Prosedur Penyimpanan Arsip - TINJAUAN PUSTAKA

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.6 Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyirnpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Hal ini didukung menurut (Indrawan, 2020) Adapun prosedur penyimpanan arsip menurut (Pramono, 2019), meliputi :

1. Memeriksa Berkas

Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.

Pada saat memeriksa, petugas menentukan subjek surat tersebut.

2. Mengindeks

Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat dengan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.

3. Mengkode

Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, kode yang ditulis pada surat adalah kode humf atau angka tersebut. Jika daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, yang ditulis adalah nama subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama,/nomor subjek pada daftar klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.

4. Menyortir

Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokkan menjadi satu. Surat tidak perlu disortir jika hanya satu.

5. Menempatkan

Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan.

Adapun pendapat kedua menurut (Gaol, 2015) yang menyatakan bahwa prosedur pengelolaan arsip sebagai berikut :

1. Menyiangi arsip

Arsip tidak teratur harus terlebih dahulu disiangi dari nonarsip atau membuang sesuatu yang tidak ada hubungannya dengan arsip, seperti map kosong, amplop,

blanko, kardus berleas, plastik-plastik, dan lain sebagainya, hal ini dimaksudkan agar arsip menjadi bersih dan dapat diberkaskan dengan baik.

2. Memilah arsip

Arsip-arsip yang telah terkumpul harus dipilah-pilah berdasarkan tahun terbit dan dipilah berdasarkan unit kerja pencipta arsip.

3. Menyatukan berkas

Berkas adalah kumpulan surat-surat yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan yang saling berhubungan. Berkas ada yang berkelompok dan pula yang tuggal. Berkas yang berkelompok terdiri atas beberapa item seperti arsip pendukung yang berkaitan yang mempunyai kesamaan masalah atau kegiatan dan lampiran- lampiran-nya. Apabila arsip yang berkelompok tidak menyatu atau terpisah dengan item yang lain maka harus dicari dan satukan sehingga menjadi berkas yang utuh.

4. Memasukkan berkas ke dalam folder arsip

Folder adalah map arsip yang mempunyai tab/telinga di sebelah kanan atas pada Sisi belakang folder. Pada tab ini ditulis judul/nama berkas. Folder ini hanya diisi dengan satu berkas meskipun berkas tunggal (hanya satu lembar).

5. Mencatat/membuat daftar arsip

Berkas yang telah dimasukkan ke dalam folder dicatat dalam Daftar Arsip secara berurutan sesuai dengan tahun arsip dan klasifikasi masalah. Daftar arsip terdiri atas beberapa kelompok arsip. Daftar Arsip Aktif, Daftar arsip inaktif atau daftar arsip yang diserahkan.

BAB III

ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT

3.1 Sejarah Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Dalam tahun awal berdirinya Republik Indonesia, istilah DPRD Provinsi Jawa Barat belum digunakan. Meski demikian, hal ini tidak berarti bahwa tidak terdapat lembaga legislatif semacam DPRD. Pada tahun awal kemerdekaan lembaga semacam DPRD ini sesungguhnya telah juga hadir dengan nama Badan Perwakilan Rakyat Daerah (BPRD) Jawa Barat. Karena itu asal-usul dari kehadiran DPRD Provinsi Jawa Barat tidak dapat dipisahkan dari kehadiran BPRD Jawa Barat tersebut. Pada masa itu, BPRD dipimpin oleh R. Otto Iskandardinata dengan wakilnya Dr. Soeratman Erwin dan Mr. Samsudin.

Istilah DPRD Provinsi Jawa Barat baru dikenal pada tahun 1955 yaitu setelah Pemilihan Umum Pertama yang dilakukan pada 29 September 1955.

Sebagai tindaklanjut dari upaya untuk mewujudkan DPRD atas dasar pemilihan itu, pemerintah mengeluarkan UU No. 19/1956 yang merupakan ketentuan hukum pemilihan daerah. Setahun kemudian, untuk pertama kali dalam sejarah perkembangannya, diadakan pemilihan terhadap anggota DPRD Jawa Barat. Pada kurun waktu 1957-1960 jumlah anggota DPRD Jawa Barat sebanyak 75 orang yang berasal dari 14 Parpol dan diketuai oleh Oja Somantri.

