Laporan Kerja Praktek Lapangan (PKL) Di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

(1)

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Sejarah Lembaga Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) secara resmi diproklamirkan

pada tanggal 17 Agustus 1945 oleh Ir. Soekarno dan Drs. Mohammad Hatta yang

mewakili seluruh rakyat Indonesia. Pada tanggal 19 Agustus 1945 Panitia

Persiapan Kemerdekaan Indonesia (PPKI) membentuk Panitia Kecil yang

dipimpin oleh Otto Iskandardinata dengan tugas membahas masalah-masalah

yang berkaitan dengan pemerintahan yang baru dibentuk, terutama pemerintah

daerah dan kerajaan-kerajaan yang telah merubah bentuk menjadi daerah otonom.

Masalah pemerintahan di daerah ini kemudian dibahas dalam sidang PPKI

yang kemudian keluar keputusan-keputusan sebagai berikut:

1. Untuk sementara waktu NKRI dibagi ke dalam 8 (delapan) propinsi,

yaitu: Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sumatra, Borneo,

Sulawesi dan Sunda Kecil. Masing-masing provinsi dikepalai oleh

seorang Gubernur. Sedangkan Gubernur Provinsi Jawa Barat yang

pertama adalah Mas Soetardjo Karto Hadikoesoem.

2. Tiap provinsi dibagi ke dalam beberapa keresidenan, dimana

setiap keresidenan dipimpin oleh seorang Residen. Propinsi Jawa Barat

dibagi ke dalam 5 (lima) Karesidenan dengan ibukota propinsi

(2)

berikut: Karesidenan Banten ( Mr. Ng. Tirtasoejatna), Jakarta (

Mas Soetardjo Karto Hadikoesoemo), Priangan ( R. Poeradiredja ),

Bogor ( R. Ijok Moehammad Sirads ) dan Karesidenan Cirebon (

R.M.A. Soeriatanoedibrata ). Berdasarkan pertimbangan yang

berwawasan demokrasi, dibicarakan tentang keterlibatan seluruh rakyat

dalam mengisi dan mempertahankan kemerdekaan.

Kemudian pada tanggal 22 Agustus 1945, PPKI menetapkan

Pembentukan Komite Nasional di seluruh Indonesia yang berpusat di Jakarta dan

menganjurkan supaya daerah-daerah segera membentuk Komite Nasional Daerah

(KND).

Berdasarkan UU No. 1 Tahun 1945 tentang pemerintah Daerah, Provinsi

Jawa Barat terdiri dari:

1) 5 kota otonom: Jakarta, Bandung, Bogor, Cirebon dan Sukabumi

2) 5 Karesidenan otonom: Jakarta Raya, Priangan, Cirebon, Bogor dan

Banten

3) 18 kabupaten otonom: Bandung, Garut, Sumedang, Tasikmalaya,

Ciamis, Cirebon, Majalengka, Kuningan, Indramayu, Purwakarta,

Tangerang, Jatinegara, Cianjur, Sukabumi, Bogor, Serang,

(3)

Komiten Nasional Daerah (KND) sebagai Badan Perwakilan Rakyat

Daerah dibentuk berdasarkan UU No. 1 Tahun 1945. Ketua KND Jawa Barat

yang pertama adalah Otto Iskandar Dinata.

Berdasarkan UU Nomor 22 tahun 1948, tentang Pemerintah Daerah yang

menjelaskan bahwa Pemerintah daerah terdiri dari DPRD dan Dewan Pemerintah

Daerah (DPD). Kepala daerah menjabat Ketua dan anggota DPD.

Setelah Pemilu 1955, terbit UU No. 1 Tahun 1957 tentang Pemerintah

Daerah yang menyebutkan antara lain:

1. Pemerintah Daerah terdiri dari DPRD dan DPD

2. Kepala daerah adalah ketua serta anggota DPD

3. Dalam menjalankan keputusan-keputusan DPRD, DPD bertanggung jawab kepada DPRD.

4. DPD bukan pemegang kekuasaan tertinggi di daerah, karena berada di bawah dan bertanggungjawab kepada DPRD.

Berdasarkan Penetapan Presiden No. 6 Tahun 1959 sebagai tindak lanjut

dari Dekrit Presiden tahun 1959, terjadi perubahan dalam pengaturan pemerintah

daerah, yaitu terdiri dari Kepala Daerah dan DPRD. Dimana Kepala Daerah dapat

menangguhkan keputusan DPRD bila bertentangan dengan GBHN. Kemudian

Menteri Dalam Negeri mengambil alih keputusan yang ditangguhkan Kepala

daerah tersebut.

Menurut UU Nomor 5 Tahun 1974, kewajiban DPRD adalah:

(4)

2. Menjunjung tinggi dan melaksanakan GBHN

3. Bersama Kepala Daerah menyusun APBD dan peraturan-peraturan Daerah

4. Memperhatikan aspirasi dan memajukan tingkat kesejahteraan masyarakat yang berpegangan kepada program pembangunan

pemerintah.

Dengan demikian secara umum DPRD mengalami beberapa kali

perubahan sesuai dengan tuntutan jaman, yaitu mulai KND (1945 - 1950 ),

DPRDS (1950 - 1956), DPRD Peralihan (1956 - 1958), DPRD ( 1958 - 1959),

DPRD Gaya Baru ( 1959 - 1960), DPRD GR (1960 - 1971), dan DPRD (sampai

sekarang).

Sedangkan Lembaga Sekretariat DPRD sebagai unsur Pemerintah daerah

yang memfasilitasi DPRD mulai dibentuk pada tahun 1974 berdasarkan

Keputusan Gubernur nomor 266/A.IV/15/74 yang dikepalai oleh seorang Kepala

Sekretariat DPRD. Posisinya berada di bawah koordinasi Asisten Daerah (ASDA)

IV, dengan Kepala Set. DPRD-nya H. Moch. Apadi (1974-1976).

Kemudian menurut Perda Nomor 8/DP.040/PD/76, Sekretariat DPRD dipimpin

oleh seorang Sekretaris dengan 4 (empat) bagian, yaitu Bagian Umum, bagian

Persidangan & Risalah, Bagian Keuangan dan Bagian Humas & Protokol. Sekretaris

DPRD dijabat oleh Drs. H. Suyaman (1976-1981).

Berdasarkan Perda Nomor 9 Tahun 1981 tentang Sekretariat DPRD Propinsi

(5)

Pimpinan DPRD, sedangkan secara teknis administrative bertanggungjawab kepada

Sekwilda Jawa Barat. Sekretaris DPRD-nya Momon Ganda Sasmita, SH (1981 -

1984).

Pergantian Sekretaris terjadi lagi pada tahun 1984 - 1988 dijabat oleh Drs.

Eddi Sukardi; tahun 1988 - 1994 dijabat H. Mohammad Asyikin; 1994 -2001 dijabat

oleh Dra. Hj. Redjaningrum; 2001-2003 dijabat oleh Drs. H. Dadang Soekaria, Ak.

Mulai tahun 2003 sampai 2009 dijabat oleh Drs.H. Hatta Eddiyana, Msi.

Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menurut Perda

Nomor 14 Tahun 2000 terdiri dari Sekretaris DPRD yang dipimpin oleh Hj. Ida

Hernida, S. H., M. Si yang menjabat pada tahun 2009 sampai dengan sekarang

dan 5 bagian dibawah naungan Sekretariat DPRD yaitu:

1. Bagian Persidangan dan memiliki 3 Subbagian yaitu Subbagian Rapat

dan Risalah, Subbagian Komisi dan Kepanitiaan, dan Subbagian TU

dan Urusan Pimpinan.

