6 BAB II
TINJAUAN TEORITIS
2. 1 Tinjauan Teoritis
2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi pada dasarnya merupakan suatu sistem informasi yang mengolah data-data Akuntansi (transaksi) menjadi informasi (laporan keuangan),seperti dikemukakan oleh Commite of prepare a statement of basic accounting theory ,America accounting Assosiation (2005) yang dikutip oleh Wilkinson (2005)dinyatakan bahwa pada akibatnya akuntansi adalah sistem informasi lebih jelasnya Akuntansi merupakan penerapan teori umum tentang pemecahan masalah usaha ekonomi secara efisien.
Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2002:6-7) meliputi : “Beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemprosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis kejadian ekonomi yang serupa
Menurut Richard F.Neuschel yang dikutip oleh H.M Jogianto (2008:05) mengemukakan bahwa suatu sistem adalah jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan dikembangkan sesuai dengan skema yang terintegrasi untuk melaksanakan suatu kegiatan utama dalam bisnis.
7
Menurut H.M Jogianto (2005) menyebutkan sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak dan sistem fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan terbuka
Menurut Hall (2007:5.) menyatakan bahwa “ Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang salih berkaitan (interrelated) atau susbsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yan sama (Common purpose)”
Sedangkan Sistem akuntansi menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2006:3) : Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang memudahkan manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi dibuat untuk memberikan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen sebuah perusahaan guna memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Akhmad, Hidayat Sugiharto.2012 Jurnal Ilmiah Mahasiswa akuntansi-Vol 2, no 1, April 2012.Menggambarkan model sistem sebagai berikut:
Input Proses Output
Gambar 2.1 Model Sistem
8
Data Proses Informasi
Gambar 2.2 Perubahan Data Menjadi Informasi Transaksi Prosedur Pelaksanaan Transaksi : - Prosedur Penjualan - Prosedur Pembelian - Dsb Dokumen Jurnal dan Regiser Buku Besar Dan Buku Pembantu Laporan Gambar 2.3 Sistem Informasi Manual Transaksi Prosedur Pelaksanaan Transaksi : - Prosedur Penjualan - Prosedur Pembelian - Dsb Dokumen File : - Master File - Transaction File - Reference File - Histori File Laporan Gambar 2.4 Sistem Informasi Komputer
9 2.1.2 Teknologi Sistem Informasi
Adanya perkembangan teknologi informasi sangat mendukung terbentuknya sistem akuntansi yang ideal, maka dari itu setiap badan usaha perlu menerapkan strategi teknologi yang paling sesuai dengan visi misi dan kondisi perusahaan. Teknologi informasi merupakan salah satu satu aspek yang penting dalam perkembangan dan kinerja badan usaha dalam menghadapi globalisasi. Informasi merupakan salah satu sumberdaya terpenting bagi suatu badan usaha,karena informasi berguna bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan, pengawsan, dan memudahkan dalam pengambilan keputusan secara cepat akurat dan relaven
sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang.
Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis (Jogiyanto, 2005:11) Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian.mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan startegi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang ditentukan.
Menurut (Mulyadi,2001:22).Perkembangan teknologi informasi sangat pesat menyebabkan perubahan besar diberbagai kehidupan sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi, penanganan transaksi pertukaran antara perusahaan dengan customernya dan dengan perusahaan lain,dengan teknologi informasi pada tingkat perkembangannnya sekarang dengan mudah data memperoleh informasi yang diperlukan untuk menjalin bisnis mereka. Dengan demikian hanya perusahaan yang mampu menghasilkan produk dan jasa yang memenuhi mutu
10
yang dibutuhkan cutomer yang akan menjadi pemimpin dalam persaingan di pasar.
2.1.3 Teknologi Infromasi
TI merupakan salah satu alat manajer untuk mengatasi perubahan (Laudon dan Laudon, 2006:14). Definisi TI secara lengkap dinyatakan oleh Martin et.al (2002:1), yaitu teknologi komputer digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi serta teknologi komunikasi yang digunakan untuk mengirim informasi. Definisi TI sangatlah luas dan mencakup semua bentuk teknologi yang digunakan dalam menangkap, manipulasi, mengkomunikasikan, menyajikan, dan menggunakan data yang akan diubah menjadi informasi.(Martin et al.,2002:125).
