TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai syarat dalam menempuh sidang akhir Diploma III Program Studi Public Relations
OLEH : ALDIAN RINALDI
43309021
PROGRAM STUDI PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL & ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
i
iv
HTTP://DPRD.JABARPROV.GO.ID
Oleh : Aldian Rinaldi
43309021
Tugas Akhir ini di bawah bimbingan, Tine Agustin Wulandari, S.I.Kom
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui Peranan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id dalam hal ini meneliti Humas dan Protokol sebagai Fasilitator Komunikasi, dan Teknisi Komunikasi.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif, teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi, studi pustaka, ditunjang oleh internet searching serta dokumentasi dengan jumlah informan empat orang yang terdiri dari tiga orang staf Humas dan Protokol dan satu orang anggota wartawan yang dianggap dapat mewakili wartawan yang lainnya.
Hasil penelitian menunjukan bahwa Humas dan Protokol bertindak sebagai fasilitator dalam menyampaikan informasi berita kepada para wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id sehingga dapat mempermudah dan mempercepat atus informasi kepada pihak wartawan secara jelas, praktis, dan efisien. Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menyediakan layanan teknis komunikasi sebagai pengelola website http://dprd.jabarprov.go.id dengan melakukan peliputan kegiatan di seputar instansi, penginputan berita, upload foto kegiatan DPRD, dan monitoring website secara berkala.
Kesimpulan dari penelitian adalah Humas memiliki peranan sebagai Fasilitator Komunikasi dengan membantu pihak instansi sebagai mediator penyampai pesan dengan cara mendengar keinginan, dan harapan wartawan mengenai kebutuhan informasi, lalu menyampaikan informasi tersebut melalui website http://dprd.jabarprov.go.id. Humas juga berperan sebagai Teknisi Komunikasi dengan menyediakan layanan teknis komunikasi kepada para wartawan melalui pengelolaan website http://dprd.jabarprov.go.id.
v Written by: Aldian Rinaldi
43309021 Under the guidance of: Tine Agustin Wulandari, S.I.KOM
The aims of this research was to determined the role of Public Relations and Protocol in West Java Province DPRD secretariat to fulfill journalists the information needs through the website http://dprd.jabarprov.go.id examined Public Relations and Protocol as a Communictions Fasilitator and Communications Technician.
This research used a qualitative approach with descriptive methods, data collection techniques used in this research were interviews, observation, book study, supported by internet searching and documenting. Amount of informants, are 4 people, consist 3 of the Public Relations and Protocol and also a member of journalist which is considered to represent the other ones.
The results showed that the Public Relations and Protocol acts as a communicator or mediator in conveying information to journalist through website http://dprd.jabarprov.go.id in order to facilitate and accelerate information for the journalists in a clear, practical, and efficient way. Public Relations and Protocol in West Java Province DPRD Secretariat to provide technical services as a communications technician through website http://dprd.jabarprov.go.id by reporting activities around the organization, inputting news, upload photos council activities, and monitoring the website regularly.
The conclusion of the research showed that Public Relations and Protocol has a role as a facilitator of Communication as a mediator to help convey the message by listening desires, and expectations regarding the journalist’ info needs, and then transmit the information through the website http://dprd.jabarprov.go.id. Public Relations also serves as Communication Technician to provide technical services for journalists through as an administrator website http://dprd.jabarprov.go.id.
vi
Puji dan syukur peneliti panjatkan ke khadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan Humas Dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Dalam Memenuhi Kebutuhan Informasi Wartawan Melalui Website http://dprd.jabarprov.go.id “
Dalam melaksanakan penyusunan Tugas Akhir ini, peneliti menyadari masih banyak kekurangan dan jauh dari sempurna. Walaupun dengan segala keterbatasan, peneliti telah berusaha semaksimal mungkin untuk menghasilkan yang terbaik.
Penelitian Tugas Akhir ini tak lepas dari dukungan berbagai pihak terutama keluarga, untuk itu peneliti mengucapkan terima kasih kepada kedua orang tua dan adik-adik peneliti yang telah memberikan dukungan moril, materi serta kasih sayangnya sehingga peneliti dapat menyelesaikan laporan ini.
Tak lupa pada kesempatan ini peneliti mengucapkan rasa terima kasih yang tak terhingga kepada :
vii
3. Yth. Ibu Melly Maulin P, S.Sos., M.Si., selaku Dosen Wali dan Sekretaris Program Studi Ilmu Komunikasi dan Public Relations yang telah memberikan motivasi dan pengarahan sebelum melaksanakan Ujian Sidang dan berbagi ilmu serta wawasan selama peneliti melakukan perkuliahan.
4. Yth. Ibu Tine A. Wulandari, S.I.Kom., selaku pembimbing atas waktu, bimbingan, dorongan, arahan, kesabaran dan bantuannya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Yth. Seluruh Dosen Tetap Ilmu Komunikasi dan Public Relations yang telah memberikan mata kuliah untuk menunjang pengetahuan dan informasi kepada peneliti sebagai bekal penyusunan Tugas Akhir.
6. Yth. Ibu Astri Ikawati, A.Md.Kom dan Ibu Rr. Sri Intan Fajarini, S.I.Kom selaku Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi dan Public Relations yang telah banyak membantu dalam mengurus surat perizinan yang berkaitan dengan penelitian Tugas Akhir yang peneliti laksanakan.
7. Yth. Ibu Hj.Ida Hernida, SH., M.Si selaku Sekretaris DPRD Provinsi Jawa Barat yang telah memberikan ijin Penelitian di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
viii Provinsi Jawa Barat.
10.Yth. Bapak Nanang Syaefudin, S.Sos selaku Kasubag Publikasi yang telah bersedia memberikan informasi dan arahan kepada peneliti dalam penelitian di Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
11.Yth. Bapak Drs. Sudiana selaku Kasubag Layanan Aspirasi dan Humas dan Bapak Drs.Ari Haryadi Memed selaku Kasubag Protokol beserta Ibu Utti, Ibu Anne, Ibu Ucu, Ibu Nungkeu, Ibu Yenni, Ibu Heni, Bapak Taufik, Bapak Jemi, Bapak Atang, Bapak Budi, Bapak Engkus, Bapak Haris, Bapak Edih, Bapak Iwan, Bapak Adrian dan Bapak Alan selaku staf Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
12.Yth. Ibu Hj. Rina Marlina, S.E., selaku anggota Dewan Komisi B DPRD Provinsi Jawa Barat sekaligus bibi kandung peneliti yang telah banyak memberikan arahan, bantuan moril, materi, serta kasih sayangnya kepada peneliti. Semoga sehat selalu dalam menjalankan tugas sebagai wakil rakyat. 13.Shanty Ratna Dewi, terima kasih banyak atas kasih sayang, perhatian dan
motivasinya selama ini.
ix
alumni Mankom dan Humas Unpad Fikom atas dorongan dan referensi selama penyusunan Tugas Akhir.
16.Teman-teman di Market Biz Media, Beeang dan Warlap yang senantiasa memberikan hiburan, nasihat, dan dorongan kepada peneliti.
17.Semua pihak yang tidak dapat peneliti sebut satu per-satu, yang telah membantu penyusunan Tugas Akhir ini hingga dapat peneliti selesaikan.
Akhir kata peneliti mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu peneliti dalam melakukan penelitian dan penyusunan Tugas Akhir ini dan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca lainnya umumnya. Semoga semua bantuan, dorongan dan bimbingan yang telah diberikan itu akan mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT.