2. Bagian Perundang-undangan dan memiliki 3 Subbagian yaitu

Subbagian Hukum dan PUU, Subbagian Pengkajian dan

Pengembangan, dan Subbagian Dokumentasi dan Informasi.

3. Bagian Humas dan Protokol dan memilik 3 Subbagian yaitu Subbagian

Humas dan Layanan Aspirasi, Subbagian Publikasi dan Subbagian

(6)

4. Bagian Umum dan Administrasi dan memiliki 3 Subbagianyaitu

Subbagian TU dan Kepegawaian, Subbagian Perlengkapan dan

Pemeliharaan, dan Subbagian Urusan Dalam.

5. Bagian Keuangan dan memiliki 3 Subbagian yaitu Subbagian

Anggaran, Subbagian Perbendaharaan, dan Subbagian Verifikasi dan

Pembukuan.

Selain dari kelima bagian tersebut Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

memiliki Kelompok Jabatan Fungsional dan Kelompok Ahli.

Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat memiliki visi dan misi yang patut

diketahui oleh seluruh masyarakat, khususnya masyarakat Jawa Barat. Visi dari

Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, yaitu :

1.Menyukseskan tugas dan fungsi DPRD sebagai lembaga legislatif

dan penyalur aspirasi masyarakat dalam melaksanakan demokrasi.

2.Terwujudnya pelayanan yang handal professional dalam

mendukung peran dan fungsi DPRD sebagai wahana pelaksana

demokrasi.

3.Terwujudnya pelayanan yang handal professional dalam

mendukung peran dan fungsi DPRD sebagai lembaga legislatif.

Sedangkan misi dari Sekretariat DPRD Jawa Barat, yaitu :

(7)

2. Meningkatkan kinerja dan SDM Sekretariat DPRD.

3. Mendukung fungsi DPRD dalam mewujudkan kemitraan dengan

eksekutif.

Berdasarkan UU No. 32 Tahun 2004, UU 27 Tahun 2009, PP No. 41

Tahun 2007 dan Perda No. 20 Tahun 2008, Sekretariat DPRD mempunyai tugas

pokok menyelenggarakan dan mendukung tugas dan fungsi DPRD, serta

menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD,

sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.

Dalam menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Sekretariat DPRD

mempunyai fungsi : penyelenggaraan administrasi kesekretariatan daerah;

penyelenggaraan administrasi keuangan daerah; penyelenggaraan rapat-rapat; dan

penyelenggaraan serta penyedian koordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh

DPRD.

Sejalan dengan perkembangannya, tingkat eselonering Sekretariat DPRD

Propinsi Jawa Barat meningkat dari Esselon III menjadi eselon II mulai tahun 2000

(8)

1.2

Lambang dan Arti Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa

Barat

1.2.1 Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Dalam setiap perusahaan atau instansi pastilah memiliki sebuah

lambang adapun lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sama

seperti lambang Pemerintahan Jawa Barat karena Sekretariat DPRD Provinsi

Jawa Barat masuk kedalam perangkat daerah yang di bentuk oleh Gubernur

Provinsi Jawa Barat. Adapun lambang dari Sekretariat DPRD Provinsi Jawa

Barat adalah sebagai berikut :

Gambar 1.1

Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Sumber : Internet www.wikipedia.com

Lambang Jawa Barat secara keseluruhan adalah sebuah perisai

(9)

motto Jawa Barat. Kemudian di tengahnya ada gambar senjata khas dari Jawa

Barat yaitu sebuah kujang.

1.2.2 Arti Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Makna bentuk dan motif yang terdapat dalam lambang ini ialah :

1. Bentuk bulat telur pada lambang Jawa Barat berasal dari bentuk

perisai sebagai penjagaan diri.

2. Ditengah-tengah terlihat ada sebilah kujang. Kujang ini adalah

senjata suku bangsa Sunda yang merupakan penduduk asli Jawa

Barat. Lima lubang pada kujang melambangkan dasar negara

Indonesia yaitu Garuda Pancasila.

3. Padi satu tangkai yang terdapat di sisi sebelah kiri melambangkan

bahan makanan pokok masyarakat Jawa Barat sekaligus juga

melambangkan kesuburan pangan, dan jumlah padi 17

menggambarkan tanggal Proklamasi Republik Indonesia.

4. Kapas satu tangkai yang berada di sebelah kanan melambangkan

kesuburan sandang, dan 8 kuntum bunga menggambarkan bulan

proklamasi Republik Indonesia.

5. Gunung yang terdapat di bawah padi dan kapas melambangkan

bahwa daerah Jawa Barat terdiri atas daerah pegunungan.

6. Sungai dan terusan yang terdapat di bawah gunung sebelah kiri

melambangkan di Jawa Barat banyak terdapat sungai dan saluran

(10)

7. Petak-petak yang terdapat di bawah gunung sebelah kanan

melambangkan banyaknya pesawahan dan perkebunan.

Masyarakat Jawa Barat umumnya hidup mengandalkan kesuburan

tanahnya yang diolah menjadi lahan pertanian.

8. Dam atau bendungan yang terdapat di tengah-tengah bagian bawah

antara gambar sungai dan petak, melambangkan kegiatan di bidang

irigasi yang merupakan salah satu perhatian pokok mengingat Jawa

Barat merupakan daerah agraris. Hal ini juga melambangkan

dam-dam yang berada di Jawa Barat seperti Waduk Jatiluhur.

1.2.3 Arti Warna Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Pada lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat didapati

beberapa warna yaitu: hijau, kuning, hitam, biru, merah dan putih.

Warna-warna ini memiliki arti khusus. Warna hijau artinya melambangkan

kesuburan dan kemakmuran tanah Jawa Barat. Kuning artinya melambangkan

keagungan, kemuliaan dan kekayaan. Hitam artinya melambangkan

keteguhan dan keabadian. Biru artinya melambangkan ketentraman atau

kedamaian. Merah artinya melambangkan keberanian. Putih artinya

melambangkan kemurnian, kesucian atau kejujuran.

1.2.4 Arti Motto Pada Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Pada lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat terdapat motto

(11)

Ripah Repeh Rapih, yang merupakan sebuah frasa berasal dari bahasa Sunda.

Kata gemah-ripah dan repeh-rapih merupakan kata majemuk yang

mempunyai arti sebagai berikut :

 Gemah-ripah : subur makmur, cukup sandang dan pangan.

 Repeh-rapih : rukun dan damai atau aman sentosa.

Arti bebas dari motto daerah Jawa Barat secara keseluruhan ialah

menyatakan bahwa Jawa Barat merupakan daerah yang kaya raya dan subur

makmur serta didiami oleh banyak penduduk yang hidup rukun dan damai.

1.3 Sejarah Divisi Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Bagian Humas/Protokol bermula pada Bagian Umum dan Administrasi

dibawah naungan Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat.

Pada mulanya Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat

memiliki empat Bagian yang mendukung tugas pokok dalam menyelenggarakan

dan mendukung tugas dan fungsi DPRD Provinsi Jawa Barat. Empat Bagian

tersebut antara lain, adalah Bagian Persidangan, Bagian Perundang-undangan,

Bagian Keuangan dan Bagian Umum serta Administrasi.

Berangkat dari PP No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi

Perangkat Daerah (OPD) terjadi peralihan bagian, yang selanjutnya dijelaskan

pada Perda (Peraturan Daerah) No. 14 Tahun 2001 tentang Struktur Organisasi

(12)

Barat No. 2 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD

Provinsi Jawa Barat, Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat

memiliki Lima Bagian dengan adanya penambahan Bagian Humas dan Protokol

yang terlepas dari Bagian Umum dan Administrasi.

