i
LAPORAN TUGAS AKHIR
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
HUMAS DAN PROTOKOL SEKRETARIAT DPRD KOTA SURAKARTA
`
Disusun oleh :
JULIANA PURYANTINI SANTOSA D1614047
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
v
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena kasih karunia, berkat dan pimpinan-Nya, penulis telah melaksanakan Kuliah Kerja Media dalam bidang Hubungan Masyarakat di Sekretariat DPRD Kota Surakarta terhitung dari 20 Februari hingga 21 April 2017, dan bisa menyusun serta menyelesaikan laporan Tugas Akhir dengan baik.
Kuliah Kerja Media dan Tugas Akhir dengan judul “Standar Operasional Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta” disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md) dalam bidang Diploma III Komunikasi Terapan dengan konsentrasi Hubungan Masyarakat, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Kuliah Kerja Media serta Tugas Akhir ini dapat terlaksana dengan baik karena berbagai pihak yang sudah membimbing, menemani, dan menguatkan selama proses pelaksanaan dan penyusunan. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kedua orang tua penulis, Ibu Sarthin Patasik, Bapak Gesang Santosa dan adik terkasih, Kirene Gestiandira Santosa atas doa, kasih sayang, kepercayaan dan dukungan yang diberi ketika penulis sedang dalam masa pencobaan.
vi
waktu dan segala masukan untuk membimbing penulis selama masa konsultasi hingga ujian.
3. Ibu Dra. Wahyuning Chumaeson, M.Si selaku penguji Tugas Akhir yang sudah meluangkan waktunya untuk menguji karya penulis.
4. Bapak Alm. Surisno selaku Pembimbing Akademik.
5. Bapak Sumawar selaku staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang sudah membantu penulis selama periode perkuliahan hingga pengurusan pertemuan dengan dosen-dosen yang bersangkutan.
6. Seluruh dosen dan staff Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebrlas Maret Surakarta, khususnya yang telah membagikan ilmu dan arahan kepada penulis selama tiga tahun masa perkuliahan.
7. Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD Kota Surakarta, Ibu Dra. Tri Tunggal Lestari atas kepemimpinan dan pengarahan selama penulis melaksanakan magang.
8. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat DPRD Kota Surakarta, Ibu Yunaidah, S.H. yang telah menerima penulis untuk melakukan Kuliah Kerja Media di Sekretariat DPRD Kota Surakarta.
vii
10. Bapak Muhammad Nasir, S.H., selaku pembimbing Kuliah Kerja Media yang dengan sabar mengajarkan berbagai hal kepada penulis.
11. Ibu Tanti, bapak Krisdiyanto, bapak Maryoto, Saudari Rieska, Yulia, Datik, Septi, Rosita, Senja, Saudara Ucup, BG, Arifin, Chandra, Joshua, Danang dan anggota Sekretariat DPRD Kota Surakarta lain yang tidak dapat disebutkan satu demi satu, atas segala bimbingan, petunjuk dan waktu yang telah diberikan kepada penulis.
12. Juny Christina, Sofia Ayamiseba, Ervina Sumigar, atas dukungan yang telah diberikan dari jauh, atas telepon dan pesan yang datang untuk penulis. For nine years and more to come.
13. Sahabat dan tempat bertukar cerita, Moudy Cindy Paramitha dan Nadine Saksita yang telah menguatkan dan memberi semangat selama penyusunan Tugas Akhir.
14. Ida Nuurul Huda, Kristina Wulandari, Devita Ramadhani, Putri Arisma, Hudawan Rosyid, sobat-sobat dengan segala keberagaman pemikiran yang bersedia mengisi hari-hari bersama dan bertahan, atas semangat dan lelah yang dilewati bersama penulis.
15. Crew Oishi Japanese Restaurant Solo Square, Pak Tohar, Ibu Ida, Saudara Simon, Ridho, Aris, Arifin, Dian, Punto, Edo, Saudari Yustika, Syndi, Bella atas segala keceriaan dan asupan gizi yang diberikan kepada penulis.
viii
17. Keseluruhan pihak yang tidak dapat penulis sebutkan, yang telah membantu dalam proses penyusunan Tugas Akhir ini.
Salah satu tujuan pembuatan Tugas Akhir ini adalah untuk memberi petunjuk kepada mereka yang menaruh perhatian untuk dunia humas dan protokoler di bagian pemerintahan. Penulis berharap, Tugas Akhir ini dapat bermanfaat sesuai dengan tujuannya, bagi pembaca dan masyarakat, khususnya yang menekuni bidang kehumasan dan protokoler.
Penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan pada Tugas Akhir ini. Terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membaca serta memberi kritik dan saran yang akan sangat berguna untuk penulis agar bisa mencapai yang lebih baik ke depannya.
Surakarta, September 2017
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERSETUJUAN ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
HALAMAN PERNYATAAN ... iv
KATA PENGANTAR ... v
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR TABEL ... xiv
RINGKASAN ... xv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Tujuan KKM ... 3
a. Tujuan Umum... 3
b. Tujuan Khusus ... 4
C. Tata Laksana Kegiatan ... 4
BAB II KERANGKA TEORI DAN FOCUS OF INTEREST A. Hubungan Masyarakat ... 6
a. Definisi PR ... 7
x
c. Fungsi PR ... 9
d. Peran Praktisi Public Relations ... 15
e. Tugas PR ... 17
f. Kegiatan PR ... 18
g. Humas Pemerintah... 18
h. Kode Etik PR ... 25
B. Komunikasi ... 28
a. Komunikasi Internal ... 30
b. Komunikasi Eksternal ... 31
c. Proses Komunikasi ... 31
d. Hambatan Komunikasi ... 33
C. Standar Operasional Prosedur ... 33
a. Definisi SOP ... 34
b. Peran Strategis SOP bagi Organisasi ... 35
c. Kriteria Dokumen SOP... 36
d. Hambatan Penyusunan SOP ... 37
e. Pihak Penyusun SOP ... 37
f. Pihak Pelaksana SOP ... 38
g. Pihak Pengawas Pelaksana SOP ... 38
h. Atasan Pengawas SOP ... 39
xi
B. Dasar Hukum DPRD Kota Surakarta ... 40
C. Sekretariat DPRD Kota Surakarta ... 43
a. Tugas Pokok ... 43
b. Fungsi ... 43
D. Visi dan Misi ... 44
a. Visi ... 44
b. Misi ... 44
E. Sasaran ... 44
F. Struktur Jabatan ... 45
G. Penjabaran Tugas Pokok dan Fungsi ... 46
a. Sekretaris DPRD ... 46
b. Bagian Rapat Persidangan dan Peraturan Perundingan ... 47
c. Bagian Keuangan... 48
d. Bagian Umum ... 49
e. Kelompok Jabatan Fungsional ... 52
BAB IV PELAKSANAAN KULIAH KERJA MEDIA A. Sub Bagian Humas dan Protokol ... 53
B. Standar Operasional Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta ... 54
C. Penjabaran Pelaksanaan Kuliah Kerja Media ... 55
a. Pengarsipan... 56
xii
c. Pembuatan Daftar Hadir dan Pointers ... 60
d. Persiapan Vandel ... 63
e. Pengaturan Ruangan Pertemuan ... 65
f. Penyambutan Tamu Kunjungan ... 68
g. Membantu Proses Penandatangan SPPD... 76
h. Penyusunan Notulen ... 78
D. Kegiatan Lain... 78
a. Pendataan Tamu Kunjungan ... 79
b. Penandaan Koran Pagi ... 82
c. Pembuatan Undangan Rapat Sekretaris Dewan ... 82
d. Mengecek Kesediaan Vandel dan Selayang Pandang ... 83
e. Apel Pagi ... 83
f. Senam Pagi ... 84
BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ... 85
B. Saran ... 88 DAFTAR PUSTAKA
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model Komunikasi Lasswell ... 30
Gambar 3.1 Struktur Jabatan Sekretariat DPRD Kota Surakarta ... 45
Gambar 4.1 Form Kosong Proposal Pengajuan Jamuan ... 58
Gambar 4.2 Form Kosong Daftar Hadir ... 61
Gambar 4.3 Form Kosong Pointers ... 62
Gambar 4.4 Vandel DPRD Kota Surakarta ... 64
Gambar 4.5 Denah Gedung Graha Paripurna Lantai 1 ... 65
Gambar 4.6 Denah Ruang Banggar ... 66
Gambar 4.7 Denah Ruang Transit ... 66
Gambar 4.8 Denah Ruang Kepanitiaan ... 67
Gambar 4.9 Demonstran Pedagang Pasar Klewer ... 70
Gambar 4.10 Audiensi Pedagang Pasar Klewer ... 70
Gambar 4.11 OPD Menjawab Pertanyaan Tamu Kunjungan ... 73
Gambar 4.12 Tugas Penulis Saat Sesi Pertukaran Vandel ... 74
Gambar 4.13 Sesi Pertukaran Vandel ... 75
Gambar 4.14 Sesi Foto Bersama ... 75
xiv
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Total Kunjungan DPRD Kota Surakarta
Periode Januari - Februari 2017 ... 79 Tabel 4.2 Tamu Kunjungan DPRD Kota Surakarta
xv RINGKASAN
Juliana Puryantini Santosa, D1614047, Hubungan Masyarakat, Standar Operasional Prosedur Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Surakarta,
2017.
