Diajukan sebagai bukti telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan (PKL)
Oleh,
Shanty Ratna Dewi NIM : 43307707
PROGRAM STUDI PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
ii
Agung dan Maha Tinggi,Allah SWT. Karena atas Rahmat, Hidayah dan Karunia-NYA, akhirnya penulis dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini sebagai syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah Praktek Kerja Lapangan.
Dalam menyusun laporan ini, penulis tidak ada hambatan dan kesulitan yang dialami.Hal ini dikarenakan kerja keras, optimisme, dan dukungan dari semua pihak yang pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan dengan semaksimal mungkin.Saran dan kritik yang membangun penulis harapkan dapat memberikan manfaat dan kemajuan bagi peningkatan penulis di masa yang akan datang.
Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada: Ayahanda Apang Suparman BE dan Ibunda M.Maimunah atas segala doa restu, pengertian, kepercayaan dan dukungan moral dan materil yang telah diberikan kepada ananda. Selanjutnya ucapan terima kasih penulis sampaikan atas bantuan dari banyak pihak, kepada :
iii
3. Yth. Ibu Melly Maulin P, S.Sos., selaku Dosen wali dan Sekretaris Program
Studi Ilmu Komunikasi yang telah memberikan motivasi dan pengarahan sebelum melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan berbagi ilmu serta wawasan selama penulis melakukan perkuliahan.
4. Yth. Ibu Tine A. Wulandari, S.I.Kom., selaku pembimbing atas waktu, bimbingan, dorongan, arahan dan bantuannya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan ini.
5. Yth. Ibu Desayu Eka Surya, S.Sos.,M.Si., yang telah banyak membantu penulis khususnya melalui arahan, pengetahuan dan wawasan serta motivasi yang ibu berikan kepada penulis baik pada saat penulis mengikuti perkuliahan maupun dalam menyusun laporan ini.
6. Yth. Seluruh Dosen Ilmu Komunikasi dan Public Relations yang telah memberikan mata kuliah untuk menunjang pengetahuan dan informasi kepada penulis sebagai bekal pelaksanaan praktek kerja lapangan.
iv
9. Yth. Ibu Dra. Sinta Kurijani Suwarja selaku Kasubag Tata Usaha dan
Kepegawaian yang telah membantu penulis dalam hal pengurusan ijin praktek kerja dan penempatan penulis sesuai dengan keilmuan pada praktek kerja lapangan.
10. Yth. Ibu Dra. Hj. Siti Nina Nurasidah selaku Kepala Bagian Humas dan Protokol yang telah memberikan tempat, bimbingan, arahan, pengetahuan, dan membantu dalam memberikan data mengenai Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
11. Yth. Bapak Nanang Syaefudin, S.Sos selaku Kasubag Publikasi yang telah bersedia menjadi pembimbing serta mengarahkan penulis dalam praktek kerja lapangan di Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
12. Yth. Bapak Drs. Sudiana selaku Kasubag Layanan Aspirasi dan Humas dan Bapak Drs.Ari Haryadi Memed selaku Kasubag Protokol beserta Ibu Utti, Ibu Anne, Ibu Ucu, Ibu Kamila, Ibu Nungkeu, Ibu Yenni, Ibu Heni, Ibu Tjutju, Bapak Aman, Bapak Taufik, Bapak Jemi, Bapak Atang, Bapak Budi, Bapak Engkus, Bapak Haris, Bapak Edih, Bapak Iwan, selaku staf Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
v motivasinya selama ini.
15. Anggi Akbar Frima, atas bantuannya selama bersama-sama melaksanakan praktek kerja lapangan.
16. Teman-teman PR1, Ansyah, Rizky, Setia, Tegar, Berdhan, Maulana, Renold, Manda, Mey, Dineu, Fegha, Kiki, Silvya, Anisa, Vita, Nona, yang selalu menemani hari-hari penulis dan selalu saling mendukung serta berbagi suka dan duka bersama selama kuliah (berkat kalian suasana belajar menjadi mengasyikan).
17. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebut satu per-satu, yang telah membantu penulisan laporan ini hingga dapat penulis selesaikan.
Demikian ucapan terima kasih ini penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam proses menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi pihak – pihak yang berkepentingan.
Bandung, November 2011
vi
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... vi
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... ix
DAFTAR LAMPIRAN ... x
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Sejarah Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 1
1.1.1 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 7
1.1.2 Lambang dan Arti Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. ... 9
1.2 Sejarah Divisi Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 12
1.3 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 14
1.4 Struktur Organisasi Divisi Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 17
1.5 Job Description Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. ... 19
1.6 Saran a dan Prasarana Humas DPRD Provinsi Jawa Barat ... 23
vii
DPRD Provinsi Jawa Barat ... 27
1.7.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan ... 27
1.7.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan ... 27
BAB II PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK 2.1 Aktifitas Kegiatan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan ... 28
2.2 Deskripsi dan Contoh Aktivitas Rutin Selama PKL ... 34
2.3 Deskripsi dan Contoh Aktivitas Insidental selama PKL ... 39
2.4 Analisa Aktivitas Kerja Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 51
2.5 Analisa Pelayanan Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 54
BAB III PENUTUP 3.1Kesimpulan ... 56
3.2Saran – saran. ... 57
3.2.1 Saran – saran untuk Perusahaan ... 58
3.2.2 Saran untuk Mahasiswa PKL ... 58
DAFTAR PUSTAKA ... 60
LAMPIRAN ... 61
1
1.1 Sejarah Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) secara resmi diproklamirkan pada tanggal 17 Agustus 1945 oleh Ir. Soekarno dan Drs. Mohammad Hatta yang mewakili seluruh rakyat Indonesia. Pada tanggal 19 Agustus 1945 Panitia Persiapan Kemerdekaan Indonesia (PPKI) membentuk Panitia Kecil yang dipimpin oleh Otto Iskandardinata dengan tugas membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan pemerintahan yang baru dibentuk, terutama pemerintah daerah dan kerajaan-kerajaan yang telah merubah bentuk menjadi daerah otonom. Masalah pemerintahan di daerah ini kemudian dibahas dalam sidang PPKI yang kemudian keluar keputusan-keputusan sebagai berikut:
1. Untuk sementara waktu NKRI dibagi ke dalam 8 (delapan) propinsi, yaitu:
Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sumatra, Borneo, Sulawesi dan Sunda Kecil. Masing-masing provinsi dikepalai oleh seorang Gubernur. Sedangkan Gubernur Provinsi Jawa Barat yang pertama adalah Mas Soetardjo Karto Hadikoesoem.
Hadikoesoemo), Priangan ( R. Poeradiredja ),Bogor ( R. Ijok Moehammad Sirads ) dan Karesidenan Cirebon (R.M.A. Soeriatanoedibrata). Berdasarkan pertimbangan yang berwawasan demokrasi, dibicarakan tentang keterlibatan seluruh rakyat dalam mengisi dan mempertahankan kemerdekaan.
Kemudian pada tanggal 22 Agustus 1945, PPKI menetapkan Pembentukan Komite Nasional di seluruh Indonesia yang berpusat di Jakarta dan menganjurkan supaya daerah-daerah segera membentuk Komite Nasional Daerah(KND).