Bagian Humas dan Protokol dibentuk berdasarkan kebutuhan kinerja

Dewan. Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dipimpin satu

kepala bagian, serta dalam melaksanankan tugas pokok dan fungsinya dibantu

oleh tiga kepala sub bagian. Sub bagian tersebut diantarannya, Sub Bagian Humas

dan Layanan Aspirasi, Sub Bagian Publikasi, dan Sub Bagian Protokol.

Pertama kali bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa

Barat dibentuk pada tahun 2001, bagian tersebut dikepalai oleh Hj. Ida Hernida,

S.H., M.Si (2001-2004), selanjutnya diganti oleh H. Edi Kholil (2004-2010), dan

terjadi pergantian kembali oleh Dra. Hj. Siti Nina Nurasidah hingga saat ini.

Humas dan Protokol merupakan corong dari DPRD Provinsi Jawa Barat,

maka bagian Humas dan Protokol termasuk dalam bagian sekretariatan yang

berfungsi sebagai fasilitator kegiatan para anggota dewan. Pada periode

2009-2014 anggota dewan berjumlah 100 orang sehingga diperlukan peran Humas dan

Protokol sebagai penghubung antara publik internal, yaitu anggota dewan dan

(13)

1.4 Struktur Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 20 Tahun 2008

Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat pada Bab IV Pasal 8 menjelaskan

Susunan Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, terdiri atas:

a. Sekretaris

b. Bagian Persidangan, mernbawahkan :

1) Subbagian Rapat dan Risalah

2) Subbagian Kornisi dan Kepanitiaan

3) Subbagian Urusan Pimpinan DPRD c. Bagian Perundang-Undangan, mernbawahkan :

1) Subbagian Hukum dan Perundang-Undangan

2) Subbagian Analisa dan Pengembangan Hukum

3) Subbagian Dokumentasi dan Perpustakaan

d. Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol, mernbawahkan :

1. Subbagian Hubungan Masyarakat dan Layanah Aspirasi

2. Subbagian Publikasi

3. Subbagian Protokol

e. Bagian Umum dan Administrasi, mernbawahkan :

1) Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian

2) Subbagian Perlengkapan dsn Pemeliharaan

(14)

f. Bagian Keuangan, mernbawahkan :

1) Subbagian Anggaran

2) Subbagian Perbendaharaan

3) Subbagian Verifikasi dan Pembukuan.

Selain dari kelima bagian tersebut Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

memiliki Kelompok Jabatan Fungsional dan Kelompok Ahli.

Adapun Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Jawa Barat dapat dilihat pada

(15)

Gambar 1.2

Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

(16)

1.5 Struktur Divisi Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa

Barat

Dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 20 Tahun 2008

Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat pada Bab IV 8 menjelaskan

Susunan Organisasi Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat DPRD

Provinsi Jawa Barat, yang membawahi beberapa Subbagian yang terdiri atas:

1. Subbagian Hubungan Masyarakat dan Layanah Aspirasi

2. Subbagian Publikasi

3. Subbagian Protokol

Selain kepala Subbagian tersebut ada beberapa staf pelaksana yang membantu

kepala subbagian untuk menjalankan tugas, pokok dan fungsi DPRD Provinsi Jawa

Barat. Adapun Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Jawa Barat dapat dilihat pada

(17)

Gambar 1.3

Struktur Organisasi Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Sumber : Perda No. 20 Tahun 2008 dan Arsip

(18)

1.6 Deskripsi Pekerjaan

1.6.1 Deskripsi Pekerjaan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Secara umum tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Barat

disebutkan dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 20 Tahun

2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat pada Bab III Pasal 5

dan 6 sebagai berikut:

Pasal 5

1) Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD.

2) Sekretariat DPRD dipimpin oleh Sekretaris, secara teknis operational

berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan

secara administratif bertanggungjawab kepada Gubernur melalui

Sekretaris Daerah.

Pasal 6

1) Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok menyelenggarakan

administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung

pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta

mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, sesuai

dengan kemampuan keuangan Daerah.

2) Penjabaran tugas pokok, fungsi, rincian tugas dan tata kerja

(19)

Dengan demikian Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Barat mempunyai

fungsi:

a. Fasilitasi rapat dan persidangan DPRD

b. Penyelenggaraan layanan teknis administrasi dan keuangan DPRD

c. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas Anggota

DPRD

d. Penyelenggaraan informasi kegiatan DPRD

1.6.2 Deskripsi Pekerjaan Divisi Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Dalam Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 30 Tahun 2009

tentang Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit dan Tata Kerja Sekretariat

Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat, pada Bagian Kelima.

Menerangkan Bagian Humas dan Protokol dalam Pasal 12, 13, 14, dan 15

yaitu:

Pasal 12

1) Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas pokok

menyelenggarakan dan koordinasi layanan penyelenggaraan

Humas dan Protokol.

2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud

(20)

a) Penyelenggaraan fasilitas dan pengkoordinasian

penyelenggaraan Humas dan Protokol;

b) Penyelenggaraan Kehumasan dan Keprotokolan;

c) Penyelenggaraan fasilitas dan koordinasi layanan aspirasi.

3) Rincian tugas bagian Humas dan Protokol :

a) Menyelenggarakan pengkajian program kerja bagian Humas

dan Protokol;

b) Menyelenggarakan pengkajian bahan informasi DPRD;

c) Menyelenggarakan Kehumasan dan layanan aspirasi;

d) Menyelenggarakan publikasi;

e) Menyelenggarakan Keprotokol;

f) Menyelenggarakan fasilitas aspirasi masyarakat kepada

DPRD;

g) Menyelenggarakan fasilitas kegiatan reses DPRD;

h) Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan bagian

Humas dan Protokol

i) Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan

pengambilan kebijakan;

j) Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

k) Menyelenggarakan tugas lain sesuai tugas pokok dan

fungsinya.

4) Bagian Humas dan Protokol membahwakan :

(21)

b) Subbagian publikasi;

c) Subbagian protokol;

Pasal 13

1) Subbagian Humas dan layanan aspirasi mempunyai tugas pokok

melaksanakan penyusunan bahan kehumasan dan layanan aspirasi.

pada ayat (1),subbagian humas dan layanan aspirasi mempunyai

fungsi :

a) Pelaksanaan penyusunan bahan Kehumasan dan layanan

aspirasi;

b) Pelaksanaan fasilitasi Kehumasan dan layanan aspirasi.

3) Perincian tugas subbagian humas dan layanan aspirasi :

a) Melaksanakan penyusunan program kerja subbagian humas

dan layanan aspirasi;

b) Melaksanakan penyusunan bahan kehumasan dan layanan

aspirasi;

c) Melaksanakan pelayanan dan fasilitasi aspirasi masyarakat;

d) Melaksanakan pemantauan tindaklanjut aspirasi;

e) Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan subbagian

Humas dan layanan aspirasi;

f) Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan

pertimbangan pengambilan kebijakan;

(22)

h) Melaksanakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsinya

Pasal 14

1) Subbagian Publikasi mempunyai tugas pokok melaksanakan

penyusunan bahan publikasi.

pada ayat (1), subbagian publikasi mempunyai tugas :

a) Pelaksanaan penyusunan bahan publikasi;

b) Pelaksanaan fasilitasi dan layanan Publikasi.