Pada masa yang dikenal dengan Orde Lama sampai dengan 1974, Undang-undang yang menjadi landasan bagi kehadiran DPRD Jawa Barat adalah UU No. 18/1965, dan salah satu pasalnya memasung eksistensi DPRD yakni DPRD dalam menjalankan tugasnya bertanggungjawab kepada Kepala Daerah. Selain itu, dalam UU ini juga disebutkan, bahwa keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh DPRD harus mendapatkan tandatangan dari Kepala Daerah. Ini berarti kedudukan DPRD di bawah Kepala Daerah. Ketentuan hukum yang terdapat dalam UU No. 18/1965 mengakibatkan kekuasaan DPRD terhadap Kepala Daerah terasa sangat lemah yang pada gilirannya mempengaruhi pelaksanaan fungsi dan peran legislatifnya.

Selanjutnya, berturut-turut dalam era kepemimpinan Presiden Soeharto, pada tahun 1977-1982 DPRD Jawa Barat diketuai oleh Brigjen TNI (Purn) H. Adjat Sudradjat, Mayjen TNI (Purn) Suratman (1982-1992), Brigjen TNI (Purn) H. Agus Muhyidin (1992-1997). Pada masa ini seiring dengan meningkatnya jumlah penduduk Jawa Barat, maka jumlah anggota legislative pun mengalami peningkatan menjadi 100 orang anggota.

Pada tahun 1997 terjadi gerakan reformasi yang pada akhirnya meruntuhkan kepemimpinan Orde Baru. Hal ini berpengaruh terhadap masa kerja DPRD provinsi Jawa Barat yang hanya berlangsung selama tiga tahun, karena pada tahun 1998 sebagaimana tuntutan reformasi dilaksanakan Pemilu, dipimpin oleh Mayjen TNI (Purn) H. Abdul Nurhaman, S.Ip, S.Sos.

Sejalan dengan perkembangan demokrasi, dan perbaikan kehidupan ketatanegaraan, Pemerintah mengeluarkan UU No. 32 tahun 2004. Dewan

Perwakilan Rakyat Daerah didefinisikan sebagai lembaga perwakilan rakyat daerah dan berkedudukan sebagai unsur penyelenggaraan pemerintahan daerah.

Selanjutnya, dalam hubungannya dengan eksekutif, pasal 3 menyebutkan bahwa pemerintah daerah terdiri atas pemerintah dan DPRD. Hal itu berarti DPRD berkedudukan sejajar dan menjadi mitra dari pemerintah daerah.

Pemilu tahun 2004 diikuti oleh 24 Partai Politik, dan yang berhasil meraih kursi di DPRD Provinsi Jawa Barat 10 Parpol yakni Golkar, PDI-P, PKS,PPP, Demokrat, PKB, PAN, PBB, PKPB, PDS, yang selanjutnya menjadi 7 fraksi. DPRD Provinsi Jawa Barat Periode 2004 - 2009 diketuai oleh Drs.H.A.M. Ruslan (Golkar), dengan para wakil ketua H. Rudi Harsatanaya (PDI-P), drh. Achmad Ruâ€™yat, M.Sc.

(PKS, setelah diambil sumpahnya menjadi wakil walikota Bogor, digantikan oleh H. Husin M. Albanjari, Dipl.Ing.) dan H. Amin Suparmin, S. Hi. (PPP).

Sedangkan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Provinsi Jawa Barat periode 2009-2014 keanggotaannya diresmikan berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 161.32 - 556 Tahun 2009, pada tanggal 31 Agustus 2009 dalam Rapat Paripurna Istimewa Pengambilan Sumpah/Janji Anggota DPRD Provinsi Jawa Barat Hasil Pemilu 2009 bertempat di Gedung Merdeka Bandung. Mereka berasal dari 9 partai dengan jumlah 100 anggota yakni : Partai Demokrat 28 orang, Partai Demokrasi Indonesia Perjuangan 17 orang, Partai Golongan Karya 16 orang, Partai Keadilan Sejahtera 13 orang, Partai Gerakan Indonesia Raya 8 orang, Partai Persatuan

Pembangunan 8 orang, Partai Amanat Nasional 5 orang, Partai Hati Nurani Rakyat 3 orang dan Partai Kebangkitan Bangsa 2 orang. Tergabung dalam 8 Fraksi yakni F. Demokrat, F.PDI-P, F. Golkar, F. PKS, F. Gerindra, F. PPP, F. PAN, F.Hanura- PKB. Dalam Rapat Paripurna Istimewa tersebut, ditetapkan Pimpinan Sementara DPRD Propinsi Jawa Barat, yang berasal dari dua partai peraih kursi terbesar, masing-masing H. Awing Asmawi, SE (Partai Demokrat) sebagai Ketua Sementara dan Drs. H. Syarif Bastaman (PDIP) sebagai Wakil Ketua Sementara.