Pergantian zaman memesatkan pola pikir kebanyakan manusia menuju ke arah di mana mereka tak lagi peduli soal tata cara prosedur atau jalan runtut untuk sesuatu hal, dan menginginkan segala sesuatu agar selesai secara cepat tetapi sesuai dengan apa yang diharapkan. Di bidang pemerintahan, banyak tamu-tamu yang datang berkunjung guna melakukan komparasi sistem, rapat pemabahasan kinerja, dan lain sebagainya. Kebanyakan pihak tamu yang datang akan melakukan jalan pintas tersebut atas dasar kolega, mengatasnamakan hubungan harmonis untuk melanggar peraturan walau yang dilakukan sebenar-benarnya telah melangkahi tujuan utama humas yaitu mengembangkan hubungan positif dan good-will melalui proses komunikasi dua arah.
Banyak kalangan yang salah mengartikan lingkup pekerjaan humas adalah lobbying dan publisitas, namun sebenarnya hubungan masyarakat atau Public Relations ada pada tingkat yang lebih dalam daripada dua perkiraan tersebut. Seorang PRO diinstansi/lembaga pemerintah tidak dapat ikut serta dalam menentukan kebijaksanaan pemerintah dan harus mengikuti garis yang sudah ditentukan, kecuali bila di dalam bagian bagian organisasi, public relations ditempatkan sedemikian rupa, sehingga PRO akan selalu mengetahui keputusan yang diambil dan sebab-sebabnya sebelum diumumkan.
Penulis bertugas pada Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Kota Suakarta yang banyak menangani proses penerimaan tamu kerja DPRD Kota Surakarta, sehingga penulis harus paham terhadap Standar Operasional Prosedur yang digunakan untuk memfasilitasi kedatangan tamu kerja tersebut.
Salah satu kegiatan humas di Sekretariat DPRD Kota Surakarta adalah memfasilitasi tamu yang datang ke DPRD Kota Surakarta untuk melakukan studi komparasi. Agenda tersebut dijalankan dengan berpegang pada Standar Operasional Prosedur Penerimaan Kunjungan Tamu DPRD agar tercipta kondisi yang saling menguntungkan antara kedua belah pihak.
xvi
DAFTAR PUSTAKA
Abdurrachman, Oemi. 1984. Dasar-Dasar Public Relations. Bandung: Penerbit Alumni.
Anggoro, M. Linggar. 2000. Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia. Jakarta: Bumi Aksara.
Budihardjo, M. 2014. Panduan Praktis Menyusun SOP. Jakarta: Raih Asa Sukses.
Cutlip, Scott M., Allen H. Center dan Glen M. Broom. 2011. Effective Public Relations. Jakarta: Kencana.
Jefkins, Frank. 2003. Public Relations. Jakarta: Erlangga.
Kusumastuti, Frida. 2002. Dasar-Dasar Humas. Jakarta: Ghalia Indonesia.
Moore, H. Frazier. 1988. Hubungan Masyarakat, Prinsip, Kasus, dan Masalah-Satu. Bandung: Remadja Karya CV.
Rumanti, Maria Assumpta. 2002. Dasar-dasar Publik Relations Teori dan Praktik. Jakarta: PT Grasindo.
Ruslan, Rosady. 1997. Manajemen Humas & Manajemen Komunikasi: Konsep dan Aplikasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