3) Rincian tugas subbagian Publikasi :

a) Melaksanakan penyusunan program kerja subbagian

Publikasi;

b) Melaksanakan liputan kegiatan DPRD;

c) Melaksanakan penyusunan bahan dan publikasi meliputi TOR,

Press Release, Jurnal, Pemberitaan Media Cetak;

d) Melaksanakan penyusunan kliping dan analisa berita;

e) Melaksanakan koordinasi kerjasama publikasi;

f) Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan subbagian

publikasi;

g) Melakasanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan

pertimbangan pengambilan kebijakan;

h) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

(23)

Pasal 15

1) Subbagian Protokol mempunyai tugas pokok melasanakan

penyusunan bahan keprotokolan.

pada ayat (1), subbagian Protokol mempunyai fungsi :

a) Pelaksanaan penyusunan bahan Keprotokolan;

b) Pelaksanaan fasilitasi dan layanan Keprotokolan.

3) Rincian tugas subbagian Protokol :

a) Melaksanakan penyusunan program kerja subbagian Protokol;

b) Melaksanakan penyusunan kegiatan Protokoler Pimpinan dan

Anggota DPRD serta Sekretaris DPRD, meliputi pengaturan

tata tempat dan tata upacara, panduan acara rapat dan

persidangan DPRD;

c) Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi ;

d) Melaksanakan laporan dan evaluasi kegiatan subbagian

Protokol;

e) Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai

bahanpertimbangan pengambilan kebijakan;

f) Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;

(24)

1.7 Sarana dan Prasarana

Pada awal berdirinya, DPRD Provinsi Jawa Barat bertempat di Gedung

Dwi Warna Jalan Dipenogoro, yang selanjutnya berpindah ke Gedung Kertamukti

Jalan Braga Nomor 137 Bandung dari tahun 1968 sampai dengan 1982. Kemudian

pada tahun 1982 DPRD Provinsi Jawa Barat berpindah kembali ke Gedung baru

yag berlokasi di Pusat Pemerintahan Provinsi Jawa Barat yang tepat berada pada

kompleks Gedung Sate Jalan Dipenogoro Nomor 22 Bandung hingga saat ini.

Adapun sarana dan prasarana yang ada di Humas Setda untuk menunjang

pekerjaannya yaitu :

Tabel 1.1

Sarana dan Prasarana Humas DPRD Provinsi Jawa Barat

No. Sarana dan Prasarana Jumlah

1. Mesin Tik 2 unit

2. Jaringan Wireless 1 unit

3. Lemari Arsip 1 buah

4. Lemari besi/ Metal 1 buah

(25)

6. Dus Arsip 100 buah

7. Brangkas 1 buah

8. Computer 7 unit

9. Printer 4 unit

10. Telpon Kantor 1 buah

11. Mesin Fax 1 buah

12. Mesin Scan 1 Buah

13. White Board 2 buah

14. Meja Komputer 4 buah

15. Meja Kerja Karyawan 19 buah

16. Kursi Kerja Karyawan 23 buah

17. Meja Tamu 1 buah

18. Kursi Tamu 6 buah

19. Kamera video 2 unit

20. Kamera SLR digital 2 unit

(26)

Sumber : Arsip Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

1.8 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

1.8.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan

Praktek kerja lapangan ini dilaksanakan di Kantor Sekretariat DPRD

Provinsi Jawa Barat pada Bagian Humas Yang terletak di Pusat Pemerintahan

Provinsi Jawa Barat yang tepat berada pada kompleks Gedung Sate Jalan

Dipenogoro Nomor 22 Bandung.

1.8.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan

Waktu Praktek dilaksanakan selama 40 Hari kerja, terhitung mulai

dari tanggal 5 Juli 2010 sampai dengan 30 Agustus 2010 di Kantor

Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, setiap hari Senin s/d Jum’at dari jam

08.00 s/d 16.00 (sesuai dengan jam kerja), pada Sabtu dan Minggu libur.

22. Infokus 1 buah

23. Tripot 1 buah

24. Televise 1 unit

25. Dispenser 1 unit

(27)

27

2.1 Aktifitas Kegiatan Pelaksanaan PKL

Selama berlangsungnya Praktek Kerja Lapangan, penulis melakukan

berbagai kegiatan berupa kegiatan yang sifatnya rutin (dilakukan hampir setiap

hari kerja) dan kegiatan insedental (dilakukan pada waktu atau acara tertentu

saja).

Berikut ini adalah jadwal pelaksanaan PKL yang telah penulis lakukan

selama 1 bulan lebih, yakni mulai tanggal 05 juli 2010 s/d 30 Agustus 2010,

adalah sebagai berikut :

Tabel 2.1

Jadwal Kegiatan Selama PKL

No Hari/Tanggal Jenis Kegiatan Keterangan

Rutin Isidental

1 Senin,

05-07-2010

 Perkenalan

 Membaca dan mengkliping

Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari

√

(28)

kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Membantu mengetik Surat

Keputusan √

2 Selasa,

06-07-2010

Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Memasukkan nomor untuk

mengirim sms pada PC Phone

√

3 Rabu,

07-07-2010

√

4 Kamis,

08-07-2010

Koran (Membuat Aktual)

(29)

komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Menyusun daftar undangan

IKIAD (Ikatan Keluarga Istri Anggota Dewan)  Memasukkan nomor untuk

 Mengetik Apresiasi Bulan

Juli 2010

 Mengetik Aspirasi Komisi

(30)

8 Senin, 12-07-2010

√

9 Selasa,

13-07-2010

 Mengirim Undangan

Gubernur kepada Komisi E untuk acara penutupan

Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk

(31)

dijilid

 Ikut Menghadiri Pertemuan

IKIAD

 Ikut Menghadiri Rapat BURT

√

11 Kamis,

15-07-2010

 Menulis Kegiatan Dewan

pada White Board di Ruang Bagian Humas

√

12 Jumat,

16-07-2010

(32)

17-07-2010

√

16 Selasa, 20-07-2010

Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan

(33)

kepada foto copy untuk dijilid

 Membantu membuat Press

Release Kunjungan Kerja

√

19 Jumat,

23-07-2010

 Membaca dan mengkliping Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Membuat Nota Dinas dan

Surat Dinas untuk Pansus I  Merapikan visum Surat

Dinas

Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk

(34)

dijilid

 Membuat Dokumen ATK

dan CTK

√

23 Selasa, 27-07-2010

 Membaca dan mengkliping Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Belajar mengisi data

fasilitas web internal DPRD Provinsi Jawa Barat

 Membuat Dokumen ATK

dan CTK

 Membantu membuat

dokumen ATK dan CTK  Merapikan visum Surat

Dinas

√

(35)

25 Kamis, 29-07-2010

 Mengantarkan Surat dari

Kementrian Luar Negeri pada Bagian Persidangan  Mengirim SMS perihal

undangan Rapat Paripurna

 Memasukkan nomor dan

mengirim undangan melalui PC Phone  Membuat Name Board

melalui aplikasi Corel Draw

√

(36)

27 Sabtu,

 Membantu mengetik

Apresiasi bulan Juli 2010  Membuat Nota Dinas

Barang

 Membuat dan mengirim

undangan atau

pemberitahuan IKIAD melalui PC Phone

√

(37)

31 Rabu, 04-08-2010

 Mengantarkan pengajuan

Baligho kepada Tata Usaha Pimpinan

 Mendapingi Ketua DPRD

Provinsi Jawa Barat

 Merapikan visum Surat

Dinas dan Nota Dinas  Membantu membuat

Aspirasi

√

(38)