Lingkungan teknologi memungkinkan perusahaan untuk memajukan kinerjanya. TI dan kinerja memiliki hubungan simbiosis. Perkembangan TI yang terjadi selama ini mencakup perkembangan infrastruktur TI, yakni hardware, software data dan komunikasi (McNurlin dan Sprague,2002:11). Menurut Laudon dan Laudon (2006:14-15), infrastruktur TI terdiri atas komponen hardware, software, teknologi menyimpan data (storage) serta teknologi komunikasi. Beberapa penulis mengklasifikasikan teknologi storage ke dalam komponen hardware sehingga komponen TI terdiri atas hardware,software dan komunikasi (McLeod dan Schell,2004:101-123;Mescon et al.,2002:213-219).
2.1.4 Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi
Menurut (Husein dan Wibowo ,2005:170) Sistem informasi yang dulunya bukan merupakan bagian yang penting telah mengubah peran dan tanggung jawab
11
baru, dengan adanya kepemimpinan yang lebih berorentasi bisnis, sehingga organisasi ini berkaitan erat dengan perubahan lingkungan. Revolusi ini juga mendorong manajemen puncak memasukan teknologi informasi dengan strategi perusahaan. Karena alasannya sama banyak profesional dalam organisasi menemukan bahwa kemampuan baru yang dibawa oleh teknologi mempunyai efek yang signifikan atas pekerjaan dan karir mereka.
Perkembangan teknologi informasi yang pesat mengakibatkan perubahan yang sangat signifikan terhadap akuntansi. Perkembangan Akuntansi berdasarkan kemajuan teknologi terjadi dalam tiga babak, yaitu era bercocok tanam, era industri, dan era reformasi. Hal ini dinyatakan oleh Alvin Toffler dalam bukunya yang berjudul The Third Wave (Robert,1992)
2.1.5 Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer
Sistem informasi akuntansi berbasis komputer adalah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer dalam mengelola data atau transaksi perusahaan menjadi suatu informasi yang tepat, akurat, dan relevan dalam pengambilan keputusan.
Pemrosesan data secara manual sudah tidak relevan lagi bagi perusahaan yang memiliki tingkat volume transaksinya tinggi dan rumit. Pencatatan secara manual sudah tidak mampu melakukan back up kesalahan-kesalahan atau penyimpangan-penyimpangan yang sering terjadi dalam perusahaan. Akibatnya informasi yang dihasilkan tidak akurat lagi dalam pengambilan keputusan.
12
Komputer menjadi pilihan utama perusahaan dalam menangani kekompleksan dan kerumitan data atau transaksi perusahaan.
Pengertian sistem informasi akuntansi menurut Krismiaji (2005;4) adalah sebagai berikut :“Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoprasikan bisnis. Untuk dapat menghasilkan informasi yang diperlukan oleh para pembuat keputusan”.
Sistem Informasi Akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2006; 3) didalam Amir Abadi Yusuf bahwa :
“Sistem Informasi Akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan”.
Sistem Informasi Akuntansi menurut (Suwardjono,2005) Akuntansi adalah seperangkat pengetahuan yang mempelajari keungan kuantitatif unit-unit organisasi dalam suatu lingkungan Negara tertentu dan cara penyampaian (pelaporan) informasi tersebut kepada pihak yang berkepentingan untuk dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan ekonomi.
Menurut Bodnar dan Hopwood (2004:1), Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi yang dikomunikasikan kepada berbagai pihak pengambil keputusan.
13
Menurut Wilkinson (2002:27) sistem informasi Akuntansi dalam melaksanakan aktivitas memerlukan elemen yang spesifik yang bervariasi tergantung pada tingkat otomatisasi sistem informasi Akuntansi tersebut.
Menurut Hall (2005:10), elemen model umum sistem informasi akuntansi meliputi pengguna akhir, sumber data, pengumpul data, pemprosesan data, manajemen database, penghasil informasi dan umpan balik.
Dengan demikian, dilihat dari definisi tersebut di atas sistem akuntansi dan sistem informasi akuntansi mempunyai pengertian yang sama yaitu serangkaian kegiatan administratif perusahaan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sehari-hari yang berhubungan dengan transaksi keuangan baik yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan untuk mendukung ketepatan pengmbilan keputusan.
