No. Register : 3236/D3/2021
ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DPRD
PROVINSI JAWA BARAT
Oleh:
Afifah Amini 1803003
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Diploma III Studi Sekretari
AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMEN TARUNA BAKTI BANDUNG
2021
i
LEMBAR PENGESAHAN
Nama : Afifah Amini NPM : 1803003
Judul : Analisis Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
Tugas akhir ini disajikan pada tanggal Agustus 2021
Bandung, Agustus 2021 Menyetujui,
Dosen Pembimbing Utama Dosen Pembimbing Pendamping
Hj. Sofiatiningsih, M.Si. Fenny Damayanti, M.M.
NIP. 131283573 NIP. 145248
Mengesahkan, Mengetahui,
Direktur Wakil Direktur
Dr.Chandra Hendriyani, M.Si, CHCM T. Sitti Rochmah, M.Si NIP 442.200.006 NIP 442.200.004
i
ii
Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Mengesahkan, Mengetahui,
Kasubag T.U Kepegawaian, Analisis SDM Ahli Muda,
Mamar Komara, S.Sos Agus Maulana, S.Sos
ii
iii
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa :
1. Karya tulis saya, Laporan Tugas Akhir ini, adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademik (diploma), baik di Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti maupun di perguruan tinggi lain.
2. Karya tulis ini adalah murni gagasan, rumusan, dan penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan Tim Pembimbing.
3. Dalam karya tulis ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah ditulis atau dipublikasikan orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka.
4. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena karya ini, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di perguruan tinggi ini.
Bandung, Agustus 2021 Yang membuat pernyataan,
Afifah Amini
iii
iv
ABSTRAK
Laporan kerja praktik ini berjudul “Analisis Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat”, dengan latar belakang bahwa arsip sebagai bahan untuk pengambilan keputusan pimpinan, juga berfungsi sebagai bukti serta sebagai pusat sumber informasi dalam perusahaan.
Laporan ini bersifat lapangan yang dilakukan selama 300 jam dengan metode penelitian deskriptif analisis. Data primer diperoleh melalui pengamatan langsung, wawancara, dan dokumentasi sedangkan data sekunder diperoleh dari buku-buku, jurnal, dokumen-dokumen serta artikel-artikel yang berkaitan dengan pembahasan penelitian. Tujuan penyusunan penelitian ini untuk mengetahui bagaimana prosedur penyimpanan arsip surat dan sistem penyimpanan arsip surat yang dipergunakan Hasil penelitian ,menunjukan bahwa prosedur penyimpanan arsip yang dilakukan sudah berjalan dengan mudah, lancar serta teratur, sesuai dengan standar opersional perusahaan sehingga memudahkan bagi petugas untuk menyelesaikan satu rangkaian dalam menata arsip. serta sistem penyimpanan arsip surat yang digunakan adalah dengan menggunakan sistem nomor dan sistem abjad yang dilakukan secara manual, dapat menyimpan arsip banyak, arsip terlihat lebih rapih sehingga memudahkan petugas dalam melakukan proses pencarian kembali arsip tersebut secara cepat dan akurat. Oleh karena itu, pengelolaan sistem penyimpanan arsip yang tepat dibutuhkan agar memudahkan efektifitas perusahaan dalam melakukan pencarian arsip. Pada akhirnya, penulis dapat memberi saran bahwa untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang kearsipan sebaiknya proses penyimpanan arsip ditambah menggunakan digital system.
Kata Kunci : Arsip, prosedur, sistem penyimpan
iv
ABSTRACT
This practical work report is entitled "Analysis of Procedures for Keeping Letter Files in the General Section of the Secretariat of the DPRD of West Java Province", with the background that archives are material for leadership decision making, also serve as evidence and as a central source of information within the company. This research is a field study which was conducted for 300 hours with descriptive analysis research method. Primary data was obtained through direct observation, interviews, and documentation, while secondary data was obtained from books, journals, documents and articles related to the research discussion. The purpose of compiling this research is to find out how the procedures for storing mail archives and mail file storage systems are used. The results of the study show that the archive storage procedures carried out have been running easily, smoothly and regularly, in accordance with company operational standards making it easier for officers to complete a series in managing archives. as well as the mail archive storage system used is to use a number system and an alphabetic system that is done manually, can store many archives, the archive looks neater making it easier for officers to carry out the process of searching back the archive quickly and accurately. Therefore, proper management of archive storage systems is needed to facilitate the company's effectiveness in conducting archive searches. In the end, the author can suggest that to improve services in the field of archives, it is better if the archive storage process is added using a digital syste.
Keywords: Archives, procedures, storage systems
v
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, karena berkat rahmat dan karunia-Nyalah penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul
“Analisis Sistem Penyimpanan Arsip Surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat”. Selama penulisan tugas akhir ini banyak sekali hambatan yang penulis alami, namun berkat bantuan, dorongan serta bimbingan dari berbagai pihak, akhirnya tugas akhir penulis ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Laporan ini disusun sebagai salah satu syarat Ujian Akhir Program Diploma III Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung. Penulis menyampaikan ucapan terima kasih bapak/ ibu yang terhormat :
1. Dr. Chandra Hendriyani, M.Si., CHCM. selaku Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
2. T. Sitti Rochmah, M.Si., selaku Wakil Direktur Bidang Akademik dan Kemahasiswaan Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti.
3. Hj. Sofiatiningsih, M.Si., selaku Dosen Pembimbing Utama yang sudah banyak membantu, memberi semangat dan mendampingi penulis disaat suka dan duka, serta menjadi pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran untuk membimbing penulis, sehingga Penulis dapat menyelesaikan laporan ini dengan baik dan tepat waktu.
vi
4. Fenny Damayanti, S.Sos., M.M. selaku dosen pembimbing pendamping sekaligus dosen wali yang telah banyak membantu penulis.
5. Seluruh dosen dan staf Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti, Penulis mengucapkan terima kasih telah memberikan ilmu dan pengetahuan serta membantu Penulis selama perkuliahan.
6. Agus Maulana, S.Sos, Pak Dikdik, dan Pak Juandi yang telah banyak membantu dan memberi ilmu selama Penulis menjalani PKL di Sekretariat DPRD Prov. Jabar.
7. Pak Syam dan Pak Nana yang telah memberikan kegembiraan kepada penulis ketika menjalani PKL di Sekretariat DPRD Prov. Jabar dengan memberikan nasehat, candaan serta tawa.
8. Seluruh staf dan pegawai di Sekretariat DPRD Pov. Jabar yang telah membantu dalam mengejakan Tugas Akhir.
9. Kepada kedua orang tua terkasih Ibu dan Ayah yang selalu memberikan motivasi yang luar biasa, kasih sayang serta mendoakan penulis di setiap langkahnya. Penulis ucapkan terimakasih yang tak terhingga kepada Ibu yang senantiasa memberikan nasihat terbaik dan mendoakan dengan sungguh - sungguh dan penulis ucapkan terimakasih kepada Ayah tercinta atas segala pengorbanan, ilmu serta tidak pernah lelah untuk memberikan yang terbaik kepada Penulis dalam segala hal.