Berdasarkan UU No. 1 Tahun 1945 tentang pemerintah Daerah, Provinsi Jawa Barat terdiri dari:
1) 5 kota otonom: Jakarta, Bandung, Bogor, Cirebon dan Sukabumi
2) 5 Karesidenan otonom: Jakarta Raya, Priangan, Cirebon, Bogor dan Banten
3) 18 kabupaten otonom: Bandung, Garut, Sumedang, Tasikmalaya, Ciamis, Cirebon, Majalengka, Kuningan, Indramayu, Purwakarta, Tangerang, Jatinegara, Cianjur, Sukabumi, Bogor, Serang, Rangkasabitung dan Pandeglang.
terdiri dari DPRD dan Dewan Pemerintah Daerah (DPD). Kepala daerah menjabat Ketua dan anggota DPD.
Setelah Pemilu 1955, terbit UU No. 1 Tahun 1957 tentang Pemerintah Daerah yang menyebutkan antara lain:
1. Pemerintah Daerah terdiri dari DPRD dan DPD 2. Kepala daerah adalah ketua serta anggota DPD
3. Dalam menjalankan keputusan-keputusan DPRD, DPD bertanggung jawab kepada DPRD.
4. DPD bukan pemegang kekuasaan tertinggi di daerah, karena berada di
bawah dan bertanggungjawab kepada DPRD.
Berdasarkan Penetapan Presiden No. 6 Tahun 1959 sebagai tindak lanjut dari Dekrit Presiden tahun 1959, terjadi perubahan dalam pengaturan pemerintah daerah, yaitu terdiri dari Kepala Daerah dan DPRD. Dimana Kepala Daerah dapat menangguhkan keputusan DPRD bila bertentangan dengan GBHN. Kemudian Menteri Dalam Negeri mengambil alih keputusan yang ditangguhkan Kepala daerah tersebut.
Menurut UU Nomor 5 Tahun 1974, kewajiban DPRD adalah:
1. Mempertahankan, mengamankan serta mengamalkan Pancasila 2. Menjunjung tinggi dan melaksanakan GBHN
3. Bersama Kepala Daerah menyusun APBD dan peraturan-peraturan Daerah 4. Memperhatikan aspirasi dan memajukan tingkat kesejahteraan masyarakat
Dengan demikian secara umum DPRD mengalami beberapa kali perubahan sesuai dengan tuntutan jaman, yaitu mulai KND (1945 - 1950 ), DPRDS (1950 - 1956), DPRD Peralihan (1956 - 1958), DPRD ( 1958 - 1959), DPRD Gaya Baru ( 1959 - 1960), DPRD GR (1960 - 1971), dan DPRD (sampai sekarang).
Sedangkan Lembaga Sekretariat DPRD sebagai unsur Pemerintah daerah yang memfasilitasi DPRD mulai dibentuk pada tahun 1974 berdasarkan Keputusan Gubernur nomor 266/A.IV/15/74 yang dikepalai oleh seorang Kepala Sekretariat DPRD. Posisinya berada di bawah koordinasi Asisten Daerah (ASDA) IV, dengan Kepala Set. DPRD-nya H. Moch. Apadi (1974-1976).
Kemudian menurut Perda Nomor 8/DP.040/PD/76, Sekretariat DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris dengan 4 (empat) bagian, yaitu Bagian Umum, bagian Persidangan & Risalah, Bagian Keuangan dan Bagian Humas & Protokol. Sekretaris DPRD dijabat oleh Drs. H. Suyaman (1976-1981).
Berdasarkan Perda Nomor 9 Tahun 1981 tentang Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Barat disebutkan bahwa secara taktis operasional dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD, sedangkan secara teknis administrative bertanggungjawab kepada Sekwilda Jawa Barat. Sekretaris DPRD-nya Momon Ganda Sasmita, SH (1981 - 1984).
Soekaria, Ak. Dan mulai tahun 2003 sampai 2009 dijabat oleh Drs.H. Hatta Eddiyana, Msi.
Sedangkan pada Perda No. 20 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat disebutkan bahwa Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan mendukung tugas dan fungsi DPRD, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Dalam menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Sekretariat DPRD mempunyai fungsi : penyelenggaraan administrasi kesekretariatan daerah; penyelenggaraan administrasi keuangan daerah; penyelenggaraan rapat-rapat; dan penyelenggaraan serta penyedian koordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.
Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menurut Perda Nomor 14 Tahun 2000 terdiri dari Sekretaris DPRD yang dipimpin oleh Hj. Ida Hernida, S. H., M. Si yang menjabat pada tahun 2009 sampai dengan sekarang dan 5 bagian dibawah naungan Sekretariat DPRD yaitu:
1. Bagian Persidangan dan memiliki 3 Subbagian yaitu Subbagian Rapat dan Risalah, Subbagian Komisi dan Kepanitiaan, dan Subbagian TU dan Urusan Pimpinan.
3. Bagian Humas dan Protokol dan memilik 3 Subbagian yaitu Subbagian Humas dan Layanan Aspirasi, Subbagian Publikasi dan Subbagian Protokol.
4. Bagian Umum dan Administrasi dan memiliki 3 Subbagianyaitu
Subbagian TU dan Kepegawaian, Subbagian Perlengkapan dan Pemeliharaan, dan Subbagian Urusan Dalam.
5. Bagian Keuangan dan memiliki 3 Subbagian yaitu Subbagian Anggaran, Subbagian Perbendaharaan, dan Subbagian Verifikasi dan Pembukuan.
Selain dari kelima bagian tersebut Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat memiliki kelompok Jabatan Fungsional dan Kelompok Ahli.
Secara umum tugas dan fungsi Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Barat disebutkan dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat pada Bab III Pasal 5 dan 6 sebagai berikut:
Pasal 5
1) Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD.
Pasal 6
1) Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok menyelenggarakan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, sesuai dengan kemampuan keuangan Daerah.
2) Penjabaran tugas pokok, fungsi, rincian tugas dan tata kerja Sekretariat DPRD, ditetapkan lebih lanjut oleh Gubernur.
Dengan demikian Sekretariat DPRD Propinsi Jawa Barat mempunyai fungsi:
a. Fasilitasi rapat dan persidangan DPRD
b. Penyelenggaraan layanan teknis administrasi dan keuangan DPRD c. Pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas Anggota DPRD d. Penyelenggaraan informasi kegiatan DPRD
1.1.1 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat memiliki visi dan misi yang patut diketahui oleh seluruh masyarakat, khususnya masyarakat Jawa Barat :
1.1.1.1 Visi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
2. Terwujudnya pelayanan yang handal professional dalam mendukung peran dan fungsi DPRD sebagai wahana pelaksana
demokrasi.
