenis surat, tanggal dikirimnya surat, dan perihal.
Selain surat masuk, surat keluar juga perlu diagendakan. Surat
dan ditujukan kepada Kantor Pos lainnya. Surat keluar yang
diagendakan diperlukan selain sebagai arsip perusahaan, juga untuk
mendapatkan nomor surat, baru bisa disalurkan kepada tujuan surat
tersebut.
2.2.3.Mencatat Lembar Disposisi
Mencatat lembar disposisi tidak jauh berbeda dengan
mengagendakan surat masuk, yang membedakannya adalah jika
mengagendakan surat masuk melalui perangkat komputer, sedangkan
mencatat lembar disposisi dilakukan secara manual, yaitu dengan
menuliskannya pada lembaran disposisi. Data-data yang dituliskan
sama dengan yang terdapat dalam agenda surat masuk. Lembaran
disposisi yang telah diisi tersebut kemudian disatukan dengan surat
tersebut, kemudian diserahkan kepada divisi yang dituju.
Lembar Disposisi adalah alat komunikasi tertulis yang ditujukan
kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah. Lembar
Disposisi terdiri atas : Kepala Lembar Disposisi, Isi Lembaran
Disposisi, Bagian Akhir Lembar Disposisi. Kepala Lembar Disposisi
terdiri atas : Tulisan “Lembar Disposisi”, Surat dari, Nomor surat,
Tanggal surat, Diterima tanggal, Nomor agenda, Sifat, Hal,
Bentuk/Model Naskah Dinas Lembar Disposisi adalah sebagai
berikut :
Gambar 2.5
LEMBAR DI SPOSI SI
Surat dari
Diteruskan kepada Sdr. :
Mmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmm Mmmmmmmmmmmm Dstnya...
Dengan hormat harap :
2.2.4.Mengkliping Guntingan Berita
Salah satu kegiatan yang dilakukan selama PKL yaitu
mengkliping berita. Berita yang dimaksud adalah informasi berupa
apa pun yang terjkait dengan Pos Indonesia. Berita atau informasi
tersebut diperoleh dari surat kabar-surat kabar. Yang dimaksud
dengan mengkliping berita adalah menggunting berita atau informasi
yang terdapat dalam surat kabar kemudian disusun dengan rapi pada
sebuah kertas untuk dijadikan artikel, laporan, ataupun presentasi
utnuk kepentingan perusahaan tersebut.
Berita yang dikliping diperoleh dari Surat kabar Tribun Jabar
edisi 13 Agustus 2010. Diambil dari rubrik Surat Pembaca. Artikel
tersebut berjudul “Nyasar dimanakah Paket Saya?”, yang isinya
merupakan keluhan dari seorang pembaca sekaligus seorang yang
pernah menggunakan jasa Pos Indonesia untuk mengirimkan sebuah
paket. Akan tetapi paket tersebut tidak pernah sampai ke tujuan
setelah sekian lama.
Hasil kliping berita itu kemudian diagendakan terlebih dahulu,
dengan tujuan menjadi arsip perusahaan, sebelum disebarkan kepada
masing-masing manajer, untuk ditindaklanjuti, baik sebagai berita
acara maupun sebagai acuan untuk mengkonfirmasi kepada pihak
Hasil kliping tersebut juga kemudian dipasang ke majalah
dinding. Hal ini bertujuan sebagai informasi kepada seluruh karyawan
mengenai peristiwa yang sedang terjadi tersebut.
Gambar 2.6
2.2.5.Buka Puasa Bersama
Divisi Humas Divre V Jawa Barat berada di bawah Sekwil. Salah
satu tugas dari Humas Divre V Jawa Barat yaitu menjaga hubungan
baik perusahaan dengan pihak eksternal. Pihak eksternal yang
dimaksud salah satunya adalah masyarakat sekitar.
