SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA BAGIAN KESEKRETARIATAN BADAN KESBANGPOL PROVINSI SUMATERA SELATAN
LAPORAN AKHIR
Dibuat Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma III Pada Jurusan Administrasi Bisnis
Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya
OLEH:
NEOS LEFRIANDI NPM 061930600697
POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA PALEMBANG
2022
ii
iii
iv
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
“Allah Tidak Akan Membebani Seseorang Melainkan Sesuai Dengan Kadar Kesanggupannya” (Al Baqarah 286)
Kupersembahkan kepada:
Almarhum Ayah
Ibu tercinta
Saudara-saudara ku
Sahabat-sahabat terbaikku
Teman-teman kelas 6 NB 2019
Almamater
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-nya, penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir ini tepat pada waktunya.
Laporan Akhir ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan program Diploma III pada Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya. Laporan Akhir ini berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip Pada Bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Akhir ini masih banyak kekurangan baik dari segi penulisan maupun pembahasannya. Hal ini dikarenakan keterbatasan kemampuan yang dimiliki oleh penulis. Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi perbaikan di masa yang akan datang.
Penulis berharap agar Laporan Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua.
Palembang, 2022 Penulis
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini, penulis menyadari bahwa laporan ini tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya bimbingan, bantuan, dorongan, dan saran serta do’a dari berbagai pihak. Oleh sebab itu, pada kesempatan ini, dengan penuh rasa syukur dan kerendahan hati penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Ing. Ahmad Taqwa, M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Sriwijaya.
2. Bapak Dr. Heri Setiawan, S.E., M.AB., selaku Ketua Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
3. Ibu Marieska Lupikawaty, S.E., M.M. selaku Sekretaris Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
4. Ibu Dr. Neneng Miskiyah.,SE.,M.Si selaku dosen pembimbing I yang telah memberikan bimbingan, dan pengarahan dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini.
5. Bapak Hendra Sastrawinata., SE.,MM selaku dosen pembimbing II yang telah memberikan bimbingan, dan pengarahan dalam menyelesaikan Laporan Akhir ini.
6. Seluruh dosen dan staff pengajar Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Sriwijaya.
7. Seluruh Pegawai Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan yang sudah memberikan izin untuk pengambilan data.
8. Teristimewa kepada keluarga besar penulis, ibu yang sudah memberikan kasih dan sayang mulai dari kecil sampai sekarang, Almarhum Ayah, Saudara penulis serta keponakan penulis yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk menyelesaikan Laporan Akhir ini.
9. Keluarga, kerabat yang terlibat dalam pendidikan saya baik secara materi maupun spiritual.
viii
10. Sahabat-sahabat terbaik Tri Ayu Wulandari, Pogi Antoni, Dhea Agustin, Ainun Hamimi, Semardusa Sihombing, Wesly Bona Sirait, teman-teman yang telah memberikan semangat kepada penulis, sehingga saya dapat menyelesaikan Laporan Akhir ini.
11. Teman-teman seperjuangan Angkatan 2019 Program Studi DIII Administrasi Bisnis khusunya 6NB yang telah memberikan dukungan dalam menyelesaikan laporan ini.
12. Teruntuk diriku, terima kasih untuk semangat yang luar biasa ini, terimakasih telah tidak menyerah dalam menyelesaikan Laporan ini.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, bimbingan dan doanya kepada penulis yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Semoga bantuan yang telah diberikan kepada penulis semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan karunia dan Rahmat-Nya kepada kita semua Aamiin.
Palembang, 2022
Penulis
ix ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh bagian Kesekretaraiatan Badan Kesbangpol Provinsi Selatan.
