BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.3 Pembahasan
Beberapa perbandingan antara teori dengan praktik kerja yang dilakukan penulis di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat:
1. Prosedur penyimpanan arsip yang dilakukan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat masih dilakukan secara manual ysng berjalan baik sesuai dengan SOP perusahaan. Proses penyimpanan arsip yang dilakukan sesuai dengan teori (Pramono, 2019) yang langkah pengerjaannya dimulai dari memeriksa arsip, mengindeks arsip, mengkode arsip, menyortir arsip, dan menyimpan arsip Hal ini dilakukan agar mempermudah proses penyimpanan arsip dapat berjalan dengan lancar dan teratur.
53
2. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dengan menggunakan system nomor dan abjad sesuai dengan SOP yang telah berjalan dengan baik. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan sesuai dengan teori Sutarto (Mulyadi, 2016) yang mengatakan ada 5 metode system penyimpanan arsip yang diantaranya ada yang berdasarkan system abjad dan system nomor.Hal ini dilakukan agar arsip yang disimpan terlihat rapih yang memudahkan pencarian kembali arsip tersebut secara cepat dan akurat
54
54
BAB V
SIMPULAN & SARAN
5.1 Simpulan
Setelah melaksanakan praktik kerja lapangan dan mengkaji serta menganalisis permasalahan yang ada mengenai “Analisis Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Surat di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat” penulis memiliki beberapa simpulan, yang diantaranya:
1. Prosedur penyimpanan arsip surat yang dilakukan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sudah berjalan dengan baik sesuai dengan SOP serta sesuai dengan teori dari (Pramono, 2019). Proses penyimpanan arsip yang dilakukan sudah berjalan dengan mudah, lancar serta teratur, sehingga proses penemuan kembali arsip dilakukan dengan cepat dan tepat serta tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2. Sistem penyimpanan arsip surat yang dipergunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan SOP dan teori Sutarto (Mulyadi, 2016). Sistem penyimpanan arsip surat yang digunakan adalah dengan menggunakan sistem nomor dan system abjad yaitu berdasarkan nomor surat dan huruf yang masih dilakukan secara manual.
Penggunaan sistem penyimpanan berdasarkan nomor dan abjad ini dilakukan agar arsip yang disimpan di filling cabinet terlihat rapih sehingga memudahkan petugas pengarsipan dalam melakukan pencarian arsip dengan cepat dan akurat.
55
5.2 Saran
Prosedur penyimpanan arsip surat serta system penyimpanan arsip surat yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Jawa Barat sudah berjalan baik namun masih dilakukan secara manual Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang kearsipan sebaiknya proses penyimpanan arsip ditambah menggunakan digital system.
56
56
DAFTAR PUSTAKA
Andrian Noviardy, N. M. (2020). PROSEDUR SISTEM PENGELOLAAN DAN
PENYIMPANAN ARSIP REQUEST FOR CONSUMTION (RFC) PADA BAGIAN
GUDANG PT TELOKM AKSES PALEMBANG. SEMHAVOK (Seminar Hasil
Penelitian Vokasi) Vol.2 No.1, 38.
Desilia Purnama Dewi, L. O. (2017). Peran Sekretaris dalam mengeloa surat masuk dan surat. Jurnal Sekretari Universitas Pamulang Vo.4 No.2, 3.
Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya Arsip sebagai sumber Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) Vol. 3 No. 2, 216.
Gaol, J. L. (2015). Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi.
Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
Hardiyanti, U. (2018). Sistem Penyimpanan Arsip ada Kantor Imigrasi Kelas 1 Palembang. SEMHAVOK (Seminar Hasil Penelitian Vokasi) Vol. 1 No.1, 28.
Husni, E. (2019). Pengelolaan Arsip dalam mendukung Admi nistrasi di Univeristas Dharma Andalas Padang. JJurnal Ekonomi dan Bisnis Dharma Andalas, 23.
Indrawan, I. (2020). Manajemen Personalia dan Kearsipan Sekolah. Klaten:
Penerbit Lakeisha.
Kacaribu, A. H. (2020). Pengantar Ilmu Administrasi. Yogyakarta: Andi.
Maniah, D. H. (2017). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:
Deepublish Publisher.
Matuzahroh, N. (2018). Observasi : Teori dan Aplikasi dalam Psikologi. Malang:
Universitas Muhammadiyah Malang.
Mulyadi. (2016). Pengelolaan Arsip Berbasi Otomasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada..
Mulyani, S. (2016). Metode Analisis dan Perancangan Sistem. Bandung: ABDI Sistematika.
P., I. M. (2019). Cara Mudah Memahami Metodologi Penelitian. Yogyakarta:
Deepublish.
57
Pramono, J. (2019). KEARSIPAN : Program Keahlian Manajemen Perkantoran Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
Yogyakarta: ANDI.
Pujiasri, E. (2018). Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian. Jakarta: PT Gramedia Widdisarana.
Ratna Suminar, E. P. (2016). Bagaimana Penangan Arsip di Bagian Tata Usaha Kantor Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. Jurnal Sekretari Universitas Pamulang, 10.
Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip DInamis. Malang: UB Press.
Rusidi. (2019). Teknik Menyusun Jadwal Retensi. Yogyakarta: Deepublish Publisher.
Sattar. (2019). Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish Publisher.
Sudaryono. (2016). Metode Penelitian Pendidikan. Jakarta: PT Kharisma Putra Utama.
Suherman, Y. (2017). Sistem Informasi Kearsipan Tata Kelola Surat Pada Kantor Inspeksi BRI Kota Padang. JURNAL RESTI (Rekayasa Sistem dan Teknologi Informasi) Vol,1 No.1, 27.
Surya Ramadhan, S. S. (2019). SistemInformasi Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web Pada Operasi Perangkat Daerah Kantor Camat Rantau Utara Labuhan batu. Jurnal Teknik Komputer Vo.5 No.1, 94.
Suryadi, A. Y. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall. Jurnal Khatulistiwa Informatika Vol 7, No 1, 14.
Susanti, D. P. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo).
Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) Vol.8 No.2, 243.
Wadana, M. F. (2020).ANtalogi Karya Perpajakan Sebuah Persembahan Mahasiswa Jurusan Pajak. Yogyakarta: Deepublish.
58
58
LAMPIRAN 1
Pertanyaan :
1. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip surat di bagian umum sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat?
2. Sistem penyimpanan apa yang dipakai di bagian umum sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat?
3. Apa kelebihan penggunaan sistem penyimpanan berdasarkan nomor dan subjek di bagian umum sekretariat Provinsi Jawa Barat?
4. Kendala apa yang terjadi ketika melakukan pengarsipan di bagian umum sekretariat Provinsi Jawa Barat?
5. Apakah di bagian umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sudah memiliki SOP dalam melakukan pengarsipan?
59
59
RIWAYAT HIDUP
BIODATA
Nama : Afifah Amini
Tempat/ Tgl. Lahir : Bandung, 28 Oktober 1999
Alamat : Komplek Pelangi Antapani, Jl. Pelangi IV no. 15
Agama : Islam
Status : Belum Menikah
Kewarganegaraan : WNI
PENDIDIKAN
Tahun 2007 – 2012 : SD Priangan Bnadung
Tahun 2012 – 2015 : SMP Muhammadiyah 8 Bandung Tahun 2015 – 2018 : SMA PGII 1 Bandung
Tahun 2018 – 2021 : Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung