Teknik Pengumpulan Data - ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI

BAB III ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis untuk dapat membuat laporan tugas akhir adalah sebagai berikut:

1. Observasi

Menurut Kerlinger (Matuzahroh, 2018) “Latihan-latihan yang dapat dilakukan untuk membuat hasil observasi dapat diandalkan adalah dengan belajar melakukan observasi terhadap peristiwa atau subyek yang dipilih secara khusus, kemudian berusaha menuliskan hasil observasi secara

deskriptif karena sangat sulit memisahkan subyektifitas kita terhadap fakta yang sedang kita amati dan berusaha untuk disiplin mencatat kejadian yang diamati secara lengkap dan mendetail ”. Maka dari itu, penulis melakukan obesrvasi dengan cara mengamati dan mengikuti langsung kegiatan instansi.

2. Studi Pustaka

Menurut (P., 2019) “Definisi studi kepustakaan adalah suatu survei studi deskriptif yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang akan atau sedang diteliti dengan kepustakaan sebagai sumber utama. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, tesis dan disertasi, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, buku tahunan, ensiklopedia, jurnal, dan sumber-sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain”. Maka dari itu, penulis melakukan Studi Pustaka yang dilakukan dengan cara mengumpulkan data/ informasi melalui internet, buku, dan jurnal yang berkaitan mengenai arsip.

3. Dokumen

Menurut KBBI (Wadana, 2020) “ dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan“. Maka dari itu, penulis mengumpulkan dokumen-dokumen/

data yang berkaitan dengan prosedur penyimpanan arsip serta system arsip yang digunakan yang bersumber langsung dari perusahaan.

4. Wawancara

Menurut (Sudaryono, 2016) “Wawancara adalah suau cara pengumpulan data yang digunakan untuk mernperoleh informasi langsung dan surnbcrnya”. Maka dari itu, penulis melakukan wawancara langsung dengan pegawai yang bersangkutan mengenai prosedur penyimpanan dan pemeliharaan arsip.

BAB IV

ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Prosedur Penyimpanan Arsip Surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Gambar 4.4

Flowchart Proses Penyimpanan arsip surat Pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Prov. Jabar

Sumber: Hasil Pengolahan (2021)

Pelaksanaan penyimpanan arsip surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat adalah sebagai berikut :

1. Surat yang akan disimpan, akan diperiksa terlebih dahulu kejelasan serta kelengkapan data dari surat tersebut. Mengenai contoh surat dapat dilihat pada gambar 4.1 di bawah ini.

Gambar 4.1 Contoh Arsip Surat

Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat (202

2. Setelah selesai tahap pemeriksaan, surat yang akan diarsipkan harus diberi indeks terlebih dahulu dengan cara memberi nama istilah/ singkat berdasarkan masalah arsip surat yang diterima.

3. Surat yang telah diberikan indeks kemudian akan diberi kode surat sesuai dengan permasalahan surat dengan mencocokkan dengan daftar klasifikasi yang ada. Daftar klasfikasi yang dipakai menggunakan buku dari DISPUNSIPDA ( Dinas Perustakaan dan Kearsipan Daerah) yang dapat dilihat pada gambar 4.2.

Gambar 4.2 Contoh buku klasifikasi

Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat (2021)

Gambar 4.2 Contoh buku klasifikasi

Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat(2021)

4. Setelah surat diberi indeks dan kode surat, langkah selanjutnya adalah memilah - milah surat sehingga surat - surat dikempokkan menjadi satu sesuai dengan nomor surat yang sama.

5. Surat – surat yang telah selesai dikelompokkan kemudian disimpan di tempat penyimpanan arsip surat yang dimasukan ke dalam folder yang sesuai dengan kode surat dan kode tempat penyimpanan yang berada di filling cabinet. Dapat dilihat pada gambar 4.4 di bawah ini.

Gambar 4.3

Tempat Penyimpanan Arsip (Filling Cabinet) Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.

Untuk lebih jelas mengenai proses penyimpanan arsip surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.

4.1.1 Sistem Penyimpanan Arsip Surat yang dipergunakan di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Setiap kegiatan yang dilakukan dalam suatu organisasi secara otomatis akan menciptakan arsip yang dihasilkan selama proses pelaksanaan kegiatan tersebut. Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi dalam suatu organisasi adalah arsip. Arsip itu sendiri dapat menjadi sumber informasi, ingatan atau rekaman, sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan, serta sebagai bukti untuk kepentingan bagi organisasi. Pengelolaan arsip pada suatu organisasi memegang peranan yang penting bagi kelancaran jalannya

organisasi tersebut sewaktu-waktu ketika membutuhkan informasi dapat ditemukan kembali dengan mudah.