10. Kepada yang teristimewa Puspa, Fitra, Viola selaku sahabat terbaik yang yang selalu menemani hari-hari Penulis dengan tawa, suka, dan duka.
vii
Terima kasih yang tak terhingga untuk kebersamaannya dan segala bentuk dukungannya selama ini. kalian adalah The best friend ever.
11. Teruntuk Irman Dwi Hidayat yang telah menjadi penyemangat, membantu, memotivasi dan menemani penulis dalam keadaan suka duka sehingga dapat terselesainya tugas akhir ini.
12. Teman-teman seperjuangan ASMTB angkatan 2018 yang telah saling membantu dan memotivasi, sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
13. Seluruh pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dan mendukung kelancaran penyusunan laporan ini
Penulis telah berupaya semaksimal mungkin, namun Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penulisan tugas akhir ini, untuk itu Penulis
mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari pembaca demi kesempurnaan laporan ini. Kiranya laporan ini dapat bermanfaat bagi Penulis dan segenap pembacanya
Bandung, Agustus 2021
Afifah Amini.
NPM. 1803003
viii
ix
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... i
LEMBAR PERNYATAAN ... iii
ABSTRAK ... iv
ABSTRACT ... v
KATA PENGANTAR ... vi
DAFTAR ISI... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Kerja Praktik ... 1
1.2 Identifikasi Masalah... 3
1.3 Tujuan dan Manfaat ... 4
1.3.1 Tujuan ... 4
1.3.2 Manfaat ... 4
1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktik ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Pengertian Administrasi ... 6
2.2 Pengertian Arsip ... 8
2.3 Jenis dan Peranan Arsip ... 9
ix
2.4 Sistem penyimpanan Arsip ... 12
2.5 Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip ... 18
2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip ... 18
BAB III ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT ... 21
3.1 Sejarah Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 21
3.1.1 Visi dan Misi ... 24
3.2 Struktur Oganisasi ... 25
3.2.1 Tugas Pokok ... 26
3.3 Struktur Bagian Umum dan Administrasi Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 34
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 39
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 42
4.1 Prosedur Penyimpanan Arsip Surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 42
4.1.1 Sistem Penyimpanan Arsip Surat yang dipergunakan di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 46
4.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Surat di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 49
4.2.1 Sistem Penyimpanan Arsip Surat yang dipergunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 50
4.3 Pembahasan ... 52
BAB V SIMPULAN & SARAN ... 54
5.1 Simpulan ... 54
5.2 Saran ... 55 x
DAFTAR PUSTAKA ... 56 LAMPIRAN 1... 58 RIWAYAT HIDUP ... 59
xi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Kerja Praktik ... 5
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad… ... 14
Gambar 2.2 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkaan Nomor… ... 14
Gambar 2.3 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Pokok Soal ... 15
Gambar 2.4 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Wilayah… ... 16
Gambar 2.5 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Tanggal ... 16
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 25
Gambar 3.2 Struktur Bagian Umum dan Administrasi Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat ... 34
Gambar 4.1 Contoh Arsip Surat... 43
Gambar 4.2 Contoh buku klasifikasi Dispunsipda... 44
Gambar 4.3 Contoh tempat penyimpanan arsip (Filling Cabinet)… ... 45
Gambar 4.4 Flowchart Proses Penyimpanan arsip surat ... 42
Gambar 4.5 Contoh tempat penyimpanan arsip berdasarkan nomor… ... 48
Gambar 4.6 Contoh klasifikasi yang dipakai berdasarkan abjad… ... 48
xiii
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktik
Pada era globalisasi, informasi menjadi hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi/ perusahaan membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi. Pertukaran informasi yang cepat dapat menunjang kelancaran proses kegiatan administrasi pada suatu perusahaan. Setiap organisasi/ perusahaan memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah arsip. “Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi” Hal ini didukung oleh penelitian (Fathurrahman, 2018)
Pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran dalam perusahaan. “Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya, dan arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam dalam administrasi negara dibuat
1
2
secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan” Hal ini didukung oleh hasil penelitian dari (Suryadi, 2019)
Surat merupakan arsip/ dokumen yang penting bagi perusahaan karena selain berfungsi sebagai alat komunikasi antar perusahaan, juga berfungsi sebagai alat, bahan bukti, pengingat pada perusahaan. “ Surat adalah alat atau sarana komunikasi yang baik dalam bentuk tulisan maupun gambar yang digunakan oleh pihak - pihak terkait seperti perusahaan, organisasi, maupun pribadi kepada pihak lain untuk menyampaikan suatu informasi yang berfungsi sebagai bukti konkrit pada suatu hal atau kejadian tertentu” Hal ini didukung oleh hasil penelitian (Suherman, 2017) “Peranan surat menyurat sangat penting dalam suatu organisasi, baik organisasi kecil, sedang, ataupun besar” juga didukung oleh (Desilia Purnama Dewi, 2017)
Akademi Sekretari & Manajemen Taruna Bakti (ASMTB) mewajibkan Mahasiswa tingkat akhir untuk mengikuti pelaksanaan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama 300 jam, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program studi Diploma III. Hal ini bertujuan untuk mengenalkan penulis pada dunia kerja yang sesungguhnya.
3
Penulis melaksanakan Kerja Praktik di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat yang ditempatkan di bagian surat – menyurat Bagian Umum.
Bagian ini penting karena penyimpanan arsip yang efektif dan efisien suatu organisasi mempunyai ingatan dan sumber informasi yang dapat melancarkan kehidupan dan perkembangan Organisasi, serta penyimpanan arsip yang baik dapat mempermudah pengguna arsip menemukan kembali informasi yang diperlukan dalam waktu yang tidak terlalu lama. Oleh karena itu, penulis memilih judul dalam penulisan tugas akhir ini adalah
“ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI BAGIAN UMUM DI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT ”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti perlu mengidentifikasi masalah dalam penelitian ini. Adapun indentifikasi masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip surat di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat?
2. Sistem penyimpanan arsip surat apa yang dipergunakan di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat?
4
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan
Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu
“Analisis Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Surat di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat” maka tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur arsip surat yang digunakan di Bagian Umum di Sekretariat di DPRD Provinsi Jawa Barat.
2. Untuk mengetahui system penyimpanan arsip surat yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat di DPRD Provinsi Jawa Barat.
1.3.2 Manfaat
Berdasarkan dengan judul penelitian yang penulis angkat yaitu
“Analisis Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Surat di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat”, adapun manfaat dalam penelitian ini bagi:
1. Mahasiswa
Penulis dapat menambah pengetahuan terutama yang berkaitan dengan kearsipan. Serta utuk mengetahui lebih jelas mengenai kegiatan perkantoran yang sebenarnya.
2. Perusahaan
Dapat membantu dalam pemecahan masalah pengarsipan surat yang ada pada Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
5
3. Ilmu Pengetahuan
Untuk perbandingan antar teori yang telah dipelajari dengan melakukan Praktik Kerja Lapangan (PKL).
