PERUBAHAN RENSTRA DINAS KEARSIPAN

(1)

1

PERUBAHAN RENSTRA DINAS KEARSIPAN 2014 - 2019

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Penyusunan Rencana Strategis Dinas Kearsipan Tahun 2014-2019, merupakan bentuk pelaksanaan Undang-undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional(SPPN) pada pasal 15 ayat 3, disebutkan bahwa “ Kepala Satuan Perangkat Daerah menyiapkan rancangan Renstra SKPD sesuai dengan tugas pokok dan fungsi dengan berpedoman pada rancangan awal RPJMD.” Dimana Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) tersebut merupakan penjabaran dari visi, misi yang memuat tujuan, sasaran, strategi dan arah kebijakan pembangunan daerah dan keuangan daerah yang disertai kerangka pendanaan bersifat indikatif. Penyusunannya berpedoman pada RPJMD dan RPJMN dengan berkoordinasi dengan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kota Makassar.Undang-Undang ini secara substansi mengamanatkan penyusunan Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra SKPD) untuk periode 5 (lima) tahun dan juga sebagai instrumen untuk menyusun dan mengukur kinerja sesuai tugas dan fungsi SKPD.

Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara Penyusunan , Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah, merupakan satu kesatuan dalam system perencanaan pembangunan nasional yang dilakukan pemerintah daerah bersama para pemangku kepentingan berdasarkan peran dan kewenangannya, berdasarkan kondisi dan potensi yang dimiliki masing-masing daerah sesuai dinamika pembangunan.

Rencana Strategis (Renstra) SKPD merupakan dokumen perencanaan jangka menengah SKPD yang tidak terpisahkan dengan dokumen Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJMD). Renstra SKPD disusun sebagai penjabaran dokumen RPJMD. Rancangan akhir Renstra SKPD disusun dengan mengacu kepada RPJMD yang sudah ditetapkan dengan Perda.

(2)

2

Perubahan perkembangan masyarakat saat ini telah memberikan implikasi terhadap tuntutan kebutuhan pelayanan yang lebih baik dan prima. Dalammenjawab tuntutan tersebut, maka instansi pemerintah harus mampu meningkatkan kinerja dan profesionalisme.

Dinas Kearsipan Kota Makassar yang dibentuk berdasarkan Perda Nomor 8 Tahun 2016 mempunyai peran dalam meningkatkan pembangunan bidang kearsipan bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya dalam pelaksanaan pemerintahan daerah. Peningkatan kualitas pelayanan publik di bidang kearsipan dengan melakukan penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, akusisi arsip, pengelolaan arsip dan penilaian arsip adalah kegiatan penting dalam penyelamatan arsip/dokumen atau naskah pemerintah darah yang pada akhirnya penyelamatan asset daerah. Sesuai dengan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan untuk Penyelenggaraan kearsipan (pasal 6); Pembinaan kearsipan (pasal 7-8); Pengelolaan kearsipan (pasal 9); Sistem Kearsipan Darah (SKD); Jaringan nformasi Kearsipan Daerah (JIKD) (pasal 14); Pembentukan Unit dan lembaga kearsipan (pasal 16,17,22,23); Pengembangan SDM Kearsipan (pasal 29-30); Penyediaan Prasarana dan Sarana (pasal 31-32); Perlindungan dan penyelamatan arsip baik di dalam maupun di luar negeri; Penyelamatan arsip di SKPD yang digabung dan/atau dibubuarkan (pasal 35); Sosialisasi kearsipan (pasal 36); Kerjasama (pasal 37); Pendanaan (pasal 38).

Dengan tersusunnya Rencana Strategis Dinas Kearsipan Kota makassar, diharapkan dapat menjadi arah dan pedoman penyelenggaraan pembangunan di bidang Kearsipan. Dokumen ini menterjemahkan perencanaan pembangunan setiap tahun dengan program dan kegiatan yang fokus dan terukur serta menunjang pencapaian sasaran pembangunan Kata Makassar dibidang kearsipan.