2.1.6 Akuntansi dan Teknologi Informasi
Menurut (Mulyadi, 2001:22) Model akuntansi memungkinkan dua bentuk pemprosesan, yaitu pemprosesan transaksi dan pemprosesan informasi. Pemprosesan transaksi menyajikan informasi secara prestasi dan informasi pengarah perhatian sedangkan pemprosesan informasi dipusatkan pada informasi untuk pengambilan keputusan.
a. Pemprosesan transaksi merupakan peristiwa-peristiwa ekonomi yang dapat diukur dalam satuan keuangan yang mempengaruhi harga dan ekuitas perusahaan dan yang tercermin dalam rekening serta ikhtisar keungan perusahaan. Transaksi eksteren interen terjadi akibat operasi interen
14
perusahaan. Walauapun tiap-tiap perusahaan menjumpai sangat banyak transaksi lazim yang dialami kebanyakan perusahaan
b. Pemrosean Informasi melibatkan penggunaan model pengambilan masukan seperti model-model akuntansi manajerial. Beberapa dari masukan yang dibutuhkan diperoleh sebgai hasil pemprosesan transaksi. Tetapi banyak masukan yang harus diproses dari sumber-sumber lain baik interen atau eksteren.
c. Istilah sistem informasi akuntansi meliputi pemanfaatan teknologi informasi untuk menyediakan informasi bagi para pemakai, komputer digunakan pada seluruh jenis sistem informasi, teknologi informasi mencakup komputer dan teknologi lain yang digunakan dalam memproses informasi.
2.1.7 Peranan Komputer Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Dimasa sekarang ini apalagi pada masa yang akan datang tugas-tugas atau pekerjaan sistem informasi akuntansi dalam organisasi banyak yang telah dapat digantikan oleh komputer termnasuk dalam bidang akuntansi. Sistem informasi yang berbasis komputer pada mulanya terfokus pada data atau sering disebut data processing. Konsep ini segera diterima oleh banyak perusahaan tetapi dalam perjalanannya tidak selalu mulus. Akibatnya perusahaan meninggalkan SIM dan kembali ke data processing.DD (Decision Support System ) adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan kepada satu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang dibuat manjer.
15
Proses pengolahn data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila menggunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengelola data jauh melebihi kecepatan sistem informasi akuntansi. Dengan adanya perkembangan teknologi komputer semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data akuntansinya di satu pihak komputer merupakan alat bantu yang sangat bermafaat dalam sistem informasi akuntansi akan tetapi di lain pihak diperlukan teknik-teknik pengawasan yang berbeda dengan yang digunakan dalam cara manual untuk menjamin ketelitian dalam memproses data dan menjaga harta milik perusahaan.
Teknologi sistem informasi terdiri dari beberapa komponen sistem informasi akuntansi. Komponen-komponen sistem informasi akuntansi adalah Hardware, Software, Brainware Prosedur Database dan Sistem Manajemen Database.
a. Perangklat keras (Hardware)
Perangkat keras merupakan peralatan physic yang dapat digunakan untuk mengumpulkan, memasukkan, menyimpan dan mengeluarakan hasil pengolahan data dalam bentuk informasi. Bagian-bagian hardware terdiri dari :
1. Bagian input : merupakan alat-alat yang dapat digunakan dalam memasukan data kedalam komputer seperti mouse, scanner keybord. 2. Bagian Pengolahan Utama memory
CPU (central prosseing unit) yang selama ini mungkin kita kenal merupakan rumah/box dari komponen lainnya seperti (Hardisk, CD Room Memory dll)
16
3. Bagian output peralatan output merupakan peralatan-peralatan yang digunakan mengeluarkan informasi hasil pengolahan data
4. Bagian komunikasi peralatan adalah peralatan yang harus digunakan agar komunikasi bisa berjalan dengan baik seperti Wireless
b. Perangkat lunak Software
Perangkat lunak adalah kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer sedangkan program merupakan kumpulan-kumpulan dari perintah-perintah komputer yang tersusun secara sistematis pengelompokan software meliputi :
1. Sistem Operasi (Operating Sytem)
Berfungsi untuk mengendalikan hubungan antara komponen-komponen yang terpasang dalam komputer misalnya antara keybord dengan CPU layar monitor dan lain-lain contohnya : microsoft windows
2. Interprener dan Colier
Interprener : merupakan software yang berfungsi serbagai penerjemah bahasa yang dimengerti manusia ke dalam komputer atau bahasa mesin perintah per perintah misalkan Microsoft acess.