1.4 Lokasi dan Waktu Kerja Praktik
Penulis melaksanakan kerja praktik di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat yang berlokasi di Jl. Diponegoro no.27 Kota Bandung, Jawa Barat. Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat merupakan lembaga perwakilan rakyat daerah yang berkedudukan sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah di Provinsi Jawa Barat, Indonesia.
Waktu pelaksanaan kerja praktik dimulai pada 01 Februari 2021 sampai dengan 07 Mei 2021 yang terbilang selama 300 jam. Dalam pelaksanaannya, kerja praktik di sesuaikan dengan jam kerja kantor. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada tabel 1.1 dibawah ini:
Tabel 1.1
JADWAL KERJA PRAKTIK
Hari Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu
Masuk 08.00 08.00 08.00 08.00 08.00 08.00
Pulang 16.00 16.00 16.00 16.00 16.00 16.00 Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
6
6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Administrasi
Berikut pengertian administrasi secara etimologi menurut beberapa ahli.
Berdasarkan etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu administrare yang berarti melayani, membantu, sedangkan dalam bahasa Inggris menggunakan istilah administration yang sebenarnya berasal dari kata Ad (intensive) dan ministrare (to serve) yang berarti melayani, sehingga administrasi dapat diartikan melayani dengan baik. (Kacaribu, 2020). Dalam Belanda administrasi berasal dari kata administratie yang meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan atau dikenal juga dengan istilah clrecical work.
Pendapat ini didukung menurut Handayaningrat Suwarno (Pujiasri, 2018).
Berdasarkan pengertian menurut beberapa ahli di atas mengenai admnistrasi secara etimologis, penulis menarik kesimpulan bahwa admistrasi secara etimologis yaitu kata administrasi berasal dari kata administratie dan administrare yang artimya kegiatan melayani atau membantu dengan cepat dan baik yang kegiatannya meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Adapun pengertian administrasi secara luas, ada berbagai pandangan tentang pengertian administrasi secara luas. Administrasi sebagai keseluruhan
7
proses antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasional tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. The Liang Gie yang dikutip dari (Kacaribu, 2020) Administrasi dalam arti luas didefinisikan sebagai kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan semua sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Pendapat ini didukung menurut (Pujiasri, 2018)
Berdasarkan pengertian menurut beberapa ahli di atas mengenai admnistrasi secara luas, penulis menarik kesimpulan bahwa Administrasi adalah suatu proses yang rangkaian pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh 2 orang atau lebih dengan memanfaatkan semua sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Pertama penulis mengutip menurut Administrasi disamakan dengan kegiatan Tata Usaha yang berarti suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat/membukukan setiap perubahan. Liang Gie (Pujiasri Eny (2018:3)
Menurut Rahman Mariati (2017:7-8) Administrasi secara sempit diatas dapat dirangkumkan dalam tiga kelompok, yaitu:
1. Korespondensi atau surat-menyurat yaitu, rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.
2. Ekspedisi, yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima.
8
3. Pengarsipan, yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.
Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha. Sutha Diah Wijayanti (2018:2)
Berdasarkan pengertian menurut beberapa ahli di atas mengenai admnistrasi secara sempit, penulis menarik kesimpulan bahwa Administrasi merupakan suatu pekerjaan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis yang berhubungan dengan kegiatan tulis-menulis, surat-menyurat, ekspedisi, pengarsipan.
2.2 Pengertian Arsip
Mengenai pengertian arsip, penulis mengutip dari beberapa ahli, diantaranya Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapat berwujud surat menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, peraturan pemerintah dan lain sebagainya yang diterima atau dibuat sendiri oleh tiap lembaga, baik pemerintahan maupun swasta, kecil atau besar. Maulana (Sattar, 2019). Kemudian menurut The Liang Gie (Rusidi, 2019) Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap
9
kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan kembali. Warkat memiliki informasi yang dapat memuat gambar, bagan, teks, database, spreedshett, data suara dan lain sebagainya yang dibuat dari awal sampai akhir guna mendukung kinerja organisasi. Sukoco (Rosalin, 2017). Menurut Ignasius Wursanto (Mulyadi, 2016) Arsip adalah segala kertas naskah, buku, film, microfilm, rekaman, suara, gambar dan Peta, bagan atau dokumen asli yang lain dalam segala cara penciptaan dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi, kebijaksanaan, keputusan, prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas mengenai pengertian arsip, penulis menarik kesimpulan bahwa Arsip merupakan kumpulan warkat/ dokumen yang yang berupa kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, surat menyurat, barang cetakan, kartu-kartu, berisi koresponden, dan sebagainya yang dibuat dari awal sampai akhir guna mendukung kinerja organisasi yang disimpan secara sistematis.
2.3 Jenis dan Peranan Arsip
Berdasarkan fungsinya arsip dibagi menjadi 2 menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43/2009 (Sattar, 2019) yaitu:
1. Arsip Dinamis
Merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi:
10
a. Arsip aktif: Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
b. Arsip inaktif: Merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
c. Arsip vital: Merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
d. Arsip terjaga: Merupakan arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan,keamanan, dan keselamatannya.
2. Arsip Statis
Merupakan arsip yang dihasilkan Oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung olehArsip Nasional Republik Indonesia dam' atau lembaga kearsipan.
Mengenai peranan arsip penulis mengutip dari beberapa pendapat, pertama menurut DM Suyati (Sattar, 2019) bahwa secara umum peranan arsip meliputi:
1. Mendukung proses pengambilan keputusan 2. Menunjang proses perencanaan
3. Mendukung pengawasan 4. Sebagai alat bukti 5. Memori perusahaan
6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi
11
7. Arsip sebagai pusat ingatan
Peranan arsip yang penting dalam kegiatan organisasi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai media pengawasan, yang diperlukan dalam kegiatan proses perencanaan, proses analisa, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Sugiarto (Husni, 2019). Peranan arsip adalah sebagai sumber pengingat atau memori, sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti autentik atau legalitas dan sebagai bahan rujukan historis,perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya Sugiarto (Husni, 2019) bahwa Peranan arsip adalah sebagai sumber pengingat atau memori, sebagai bahan pengambilan keputusan, sebagai bukti autentik atau legalitas dan sebagai bahan rujukan historis. Dari beberapa pendapat ahli di atas penulis menarik kesimpulan bahwa Peranan Arsip dalam suatu organiasi merupakan suatu hal yang sangat penting sebagai alat bukti dan sebuah ingatan dalam suatu organisi yang dapat membantu kelancaran proses kegiatan organisasi.
12
.
2.4 Sistem penyimpanan Arsip
Sistem adalah kumpulan dari dua atau lebih komponen yang saling bekerja dan berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Hal ini didukung menurut Romney dan Steinbart (Mulyani, 2016). Kemudian menurut (Maniah, 2017) bahwa Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen berupa data, jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, sumber daya manusia, teknologi baik hardware maupun software yang saling berinteraksi sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan/sasaran tertentu yang sama”.