33 Jumat, 06-08-2010

 Merapikan Surat Partisipasi  Mengikuti Peliputan Aksi

Demo

undangan melalui PC

(39)

yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

undangan melalui PC

 Membuat Extra Fooding

Bagian Humas  Mengantarkan Extra

Fooding pada Bagian Tata Usaha

Koran (Membuat Aktual) yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari

(40)

kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Mempersiapkan Ruang

Sidang Paripurna untuk Kegiatan Dengar Pidato Presiden

 Memasukkan nomor untuk

√

37 Jumat,

13-08-2010

 Membantu membuat

Laporan Dialog/Hearing  Mengetik daftar perugas

HUT RI

(41)

komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Membuat susunan kursi

peserta dengar Pidato Presiden RI

 Membantu dan mengikuti

kegiatan Dengar Pidato

 Mengikuti acara Temu

Muka Paskibraka Jawa Barat

 Mengikuti Buka Bersama

√

43 Kamis,

19-08-2010

(42)

yang berkaitan dengan komisi-komisi DPRD Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Membuat denah Ruang

Sidang DPRD

 Membuat daftar undangan

acara Tarling dan Sidang Paripurna

 Membuat daftar Komponen

Keteladanan

 Merapikan Dokumen untuk

(43)

47 Senin, 23-08-2010

 Membuat daftar identitas

Pendamping Reses II  Merapikan Visum SPPD

√

48 Selasa, 24-08-2010

 Menyusun nama dan

merapikan Surat Reses II  Mengantarkan Surat Reses

II kepada Tata Usaha Pimpinan

(44)

Provinsi Jawa Barat, membuat daftar isi dari kliping dan diserahkan kepada foto copy untuk dijilid

 Visum SPPD Dewan  Membuat Name Board

melalui Aplikasi Corel

 Memasukkan foto pada PC  Membuat visum Nota

Dinas Reses II

(45)

 Membuat rekapitulasi

Reses II Dapil X dan XI

√

Sumber : Arsip Penulis Selama PKL, 2010

2.1.1 Deskripsi dan Contoh Kerja Rutin Selama PKL

Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Humas dan

Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat penulis melakukan kegiatan atau

aktifitas rutin yaitu kegiatan atau aktifitas yang dilakukan setiap hari pada saat

bekerja yang dilakukan secara rutin, kontinu atau berulang-ulang, kerja rutin

(46)

1. Membaca Koran

Aktifitas yang setiap hari dilakukan penulis pada saat bekerja adalah

membaca koran. Penulis membaca koran baik koran lokal dan nasional yang

didistribusikan ke kantor Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi

Jawa Barat. Koran-koran tersebut diantaranya Pikiran Rakyat, Galamedia,

Tribun Jabar, Media Indonesia, Kompas, Seputar Indonesia, Republika, Bisnis

Indonesia dan koran-koran lainnya.

2. Kliping Berita

Kliping merupakan kegiatan pengguntingan atau pemotongan

bagian-bagian surat kabar maupun majalah, kemudian disusun dengan sistem tertentu

dalam berbagai bidang. Bidang yang dikliping ini sebaiknya sesuai dengan

minat dan bidang pemakai perpustakaan masing-masing. Maka tidak perlu

semua artikel atau berita harus dikliping1.

Mendokumentasikan berita dalam bentuk kliping adalah kegiatan rutin

yang dilakukan penulis selama praktek kerja lapangan (PKL) di kantor Humas

dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. Berikut adalah

langkah-langkah dalam membuat kliping dengan judul AKTUAL:

a. Membaca Koran

Langkah awal dalam membuat kliping adalah membaca koran yang

telah didistribusikan ke kantor Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa

1

http://lib.ugm.ac.id/data/pubdata/pusta/ijlis.pdf, Kliping Penyusunan dan Pemberdayaan, Rumah,

(47)

Barat. Dalam membaca koran-koran tersebut dipilih berita/artikel, surat

pembaca, tanggapan/keluhan dan informasi-informasi lainnya yang

berkaitan dengan komisi-komisi yang terdapat pada DPRD Provinsi Jawa

Barat. Seperti Komisi A bidang Pemerintahan, Komisi B bidang Ekonomi,

Komisi C bidang Keuangan, Komisi D bidang Pembangunan, dan Komisi

E bidang Kesejahteraan Masyarakat. Berita/artikel tersebut didapat dari

koran-koran seperti Pikiran Rakyat, Galamedia, Tribun Jabar, Media

Indonesia, Kompas, Seputar Indonesia, Republika, Bisnis Indonesia dan

koran-koran lainnya.

b. Memberi Keterangan pada Koran

Setelah berita/artikel dipilih lalu ditulis keterangan nama surat kabar,

waktu edisi surat kabar, kolom, halaman, dan komisi. Kemudian digunting

dan keterangan yang sudah ditulis pada surat kabar/koran diketik di kertas

khusus.

c. Menempel Koran

Setelah member keterangan pada Koran tersebut kemudian ditempel

pada kertas khusus tersebut. Setelah ditempel pada kertas khusus tersebut

kliping dipisahkan atau dikelompokkan sesuai dengan komisi-komisi

apakah itu Komisi A,B,C,D atau E dan diurut berdasarkan surat kabar

lokal terlebih dahulu. Berikut gambar pada saat menempelkan Koran pada

(48)

Gambar 2.1 Menempelkan Koran

Sumber: Dokumentasi Penulis, 2010

Gambar 2.2

Kliping yang sudah ditempel

(49)

d. Membuat Daftar Isi Kliping

Setelah diurutkan berdasarkan komisi dan nama surat kabar diberi

halaman dan dibuat daftar isi menggunakan program Microsoft Exel untuk

kemudian diberikan pada bagian foto copy untuk di foto copy dan dijilid

dengan cover yang telah tersedia dengan judul AKTUAL lalu

didistribusikan pada Komisi A, Komisi B, Komisi C, Komisi D, dan

Komisi E serta seluruh bagian-bagian yang terdapat pada Sekretariat

DPRD Provinsi Jawa Barat yaitu Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat,

Bagian Keuangan, Bagian Perundang-undangan, Bagian Persidangan,

Bagian Umum dan Administrasi. Berikut gambar pada saat pembuatan

daftar isi dan Aktual yang telah dicopy dan dijilid.

Gambar 2.3

Proses Membuat Daftar Isi

(50)

Gambar 2.4 Daftar Isi Aktual

Gambar 2.5 Aktual yang telah dicopy

(51)

Gambar 2.6 Aktual yang telah dijilid

Sumber : Dokumentasi Penulis, 2010

Kegiatan mengkliping ini dapat bermanfaat bagi mahasiswa karena dapat

mengetahui keluhan-keluhan masyarakat atau perkembangan-perkembangan

yang ada di masyarakat dan pemerintahan. Sehingga membuat mahasiswa

mengerti akan pemerintahan khususnya Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

(DPRD) Provinsi Jawa Barat dalam menanggapi berbagai masalah yang ada di

(52)

3. Membuat, Memasukkan Nomor dan Mengirim Undangan Melalui PC Phone

Aktifitas membuat, memasukkan nomor dan mengirim undangan melalui

PC Phone merupakan aktifitas rutin yang dilakukan penulis selama praktek

kerja lapangan (PKL) terutama apabila Humas dan stafnya sedang sibuk atau

tidak ada berada ditempat. Karena kesibukan sebagai anggota dewan yang

tidak mungkin untuk mengingat jadwal rapat maka membuat dan mengirim

undangan melalui PC Phone atau SMS (Short Message Service) Center

aktifitas rutin. Selain membuat dan mengirim undangan yang menerangkan

jadwal rapat anggota dewan secara rutin kegiatan rapat yang secara mendadak

pun dibuat dan dikirimkan melalui PC Phone atau SMS Center. Karena

bertujuan memberikan informasi kepada anggota dewan selain mengirimkan

undangan SMS Center juga memberikan informasi kepada anggota Dewan

seperti pemberitahuan ada kunjungan dari daerah lain atau undangan dari

Gubernur.