Amiien.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Agustus 2012 Peneliti
x
LEMBAR PENGESAHAN ... i
SURAT PERNYATAAN ...ii
LEMBAR PERSEMBAHAN ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 7
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 7
1.3.1 Maksud Penelitian ... 7
1.3.2 Tujuan Penelitian ... 8
1.4 Kegunaan Penelitian ... 8
1.4.1 Kegunaan Teoritis ... 8
1.4.2 Kegunaan Praktis ... 9
1.5 Kerangka Pemikiran ... 9
xi
1.7.1 Subjek Penelitian ... 15
1.7.2 Informan ... 16
1.7.3 Key Informan ... 17
1.8 Metode Penelitian ... 18
1.9 Teknik Pengumpulan Data... 19
1.10 Teknik Analisis Data ... 21
1.11 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 23
1.11.1 Lokasi Penelitian ... 23
1.11.2 Waktu Penelitian ... 23
1.12 Sistematika Penulisan ... 25
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 26
2.1 Tinjauan Tentang Public Relations... 26
2.1.1 Pengertian Public Relations ... 26
2.1.2 Ciri-ciri Public Relations ... 28
2.1.3 Fungsi Public Relations ... 29
2.1.4 Kegiatan Public Relations ... 31
2.1.5 Strategi Public Relations ... 32
2.1.6 Manfaat Public Relations ... 34
2.1.7 Lingkup Public Relations ... 35
xii
2.3.2 Pengelolaan Website ... 42
2.4 Tinjauan Mengenai Informasi ... 43
2.4.1 Pengertian Informasi ... 43
2.4.2 Sifat-sifat informasi ... 44
2.4.3 Fungsi Informasi ... 45
2.4.4 Kebutuhan Informasi ... 46
2.4.5 Jenis Kebutuhan Informasi ... 48
2.4.6 Faktor-faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi ... 49
2.4.7 Karakteristik Kebutuhan Informasi ... 51
2.5 Tinjauan Mengenai Wartawan ... 54
2.5.1 Pengertian Wartawan ... 54
2.5.2 Hubungan Public Relations dan Wartawan ... 56
BAB III OBJEK PENELITIAN ... 57
3.1 Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 57
3.1.1 Sejarah DPRD Provinsi Jawa Barat ... 57
3.1.2 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 63
3.1.2.1 Visi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 63
3.1.2.2 Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 64
xiii
3.1.5 Struktur Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 68 3.1.6 Sejarah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD
Provinsi Jawa Barat ... 73 3.1.7 Struktur Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD
Provinsi Jawa Barat ... 74 3.1.8 Job Description Bagian Humas dan Protokol Sekretariat
DPRD Provinsi Jawa Barat ... 76 3.2 Website DPRD Provinsi Jawa Barat http://dprd.prov.go.id ... 80 3.2.1 Sejarah Website DPRD Provinsi Jawa Barat
http://dprd.prov.go.id ... 80 3.2.2 Maksud dan Tujuan Website DPRD Provinsi Jawa Barat http://dprd.prov.go.id ... 82
3.2.2.1 Maksud Website DPRD Provinsi Jawa Barat
http://dprd.prov.go.id ... 82 3.2.2.2 Tujuan Website DPRD Provinsi Jawa Barat
http://dprd.prov.go.id ... 82 3.2.3 Struktur Pengelola Website DPRD Provinsi Jawa
xiv
4.2.1 Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Fasilitator Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website
http://dprd.prov.go.id ... 93
4.2.2 Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Teknisi Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.prov.go.id ... 99
4.2.3 Peranan Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.prov.go.id108 4.3 Pembahasan ... 111
BAB V PENUTUP ... 119
5.1 Kesimpulan ... 119
5.2 Saran ... 121
DAFTAR PUSTAKA ... 124
LAMPIRAN ... 127
LAMPIRAN DOKUMENTASI ... 143
xv
xvi
Gambar 1.1 Website DPRD Provinsi Jawa Barat http://dprd.prov.go.id ... 4
Gambar 3.1 Logo Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 66
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 70
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 75
Gambar 3.4 Portal Internal website http://dprd.prov.go.id ... 85
Gambar 4.1 Kepala Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 90
Gambar 4.2 Kepala Sub Bagian Publikasi Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 91
Gambar 4.3 Staff Pelaksana Humas dan Protokol ... 92
Gambar 4.4 Menu Berita website http://dprd.prov.go.id ... 98
Gambar 4.5 Menu Portal Internal website http://dprd.prov.go.id ... 102
Gambar 4.6 Portal Publik website http://dprd.prov.go.id ... 104
Gambar Lampiran 1 Gedung DPRD Provinsi Jawa Barat1 ... 43
Gambar Lampiran 2 Ruang Humas dan Protokol Tampak Luar ... 144
Gambar Lampiran 3 Ruang tamu Humas dan protokol ... 144
Gambar Lampiran 4 Ruangan Humas & Protokol ... 145
Gambar Lampiran 5 Ruangan Media Internal Humas & Protokol (Pengelolaan website http://dprd.jabarprov.go.id) ... 145
Gambar Lampiran 6 Wawancara Penulis dengan informan ... 146
xvii
Gambar Lampiran 10 Data Jajak Pendapat ... 149
Gambar Lampiran 11 Data Publikasi Pengumuman ... 149
Gambar Lampiran 12 Mengelola User ... 150
Gambar Lampiran 13 Komunikasi Internal antar pengelola website http://dprd.jabarprov.go.id ... 150
Gambar Lampiran 14 Publikasi Menu Publish di Portal Internal ... 151
Gambar Lampiran 15 Menu Berita Pada Portal Publik ... 151
Gambar Lampiran 16 Komunikasi Humas dan Wartawan ... 152
Gambar Lampiran 17 Pengelolaan website http://dprd.jabarprov.go.id oleh staf Humas & Protokol ... 152
xviii
Lampiran 1 Surat Persetujuan Bimbingan ... 127
Lampiran 2 Surat Permohonan Penelitian ... 128
Lampiran 3 Surat Penerimaan Penelitian ... 129
Lampiran 4 Berita Acara Bimbingan ... 130
Lampiran 5 Contoh Press Release ... 131
Lampiran 6 Hasil Wawancara Dengan Kepala Bagian Humas Dan Protokol ... 132
Lampiran 7 Hasil Wawancara Dengan Kepala Sub Bagian Publikasi ... 135
Lampiran 8 Hasil Wawancara Dengan Staf Humas ... 138
Lampiran 9 Hasil Wawancara Dengan Wartawan ... 141
1 1.1 Latar Belakang Penelitian
Website merupakan halaman situs sistem informasi yang dapat diakses secara cepat. Website ini didasari dari adanya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Melalui perkembangan teknologi informasi, tercipta suatu jaringan antar komputer yang saling berkaitan. Jaringan yang dikenal dengan istilah internet secara terus-menerus menjadi pesan–pesan elektronik, termasuk email, transmisi file, dan komunikasi dua arah antar individu atau komputer. Menurut Laquey dalam Ardianto internet merupakan, jaringan longgar dari ribuan jaringan komputer yang dapat menjangkau jutaan orang di seluruh dunia.(Ardianto, 2007:150). Pada saat ini, internet telah berkembang menjadi sarana komunikasi yang sangat cepat dan efektif, karena internet dijadikan alat pertukaran informasi dan komunikasi secara langsung bagi setiap orang dengan tempat yang berbeda.