Berdasarkan observasi penulis selama melakukan kerja praktik lapangan di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menerapkan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem nomor dan system abjad.

Penggunaan sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem nomor dan abjad ini dapat mempermudah dalam mengelola penyimpanan data yang banyak yang bertujuan agar arsip dapat terpelihara dengan baik agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan kembali.

Penerapan sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor dan subjek sesuai digunakan dengan banyaknya aktivitas surat-menyurat yang dilakukan di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat. Maka dari itu arsip surat di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat berperan penting dalam kelangsungan hidup organisasi. Mengingat bahwa suatu organisasi merupakan pusat kegiatan administrasi yang mampu memberikan data-data secara lengkap dan akurat, maka dibutuhkan pengelolaan sistem penyimpanan arsip yang tepat agar memudahkan efektifitas pencarian arsip.

salah satunya dapat dilihat pada gambar 4.5 dan 4.6 dibawah ini.

Gambar 4.5

Tempat Penyimpanan Arsip (Sistem Nomor) Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat (2021)

Gambar 4.6

Klasifikasi Arsip (Sistem Abjad)

Sumber: Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.(2021)

4.2 Prosedur Penyimpanan Arsip Surat di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Proses pengelolaan arsip yang dilakukan pada Bagian Umum di

Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dilakukan dengan ketentuan yang sudah ditetapkan dengan beberapa tahap sebagai berikut :

1. Memeriksa Berkas 2. Mengindeks 3. Mengkode 4. Menyortir 5. Menempatkan

Berdasarkan penelitian selama melakukan kerja praktik yang dilakukan oleh penulis, proses penyimpanan arsip yang dilakukan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat telah sesuai dengan teori dari (Pramono, 2019) yang menjelaskan bahwa proses penyimpanan arsip dilakukan melalui beberapa langkah, mulai dari pemeriksaan berkas, mengindeks, mengkode surat, menyortir, dan yang terakhir adalah menyimpan arsip. Hal ini didukung oleh hasil penelitian dari (Ratna Suminar, 2016) yang menyatakan bahwa “proses penyimpanan arsip meliputi beberapa tahapan dimulai dari memeriksa berkas, mengindeks, mengkode, dan menyimpan”

Menurut analisa penulis, proses penyimpanan arsip surat pada Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dilaksanakan sesuai dengan

standar operational prosedur (SOP) yang ada dan sesuai dengan teori dari (Pramono, 2019) yang pengerjaannya diawali dengan memeriksa arsip, mengindeks arsip, mengkode arsip, menyortir arsip, dan menyimpan arsip. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kelancaran organisasi, maka dari itu, proses penyimpanan arsip yang mudah dapat mempersingkat waktu proses pencarian arsip surat secara cepat dan akurat ketika dibutuhkan untuk diproses untuk mempermudah proses penyimpanan arsip yang dilakukan agar ketika arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan.

4.2.1 Sistem Penyimpanan Arsip Surat yang dipergunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat

Dalam proses arsip, melakukan penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah proses penyimpanan, sehingga perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan arsip yang tepat.

Berdasarkan hasil observasi penulis selama melakukan kerja praktik, sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dengan menggunakan system nomor dan abjad. Penggunaan sistem nomor dan kebutuhan di Sekretarat DPRD Provinsi Jawa Barat sesuai terkait dengan banyaknya urusan dalam mengarsipkan surat. Sistem penyimpanan berdasarkan nomor dan subjek sangat membantu memudahkan yang proses penyimpanan arsip dilakukan

agar ketika arsip tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan kembali masih tersimpan dengan baik dan tersusun dengan rapih. Hal dilakukan agar proses pencarian arsip dapat dilakukan secara cepat, mudah, dan tepat. Dengan begitu kegiatan pengarsipan yang dilakukan dapat berjalan dengan lancar dan teratur serta dapat mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis, sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sesuai dengan teori dari Sutarto (Mulyadi, 2016) yang menyatakan ada 5 metode sistem penyimpanan asip salah satunya berdasarkan sistem nomor dan berdasarkan abjad. Hal ini didukung oleh hasil penelitian dari (Andrian Noviardy, 2020) bahwa “ada 5 (lima) metode penyimpanan arsip, yaitu berdasarkan system abjad, s system geografis, system nomor, system abjad, system kronologis”

Menurut analisa penulis, sistem penyimpanan arsip surdat yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan system nomor dan system abjad yang disimpan rapih ke dalam folder yang berada di filling cabinet sehingga arsip yang disimpan terlihat rapi yang memudahkan petugas dalam melakukan pencaarian arsip surat secara cepat dan tepat.