3. Terwujudnya pelayanan yang handal professional dalam mendukung peran dan fungsi DPRD sebagai lembaga legislatif. 1.1.1.2 Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
1. Memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD. 2. Meningkatkan kinerja dan SDM Sekretariat DPRD.
3. Mendukung fungsi DPRD dalam mewujudkan kemitraan dengan eksekutif.
Berdasarkan UU No. 32 Tahun 2004, UU 27 Tahun 2009, PP No. 41 Tahun 2007 dan Perda No. 20 Tahun 2008, Sekretariat DPRD mempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan mendukung tugas dan fungsi DPRD, serta menyediakan dan mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD, sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Dalam menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Sekretariat DPRD mempunyai fungsi : penyelenggaraan administrasi kesekretariatan daerah; penyelenggaraan administrasi keuangan daerah; penyelenggaraan rapat-rapat; dan penyelenggaraan serta penyedian koordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.
1.1.2 Lambang dan Arti Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat 1.1.2.1 Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Dalam setiap perusahaan atau instansi pastilah memiliki sebuah lambang adapun lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sama seperti lambang Pemerintahan Jawa Barat karena Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat masuk kedalam perangkat daerah yang di bentuk oleh Gubernur Provinsi Jawa Barat.
Adapun lambang dari Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :
[image:18.595.221.402.446.649.2]
Gambar 1.1
Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Lambang Jawa Barat secara keseluruhan adalah sebuah perisai berbentuk bulat telur dengan hiasan pita di bagian bawahnya yang berisikan motto Jawa Barat. Kemudian di tengahnya ada gambar senjata khas dari Jawa Barat yaitu sebuah kujang.
1.1.2.2 Arti Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Makna bentuk dan motif yang terdapat dalam lambang ini ialah : 1. Bentuk bulat telur pada lambang Jawa Barat berasal dari bentuk
perisai sebagai penjagaan diri.
2. Ditengah-tengah terlihat ada sebilah kujang. Kujang ini adalah senjata suku bangsa Sunda yang merupakan penduduk asli Jawa Barat. Lima lubang pada kujang melambangkan dasar negara Indonesia yaitu Garuda Pancasila.
3. Padi satu tangkai yang terdapat di sisi sebelah kiri melambangkan
bahan makanan pokok masyarakat Jawa Barat sekaligus juga melambangkan kesuburan pangan, dan jumlah padi 17 menggambarkan tanggal Proklamasi Republik Indonesia.
4. Kapas satu tangkai yang berada di sebelah kanan melambangkan kesuburan sandang, dan 8 kuntum bunga menggambarkan bulan proklamasi Republik Indonesia.
6. Sungai dan terusan yang terdapat di bawah gunung sebelah kiri melambangkan di Jawa Barat banyak terdapat sungai dan saluran air yang sangat berguna untuk pertanian.
7. Petak-petak yang terdapat di bawah gunung sebelah kanan
melambangkan banyaknya pesawahan dan perkebunan. Masyarakat Jawa Barat umumnya hidup mengandalkan kesuburan tanahnya yang diolah menjadi lahan pertanian.
8. Dam atau bendungan yang terdapat di tengah-tengah bagian bawah antara gambar sungai dan petak, melambangkan kegiatan di bidang irigasi yang merupakan salah satu perhatian pokok mengingat Jawa Barat merupakan daerah agraris. Hal ini juga melambangkan dam-dam yang berada di Jawa Barat seperti Waduk Jatiluhur.
1.1.2.4 Arti Motto Pada Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Pada lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat terdapat motto yang yang sama dengan motto Jawa Barat. Motto Jawa Barat adalah Gemah Ripah Repeh Rapih, yang merupakan sebuah frasa berasal dari bahasa Sunda. Kata gemah-ripah dan repeh-rapih merupakan kata majemuk yang mempunyai arti sebagai berikut :
Gemah-ripah : subur makmur, cukup sandang dan pangan.
Repeh-rapih : rukun dan damai atau aman sentosa.
Arti bebas dari motto daerah Jawa Barat secara keseluruhan ialah menyatakan bahwa Jawa Barat merupakan daerah yang kaya raya dan subur makmur serta didiami oleh banyak penduduk yang hidup rukun dan damai.
1.2 Sejarah Divisi Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Bagian Humas/Protokol bermula pada Bagian Umum dan Administrasi dibawah naungan Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat. Pada mulanya Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat memiliki empat Bagian yang mendukung tugas pokok dalam menyelenggarakan dan mendukung tugas dan fungsi DPRD Provinsi Jawa Barat. Empat Bagian tersebut antara lain, adalah Bagian Persidangan, Bagian Perundang-undangan, Bagian Keuangan dan Bagian Umum serta Administrasi.
pada Perda (Peraturan Daerah) No. 14 Tahun 2001 tentang Struktur Organisasi Kesekretariatan (STOK). Berdasarkan Keputusan Pimpinan DPRD Provinsi Jawa Barat No. 2 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat memiliki Lima Bagian dengan adanya penambahan
Bagian Humas dan Protokol yang terlepas dari Bagian Umum dan Administrasi. Bagian Humas dan Protokol dibentuk berdasarkan kebutuhan kinerja Dewan. Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dipimpin satu kepala bagian, serta dalam melaksanankan tugas pokok dan fungsinya dibantu oleh tiga kepala sub bagian. Sub bagian tersebut diantarannya, Sub Bagian Humas dan Layanan Aspirasi, Sub Bagian Publikasi, dan Sub Bagian Protokol.
Pertama kali bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dibentuk pada tahun 2001, bagian tersebut dikepalai oleh Hj. Ida Hernida, S.H., M.Si (2001-2004), selanjutnya diganti oleh H. Edi Kholil (2004-2010), dan terjadi pergantian kembali oleh Dra. Hj. Siti Nina Nurasidah hingga saat ini. Humas dan Protokol merupakan corong dari DPRD Provinsi Jawa Barat, maka bagian Humas dan Protokol termasuk dalam bagian sekreatian yang berfungsi sebagai fasilitator kegiatan para anggota dewan. Pada periode 2009-2014 anggota dewan berjumlah 100 orang sehingga diperlukan peran Humas dan Protokol sebagai penghubung antara publik internal, yaitu anggota dewan dan publik eksternal, yaitu masyarakat Jawa Barat.
1.3 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat pada Bab IV Pasal 8 menjelaskan Susunan Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, terdiri atas:
a. Sekretaris
b. Bagian Persidangan, mernbawahkan : 1) Sub bagian Rapat dan Risalah 2) Sub bagian Kornisi dan Kepanitiaan 3) Sub bagian Urusan Pimpinan DPRD
c. Bagian Perundang-Undangan, mernbawahkan : 1) Sub bagian Hukum dan Perundang-Undangan 2) Sub bagian Anaiisa dan Pengembangan Hukum 3) Sub bagian Dokumentasi dan Perpustakaan
d. Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol, mernbawahkan : 1) Sub bagian Hubungan Masyarakat dan Layanah Aspirasi 2) Sub bagian Publikasi
3) Sub bagian Protokol
f. Bagian Keuangan, mernbawahkan : 1) Sub bagian Anggaran
2) Sub bagian Perbendaharaan
3) Sub bagian Verifikasi dan Pembukuan.