“Sarana komunikasi yang pertama kali dan paling populer dilihat oleh
individu ketika membutuhkan informasi tentang suatu perusahaan atau organisasi. Karena itu, pada abad ini setiap perusahaan mesti melengkapi sarana komunikasinya dengan membuat website.” (Kriyantono,2008:260) . Penggunaan website sudah menjadi suatu perhatian oleh banyak kalangan, mulai dari pengusaha, akademisi, pemasaran, praktisi media massa, perusahaan, hingga instansi pemerintahan. Dari website ini banyak kalangan menggunakannya sebagai media promosi, alat penjualan, hingga memberikan materi informasi yang berkaitan gambaran detail suatu instansi atau lembaga.
Pada instansi pemerintahan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawa Barat, yang bertugas sebagai fasilitator pelaksana tugas dan fungsi lembaga legislatif DPRD Provinsi Jawa Barat. Diperlukan Humas dan Protokol sebagai penghubung antara Anggota Dewan dengan lembaga eksekutif, perusahaan, dinas terkait, masyarakat dan pers (wartawan). Selain itu, Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menjadi fasilitator dalam penyampaian aspirasi dari masyarakat kepada DPRD dalam setiap proses pembuatan keputusan yang dijadikan suatu kebijakan di masyarakat. Kebijakan-kebijakan tersebut merupakan suatu produk yang harus dipublikasikan kepada masyarakat melalui media website.
Provinsi dalam penyelenggaraan pemerintahan dengan sistem E-Government. Pertama kali website DPRD Jawa Barat diuji coba pada akhir tahun 2009 dengan nama domain http://dprd.jabarprov.go.id dan diresmikan pada tanggal 23 November 2010.
Gambar 1.1
Website DPRD Provinsi Jawa Barat
Sumber : Arsip Penulis, 2012
Dengan adanya Website http://dprd.jabarprov.go.id, kini wartawan khususnya yang bertugas meliput berita seputar Dewan di lembaga Sekretariat DPRD dapat dipermudah dalam pencarian berita. Wartawan adalah seseorang yang mengumpulkan data atau fakta dari isu dan dibuat suatu berita. Wartawan dapat langsung mengakses berita dan informasi Dewan. Pengaksesan informasi tentang dewan dapat diikuti oleh wartawan setiap saat tanpa harus bergerombol dan memantau di ruangan Anggota Dewan, karena dengan melakukan pemantauan, maka wartawan menghabiskan banyak waktu untuk mendapatkan bahan berita.
mengenai kegiatan yang ada di instansi dapat dipublikasikan tanpa adanya isu-isu negatif.
Adanya penggunaan website pada suatu perusahaan atau instansi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan tidak terjadi begitu saja tanpa adanya peran seseorang atau divisi dalam pengelolaannya. Pengelolaan website untuk menyampaikan informasi kepada khalayak biasanya dilakukan oleh divisi Public Relations atau Hubungan Masyarakat (Humas). Public Relations atau Hubungan Masyarakat (Humas) menurut definisi dari Rex Harlow dalam Effendy adalah,
“Fungsi manajemen yang khas yang mendukung pembinaan dan pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dengan publiknya mengenai komunikasi, pengertian, penerimaan, dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam permasalahan atau persoalan; membantu manajemen menjadi tahu mengenai dan tanggap terhadap opini publik; menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam membantu mengantisipasi kecenderungan; dan menggunakan penelitian
serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama”.
(Effendy, 1993:118)
tentang Tugas Pokok, Fungsi, Rincian Tugas Unit dan Tata Kerja Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat. Hal ini berkaitan dengan kegiatan publikasi dan pengelolaan berita oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. Kegiatan publikasi Humas dan Protokol tersebut diantaranya, melakukan peliputan berita untuk dijadikan press release bagi media massa, membuat jadwal agenda kegiatan DPRD untuk kepentingan pers, mempublikasi beberapa informasi mengenai DPRD Provinsi Jawa Barat, Peraturan Daerah maupun Rancangan Peraturan Daerah, aspirasi serta link pemerintah daerah dan pemerintah pusat kepada pers.
Bagian Humas dan Protokol sebagai pengelola website sangat menunjang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam mensosialisasikan kegiatannya kepada publik melalui media dan pers, diantaranya dalam tugasnya untuk menyampaikan berita-berita seputar dewan agar dimuat di media massa dan untuk mememenuhi kebutuhan informasi wartawan itu sendiri melalui media website http://dprd.jabarprov.go.id .
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka peneliti mengidentifikasi yang menjadi pokok masalah yang akan diteliti yaitu sebagai berikut :
1. Bagaimana Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Fasilitator Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
2. Bagaimana Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Teknisi Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
3. Bagaimana peranan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian 1.3.1 Maksud Penelitian
1.3.2 Tujuan Penelitian
Maksud dan tujuan diadakannya penelitian adalah untuk menjelaskan dan mendeskripsikan tentang Peranan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id.
1. Untuk mengetahui Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Fasilitator Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id
2. Untuk mengetahui Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Teknisi Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id
3. Untuk mengetahui Peranan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id
1.4 Kegunaan Penelitian 1.4.1 Kegunaan Teoritis
1.4.2 Kegunaan Praktis a. Peneliti
Kegunaan penelitian ini bagi peneliti adalah sebagai suatu pengaplikasian ilmu dan suatu pembelajaran baru serta pengalaman mengenai masalah penelitian yaitu pengetahuan mengenai peranan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui media website.
b. Universitas
Kegunaan penelitian ini berguna bagi mahasiswa Universitas Komputer Indonesia secara umum, mahasiswa Ilmu Public Relations secara khusus, dan sebagai literatur bagi yang akan melaksanakan penelitian yang sama. c. Instansi
Bagi instansi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, secara umum hasil penelitian ini sebagai referensi dan masukan mengenai peranan public relations secara online melalui penggunaan website http://dprd.jabarprov.go.id dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan oleh Bagian Humas dan Protokol.
1.5 Kerangka Pemikiran
1.5.1 Kerangka Teoritis
Pada penelitian yang dilakukan terlihat bahwa fokus penelitian adalah peranan Humas dan Protokol dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website . Peranan Public Relations dalam perusahaan atau lembaga sangatlah penting dan sudah menjadi kebutuhan, karena Public Relations merupakan mediator dalam menyebarkan informasi yang harus disosialisasikan kepada publik, baik internal maupun eksternal.
Perkembangan profesionalisme Public Relations atau sering dikenal dengan Humas yang berkaitan dengan perkembangan peranan Humas dan Protokol , baik sebagai praktisi maupun professional dalam suatu organisasi, perusahaan, ataupun instansi pemerintah, menurut Dozier D. M., (1995) dikutip Rosady Ruslan merupakan salah satu kunci untuk memahami fungsi Public Relations dan komunikasi organisasi. Selain itu, hal tersebut juga merupakan kunci untuk pengembangan peranan praktisi PR dan pencapaian profesionalisme dalam Public Relations.
1. “Penasehat Ahli (Expert Prescriber)
Seorang praktisi pakar Public Relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Hubungan praktisi pakar Public Relations dengan manajemen organisasi seperti hubungan dokter dengan pasiennya. Artinya, pihak manajemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari pakar PR (expert prescriber) tersebut dalam memecahkan dan mengatasi persoalan Public Relations yang tengah dihadapi oleh organisasi bersangkutan.