Cara membuat dan mengirim undangan menggunakan PC Phone atau SMS

Center sama saja seperti membuat pesan menggunakan ponsel pada umumnya

karena SMS Center yang digunakan menggunakan provider GSM dan CDMA

seperti ponsel biasa tetapi dalam komputer menggunakan aplikasi MultiTech

Phone Tools untuk provider CDMA sedangkan untuk provider GSM

menggunakan aplikasi yang telah terpasang dalam modem yaitu Mobile

(53)

a. Membuat undangan

Membuat undangan melalui PC Phone sangatlah mudah hanya dengan

mengetik undangan atau pemberitahuan yang akan dikirimkan. Contoh

pemberitahuan yang dibuat penulis yaitu pemberitahuan tentang rapat

Bangar.

Sumber: Arsip Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

b. Memasukkan Nomor

Setelah selesai membuat pesan tak lupa juga memasukkan nomor yang

dituju untuk mendapatkan informasi tersebut, karena banyaknya anggota

dewan yang berjumlah 100 orang tetapi berbeda bidang penggarapannya

dan informasi yang disampaikan pun tidak semua sama untuk semua

bidang penggarapan maka setelah selesai sms memasukkan nomor yang

dituju seperti pemberitahuan untuk rapat BANGAR (Badan Anggaran)

maka nomor yang dimasukkan hanya anggota BANGAR saja terkecuali

pada saat pemberitahuan sidang Paripurna karena harus semua anggota

dewan hadir maka nomor yang dimasukkan semua anggota dewan. Berikut

gambar pada saat memasukkan nomor.

(54)

Gambar 2. 7

Proses Memasukkan Nomor

Sumber: Dokumentasi Penulis, 2010 c. Mengirim Undangan

Setelah memasukkan nomor yang dibutuhkan lalu mengirimkan

undangan tersebut baik menggunakan aplikasi MultiTech Phone Tools atau

menggunakan aplikasi Mobile Partner. Berikut gambar aplikasi MultiTech

(55)

Gambar 2. 8 MultiTech Phone Tools

Gambar 2. 9 Mobile Partner

(56)

2.1.2 Deskripsi dan Contoh Kerja Insidental Selama PKL

Aktifitas atau kegiatan isidental adalah aktifitas atau kegiatan yang tidak

dilakukan setiap hari dan dilakukan pada saat tertentu saja. kegiatan isidental yang

dilakukan penulis selama praktek kerja lapangan (PKL) di Humas Sekretariat

DPRD Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :

1. Menyusun Daftar Undangan IKIAD

IKIAD adalah singkatan dari Ikatan Keluarga Istri Anggota Dewan yang

merupakan istri-istri dari anggota dewan dan anggota dewan itu sendiri. Setiap

kegiatan yang dilakukan Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat selalu

membuat undangan untuk anggota IKIAD tersebut karena rumah anggota

dewan yang tersebar se-Jawa Barat untuk memudahkan penyampaian

informasi maka Humas membuat undangan. Daftar undangan pun tak lupa

disiapkan karena untuk mengetahui siapa saja istri-istri anggota dewan dan

anggota dewan itu sendiri yang jumlahnya cukup banyak. Daftar undangan

anggota IKIAD disusun berdasarkan asal partai suami mereka atau anggota

dewan itu sendiri.

Dalam hal ini penulis mendapatkan tugas untuk menyusun daftar

undangan IKIAD yang sebelumnya berupa kertas 1 lembar dan berisi

nama-nama anggota IKIAD dan digunting lalu disusun berdasarkan asal partai.

Setelah itu daftar nama tersebut ditempel pada amplop-amplop yang telah

tersedia dengan menggunakan kop amplop khusus untuk anggota IKIAD

karena pada amplop tersebut terdapat lambang dari IKIAD. Berikut adalah

(57)

Gambar 2. 10

Susunan Daftar Undangan IKIAD

2. Mengetik Apresiasi Keprotokolan Bulan Juli 2010

Apresiasi Keprotokolan merupakan pelayanan keprotokolan terhadap

anggota dewan dalam memfasilitasi kerja atau kegiatan anggota dewan yang

direkap dalam buku sebagai arsip dan dimasukkan kedalam komputer. Penulis

mendapatkan tugas untuk mengetik Apresiasi Keprotokolan bulan Juli 2010.

(58)

Tabel 2. 2

Contoh Apresiasi Keprotokolan Bulan Juli 2010

Sumber: Arsip Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, 2010

3. Mengetik Aspirasi Komisi A Bulan Juli 2010

Aspirasi merupakan tanggapan atau gagasan dari masyarakat untuk

anggota dewan bisa berupa aksi demo. Dalam menanggapi aspirasi tersebut

(59)

kepada anggota dewan berjalan dengan lancar dan aman dan aspirasi bisa

tersampaikan dengan jelas kepada anggota dewan. Aspirasi tersebut bisa

dijawab langsung oleh anggota dewan atau juga ditampung dahulu untuk

dibahas pada rapat anggota DPRD dalam bentuk pernyataan dari masyarakat

tersebut. Penulis mendapatkan tugas untuk mengetik aspirasi komis A dari

masyarakat pada bulan Juli 2010 yang akan disampaikan kepada anggota

dewan. Berikut adalah contoh aspirasi bulan Juli 2010 yang penulis kerjakan.

Tabel 2. 3

Contoh Aspirasi Bulan Juli 2010

(60)

4. Mengantarkan Undangan dari Gubernur Pada Komisi E (Penutupan PORDA)

PORDA adalah Pekan Olahraga Daerah yang diadakan 4 tahun sekali

oleh Provinsi Jawa Barat. Komisi E dalam DPRD Provinsi Jawa Barat

membidangi Kesejahteraan Rakyat yang meliputi Pengembangan Ilmu

Pengetahuan dan Teknologi, Industri Strategis, Ketenagakerjaan termasuk

per-lindungan TKI, Pendidikan, Kebudayaan, Pemuda dan Olah Raga, Agama,

Sosial, Kesehatan, Keluarga Berencana, Pemberdayaan Perempuan,

Transmigrasi serta Penanganan Penyandang Cacat dan Anak Terlantar.

Maka dari itu Gubernur Provinsi Jawa Barat Ahmad Heryawan

mengundang Komisi E untuk hadir pada Penutupan PORDA. Penulis

mendapatkan tugas untuk mengantarkan Undangan dari Gubernur Provinsi

Jawa Barat kepada Komisi E karena surat undangan tersebut sebelumnya

diserahkan kepada Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dari Humas

Pemerintah Provinsi Jawa Barat.

5. Menghadiri Pertemuan IKIAD

IKIAD atau Ikatan Keluarga Istri Anggota Dewan selalu mengadakan

pertemuan baik secara rutin ataupun tidak. Penulis mengikuti pertemuan

IKIAD dan mendapatkan tugas untuk menyerahkan absen kepada istri-istri

anggota dewan. Pertemuan IKIAD yang penulis hadiri yaitu membahas

persiapan kompetisi volley yang diadakan untuk kalangan dinas-dinas

Pemerintahan Provinsi Jawa Barat, mengadakan arisan rutin, dan ada

(61)

6. Menghadiri Rapat BURT

BURT adalah Badan Urusan Rumah Tangga yang terdapat pada DPRD

Provinsi Jawa Barat. BURT memiliki tugas:

1) Membantu Pimpinan DPRD dalam menentukan kebijaksanaan

kerumahtanggaan DPRD, termasuk kesejahteraan anggota dan

pegawai Sekretariat DPRD berdasarkan hasil rapat Badan

Musyawarah.