Selanjutnya pada tanggal 16 Oktober 2009, berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor: 161.32-712 Tahun 2009 Pimpinan DPRD Provinsi Jawa Barat mengucapkan sumpah/janji dalam Rapat Paripurna Istimewa dengan susunan sebagai berikut: Ketua DPRD Ir.H. Irfan Suryanagara (F. Partai Demokrat), Wakil Ketua: H.M Rudi Harsa Tanaya (F. PDIP), Drs.H.Uu Rukmana M.Si. (F. Partai Golkar), Drs.H. Nur Suprianto, MM (FPKS) dan H. Komarudin Taher, S.Ag.

(FPPP).

3.1.1 Visi dan Misi

Visi dari DPRD Provinsi Jawa Barat adalah terwujudnya sekretariat dprd yang prima dan profesional tahun 2023. Sedangkan misinya ada 2 yaitu:

1. Meningkatkan Profesionalisme, Melalui Penguasaan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi.

2. Meningkatkan Pelayanan Bagi Peningkatan kapasitas kinerja Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Jawa Barat

STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

SEKRETARIS DPRD Dr. Hj. IDA WAHIDA HIDAYATI, S.E., S.H., M.Si

Pembina Utama Muda (IV/c) NIP. 19641205 1993032004

TMT 12/06/2020

GUBERNUR / SEKDA Secara Administrasi Secara operasional PIMPINAN DPRD

KABAG PERSIDANGAN DAN PERUNDANG-

UNDANGAN KABAG HUMAS DAN PROTOKOL KABAG UMUM DAN ADMINISTRASI KABAG KEUANGAN

STAFF AHLI Drs. H. ARIP AHMAD RIPAI M.Si ASEP YUDI MULYADI,S.STP., M.A.P Dr. H. DODI SUKMAYANA, SE.,MM Dra IIS ROSTIASIH M.Si

Pembina TK. I (IV/b) Penata Tk.I (III/d) Pembina (IV/a) Pembina Tk. I (IV/b)

NIP. 19671116 199403 1004 NIP. 19830205200212 1001 NIP. 19700922 199803 1 004 NIP. 19690620 1988032003

TMT 20/10/2020 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020 TMT 15/05/2018

KASUBAG PERSIDANGAN, ALAT

KELENGKAPAN DEWAN DAN TENAGA AHLI KASUBBAG PUBLIKASI DAN INFORMASI KASUBAG TATA USAHA DAN

KEPEGAWAIAN KASUBBAG PERENCANAAN DAN ANGGARAN

IRA FARIDA, SE, MM Ir R. NUNGKE ROCHJATTI., MP MAMAR KOMARA S.Sos GINA KAMELIA YUNI SAVUTRI SE.Ak

Pembina (IV/a) Pembina (IV/a) Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d)

NIP. 19710928 1999032008 NIP. 19700115 200801 2002 NIP : 197201271999011001 NIP. 19790609 2005012010

TMT 06/01/2017 TMT 20/10/2020 TMT 20/10/2020 TMT 15/05/2018

KASUBAG RISALAH DAN DOKUMENTASI HUKUM

KASUBBAG ASPIRASI DAN HUBUNGAN ANTAR LEMBAGA

KASUBAG PERLENGKAPAN DAN

PEMELIHARAAN KASUBAG AKUNTANSI DAN PELAPORAN

KELOMPOK JAFUNG AHMAD IRFAN S.IP HENY MARGAWATI, SIP IRMA RAHMAWATI,S.Sos., M.M. MASRIYAH S.Sos., M.M

- Arsiparis Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d) Penata (III/c) Penata Tk.I (III/d)

- Pustakawan NIP. 19701016 200701 1006 NIP. 19650919 198603 2 010 NIP. 19810204201001 2002 NIP : 19680924 199310 2001