Adapun Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Jawa Barat dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 1.2
Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
1.4 Struktur Organisasi Divisi Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Dalam Peraturan Daerah Provinsi Jawa Barat Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Organisasi Dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat pada Bab IV 8 menjelaskan Susunan Organisasi Bagian Hubungan Masyarakat dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, yang membawahi beberapa Sub bagian yang terdiri atas:
1. Sub bagian Hubungan Masyarakat dan Layanah Aspirasi 2. Sub bagian Publikasi
Adapun Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Jawa Barat dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 1.3
Struktur Organisasi Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Jawa Barat
1.5 Job Decription Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Dalam Peraturan Gubernur Jawa Barat Nomor 30 Tahun 2009 tentang Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat, pada Bagian Kelima. Menerangkan Bagian Humas dan Protokol dalam Pasal 12, 13, 14, dan 15 yaitu:
Pasal 12
1) Bagian Humas dan Protokol mempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan koordinasi layanan penyelenggaraan Humas dan Protokol.
2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), bagian humas dan Protokol mempunyai fungsi :
a. Penyelenggaraan fasilitas dan pengkoordinasian penyelenggaraan Humas dan Protokol;
b. Penyelenggaraan Kehumasan dan Keprotokolan;
c. Penyelenggaraan fasilitas dan koordinasi layanan aspirasi. 3) Rincian tugas bagian Humas dan Protokol :
a. Menyelenggarakan pengkajian program kerja bagian Humas dan Protokol;
b. Menyelenggarakan pengkajian bahan informasi DPRD; c. Menyelenggarakan Kehumasan dan layanan aspirasi; d. Menyelenggarakan publikasi;
e. Menyelenggarakan Keprotokol;
g. Menyelenggarakan fasilitas kegiatan reses DPRD;
h. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan bagian Humas dan Protokol
i. Menyelenggarakan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan
pengambilan kebijakan;
j. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
k. Menyelenggarakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsinya. 4) Bagian Humas dan Protokol membahwakan :
a. Subbagian Humas dan layanan aspirasi; b. Subbagian publikasi;
c. Subbagian protokol;
Pasal 13
1) Subbagian Humas dan layanan aspirasi mempunyai tugas pokok melaksanakan penyusunan bahan kehumasan dan layanan aspirasi. 2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada
ayat (1),subbagian humas dan layanan aspirasi mempunyai fungsi : a. Pelaksanaan penyusunan bahan Kehumasan dan layanan aspirasi; b. Pelaksanaan fasilitasi Kehumasan dan layanan aspirasi.
3) Perincian tugas subbagian humas dan layanan aspirasi :
a. Melaksanakan penyusunan program kerja subbagian humas dan layanan aspirasi;
d. Melaksanakan pemantauan tindaklanjut aspirasi;
e. Melaksanakan pelaporan dan evaluasi kegiatan subbagian Humas dan layanan aspirasi;
f. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan
pertimbangan pengambilan kebijakan;
g. Melaksanakan koordinasi dengan unti kerja terkait;
h. Melaksanakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsinya Pasal 14
1) Subbagian Publikasi mempunyai tugas pokok melaksanakan
penyusunan bahan publikasi.
2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), subbagian publikasi mempunyai tugas :
a. Pelaksanaan penyusunan bahan publikasi; b. Pelaksanaan fasilitasi dan layanan Publikasi.
3) Rincian tugas subbagian Publikasi :
a. Melaksanakan penyusunan program kerja subbagian Publikasi; b. Melaksanakan liputan kegiatan DPRD;
c. Melaksanakan penyusunan bahan dan publikasi meliputi TOR, Press Release, Jurnal, Pemberitaan Media Cetak;
d. Melaksanakan penyusunan kliping dan analisa berita; e. Melaksanakan koordinasi kerjasama publikasi;
g. Melakasanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijakan;
h. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
i. Melaksanakan tugas lain sesuai tugas pokok dan fungsinya.
Pasal 15
1) Subbagian Protokol mempunyai tugas pokok melasanakan penyusunan bahan keprotokolan.
2) Dalam menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat (1), subbagian Protokol mempunyai fungsi :
a. Pelaksanaan penyusunan bahan Keprotokolan; b. Pelaksanaan fasilitasi dan layanan Keprotokolan. 3) Rincian tugas subbagian Protokol :
a. Melaksanakan penyusunan program kerja subbagian Protokol; b. Melaksanakan penyusunan kegiatan Protokoler Pimpinan dan
Anggota DPRD serta Sekretaris DPRD, meliputi pengaturan tata tempat dan tata upacara, panduan acara rapat dan persidangan DPRD;
c. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama dengan instansi ;
d. Melaksanakan laporan dan evaluasi kegiatan subbagian Protokol; e. Melaksanakan penyusunan bahan telaahan staf sebagai
bahanpertimbangan pengambilan kebijakan;
f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait;
1.6 Sarana dan Prasarana Humas DPRD Provinsi Jawa Barat
Letak kantor Humas DPRD Provinsi Jawa Barat terletak di sebelah Gedung Sate yang beralamat di Jl. Dipenogoro No. 22 Bandung. Kantor Humas merupakan tempat melayani aspirasi masyarakat, seperti apa yang dicantumkan pada visi DPRD Provinsi Jabar tersebut.
Adapun sarana dan prasarana yang ada di Humas Setda untuk menunjang pekerjaannya yaitu:
1.6.1. Prasarana Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
[image:32.595.121.512.554.740.2]Prasarana pada Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat merupakan penunjang para karyawan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi dari masing – masing bagian. Adapun prasarana yang tersedia pada Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat terdapat pada tabel 1.1, sebagai berikut:
Tabel 1.1
Prasarana Humas DPRD Provinsi Jawa Barat
No. Prasarana Ju
1. Mesin Tik 2 unit
2. Jaringan Wireless 1 unit
3. Lemari Arsip 1 buah
4. Lemari besi/ Metal 1 buah
6. Dus Arsip 100 buah
7. Brangkas 1 buah
8. Computer 8 unit
9. Printer 4 unit
10. Telpon Kantor 1 buah
11. Mesin Fax 1 buah
12. Mesin Scan 1 Buah
13. White Board 2 buah
14. Meja Komputer 4 buah
15. Meja Kerja Karyawan 19 buah
16. Kursi Kerja Karyawan 23 buah
17. Meja Tamu 1 buah
18. Kursi Tamu 6 buah
19. Kamera video 2 unit
20. Kamera SLR digital 2 unit
21. Kamera poket/saku 4 unit
22. Infokus 1 buah
23. Tripot 1 buah
24. Televise 1 unit
25. Dispenser 1 unit
26. Kipas Angin 2 buah
1.6.2 Sarana Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
[image:34.595.127.520.333.753.2]Selain Prasarana terdapat pula Sarana sebagai tempat penunjang bagi kegiatan kerja para karyawan dan anggota dewan. Adapun Sarana yang terdapat pada Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut :
Tabel 1.2
Sarana Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
NO Sarana Jumlah / Unit Keterangan
1 Gedung Kantor 1
2 Gedung Sidang 1
3 Ruang Kerja Bagian 5 Bagian Persidangan, Bagian Perundang – undangan, Bagian Humas
dan Protokol, Bagian Umum dan Administrasi,
serta Bagian Keuangan 4 Ruang Kerja Komisi 5 Komisi A, Komisi B,
Komisi C, komisi D, dan Komisi E
PAN, Hanura, dan PKB
6 Ruang Rapat 9 Komisi (A,B, C, D, dan E),
Badan Musyawarah, Badan Anggaran, dan
Badan Legislasi 7 Ruang Perpustakaan 1
8 Front Office 2
9 Press Room 1
10 Ruang Photocopy 1
11 Poliklinik 1
12 Ruang Perlengkapan 1
13 Mushola 2
14 Ruang Dapur 1
15 Toilet 12
16 Pos Keamanan 3
17 Lapangan Upacara 1
18 Lapangan Parkir 2
19 Lapangan Tenis 1
20 Lapangan Volley 1
21 Kantin 1
1.7 Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
1.7.1 Lokasi Praktek Kerja Lapangan
Pada awal berdirinya, DPRD Provinsi Jawa Barat bertempat di Gedung Dwi Warna Jalan Dipenegoro, yang selanjutnya berpindah ke Gedung Kertamukti Jalan Braga Nomor 137 Bandung dari tahun 1968 sampai dengan 1982. Kemudian pada tahun 1982 DPRD Provinsi Jawa Barat berpindah kembali ke Gedung baru yag berlokasi di Pusat Pemerintahan Provinsi Jawa Barat yang tepat berada pada kompleks Gedung Sate Jalan Dipenogoro Nomor 22 Bandung hingga saat ini.