Didukung oleh hasil penelitian Ayu and Perdana (Surya Ramadhan, 2019) yang menyatakan bahwa Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen yang dapat mengumpulkan, memproses, dan menyebarluaskan informasi untuk suatu tujuan tertentu.”.
Berdasarkan pengertian dari para ahli tersebut di atas, penulis menarik kesimpulan bahwa Sistem merupakan kumpulan dari dua atau lebih komponen yang terdiri dari elemen-elemen berupa data, jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, sumber daya manusia, teknologi baik hardware maupun software yang saling berinteraksi dan berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu.
Mengenai system penyimpanan arsip penulis mengutip dari beberapa pendapat, menurut (Indrawan, 2020) bahwa “Sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disirnpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan”.
13
Menurut (Pramono, 2019) bahwa “Sistem penyimpanan arsip pada prinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu”. Kedua pendapat tersebut didukung oleh hasil penelitian dari Amsyah (Susanti, 2020) yang menyatakan bahwa “Pengertian sistem penyimpanan arsip sendiri adalah sistem yang mempermudah petugas dalam penyimpanan dokumen sehingga arsip ditemukan kembali dengan cepat bilamana arsip pada suatu waktu dibutuhkan”.
Dari beberapa pendapat tersebut di atas penulis menarik kesimpulan bahwa sistem penyimpanan arsip adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan dokumen/ warkat yang disimpan baik berupa huruf atau angka yang disusun berdasarkan urutan tertentu untuk memudahkan dalam penyimpanan dokumen sehingga arsip yang dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat.
2.5 Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip
Mengenai macam-macam jenis penyimpanan arsip penulis mengutip dari beberapa pendapat ahli, diantaranya menurut Sutarto (Mulyadi, 2016) ada macam–
macam Sistem Penyimpanan Arsip, yang terdiri dari : 1. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang di dalamnya termuat nama orang, nama wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini.
14
Gambar 2.1
Sumber: Mulyadi, 2016
2. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Abjad Bernomor
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad bernomor ini berarti warkat yang telah dibuat atau diterima yang di dalamnya termuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah maupun nama pokok soal disimpan menurut gabungan urutan abjad dan nomor dari Al, A2, A3, dan seterusnya sampai Zl, Z2, Z3, Z4 dan seterusnya. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 2.2 di bawah ini.
Gambar 2.2
Sumber: Mulyadi, 2016
15
3. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Pokok Soal
Sistem penyimpanan arsip menurut pokok soal berarti warkat yang dibuat atau diterima disimpan menurut pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan ataupun submasalah/suburusan yang tertera di dalamnya. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 2.3 di bawah ini.
Gambar 2.3
Sumber: Mulyadi, 2016 4. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Wilayah
Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah berarti warkat yang diterima oleh suatu organisasi menurut pembagian suatu daerah tertentu seperti Pulau,Kepulauan, Provinsi, Kabupaten, Kotamadya, Kota, Kecamatan, Desa,Kampung, Rukun Tetangga. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 2.4 di bawah ini.
16
Gambar 2.4
Sumber: Mulyadi, 2016
5. Sistem Penyimpanan Arsip Menurut Tanggal
Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal berarti warkat yang dibuat atau diterima oleh suatu organisasi disimpan menurut tanggal yang tertera pada warkat tersebut. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada gambar 2.5 di bawah ini.
Gambar 2.5
Sumber: anugerahdino.com
17
Selanjutnya menurut hasil penelitian dari (Andrian Noviardy, 2020) bahwa ada 5 (lima) macam sistem penyimpanan arsip, yaitu:
1. Sistem Abjad, merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan urutan bjad dari kata tangkap (nama) dokumen yang bersangkutan.
2. Sistem Geografis, merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
3. Sistem Subjek, merupakan sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang bersangkutan.
4. Sistem Nomor, merupakan sistem penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari manaorang tau nama badan. Sistem abjad disebut juga dengan system langsung.
5. Sistem kronologis, merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu terjadinya pengarsipan surat.
Selanjutnya adapun macam-macam sistem penyimpanan arsip menurut hasil penelitian dari Z. Amsyah (Hardiyanti, 2018) yang menyatakan bahwa ada 5 sistem penyimpanan arsip, diantaranya :
1. Sistem Abjad
sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan abjad. Melalui sistem abjad dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, nama terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang adalah nama individu terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal,
18
sedangkan nama badan terdiri nama badan pemerintahaan, badan swasta dan nama organisasi.
2. Sistem Nomor
Sistem Nomor adalah sistem penyimpanan berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
3. Sistem Tanggal
Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan dokumen yang diatur berdasarkan waktu seperti tahun, bulan, tanggal. Hal yang dijadikan petunjuk pokok adalah tahun, bulan ataupun tanggal pada saat penerimaan surat atau dokumen.
4. Sistem Pokok
Sitsem Pokok adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokemen sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat, atau subjek.
5. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kepada pengelompokan menurut nama tempat, daerah atau wilayah tertentu.Penyimpanan ini diatur menurut tingkat judul wilayah seperti negara, provinsi, kabupaten, kecamatan, dan seterusnya.
2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyirnpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Hal ini didukung menurut (Indrawan, 2020) Adapun prosedur penyimpanan arsip menurut (Pramono, 2019), meliputi :
19
1. Memeriksa Berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.
Pada saat memeriksa, petugas menentukan subjek surat tersebut.
2. Mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
3. Mengkode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, kode yang ditulis pada surat adalah kode humf atau angka tersebut. Jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama,/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.
4. Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokkan menjadi satu. Surat tidak perlu disortir jika hanya satu.
5. Menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan.
Adapun pendapat kedua menurut (Gaol, 2015) yang menyatakan bahwa prosedur pengelolaan arsip sebagai berikut :
1. Menyiangi arsip
Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari nonarsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan arsip, seperti map kosong, amplop,
20
blanko, kardus berleas, plastik-plastik, dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat diberkaskan dengan baik.
2. Memilah arsip
Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbit dan dipilah berdasarkan unit kerja pencipta arsip.
3. Menyatukan berkas
Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang berkelompok terdiri atas beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran- lampiran-nya. Apabila arsip yang berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.
4. Memasukkan berkas ke dalam folder arsip
Folder adalah map arsip yang mempunyai tab/telinga di sebelah kanan atas pada Sisi belakang folder. Pada tab ini ditulis judul/nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).
5. Mencatat/membuat daftar arsip
Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri atas beberapa kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip inaktif atau daftar arsip yang diserahkan.