Complier (Komplier) untuk menerjemahkan bahasa manusia kedalam bahasa komputer secara langsung satu file.
c. Perangkat lunak aplikasi : merupakan software jadi yang siap untuk digunakan software ini dibuat oleh perusahaan perangkat lunak (software house) baik dalam atau luar negeri.
d. Brainware
17
Sumber daya manusia sistem informasi akuntansi merupakan sumber daya manusia yang terlibat dalam pembuatan sistem informasi. Pemgumpulan dan pegolahan data pendistribusian dan pemanfaatan informasi yang dihasikan oleh sistem informasi tersebut. Braninware dikelompokan sebagai berikut :
a) Pemilik sistem informasi :
1) Pemilik sistem informasi merupakan sponsor terhadap dikembangkan sistem informasi. Selain bertanggung jawab terhadap biaya dan waktu yang digunakan untuk pengembangan sistem informasi pemilik juga berperan sebagai penentu apakah sitem tersebut diterima atau ditolak.
2) Pemakai sistem informasi Biasanya para pemakai merupakan orang yang hanya akan menggunakan sistem informasi yang telah dikembangkan (End user ) mereka menentukan. Yaitu masalah yang harus dipecahkan kesempatan yang harus diambil, kebutuhan yang harus dipenuhi, batasan-batasan bisnis yang harus termuat dalam sistem infromasi.
e. Prosedur
1. Prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama
2. Aktivitas pada dasarnya melakukan sesuatu kegiatan bedasarkan informasi yang masuk ke dalam persepsi yang dimiliki tentang informasi tersebut karena aktivitas merupakan fungsi dari sistem informasi
18
3. Fungsi merupakan kumpulan aktivitas yang mendukung operasi suatu organisasi.
f. Database dan sistem Manajemen Database 1. Database
Sistem database merupakan sistem pencatatan dengan menggunakan komputer yang memiliki tujuan untuk memelihara informasi agar selalu siap bila diperlukan
2. Media dan Sitem Penyimpanan Data
a) Media Penyimpanan data berurutan melaui media ini record data akan dibaca dengan cara yang sama dengan saat penyimpanan
b) Media Penyimpanan Secara langsung memungkinkan pemakai (user) membaca data dalam urutan yang dibutuhkan tanpa perlu memperhatikan urutan penyusunan secara physic dari media penyimpanan data tersebut.
c) Sistem pengolahan data ada 2 cara pengolahan data
1. Pengolahan data secara Batch (mengumpulkan terlebih dahulu) 2. Pengolahan secara online
g. Organisasi Database
1. Organisasi data pada data base tradisonal
Memiliki tujuan agar sistem informasi secara efektif memberikan informasi yang akurat, relevan tepat waktu dan lengkap tapi ada kelemahan dalam sisitem ini,seperti :
19 - Kesulitan mengakses data
- Data kesulitan diakses secara bersamaan - Masalah keamanan data
2. Organisasi Data Moderen memberikan banyak keuntungan bagi implementasi sistem informasi akuntansi.
Perbedaan sistem komputer dan manual hanya pada proses pengolahan data input menjadi output. Pada sistem informasi akuntansi berbasis komputer data diolah oleh komputer yang biasa disebut pengolahan data elektronik. Ada dua kemungkinan yang bisa terjadi dalam open catatan data yang akan menetukan langkah-langkah selanjutnya atau pemprosesan data dalam komputer yaitu :
a. Pencatatan data hampir sama dengan sistem manual yaitu digunakan bukti-bukti transaksi lalu diolah oleh komputer sesuai dengan format yang telah diprogram
b. Pencatatan data dilakukan secara langsung ke dalam komputer.
2.1.8 Pembelian
Pembelian merupakan suatu kegiatan transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dalam memenuhi kebutuhan produk atau bahan baku produk yang di dapat dari pemasok atau suppliyer Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan
20
kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku.
Menurut Mulyadi (2007,p.711) aktivitas dalam proses pembelian barang adalah permintaan pembelian, pemilihan pemasok, penempatan order pembelian, penerimaan barang, dan pencatatan transaksi.
Brown dkk. (2001:132) mengatakan bahwa secara umum pembelian bisa didefinisikan sebagai: “managing the inputs into the organization’s transformation (production process).” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa pembelian merupakan pengelolaan masukan ke dalam proses produksi organisasi.