1.7.2 Waktu Praktek Kerja Lapangan
Waktu Praktek dilaksanakan selama 40 Hari kerja, terhitung mulai dari tanggal 5 Juli 2010 sampai dengan 30 Agustus 2010 di Kantor DPRD Provinsi Jawa Barat, setiap hari Senin s/d Jum’at dari jam 08.00 s/d 16.00 (sesuai dengan jam kerja), pada Sabtu dan Minggu libur.
BAB II
PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK
2.1 Aktifitas Kegiatan Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan
Pada pelaksanaannya penulis melaksanakan kerja praktek di instansi pemerintah yaitu DPRD Provinsi Jawa Barat. Penulis di tempatkan di bagian Hubungan Masyarakat (HUMAS) DPRD Provinsi Jawa Barat. Pada awal pertemuan yaitu dengan pembimbing Kerja Praktek di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
Selama berlangsungnya Praktek Kerja Lapangan, penulis melakukan berbagai kegiatan berupa kegiatan yang sifatnya rutin (dilakukan hampir setiap hari kerja) dan kegiatan yang bersifat Insidental (dilakukan pada waktu atau acara tertentu saja).
Adapun jadwal pelaksanaan Praktek Kerja Lapngan (PKL) yang telah penulis lakukan selama 1 bulan lebih, yakni mulai tanggal 25 Juli s/d 9 September 2011, adalah sebagai berikut :
Tabel 2.1
Jadwal Kegiatan PKL di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
No Hari / Tanggal Jenis Kegiatan
Keterangan Rutin Insidental
1. Senin,
25 Juli 2011
Perkenalan
Membuat kliping
Menginput data kliping ke dalam data base
2. Selasa, 26 Juli 2011
Membuat kliping
Menginput ke dalam data base
3. Rabu,
27 Juli 2011
Membuat kliping Menginput ke dalam data base
4. Kamis,
28 Juli 2011
Membuat kliping Menginpu data ke
data Base
5. Jumat, 29 Juli 2011
Membuat kliping
Mengikuti sidang paripurna
6. Senin,
1 Agustus 2011
Membuat kliping Menginput ke data base
7. Selasa, 2 Agustus 2011
Membuat kliping
Menginput ke data base
8. Rabu,
3 Agustus 2011
Membuat kliping
Menginput ke data base
9. Kamis,
4 Agustus 2011
Membuat kliping
Menginput data ke Data Base Menyusun undangan
10. Jumat,
5 Agustus 2011
Membuat kliping
Mengikuti acara Banmus (DPRD Jateng)
11. Senin, 8 Agustus 2011
Membuat kliping
Mengikuti Sidang Paripurna
Mengikuti acara Banmus (DPRD Banten)
12. Selasa, 9 Agustus 2011
Membuat kliping
Meliput sidang Paripurna
13. Rabu,
10 Agustus 2011
Membuat kliping Menyusun daftar Reses
14. Kamis,
11 Agustus 2011
Membuat kliping
Menyusun daftar Reses
Mengikuti sidang Paripurna
15. Jumat,
12 Agustus 2011
Membuat kliping
Menginput data ke data Base
Mengirimkan SMS Broadcast
16. Senin, 15 Agustus 2011
Membuat kliping
Menyambut tamu pada acara Hearing Dialog bersama Paskibra
17. Selasa, 16 Agustus 2011
Membuat kliping Menyusun dokumen Reses
18. Rabu,
18 Agustus 2011
Membuat kliping
Menginput ke Data Base
19. Kamis, 19 Agustus 2011
Membuat kliping Meliput acara Fashion Show Mempersiapkan cendera mata untuk anggota dewan
20. Jumat,
22 Agustus 2011
Membuat kliping Menyambut tamu pada acara Rapat Paripurna hari jadi Jabar
21. Senin, 23 Agustus 2011
Membuat kliping
Mengikuti acara buka puasa bersama
22. Selasa, 24 Agustus 2011
Membuat kliping Mengetik surat kerja
23. Rabu,
25 Agustus 2011
Membuat kliping
Mengirim undangan melalui SMS Center
24. Kamis,
26 Agustus 2011
Membuat kliping
Mempersiapkan dan merapikan ruang sidang Paripurna
25. Jumat,
5 September 2011
Membuat kliping Menginput data ke Data Base
26. Senin, 6 September 2011
Silaturrahmi
Membuat kliping
Menginput data ke Data Base
Mengirimkan SMS Broadcast
27. Selasa, 7 September 2011
Membuat kliping
Menginput data ke Data Base
28. Rabu,
8 September 2011
Membuat kliping Mengikuti acara Halal Bihalal DPRD
Mengikuti Rapat Paripurna
29. Kamis,
9 September 2011
Membuat kliping Menginput data ke Data Base
30. Jumat,
10 September 2011
Membuat kliping
Menginput data Ke data Base
Sumber : Arsip PKL Penulis, 2011
2.2 Deskripsi dan Contoh Aktivitas Rutin Selama PKL
Kliping ini berisi mengenai informasi-informasi atau berita mengenai DPRD Provinsi Jawa Barat secara umum maupun khusus yang dirangkum dari berbagai media cetak. Tugas Kliping ini menjadi tugas rutin bagi mahasiswa/I PKL, dilakukan dalam surat kabar terdapat artikel-artikel yang berhubungan dengan Berita di DPRD Provinsi Jawa Barat. Dan menempel artikel yang telah digunting tersebut pada kertas kliping dengan keterangan nama surat kabar, tanggal terbit, hal media cetak serta kolom berapa dalam media cetak tersebut, dan berita tersebut dimasukkan dalam komisi yang ada dalam DPRD Provinsi Jawa Barat.