Divre V Jawa Barat sendiri mempunyai program tahunan di mana
ikut berkontribusi dalam pengembangan masyarakat Indonesia, dalam
hal ini berupa tanggungjawab sosial perusahaan terhadap masyarakat
sekitar. Pada tahun 2010, program tanggungjawab sosialnya adalah
mengadakan Buka Puasa Bersama anak-anak dari Panti asuhan Bayi
Sehat, bertepatan dengan Bulan Puasa.
Berdasarkan keilmuan yang didapat dari perkuliahan, program
Buka Puasa Bersama yang diadakan oleh Divre V Jawa Barat tersebut
(CSR), di mana merupakan tanggungjawab sosial perusahaan terhadap
masyarakat atau lingkungan sekitar.
Menurut Departemen Sosial RI definisi Corporate Social
Responsibility (CSR) memiliki dua konsep yaitu
1. Konsep pertama, bahwa konsep Corporate Social
Responsibility (CSR) adalah komitmen dan kemampuan dunia
usaha untuk melaksanakan kewajiban sosial terhadap
lingkungannya dalam rangka meningkatkan kesejahteraan
masyarakat dan menjaga keseimbangan kehidupan ekosistem di
sekelilingnya.
2. Konsep kedua, adalah tanggung jawab sosial yang merupakan
pengelompokkan program tanggung jawab sosial dunia usaha,
Corporate Social Responsibility (CSR), yaitu berdasarkan
prinsip-prinsip dasar, strategi dan lingkup program yang dapat
dijadikan sebagai acuan pelaporan pelaksanaan program dan
penilaian tanggung jawab sosial dunia usaha.
Dalam lingkungan masyarakat konsumen yang kritis, Corporate
Social Responsibility (CSR) dapat menciptakan brand image (citra
positif) dari suatu perusahaan. Brand image tentu saja sangat berperan
dalam mendongkrak volume penjualan, mempertahankan loyalitas
konsumen lama, serta membangun/ mengembalikan citra positif
perusahan yang sebelumnya(mungkin) sempat terdistorsi. Hasil akhir
kembali kepada peningkatan corporate value yang akhirnya berpulang
kepada stakeholder lagi.
Tanggung jawab Sosial Perusahaan atau Corporate Social
Responsibility adalah suatu konsep bahwa organisasi, khususnya
(namun bukan hanya) perusahaan adalah memiliki suatu tanggung
jawab terhadap konsumen, karyawan, pemegang saham, komunitas
dan lingkungan dalam segala aspek operasional perusahaan.
Corporate Social Responsibility berhubungan erat dengan
"pembangunan berkelanjutan", di mana ada argumentasi bahwa suatu
perusahaan dalam melaksanakan aktivitasnya harus mendasarkan
keputusannya tidak semata berdasarkan faktor keuangan, misalnya
keuntungan atau deviden melainkan juga harus berdasarkan
konsekuensi sosial dan lingkungan untuk saat ini maupun untuk
jangka panjang.
Sebuah definisi yang luas oleh World Business Council for
Sustainable Development (WBCSD) yaitu suatu suatu asosiasi global
yang terdiri dari sekitar 200 perusahaan yang secara khusus bergerak
dibidang "pembangunan berkelanjutan" (sustainable development)
yang menyatakan bahwa:
"Corporate Social Responsibility adalah merupakan suatu
memberikan kontribusi kepada pengembangan ekonomi dari
komunitas setempat ataupun masyarakat luas, bersamaan dengan
peningkatan taraf hidup pekerjanya beserta seluruh keluarganya".
Kepedulian kepada masyarakat sekitar/relasi komunitas dapat
diartikan sangat luas, namun secara singkat dapat dimengerti sebagai
peningkatan partisipasi dan posisi organisasi di dalam sebuah
komunitas melalui berbagai upaya kemaslahatan bersama bagi
organisasi dan komunitas. Corporate Social Responsibility adalah
bukan hanya sekedar kegiatan amal, di mana Corporate Social
Responsibility mengharuskan suatu perusahaan dalam pengambilan
keputusannya agar dengan sungguh-sungguh memperhitungkan akibat
terhadap seluruh pemangku kepentingan(stakeholder) perusahaan,
termasuk lingkungan hidup. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk
membuat keseimbangan antara kepentingan beragam pemangku
kepentingan eksternal dengan kepentingan pemegang saham, yang
merupakan salah satu pemangku kepentingan internal.