Pendapat Galloway dkk. (2000:31) mengenai fungsi pembelian, yaitu: “The role of purchasing function is to make materials and parts of the right quality, and quantity available for use by operations at the right time and at the right place.” Pendapat tersebut kurang lebih mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material dan part pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
2.1.8.1 Master file Dalam Pembelian
Master file yang digunakan dalam pembelian adalah sebagai berikut : a. Master file persediaan
Dalam sistem akuntansi, pengolahan master file persediaan merupakan tanggung jawab bagian akuntansi, catatan persediaan diselenggrakan dalam
21
kartu barang. Sedangkan sistem akuntansi berbasis komputer file persediaan dibawah tanggung jawab pengolah elektronik. File persediaan disimpan dalam bentuk media pita magnetik atau disk.
Adapun input yang digunakan dalam untuk mutakhir master file persediaan antra lain :
1. Penerimaan barang rekanan
2. Pengeluaran bahan baku ke bagian produksi atau pabrik
3. Order pembelian, sepanjang master file itu juga memuat catatan pengadaan barang dalam perjalanan.
Adapun output yang yang dihasilkan dari master file persediaan natara lain :
1. Laporan posisi persediaan
2. Laporan penyimpanan mengenai unsur-unsur barang yang memiliki aktivitas tertinggi dan terendah
3. Dokumen permintaan persediaan untuk barang-barang bersaldo rendah 4. Dokumen pesanan pembelian sebagai hasil output sampingan pada saat
file persediaan dimutakhirkan.
b. Master file pembelian yang masih terbuka
Pembelian yang masih terbuka adalah pesanan yang barangnya belum diterima seluruhnya oleh perusahaan. Dalam sistem pengolahan data elektronik file ini dikembangkan dalam media disk atau pita magentik dan setiap record akan memuat data ytang sama dengan data yang termuat pada setiap dokumen order pembelian.
22
Input master file yang masih terbuka antara lain :
1. Pesanan-pesanan pembelian yang baru dikirim kepada pelanggan 2. Laporan penerimaan barang yang dipesan
Sedangkan output yang dihasilakn dari master file pembelian masih terbuka adalah :
1. Jadwal kebutuhan pengeluaran kas jangka pendek 2. Daftar pesanan yang penyerahannya telah tepat waktu c. Mater file riwayat rekanan
Riwayat rekanan adalah catatan rekanan termasuk kinerjanya dalam memenuhi kebutuhan pasokan barang dan jasa ke perusahaan semua data yang terkait dengan rekanan harus dimasukan kedalam master file riwayat rekanan, master file ini dapat digunakan sebagai berikut :
1. Referensi dasar untuk memilih dan mengevaluasi kinerja rekanan 2. Digunakan sebagai bahan penyusunan laporan kinerja rekanan.
Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam menentukan rekanan yang tepat antara lain:
1. Harga yang ditawarkan
2. Kendala rekanan tersebut dalam memenuhi pasokan barang 3. Kualitas barang
23 2.1.8.2 Prosedur Pembelian
Prosedur pembelian barang berbasis komputer mengasumsikan bahwa pengolahan data dilaksanakan oleh suatu unit organisasi khususnya yaitu bagian pengolahan data elektronik. Proses yang berawal dari pengumpualan dokumen transaksi persediaan dan perhitungan total kelompok (batch total) semua transaksi persediaan diintegrasikan dan diproses dimana-mana
Angka-angka kontrol meliputi :
1. Record count dari jumlah transaksi
2. Record counts dari jumlah transaksi penerimaan 3. Record counts dari jumlah transaksi pengeluaran
4. Hasil dari total kode angka persediaan dari seluruh transaksi 5. Jumlah urut persediaan yang dikeluarkan
6. Jumlah urut persediaan yang diterima.
Angka – angka kontrol kelompok ini disimpan dalam umtuk dibandingkan dengan angka-angka yang dihasilkan setelah proses pencatatan transaksi selesai. Setelah proses updating atau pemutakhiran master file persediaan selesai bagian pengolahan data elektronik menghasilkan 4 output antara lain:
1. Master file persediaaan yang update (mutakhir) 2. Laporan setatus persediaan
3. Transaksi file yang memuat uraian barang yang harus dipesan 4. Perhitungan harga pokok yang dikeluarkan untuk produksi.