TMT 20/10/2020 TMT 15/05/2018 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020

KASUBAG PRODUK HUKUM KASUBAG PROTOKOL & URUSAN

PIMPINAN KASUBAG RUMAH TANGGA KASUBAG PENATAUSAHA KEUANGAN

GATOT RAHARDJA, SH MOCHAMAD HAPIDZ,S.H YUYU YUHANA S.Sos., M.M Dra. Hj. SINTA KURIJANI SUWARJA, , MM

Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d) Penata Tk.I (III/d) Pembina (IV/a)

NIP. 19720319 199703 1 003 NIP. 19691130 200801 1002 NIP : 19690310 200701 1010 NIP. 19680113 199403 2 0

TMT 06/01/2017 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020 TMT 20/10/2020

Bandung Maret 2021

An. SEKRETARIS DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT, Kepala Bagian Umum dan Administrasi,

ttd.

Dr. H. DODI SUKMAYANA, SE.,MM Pembina (IV/a) NIP. 19700922 199803 1 004

GAMBAR 3.1

STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat (2021)

3.2Struktur Oganisasi

3.2.1 Tugas Pokok

Pada Sekretariat DPRD dipimpin oleh : 1 Sekretaris DPRD:

1) Penyelenggaraan perumusan kebijakan teknis bidang kesekretariatan DPRD;

2) Penyelenggaraan pelayanan administrasi dan pemberian dukungan terhadap tugas dan fungsi DPRD, meliputi kesekretariatan, keuangan, rapat-rapat serta penyediaan dan pengkoordinasian Tenaga Ahli DPRD;

3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan Sekretariat Dewan;

dan

4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

2 Kepala Bagian Persidangan dan Perundang-Undangan:

1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang persidangan dan perundang undangan;

2) Penyelenggaraan pengelolaan dan pelayanan persidangan dan perundang-undangan;

3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan bagian persidangan dan perundang-undangan; dan

4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

3 Kepala Subbagian Persidangan, Alat Kelengkapan Dewan dan Tenaga Ahli

Subbagian Persidangan, Alat Kelengkapan Dewan dan Tenaga Ahli mempunyai tugas pokok melaksarlakan pengelolaan dan pelayanan persidangan, alat kelengkapan Dewan dan Tenaga Ahli, meliputi penyusunan bahan layanan rapat, dan persidangan AKD, rapat dan persidangan DPRD, kegiatan AKD dan fasilitasi dan koordinasi kegiatan AKD, rekrutmen Tenaga Ahli, fasilitasi sarana dan layanan rapat serta persidangan DPRD, pengelolaan data hasil rapat, dan persidangan DPRD, penyusunan administrasi, serta pengelolaan data hasil kegiatan AKD.

4 Kepala Subbagian Risalah dan Dokumentasi Hukum Subbagian Risalah dan Dokumentasi Hukum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan risalah dan dokumentasi hukum, meliputi penyusunan bahan risalah rapat dan persidangan, referensi data peraturan perundang-undangan dalam kegiatan DPRD, dan penyusunan dokumentasi produk hukum DPRD dan Sekretariat DPRD, pengelolaan data hasil rapat dan persidangan DPRD serta fasilitasi, dan layanan dokumentasi.

5 Kepala Subbagian Produk Hukum

Subbagian Produk Hukum mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan produk hukum, meliputi penyusunan bahan administrasi pengangkatan, dan pemberhentian Pimpinan, dan Anggota DPRD, penyusunan rancangan produk hukum, fasilitasi, dan koordinasi layanan bantuan hukum dan kedudukan hukum Anggota DPRD, pembahasan Raperda usul prakarsa, Raperda Usul Gubernur dan kegiatan DPRD lainnya, peningkatan kapasitas Pimpinan dan Anggota DPRD, sosialisasi Raperda/ Perda usul prakarsa DPRD, pengelolaan bahan produk hukum DPRD, dan Sekretaris DPRD serta pengelolaan Badan Kerjasama DPRD Provinsi (ADPSI), Forum Komunikasi Sekretaris DPRD Provinsi maupun Forum Komunikasi, dan Konsultasi Sekretaris DPRD Kabupaten/Kota.