Adapun kliping yang dipilih berdasarkan Komisi-komisi yang tertera pada Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat seperti pada Komisi A membahas mengenai Pemerintahan, Komisi B membahas mengenai Perekonomian, Komisi C membahas mengenai Keuangan, Komisi D membahas mengenai Pembangunan dan Komisi E membahas membahas mengenai Kesejahteraan Rakyat.
Kliping yang disusun dengan system tertentu pada proses akhirnya didokumentasikan informasi yang dianggap penting seperti yang dikemukakandalam Kamus Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka tahun 1990 menyebutkan, kliping adalah guntingan artikel atau berita dari surat kabar, majalah, dan sebagainya yang dianggap penting untuk disimpan atau didokumentasikan, mengkliping berarti menempelkan pada kertas lainuntuk didokumentasikan.
[image:45.596.131.495.471.724.2]Adapun kliping yang sudah disusun dan dijadikan sebuah aktual seperti tergambar pada gambar 2.1 dan contoh berita dari surat kabar yang dimuat di aktual yang tergambar pada gambar 2.2 sebagai berikut :
Gambar 2.1
Tampilan Aktual Tampak Depan dan Belakang
Gambar 2.2
Contoh Berita dari Surat Kabar Yang dimuat Dalam Aktual
Sumber : Dokumentasi penulis,2011 2. Mengirim Undangan Via Pc Phone
untuk mengetahui rapat atau kunjungan kerja. Undangan yang dikirim langsung diterima oleh anggota dewan, dikarenakan didalam pc phone terdapat nomor handphone anggota dewan, sehingga undangan yang dikirim melalui pc phone dapat langsung masuk kedalam handphone anggota dewan. Selain itu terdapat pula cara pengetikan untuk undangan tersebut.
Yth. Pimpinan & Anggota DPRD Undangan Rapat Pripurna.Acara
Persetujuan DPRD terhadap Raperda P2APBD & 12 Raperda.
Hari Jumat 29 Juli 2011, pkl. 15.00 WIB, tmpt R. Sidang. Trims
Adapun tampilan untuk mengirim sms (short message service) melalui Pc Phone.
Gambar 2.3
Tampilan SMS (Short Massage Service) Melalui Pc Phone Saat Mengirim Undangan
Sumber : Dokumentasi Penulis,2011
2.3 Deskripsi dan Contoh Aktivitas Insidental Selama PKL
[image:48.596.114.511.242.511.2]Adapun Kegiatan Insidental yang dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan adalah sebagai berikut :
1. Hearing Dialog
Salah satu kegiatan insidental yang dilakukan Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat yang diikuti penulis adalah Hearing Dialog . Hearing Dialog adalah kegiatan mendengarkan dialog yang dilakukan untuk menyambut hari jadi JABAR yang berguna untuk menampung aspirasi pesertanya.
Berikut gambar pada saat acara Hearing Dialog bersam Paskibra yang dihadiri pula oleh pimpinan DPRD sebagai berikut :
Gambar 2.4
Hearing Dialog Bersama Paskibra
Adapun acara Hearing Dialog bersama Pemangku Adat yang digambarkan pada gambar 2.5 sebagai berikut :
Gambar 2.5
Hearing Dialog Bersama Pemangku Adat
Sumber : Arsip Humas Sekretariat DPRD Prov.Jabar,2011
Adapun kegiatan Rapat Paripurna Memperingati Hari Jadi Jabar yang sedang berlangsung yang digambarkan pada gambar 2.8 sebagai berikut :
Gambar 2.8
Rapat Paripurna Istimewa Memperingati Hari Jadi Jabar
Sumber : Arsip Humas Sekretariat DPRD Prov.Jabar,2011
2. Menghadiri dan mengikuti kegiatan Rapat Paripurna
permasalahan. Rapat paripurna adalah rapat lengkap anggota dan pimpinan dan merupakan forum tertinggi dalam melaksanakan kewenangan dan tugas.
Berikut gambar pada saat rapat Paripurna mengenai jawaban Gubernur tentang perubahan APBD Prov.Jabar :
Gambar 2.9
Rapat Paripurna DPRD Provinsi Jabar
Sumber : Arsip Humas Sekretariat DPRD Prov.Jabar,2011 3. Mengetik Surat Kerja
nama peribadi maupun karena kedudukannya dalam suatu organisasi, instansi atau perusahaan.
Adapun fungsi surat dalam kehidupan bermasyarakat antara lain dapat dirumuskan yakni :
1. Surat sebgai alat komunikasi tertulis 2. Surat sebagai alat bukti otentik 3. Surat sebagai alat bukti historis 4. Surat sebagai duto / wakil 5 Surat sebagai pedoman
Surat perintah yang diberikan untuk orang tersebut melaksanakan tugas yang telah diberikan sebagai tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaannya. Setelah menyelesaikan pekerjaannya, orang tersebut wajib membuat laporan sebagai bukti sudah melakukan pekerjaannya.
4. Menyusun Daftar Nama
5. Mengikuti Kegiatan Kunjungan Kerja
Kunjungan Kerja adalah kegiatan dimana anggota – anggota Komisi A, Komisi B, Komisi C , Komisi D maupun Komisi E berkunjung untuk rapat membicarakan hal – hal yang akan dibahas yang dihadiri juga oleh pimpinan DPRD Provinsi Jawa Barat. Kunjungan Kerja ini difasilitasi oleh bagian Humas,khususnya dilakukan oleh staf protokol. Tugas utama dari staf protokol pada saat kegiatan kunjungan kerja, yakni menghubungi dewan yang akan melaksanakan kegiatan, mempersiapkan tempat, dan menjadi penghubung bagi pihak terkait. Selain staf protokol, staf publikasipun ikut serta dalam meliput kegiatan untuk dijadikan bahan berita dan meringkas materi untuk selanjutnya dijadikan laporan staf dalam memfasilitasi kunjungan kerja.
6. Mempersiapkan dan Merapikan Ruang Sidang Paripurna
Acara yang dilakukan ketika penulis melakukan praktek kerja adalah acara Hearing Dialog bersama Paskibra Jawa Barat dan acara Silaturahmi anggota Dewan dan para karyawan. Aktivitas yang penulis lakukan adalah mempersiapkan name board untuk Gubernur Jawa Barat , Pimpinan DPRD, Wakil DPRD, Anggota DPRD,OPD dan tamu undangan. Kemudian mempersiapkan nama penanda pada kursi peserta acara. Pada acara silaturahmi Anggota Dewan dan para Karyawan penulis membantu mempersiapkan hidangan - hidangan yang akan dinikmati oleh para peserta.