Transaksi file yang memuat barang yang harus dipesan merupakan output yang dihasilkan bedasarkan angka-angka reoder point. Selanjutnya transaksi file
24
barang yang harus dipesan bersama dengan master file riwayat rekanan digunakan sebgai dasar pembuatan pesanan pembelian. Pesanan pembelian diberi nomor secara urut dimulai dari nomor tertinggi dan terakhir yang lalu pada master file pesanan pembelian yang masih terbuka.
Dokumen pesanan pembelian dicetak rangkap lima dan data pada pesanan pembelian yang baru tersebut pada master file pesana pembelian yang masih terbuka. Pesanan pembelian didistribusikan kepada :
1. Dua lembar ke rekanan melalui bagian pembelian ditandatangani dan dicek dimana lembar kedua akan dikembalikan lagi oleh rekanan sebagai alat pemberitahuan kesanggupan untuk memenhi pesanan.
2. Lembar ketiga untuk arsip bagian pembelian
3. Lembar keempat untuk bagian penerimaan sebagai alat pengecekan barang yang diterima
4. Lembar kelima untuk bagian utang sebagai bahan pengecakan invoice dari rakanan .
Apabila barang diterima rekanan bagian penerimaan mengetikan data barang yang diterimanya. Pada terminal yang terdapat pada unit organisasi itu data tersebut langsung memperbarui updating beberapa master file sebagai berikut :
1. Master file persediaan : Jumlah persediaan pada master file ini ditambah sesuai jumlah barang yang diterima.
2. Master file riwayat rekanan : Pada master file ini ditambah dengan data kinerja sesuai dengan prestasinya dalam pembelian terakhir.
25
3. Master file pesanan yang masih terbuka : Jumlah pesanan terbuka yang terdapat dalam master file ini dikurangi sesuai jumlah barang yang telah diterima karena pesanan bersangkutan telah selesai atau ditutup.
Dengan penerepan prosedur diatas kita akan bisa melihat bahwa pesanan bagian pembelian banyak berkurang. Fungsi pencatatan persediaan yang dalam proses manual dilaksanakan oleh bagian pencatatan persediaan juga telah diambil alih oleh bagian pengolahan data elektronik. Fungsi pembuatan laporan penerimaan barang tidak lagi ditandatangani secara manual oleh bagain peneriman melainkan dilakuakn dari jarak jauh (remote) oleh bagian penerimaan melalui terminal printer. Pada bagian penerimaan selanjutnya akan mencetak dokumen tersebut setelah proses pencetakannya dilaksanakan oleh bagian pengolahan data elektronik. Laporan penerimaan barang tersebut ditandatangani oleh pimpinan unit organisasi tersebut sebelum diditribsikan ke:
1. Bagian gudang yang akan diuji ulang dan ditandatangani oleh kepala bagian gudang sebagai pendukung pengalihan tanggung jawab pengadaan barang dan bagian penerimaan ke bagian gudang
2. Bagian pembelian untuk dicocokan dengan dokumen pesanan
3. Untuk arsip bangunan yang disusun menurut nama rekanan pemasok
2.1.9 Sistem Pengendalian Interen
2.1.9.1 Pengertian Sistem Pengendalian Interen
Definisi pengendalian internal pertama kali diperkenalkan oleh ( Comite OnAuditing Procedures Of American Institute Of serfied Publik Accountants
26
(AICPA)), mendefinisikan sebagai berikut : “Sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa penelitian dan seberapa jauh meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan telah ditetapkan
Pengendalian intern itu sendiri, mempunyai beberapa elemen pokok yang akan mendukung keluasan desain sistem tersebut. Elemen pokok dari sistem pengendalian interen adalah:
1. Struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab secara jelas.
2. Adanya tingkatan otoritas dan prosedur pencatatan transaksi yang memadai. 3. Praktek yang sehat.
4. Personal yang memiliki kualifikasi sesuai dengan tanggung jawabnya dan jujur
Pengertian sistem pengendalian interen menurut (Mulyadi:2011:163) Sistem Pengendalian Internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson (sesuai dengan SAS No. 55) : Pengendalian Internal adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang masuk akal agar tujuan organisasi (Entity) dapat tercapai.
