TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Syarat Dalam Menempuh Ujian Sidang Diploma III Program Studi Public Relations
OLEH
SHANTI RATNA DEWI 43307707
PROGRAM STUDI PUBLIC RELATIONS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
iv
SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT DALAM MEMFASILITASI ASPIRASI PUBLIK
MELALUI KEGIATAH HEARING DIALOG Oleh:
Shanti Ratna Dewi NIM. 43307707
Tugas Akhir ini di bawah bimbingan, Tine Agustin Wulandari, S.I.Kom
Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui Proses Operasional yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan Hearing Dialog, yaitu dimulai dari proses Fact finding, Communicating, Planning dan Evaluating. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan Metode Deskriptif. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara, observasi, studi pustaka, internet searching, dan dokumentasi. Untuk teknik analisis data yang digunakan, antara lain Pengumpulan Data, Klasifikasi data, Mendeskripsikan data yang telah terkumpul, dan Menganalisis data yang telah terkumpul dengan menganalisisnya sesuai dengan teori pendukung, bagan-bagan, foto, dan lain sebagainya. Subjek dalam penelitian ini adalah Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, sedangkan informan penelitiannya adalah staf Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. Teknik yang digunakan penulis dalam memilih informan adalah purposive sampling.
Hasil penelitian menunjukan bahwa proses fact finding yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat adalah dengan cara menampung dan memilah aspirasi dari publik yang masuk melalui SMS Center, email, website, dan Dapil. Proses Planning yang dilakukan adalah melakukan survey, koordinasi dengan Pimpinan dewan, koordinasi dengan pimpinan atau tokoh masyarakat, panitia dan aparat setempat. Selanjutnya Humas dan Protkol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat juga membuat spanduk, membuat susunan acara, membuat layout, membuat dan menyebarkan undangan, dan membuat buku tamu yang bertujuan untuk menunjang kegiatan Hearing Dialog. Proses Communicating yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat yaitu dengan bertugas sebagai MC, penerima tamu, mendokumentasikan kegiatan. Sedangkan yang menjadi narasumber adalah anggota dewan, Humas & Protokol hanya bertindak sebagai fasilitator. Proses Evaluation yang dilakukan adalah melakukan peninjauan pada saat berlangsungnya kegiatan, membuat laporan hasil kegiatan untuk dijadikan arsip dan membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan untuk disampaikan kepada badan pemeriksaan.
TO FACILITATE PUBLIC’S ASPIRATION THROUGH HEARING DIALOGUE ACTIVITY
Written by:
Shanti Ratna Dewi 43307707 Under the guidance of: Tine Agustin Wulandari, S.I.KOM
The research was conducted with the aim to determine the operational process of Public Relations and Protocol West Java DPRD Secretariat to facilitatate public’s aspirations through Hearing Dialog activity, which starts from the Fact finding, Communicating, Planning and Evaluating. This research is a qualitative study using descriptive methods. Data collection techniques used were interviews, observation, library research, internet searching, and documentation. Data analysis techniques used were including data collection, classification data, describe data that has been collected, and analyze the data that has been collected to analyze it in accordance with supporting theory, charts, photos, etc. Subjects in this study is the Public Relations and Protocol DPRD Secretariat West Java Province, while the informant are staffs Public Relations and Protocol West Java Province. The techniques used by the researcher in selecting informants in the purposive sampling.
The results showed that the process of fact finding made by the Secretariat of Public Relations and Protocol West Java Provincial DPRD Secretariat is to hold and sort out the aspirations of the public who enter through the SMS Center, email, website, and selection area. Planning process conducted is to conduct a survey, coordinated by the council leader, coordinating with the leaders or community leaders, organizers and local officials. Furthermore, Public Relations and Protocol West Java Provincial DPRD Secretariat also make banners, making the order, making layouts, creating and disseminating invitations, and making guest book that aims to support the Hearing Dialogue. Communicating process conducted by the Public Relations and Protocol West Java Provincial DPRD Secretariat is to serve as MC, reception, documenting activities. While the informant is a member of the Board, Public Relations and Protocol only act as a facilitator. Evaluation process does is conduct a review at the time of the activity, create activity reports for archiving and reporting accountability activities to be submitted to the inspection agency.
vi
Puji dan syukur peneliti panjatkan ke khadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul : “ Proses Operasional Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ”, tepat pada waktunya.
Dengan do’a kedua orang tua, akhirnya peneliti mampu menyelesaikan
Tugas Akhir ini dengan baik, Peneliti menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan Tugas Akhir ini, maka peneliti harapkan saran dan kritik yang membangun demi perbaikan di masa yang akan datang.
Tak lupa pada kesempatan ini peneliti mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Yth. Bapak Prof. Dr. Samugyo Ibnu Redjo, Drs., M.A selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Komputer Indonesia Bandung, terimakasih atas segala bentuk perizinan yang telah diberikan kepada peneliti. 2. Yth. Bapak Drs. Manap Solihat, M.Si., selaku Ketua Program Studi Ilmu
Komunikasi dan Public Relations Universitas Komputer Indonesia Bandung. 3. Yth. Ibu Melly Maulin P, S.Sos., M.Si., selaku Dosen wali dan Sekretaris
Program Studi Ilmu Komunikasi yang telah memberikan ilmu serta wawasan selama peneliti melakukan perkuliahan.
4. Yth. Ibu Tine A. Wulandari, S.I.Kom., selaku pembimbing atas waktu, bimbingan, dorongan, arahan dan bantuannya sehingga peneliti dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.
5. Yth. Seluruh Dosen Ilmu Komunikasi dan Public Relations yang telah
memberikan mata kuliah untuk menunjang pengetahuan dan informasi kepada peneliti.
6. Yth. Ibu Astri Ikawati, A. Md.. Kom dan Ibu Rr. Sri Intan Fajarini, S.I.Kom
Selaku Sekretariat Program Studi Ilmu Komunikasi dan Public Relations FISIP Universtas Komputer Indonesia Bandung.
8. Yth. Ibu Dra. Sinta Kurijani Suwarja selaku Kasubag Tata Usaha dan Kepegawaian yang telah membantu peneliti dalam hal pengurusan ijin penelitian.
9. Yth. Ibu Dra. Hj. Siti Nina Nurasidah selaku Kepala Bagian Humas dan Protokol yang telah memberikan tempat, bimbingan, arahan, pengetahuan, dan membantu dalam memberikan data mengenai Humas Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
10. Yth. Bapak Nanang Syaefudin, S., Sos,. M. Si selaku Kasubag Publikasi yang telah bersedia banyak memberikan nasihat, saran serta mengarahkan peneliti dalam penelitian di Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
11. Sahabat peneliti Adrian dan Alan selaku staf honorer di Humas dan Protokol
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat yang telah memberikan bantuan kepada peneliti selama melaksanakan penelitian
12. Aldian Rinaldi, terima kasih banyak atas kasih sayang, perhatian dan motivasinya selama ini.
13. Fegha Arvianti Putri, Meyvien Alfiani, Kiki Cahyawati, dan Silvya Rahma
Mustika, terimakasih sahabat-sahabatku tersayang atas dukungan, kebersamaan dan pengalaman selama ini.