4.3 Pembahasan

Beberapa perbandingan antara teori dengan praktik kerja yang dilakukan penulis di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat:

1. Prosedur penyimpanan arsip yang dilakukan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat masih dilakukan secara manual ysng berjalan baik sesuai dengan SOP perusahaan. Proses penyimpanan arsip yang dilakukan sesuai dengan teori (Pramono, 2019) yang langkah pengerjaannya dimulai dari memeriksa arsip, mengindeks arsip, mengkode arsip, menyortir arsip, dan menyimpan arsip Hal ini dilakukan agar mempermudah proses penyimpanan arsip dapat berjalan dengan lancar dan teratur.

2. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat dengan menggunakan system nomor dan abjad sesuai dengan SOP yang telah berjalan dengan baik. Sistem penyimpanan arsip yang digunakan sesuai dengan teori Sutarto (Mulyadi, 2016) yang mengatakan ada 5 metode system penyimpanan arsip yang diantaranya ada yang berdasarkan system abjad dan system nomor.Hal ini dilakukan agar arsip yang disimpan terlihat rapih yang memudahkan pencarian kembali arsip tersebut secara cepat dan akurat

BAB V

SIMPULAN & SARAN

5.1 Simpulan

Setelah melaksanakan praktik kerja lapangan dan mengkaji serta menganalisis permasalahan yang ada mengenai “Analisis Prosedur Sistem Penyimpanan Arsip Surat di Bagian Umum di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat” penulis memiliki beberapa simpulan, yang diantaranya:

1. Prosedur penyimpanan arsip surat yang dilakukan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sudah berjalan dengan baik sesuai dengan SOP serta sesuai dengan teori dari (Pramono, 2019). Proses penyimpanan arsip yang dilakukan sudah berjalan dengan mudah, lancar serta teratur, sehingga proses penemuan kembali arsip dilakukan dengan cepat dan tepat serta tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

2. Sistem penyimpanan arsip surat yang dipergunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sudah dilakukan dengan baik sesuai dengan SOP dan teori Sutarto (Mulyadi, 2016). Sistem penyimpanan arsip surat yang digunakan adalah dengan menggunakan sistem nomor dan system abjad yaitu berdasarkan nomor surat dan huruf yang masih dilakukan secara manual.

Penggunaan sistem penyimpanan berdasarkan nomor dan abjad ini dilakukan agar arsip yang disimpan di filling cabinet terlihat rapih sehingga memudahkan petugas pengarsipan dalam melakukan pencarian arsip dengan cepat dan akurat.

5.2 Saran

Prosedur penyimpanan arsip surat serta system penyimpanan arsip surat yang digunakan di Bagian Umum Sekretariat DPRD Jawa Barat sudah berjalan baik namun masih dilakukan secara manual Untuk meningkatkan pelayanan dalam bidang kearsipan sebaiknya proses penyimpanan arsip ditambah menggunakan digital system.

DAFTAR PUSTAKA

Andrian Noviardy, N. M. (2020). PROSEDUR SISTEM PENGELOLAAN DAN

PENYIMPANAN ARSIP REQUEST FOR CONSUMTION (RFC) PADA BAGIAN

GUDANG PT TELOKM AKSES PALEMBANG. SEMHAVOK (Seminar Hasil

Penelitian Vokasi) Vol.2 No.1, 38.

Desilia Purnama Dewi, L. O. (2017). Peran Sekretaris dalam mengeloa surat masuk dan surat. Jurnal Sekretari Universitas Pamulang Vo.4 No.2, 3.

Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya Arsip sebagai sumber Informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi) Vol. 3 No. 2, 216.

Gaol, J. L. (2015). Keandalan dan Sukses Sekretaris Perusahaan dan Organisasi.

Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Hardiyanti, U. (2018). Sistem Penyimpanan Arsip ada Kantor Imigrasi Kelas 1 Palembang. SEMHAVOK (Seminar Hasil Penelitian Vokasi) Vol. 1 No.1, 28.

Husni, E. (2019). Pengelolaan Arsip dalam mendukung Admi nistrasi di Univeristas Dharma Andalas Padang. JJurnal Ekonomi dan Bisnis Dharma Andalas, 23.

Indrawan, I. (2020). Manajemen Personalia dan Kearsipan Sekolah. Klaten:

Penerbit Lakeisha.

Kacaribu, A. H. (2020). Pengantar Ilmu Administrasi. Yogyakarta: Andi.

Maniah, D. H. (2017). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:

Deepublish Publisher.

Matuzahroh, N. (2018). Observasi : Teori dan Aplikasi dalam Psikologi. Malang:

Universitas Muhammadiyah Malang.

Mulyadi. (2016). Pengelolaan Arsip Berbasi Otomasi. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada..

Mulyani, S. (2016). Metode Analisis dan Perancangan Sistem. Bandung: ABDI Sistematika.

P., I. M. (2019). Cara Mudah Memahami Metodologi Penelitian. Yogyakarta:

Deepublish.

Pramono, J. (2019). KEARSIPAN : Program Keahlian Manajemen Perkantoran Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.

Yogyakarta: ANDI.

Pujiasri, E. (2018). Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian. Jakarta: PT Gramedia Widdisarana.

Ratna Suminar, E. P. (2016). Bagaimana Penangan Arsip di Bagian Tata Usaha Kantor Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi. Jurnal Sekretari Universitas Pamulang, 10.

Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip DInamis. Malang: UB Press.

Rusidi. (2019). Teknik Menyusun Jadwal Retensi. Yogyakarta: Deepublish Publisher.

Sattar. (2019). Manajemen Kearsipan. Yogyakarta: Deepublish Publisher.

Sudaryono. (2016). Metode Penelitian Pendidikan. Jakarta: PT Kharisma Putra Utama.

Suherman, Y. (2017). Sistem Informasi Kearsipan Tata Kelola Surat Pada Kantor Inspeksi BRI Kota Padang. JURNAL RESTI (Rekayasa Sistem dan Teknologi Informasi) Vol,1 No.1, 27.

Surya Ramadhan, S. S. (2019). SistemInformasi Penilaian Kinerja Pegawai Berbasis Web Pada Operasi Perangkat Daerah Kantor Camat Rantau Utara Labuhan batu. Jurnal Teknik Komputer Vo.5 No.1, 94.

Suryadi, A. Y. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall. Jurnal Khatulistiwa Informatika Vol 7, No 1, 14.

Susanti, D. P. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo).

Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP) Vol.8 No.2, 243.

Wadana, M. F. (2020).ANtalogi Karya Perpajakan Sebuah Persembahan Mahasiswa Jurusan Pajak. Yogyakarta: Deepublish.

LAMPIRAN 1

Pertanyaan :

1. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip surat di bagian umum sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat?

2. Sistem penyimpanan apa yang dipakai di bagian umum sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat?

3. Apa kelebihan penggunaan sistem penyimpanan berdasarkan nomor dan subjek di bagian umum sekretariat Provinsi Jawa Barat?

4. Kendala apa yang terjadi ketika melakukan pengarsipan di bagian umum sekretariat Provinsi Jawa Barat?

5. Apakah di bagian umum Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat sudah memiliki SOP dalam melakukan pengarsipan?

RIWAYAT HIDUP

BIODATA

Nama : Afifah Amini

Tempat/ Tgl. Lahir : Bandung, 28 Oktober 1999

Alamat : Komplek Pelangi Antapani, Jl. Pelangi IV no. 15

Agama : Islam

Status : Belum Menikah

Kewarganegaraan : WNI

PENDIDIKAN

Tahun 2007 – 2012 : SD Priangan Bnadung

Tahun 2012 – 2015 : SMP Muhammadiyah 8 Bandung Tahun 2015 – 2018 : SMA PGII 1 Bandung

Tahun 2018 – 2021 : Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti Bandung

Dalam dokumen ANALISIS PROSEDUR SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SURAT DI BAGIAN UMUM SEKRETARIAT DPRD PROVINSI JAWA BARAT (Halaman 62-0)