27
COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) : Pengendalian Internal adalah Sebuah proses yang dihasilkan oleh Dewan Direktur, Manajemen, dan Personel Lainnya, yang didesain untuk memberikan jaminan yang masuk akal yang memperhatikan tercapainya tujuan-tujuan dengan kategori sebagai berikut :
1. Efektif dan efisiensinya operasi
2. Terpercayanya (Reliabillity) Laporan Keuangan 3. Tunduk pada hukum dan aturan yang berlaku
Kebutuahn akan pengendalian interen adalah sesuai bagi semua organisasi. Pengendalian interen mengacu pada semua langkah yang diambil oleh manajemen dalam rangka memastikan bahwa organisasi dapat :
1. Beroperasi secara efisien dan efektif
2. Menghasilkan informasi keuangan yanmg terandalkan 3. Sejalan dengan peraturan perundang-undangan
Sistem pengendalian interen dirancang dengan baik mendorong kepatuhan kepada kebijakan-kebijaakn manajerial yang sudah disusun (Henry simamora, 2000:208)
2.1.9.2 Unsur –Unsur Pengendalian Interen
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Interen Menurut Mulyadi (2006:164) untuk menciptakan sistem pengendalian interen yang baik dalam perusahaan maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain:
28
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
Sistem pengendalian intern yang memadai bagi perusahaan mempunyai persyaratan yang berbeda-beda, tergantung dari sifat serta keadaan masing-masing perusahaan. Dalam artian tidak ada sistem pengendalian interen yang bersifat universal yang dapat dipakai oleh seluruh perusahaan.
2.1.9.3 Tujuan Pengendalian Interen Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2009:229): “Pengendalian Internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.”
Menurut penelitian Committee of Sponsoring Organization ( COSO ), pengendalian internal merupakan sistem, struktur atau proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, manajemen dan karyawan dalam perusahaan yang bertujuan untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan pengendalian tersebut dicapai, meliputi efektifitas dan efisiensi operasi, keandalan pelaporan keuangan, dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan dapat tercapai.
Sedangkan menurut Sukrisno Agoes (2008:79), pengendalian internal adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan
29
personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan, seperti keandalan laporan keuangan, efektifitas dan efisiensi operasi, dan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku.” Bedasarkan ketiga definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa sistem pengendalian internal adalah sistem, struktur atau prosedur yang saling berhubungan memiliki beberapa tujuan pokok yaitu menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dikoordinasikan sedemikian rupa, dan mendorong dipatuhinya kebijakan hukum dan peraturan yang berlaku untuk melaksanakan fungsi utama perusahaan.
Pengendalian Interen akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya efisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi. (Mulyadi 2001:178)
2.1.10 Pengaruh Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Untuk Meningkatkan Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:178) secara garis besar pendekatan untuk merancang pengendalian interen akuntansi adalah bertitik tolak dari dua tujuan sistem yaitu menjaga kekayaan perusahaan dan mengecek ketelitian dan keandalan informasi akuntansi . Infromasi haruslah dapat dikelola dengan baik supaya informasi yang tersaji nantinya dapat lebih cepat tepat dan akurat. Dengan adanya informasi yang lengkap dan cepat maka dapat mengarahkan dan melancarkan jalannya kegiatan operasional perusahaan tersebut. Terkadang perusahaan yang menggunakan manual sistem dalam perusahaannya belum bisa
30
berjalan bersamaan dengan ini berakibat kurangnya efektivitas kegiatan perusahaan untuk kedepannya dengan mengurangi manual sistem untuk beralih ke sistem agar kegiatan yang dilakukan dapat lebih efektif dan data ynag diterima apabila mengalami kesalahan data dapat diinput kembali di sistem informasi. 2.1.11 Pengendalian Internal Pada Pembelian
Menurut mulyadi (2001:311) sistem pengendalian internal pada sistem akuntansi pembelian mencakup 3 aspek :
A. Organisasi
Perancang organisasi dalam sistem akuntansi pembelian dapat dilakukan dengan cara :
1. Memisahkan fungsi penerimaan fungsi akuntansi dan fungsi penyimpanan barang.
2. Salah satu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melakukan semua tahap untuk transaksi
B. Sistem Wewenang dan prosedure pencatatan
Dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otoritas atas terlaksananya setiap transaksi. Dalam melaksanakan transaksi pembelian misalnya sistem wewenang diatur sebagai berikut :
1. Kepala Gudang : berwenang memberikan otoritas pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh bagian pembelian
2. Kepala pembelian : berwenang memberikan otoritas pada surat order pembelian yang diterbitkan oleh bagian pembelian.
31
3. Kepala fungsi penerimaan : berwenang memberikan otoritas pada surat laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh bagian pembelian. 4. Kepala fungsi akuntansi : berwenang memberikan otoritas pada bukti kas
keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian.