Metode analisis data yang digunakan yaitu analisis deskriptif kualitatif. Data dikumpulkan dengan cara melakukan observasi langsung pada kantor tersebut dan melakukan wawancara langsung kepada arsiparis bagian Kesekretariatan Badan kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan. Data dikumpulkan dengan cara melakukan observasi kepada key information yang merupakan arsiparis di satuan kerja bagian kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan. Selain itu, penulis juga melakukan pengumpulan data melalui dokumentasi untuk menghimipun data-data berupa laporan dan keterangan pendukung lainnya. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penyimpanan arsip yang digunakan bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan masih belum optimal, ini dapat dilihat dari penemuan kembali arsip yang membutuhkan waktu lebih dari 1 menit. Ini berakibat pada keterlambatan penyampain informasi yang dibutuhkan. Hal ini pun berpengaruh terhadap kinerja dari bagian kesekretariatan sendiri. Disisi lain, dari segi peralatan dan perlengkapan pun masih belum memadai sehingga belum dapat menampung jumlah arsip yang ada di bagian kesekretariatan. Maka dari itu, beranjak dari permasalahan tersebut penulis menyarankan untuk melakukan perbaikan dari sisi penyimpanan arsip secara kronologis setiap persemester agar sistem penyimpanan lebih runtut, teratur, dan menghemat space/ruang penyimpanan arsip selain itu dari sisi peralatan dan kelengkapan penulis menyarankan untuk dapat menunjang kegiatan arsip di bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan.
Kata Kunci: Arsip, Manajemen Arsip, Kesekretariatan, Sistem Penyimpanan
x ABSTRACT
The study aims to determine how the archive system used by the Secretariat of the South Province Kesbangpol Agency works. The data analysis method used was descriptive qualitative. Data was collected by direct observation at the office and direct interviews to archivist of the Secretariat of the National Police and Political Affairs Agency of South Sumatra Province. Data were gathered by observing key information, which was an archivist in Kesbangpol, South Sumatra Province's secretariat work unit. In addition, the authors also collect data through documentation, which include reports and other supporting information. The results showed that the archive from system used by the Secretariat of the Kesbangpol Agency for South Sumatra Province was still not optimal. This could be seen from the retrieval of archives, which took more than one minute. As the result to it take times to serve or deliver information required. This also affects the performance of the secretariat itself. On the other hand, in terms of equipment and supplies, it is still not sufficient. so, that it cannot accommodate the number of archives in the secretariat section. Therefore, to soft out these problems, the author suggests improving in terms of archive storage chronologically every semester so that the storage system is more coherent, organized, and save spaces. In terms of equipment and completeness, the author suggests being able to support archival activities in the Secretariat of the Kesbangpol Agency of South Sumatra Province.
Keywords: Archive, Managemen Archive, Secretariat, Storage System
xi DAFTAR ISI
HALAMAN COVER ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
SURAT PERNYATAAN ... iii
LEMBAR PENGESAHAN PENGUJI ... iv
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... v
KATA PENGANTAR ... vi
UCAPAN TERIMA KASIH ... vii
ABSTRAK ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiv
DAFTAR GAMBAR ... xv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 4
1.3 Rumusan Masalah ... 4
1.4 Ruang Lingkup Pembahasan... 4