1.2 Landasan Hukum

Landasan Hukum penyusunan Rencana Strategis Dinas Kearsipan Kota Makassar adalah:

1. Undang-Undang Nomor 29 tahun 1959 tentang Pembentukan Daerah-Daerah Tingkat II di Sulawesi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1959 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1822);

(3)

3

2. Undang-Undang Nomor 17 tahun 2003 tentang Keuangan (Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4286);

3. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4421);

4. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2679);

5. Undang-Undang Nomor 33 tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);

6. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4846);

7. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5038);

8. Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, (Tambahan lembaran Negara RI Nomor 5071);

9. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286);

10. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 Tentang penyusutan Arsip (Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 1979, (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 2964)

(4)

4

11. Peraturan Pemerintah Nomor 51 tahun 1971 tentang Perubahan Batas-Batas Daerah Kotamadya Makassar dan Kabupaten-Kabupaten Gowa, Maros dan Pankajene dan Kepulauan Dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sulawesi Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 193);

12. Peraturan Pemerintah Nomor 86 tahun 1999 tentang Perubahan Nama Kota Ujung Pandang Menjadi Kota Makassar Dalam Wilayah Propinsi Sulawesi Selatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 193);

13. Peraturan Pemerintah Nomor 58 tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578);

14. Peraturan Pemerintah Nomor 6 tahun 2008 tentang Pedoman Evaluasi Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 19, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4815);

15. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tatacara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 21, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 4817);

16. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun 2016 tentang Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 114,Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5887);

17. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 tahun 2007 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah dan Kemudian diubah kembali dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 310); 18. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan

(5)

5

Pengendalian, dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan Daerah.

19. Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 30 Tahun 1979 Tentang Tata Kearsipan 20. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 18 Tahun 2016 tentang Pedoman

Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Rencana Kerja Pembangunan Daerah Tahun 2017;

21. Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 9 Tahun 2009 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah Provinsi Sulawesi Selatan Tahun 2009 – 2029; 22. Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 10 Tahun 2003 tentang

Rencana Tata Ruang Wilayah Metropolitan Mamminasata (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47);

23. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor …. Tahun 2017 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah Kota Makassar Tahun 2005-2025 (Lembaran Daerah Kota Makassar Nomor 13 Tahun 2006); ?

24. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kota Makassar Tahun 2016 Nomor 8);

25. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor ….. Tahun 2017 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 5 Tahun 2014 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Kota Makassar Tahun 2014-2019 (Lembaran Daerah Kota Makassar Tahun 2017 Nomor ….); ?

26. Peraturan Walikota Makassar Nomor 73 Tahun 2015 tentang Perubahan Peraturan Walikota Makassar Nomor 53 Tahun 2012 tentang Pedoman Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Makassar (Lembaran Daerah Kota Makassar Tahun 2015 Nomor 73);

27. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 4 Tahun 2015 tentang Rencana Tata Ruang Wilayah (RTRW) Kota Makassar Tahun 2015 - 2034(Lembaran Daerah Kota Makassar Tahun 2015 Nomor 4); ?

28. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kota Makassar Tahun 2016 Nomor 8);

(6)

6

29. Peraturan Walikota Makassar Nomor 106 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Kearsipan (Berita Daerah Kota Makassar Tahun 2016 Nomor 106);

30. Peraturan Walikota Makassar Nomor 14 Tahun 2016 tentang Rencana Kerja Pemerintahan Daerah Kota Makassar Tahun 2017 (Lembaran Daerah Kota Makassar Tahun 2016 Nomor 14); ?

31. Surat Keputusan WAlikota Makassar Nomor 050/1560/Kep/XII/2014 tentang Pengesahan Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (RENSTRA SKPD) Tahun 2014 – 2019 di lingkungan Pemerintahan Kota Makassar; ?

32. Surat Keputusan WAlikota Makassar Nomor 1085/050.05/Kep/VI/2016 tentang Pengesahan Rencana Kerja Satuan Kerja Perangkat Daerah (RENJA - SKPD) Tahun 2017 di lingkungan Pemerintah Kota Makassar;

33. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 10 Tahun 2016 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Makassar Tahun Anggaran 2017 (Lembaran Daerah Kota Makassar Nomor 10 Tahun 2016);

34. Peraturan Walikota Makassar Nomor 122 Tahun 2016 tentang Penjabaran Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Makassar Tahun Anggaran 2017 (Berita Daerah Kota Makassar Tahun 2016 Nomor 122);

1.3 Maksud dan Tujuan

Maksud penyusunan Perubahan Rencana Strategis (Renstra) Dinas Kearsipan Kota

Makassar adalah sebagai penjabaran secara operasional visi, misi dan program Walikota Makassar yang digambarkan dalam bentuk program yang memuat tujuan, sasaran, strategi dan arah kebijakan yang disertai dengan pendanaan secara indikatif dengan kegiatan SKPD selama 5 (lima) tahun sesuai masa periode kepemimpinan Kepala Daerah.