2) Membantu Pimpinan DPRD dalam melakukan pengawasan terhadap

pelaksanaan tugas dan kewajiban yang dilakukan oleh Sekretariat

DPRD, baik atas penugasan oleh Pimpinan DPRD dan/atau Badan

Musyawarah maupun atas prakarsa sendiri;

3) Membantu Pimpinan DPRD dalam merencanakan dan menyusun

kebijakan anggota DPRD dengan :

a. Meneliti dan menyempurnakan rancangan anggaran DPRD yang

penyusunannya disiapkan oleh Sekretariat DPRD;

b. Menetapkan plafon Anggaran DPRD bersama-sama dengan Badan

Anggaran;

c. Mengawasi pelaksanaan dan pengelolaan anggaran DPRD;

d. Melaksanakan hal-hal lain yang berhubungan dengan masalah

kerumahtanggaan DPRD yang ditugaskan oleh Pimpinan DPRD

berdasarkan hasil rapat Badan Musyawarah2.

2 _{http://www.jabarprov.go.id/index.php/subMenu/326, Badan Urusan Rumah Tangga, Rumah,}

(62)

Pada saat penulis mengikuti Rapat BURT tersebut membahas tentang

study banding ke DPRD provinsi lain untuk mengetahui BURT pada provinsi

lain tersebut sebagai bahan pembelajaran. Penulis mendapatkan tugas untuk

mengikuti rapat BURT tersebut dan membantu dalam merapikan ruangan

setelah rapat selesai.

Gambar 2. 11

Suasana Rapat BURT

Sumber: Dokumentasi Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

6. Menulis Kegiatan Dewan pada White Board

Kegiatan anggota dewan yang cukup banyak maka ditulislah jadwal

kegiatan anggota dewan pada white board yang berada diruang Humas

Sekretariat Provinsi Jawa Barat. Selain sebagai pengingat jadwal kegiatan

(63)

atau pers untuk mengetahui kegiatan apa saja yang akan dilakukan anggota

dewan baik kegiatan rapat ataupun kunjungan kerja. Penulis mendapatkan

tugas untuk menulis jadwal kegiatan anggota dewan pada white board tersebut

selama seminggu penuh yaitu dari hari senin sampai dengan hari minggu.

Gambar 2. 12 Papan Kegiatan Dewan

7. Membuat Nota Dinas dan Surat Dinas Pansus I

Nota Dinas merupakan nota ijin dari Kepala Bagian Humas kepada

Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat apabila akan melaksanakan tugas keluar

daerah dan memfasilitasi kerja anggota dewan apabila sedang kunjungan kerja

(64)

oleh Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat dengan dasar Peraturan Daerah

Provinsi Jawa Barat, Peraturan Menteri Dalam, Peraturan DPRD Provinsi

Jawa Barat, Nota Bagian Humas dan Protokol dan ketentuan-ketentuan

tertentu selain itu juga surat bukti Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat

menginjinkan tugas keluar daerah untuk memfasilitasi kunjungan kerja

anggota dewan keluar daerah. Nota Dinas dan Surat Dinas tersebut sebagai

tanda bukti kepada Bagian Keuangan dan ijin dari Sekretaris DPRD Provinsi

Jawa Barat. Karena setiap perjalanan dinas atau tugas keluar daerah

membutuhkan dana untuk akomodasi perjalanan dinas untuk kelancaran tugas

anggota dewan yang akan diberikan oleh bagian Keuangan. Penulis

mendapatkan tugas mengetik Nota Dinas dan Surat Dinas Pansus I yaitu

Panitia Khusus yang dibentuk Ketua Dewan dalam Pembahasan 12 Raperda.

Berikut contoh Nota Dinas dan Surat Dinas yang diketik oleh penulis pada

(65)

Contoh Nota Dinas

Tembusan : Kepala Bagian Keuangan Set.DPRD Prov.Jabar.

Dipermaklumkan dengan hormat, dalam rangka tugas mendampingi dan meliput kunjungan kerja Pansus I DPRD Prov Jabar, dengan ini kami mengajukan permohonan penugasan kepada :

NO N A M A GOL JABATAN TUJUAN WAKTU NO.SPPD

1 Heni Margawati, S.Ip

NIP.19650919 198603 2 010 III/c

Staf Humas

NIP.19580824 198503 1.003 II/d

Staf Humas dalam rangka Pembahasan 12 (dua belas) Raperda Provinsi Jawa Barat

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH

(66)

Dengan ketentuan :

1. Untuk dilaksanakan sebaik-baiknya dengan penuh tanggung jawab.

2. Melaporkan hasilnya secara tertulis kepada Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat melalui Kepala Bagian Humas dan Protokol dengan tembusan kepada Kepala Bagian Keuangan.

Atas perkenan Ibu, diucapkan terima kasih.

KEPALA BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOL

Dra.Hj. SITI NINA NURASIDAH

Pembina

NIP. 19610706 198903 2.003

(67)

Contoh Surat Dinas

NIP.19650919 198603 2 010 III/c

Staf Humas

NIP.19580824 198503 1.003 II/d

Staf Humas rangka Pembahasan 12 (dua belas) Raperda Provinsi Jawa Barat.

Dasar : 1. Peraturan Menteri Dalam Negeri No. : 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 2007 tentang Perubahan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. : 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah;

2. Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat No. : 20 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat; 3. Peraturan DPRD Provinsi Jawa Barat No. : 1 Tahun 2009 tentang Tata Tertib

DPRD Provinsi Jawa Barat 4. Nota Bagian Humas dan Protokol

Nomor : 427 /ND-SPPD/Humas/VIII/2010 Tanggal : 9 Agustus 2010

(68)

Dengan ketentuan :

1. Untuk dilaksanakan dengan sebaik-baiknya dengan penuh tanggung jawab;

2. Melaporkan hasilnya secara tertulis kepada Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat melalui kepala Bagian Humas dan Protokol dengan tembusan kepada Kepala Bagian Keuangan.

Ditetapkan di : Bandung Pada Tanggal : Agustus 2010

SEKRETARIS DPRD PROVINSI JAWA BARAT

HJ. IDA HERNIDA, SH. Msi. Pembina Utama Madya

NIP. 19590110 198503 2.007

8. Merapikan Visum Surat Dinas, Nota Dinas dan SPPD

Surat Dinas yang telah dibuat rangkap 3 lalu divisum diberi carbon hitam

sebagai tanda bukti dan untuk ditandatangani oleh Sekretaris DPRD Provinsi

Jawa Barat. Begitu juga dengan Nota Dinas dibuat rangkap 3 lalu divisum

dengan diberi carbon hitam untuk ditandatangani oleh kepala bagian Humas.

(69)

melakukan perjalanan dinas atau tugas keluar diberikan kepada bagian

Keuangan dan bagian Umum dan Administrasi sebagai tanda bukti dan arsip

untuk pertanggungjawaban kepada Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat.