6 Kepala Bagian Humas dan Protokol

1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang humas dan protokol;

2) Penyelenggaraan protokol; pengelolaan dan pelayanan humas dan

3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan bagian humas dan protokol; dan

4) Penyelenggaraan fungsinya. Fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya

7 Kepala Subbagian Publikasi dan Informasi

Subbagian Publikasi dan Informasi mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan publikasi dan informasi, meliputi penyusunan bahan dan publikasi meliputi TOR, press release, jurnal, pemberitaan media cetak, penyusunan kliping dan analisa berita, fasilitasi dan layanan publikasi, Pelayanan informasi publik, liputan kegiatan DPRD serta koordinasi kerjasama publikasi.

8 Kepala Subbagian Aspirasi dan Hubungan antar Lembaga Subbagian Aspirasi dan Hubungan antar Lembaga mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan aspirasi dan hubungan antar lembaga, meliputi penyusunan bahan kehumasan dan layanan aspirasi, pelayanan dan fasilitasi aspirasi masyarakat, pemantauan tindak lanjut aspirasi, fasilitasi kegiatan reses DPRD serta pengelolaan hubungan antar lembaga.

9 Kepala Subbagian Protokol dan Urusan Pimpinan

Subbagian Protokol dan Urusan Pimpinan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan protokol dan urusan Pimpinan, meliputi penyusunan bahan dan koordinasi kegiatan Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD, kegiatan

protokoler serta layanan administrasi urusan Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD, fasilitasi dan layanan keprotokolan, koordinasi pelayanan urusan Pimpinan DPRD, koordinasi layanan administrasi, penerimaan tamu Pimpinan DPRD, tata usaha Sekretaris DPRD serta koordinasi layanan kebutuhan akomodasi, perjalanan dinas, pembiayaan dan fasilitas lain Pimpinan DPRD dan Sekretaris DPRD.

10 Kepala Bagian Umum dan Administrasi

1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang umum dan administrasi;

2) Penyelenggaraan pengelolaan dan pelayanan umum dan administrasi;

3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan bagian umum dan administrasi; dan

4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

11 Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepagawaian

layanan data pegawai, SKUMPTK, Sistem Informasi Kepegawaian, Sasaran Kinerja Pegawai, Sistem informasi kehadiran pegawai, pensiun, peningkatan sumber daya aparatur, pengusulan formasi, mutasi, pengembangan karir dan kompetensi, pembinaan disiplin, kesejahteraan dan pensiun pegawai Sekretariat DPRD, serta penyusunan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan Sekretariat DPRD.

12 Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Pemaliharaan Subbagian Perlengkapan dan Pemeliharaan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan pemeliharaan, penyusunan bahan rencana pengelolaan alat perlengkapan kantor, pemeliharaan pengelolaan inventarisasi barang Sekretariat DPRD, pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan serta pengadaan alat perlengkapan kantor.

13 Kepala Sub Bagian Rumah Tangga

Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas pokok melaksanakan rumah tangga, meliputi fasilitasi dan layanan urusan dalam, perawatan kesehatan Anggota DPRD, rumah tangga, administrasi, pengaturan layanan dan pengelolaan kendaraan Sekretariat DPRD, akomodasi dan jamuan serta penggandaan dan pencetakan.

14 Kepala Bagian Keuangan

1) penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang keuangan;

2) penyelenggaraan pengelolaan keuangan;

3) penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan Bagian Keuangan; danpenyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

15 Kepala Subbagian Perencanaan dan Anggaran

Subbagian Perencanaan dan Anggaran mempunyai tugas pokok melaksanakan perencanaan dan anggaran, meliputi penyusunan anggaran Sekretariat DPRD dan DPRD, penyusunan bahan analisis pelaksanaan fungsi anggaran DPRD, pengolahan data bahan, koordinasi, fasilitasi dan pengendalian dalam perencanaan dan anggaran serta penyusunan evaluasi dan pelaporan kegiatan Dinas.

16 Kepala Subbagian Penatausahaan Keuangan

Subbagian Penatausahaan Keuangan mempunyai tugas pokok melaksanakan penatausahaan keuangan, meliputi pengelolaan sistem akuntansi, Penatausahaan Keuangan lembaga DPRD dan Sekretariat DPRD, pelayanan perbendaharaan, verifikasi dan pertanggungjawaban keuangan, penyusunan bahan laporan keuangan kegiatan anggaran pendapatan dan belanja Sekretariat DPRD, analisa dan pengkajian penatausahaan keuangan, penyusunan laporan

keuangan lembaga DPRD dan Sekretariat DPRD, serta pembinaan dan penataan administrasi verifikasi.