Tujuan Renstra Tahun 2014-2019 Dinas Kearsipan Kota Makassar adalah :

a. Merumuskan gambaran umum kondisi pelayanan yang akan dilaksanakan/ diselenggarakan oleh SKPD sebagai penjabaran visi, misi Kepala Daerah terpilih selama 5 (lima) tahun;

(7)

7

b. Merumuskan gambaran ketersediaan anggaran yang dapat dibelanjakan dalam rangka pelaksanaan program dan kegiatan disertai sasaran dan lokus program/kegiatan selama 5 (lima) tahun ke depan;

c. Menerjemahkan visi dan misi kepala daerah ke dalam tujuan dan sasaran pembangunan daerah selama 5 (lima) tahun sesuai dengan tugas dan fungsi SKPD dengan berpedoman kepada Perda tentang RPJMD dan bersifat indikatif. d. Menetapkan berbagai program dan kegiatan prioritas yg disertai dengan indikasi

pagu anggaran dan target indikator kinerja yg akan dilaksanakan selama periode RPJMD berkenaan.

e. Sebagai pedoman untuk penyusunan Rencana Kerja (Renja) setiap tahun.

1.4 Sistematika Penulisan

Rencana StrategisDinas Kearsipan Kota Makassar Tahun 20014-2019 secara garis besar disusun dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I Pendahuluan

Bab ini berisi latar belakang penyusunan Renstra, landasan hukum penyusunan Renstra, maksud dan tujuan penyusunan Renstra dan sistematika penulisan dokumen Renstra.

BAB II Gambaran Pelayanan SKPD

Memuat tugas, fungsi dan struktur organisasi SKPD; sumber daya yang dimiliki oleh SKPD, kinerja pelayanan sampai saat ini, tantangan dan peluang pengembangan pelayanan SKPD.

BAB III Isu-isu Strategis Berdasarkan Tugas dan Fungsi

Bab ini memuat identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan SKPD; Telaahan visi, misi dan program kepala daerah dan wakil kepala daerah; Telaahan Renstra K/L dan Renstra Provinsi; Telaahan Rencana Tata Ruang Wilayah dan Kajian Lingkungan Hidup Strategis; serta penentuan isu-isu strategis di bidang kearsipan.

BAB IV Tujuan dan Sasaran, Strategi dan Kebijakan

Bab ini berisi visi dan misi SKPD, tujuan dan sasaran jangka menengah SKPD, serta strategi dan kebijakan dalam menjabarkan sasaran jangka menengah SKPD.

(8)

8

BAB V Rencana Program dan Kegiatan, Indikator Kinerja, Kelompok Sasaran dan Lokasi serta Pendanaan Indikatif

Memuat rencana program dan kegiatan SKPD selama 5 (lima) tahun kedepan yang dilengkapi dengan indikator kinerja, kelompok sasaran dan pendanaan indikatif.

BAB VI Indikator Kinerja Dinas Kearsipann yang mengacu Pada Tujuan dan Sasaran RPJMD

Bab ini memuat indikator kinerja Dinas Kearsipan yang terkait langsung atau mendukung pencapaian tujuan dan sasaran RPJMD Kota Makassar.

BAB VII Penutup

Berisi ringkasan singkat dari maksud dan tujuan penyusunan dokumen Renstra SKPD, disertai dengan harapan bahwa dokumen ini mampu menjadi pedoman pembangunan 5 (lima) tahun kedepan oleh SKPD.

(9)

9

BAB II

GAMBARAN PELAYANAN SKPD

Dinas Kearsipan Kota Makassardalam perananannya sebagai pelaksana Urusan Wajib Kearsipan, lembaga harus siap menampung, menyimpan, memelihara sertamengamankan arsip-arsip statis yang memiliki nilai sejarah diLingkungan Pemerintah Kota Makassar, serta tidak kalah pentingnya Dinas Kearsipan sebagai lembaga yang harus memberikan pembinaan dan pengelolaan kearsipan di Kota Makassar.