15. Semua pihak yang secara langsung ataupun tidak , telah membantu Peneliti melaksanakan Penelitian ini.
Akhir kata peneliti mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu peneliti dalam melakukan penelitian dan penyusunan Tugas Akhir ini dan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi peneliti khususnya dan pembaca lainnya umumnya. Semoga semua bantuan, dorongan dan bimbingan yang telah diberikan itu akan mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT.
Amiien.
Wassalamualaikum Wr. Wb.
Bandung, Agustus 2012
x
LEMBAR PENGESAHAN... i
SURAT PERNYATAAN ... ii
LEMBAR PERSEMBAHAN ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI ... x
DAFTAR TABEL ... xv
DAFTAR GAMBAR... xvi
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 5
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian ... 6
1.3.1 Maksud Penelitian ... 6
1.3.2 Tujuan Penelitian ... 7
1.4 Kegunaan Penelitian ... 8
1.4.1 Kegunaan Teoritis ... 8
xi
1.5.2 Kerangka Konseptual... 11
1.6 Pertanyaan Penelitian ... 13
1.7 Subjek Penelitian dan Informan ... 15
1.7.1 Subjek Penelitian ... 15
1.7.2 Informan ... 16
1.8 Metode Penelitian ... 17
1.9 Teknik Pengumpulan Data dan Analisis Data ... 19
1.10 Teknik Analisis Data ... 22
1.11 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 23
1.11.1 Lokasi Penelitian ... 23
1.11.2 Waktu Penelitian ... 23
1.12 Sistematika Penulisan ... 25
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 27
2.1 Tinjauan Tentang Public Relations atau Humas ... 27
2.1.1 Definisi Public Relationsatau Humas ... 27
2.1.2 Fungsi Public Relations atau Humas ... 29
2.1.3 Tujuan Public Relations atau Humas ... 30
2.1.4 Ciri-ciri Public Relations atau Humas ... 31
2.1.5 Kegiatan Public Relations atau Humas ... 32
xii
BAB III OBJEK PENELITIAN ... 44
3.1 Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 44
3.1.1 Sejarah DPRD Provinsi Jawa Barat... 44
3.1.2 Visi dan Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat... 49
3.1.2.1 Visi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 49
3.1.2.2 Misi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 50
3.1.3 Tugas Pokok dan Fungsi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ………. ... 50
3.1.4 Lambang dan Arti Lambang Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 51
3.1.4.1 Lambang Sekretariat DPRD provinsi Jawa Barat... 51
3.1.4.2 Arti Lambang ... 52
3.1.4.3 Arti Moto Pada Lambang...54
3.1.4.4 Arti Warna Lambang...54
3.1.5 Struktur Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 55
3.1.6 Sejarah Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 58
xiii
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ... 68 4.1 Deskripsi Informan ... 68 4.2 Deskripsi Hasil Penelitian ... 71 4.2.1 Fact Finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.………...71 4.2.2 Planning yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat
DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi
Publik Melalui Kegiatan Hearing
Dialog……….………...75 4.2.3 Communicating yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog……….………...86 4.2.4 Evaluation yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi
Publik Melalui Kegiatan Hearing
xiv
Dialog……….………...91
4.3 Pembahasan ... 93
BAB V PENUTUP ... 104
5.1 Kesimpulan ... 104
5.2 Saran ... 107
DAFTAR PUSTAKA ... 109
DAFTAR LAMPIRAN ... 111
DOKUMENTASI ... 122
xv
Tabel 1.1 Informan Penelitian ... 17
xvi
Gambar 3.1 Logo Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 52
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 56
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 60
Gambar 4.1 Kepala Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 69
Gambar 4.2 Kasubag Publikasi Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 70
Gambar 4.3 Spanduk Kegiatan Hearing Dialog ... 78
Gambar 4.4 Susunan Acara Kegiatan Hearing Dialog ... 79
Gambar 4.5 Layout Kegiatan Hearing Dialog ... 81
Gambar 4.6 Data Pihak Yang Diundang Dalam Kegiatan Hearing Dialog ... 83
Gambar 4.7 Undangan Yang Dibuat Oleh Humas dan Protokol dalam Kegiatan Hearing Dialog ... 84
Gambar Lampiran 1 Gedung DPRD Provinsi Jawa Barat... 122
Gambar Lampiran 2 Ruangan Humas dan Protokol Tampak Luar... 122
Gambar Lampiran 3 Ruang Kerja Humas dan Protokol... 123
Gambar Lampiran 4 Ruang Media Centre Humas dan Protokol... 123
Gambar Lampiran 5 Ruang Tamu Humas dan Protokol... 124
xvii
Cirebon... ... 126
Gambar Lampiran 10 Kegiatan Hearing Dialog Bersama Para Buruh Tani... 126
Gambar Lampiran 11 Peneliti Pada Saat Wawancara Bersama Informan... 127
xviii
Lampiran 1. Surat Persetujuan Bimbingan ... 111
Lampiran 2. Surat Permohonan Penelitian ... 112
Lampiran 3. Surat Penerimaan Penelitian ... 113
Lampiran 4 Berita Acara Bimbingan ... 114
Lampiran 5 Hasil Wawancara Dengan Kabag Humas Dan Protokol ... 115
Lampiran 6 Hasil Wawancara Dengan Kasubag Publikasi ... 117
1 1.1Latar Belakang Masalah
Sebagai pengaruh globalisasi kemajuan ilmu pengetahuan dan tekhnologi, dan khususnya reformasi yang berawal dari krisis moneter dan ekonomi yang mendorong semangat partisipasi politik rakyat yang menampilkan konsep demokrasi dan transparansi setelah mengalami perubahan yang sangat mendasar yang ditandai dengan berakhirnya orde baru, membawa berbagai pengaruh perubahan, baik perubahan positif maupun perubahan negatif. Hal-hal positif antara lain terbukanya sumbat aspirasi politik, terbukanya kemerdekaan pers, adanya kebebasan berpendapat, kebebasan berserikat dan berkumpul yang bermuara pada peningkatan partisipasi rakyat secara signifikan. Sedangkan hal-hal negatifnya antara lain timbulnya euphoria politik pada diri masyarakat yang tidak diimbangi dengan pendidikan politik. Hal itu menyebabkan sikap arogansi masyarakat baik terhadap pemerintah maupun terhadap wakilnya di lembaga legislatif.
Pengawasan. Sehingga Masyarakat merasa hak mereka dalam menyampaikan aspirasi tidak direspon oleh pemerintah.