7. Mengikuti Acara Buka Puasa Bersama
Acara buka puasa bersama merupakan aktivitas yang diadakan oleh sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.Aktivitas ini merupakan aktivitas insidental yang dilakukan setiap satu tahun sekali setiap bulan Ramadhan. Acara ini dihadiri oleh Sekertaris, seluruh bagian dan staf karyawan, keamanan dalam Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, serta para pelajar dan mahasiswa yang melakukan praktek kerja lapangan di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
8. Mempersiapkan Dokumen dan Alat Kelengkapan Reses
Program Reses harus ditunjang dengan beberapa alat kelengkapan. Alat kelengkapan tersebut dipersiapkan oleh bagian Humas dan Prokol sebagai fasilitator program reses. Adapun alat kelengkapan Reses antara lain, dokumen – dokumen (identitas pendamping, daftar rencana, isian, surat keputusan, keterangan anggaran, keterangan dapil, berita acara dan surat pernyataan pendamping Reses denagn material), Alat tulis, kuitansi dan sejumlah uang bagi keperluan pendamping. Dokumen dan alat kelengkapan Reses diberikan kepada para pendamping Reses pada saat pada saat rapat pendamping Reses berlangsung.
Berikut dokumen dan alat kelengkapan kegiatan Reses yang digambarkan pada gambar 2.10 sebagai berikut :
Gambar 2.10 Keperluan Reses II
2.4 Analisa Aktivitas Kerja Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Humas atau Public Relations sebagai bagian dari fungsi manajemen baik pada perusahaan maupun lembaga atau instansi pemerintah sudah selayaknya melakukan beberapa aktivitas yang dapat menguntungkan bagi semua pihak. Dalam aktivitasnya humas melakukan peranan penting sebagai mediator bagi publiknya. Seperti yang dikatakan Rita dan Widodo Aryanto dalam buku yang berjudul Panduan Praktisi PR bahwa :
“ Peran Public Relations dalam suatu perusahaan sebagai komunikator internal perusahaan, narasumber resmi informasi perusahaan, pelaku perubahan dan penggagas budaya perusahaan dan kamipun pengelolaan krisis”. (Fariani dan Aryanto, 2009: 1-6)
Aktivitas humas tersebut tidak terlepas dari fungsi humas itu sendiri. Fungsi Humas atau Public Relations menurut Bertrand R. Canfield yang dikutip oleh Onong Uchajana Effendy dalam buku yang berjudul Human Relations dan Public Relations menyatakan bahwa :
“Tiga fungsi Public Relations adalah :
1. Mengabdi kepada kepentingan umum (It should serve the Public’s Interest).
2. Memelihara komunikasi yang baik ( Mantain good communication).
stress good morals and manners)”. (Effendy, 1993: 137
-138)
Dari pernyataan diatas dapat diketahui peranan humas dalam melakukan aktivitas selalu mengacu pada fungsi – fungsi humas itu sendiri. Sama halnya aktivitas humas dalam perusahaan memiliki peran yang sama dengan humas dalam pemerintahan pada umumnya. Aktivitas humas dalam pemerintahan yaitu melakukan kegiatan dan operasi diberbagai tempat dan bidang dalam mendukung proses pembangunan negara. Humas dalam pemerintahan lebih berfungsi sebagai fasilator dan mediator dalam pelaksanaan kegiatan.
Seperti halnya Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat yang dikenal dengan Bagian Humas dan Protokol. Humas dan Protokol ini merupakan penghubung baik dengan publik internal, yaitu anggota dewan maupun publik eksternal, yaitu Organisasi Perangkat Daerah, dinas – dinas dan masyarakat. Bagian Humas dan Protokol dibentuk berdasarkan keputusan Gubernur Jawa Barat dan Pimpinan DPRD Provinsi Jawa Barat. Hal ini didasarkan oleh banyaknya kinerja anggota dewan yang kurang terfasilitasi, maka dari itu Bagian Humas dan Protokol difungsikan sebagai fasilator dalam menunjang kinerja dewan.
menunjang kinerjanya. Adapun kegiatan internal yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat yakni :
1. Menyelenggarakan fasilitas pimpinan dan anggota dewan pada diadakannya kegiatan.
2. Menyelenggarakan pengkajian p[rogram kerja bagian Humas dan Protokol.
3. Menyelenggarakan fasilitas aspirasi masyarakat kepada DPRD. 4. Menyelenggarakan fasilitas kegiatan reses DPRD.
5. Menyelenggarakan pelaporan dan evaluasi kegiatan bagian Humas
dan Protokol
6. Menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja terkait.
Sedangkan Kegiatan eksternal dari Bagian Humas dan Protokol adalah mengurus hal yang berhubungan dengan penyuluhan eksternal, hubungan antar media massa , tata usaha dan pameran. Adapun kegiatan ekternal Humas DPRD Provinsi Jawa Barat diantaranya :
1. Menjaga hubungan baik dan harmonis dengan kalangan pers, pelanggan pengguna jasa dan pemerintah untuk pencitraan DPRD provinsi Jawa Barat.
Contoh kongkret kegiatan eksternal yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat diantaranya :
Mengundang pers pada saat kegiatan dilaksanakan
Melaksanakan talkshow disalah satu media televisi
Menerbitkan setiap kegiatan melalui Web Internal maupun ekternal, billboard, Majalah Bulanan Bewara.
Dengan demikian posisi Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sudah sesuai dengan apa yang telah dibicarakan diatas dan dilihat dari definisi yang ada hal yang berhubungan dengan penyuluhan dan penerbitan media internal serta fungsi Public Relations.
2.5 Analisa Pelayanan Humas dan Protokol Seklretariat DPRD Provinsi Jawa Barat kepada Mahasiswa PKL
Pelayanan merupakan proses kegiatan rutin yang berkesinambungan bertujuan memenuhi kepentingan orang banyak dan memberikan kepuasan. Dengan adanya pelayanan yang dapat memenuhi kepentingan orang banyak, maka dapat menimbulkan pencitraan yang baik bagi instansi.
bimbingan dan pengarahan mengenai Humas dan Protokl, aktivitas – aktivitas apa saja yang dilakukan yang dilakukan yang diberikan oleh pembimbing PKL serta para karyawan dan staf Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. Selain itu, penulis juga diberikan kesempatan untuk mengikuti berbagai macam kegiatan , seperti menghadiri rapat, buka puasa bersama, menghadiri acara Hearing Dialog dan sebagainya.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dibagian Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
dibentuk pada tahun 2001, bagian tersebut dikepalai oleh Hj. Ida Hernida, S.H., M.Si (2001 – 2004), yang selanjutnya diganti oleh H. Edi Kholil (2004 – 2010), dan terjadi pergantian kembali oleh Dra. Hj. Siti Nina Nurasidah hingga saat ini.
2. Berdasarkan Keputusan pimpinan DPRD Provinsi Jawa Barat No.
2 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat memiliki lima bagian dengan adanya penambahan Bagian Humas dan Protkol yang terlepas dari Bagian Umum dan Administrasi.
4. Kegiatan rutin yang dilakukan oleh Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat untuk mengetahui perkembangan informasi dan peristiwa – peristiwa yang terjadi, contohnya pembuatan kliping yang biasa dikenal dengan aktual yang berisi tentang berita – berita keseluruhan tentang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa
Barat.
5. Kegiatan Incidental yang dilakukan Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat salah satunya adalah membantu mempersiapkan keperluan reses untuk anggota DPRD.