21
21
BAB III
ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT
3.1 Sejarah Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
Dalam tahun awal berdirinya Republik Indonesia, istilah DPRD Provinsi Jawa Barat belum digunakan. Meski demikian, hal ini tidak berarti bahwa tidak terdapat lembaga legislatif semacam DPRD. Pada tahun awal kemerdekaan lembaga semacam DPRD ini sesungguhnya telah juga hadir dengan nama Badan Perwakilan Rakyat Daerah (BPRD) Jawa Barat. Karena itu asal-usul dari kehadiran DPRD Provinsi Jawa Barat tidak dapat dipisahkan dari kehadiran BPRD Jawa Barat tersebut. Pada masa itu, BPRD dipimpin oleh R. Otto Iskandardinata dengan wakilnya Dr. Soeratman Erwin dan Mr. Samsudin.
Istilah DPRD Provinsi Jawa Barat baru dikenal pada tahun 1955 yaitu setelah Pemilihan Umum Pertama yang dilakukan pada 29 September 1955.
Sebagai tindaklanjut dari upaya untuk mewujudkan DPRD atas dasar pemilihan itu, pemerintah mengeluarkan UU No. 19/1956 yang merupakan ketentuan hukum pemilihan daerah. Setahun kemudian, untuk pertama kali dalam sejarah perkembangannya, diadakan pemilihan terhadap anggota DPRD Jawa Barat. Pada kurun waktu 1957-1960 jumlah anggota DPRD Jawa Barat sebanyak 75 orang yang berasal dari 14 Parpol dan diketuai oleh Oja Somantri.
22
Pada masa yang dikenal dengan Orde Lama sampai dengan 1974, Undang-undang yang menjadi landasan bagi kehadiran DPRD Jawa Barat adalah UU No. 18/1965, dan salah satu pasalnya memasung eksistensi DPRD yakni DPRD dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Kepala Daerah. Selain itu, dalam UU ini juga disebutkan, bahwa keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh DPRD harus mendapatkan tandatangan dari Kepala Daerah. Ini berarti kedudukan DPRD di bawah Kepala Daerah. Ketentuan hukum yang terdapat dalam UU No. 18/1965 mengakibatkan kekuasaan DPRD terhadap Kepala Daerah terasa sangat lemah yang pada gilirannya mempengaruhi pelaksanaan fungsi dan peran legislatifnya.
Selanjutnya, berturut-turut dalam era kepemimpinan Presiden Soeharto, pada tahun 1977-1982 DPRD Jawa Barat diketuai oleh Brigjen TNI (Purn) H. Adjat Sudradjat, Mayjen TNI (Purn) Suratman (1982-1992), Brigjen TNI (Purn) H. Agus Muhyidin (1992-1997). Pada masa ini seiring dengan meningkatnya jumlah penduduk Jawa Barat, maka jumlah anggota legislative pun mengalami peningkatan menjadi 100 orang anggota.
Pada tahun 1997 terjadi gerakan reformasi yang pada akhirnya meruntuhkan kepemimpinan Orde Baru. Hal ini berpengaruh terhadap masa kerja DPRD provinsi Jawa Barat yang hanya berlangsung selama tiga tahun, karena pada tahun 1998 sebagaimana tuntutan reformasi dilaksanakan Pemilu, dipimpin oleh Mayjen TNI (Purn) H. Abdul Nurhaman, S.Ip, S.Sos.
Sejalan dengan perkembangan demokrasi, dan perbaikan kehidupan ketatanegaraan, Pemerintah mengeluarkan UU No. 32 tahun 2004. Dewan
23
Perwakilan Rakyat Daerah didefinisikan sebagai lembaga perwakilan rakyat daerah dan berkedudukan sebagai unsur penyelenggaraan pemerintahan daerah.
Selanjutnya, dalam hubungannya dengan eksekutif, pasal 3 menyebutkan bahwa pemerintah daerah terdiri atas pemerintah dan DPRD. Hal itu berarti DPRD berkedudukan sejajar dan menjadi mitra dari pemerintah daerah.
Pemilu tahun 2004 diikuti oleh 24 Partai Politik, dan yang berhasil meraih kursi di DPRD Provinsi Jawa Barat 10 Parpol yakni Golkar, PDI-P, PKS,PPP, Demokrat, PKB, PAN, PBB, PKPB, PDS, yang selanjutnya menjadi 7 fraksi. DPRD Provinsi Jawa Barat Periode 2004 - 2009 diketuai oleh Drs.H.A.M. Ruslan (Golkar), dengan para wakil ketua H. Rudi Harsatanaya (PDI-P), drh. Achmad Ru’yat, M.Sc.
(PKS, setelah diambil sumpahnya menjadi wakil walikota Bogor, digantikan oleh H. Husin M. Albanjari, Dipl.Ing.) dan H. Amin Suparmin, S. Hi. (PPP).
Sedangkan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawa Barat periode 2009-2014 keanggotaannya diresmikan berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 161.32 - 556 Tahun 2009, pada tanggal 31 Agustus 2009 dalam Rapat Paripurna Istimewa Pengambilan Sumpah/Janji Anggota DPRD Provinsi Jawa Barat Hasil Pemilu 2009 bertempat di Gedung Merdeka Bandung. Mereka berasal dari 9 partai dengan jumlah 100 anggota yakni : Partai Demokrat 28 orang, Partai Demokrasi Indonesia Perjuangan 17 orang, Partai Golongan Karya 16 orang, Partai Keadilan Sejahtera 13 orang, Partai Gerakan Indonesia Raya 8 orang, Partai Persatuan
24
Pembangunan 8 orang, Partai Amanat Nasional 5 orang, Partai Hati Nurani Rakyat 3 orang dan Partai Kebangkitan Bangsa 2 orang. Tergabung dalam 8 Fraksi yakni F. Demokrat, F.PDI-P, F. Golkar, F. PKS, F. Gerindra, F. PPP, F. PAN, F.Hanura- PKB. Dalam Rapat Paripurna Istimewa tersebut, ditetapkan Pimpinan Sementara DPRD Propinsi Jawa Barat, yang berasal dari dua partai peraih kursi terbesar, masing-masing H. Awing Asmawi, SE (Partai Demokrat) sebagai Ketua Sementara dan Drs. H. Syarif Bastaman (PDIP) sebagai Wakil Ketua Sementara.
Selanjutnya pada tanggal 16 Oktober 2009, berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor: 161.32-712 Tahun 2009 Pimpinan DPRD Provinsi Jawa Barat mengucapkan sumpah/janji dalam Rapat Paripurna Istimewa dengan susunan sebagai berikut: Ketua DPRD Ir.H. Irfan Suryanagara (F. Partai Demokrat), Wakil Ketua: H.M Rudi Harsa Tanaya (F. PDIP), Drs.H.Uu Rukmana M.Si. (F. Partai Golkar), Drs.H. Nur Suprianto, MM (FPKS) dan H. Komarudin Taher, S.Ag.
(FPPP).
3.1.1 Visi dan Misi
Visi dari DPRD Provinsi Jawa Barat adalah terwujudnya sekretariat dprd yang prima dan profesional tahun 2023. Sedangkan misinya ada 2 yaitu:
1. Meningkatkan Profesionalisme, Melalui Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.
2. Meningkatkan Pelayanan Bagi Peningkatan kapasitas kinerja Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat
STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
SEKRETARIS DPRD Dr. Hj. IDA WAHIDA HIDAYATI, S.E., S.H., M.Si
Pembina Utama Muda (IV/c) NIP. 19641205 1993032004
TMT 12/06/2020
GUBERNUR / SEKDA Secara Administrasi Secara operasional PIMPINAN DPRD
KABAG PERSIDANGAN DAN PERUNDANG-
UNDANGAN KABAG HUMAS DAN PROTOKOL KABAG UMUM DAN ADMINISTRASI KABAG KEUANGAN
STAFF AHLI Drs. H. ARIP AHMAD RIPAI M.Si ASEP YUDI MULYADI,S.STP., M.A.P Dr. H. DODI SUKMAYANA, SE.,MM Dra IIS ROSTIASIH M.Si
Pembina TK. I (IV/b) Penata Tk.I (III/d) Pembina (IV/a) Pembina Tk. I (IV/b)
NIP. 19671116 199403 1004 NIP. 19830205200212 1001 NIP. 19700922 199803 1 004 NIP. 19690620 1988032003
TMT 20/10/2020 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020 TMT 15/05/2018
KASUBAG PERSIDANGAN, ALAT
KELENGKAPAN DEWAN DAN TENAGA AHLI KASUBBAG PUBLIKASI DAN INFORMASI KASUBAG TATA USAHA DAN
KEPEGAWAIAN KASUBBAG PERENCANAAN DAN ANGGARAN
IRA FARIDA, SE, MM Ir R. NUNGKE ROCHJATTI., MP MAMAR KOMARA S.Sos GINA KAMELIA YUNI SAVUTRI SE.Ak
Pembina (IV/a) Pembina (IV/a) Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d)
NIP. 19710928 1999032008 NIP. 19700115 200801 2002 NIP : 197201271999011001 NIP. 19790609 2005012010
TMT 06/01/2017 TMT 20/10/2020 TMT 20/10/2020 TMT 15/05/2018
KASUBAG RISALAH DAN DOKUMENTASI HUKUM
KASUBBAG ASPIRASI DAN HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA
KASUBAG PERLENGKAPAN DAN
PEMELIHARAAN KASUBAG AKUNTANSI DAN PELAPORAN
KELOMPOK JAFUNG AHMAD IRFAN S.IP HENY MARGAWATI, SIP IRMA RAHMAWATI,S.Sos., M.M. MASRIYAH S.Sos., M.M
- Arsiparis Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d) Penata (III/c) Penata Tk.I (III/d)
- Pustakawan NIP. 19701016 200701 1006 NIP. 19650919 198603 2 010 NIP. 19810204201001 2002 NIP : 19680924 199310 2001
TMT 20/10/2020 TMT 15/05/2018 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020
KASUBAG PRODUK HUKUM KASUBAG PROTOKOL & URUSAN
PIMPINAN KASUBAG RUMAH TANGGA KASUBAG PENATAUSAHA KEUANGAN
GATOT RAHARDJA, SH MOCHAMAD HAPIDZ,S.H YUYU YUHANA S.Sos., M.M Dra. Hj. SINTA KURIJANI SUWARJA, , MM
Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d) Pembina (IV/a)
NIP. 19720319 199703 1 003 NIP. 19691130 200801 1002 NIP : 19690310 200701 1010 NIP. 19680113 199403 2 0
TMT 06/01/2017 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020 TMT 20/10/2020
Bandung Maret 2021
An. SEKRETARIS DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT, Kepala Bagian Umum dan Administrasi,
ttd.
Dr. H. DODI SUKMAYANA, SE.,MM Pembina (IV/a) NIP. 19700922 199803 1 004
GAMBAR 3.1
STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat (2021)
25
3.2Struktur Oganisasi
26
3.2.1 Tugas Pokok
Pada Sekretariat DPRD dipimpin oleh : 1 Sekretaris DPRD:
1) Penyelenggaraan perumusan kebijakan teknis bidang kesekretariatan DPRD;
2) Penyelenggaraan pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD, meliputi kesekretariatan, keuangan, rapat-rapat serta penyediaan dan pengkoordinasian Tenaga Ahli DPRD;
3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan Sekretariat Dewan;
dan
4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
2 Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan:
1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang persidangan dan perundang undangan;
2) Penyelenggaraan pengelolaan dan pelayanan persidangan dan perundang-undangan;
3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan bagian persidangan dan perundang-undangan; dan
4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
27
3 Kepala Subbagian Persidangan, Alat Kelengkapan Dewan dan Tenaga Ahli
Subbagian Persidangan, Alat Kelengkapan Dewan dan Tenaga Ahli mempunyai tugas pokok melaksarlakan pengelolaan dan pelayanan persidangan, alat kelengkapan Dewan dan Tenaga Ahli, meliputi penyusunan bahan layanan rapat, dan persidangan AKD, rapat dan persidangan DPRD, kegiatan AKD dan fasilitasi dan koordinasi kegiatan AKD, rekrutmen Tenaga Ahli, fasilitasi sarana dan layanan rapat serta persidangan DPRD, pengelolaan data hasil rapat, dan persidangan DPRD, penyusunan administrasi, serta pengelolaan data hasil kegiatan AKD.
4 Kepala Subbagian Risalah dan Dokumentasi Hukum Subbagian Risalah dan Dokumentasi Hukum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan risalah dan dokumentasi hukum, meliputi penyusunan bahan risalah rapat dan persidangan, referensi data peraturan perundang-undangan dalam kegiatan DPRD, dan penyusunan dokumentasi produk hukum DPRD dan Sekretariat DPRD, pengelolaan data hasil rapat dan persidangan DPRD serta fasilitasi, dan layanan dokumentasi.
28
5 Kepala Subbagian Produk Hukum
Subbagian Produk Hukum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan produk hukum, meliputi penyusunan bahan administrasi pengangkatan, dan pemberhentian Pimpinan, dan Anggota DPRD, penyusunan rancangan produk hukum, fasilitasi, dan koordinasi layanan bantuan hukum dan kedudukan hukum Anggota DPRD, pembahasan Raperda usul prakarsa, Raperda Usul Gubernur dan kegiatan DPRD lainnya, peningkatan kapasitas Pimpinan dan Anggota DPRD, sosialisasi Raperda/ Perda usul prakarsa DPRD, pengelolaan bahan produk hukum DPRD, dan Sekretaris DPRD serta pengelolaan Badan Kerjasama DPRD Provinsi (ADPSI), Forum Komunikasi Sekretaris DPRD Provinsi maupun Forum Komunikasi, dan Konsultasi Sekretaris DPRD Kabupaten/Kota.
6 Kepala Bagian Humas dan Protokol
1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang humas dan protokol;
2) Penyelenggaraan protokol; pengelolaan dan pelayanan humas dan
3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan bagian humas dan protokol; dan
29
4) Penyelenggaraan fungsinya. Fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
7 Kepala Subbagian Publikasi dan Informasi
Subbagian Publikasi dan Informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan publikasi dan informasi, meliputi penyusunan bahan dan publikasi meliputi TOR, press release, jurnal, pemberitaan media cetak, penyusunan kliping dan analisa berita, fasilitasi dan layanan publikasi, Pelayanan informasi publik, liputan kegiatan DPRD serta koordinasi kerjasama publikasi.