2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator)
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, Public Relations juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung, dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Fasilitator)
Peranan praktisi Public Relations dalam proses pemecahan persoalan Public Relations ini merupakan bagian tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Biasanya dalam menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang dikoordinir praktisi ahli Public Relations dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalam satu tim khusus membantu organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi atau mengatasi persoalan krisis tertentu.
4. Teknisi Komunikasi (Communication Technician)
1.5.2 Kerangka Konseptual
Dalam kerangka konseptual ini, peneliti akan mengaplikasikan teori menurut Dozier & Broom ke dalam masalah penelitian, yaitu Peranan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id sebagai fasilitator komunikasi dalam kaitannya sebagai mediator komunikasi dan penyampai informasi kepada publik dan pers melalui website http://dprd.jabarprov.go.id dan sebagai teknisi komunikasi atau sebagai pengelola website http://dprd.jabarprov.go.id, sedangkan peranan sebagai penasihat ahli dan peranan sebagai fasilitator pemecahan masalah yang berkaitan dengan pengambilan keputusan yang bersifat strategis dalam memecahkan masalah pada instansi tidak digunakan dalam penelitian ini.
Dari uraian tersebut peneliti memfokuskan peranan Humas dan Protokol yaitu hanya sebagai Fasilitator Komunikasi dan Teknisi Komunikasi. Karena pada penelitian ini yang sangat mendukung untuk peranan Humas dan Protokol dalam penelitian atau dalam pengelolaan website sebagai sarana dalam menyampaikan dan memenuhi kebutuhan informasi wartawan adalah peranan sebagai Fasilitator Komunikasi melalui website dan juga Teknisi Komunikasi sebagai pengelola website.
1. Fasilitator Komunikasi
Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawa Barat yang membutuhkan peranan Humas dan Protokol sebagai fasilitator dalam menyampaikan informasi mengenai berita dan seputar kegiatan anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawab Barat melalui website http://dprd.jabarprov.go.id kepada publik dan pers. Karena fungsi pokok Humas dan Protokol pemerintahan adalah memberikan pelayanan, dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijakan dan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat dan pers. 2. Teknisi Komunikasi
Peranan Humas dan Protokol Sektertariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai teknisi komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan diharuskan untuk memahami keahlian komunikasi dan jurnalistik, serta keahlian di bidang IT melalui pengelolaan website http://dprd.jabarprov.go.id. Karena isi pesan dalam website harus mempunyai nilai berita bagi wartawan agar berita tersebut di cetak di surat kabar.
1.6 Pertanyaan Penelitian
Sebagai pedoman dalam melaksanakan penelitian, Peneliti menetapkan pertanyaan penelitian sebagai berikut,
a. Bagaimana Humas dan Protokol Sektertariat DPRD Provinsi Jawa Barat bertindak sebagai mediator untuk membantu pihak manajemen dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
b. Bagaimana cara Humas dan Protokol Sektertariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Fasilitator Komunikasi dalam mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
c. Bagaimana cara Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan instansi kepada wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
d. Bagaimana cara Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam menciptakan pengertian, saling percaya, menghargai mendukung, dan toleransi antara organisasi dan pihak wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
2. Peranan Humas dan Protokol Sektertariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai Teknisi Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id
Teknisi Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
b. Bagaimana proses pengelolaan website yang dilakukan Humas dan Protokol Sektertariat DPRD Provinsi Jawa Barat sebagai teknisi Komunikasi dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan ?
c. Berapa banyak biaya yang dibutuhkan dalam proses pengelolaan website http://dprd.jabarprov.go.id ?
d. Bagaimana cara pengelola membuat dan mendapatkan bahan berita, artikel, gambar dan informasi lainnya di dalam website http://dprd.jabarprov.go.id?
e. Berapa frekuensi pengelola melakukan pengontrolan update berita dalam penggunaan website http://dprd.jabarprov.go.id ?
3. Bagaimana Peranan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memenuhi kebutuhan informasi wartawan melalui website http://dprd.jabarprov.go.id ?
1.7 Subjek Penelitian dan Informan 1.7.1 Subjek Penelitian
objek penelitian.Subjek dalam penelitian ini yakni, Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawa Barat pada Bagian Humas dan Protokol.
1.7.2 Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian. Jadi, ia harus mempunyai banyak pengalaman tentang latar penelitian (Moleong 2007: 132).
Pemilihan informan dilakukan dengan teknik purposive sampling, pemilihan sampel yang sesuai dengan tujuan penelitian. Purposive sampling termasuk satu dari beberapa jenis pengambilan sampel nonprobabilitas, karena peneliti tidak bertujuan untuk menggeneralisasikan temuan penelitian.(Mulyana, 2008:187) .
Tabel 1.1. Informan Penelitian
No. Nama Jabatan
1.
Dra. Hj. Siti Nina N.
Kepala Bagian Humas dan Protokol dan
Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
2. Nanang Syaefudin, S. Sos, M. Si.
Kepala Sub Bagian Publikasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa
Barat 3.
Utti Kaniawati, S. Sos
Staff Pelaksana Bagian Humas dan Protokol
dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat (Pengelola pembuatan berita dalam website )
Sumber : Penelitian, 2012
1.7.3 Key informan
Tabel 1.2 Key informan
No. Nama Jabatan
1. AK Wartawan Surat kabar Galamedia
Sumber : Penelitian, 2012
1.8 Metode Penelitian
Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan Metode Deskriptif. Penelitian kualitatif adalah pendekatan yang digunakan untuk meneliti objek yang alamiah, dimana peneliti adalah instrumen kunci. Adapun definisi penelitian kualitatif menurut Bogdan dan Taylor sebagai berikut,
“Penelitian kualitatif adalah prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku
yang diamati.” (Moleong, 2007:4)
Sedangkan Metode Deskriptif adalah menafsirkan dan menuturkan data yang ada kemudian dianalisis, sebagaimana dikemukakan oleh Jalaludin Rakhmat dalam bukunya yang berjudul Metode Penelitian Komunikasi mendefinisikan deskriptif analisis sebagai berikut:
“…… Suatu metode yang membahas masalah dengan memaparkan,
1.9 Teknik Pengumpulan Data
Teknik yang dipergunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut :
a. Wawancara
Adalah percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interview) yang mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Moleong 2007:186).
Wawancara ini dimaksudkan untuk memverikasikan, mengubah dan memperluas pemikiran yang dikembangkan peneliti sebagai pengumpulan data. Wawancara yang akan dilakukan secara terstruktur bertujuan mencari data yang mudah dikualifikasi, digolongkan, dan diklasifikasikan, dimana sebelumnya peneliti menyiapkan daftar pertanyaan. Dalam hal ini peneliti melakukan wawancara mendalam kepada Kepala Bagian Humas dan Protokol , Kepala Sub bagian Publikasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, staf Humas serta wartawan yang menjadi pengunjung cyber yang terlibat sebagai sumber informasi penelitian.
b. Observasi
Observasi menurut Sutrisno Hadi (1986) dalam Sugiono merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari pelbagai proses biologis dan psikhologis (Sugiono, 2011 :145).
pengumpulan data yang digunakan adalah observasi non partisipatif atau secara tidak langsung karena peneliti tidak mengalami masalah secara langsung. Peneliti hanya sewaktu-waktu meninjau lokasi penelitian tersebut. Dalam lokasi penelitian peneliti melakukan pengamatan dalam mendapatkan data yang akurat dalam melengkapi data-data yang sebelumnya telah didapat oleh peneliti mengenai website http://dprd.jabarprov.go.id.
c. Dokumentasi
Setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Dokumen dapat berupa tulisan, gambar, atau karya tulis monumental dari seseorang. Dokumen sudah lama digunakan dalam penelitian sebagai sumber data, karena dalam banyak hal dokumen sebagai sumber data dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan (Moleong, 2007 : 216-217). Dokumentasi sendiri merupakan salah satu sumber pengumpulan data yang diperoleh dari beberapa data atau laporan, buku, surat kabar dan juga beberapa bahan bacaan lainnya yang mendukung penelitian ini.
d. Studi Pustaka
e. Internet Searching
Adalah suatu cara pencarian menggunakan fasilitas elektronik yang dikenal dengan nama internet. Internet ini dijalankan melalui browser untuk mencari informasi yang diinginkan. Internet Searching menampung database dari situs-situs seluruh dunia yang jumlahnya miliyaran halaman. Cara penggunaannya sangat mudah, hanya dengan memasukkan kata kunci maka Internet Searching akan melakukan browser dan menampilkan beberapa link situs yang disertai dengan keterangan singkat mengenai suatu informasi.