Berangkat dari masalah tersebut, maka DPRD Provinsi Jawa Barat berinisiatif mengeluarkan kebijakan untuk melakukan kegiatan yang disebut
Hearing Dialog. Hearing dialog merupakan kegiatan untuk menyerap aspirasi dari masyarakat dan menyampaikan hasil kerja yang telah dilakukan oleh DPRD Provinsi Jawa Barat. Hearing Dialog kemudian menjadi kegiatan rutin yang dilakukan DPRD Provinsi Jawa Barat yang bertujuan untuk membangun komunikasi yang harmonis diantara pemerintah dengan masyarakat, sehingga DPRD Provinsi Jawa Barat memperoleh berbagai masukan yang berharga dalam rangka membuat kebijakan pembangunan, pemerintahan dan kemasyarakatan di daerah nya. Selain itu, kegiatan Hearing Dialog juga dimaksudkan untuk menjaring aspirasi, masukan serta pendapat dari berbagai elemen masyarakat di Jawa Barat sekaligus sebagai ajang sosialisasi kegiatan DPRD Provinsi Jawa Barat. Hearing Dialog ini dilakukan DPRD Provinsi Jawa Barat untuk memperoleh komunikasi timbal balik yang berkaitan dengan permaslahan atau aspirasi yang disampaikan masyarakat dari berbagai komponen tokoh masyarakat Jawa Barat, seperti budayawan, tokoh agama, forum rektor, tokoh media massa, wartawan serta unsur pimpinan daerah.
aspirasi yaitu memfasilitasi kegiatan yang dilakukan oleh Dewan dalam menanggapi aspirasi publiknya melalui kegiatan Hearing Dialog. Arti memfasilitasi aspirasi disini adalah mempersiapkan hal-hal yang dibutuhkan dalam kegiatan Hearing Dialog tersebut.
Menurut Onong Uchjana Effendy, fungsi Public Relations adalah sebagai berikut:
1. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi. 2. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik intern
dan publik ekstern.
3. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publik dan menyalurkan opini publik kepada organisasi melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum. (Effendy, 1991: 123)
Berdasarkan dari pendapat ahli di atas, dapat diketahui bahwa fungsi dari
Public Relations adalah membina hubungan yang harmonis, baik itu dengan publik intern maupun publik ekstern dalam rangka untuk mencapai tujuan yang diharapkan, demi terciptanya citra yang baik di mata publiknya.
Bentuk-bentuk hubungan eksternal PR menurut Danan Djaja adalah: 1. Hubungan dengan pers (press relations)
6. Hubungan dengan pendidikan (educational relations). (Djaja, 1985: 31)
Hearing Dialog merupakan salah satu bentuk kegiatan eksternal PR dalam hubungannya dengan masyarakat. Hubungan dengan masyarakat atau
community relations merupakan salah satu bentuk kegiatan dari eksternal PR yang kegiatannya diarahkan kepada menciptakan hubungan baik atau pengabdian kepada masyarakat. Untuk itu, Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan Heraing Dialog dibutuhkan proses agar kegiatan tersebut terlaksana dengan baik.
Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka peneliti
merumuskan permasalahan sebagai berikut ” Bagaimana Proses Operasional Humas dan Protokol Sekretariat DPRD provinsi Jawa Barat Dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog?”
1.2Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang penelitian diatas, maka peneliti mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :
1. Bagaimana fact finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
3. Bagaimana communicating yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
4. Bagaimana evaluation yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
5. Bagaiman Proses Operasional yang dilakukan Humas dan Protokol
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
1.3Maksud dan Tujuan Peneletian 1.3.1 Maksud Penelitian
Adapun maksud dari penelitian ini adalah untuk mendeskripsikan mengenai Proses Operasional Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat melalui kegiatan
1.3.2 Tujuan Penelitian
Berangkat dari permasalahan yang telah penulis identifikasikan di atas, maka tujuan penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui fact finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
2. Untuk mengetahui planning yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
3. Untuk mengetahui communicating yang dilakukan Humas dan
Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog
4. Untuk mengetahui evaluation yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog .
1.4Kegunaan Penelitian
1.4.1 Kegunaan Teoritis
Secara teoritis penelitian ini diharapkan berguna bagi pengembangan ilmu komunikasi secara umum, sedangkan kegunaan teoritis secara khusus diharapkan dapat meningkatkan pemahaman yang berkaitan tentang kajian ilmu Public Relations
(Hubungan Masyarakat) . 1.4.2 Kegunaan Praktis
a. Peneliti
Kegunaan penelitian ini bagi peneliti adalah sebagai suatu pembelajaran dan pengalaman mengenai masalah penelitian yaitu Proses Operasional Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan Hearing Dialog.
b. Universitas
Kegunaan penelitian ini berguna bagi mahasiswa Universitas Komputer Indonesia secara umum, mahasiswa Program Studi Public Relations secara khusus. Dan sebagai
literature bagi yang akan melaksanakan penelitian yang sama. c. Humas dan Protokol DPRD Provinsi Jawa Barat
1.5Kerangka Pemikiran
1.5.1 Kerangka Teoritis
Untuk dapat memahami masalah yang akan diteliti, perlu dikemukakan teori dan konsep yang ada dalam studi ini khususnya mengenai Proses Public Relations.
Oleh karena itu, peneliti menggunakan tahap – tahap proses operasional PR menurut Cutlip & Center (1961) yang dikutip oleh Oemi Abdurrachman (2001 : 31) dalam bukunya
Dasar-dasar Public Relations, dimana untuk mencapai efek yang tinggi dalam kegiatan komunikasi proses operasional PR haruslah melalui 4 tahapan yaitu :
1. Fact-finding
Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan data atau fakta sebelum melakukan tindakan. Misalnya PR sebelum melakukan suatu kegiatan harus terlebih dahulu mengetahui, misalnya: apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk kedalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor. (Abdurrachman, 2001: 32)
2. Planning
proses berkesinambungan dan selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan. Sejumlah prinsip yang harus diperhatikan dalam perencanaan juga harus memperhatikan situasi di dalam maupun di luar organisasi, serta pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan tersebut (Abdurrachman, 2001 : 32)
3. Communicating
Communicating merupakan tahap implementasi atau pelaksanaan sesuai fakta/data yang telah dirumuskan dalam perencanaan. Misalnya dengan mengkomunikasikan sesuai dengan bentuk-bentuk komunikasi:
- Personal communication - Group communication
- Mass communication
Pada tahap ini hal-hal yang harus diperhatikan adalah :
- The action of strategy : Public Relations harus dapat melakukan tindakan yang sifatnya acting responsively dan responsibility, artinya Public Relations mau mendengar keinginan public sehubungan dengan segala kegiatan yang dilakukan.
pesan yang disampaikan sesuai kerangka pesan yang baik, dan dapat menggiring opini publik, sikap, dan perilaku publik yang diharapkan dengan memanfaatkan sumber daya komponen-komponen komunikasi yang telah ditetapkan dalam perencanaan dan pemrograman. (Abdurrachman, 2001 : 33)
4. Evaluation
Tujuan utama evaluasi adalah untuk mengetahui apakah tujuan
Public Relations benar-benar telah dilaksanakan sesuai rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Penilaian untuk mengetahui sampai dimana kelancaran kegiatan Public Relations yang telah berlangsung (Abdurrachman, 2001 : 33)
1.5.2 Kerangka Konseptual
Dari tahap-tahap Proses Operasional Humas menurut Cultip & Center (1961) yang dikutip oleh Abdurachman, peneliti mengaplikasikannya kedalam masalah penelitian, yaitu:
1. Fact finding yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
diolah terlebih dahulu, sehingga memperoleh kesimpulan atas kebenaran data yang diperoleh itu.