8 Kepala Subbagian Aspirasi dan Hubungan antar Lembaga Subbagian Aspirasi dan Hubungan antar Lembaga mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan aspirasi dan hubungan antar lembaga, meliputi penyusunan bahan kehumasan dan layanan aspirasi, pelayanan dan fasilitasi aspirasi masyarakat, pemantauan tindak lanjut aspirasi, fasilitasi kegiatan reses DPRD serta pengelolaan hubungan antar lembaga.
9 Kepala Subbagian Protokol dan Urusan Pimpinan
Subbagian Protokol dan Urusan Pimpinan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan protokol dan urusan Pimpinan, meliputi penyusunan bahan dan koordinasi kegiatan Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD, kegiatan
30
protokoler serta layanan administrasi urusan Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD, fasilitasi dan layanan keprotokolan, koordinasi pelayanan urusan Pimpinan DPRD, koordinasi layanan administrasi, penerimaan tamu Pimpinan DPRD, tata usaha Sekretaris DPRD serta koordinasi layanan kebutuhan akomodasi, perjalanan dinas, pembiayaan dan fasilitas lain Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD.
10 Kepala Bagian Umum dan Administrasi
1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang umum dan administrasi;
2) Penyelenggaraan pengelolaan dan pelayanan umum dan administrasi;
3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan bagian umum dan administrasi; dan
4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
11 Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepagawaian
Melaksanakan pengelolaan dan layanan tata usaha dan kepegawaian, meliputi ketatausahaan, penataan dan layanan kearsipan, penyimpanan arsip, mengatur layanan peminjaman dan pemindahan arsip dinamis in aktif dan penyusunan data arsip, penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), kenaikan pangkat, penyelesaian gaji berkala (KGB), bezetting formasi,
31
layanan data pegawai, SKUMPTK, Sistem Informasi Kepegawaian, Sasaran Kinerja Pegawai, Sistem informasi kehadiran pegawai, pensiun, peningkatan sumber daya aparatur, pengusulan formasi, mutasi, pengembangan karir dan kompetensi, pembinaan disiplin, kesejahteraan dan pensiun pegawai Sekretariat DPRD, serta penyusunan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan Sekretariat DPRD.
12 Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Pemaliharaan Subbagian Perlengkapan dan Pemeliharaan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan pemeliharaan, penyusunan bahan rencana pengelolaan alat perlengkapan kantor, pemeliharaan pengelolaan inventarisasi barang Sekretariat DPRD, pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan serta pengadaan alat perlengkapan kantor.
13 Kepala Sub Bagian Rumah Tangga
Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan rumah tangga, meliputi fasilitasi dan layanan urusan dalam, perawatan kesehatan Anggota DPRD, rumah tangga, administrasi, pengaturan layanan dan pengelolaan kendaraan Sekretariat DPRD, akomodasi dan jamuan serta penggandaan dan pencetakan.
14 Kepala Bagian Keuangan
32
1) penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang keuangan;
2) penyelenggaraan pengelolaan keuangan;
3) penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan Bagian Keuangan; danpenyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
15 Kepala Subbagian Perencanaan dan Anggaran
Subbagian Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas pokok melaksanakan perencanaan dan anggaran, meliputi penyusunan anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD, penyusunan bahan analisis pelaksanaan fungsi anggaran DPRD, pengolahan data bahan, koordinasi, fasilitasi dan pengendalian dalam perencanaan dan anggaran serta penyusunan evaluasi dan pelaporan kegiatan Dinas.
16 Kepala Subbagian Penatausahaan Keuangan
Subbagian Penatausahaan Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan penatausahaan keuangan, meliputi pengelolaan sistem akuntansi, Penatausahaan Keuangan lembaga DPRD dan Sekretariat DPRD, pelayanan perbendaharaan, verifikasi dan pertanggungjawaban keuangan, penyusunan bahan laporan keuangan kegiatan anggaran pendapatan dan belanja Sekretariat DPRD, analisa dan pengkajian penatausahaan keuangan, penyusunan laporan
33
keuangan lembaga DPRD dan Sekretariat DPRD, serta pembinaan dan penataan administrasi verifikasi.
17 Kepala Subbagian Akuntansi dan Pelaporan
Subbagian Akuntansi dan Pelaporan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengelolaan akuntansi dan pelaporan, meliputi pengelolaan sistem akuntansi, akuntansi dan pelaporan, pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian teknis di bidang pengelolaan akuntansi dan pelaporan, pengelolaan dan pembinaan administrasi akuntansi dan pelaporan pada Lembaga DPRD dan Sekretariat DPRD, tata akuntansi dan pelaporan gaji, dan tunjangan- tunjangan Anggota DPRD, konsultasi dan asistensi pengelolaan akuntansi dan pelaporan, pengkajian, analisa dan meneliti pengelolaan akuntansi dan pelaporan, serta klarifikasi akuntansi dan pelaporan.
18 Tenaga Ahli
Mempunyai tugas membantu DPRD Provinsi Jawa Barat dalam menjalankan tugas dan fungsinya, yang dikoordinasikan oleh Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
19 Kelompok Jabatan Fungsional (JAFUNG)
Mempunyai tugas melaksanakan sebagaian tugas pemerintah daerah sesuai dengan kehalian dan kebutuhan.
34
STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN UMUM DAN ADMINISTRASI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT
ANALIS SUMBER DAYA MANUSIA AHLI MUDA AGUS MAULANA, S.Sos.
Penata Tk.I (III/d) NIP : 197107162009011001
PENGADMINISTRASI UMUM PENGADMINISTRASI UMUM
SAEPUDIN HARIS KUSUMAH Pengatur Tk.I (II/d) NIP : 197108312007011003
DIKDIK SODIKIN Pengatur Tk.I (II/b) NIP : 196806092008011002
ANALIS SUMBER DAYA MANUSIA APARATUR NOVARITA, S.Sos.
Penata Tk.I (III/d) NIP : 197111142008012001
PENGADMINISTRASI UMUM PENGADMINISTRASI UMUM
SYAM GUSTAF IRPANDA Pengatur Tk.I (II/d) NIP : 197007062008011004
EDI KOSWARA Pengatur Tk.I (II/b) NIP : 197109052008011003
PENGADMINISTRASI UMUM
ATJENG SOFYAN Penata Tk.I (III/b) NIP : 197002141994031006
PENGADMINISTRASI UMUM
TJETJEP HELLY HERLIANA Pengatur Tk.I (II/d) NIP : 197006222008011001
PENGADMINISTRASI UMUM
WAHYUDIN Juru Tk.I (I/d) NIP : 1198203062014101001
PENGADMINISTRASI UMUM
NANA Penata Tk.I (III/b) NIP : 196709191998031007
PENGADMINISTRASI UMUM WAWAN SUTARWAN
Pengatur Tk.I (II/d) NIP : 196801032008011001
PENGADMINISTRASI UMUM YANTO SETIANTO
Juru Tk.I (I/d) NIP : 196709152007011007
PRANATA KEARSIPAN EKAWATI, A.Md.