1.10 Teknik Analisis Data
Analisis data kualitatif menurut Bogdan & Biklen (1982) adalah upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasikan data, memilah-milahnya menjadi satuan yang dapat dikelola, mensintesiskannya, mencari dan menemukan pola, menemukan apa yang penting dan apa yang dipelajari dan memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain (Moleong, 2007 : 248).
Teknik analisis data yang dilakukan sepanjang proses penelitian sejak memasuki lapangan untuk mengumpulkan data. Data yang berhasil peneliti kumpulkan dianalisis secara deskriptif kualitatif, lalu disajikan dalam bentuk naratif sesuai dengan masalah yang sedang dibahas. Sejalan dengan pemikiran Sugiyono yang menegaskan,
“Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum
digunakan untuk menentukan fokus penelitian. Namun demikian, fokus penelitian masih bersifat sementara, dan akan berkembang setelah penelitian masuk dan selama di lapangan”. (Sugiyono, 2011 : 89-90)
Sejalan dengan pernyataan sebelumnya, menganalisis data menurut Nasution dalam Sugiyono, menjelaskan analisa telah mulai sejak merumuskan dan menjelaskan masalah, sebelum terjun ke lapangan, dan berlangsung terus sampai penulisan hasil penelitian. Data yang sudah terkumpul kemudian dianalisis dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. (Sugiyono, 2011:89)
Dalam penelitian ini, data yang telah diperoleh kemudian akan dianalisis dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Pengumpulan Data, yaitu mengumpulkan data dan fakta sebanyak- banyaknya dan seakurat mungkin terhadap topic yang akan dibahas. 2. Klasifikasi data, termasuk didalamnya adalah proses penelitian,
pemusatan perhatian, membuat ringkasan, penggolongan jawaban, dan lain sebagainya.
3. Mendeskripsikan data yang telah terkumpul.
1.11 Lokasi dan Waktu Penelitian 1.11.1 Lokasi Penelitian
Peneliti melakukan penelitian di Bagian Humas dan Protokol Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawa Barat, yang berada di Jalan Dipenogoro no. 22 Bandung 40115, Jawa Barat. Telp (022) 4206270, Website http://dprd.jabarprov.go.id.
1.11.2 Waktu Penelitian
Tabel 1.3
Waktu Penelitian Tahun 2012
Sumber : Peneliti, 2012
No Kegiatan Februari Maret April Mei Juni Juli
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Studi Pendahuluan
2 Pengajuan Judul 3 Penulisan Bab I Bimbingan 4 Penulisan Bab II
Bimbingan
5 Penulisan Bab III 6 Pembuatan Draft
Wawancara
Bimbingan 7 Pengumpulan Data 8 Wawancara Bimbingan 9 Hasil Wawancara
10 Penulisan Bab IV Bimbingan 11 Penulisan Bab V Bimbingan 12 Penyusunan Bab 13 Sidang kelulusan
1.12 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan terdiri dari latar belakang masalah, perumusan masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian, kerangka pemikiran, metode penelitian.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Berisikan mengenai tinjauan Public Relations, tinjauan mengenai Humas. Sejarah, pengertian, proses, hubungan, fungsi Humas, tinjauan mengenai wartawan, tinjauan mengenai peranan, tinjauan mengenai informasi, tinjauan mengenai kebutuhan informasi dan tinjauan mengenai website.
BAB III OBJEK PENELITIAN
Bab ini menjelaskan mengenai sejarah lembaga termasuk visi dan misi, struktur organisasi kelembagaan, serta job description objek penelitian.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Pada bab ini merupakan hasil penelitian yang terdiri dari gambaran data yang didalamnya mengelompokan data yang dimiliki serta membahas hasil penelitian. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
26
2.1 Tinjauan tentang Public Relations (Humas) 2.1.1 Pengertian Public Relations
Menurut Frank Jeffkins, definisi Public Relations adalah, “Segala bentuk komunikasi berencana ke luar dan ke dalam antara sebuah organisasi dengan masyarakat dengan tujuan memperoleh sasaran tertentu yang berhubungan dengan saling pengertian (mutual understanding)”. (Jeffkins, 1992: 2)
Menurut J. C. Seidel, Public Relations Director, Division of Housing, State of New York yang dikutip oleh Abdurrachman adalah:
“Public Relations is the continuing process by which management endeavors to obtain goodwill and understanding of its customer, its employees and the public at large, inwardly through self analysis and correction, outwardly through all means of expression” (Public Relations adalah proses yang continue dari usaha-usaha manajemen ke dalam dengan mengadakan analisa dan perbaikan-perbaikan terhadap diri sendiri, ke luar dengan mengadakan pernyataan-pernyataan). (Abdurrachman, 2001: 24-25)
Menurut W. Emerson Reck, Public Relations Director, Colgate University yang dikutip oleh Abdurrachman adalah:
sikap adalah untuk menjamin adanya pengertian dan penghargaan yang sebaik-baiknya). (Abdurrachman, 2001: 25)
Public Relations menurut Philip Kotler yang diterjemahkan oleh Hendra
Teguh dan Ronny A Rusli, adalah “Berbagai program yang dirancang untuk
mempromosikan dan menjaga citra perusahaan atau setiap produknya” (Kotler, 2000: 265)
Public Relations juga dijelaskan dalam beberapa definisi yang satu sama lain berbeda namun esensinya sama. Menurut Edward L. Bernays yang dikutip oleh F. Rachmadi, mengatakan bahwa Public Relations mempunyai tiga arti diantaranya:
1. Penerangan masyarakat
2. Persuasi untuk merubah sikap dan tingkah laku masyarakat.
3. Usaha untuk mengintegrasikan sikap perbuatan masyarakat dan sebaliknya (Rachmadi, 1992: 19).
Dari berbagai definisi yang dikemukakan para ahli, dapat dilihat adanya kesamaan pokok pikiran mengenai Public Relations yaitu:
1. Public Relations merupakan kegiatan yang bertujuan memperoleh goodwill, kepercayaan, saling pengertian, dan citra yang baik dari publik atau masyarakat.
3. Public Relations adalah usaha untuk menciptakan hubungan yang harmonis antara suatu badan atau organisasi dengan masyarakat melalui suatu komunikasi timbal balik antara dua arah. Hubungan harmonis ini timbul dari mutual understanding, mutual confidence, dan image yang baik untuk mancapai opini publik yang positif.