Berdasarkan acara Buka Puasa Bersama yang diadakan oleh PT
Pos Indonesia Divre V Jawa Barat, maka dapat disebut sebagai
bentuk Corporate Philanthrophy. Corporate Philanthrophy merupakan
salah satu bentuk dari Corporate Social Responsibility. Corporate
Philanthrophy ini dilakukan oleh perusahaan dengan memberikan
alat kepada pihak yang membutuhkan baik itu lembaga, perorangan
atau kelompok tertentu. Corporate Philanthrophy dapat dilakukan
dengan menyumbangkan uang secara langsung, misalnya :
memberikan beasiswa kepada anak-anak yang tidak mampu,
memberikan barang atau produk, misalnya : memberikan bantuan
peralatan tulis untuk anak-anak yang belajar di sekolah-sekolah
terbuka, dan lain-lain. Memberikan jasa, misalnya memberikan
bantuan imunisasi kepada anak-anak di daerah terpencil, memberi ijin
untuk menggunakan fasilitas atau jalur distribusi yang dimiliki oleh
perusahaan, misalnya : sebuah hotel menyediakan satu ruangan
khusus untuk menjadi showroom bagi produk-produk kerajinan
tangan rakyat setempat, dan lain-lain.
Dalam hal ini Corporate Social Responsibility yang diadakan oleh
PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat adalah mengadakan Buka Puasa
Bersama, bertepatan pada Bulan Puasa, di mana turut mengundang
anak-anak dari Panti Asuhan Bayi Sehat. Kegiatan yang dilakukan
tidak hanya Buka Bersama, melainkan PT Pos Indonesia Divre V
Jawa Barat juga turut memberikan kontribusi / sumbangan kepada
anak-anak tersebut.
57
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah dilakukan, maka pada bab ini merupakan
kesimpulan, sebagai berikut :
1. Kegiatan yang dilaksanakan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Divre V
Jawa Barat selama PKL adalah mengagendakan surat masuk, mencatat
lembar disposisi, mengkliping berita, dan Buka Puasa Bersama.
2. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat memiliki Struktur
Perusahaan yang jelas dan tetap, di mana setiap bagian atau divisi
memiliki tugas dan fungsi masing-masing untuk dilaksanakan.
3. Humas PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat adalah bagian
yang mengurusi hal yang bersifat hubungan massa, baik massa internal
maupun massa eksternal. Dimana Hubungan Internal mengurusi hal
yang berhubungan dengan penyuluhan internal dan penerbitan media
internal, sedangkan Hubungan Eksternal mengurusi hal yang
berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media
massa, tata usaha, dan pameran.
4. PT Pos Indonesia (Persero) Divre V Jawa Barat memiliki kegiatan
Social Responsibility yaitu dengan memberikan kontribusi atau
sumbangan kepada masyarakat yang membutuhkan.
5. Mengkliping berita dan memasang majalah dinding (mading)
merupakan media internal dari PT Pos Indonesia (Persero) Divre V
Jawa Barat di mana berfungsi sebagai media informasi bagi seluruh
karyawan.
3.2. Saran-saran
3.2.1. Bagi Perusahaan
1. Kegiatan Corporate Social Responsibility yang dilakukan tidak hanya
menitikberatkan pada program kesehatan tapi juga lingkungan.
2. Frekuensi kegiatan Corporate Social Responsibility lebih diperbanyak.
3. Bentuk atau tampilan mading agar dibuat lebih menarik sehingga dapat
mengajak setiap karyawan untuk tertarik membacanya.