Penata III/a NIP : 197510162010012002
PENGADMINISTRASI UMUM MAMAT Pengatur (II/c) NIP : 197110052007011013
PENGADMINISTRASI UMUM JUANDI Juru (I/d) NIP : 196712062014101001
3.3 Struktur Bagian Umum dan Administrasi Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat
KABAG UMUM DAN ADMINISTRASI Dr. H. DODI SUKMAYANA, SE.,MM
Pembina (IV/a) NIP. 19700922 199803 1 004
TMT 20/10/2020
KASUBAG TATA USAHA DAN KEPEGAWAIAN
KASUBAG PERLENGKAPAN DAN
PEMELIHARAAN KASUBAG RUMAH TANGGA
MAMAR KOMARA S.Sos IRMA RAHMAWATI,S.Sos., M.M. YUYU YUHANA S.Sos., M.M
Penata Tk.I (III/d) Penata (III/c) Penata Tk.I (III/d)
NIP : 197201271999011001 NIP. 19810204201001 2002 NIP : 19690310 200701 1010
TMT 20/10/2020 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020
ARSIPARIS AHLI MUDA PENGADMINISTRASI UMUM PENGADMINISTRASI UMUM IDI RUSMANA, S.Sos. ASEP SAEPULLOH ASEP HENDRA
Penata Tk.I (III/d) Pengatur Tk.I (II/a) Pengatur Tk.I (II/b) NIP : 196807091998031005 NIP : 196903242007011005 NIP : 198006212014101001
GAMBAR 3.2
STRUKTUR BAGIAN UMUM DAN ADMINISTRASI ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWABARAT
Sumber: Bagian Umum Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawabarat (2021)
Pada Bagian Umum dan Administrasi Sekretariatan DPRD dipimpin oleh Kepala Bagian Umum dan Administrasi yang membawahi 3 Kepala Sub bagian yaitu Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan
35
Pemeliharaan, dan Kepala Sub Bagian Rumah Tangga. Kepala Sub bagian Tata Usaha dan kepegawaian membawahi Arsiparis Ahli Muda, Analis Sumber Daya Manusia Aparatur, Pengadministrasi Umum, dan Pranata Kearsipan. Adapun tugas pokok dan fungsi dari bagian-bagian diatas adalah:
1 Kepala Bagian Umum dan Administrasi
1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang umum dan administrasi.
2) Penyelenggaraan pengelolaan dan pelayanan umum dan administrasi.
3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan Bagian Umum dan Administrasi.
4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
2 Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepagawaian
Melaksanakan pengelolaan dan layanan tata usaha dan kepegawaian, meliputi ketatausahaan, penataan dan layanan kearsipan, penyimpanan arsip, mengatur layanan peminjaman dan pemindahan arsip dinamis in aktif dan penyusunan data arsip, penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), kenaikan pangkat, penyelesaian gaji berkala (KGB), bezetting formasi, layanan data pegawai, SKUMPTK, Sistem Informasi Kepegawaian, Sasaran Kinerja Pegawai, Sistem informasi kehadiran pegawai, pensiun, peningkatan sumber daya aparatur, pengusulan formasi, mutasi, pengembangan karir dan kompetensi, pembinaan disiplin, kesejahteraan dan pensiun pegawai Sekretariat DPRD, serta
36
penyusunan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan Sekretariat DPRD.
3 Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Pemaliharaan
Subbagian Perlengkapan dan Pemeliharaan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan pemeliharaan, penyusunan bahan rencana pengelolaan alat perlengkapan kantor, pemeliharaan pengelolaan inventarisasi barang Sekretariat DPRD, pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan serta pengadaan alat perlengkapan kantor.
4 Kepala Sub Bagian Rumah Tangga
Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan rumah tangga, meliputi fasilitasi dan layanan urusan dalam, perawatan kesehatan Anggota DPRD, rumah tangga, administrasi, pengaturan layanan dan pengelolaan kendaraan Sekretariat DPRD, akomodasi dan jamuan serta penggandaan dan pencetakan.
5 Arsiparis Ahli Muda
1) Melaksanakan penataan dan layanan kearsipan, penyimpanan asrsip, mengatur layanan peminjaman dan pemindahan arsip dinamis in aktif ke Depo Arsip dan penyusunan data arsip di Depo arsip.
2) Melaksanakan penyusunan bahan saran pertimbangan mengenai tata usaha dan kepegawaian sebagai bahan penetapan kebijakan Pemerintah Daerah Provinsi.
3) Melaksanakan evaluasi dan pelapor Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian.
37
4) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
6 Analis Sumber Daya Manusia Ahli Muda
1) Mempelajari menganalisa serta menelaah Aplikasi E-formasi, peremajaan data (data digital), aplikasi SIAP Jabar, SAPK dan aplikasi kepegawaian lainnya.
2) Mempelajari setrta menelaah usulan/proses ijin belajar, mutase, pencantuman gelar, pengembangan kompetensi dan diklat.
3) Mempelajari, menganalisa serta menelaah penyusunan nama jabata PNS.
4) Melaksanakan proses rapat, desk, konsultasi, koordinasi masalah kepegawaian (dengan BKD, BKN, BPSDM, dll)
5) Mempelajari dan menelaah usulan pension, KP, penetapan peta jabatan organisasi, penetapan jabatan fungsional umum, dan penyusunan formasi.
6) Melaksanakan tugas lain sesui dengan tugas pokok dan fungsinya.
7) Melaksanakan penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), kenaikan pangkat, penyelesaian gaji berkala (KGB), bazzeting formasi, dan layanan pegawai.
8) Melaksanakan peremajaan data evaluasi jabatan aparatur Sekretariat Dewan Provinsi Jawa Barat.
7 Analis Sumber Daya Manusia Aparatur
1) Melaksanakan penyusunan program kerja Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian.
38
2) Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis bidang tata usaha dan kepegawaian.
3) Melaksanakan penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), kenaikan pangkat, penyelesaian gaji.
4) Melaksanakan telaahan penyusanan standar kompetensi jabatan PNS di lingkungan sekretariat DPRD.
5) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
8 Pranata Kearsipan
1) Melaksanakan kegiatan rumah tangga ketua DPRD dan Sekretariat DPRD.
2) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.
3) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan Subbagian Rumah Tangga.
4) Melaksanakan pengendalian pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Subbagian Rumah Tangga.
5) Melaksanakan Pengarsipan surat-surat.
6) Penginputan dan penomoran surat.
7) Penginputan surat masuk.
9 Pengadministrasian Umum
1) Melaksanakan pencatatan dokumen ketatausahaan meliputi surat masuk dan surat keluar, naskah dinas, agenda kegiatan dan melaksanakan pencatatan buku tamu.