3.2 Saran – Saran
Selain itu diakhir laporan ini, penulis juga ingin menyampaikan beberapa saran yang telah dialami penulis dalam seluruh tahap pelaksanaan kerja prakrik ini. Adapun saran-saran yang akan disampaikan tersebut adalah sebagai berikut ;
3.2.1 Saran – saran untuk Perusahaan
1. Menambah fasilitas bagi pegawai agar dapat menunjang kinerja pegawai seperti komputer dan printer.
2. Lebih sering melibatkan mahasiwa PKL dalam berbagai kegiatan kehumasan, seperti dialog dengan pihak pers, meliput anggota dewan dalam kegiatan kunjungan kerja keluar kota agar mahasiswa PKL dapat mengetahui secara nyata tentang kehumasan.
3. Memperbaiki dekorasi ruangan kantor agar lebih baik yaitu memperbaiki ruangan kerja pegawai.
3.2.2 Saran untuk Mahasiswa PKL
2. Mahasiswa harus bertanggungjawab atas tugas yang diberikan dan disiplin waktu masuk kerja, agar bisa menjadi peserta kerja praktek yang berdedikasi tinggi terhadap perusahaan sebagai bentuk penghormatan kepada perusahaan yang telah mengijinkan peserta untuk kerja praktek.
3. Mahasiswa harus aktif,produktif dan bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepada kita agar pekerjaan kita bisa terpakai oleh pihak perusahaan.
4. Mahasiswa harus bersosialisasi dengan baik kepada staf Humas maupun bagian staf lainnya, karena hal tersebut dapat membantu kita dalam mendapatkan informasi atau dalam menyelesaikan tugas – tugas yang diberikan.
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) dibagian Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
dibentuk pada tahun 2001, bagian tersebut dikepalai oleh Hj. Ida Hernida, S.H., M.Si (2001 – 2004), yang selanjutnya diganti oleh H. Edi Kholil (2004 – 2010), dan terjadi pergantian kembali oleh Dra. Hj. Siti Nina Nurasidah hingga saat ini.
2. Berdasarkan Keputusan pimpinan DPRD Provinsi Jawa Barat No.
2 Tahun 2001 tentang Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, Sekretariat Dewan DPRD Pemerintah Provinsi Jawa Barat memiliki lima bagian dengan adanya penambahan Bagian Humas dan Protkol yang terlepas dari Bagian Umum dan Administrasi.
4. Kegiatan rutin yang dilakukan oleh Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat untuk mengetahui perkembangan informasi dan peristiwa – peristiwa yang terjadi, contohnya pembuatan kliping yang biasa dikenal dengan aktual yang berisi tentang berita – berita keseluruhan tentang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa
Barat.
5. Kegiatan Incidental yang dilakukan Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat salah satunya adalah membantu mempersiapkan keperluan reses untuk anggota DPRD.
3.2 Saran – Saran
Selain itu diakhir laporan ini, penulis juga ingin menyampaikan beberapa saran yang telah dialami penulis dalam seluruh tahap pelaksanaan kerja prakrik ini. Adapun saran-saran yang akan disampaikan tersebut adalah sebagai berikut ;
3.2.1 Saran – saran untuk Perusahaan
1. Menambah fasilitas bagi pegawai agar dapat menunjang kinerja pegawai seperti komputer dan printer.
2. Lebih sering melibatkan mahasiwa PKL dalam berbagai kegiatan kehumasan, seperti dialog dengan pihak pers, meliput anggota dewan dalam kegiatan kunjungan kerja keluar kota agar mahasiswa PKL dapat mengetahui secara nyata tentang kehumasan.
3. Memperbaiki dekorasi ruangan kantor agar lebih baik yaitu memperbaiki ruangan kerja pegawai.
3.2.2 Saran untuk Mahasiswa PKL
2. Mahasiswa harus bertanggungjawab atas tugas yang diberikan dan disiplin waktu masuk kerja, agar bisa menjadi peserta kerja praktek yang berdedikasi tinggi terhadap perusahaan sebagai bentuk penghormatan kepada perusahaan yang telah mengijinkan peserta untuk kerja praktek.
3. Mahasiswa harus aktif,produktif dan bersemangat dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepada kita agar pekerjaan kita bisa terpakai oleh pihak perusahaan.
4. Mahasiswa harus bersosialisasi dengan baik kepada staf Humas maupun bagian staf lainnya, karena hal tersebut dapat membantu kita dalam mendapatkan informasi atau dalam menyelesaikan tugas – tugas yang diberikan.
60
Effendy, Onong Uchjana. 1993. Human Relations dan Public Relations.
Bandung: Mandar Maju.
Kriyanto, Rahmat. 2008. Public Relations Writing. Jakarta : Kencana Pernada Media Group.
Rita, Silvia Fariani, dan Widodo Aryanto. 2009. Panduan Praktisi PR. Jakarta :
PT.Elex Media Komputindo
Sumber Lain :
Arsip Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Tahun 2008.
Arsip Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Tahun 2011.
Peraturan Daerah (PERDA) No. 20 Tahun 2008.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Identitas Diri
Nama Lengkap : Shanti Ratna Dewi Nama Panggilan : Shanti
Jenis Kelamin : Perempuan
Tempat, Tanggal Lahir : Muara Bungo, 09 Januari 1989 Agama : Islam
Alamat : Jl. Dieng Raya Blok S No. 66 Komplek Pharmindo, Cimahi Nomor Telepon : (022) 92787301 – 082120112919 Email : Shanty_ntiw@yahoo.com
II. Pendidikan Formal
NO TAHUN URAIAN
1. 1995 – 2001 SDN TUNAS HARAPAN BANDUNG
2. 2001 - 2004 SLTPN 9 BANDUNG
3. 2004 – 2007 SMUN 6 CIMAHI
4. 2007 - Sekarang UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
III. Pelatihan /Workshop/Seminar
NO URAIAN KETERANGAN
1. Pelatihan Table Manner di Hotel Banana Inn Bersertifikat
2.
Workshop Enterpreneur “Semangat Generasi Mandiri Membangun Negeri “ di Graha
Sanusi UNPAD
Tidak Bersertifikat
3.
Pelatihan Public Speaking di Auditorium UNIKOM
Bersertifikat
4.
Pelatihan Mentoring Agama Islam di Auditorium UNIKOM
Bersertifikat
IV. Pengalaman Kerja
NO TAHUN URAIAN
1. 2010 FEMALE PRESENTER BANDUNG CARD
2. 2011 FEMALE PRESENTER JOB FAIR AT LANDMARK
3. 2011 FEMALE PRESENTER ULANG TAHUN TELKOMSEL
4. 2011 FEMALE PRESENTER NEXIAN MOBILE
5. 2011 FEMALE PRESENTER HTC MOBILE
6. 2011 FEMALE PRESENTER KAPAL API AT CAR FREE DAY
7. 2011 USHER BUSKOPAN HILTON HOTEL BANDUNG
8. 2011 USHER EVENT YAMAHA
9. 2011 FEMALE PRESENTER INDOSAT MOBILE