3.2.2. Bagi Mahasiswa
Laporan PKL ini diharapkan dapat bermanfaat bagi mahasiswa yang
akan mengikuti PKL selanjutnya, meskipun masih terdapat banyak
kekurangan. Oleh karena itu, diharapkan kepada mahasiswa Unikom
khususnya Program Studi Ilmu Komunikasi konsentrasi Ilmu Humas untuk
turut berperan aktif dalam setiap kegiatan Humas yang dilakukan oleh
perusahaan tempat melakukan PKL nantinya. Mahasiswa juga diharapkan
bisa dipraktekkan nantinya. Mahasiswa juga diharapkan dapat memberikan
kontribusi kepada perusahaan sesuai dengan ilmu yang didapat dari
perkuliahan.
JAWA BARAT
Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh :
Nonci Runathy Baok
41807030
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI & PUBLIC RELATIONS
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
viii
Gambar 1.1 Logo PT Pos Indonesia...14
Gambar 2.1 Foto Kegiatan Selama PKL...39 Gambar 2.2 Foto Kegiatan Selama PKL...40
Gambar 2.3 Foto Kegiatan Selama PKL...41 Gambar 2.4 Foto Kegiatan Selama PKL...42
Gambar 2.5 Lembar Disposisi………...49 Gambar 2.6 Foto Kegiatan Selama PKL ……...51
v
LEMBAR PENGESAHAN... i
KATA PENGANTAR... ii
DAFTAR ISI... v
DAFTAR TABEL... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN... ix
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1.Sejarah Perusahaan... 1
1.1.1. Visi, Misi, Tugas Pokok, Tujuan, Sasaran, Peran Dan Falsafah PT Pos Indonesia... 6
1.1.2. Logo Dan Arti Logo PT. Pos Indonesia... 9
1.1.3. Sejarah Sekretariat Wilayah... 11
1.2.Struktur Perusahaan... 14
1.3.Job Description... 15
1.4.Struktur Divisi Tempat Pkl... 30
1.5.Job Description Divisi Sekwil... 30
1.6.Sarana Dan Prasarana ... 32
1.7.Lokasi Dan Waktu Pkl... 36
1.7.1. Lokasi Pkl... 36
1.7.2. Waktu Pkl... 36
BAB II PELAKSANAAN PKL... 37
2.1. Kegiatan Selama Pkl... 37
2.2. Analisa Kegiatan Pkl... 42
2.2.1. Membuka Surat Masuk... 46
vi
2.2.5. Buka Puasa Bersama... 51
BAB III PENUTUP... 57
3.1. Kesimpulan... 57
3.2. Saran-Saran... 58
3.2.1. Bagi Perusahaan... 58
3.2.2. Bagi Mahasiswa... 58
DAFTAR PUSTAKA... x
LAMPIRAN-LAMPIRAN... xi
ix
Surat Permohonan PKL... xii
Surat Balasan dari PT Pos Indonesia... xiii
Penilaian Kerja Praktek... xiv
Berita Acara Bimbingan... xvi
Daftar Hadir PKL... xvii
x
http://id.wikipedia.org/wiki/Tanggung_jawab_sosial_perusahaan
http://en.wikipedia.org/wiki/Clipping
www.posindonesia.com
PT Pos Indonesia, Company Profile. Wilayah Usaha Pos V Jawa Barat
xxi
DATA PRIBADI
Nama : Nonci Runathy Baok
Tempat tanggal lahir
: Soe, 7 Nopember 1987
Jenis kelamin : Perempuan
Agama : Kristen Protestan
Telp : 085222412614
Program studi : Ilmu Komunikasi
Fakultas : FISIP
Jenjang : S1
DATA PENDIDIKAN FORMAL
2007 – Sekarang : Universitas Komputer Indonesia2003 – 2006 : SMUN 1 Soe
2000 – 2003 : SMP N 1 Soe
xxii
2008 : Pelatihan Master of Ceremony
2008 : Table Manner Course
2009 : Study Tour Mass Media 2009
2010 : Pelatihan Public Speaking
RIWAYAT ORGANISASI DAN KEGIATAN
SINGKAT
2008 - 2009 : Anggota Bidang Kamar Doa PMK Oha (PERKANTAS JABAR)
2010 : Ketua Divisi Dakota (Akomodasi, Konsumsi, Registrasi);Panitia Retreat PMK Oha
vii
Tabel 1.1 Struktur Perusahaan...14
ii
Sungguh teramat besar rahmat dan karunia yang telah di berikan oleh Tuhan
Yang Maha Pengasih yang telah memberikan berkat berlimpah dan juga
kesehatan sampai saat ini sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja
Praktek (PKL). Laporan kerja praktek ini disusun dalam memenuhi syarat mata
kuliah Kerja Praktek serta syarat untuk mengikuti sidang skripsi Strata 1 Program
studi Ilmu Komunikasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di Universitas
Komputer Indonesia.
Dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, penulis menyadari bahwa
penulisan laporan kerja praktek ini masih jauh dari sempurna, namun dengan
segala upaya dan kemampuan penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk
menyusun suatu laporan yang bermanfaat sehingga melalui penulisan laporan
kerja praktek ini penulis juga berharap dapat memberikan informasi kepada
rekan-rekan yang membutuhkan pengetahuan dalam melakukan penulisan laporan kerja
praktek selanjutnya.
Selama pelaksanaan dan penyusunan laporan kerja praktek ini tidaklah mudah
namun penulis juga menemui hambatan dan juga kesulitan. Akan tetapi berkat
niat yang kuat, dan keinginan agar segalanya berjalan dengan baik penulis juga di
bantu pembimbing beserta staf karyawan yang telah memberikan bimbingan baik
secara moral maupun material sehingga penulis mampu mengatasinya dan tidak
iii
1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs. M.A selaku Dekan FISIP
Universitas Komputer Indonesia.
2. Yth. Bapak Drs. Manap Solihat M.Si selaku Ketua Program Study Ilmu
Komunikasi.
3. Yth. Bapak Arie Prasetio, M.Si selaku dosen pembimbing kerja praktek di
Universitas Komputer Indonesia yang membantu penulis dalam
menyelesaikan laporan kerja praktek ini.
4. Yth. Ibu Melly Maulin P. M.Si Selaku Dosen Wali Kelas IK-1 Angkatan
2007.
5. Sekretariat Jurusan Ilmu Komunikasi Unikom yang telah banyak membantu
penulis.
6. Yth. Bapak Erry Hendarsyah selaku General Affair Manager PT Pos
Indonesia Divre V Jawa Barat yang telah memberikan kesempatan pada
penulis untuk melakukan kerja praktek di PT Pos Indonesia Divre V Jawa
Barat sekaligus pembimbing penulis pada saat melakukan kerja praktek.
7. Bapak-bapak serta Ibu-ibu karyawan PT Pos Indonesia Divre V Jawa Barat
atas keramahan dan bimbingan bagi penulis selama melakukan kerja praktek.
8. Kepada rekan-rekan dan semua pihak yang terlibat dalam untuk membantu
dalam penyusunan laporan kerja praktek ini baik secara langsung maupun
iv
serta tanggapan dari semua pihak yang sifatnya membangun sehingga membantu
penulis agar apa yang di tulis juga dapat menjadi panduan bagi rekan-rekan di
masa yang akan datang.
Akhir kata penulis ucapkan terima kasih dan semoga bantuan yang telah
diberikan kepada penulis dalam penyusunan laporan kerja praktek ini akan
mendapatkan berkat dan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, dan semoga laporan kerja
praktek ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada umumnya.
Bandung, Desember 2010
xi
xii
xiii
xiv
xv
xvi
xvii
xviii
xix
Kawilpos bersama Ustad Abdul Hamid pada saat Buka Puasa Bersama
xx