2. Planning yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
Dalam tahap ini bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan Hearing Dialog adalah melakukan sebuah daftar penyusunan perencanaan dari hasil data atau fakta yang diperoleh. Dalam perencanaan tersebut ada kegiatan yang dilakukan untuk menunjang keberhasilan pada saat pelaksanaan kegiatan Hearing Dialog dalam memfasilitasi aspirasi publik. Dengan adanya daftar tersebut akan dapat dilakukan pemikiran dengan cepat untuk mengatasinya dan nantinya perencanaan itu perlu di pikirkan dengan matang, oleh karena itu kegiatan ini merupakan salah satu tahap yang turut menentukan suksesnya pekerjaan bagian Humas keseluruhan.
3. Communicating yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
4. Evaluation yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
Evaluasi adalah tahap selanjutnya yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan Hearing Dialog setelah melalui tahap fact finding, planning dan
communicating. Dalam tahap ini, Humas dan Protokol melakukan peninjauan terhadap kegiatan yang sedang berlangsung yang akan diterapkan pada saat pelaksanaan kegiatan Hearing Dialog selanjutnya.
1.6Pertanyaan Penelitian
Berdasarkan judul penelitian yaitu “ Proses Operasional Humas dan
Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog” , maka peneliti mengajukan pertanyaan penelitian sebagai berikut :
1. Fact finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD
Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
b. Apakah tujuan pengumpulan fact finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
2. Planning yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
a. Seperti apa tahap planning yang dilakukan Humas dan Protokol
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
b. Apakah tujuan planning yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
3. Communicating yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
4. Evaluation yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat Dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
a. Seperti apa tahap evaluation yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
b. Seperti apa manfaat evaluation yang dilakukan Humas dan Protokol
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
c. Bagaimana Tindak lanjut yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog ?
1.7Subjek Penelitian dan Informan 1.7.1 Subjek Penelitian
Menurut Nasution (1996) dalam bukunya Metodologi Penelitian, subjek penelitian dalam penelitian kualitatif adalah sumber yang dapat memberikan informasi, dapat berupa hal, peristiwa, manusia, situasi yang diobsevasi atau yang dapat diwawancarai (Nasution, 1996 : 32)
dalam penelitian ini yakni, Humas dan Protokol Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawa Barat.
1.7.2 Informan
Informan adalah orang yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian. Jadi, ia harus mempunyai banyak pengalaman tentang latar penelitian (Moleong 2007: 132).
Pemilihan informan dilakukan dengan menggunakan teknik
purposive sampling. Menurut Rachmat Kriyantono (2007) dalam buku Teknik Praktis Riset Komunikasi, Teknik purposive sampling teknik ini mencakup orang-orang yang diseleksi atas dasar kriteria-kriteria tertentu yang dibuat peneliti berdasarkan tujuan penelitian. (Kriyantono, 2007:154)
Penelitian ini menggunakan purposive sampling karena informan menjadi sumber informasi yang mengetahui tentang penelitian yang sedang diteliti. Dengan pertimbangan bahwa merekalah yang paling mengetahui informasi penelitian.
paling mengetahui kegiatan Hearing Dialog. Untuk lebih jelas dapat dilihat pada tabel berikut ini,
Tabel 1.1 Informan Penelitian
No. Nama Jabatan
1.
Dra. Hj. Siti Nina N.
Kepala Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD
Provinsi Jawa Barat
2. Nanang Syaefudin, S. Sos, M. Si. Kepala Sub Bagian Publikasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa
Barat
Sumber : Penelitian, 2012
1.8 Metode Penelitian
kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi (Sugiyono, 2009: 1). Dengan kata lain, Pendekatan kualitatif adalah suatu proses penelitian dan pemahaman yang berdasarkan pada metodologi yang menyelidiki suatu fenomena sosial dan masalah manusia.
Sedangkan metode deskriptif menurut Jalaludin Rakhmat dalam bukunya
“Metode Penelitian Komunikasi” mengemukakan bahwa metode deskriptif
mempunyai ciri – ciri sebagai berikut :
1. Mengumpulkan informasi aktual secara terperinci yang melukiskan masalah yang ada.
2. Membuat perbandingan atau evaluasi. Menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama pada masa yang akan datang. (Rakhmat, 1997 : 24)
1.9Tekhnik Pengumpulan Data
Untuk memperoleh data yang diperlukan, digunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :
Interview atau Wawancara
Wawancara adalah pertemuan dua orang untuk bertukar informasi dan ide melalui Tanya jawab, sehingga dapat dikontribusikan makna dalam suatu topik tertentu.
Percakapan dengan maksud tertentu, yang dilakukan oleh kedua belah pihak yaitu pewawancara (interviewer) sebagai orang yang mengajukan pertanyaan, dan yang diwawancarai (interviewee) sebagai orang yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu (Koentjaraningrat, 1996).
Observasi
`Observasi menurut Sutrisno Hadi (1986) dalam Sugiyono merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari pelbagai proses biologis dan psikhologis (Sugiyono, 2009 :145).
lokasi penelitian, peneliti melakukan pengamatan dalam mendapatkan data yang akurat dalam melengkapi data-data yang sebelumnya telah didapat oleh peneliti mengenai kegiatan Hearing Dialog.
Dokumentasi
Setiap bahan tertulis ataupun film lain dari record yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Dokumen dapat berupa tulisan, gambar, atau karya tulis monumental dari seseorang. Dokumen sudah lama digunakan dalam penelitian sebagai sumber data, karena dalam banyak hal dokumen sebagai sumber data dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan (Moleong,2001: 216-217) Dokumentasi sendiri merupakan salah satu sumber pengumpulan data yang diperoleh dari beberapa data atau laporan, buku, surat kabar dan juga beberapa bahan bacaan lainnya yang mendukung penelitian ini.
Studi Pustaka
InternetSearching
Perkembangan tekhnologi kini banyak membantu dalam kegiatan penelitian. Perkembangan tekhnologi dijadikan sebagai alat untuk mendapatkan data yang berkaitan dengan penelitian. Internet menjelma menjadi Ensiklopedia raksasa yang memuat berbagai informasi termasuk mengenai informasi – informasi yang dibutuhkan dalam penelitian. Peneliti menggunakan media internet sebagai media tekhnologi informasi yang menduania untuk mendapatkan informasi terbaru dan informasi yang telah ada sebelumnya. Tekhnik pengumpulan data internet searching ini sangat efektif untuk mendapatkan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh peniliti.