4. Public Relations adalah suatu proses yang continue ke luar dan ke dalam organisasi atau perusahaan dari usaha-usaha manajemen dan proses penetapan serta pelaksanaan kebijaksanaan demi kepentingan langganannya, pegawainya, dan publik umumnya.
Semua hal di atas dapat dilaksanakan oleh Public Relations dengan menunjukan hal-hal yang positif tentang apa yang telah dilaksanakan dan direncanakan. Memberikan keterangan-keterangan kepada publik dengan jujur. Selain itu juga sikap yang simpatik, ramah dan kata-kata sopan yang menunjukkan perhatian pada public welfare (kesejahteraan masyarakat).
2.1.2 Ciri-Ciri Public Relations
Adapun ciri-ciri Public Relations menurut Onong Uchjana Effendy, yaitu:
1. Public Relations adalah kegiatan komunikasi dalam suatu organisasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik.
2. Public Relations merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh manajemen suatu organisasi, sedangkan public yang menjadi sasaran kegiatan Public Relations adalah publik eksternal dan publik internal.
3. Operasionalisasi Public Relations adalah membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dan mencegah terjadinya rintangan psikologi. Baik yang timbul dari pihak organisasi maupun dari pihak publik. (Effendy, 1993: 31)
2.1.3 Fungsi Public Relations
Fungsi pokok Public Relations menurut F. Rachmadi, yaitu:
1. Sebagai alat untuk mengerti, memahami sikap publik dan mengetahui apa yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh perusahan untuk merubah sikap mereka.
2. Sebagai suatu program aksi untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. (Rachmadi, 1992: 21)
informasi, karena citra suatu perusahaan atau kegiatan yang dilakukan perusahaan dapat lebih ditingkatkan melalui penyebaran informasi.
Menurut Edward L. Bernay yang dikutip oleh Rusady Ruslan, telah menyebutkan 3 fungsi Public Relations yaitu:
1. Memberikan penerangan kepada masyarakat.
2. Melakukan persuasi untuk mengubah sikap dan perbuatan masyarakat secara langsung.
3. Berupaya untuk mengintegrasikan sikap dan perbuatan suatu badan atau lembaga sesuai dengan sikap dan perbuatan masyarakat atau sebaliknya. (Ruslan, 2008: 19)
Sedangkan menurut Onong Uchjana Effendy, fungsi Public Relations adalah sebagai berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik intern
dan publik ekstern.
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. (Effendy, 1993: 123)
mencapai tujuan yang diharapkan, demi terciptanya citra yang baik di mata publiknya.
2.1.4 Kegiatan Public Relations
Menurut Danan Djaja, bentuk kegiatan dari PR terbagi atas dua hal yaitu Internal Public Relations dan Eksternal Public Relations, yaitu:
“Internal Public Relations merupakan salah satu bentuk kegiatan dari Public Relations yang menitikberatkan kegiatannya ke dalam, maksud kegiatan tersebut hanya berlaku kepada bentuk hubungan dengan publik yang ada dalam instansi atau perusahaan. Salah satu tujuan eksternal PR adalah untuk mengeratkan hubungan dengan orang-orang di luar badan atau instansi hingga terbentuklah opini publik yang favorable terhadap badan itu, sehingga citra perusahaan akan semakin baik dan hal itu tentunya dapat menarik perhatian masyarakat dan mempengaruhi sikap mereka terhadap perusahaan.” (Djaja, 1985: 26).
Menurut Abdurrachman bagi suatu perusahaan, hubungan-hubungan dengan publik di luar perusahaan itu merupakan suatu keharusan di dalam usaha-usaha untuk:
1. Memperluas langganan 2. Memperkenalkan produksi 3. Mencari modal dan hubungan
4. Memperbaiki hubungan dengan serikat-serikat buruh, mencegah pemogokan-pemogokan dan mempertahankan karyawan-karyawan yang cakap, efektif dan produktif dalam kerjanya.
Bentuk-bentuk hubungan eksternal Public Relations menurut Danan Djaja adalah:
1. Hubungan dengan pers (press relations)
2. Hubungan dengan pihak pemerintah (government relations) 3. Hubungan dengan public pelanggan (customers relations) 4. Hubungan dengan masyarakat (community relations) 5. Hubungan dengan pihak pengedar (supplier relations) 6. Hubungan dengan pendidikan (educational relations).
(Djaja, 1985: 31)
Dalam penelitian ini, peneliti memfokuskan kegiatan eksternal PR dalam hubungannya dengan wartawan. Hubungan dengan masyarakat atau press relations merupakan salah satu bentuk kegiatan dari eksternal PR yang kegiatannya diarahkan kepada menciptakan hubungan baik atau pelayanan kepada wartawan..
2.1.5 Strategi Public Relations
Public Relations bukan sekedar menjual senyum atau propaganda dengan tujuan memperoleh kemenangan sendiri. Lebih dari itu, seorang public relations mengandalkan strategi, yakni agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak-pihak yang berhubungan (target publik) agar mereka semua dapat membentuk opini di dalam masyarakat dan dapat mengangkat citra perusahaan.
Relations dalam tujuan strategis, yaitu untuk membaca rintangan yang muncul dari luar serta dapat mengatasinya agar sasaran perusahaan dapat tercapai.
Public Relations memberikan sumbangan yang sangat besar bagi perusahaan dengan mengembangkan hubungan-hubungan harmonis dengan sasaran publiknya.
Pearce dan Robinson dikutip oleh Rhenald Kasali, mengembangkan langkah strategi Public Relations, sebagai berikut:
1. Menentukan misi perusahaan. Termasuk pernyataan yang umum mengenai maksud pendirian, filosofi dan sasaran perusahaan.
2. Mengembangkan profil perusahaan (company profile) yang mencerminkan kondisi internal perusahaan dan kemampuan perusahaan yang dimilikinya.
3. Penilaian terhadap lingkungan eksternal perusahaan, baik dari segi semangat kompetitif maupun secara umum.
4. Analisa terhadap peluang yang tersedia pada lingkungan.
5. Identifikasi atas pilihan yang dikehendaki yang tidak dapat dilengkapi untuk memenuhi tuntutan misi perusahaan.
6. Pemilihan strategi atas objektif jangka panjang dan garis besar strategi yang dibutuhkan untuk mencapai objektif tersebut.
7. Mengembangkan objektif tahunan dan rencana jangka pendek yang selaras dengan objektif jangka panjang dan garis besar objektif.
sumber daya manusia, struktur, tekhnologi, dan sistem balas jasa yang memungkinkan.
9. Review dan evaluasi atas hal-hal yang telah dicapai dalam setiap periode jangka pendek sebagai masukan bagi pengambilan keputusan di masa yang akan datang. (Kasali, 2000: 43)
2.1.6 Manfaat Public Relations
Menurut Frank Jefkins manfaat dari Public Relations, adalah:
1. Menciptakan dan memelihara citra yang baik dan tepat atas organisasinya di dalam kaitannya dengan produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan.
2. Membantu pendapat umum mengenai segala sesuatu yang berkaitan dengan citra, kegiatan organisasi maupun kepentingan organisasi dan menyampaikan suatu informasi secara langsung kepada manajemen perusahaan.
3. Memberi nasihat dan masukan kepada manajemen perusahaan mengenai berbagai masalah komunikasi yang sedang terjadi, sekaligus mengenai cara penangananya.
Berdasarkan manfaat-manfaat Public Relations tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa fungsi dan tujuan utama Public Relations adalah mengamankan perusahaan demi tercapai citra di kalangan publiknya.