17 Kepala Subbagian Akuntansi dan Pelaporan

Subbagian Akuntansi dan Pelaporan mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pengelolaan akuntansi dan pelaporan, meliputi pengelolaan sistem akuntansi, akuntansi dan pelaporan, pembinaan, koordinasi, fasilitasi, monitoring, evaluasi, pengendalian teknis di bidang pengelolaan akuntansi dan pelaporan, pengelolaan dan pembinaan administrasi akuntansi dan pelaporan pada Lembaga DPRD dan Sekretariat DPRD, tata akuntansi dan pelaporan gaji, dan tunjangan- tunjangan Anggota DPRD, konsultasi dan asistensi pengelolaan akuntansi dan pelaporan, pengkajian, analisa dan meneliti pengelolaan akuntansi dan pelaporan, serta klarifikasi akuntansi dan pelaporan.

18 Tenaga Ahli

Mempunyai tugas membantu DPRD Provinsi Jawa Barat dalam menjalankan tugas dan fungsinya, yang dikoordinasikan oleh Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.

19 Kelompok Jabatan Fungsional (JAFUNG)

Mempunyai tugas melaksanakan sebagaian tugas pemerintah daerah sesuai dengan kehalian dan kebutuhan.

STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN UMUM DAN ADMINISTRASI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT

ANALIS SUMBER DAYA MANUSIA AHLI MUDA AGUS MAULANA, S.Sos.

Penata Tk.I (III/d) NIP : 197107162009011001

PENGADMINISTRASI UMUM PENGADMINISTRASI UMUM

SAEPUDIN HARIS KUSUMAH Pengatur Tk.I (II/d)

PENGADMINISTRASI UMUM PENGADMINISTRASI UMUM

SYAM GUSTAF IRPANDA

TJETJEP HELLY HERLIANA Pengatur Tk.I (II/d)

3.3 Struktur Bagian Umum dan Administrasi Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

KABAG UMUM DAN ADMINISTRASI Dr. H. DODI SUKMAYANA, SE.,MM

Pembina (IV/a) NIP. 19700922 199803 1 004

TMT 20/10/2020

KASUBAG TATA USAHA DAN KEPEGAWAIAN

KASUBAG PERLENGKAPAN DAN

PEMELIHARAAN KASUBAG RUMAH TANGGA

MAMAR KOMARA S.Sos IRMA RAHMAWATI,S.Sos., M.M. YUYU YUHANA S.Sos., M.M

Penata Tk.I (III/d) Penata (III/c) Penata Tk.I (III/d)

NIP : 197201271999011001 NIP. 19810204201001 2002 NIP : 19690310 200701 1010

TMT 20/10/2020 TMT 18/02/2021 TMT 20/10/2020

ARSIPARIS AHLI MUDA PENGADMINISTRASI UMUM PENGADMINISTRASI UMUM IDI RUSMANA, S.Sos. ASEP SAEPULLOH ASEP HENDRA

Penata Tk.I (III/d) Pengatur Tk.I (II/a) Pengatur Tk.I (II/b) NIP : 196807091998031005 NIP : 196903242007011005 NIP : 198006212014101001

GAMBAR 3.2

STRUKTUR BAGIAN UMUM DAN ADMINISTRASI ORGANISASI SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWABARAT

Sumber: Bagian Umum Organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Jawabarat (2021)

Pada Bagian Umum dan Administrasi Sekretariatan DPRD dipimpin oleh Kepala Bagian Umum dan Administrasi yang membawahi 3 Kepala Sub bagian yaitu Sub Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian, Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan

Pemeliharaan, dan Kepala Sub Bagian Rumah Tangga. Kepala Sub bagian Tata Usaha dan kepegawaian membawahi Arsiparis Ahli Muda, Analis Sumber Daya Manusia Aparatur, Pengadministrasi Umum, dan Pranata Kearsipan. Adapun tugas pokok dan fungsi dari bagian-bagian diatas adalah:

1 Kepala Bagian Umum dan Administrasi

1) Penyelenggaraan pengkajian bahan kebijakan teknis bidang umum dan administrasi.