Menurut Bungin (2008), Penelusuran online merupakan tata cara melakukan penelusuran data melalui media online seperti internet atau media jaringan lainnya yang menyediakan fasilitas
online, sehingga memungkinkan peneliti dapat memanfaatkan data informasi online yang berupa data maupun informasi teori, secepat atau semudah mungkin dan dapat dipertanggungjawabkan secara akademis. (Bungin: 2008:48)1
1
1.10 Tekhnik Analisis Data
Teknik analisis data yang dilakukan yaitu sepanjang proses penelitian sejak memasuki lapangan untuk mengumpulkan data. Data yang berhasil peneliti kumpulkan dianalisis secara deskriptif kualitatif, lalu disajikan dalam bentuk naratif sesuai dengan masalah yang sedang dibahas. Sejalan dengan pemikiran Sugiyono yang menegaskan,
“Analisis data dalam penelitian kualitatif dilakukan sejak sebelum
memasuki lapangan, selama di lapangan, dan setelah selesai di lapangan. Dikatakan juga bahwa analisa data sebelum memasuki lapangan dilakukan terhadap data hasil studi pendahuluan, atau data sekunder yang akan digunakan untuk menentukan fokus penelitian. Namun demikian, fokus penelitian masih bersifat sementara, dan akan berkembang setelah penelitian masuk dan selama di lapangan”. (Sugiyono, 2009 : 89-90)
Sejalan dengan pernyataan sebelumnya, menganalisis data menurut Nasution dalam Sugiyono, menjelaskan analisa telah mulai sejak merumuskan dan menjelaskan masalah, sebelum terjun ke lapangan, dan berlangsung terus sampai penulisan hasil penelitian. Data yang sudah terkumpul kemudian dianalisis dengan reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. (Sugiyono, 2009:89)
Dalam penelitian ini, data yang telah diperoleh kemudian akan dianalisis dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
2. Klasifikasi data, termasuk didalamnya adalah proses penelitian, pemusatan perhatian, membuat ringkasan, penggolongan jawaban, dan lain sebagainya.
3. Mendeskripsikan data yang telah terkumpul.
4. Menganalisis data yang telah terkumpul dengan menganalisisnya sesuai dengan teori pendukung, bagan-bagan, foto, dan lain sebagainya. (Sugiyono, 2009 : 109-110)
1.11 Lokasi dan Waktu Penelitian 1.11.1 Lokasi Penelitian
Peneliti melakukan penelitian di Kantor Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat pada Bagian Humas dan Protokol yang terletak di Pusat Pemerintahan Provinsi Jawa Barat yang tepat berada pada: kompleks Gedung Sate, Jalan Dipenogoro No. 22 Bandung 40115 Telepon (022) 4206270
Fax (022) 4239376
1.11.2 Waktu Penelitian
Tabel 1.2
Waktu Penelitian Tahun 2012
Sumber : Peneliti, 2012
No Kegiatan Februari Maret April Mei Juni Juli
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Studi Pendahuluan
2 Pengajuan Judul 3 Penulisan Bab I Bimbingan 4 Penulisan Bab II Bimbingan 5 Penulisan Bab III 6 Pembuatan Draft
Wawancara
Bimbingan 7 Penumpulan Data 8 Wawancara Bimbingan 9 Penulisan Hasil
Wawancara
1.12 Sistematika Penulisan
Untuk memberikan gambaran penelitian ini secara sistematis, peneliti membagi susunan skripsi ke dalam lima bab, yaitu:
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan terdiri dari latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan penelitian, kegunaan penelitian, kerangka pemikiran, metode penelitian, subjek dan Informan, Pertanyaan Penelitian, Analisis Datab dan tekhnik pengumpulan data.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Berisikan mengenai tinjauan Public Relations, tinjauan mengenai Humas, pengertian, fungsi, tinjauan mengenai aspirasi, tinjauan mengenai publik, tinjauan mengenai Proses Operasional, dan tinjauan mengenai Kegiatan Hering Dialog.
BAB III OBJEK PENELITIAN
Bab ini menjelaskan mengenai sejarah lembaga termasuk visi dan misi, struktur organisasi kelembagaan, serta job description objek penelitian dan juga Pembahasan mengenai Kegiatan Hearing Dialog
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
27 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Tinjauan Public Relations atau Humas
Pada dasarnya Public Relations atau disebut juga Humas merupakan bidang atau fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organisasi, perusahaan bahkan pemerintahan. Kebutuhan dan kehadirannya tidak bisa dicegah, karena Humas merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan suatu organisasi.
2.1.1 Definisi Public Relations atau Humas
Menurut Cutlip dan Center ( 1958 : 6) dalam bukunya
Effectice Public Relations, yang dikutip oleh Kustadi Suhandang, mengemukakan bahwa :
“ Public Relations adalah suatu kegiatan komunikasi dan
penafsiran, serta komunikasi – komunikasi dan gagasan – gagasan dari suatu lembaga kepada publiknya, dan pengkomunikasian informasi, gagasan – gagasan, serta pendapat dari publiknya itu kepada lembaga tadi, dalam usaha yang jujur untuk menumbuhkan kepentingan bersama sehingga dapat tercipta suatu persesuaian yang harmonis
dari lembaga itu dengan masyarakatanya.” (Suhandang,
2004 : 45)
Dari definisi Cutlip dan Center itu tergambar adanya ciri khas dari Humas atau Public Relations, yaitu suatu kegiatan timbal balik antara lembaga dengan publiknya. Tidak saja melakukan kegiatan kepada publik yang ada diluar lembaga, tetapi jiga pihak publiknya melakukan kegiatan terhadap lembaga itu, sehingga terjadilah suatu pengertian bersama dalam meraih kepentingan bersama. Dalam proses komunikasinya, Humas atau Public Relations tidak hanya menyampaikan informasi, tetapi juga menerima informasi dari publiknya.
Selain itu, adapun definisi Public Relations atau Humas dilihat dari manajemennya, yang dikemukakan oleh Glenn dan Denny Griswold ( 1948 : 4 ) dalam bukunya Your Public Relations
yang dikutip oleh Kustadi Suhandang, adalah
untuk memperoleh pengertian dan pengakuan yang baik
dari publik.” ( Suhandang, 2004 :45-46)
Dalam definisi tersebut ditunjukan betapa pentingnya kedudukan publik, kepentingan publik, dan opini publik. Public Relations berusaha agar kebijaksanaan dan prosedur suatu organisasi atau perseorangan sesuai dengan kepentingan publik, serta pelaksanaan kerjanya diarahkan untuk memperoleh pengertian dan pengakuan publik.
2.1.2 Fungsi Public Relations atau Humas
Menurut Cutlip and Center dalam bukunya “Effective Public Relations” yang dikutip oleh Onong Uchjana Effendy, mengemukakan 3 fungsi Humas atau Public Relations yaitu:
a. To ascertain and evaluate public opinion as it relates to his organization (menjamin dan menilai opini publik yang ada dari organisasi).
b. To councel executives on way of dealing with public opinion as it exist (untuk memberikan nasihat/penerangan pada manajemen dalam hubungannya dengan opini publik yang ada).
Onong Uchjana Effendy dalam bukunya “Humas” juga
mengemukakan 4 fungsi Humas atau Public Relations, sebagai berikut,
a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi.
b. Membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publik, baik public ekstern maupun intern.
c. Menciptakan komunikasi dan menyalurkan opini publik kepada organisasi.
d. Melayani publik dan menasehati pimpinan organisasi demi kepentingan umum.” (Effendy, 1997: 31-32).
2.1.3 Tujuan Public Relations atau Humas
kondisi-kondisi daripada publik yang bersangkutan, dan memperbaikinya jika citra itu menurun/rusak.
Menurut charles S. Steiberg (1958 : 198) dalam Kustadi Suhendang, mengemukakan bahwa tujuan Public Relations menciptakan opini publik yang menyenangkan tentang kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh badan atau perusahaan yang bersangkutan. ( Suhandang, 2004 : 53)
Pandangan lain datang dari Dimock Marchall bersama rekan-rekannya, Edward, Gladys, Odgen, Dimock, dan Louis W. Koenig, melalui bukunya yang berjudul Public Administration, yang dikutip oleh Kustadi Suhandang, membagi tujuan Humas atau
Public Relations atas dua bagian yaitu :
“ 1. Secara positif berusaha mendapatkan dan menambah penilaian serta jasa baik suatu organisasi atau perusahaan.
2. secara defensif berusaha untuk membela diri tehadap pendapat masyarakat yang bernada negatif, bilamana diserang dan serangan itu kurang wajar, padahal organisasi atau perusahaan itu tidak salah ( terjadi kesalahpahaman ). Dengan demikian, tindakan ini merupakan salah satu aspek penjagaan atau pertahanan. “ ( Suhandang, 2004 : 53-54)
2.1.4 Ciri-Ciri Public Relations atau Humas
sebuah organisasi dapat diketahui dari ada tidaknya kegiatan yang menunjukan ciri-cirinya.
Adapun ciri-ciri Public Relations menurut Onong Uchjana Effendy, yaitu:
1. Public Relations adalah kegiatan komunikasi dalam suatu
organisasi yang berlangsung dua arah secara timbal balik. 2. Public Relations merupakan penunjang tercapainya tujuan
yang ditetapkan oleh manajemen suatu organisasi, sedangkan public yang menjadi sasaran kegiatan Public Relations adalah publik eksternal dan publik internal.
3. Operasionalisasi Public Relations adalah membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik dan mencegah terjadinya rintangan psikologi. Baik yang timbul dari pihak organisasi maupun dari pihak publik. (Effendy, 1997: 31)
2.1.4 Kegiatan Public Relations atau Humas
Menurut Danan Djaja, bentuk kegiatan dari PR terbagi atas dua hal yaitu Internal Public Relations dan Eksternal Public Relations, yaitu:
“Internal Public Relations merupakan salah satu bentuk kegiatan dari Public Relations yang menitikberatkan kegiatannya ke dalam, maksud kegiatan tersebut hanya berlaku kepada bentuk hubungan dengan publik yang ada dalam instansi atau perusahaan. Salah satu tujuan eksternal
perusahaan akan semakin baik dan hal itu tentunya dapat menarik perhatian masyarakat dan mempengaruhi sikap mereka terhadap perusahaan.” (Djaja, 1985: 26).
Menurut Abdurrachman bagi suatu perusahaan, hubungan-hubungan dengan publik di luar perusahaan itu merupakan suatu keharusan di dalam usaha-usaha untuk:
1. Memperluas langganan 2. Memperkenalkan produksi 3. Mencari modal dan hubungan
4. Memperbaiki hubungan dengan serikat-serikat buruh, mencegah pemogokan-pemogokan dan mempertahankan karyawan-karyawan yang cakap, efektif dan produktif dalam kerjanya.
5. Memecahkan persoalan-persoalan atau kesulitan-kesulitan yang sedang dihadapi, dan lain-lain. (Abdurrachman, 2001:28)
Bentuk-bentuk hubungan eksternal Public Relations
menurut Danan Djaja adalah:
1. Hubungan dengan pers (press relations)
2. Hubungan dengan pihak pemerintah (government relations) 3. Hubungan dengan public pelanggan (customers relations) 4. Hubungan dengan masyarakat (community relations) 5. Hubungan dengan pihak pengedar (supplier relations) 6. Hubungan dengan pendidikan (educational relations).
Dalam penelitian ini, peneliti memfokuskan kegiatan eksternal PR dalam hubungannya dengan masyarakat. Hubungan dengan masyarakat atau community relations merupakan salah satu bentuk kegiatan dari
eksternal PR yang kegiatannya diarahkan kepada menciptakan hubungan baik atau pengabdian kepada masyarakat.
2.2 Tinjauan Tentang Aspirasi
Aspirasi berasal dari kata aspire, yang artinya bercita-cita atau menginginkan. Pengertian aspirasi menurut kamus umum bahasa Indonesia adalah harapan dan tujuan untuk keberhasilan di masa yang akan datang. Slameto (2003 : 53)2 mendefinisikan aspirasi sebagai harapan atau keinginan individu akan suatu keberhasilan atau prestasi. Aspirasi mengarahkan aktivitas individu untuk mencapai tujuan-tujuan yang ingin dicapai.
Menurut Hurlock (1979 : 264)3 aspirasi didefinisikan sebagai keinginan yang kuat dan usaha yang dilakukan untuk meraih sesuatu yang lebih tinggi dari keadaan sekarang. Keinginan tersebut dapat berupa keinginan meningkatkan status individu, maupun keinginan yang tidak wajar dan terlalu berani.
Aspirasi harus memperhatikan tiga hal, pertama penampilan atau aspek apa yang dipandang penting dan diinginkan, atau apa yang ingin dilakukan. Kedua, seberapa besar harapannya untuk berprestasi, terutama pada
2
http://ow.ly/cwicN (Minggu, 10 juni 2012, pkl: 16.00)
3
aspek penting dari aktivitasnya. Ketiga, arti penting prestasi tersebut bagi individu, baik pada seluruh aspek atau aspek yang lain.
Aspirasi dapat dikelompokkan berdasarkan usaha individu dalam memperoleh target yang telah ditetapkan. Aspirasi yang dimiliki individu dapat berupa aspirasi positif atau aspirasi negatif yang ditinjau dari orientasi individu mencapai kesuksesan, aspirasi jangka pendek atau jangka panjang yang ditinjau dari orientasi kebutuhan individu, dan aspirasi realistic atau aspirasi tidak realistik yang ditinjau dari kesadaran individu akan kemampuannya dalam mencapai aspirasi yang diinginkan. Terbentuknya aspirasi individu dapat dipengaruhi oleh faktor intelegensi, jenis kelamin, minat, nilai yang dianut, tekanan keluarga, harapan kelompok, tradisi kultural, kompetisi dengan individu yang lain, pengalaman masa lalu, media massa, dan karakteristik personal. (Hurlock, 1979 :265-266)4
Berdasarkan Teori di atas maka dapat disimpulkan bahwa aspirasi adalah keinginan yang ada dalam diri individu yang dismapaikan dengan harapan tujuannya dapat tercapai.
4
2.3 Tinjauan Publik
Publik berasal dari Bahasa Inggris yaitu public yang berarti umum, masyarakat negara (Sinambela, 2006:5). Istilah publik jelas dikatakan oleh Sinambela bahwa publik berarti umum, dapat dikatakan juga masyarakat dan Negara.
Istilah publik juga didefinisikan menurut Inu dan kawan-kawan dalam Sinambela, bahwa publik adalah sejumlah manusia yang memiliki kebersamaan berpikir, perasaan, harapan, sikap dan tindakan yang benar dan baik berdasarkan nilai-nilai norma yang merasa memiliki (Sinambela, 2006:5). Istilah publik menurut Inu dan kawan-kawan di atas, jelas bahwa publik merupakan sejumlah kelompok manusia yang memiliki rasa kebersamaan untuk berpikir, kebersamaan perasaan dan lainnya berdasarkan nilai norma yang merasa saling memiliki.