Selain Nota Dinas dan Surat Dinas apabila akan melakukan perjalanan

dinas atau tugas keluar daerah terdapat SPPD yaitu Surat Perintah Perjalanan

Dinas. Sama seperti Nota Dinas dan Surat Dinas SPPD pun dibuat visum

karena SPPD tersebut akan diisi dan ditandatangan oleh petugas atau pejabat

pemerintah daerah yang di datangi oleh anggota dewan maupun staf Humas

dan Protokol karena sebagai tanda bukti bahwa anggota dewan maupun staf

Humas dan Protokol telah hadir pada daerah tersebut untuk melaksanakan

tugas. Tetapi untuk anggota dewan SPPD tersebut ada hanya pada saat Reses

saja apabila kunjungan kerja biasa tidak menggunakan Surat Dinas, Nota

Dinas dan SPPD. Visum sendiri merupakan perangkat surat ijin. Penulis

mendapatkan tugas untuk memberi carbon pada Surat Dinas, Nota Dinas dan

SPPD staf Humas yang telah dibuat rangkap 3 dan dirapikan untuk diserahkan

dan ditandatangani oleh Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat. Penulis juga

mendapat tugas untuk memberi carbon pada SPPD Dewan yang telah dibuat

rangkap 3 dan dirapikan untuk Reses II. Berikut gambar SPPD Dewan untuk

(70)

Gambar 2. 13

Visum SPPD Dewan untuk Reses II

9. Membuat Dokumen ATK dan CTK

ATK adalah Alat Tulis Kantor dan CTK adalah Cetak atau belanja cetak

yang dibuat dalam satu dokumen untuk diajukan kepada Tata Usaha Pimpinan

untuk disetujui. Dokumen ATK dan CTK yang diajukan untuk memenuhi alat

kerja yang ada di kantor Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai alat

pendukung saat bekerja. Penulis mendapat tugas untuk membuat atau

mengetik dokumen tersebut. Berikut adalah contoh dari salah satu dokumen

(71)

Contoh Dokumen ATK dan CTK

PEJABAT PENGADAAN BELANJA CETAK

KEGIATAN HEARING DIALOG DAN KOORDINASI DENGAN PEJABAT PEMERINTAH DAERAH DAN TOKOH MASYARAKAT/TOKOH AGAMA

NOTA - DINAS

Kepada : Yth. Pejabat Pembuat Komitmen

Dari : Pejabat Pengadaan BELANJA CETAK KEGIATAN HEARING

DIALOG DAN KOORDINASI DENGAN PEJABAT PEMERINTAH DAERAH DAN TOKOH MASYARAKAT/TOKOH AGAMA

Tanggal :

Nomor :

Lampiran : 1 (satu) berkas

Perihal : Penandatanganan Persetujuan Penetapan Harga, Keputusan Penunjukan Penyedia Barang/Jasa dan Kontrak Pengadaan BELANJA CETAK KEGIATAN HEARING DIALOG DAN KOORDINASI DENGAN PEJABAT PEMERINTAH DAERAH DAN TOKOH MASYARAKAT/TOKOH AGAMA.

Menunjuk Bahan Analisis Persiapan Pembelian Kegiatan Pengadaan BELANJA CETAK KEGIATAN HEARING DIALOG DAN KOORDINASI DENGAN PEJABAT PEMERINTAH DAERAH DAN TOKOH MASYARAKAT/TOKOH AGAMA, Nomor : 01/CTK/SETWAN/IV/2009 tanggal 06 April 2009, dengan nilai sebesar Rp. ………… untuk Pengadaan Pekerjaan Belanja Cetak, dengan ini diberitahukan bahwa untuk Pengadaan tersebut telah dilaksanakan oleh PEJABAT PENGADAAN BELANJA CETAK KEGIATAN HEARING DIALOG DAN KOORDINASI DENGAN PEJABAT PEMERINTAH DAERAH DAN TOKOH MASYARAKAT/TOKOH AGAMA melalui Penunjukan Langsung kepada CV. ……… yang beralamat di………

(72)

Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, bahwa untuk pelaksanaan Proses Penunjukan Langsung harus diterbitkan Keputusan Persetujuan Penetapan Harga dan Keputusan Penunjukan Penyedia Barang/Jasa sebagai dasar pembentukan kontrak.

Atas dasar hal tersebut, kami mengusulkan CV. ……….. sebagai pelaksana pengadaan pekerjaan belanja cetak dengan harga sebesar Rp. ……….

Demikian atas perhatian dan perkenannya kami ucapkan terima kasih.

Pejabat Pengadaan

YUSUF INDRAWAN, SSi. MM NIP. 19690629 199901 1 001

10.Belajar Mengisi Data Fasilitas Web Internal DPRD

DPRD Provinsi Jawa Barat memiliki Web Internal yang dapat diakses oleh

siapa saja untuk mendapatkan informasi tentang DPRD baik kegiatan DPRD

atau jadwal kegiatan itu sendiri. Dalam web internal DPRD ada beberapa

fasilitas yang hanya dapat dibuka oleh admin atau staf Humas dan Protokol

DPRD Provinsi Jawa Barat karena menggunakan password atau kata kunci

yang hanya diketahui oleh admin atau staf Humas dan Protokol. Penulis

mendapatkan kesempatan untuk belajar mengisi data dalam web internal

(73)

mempublikasikan polling masyarakat dengan topik yang ditentukan oleh

admin atau staf Humas.

Gambar 2. 14

Web Internal DPRD Provinsi Jawa Barat

11.Mengantarkan Surat dari Kementrian Luar Negeri pada Bagian Persidangan

Humas adalah jembatan antara publik eksternal maupun internal, begitu

juga dengan surat baik surat ijin atau surat pemberitahuan yang akan

disampaikan kepada dewan pastilah melewati bagian Humas. Begitu juga

Surat Pemberitahuan dari Kementrian Luar Negeri perihal kunjungan

Parlemen Afrika Selatan. Penulis mendapatkan tugas untuk mengantarkan

Surat dari Kementrian Luar Negeri kepada Bagian Persidangan sebagai

informasi bahwa akan ada kunjungan dari Parlemen Afrika Selatan ke DPRD

(74)

12.Membuat Name Board pada Corel Draw

Name Board adalah nama yang tertera pada papan nama yang dibuat

sebagai penanda dalam setiap acara rapat bisa berupa nama dari peserta rapat

itu sendiri atau nama instansi terkait yang diundang untuk menghadiri rapat

dewan. Name Board dibuat pada aplikasi Corel Draw dalam komputer untuk

memudahkan pembuatan dan terlihat lebih rapih. Penulis mendapatkan tugas

untuk membuat name board pada Corel Draw yang akan dibawa untuk

kunjungan kerja anggota dewan keluar daerah dan kunjungan kerja panitia

khusus. Name Board yang dibuat yaitu instansi-instansi atau undangan yang

terkait dengan kunjungan kerja anggota dewan atau rapat dewan setelah dibuat

dipasang pada papan nama yang telah tersedia. Berikut adalah contoh Name

Board yang telah dibuat oleh penulis dan telah dipasang pada papan nama.

Gambar 2. 15 Name Board

(75)

13.Membuat Nota Dinas Barang

Nota Dinas Barang merupakan nota ijin dari kepala bagian Humas kepada

bagian Umum dan Administrasi untuk meminta barang atau alat tulis kantor

yang dibutuhkan pada bagian Humas. Penulis mendapat tugas untuk membuat

nota dinas barang dan mencantumkan barang apa saja yang dibutuhkan.

Setelah membuat nota dinas barang penulis langsung memberikannya kepada

bagian Umum dan Administrasi. Berikut adalah contoh Nota Dinas Barang

yang dibuat oleh penulis.

Contoh Nota Dinas Barang

Kepada Yth :

Bapak Kepala Bagian Umum dan Administrasi selaku Ordonatur Kuasa Barang

di

B A N D U N G

Berikut ini kami sampaikan kebutuhan pengadaan Barang untuk kegiatan Bagian Humas dan Protokol sebagai berikut :

(76)

NO JENIS BANYAKNYA KETERANGAN

Bolpoint Belang Warna Biru Bolpoint Hitam

Demikian, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Bandung, 30 Juli 2010

KABAG HUMAS DAN PROTOKOL DPRD PROVINSI JAWA BARAT

Dra. Hj. SITI NINA NURASIDAH Pembina Tk. 1

NIP. 19610706 198903 2 003