2.1.7 Lingkup Public Relations
Pada umumnya kegiatan PR ditujukan pada kegiatan internal publik dan eksternal publik, kedua macam publik ini dapat juga dikenal dengan istilah stakeholder. Publik internal berada dalam organisasi sedangkan publik eksternal merupakan publik yang berada diluar organisasi.
A. Internal Public Relations
Macam-macam publik ini tergantung pada jenis, sifat, atau karakter dari organisasinya. Berikut ini merupakan publik internal secara umum didalam perusahaan atau organisasi :
1. Publik pegawai (employee public) 2. Publik manajer (manager public)
3. Publik pemegang saham (stockholder public) 4. Publik buruh (labour public)
Khusus untuk publik pemegang saham (stockholder public) bisa juga dimasukan kedalam kategori eksternal PR, karena ada juga perusahaan yang telah go public.
“Internal public relations yang baik adalah yang memperlakukan setiap
perhatian terhadap kepentingan karyawan diantaranya mengadakan gathering dalam perusahaan.” (Ruslan, 2008:252)
B. Eksternal Public Relations
Sama halnya dengan internal PR, eksternal PR juga tergantung pada jenis, sifat, atau karakter dari organisasinya. Berikut ini merupakan publik eksternal secara umum didalam perusahaan atau organisasi :
1. Publik Pers (press public)
2. Publik Pemerintahan (government public) 3. Publik masyarakat sekitar (community public) 4. Publik rekanan atau pemasok (supplier public) 5. Publik pelanggan (customer public)
6. Publik konsumen (consumer public)
7. Publik bidang pendidikan (educational public) 8. Publik umum (general public) (Ruslan, 2008:253)
2.1.8 Media Public Relations
Dalam mencapai tujuan-tujuan Public Relations, ada kalanya penggunaan media pers, radio, dan televisi tidak sesuai, apalagi jika khalayak yang hendak dicapai hanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja, seperti staf atau anggota organisasi yang hanya cukup dijangkau melalui jurnal internal. Dibawah ini penulis kutip mengenai media yang dapat diciptakan sendiri oleh humas didalam perusahaan/organisasinnya.
2. Video 3. Slide
4. Kaset-kaset rekaman video
5. Kursus-kursus pendidikan tambahan 6. Ucapan-ucapan lisan
7. Seminar dan konferensi
8. Eksibisi khusus. (Jefkins, 1992:127)
Itulah delapan bentuk wahana komunikasi internal yang dikutip dari Jefkins. Sedangkan Ruslan membagi media humas kedalam 4 kelompok, yaitu:
1) Media umum, seperti surat-menyurat, telepon, fax, dan telegraf.
2) Media massa, seperti media cetak yakni surat kabar, majalah, tabloid, bulletin. Sedangkan media elektronik seperti televisi, radio dan film. 3) Media khusus, seperti iklan, logo dan nama perusahaan atau produk
yang merupakan sarana atau media untuk tujuan promosi dan komersial yang efektif.
4) Media internal, yaitu media yang digunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan non komersial serta lazim digunakan dalam aktifitas humas. (Ruslan, 2008:139)
Media internal terbagi menjadi 4, yaitu :
a) House jurnal, seperti majalah bulanan, profil perusahaan, laporan tahunan perusahaan, buletin dan tabloid
c) Spoken and visual word, seperti audio visual, rekaman video, dan sebagainya
d) Media pertemuan, seperti seminar, rapat, presentasi, diskusi, pameran, acara khusus, sponsorship dan gathering meet. (Ruslan, 2008:218)
2.2 Tinjauan Tentang Peranan
Peranan (Role) menurut Koentjaraningrat dalam bukunya Pengantar Ilmu Antropologi merupakan “aspek dinamis dari kedudukan, apabila seseorang telah melaksanakan hak dan kewajiban sesuai dengan kedudukannya maka seseorang tersebut telah menjalankan sesuatu peranan.” (Koentjaraningrat,1990:169).
Hal senada disampaikan oleh Soerjono Soekamto yaitu bahwa:
“Peranan merupakan aspek dinamis kedudukan (status) apabila seseorang melaksanakan hak dan kewajiban sesuai kedudukannya, maka dia telah menjalankan suatu peranan.Peranan yang melekat pada diri seseorang harus dibedakan dengan posisi dalam pergaulan masyarakat. Posisi seseorang dalam masyarakat merupakan unsur strategis yang menunjukan tempat individu pada organisasi masyarakat. peranan lebih banyak menunjuk pada fungsi, penyesuaian diri, dan suatu proses. jadi seorang menduduki suatu posisi dalam masyarakat serta menjalankan suatu
peranan.”(Soekamto,2004: 243).
Peranan Public Relations dalam suatu organisasi dapat dibagi empat kategori menurut Dozier & Broom, 1995 yang dikutip oleh Rosady Ruslan dalam bukunya yang berjudul Manajemen Public Relations & Media Komunikasi yaitu:
1. “Penasehat Ahli (Expert Prescriber)
untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari pakar PR (expert prescriber) tersebut dalam memecahkan dan mengatasi persoalan Public Relations yang tengah dihadapi oleh organisasi bersangkutan.
2. Fasilitator Komunikasi (Communication Fasilitator)
Dalam hal ini, praktisi Public Relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, Public Relations juga dituntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan, dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbal balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung, dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem Solving Process Fasilitator)
Peranan praktisi Public Relations dalam proses pemecahan persoalan Public Relations ini merupakan bagian tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan profesional. Biasanya dalam menghadapi suatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang dikoordinir praktisi ahli Public Relations dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalam satu tim khusus membantu organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi atau mengatasi persoalan krisis tertentu.
4. Teknisi Komunikasi (Communication Technician)
Berbeda dengan tiga peranan praktisi Public Relations professional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Peranan Teknisi Komunikasi (communication technician) ini menjadikan praktisi Public Relations sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknisi komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization.” (Ruslan, 2008:20).
2.3 Tinjauan mengenai Website 2.3.1 Pengertian Website
salah satu cara yang dapat dilakukan dengan memanfaatkan kecanggihan teknologi informasi itu sendiri yang semakin berkembang. Teknologi informasi merupakan gabungan dua istilah dasar, yaitu teknologi dan informasi. Menurut Wirayanto (2005:29). teknologi merupakan, Suatu cara atau metode serta proses yang dihasilkan dari penerapan dan pemanfaatan berbagai disiplin ilmu pengetahuan yang menghasilkan nilai bagi pemenuhan kebutuhan, kelangsungan, dan peningkatan mutu kehidupan manusia. Sedangkan pengertian informasi menurut Claude E. Shannon dan Werren Weaver (1949) dalam Wirayanto dapat dijabarkan sebagai berikut, “Informasi adalah energi yang terpolakan yang mempengaruhi individu dalam mengambil keputusan dari kemungkinan berbagai
macam pilihan yang ada”(Wirayanto, 2005:29). Dari pengertian tersebut dapat
diketahui pemanfaatan teknologi informasi digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan berbagai macam informasi. Perkembangan teknologi dan informasi memunculkan suatu jaringan yang dapat memenuhi kebutuhan informasi yang cepat di seluruh komponen masyarakat. Jaringan tersebut yang dimaksud adalah internet. Internet merupakan jaringan global yang menghubungkan jutaan komputer. Sejak 1999, internet telah memiliki 200 juta pemakai di seluruh dunia, dan jumlah ini meningkat cepat. lebih dari 57100 negara terhubungan dengan internet untuk menukar data, berita, dan informasi lainnya. (Wahid, 2005:144)
Adanya website dapat memberikan banyak keuntungan serta membantu kesulitan dalam penyampaian informasi. Terutama dalam menunjang kegiatan perusahaan melalui internet dalam penyampaian informasi. Menurut Soleh Soemirat penggunaan website perusahaan dikenal dengan Home page. Home page merupakan tempat pertama yang mewakili penglihatan publik sebagai respons informasi pada sebuah krisis. (Soemirat dan Ardianto, 2002:196)
Selain itu pendapat lain mengenai website perusahaan menurut Kriyantono merupakan,
“Sarana komunikasi yang pertama kali dan paling populer dilihat oleh
individu ketika membutuhkan informasi tentang suatu perusahaan atau organisasi. Karena itu, pada abad ini setiap perusahaan mesti melengkapi sarana komunikasinya dengan membuat website.” (Kriyantono, 2008:260)
2.3.2 Pengelolaan Website
Website menjadi sarana komunikasi yang populer sudah sepatutnya dilakukan pengelolaan website yang benar dan baik. Alamat web menjadi lebih
dari sekedar “homepage” perusahaan. Web menjadi rumah “virtual” perusahaan.