2) Penyelenggaraan pengelolaan dan pelayanan umum dan administrasi.

3) Penyelenggaraan evaluasi dan pelaporan Bagian Umum dan Administrasi.

4) Penyelenggaraan fungsi lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

2 Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepagawaian

Melaksanakan pengelolaan dan layanan tata usaha dan kepegawaian, meliputi ketatausahaan, penataan dan layanan kearsipan, penyimpanan arsip, mengatur layanan peminjaman dan pemindahan arsip dinamis in aktif dan penyusunan data arsip, penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), kenaikan pangkat, penyelesaian gaji berkala (KGB), bezetting formasi, layanan data pegawai, SKUMPTK, Sistem Informasi Kepegawaian, Sasaran Kinerja Pegawai, Sistem informasi kehadiran pegawai, pensiun, peningkatan sumber daya aparatur, pengusulan formasi, mutasi, pengembangan karir dan kompetensi, pembinaan disiplin, kesejahteraan dan pensiun pegawai Sekretariat DPRD, serta

penyusunan bahan penataan kelembagaan dan ketatalaksanaan Sekretariat DPRD.

3 Kepala Sub Bagian Perlengkapan dan Pemaliharaan

Subbagian Perlengkapan dan Pemeliharaan mempunyai tugas pokok melaksanakan pengelolaan perlengkapan dan pemeliharaan, penyusunan bahan rencana pengelolaan alat perlengkapan kantor, pemeliharaan pengelolaan inventarisasi barang Sekretariat DPRD, pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan serta pengadaan alat perlengkapan kantor.

4 Kepala Sub Bagian Rumah Tangga

5 Arsiparis Ahli Muda

1) Melaksanakan penataan dan layanan kearsipan, penyimpanan asrsip, mengatur layanan peminjaman dan pemindahan arsip dinamis in aktif ke Depo Arsip dan penyusunan data arsip di Depo arsip.

2) Melaksanakan penyusunan bahan saran pertimbangan mengenai tata usaha dan kepegawaian sebagai bahan penetapan kebijakan Pemerintah Daerah Provinsi.

3) Melaksanakan evaluasi dan pelapor Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian.

4) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

6 Analis Sumber Daya Manusia Ahli Muda

1) Mempelajari menganalisa serta menelaah Aplikasi E-formasi, peremajaan data (data digital), aplikasi SIAP Jabar, SAPK dan aplikasi kepegawaian lainnya.

2) Mempelajari setrta menelaah usulan/proses ijin belajar, mutase, pencantuman gelar, pengembangan kompetensi dan diklat.

3) Mempelajari, menganalisa serta menelaah penyusunan nama jabata PNS.

4) Melaksanakan proses rapat, desk, konsultasi, koordinasi masalah kepegawaian (dengan BKD, BKN, BPSDM, dll)

5) Mempelajari dan menelaah usulan pension, KP, penetapan peta jabatan organisasi, penetapan jabatan fungsional umum, dan penyusunan formasi.

6) Melaksanakan tugas lain sesui dengan tugas pokok dan fungsinya.

7) Melaksanakan penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), kenaikan pangkat, penyelesaian gaji berkala (KGB), bazzeting formasi, dan layanan pegawai.

8) Melaksanakan peremajaan data evaluasi jabatan aparatur Sekretariat Dewan Provinsi Jawa Barat.

7 Analis Sumber Daya Manusia Aparatur

1) Melaksanakan penyusunan program kerja Subbagian Tata Usaha dan Kepegawaian.

2) Melaksanakan penyusunan bahan kebijakan teknis bidang tata usaha dan kepegawaian.

3) Melaksanakan penyusunan Daftar Urut Kepangkatan (DUK), kenaikan pangkat, penyelesaian gaji.

4) Melaksanakan telaahan penyusanan standar kompetensi jabatan PNS di lingkungan sekretariat DPRD.

5) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

8 Pranata Kearsipan

1) Melaksanakan kegiatan rumah tangga ketua DPRD dan Sekretariat DPRD.

2) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.

3) Melaksanakan evaluasi dan pelaporan Subbagian Rumah Tangga.

4) Melaksanakan pengendalian pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Subbagian Rumah Tangga.

5) Melaksanakan Pengarsipan surat-surat.

Dalam dokumen ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT (Halaman 40-0)