C. Praktik yang sehat
Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
1. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang.
2. Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa dengan jadwal yang tidak teratur.
3. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya.
4. Pembentukan organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian interen yang lain.
32 2.2 Rerangka Pemikiran
Variabel X Variabel Y
2.2.1 Penelitian terdahulu Penelitian terdahulu dilakukan oleh
1. Nurita Anugeraheny (2011) dengan judul penelitian “Pengaruh Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Terhadap Pengendalian Interen pada perusahaan expedisi (studi kasus pengendalian interen pada exspedisi)” Hasil penelitiannya adalah :
Penggunaan sistem informasi akuntansi berbasis komputer pada perusahaan tersebut memiliki pengaruh yang cukup besar bagi pengendalian internal perusahaan meskipun masih terdapat kesalahan kecil pada sistem tersebut tetapi akan selalu dilakukan perbaikan agar sistem informasi akuntansi tersebut sesuai dengan parturan di perusahaan tersebut
2. Putu Mega Selvya Aviana (2012) dengan judul penelitian “penerapan pengendalian internal dalam sistem infromasi akuntansi berbasi komputer” hasil penelitiannya adalah :
Gambar 2.5 Rerangka Pemikiran 1. Hardware 2. Brainware 3. Prosedure Pengambilan Keputusan Pembelian
33
Pengunaan sistem informasi akuntansi tidak lepas dari resiko-resiko yang ada baik kesalahan yang disengaja atau tidak disengaja. Dalam sistem informasi akuntansi sebaiknya dilengkapi dengan pengendalian internal pengendalian internal dibutuhkan sebagai pedoman atau batasan – batasan yang diterapkan oleh perusahaan untuk meminimalkan resiko-resiko yang mungkin terjadi untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut.
Persaman penelitian terdahulu dengan penelitian sekarang adalah : 1. Penelitian yang dilakukan oleh Nurita Anugeraheny (2011)
a. Ingin mengetahui pengaruh sistem informasi akuntansi berbasis komputer pada perusahaan esxpedisi (studi kasus pengendalian interen pada perusahaan exspedisi)
b. Variabel bebas (X) sistem informasi akuntansi berbasis komputer dan pengukuran didasari dengan indiaktor : relaven, akurasi, ketepatan, kepadatan dan cakupan suatu sistem informasi akuntansi.
Variabel terikat (Y) pengendalian interen dan pengukuran didasari dengan indikator : ketelitian, keandalan data, akuntansi, efisiensi dan praktik yang sehat.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Putu Mega Selvya Aviana (2012) adalah : ingin mengetahui sistem informasi akuntansi sebagai pendukung kegiatan operasi perusahaan
3. Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian sekarang adalah :
a. Untuk meningkatkan pengendalian internal pada perusahaan exspedisi (studi kasus pengendalian interen pada perusahaan exspedisi)
b. Penerapan pengendalian internal c. Terletak pada obyek penelitian.
34 2.3 Hipotesis dan Model Analisis
Hipotesis merupakan jawaban masalah atau pertanyaan penelitian yang dikembangkan berdasarkan teori-teori yang perlu diuji melalui proses pemilihan pengumpulan dan analisis data hipotesis dapat dirumuskan sebgai berikut :
Hipotesis nol merupakan hipotes yang menyatakan suatu hubungan antara variabel yang secara umum dinyatakan bahwa tidak ada hubungan atau perbedaan anatara variabel yang diuji.
Ha : Apakah sistem informasi akuntansi berbasis komputer berpengaruh dalam pengambilan keputusan pembelian.
Model analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah regresi linier sederhana untuk pembuktian hipotesis. Model analasis ini dipilih untuk mengetahui besarnya pengaruh sistem informasi akuntansi bnerbasis komputer terhadap menentukan pembelian pada PT.Taman Serasi Mobil
Gambar 2.6
Hipotesis dan Model Analisis
Sistem informasi akuntansi berbasis komputer (X) Menentukan Pembelian (Y)