Bagi sejumlah perusahaan, web adalah poin kontak primer, tempat orang tahu di mana menemukan alamat perusahaan. Agar berdaya guna, maka website perlu dikelola dengan baik. Diungkapkan oleh Louis K. Falk dalam Kriyantono (Kriyantono, 2008: 260-263) memberikan tips mengelola website melalui enam aturan, yakni:
Setiap link harus aktif. Jangan sampai saat di-klik ternyata tidak aktif. Ini jelas mengecewakan pengguna dan kalau terjadi berulang kali akan menjatuhkan kepercayaan.
2. Tersedia kontak informasi (contact information)
Jika pengguna memerlukan informasi lebih, seharusnya diberi tahu bagaimana mendapatkannya. Kemudian permintaan pengguna tersebut harus dijawab. Jika tidak, maka website dianggap tidak professional. 3. Penataan penempatan informasi (placement of information)
Karena kita membaca dari kiri ke kanan, informasi yang lebih penting seharusnya ditempatkan pada sisi kiri layar untuk memastikan dibaca terlebih dahulu oleh pengakses website.
4. Pewarnaan (use of color)
Gunakan warna yang memungkinkan isi pesan dalam layar website dapat dengan mudah dibaca. Warna juga berfungsi agar tampilan menarik asal tidak mengganggu upaya membaca informasi.\
5. Mudah penggunaan
6. Bertujuan
Tujuan website akan menentukan kuantitas dan tipe informasi di dalamnya. Website biasanya dibagi dalam tiga kategori :
Presence model, digunakan untuk alat promosi
Information model, dipenuhi dengan beragam materi pesan, termasuk informasi untuk pers.
E-commerce model, didesain untuk menciptakan dan menjaga penjualan. (Kriyantono, 2008: 260-263)
2.4 Tinjauan mengenai Informasi 2.4.1 Pengertian Informasi
Komunikasi adalah suatu tingkah laku perbuatan atau kegiatan penyampaian atau pengoperan lambang-lambang yang mengandung makna atau arti. Penyampaian suatu gagasan atau informasi dari seseorang kepada orang lain. Atau suatu pemindahan atau penyampaian informasi mengenai pikiran dan perasaan-perasaan. (Widjaja, 2010:29)
Sejalan dengan pengertian diatas selanjutnya informasi menurut Wiryanto diartikan sebagai,
1. Suatu pesan yang dismpaikan kepada seseorang atau sejumlah orang yang baiginya merupakan hal baru diketahuinya.
3. Kegiatan menyebarluaskan pesan disertai penjelasan, baik secara langsung ataupun melalui media komunikasi, kepada khalayak yang baginya merupakan hal atau peristiwa yang baru. (Wiryanto, 2005:17-18)
2.4.2 Sifat-sifat Informasi
Untuk dapat menyajikan informasi yang terpilih maka harus diketahui sifat-sifat informasi. Menurut Sutabri (2005:31) sifat atau karakteristik yang dapat menentukan nilai informasi dapat dijabarkan sebagai berikut,
1. Mudah Diperoleh
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. Informasi dapat diperoleh dengan mudah jika memiliki suatu sistem.
2. Luas dan Lengkap
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup atau cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, Karena tidak dapat digunakan secara baik. 3. Ketelitian
4. Kecocokan
Informasi harus sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna, sehingga informasi itu memiliki nilai karena bermanfaat.
5. Ketepatan Waktu
Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui lebih pendek dari pada siklus untuk mendapatkan informasi. Informasi penting dan bernilai menjadi tidak bernilai apabila terlambat diterima, karena tidak dapat dimanfaatkan dalam proses pengambilan keputusan.
6. Kejelasan
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi, kejelasan informasi dipengharui oleh bentuk dan format informasi.
7. leksibilitas / Keluwesan
Berkaitan dengan kegunaan informasi untuk berbagai pengambilan keputusan. Makin banyak keputusan yang diambil dari suatu informasi makin luwes informasi tersebut.(Sutabri, 2005:31)
2.4.3 Fungsi Informasi
Suatu informasi dapat mempunyai beberapa fungsi, antara lain: 1. Menambah pengetahuan.
2. Mengurangi ketidakpastian.
Adanya informasi akan mengurangi ketidakpastian karena apa yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga menghindari kearguan pada saat pengambilan keputusan.
3. Mengurangi resiko kegagalan.
Adanya informasi akan adanya resiko kegagalan karena apa yang akan terjadi dapat diantisipasi dengan baik, sehingga kemungkinan terjadinya kegagalan akan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.
4. Mengurangi keanekaragaman/variasi yang tidak diperlukan.
Adanya informasi akan mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan, karena keputusan yang diambil lebih terarah.
5. Memberi standar-standar, aturan-aturan, ukuran-ukuran, dan keputusanyang menentukan pencapaian sasaran dan tujuan. Adanya informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran-ukuran dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh. (Sutanta, 2003:11)
2.4.4 Kebutuhan Informasi
Istilah “informasi” dikaitkan dengan istilah “kebutuhan” karena ini
fisiologis, afektif, dan kognitif (Rohde dalam Harisanty, 2007:3)1. Menurut Kulthau dalam Wijayanti, kebutuhan informasi diartikan sebagai sesuatu yang lambat laun muncul dari kesadaran yang samar-samar mengenai sesuatu yang hilang dan pada tahap berikutnya menjadi keinginan untuk mengetahui tempat informasi yang memberikan kontribusi pemahaman akan makna (Wijayanti, 2001:22)2. Menurut Wilson dalam Harisanty (2007:3)3 kebutuhan informasi adalah sebuah pengalaman subyektif yang hanya terjadi pada pikiran orang yang sedang dalam kondisi membutuhkan dan tidak bisa secara langsung diakses oleh para pengamat. Derr dalam Suryatini (2003:34)4 mengemukakan bahwa
“kebutuhan informasi merupakan hubungan antara informasi dan tujuan informasi
seseorang, artinya ada suatu tujuan yang memerlukan informasi tertentu untuk
mencapainya”. Menurut Wardhani dalam Suryatini (2003:34)5
“kebutuhan informasi termasuk dalam kelompok cognitive need, yakni kebutuhan yang d