Pengertian publik menurut pendapat Oemi Abdurrahman dalam bukunya yang berjudul Dasar – Dasar Public Relations adalah mereka – mereka yang memiliki kepentingan bersama, terstrukturisasi, serta memiliki solidaritas antar sesama seperti pendapatnya berikut ini :
“Sekelompok orang yang menaruh perhatian pada suatu hal yang
Publik dapat diartikan sebagai sekelompok kecil atau sekelompok besar yang terdiri dari orang – orang banyak maupun sedikit yang memiliki tingkat perhatian yang cukup tinggi terhadap suatu hal yang sama. Sekelompok orang tersebut memiliki tingkat solidaritas yang tinggi. Rachmadi membagi publik menjadi dua jenis yaitu :
1. Publik intern, adalah publik yang menjadi bagian dari unit usaha atau badan atau instansi. Di dalam birokrasi pemerintah, publik ini adalah para aparat pemerintah termasuk juga para pejabat pengambilkeputusan.
2. Publik ekstern, adalah „orang luar‟ atau publik umum
(masyarakat), yang mendapatkan pelayanan dari birokrasi pemerintah. Dalam birokrasi pemerintah di bidang pelayanan publik, maka publik atau khalayak eksternal adalah rakyat atau masyarakat secara keseluruhan. (Rachmadi, 1994 : 11 - 12).
2.4 Tinjauan Proses Operasional
Tahap – tahap proses operasional PR menurut Cutlip & Center (1961) yang dikutip oleh Abdurrachman, dimana untuk mencapai efek yang tinggi dalam kegiatan komunikasi proses operasional PR haruslah melalui 4 tahapan yaitu ,
1. Fact-finding
Fact finding adalah mencari dan mengumpulkan data atau fakta sebelum melakukan tindakan. Misalnya PR sebelum melakukan suatu kegiatan harus terlebih dahulu mengetahui, misalnya: apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk kedalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor (Abdurrachman, 2001:32)
2. Planning
3. Communicating
Communicating merupakan tahap implementasi sesuai fakta/data yang telah dirumuskan dalam perencanaan. Misalnya dengan mengkomunikasikan sesuai dengan bentuk-bentuk komunikasi:
- Personal communication - Group communication
- Mass communication
Pada tahap ini hal-hal yang harus diperhatikan adalah :
- The action of strategy : Public Relations harus dapat melakukan tindakan yang sifatnya acting responsively dan responsibility, artinya Public Relations mau mendengar keinginan public sehubungan dengan segala kegiatan yang dilakukan.
4. Evaluation
Tujuan utama evaluasi adalah untuk mengetahui apakah tujuan Public Relations benar-benar telah dilaksanakan sesuai rencana berdasarkan hasil penelitian atau tidak. Penilaian untuk mengetahui sampai dimana kelancaran kegiatan Public Relations
yang telah berlangsung (Abdurrachman, 2001:33)
2.5 Tinjauan Hearing Dialog
Kegiatan Hearing Dialog pada dasarnya diambil dari kata Hearing
yang artinya mendengarkan, dan dialog yang berarti percakapan. Jadi Kegiatan Hearing Dialog adalah kegiatan dengar pendapat dari masyarakat melalui dialog yang bertujuan untuk menjaring aspirasi masyarakat dan membangun komunikasi yang harmonis antara DPRD dengan masyarakat.
Awal dibentuknya kegiatan Hearing Dialog yaitu seiring dibuatnya UU No. 32 Tahun 2004 mengenai tugas, wewenang, Hak & Kewajiban DPRD terhadap penanganan Aspirasi dimana isi dari UU tersebut adalah,
“Tugas dan wewenang DPRD menampung dan menindaklanjuti aspirasi
masyarakat”.
Hearing Dialog merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat untuk menyerap aspirasi dari masyarakat dan menyampaikan hasil kerja yang telah dilakukan oleh DPRD Provinsi Jawa Barat. Hearing Dialog kemudian menjadi kegiatan rutin yang dilakukan DPRD Provinsi Jawa Barat yang bertujuan untuk membangun komunikasi yang harmonis diantara pemerintah dengan masyarakat, sehingga DPRD Provinsi Jawa Barat memperoleh berbagai masukan yang berharga dalam rangka membuat kebijakan pembangunan, pemerintahan dan kemasyarakatan di daerah nya. Selain itu, kegiatan Hearing Dialog juga dimaksudkan untuk menjaring aspirasi, masukan serta pendapat dari berbagai elemen masyarakat di Jawa Barat sekaligus sebagai ajang sosialisasi kegiatan DPRD Provinsi Jawa Barat. Hearing Dialog ini dilakukan DPRD Provinsi Jawa Barat untuk memperoleh komunikasi timbal balik yang berkaitan dengan permasalahan atau aspirasi yang disampaikan masyarakat dari berbagai komponen tokoh masyarakat Jawa Barat, seperti budayawan, tokoh agama, forum rektor, tokoh media massa, wartawan serta unsur pimpinan daerah.
Dengan diadakannya kegiatan Hearing Dialog, maka intansi DPRD Provinsi Jawa Barat mengetahui apa yang menjadi aspirasi serta permasalahan yang dihadapi masyarakat sehingga bisa mengambil suatu kebijakan yang selaras dengan apa yang dibutuhkan masyarakat.Kegiatan
71
Dalam bab ini, akan dibahas mengenai hasil penelitian dari Proses Operasional Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan Hearing Dialog yang didapat dari hasil wawancara dengan Informan. Pada bab ini, akan di uraikan semua penjelasan tentang pertanyaan-pertanyaan penelitian yang didapat dari hasil wawancara dan diperkuat dengan teori-teori yang didapatkan dari studi pustaka yang dilaksanakan pada bulan Juni 2012, yang terdiri dari :
Deskripsi Identitas Informan Deskripsi Hasil Penelitian
Pembahasan
4.1 Deskripsi Informan
Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian maka peneliti akan mendeskripsikan data Informan. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya jumlah informan dalam penelitian ini adalah 2 orang.
1. Informan pertama
[image:62.595.242.472.498.662.2]Kepala Humas dan Protokol Sekretariat DPRD, yaitu Ibu Dra.Hj. Siti Nina N. Dengan jenis kelamin Perempuan dan beragama Islam. Sudah 22 tahun bekerja sebagai Pegawai Negeri Sipil. Pendidikan terakhir Sarjana di bidang akuntansi. Ibu Nina adalah pribadi yang ramah, tidak banyak waktu yang dilakukan peneliti untuk wawancara mengingat beratnya beban kerja dan tanggungjawab yang diemban oleh beliau sebagai Kepala Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, dimana kegiatannya termasuk kegiatan yang tidak mudah dan tidak ringan untuk dilaksanakan.
Gambar 4.1
Kepala Bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
2. Informan kedua
[image:63.595.272.425.492.681.2]Kemudian yang bertindak sebagai informan kedua adalah Bapak Nanang Syaifudin S., Sos., M. Si yang saat ini menjabat sebagai Kepala Sub Bagian Publikasi di Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. Berjenis kelamin laki-laki dan beragama Islam. Informan juga aktif mengajar di salah satu Sekolah Tinggi Ilmu Administrasi dan sudah 23 tahun bekerja sebagai Pegawai Negeri Sipil hingga saat ini. Beliau adalah sosok yang humoris, ramah, dan bersahabat hal tersebut memudahkan peneliti dalam melakukan proses wawancara kepada informan.