1.5 Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4
1.5.1 Tujuan Penelitian ... 4
1.5.2 Manfaat Penelitian ... 5
1.6 Metode Penelitian ... 5
1.6.1 Ruang Lingkup Penelitian ... 5
1.6.2 Jenis Sumber Data ... 5
1.7 Metode Pengumpulan Data ... 6
1.8 Analisis Data ... 7
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Arsip ... 9
2.2 Tujuan Arsip ... 10
2.3 Fungsi Arsip ... 10
xii
2.4 Pengertian Penyimpanan Arsip ... 12
2.5 Faktor-faktor Kearsipan Yang Baik ... 12
2.6 Macam-macam Sistem Penyimpanan Arsip ... 13
2.7 Peralatan dan perlengkapan Arsip ... 14
BAB III KEADAAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Sejarah Singkat Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan ... 18
3.2 Visi dan Misi Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera selatan ... 18
3.3 Struktur Organisasi Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan 20
3.4 Uraian Tugas ... 21
3.4.1 Kepala Badan Kesatuan Bangsa dan Politik ... 21
3.4.2 Sekretariat ... 21
3.4.3 Bidang Bina Ideologi dan Wawasan Kebangsaan... 24
3.5 Sistem Penyimpanan Arsip di Bagian Sekretariat ... 27
3.5.1 Jumlah Arsip dibagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan ... 28
3.5.2 Prosedur Penyimpanan Surat Masuk di Bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan………. 28
3.5.3 Prosedur Penyimpanan Surat Keluar di Bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan…………... 30
3.6 Peralatan dan Perlengkapan Arsip Yang Digunakan di Bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan ... 31
3.7 Penemuan Kembali Arsip di Bagian Kesekretariatan ... 36
3.8 Hasil Wawancara ... 38
BAB IV PEMBAHASAN 4.1 Sistem Penyimpanan Arsip di Bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan ... 42
4.2 Langkah-langkah dalam Penemuan Arsip di bagian Kesekretariatan Badan Kesbangpol Provinsi Sumatera Selatan ... 43
4.3 Upaya Perbaikan Penyimpanan Arsip ... 44
4.3.2 Pembuatan Guide ... 46
4.3.3 Penyusunan dan Pemberian Label Pada Map Ordner ... 48
4.4 Langkah-langkah Penemuan Arsip Berdasarkan Sistem Tanggal .. 51
4.5 Hasil Uji Coba Penemuan Kembali Arsip Setelah Perbaikan... 51
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 53
5.2 Saran ... 53
xiii
DAFTAR PUSTAKA ... 54
DAFTAR LAMPIRAN ... 55
xiv
DAFTAR TABEL
Halaman:
Tabel 1.1 Hasil Olah Data ... 3
Tabel 3.1 Jumlah Arsip Pada Bagaian Kesekretariatan ... 28
Tabel 3.2 Uji Coba Penemuan Kembali Arsip ... 37
Tabel 3.3 Hasil Wawancara ... 38
Tabel 4.1 Buku Agenda Surat Masuk ... 45
Tabel 4.2 Waktu Penemuan Arsip Setelah Perbaikan ... 52
xv
DAFTAR GAMBAR
Halaman:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ... 20
Gambar 3.2 Proses Penyimpanan Surat Masuk ... 28
Gambar 3.2 Proses Penyimpanan Surat Keluar ... 30
Gambar 3.4 Map Ordner ... 31
Gambar 3.5 Label ... 32
Gambar 3.6 Pelubang Kertas/Perforator ... 32
Gambar 3.7 Lemari Arsip ... 33
Gambar 3.8 Rak Arsip ... 34
Gambar 3.9 Buku Agenda Surat Masuk ... 35
Gamber 3.10 Buku Agenda Surat Keluar ... 36
Gambar 4.1 Guide ... 46
Gambar 4.2 Map Ordner dan Guide ... 47
Gamber 4.3 Map Ordner Yang Dilengkapi dengan Guide dan Label ... 48
Gambar 4.4 Penyimpanan Surat Kedalam Map Ordner ... 49
Gambar 4.5 Map Ordner Yang Sudah Dilengkapi dengan Guide ... 51
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Permohonan Pengantar Laporan Akhir Lampiran 2 Surat Izin Pengambilan Data
Lampiran 3 Surat Balasan Perusahaan/Rekomendasi
Lampiran 4 Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Lampiran 5 Lembar Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II
Lampiran 6 Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing I Lampiran 7 Lembar Kesepakatan Bimbingan Laporan Akhir Pembimbing II Lampiran 8 Lembar Rekomendasi Ujian Laporan Akhir
Lampiran 9 Tanda Persetujuan Laporan Akhir Lampiran 10 Lembar Kunjungan