Gambar 4.2
Kasubag Publikasi Humas & Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
4.2 Deskripsi Hasil Penelitian
Dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan peneliti pada tanggal 13 Juni – 14 Juni 2012, diperoleh informasi mengenai pertanyaan penelitian yang kemudian diolah menjadi sebuah pembahasan hasil penelitian yang juga digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dan mencapai tujuan dari penelitian. Yaitu untuk menganalisis mengenai Proses Operasional Humas Dan Protokol Sekretariat Dprd Provinsi Jawa Barat Dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
Hasil penelitian yang dibahas dalam bab ini didapatkan dari sumber yang merupakan sumber yang dapat dipercaya dan memiliki nilai kredibilitas tinggi terhadap informasi yang dibutuhkan.
4.2.1 Fact Finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
a. Tahap fact finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog.
Aspirasi yang masuk berasal dari berbagai kota di Jawa Barat dimana aspirasi dari publik yang masuk di tampung dan dikoordinasikan oleh Subag Humas Layanan Aspirasi. Subag Humas Layanan Aspirasi membuat laporan perihal aspirasi-aspirasi publik yang masuk untuk dilaporkan kepada Sekretaris DPRD, dari sekretaris DPRD selanjutnya aspirasi akan dilaporkan kepada pimpinan DPRD dan pimpinan DPRD merekomendasikan aspirasi tersebut kepada Komisi yang terkait dengan aspirasi tersebut yang kemudian aspirasi yang sudah diterima akan ditindak lanjuti dengan mengadakan kegiatan Hearing Dialog
yang lokasi pelaksanaannya disesuaikan dengan aspirasi terkait. Adapun komisi terkait tersebut meliputi,
1. Komisi A : Meliputi Bidang Pemerintahan 2. Komisi B : Meliputi Bidang Perekonomian 3. Komisi C : Meliputi Bidang Keuangan 4. Komisi D : Meliputi Bidang Pembangunan
5. Komisi E : Meliputi Bidang Kesejahteraan Rakyat
b. Tujuan fact finding yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog
Tujuan dari pengumpulan fact finding yang dilakukan oleh bagian Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan
Hearing Dialog adalah untuk mengetahui permaslahan yang ada di masyrakat melalui aspirasi yang disampaikan publik tersebut. Dalam hal ini Humas dan Protokol meninjau aspirasi publik yang masuk untuk mengetahui permaslahan apa yang terjadi di masyarakat atau permaslahan apa yang banyak disampaikan oleh masyarakat terkait kinerja Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Provinsi Jawa Barat.
Tujuan dari fact finding selanjutnya adalah agar komisi-komisi terkait yang akan menjadi narasumber mengetahui gambaran secara umum mengenai materi permaslahan atau aspirasi yang akan dibahas dalam kegiatan Hearing Dialog, hal ini sebagaimana disampaikan oleh Ibu Hj. Siti Nina N sebagai berikut :
4.2.2 Planning yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog
a. Tahap planning yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog
Awal dibentuknya kegiatan Hearing Dialog yaitu seiring dibuatnya UU No. 32 Tahun 2004 mengenai tugas, wewenang, Hak & Kewajiban DPRD terhadap penanganan Aspirasi dimana isi dari UU tersebut adalah, “Tugas dan wewenang
DPRD menampung dan menindaklanjuti aspirasi masyarakat”.
Selain itu juga pada pelaksanaan suatu perencanaan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan dari dewan karena berkaitan dengan anggaran pemerintah. Hal ini sesuai dengan salah satu fungsi dewan yaitu Anggaran dimana anggaran tersebut didapat dari APBD (Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah).
Dari hasil fact finding yang telah dilakukan oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat, maka dihasilkan sebuah planning yang merupakan perencenaan dan hal-hal yang harus dipersiapkan sebelum melakukan kegiatan
pimpinan dewan maupun komisi-komisi terkait prihal penetapan jadwal yaitu tanggal, hari dan waktu pelaksanaan kegiatan tersebut agar tidak mengganggu jadwal kinerja pimpinan dewan maupun komisi-komisi terkait. Humas dan Protokol juga mempersiapkan kamera yang digunakan untuk mendokumentasikan berlangsungnya kegiatan Hearing Dialog.
Setelah melakukan survey ke tempat lokasi pelaksanaan kegiatan Hearing Dialog dan melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait, selanjutnya Humas dan Protokol membuat persiapan yang berguna untuk menunjang kegiatan tersebut, diantaranya yaitu,
a) Membuat Spanduk
Gambar 4.3
Spanduk Kegiatan Hearing Dialog
Sumber : Arsip Humas dan Protokol, 2012
b) Membuat Susunan Acara
Gambar 4. 4
Susunan Acara Kegiatan Hearing Dialog
c) Membuat Layout
Gambar 4.5
Layout kegiatan Hearing Dialog
[image:74.595.117.510.150.708.2]d) Membuat dan Menyebarkan Undangan
Dalam kegiatannya memfasilitasi kegiatan Hearing Dialog, Humas dan Protokol juga membuat undangan dan menyebarkan undangan berdasarkan daftar nama pihak-pihak yang akan di undang dalam kegiatan Hearing dialog
tersebut, pihak-pihak yang akan diundang yaitu pimpinan daerah setempat, perwakilan masyarakat yang berkaitan dengan aspirasi yang akan disampaikan, dan pimpinan Dewan serta komisi-komisi terkait. Berikut contoh daftar pihak-pihak yang diundang dan undangan yang di buat oleh Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam memfasilitasi aspirasi publik melalui kegiatan
Gambar 4.6
Daftar Pihak Yang Diundang Dalam Kegiatan Hearing Dialog
Gambar 4.7
Undangan Yang dibuat Oleh Humas dan Protokol dalam Kegiatan Hearing Dialog
e) Membuat Buku Tamu
Dalam perencanaan kegiatan Hearing Dialog, Humas dan Protokol juga membuat Buku Tamu yang isinya meliputi No, Nama, jabatan, alamat dan tanda tangan.
Perencanaan tersebut selalu memerlukan peninjauan agar tindakan yang diambil sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
b. Tujuan planning yang dilakukan Humas dan Protokol Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dalam Memfasilitasi Aspirasi Publik Melalui Kegiatan Hearing Dialog
Tujuan dari perencanaan yang dilakukan oleh Humas dan Protokol adalah agar setiap pelaksanaan kegiatan Hearing Dialog dimana Humas dan Protokol yang berperan sebagai fasilitator dapat menjalankan tugasnya dengan efektif dan efisien dan kegiatannya berjalan dengan baik sesuai dengan yang diharapkan sebagaimana yang disampaikan oleh Bapak Nanang Syaifudin berikut ini,
“ Tujuan dari perencanaan tersebut tidak lain agar
humas dapat menjalankan tugasnya dengan baik dalam upaya memfasilitasi aspirasi masyarakat dan kegiatan Hearing Dialog itu sendiri dapat ber