Adapun dasar hukum terbentuknya Dinas Kearsipan Kota Makassar adalah sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah dengan nomenklatur Dinas Kearsipan Kota Makassar. Keputusan tersebut diambil sesuai dengan laju perkembangan zaman dan era otonomi daerah saat ini.

Kronologis perjalanan Dinas Kearsipan dari pembentukan sampai dengan sekarang, terurai sebagai berikut :

a. Kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data di bentuk berdasarkan Perda Nomor 11 Tahun 2005 yang merupakan penggabungan antar Kantor Arsip, Kantor Pengolahan Data Elektronik dan sebagian Perpustakaan pada Bagian Organisasi dan Tata Laksana. Dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian, maka bentuk dan struktur organisasi Kantor arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data Kota Makassar di Perdakan ulang dengan Nomor 3 Tahun 2009 yang mana Kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan data mempunyai kedudukan sebagai unsur pendukung, dalam melaksanakan tugas tertentu.

b. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Makassar, berubah menjadi Kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data Kota Makassar.

c. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 7 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua atas Peraturan Daerah Nomor 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Susunan

(10)

10

Organisasi Perangkat Daerah Kota Makassar berubah menjadi Badan Arsip, Perpustakaan dan Pengolahan Data Kota Makassar;

d. Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah, maka berubah menjadi Dinas Kearsipan dengan Tipe C.

2.1 Tugas, Fungsi Struktur Organisasi Dinas Kearsipan Kota Makassar

Dinas Kearsipan Kota Makassar Sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Makassar Nomor 8 Tahun 2016 tentangPembentukan dan Susunan Perangkat Daerah, bahwa tugas pokok dan fungsi Dinas Kearsipan Kota Makassar adalah sebagai berikut :

2.1.1 Tugas Pokok

Dinas Kearsipan Kota Makassar mempunyai tugas membantu Walikota melaksanakan Urusan Pemerintahan bidang kearsipan yang menjadi kewenangan Daerah dan Tugas Pembantuan yang ditugaskan kepada Daerah.

2.1.2 Fungsi

Dalam melaksanakan tugas pokok tersebut, Dinas Kearsipan Kota Makassar melaksanakan fungsi sebagai berikut :

a. perumusan kebijakan penyelenggaraan Urusan Pemerintahan bidang Kearsipan

b. pelaksanaan kebijakan Urusan Pemerintahan bidang kearsipan;

c. pelaksanaan evaluasi dan pelaporan Urusan Pemerintahan bidang kearsipan; d. pelaksanaan administrasi dinas Urusan Pemerintahan bidang kearsipan;

e. pembinaan, pengoordinasian, pengelolaan, pengendalian, dan pengawasan program dan kegiatan bidang kearsipan; dan

f. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh walikota terkait dengan tugas dan fungsinya.

2.1.3 Uraian Tugas

Berdasarkan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud Dinas Kearsipan Mempunyai uraian tugas :

a. merumuskan dan melaksanakan kebijakan di bidang Kearsipan; b. merumuskan dan melaksanakan visi dan misi dinas;

(11)

11

c. merumuskan dan mengendalikan pelaksanaan program dan kegiatan Sekretariat dan Bidang Pembinaan Kearsipan,dan Bidang Pengelolaan Arsip; d. merumuskan Rencana Strategis (RENSTRA) dan Rencana Kerja (RENJA),

Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)/RKPA, Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA)/DPPA dan Perjanjian Kinerja (PK)dinas;

e. mengoordinasikan dan mermuskan bahan penyiapan penyusunan Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD), Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) dan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) Kota dan segala bentuk pelaporan lainnya sesuai bidang tugasnya;

f. merumuskan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)/Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (SAKIP) dinas;

g. merumuskan Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Standar Pelayanan (SP) dinas;

h. mengoordinasikan pembinaan dan pengembangan kapasitas organisasi dan tata laksana;

i. mengelola arsip dinamis Pemerintah Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah; j. mengelola arsip dinasmis yang diciptakan oleh Pemerintah Kota danBadan

Usaha Milik Daerah, perusahaan swasta yang kantor usahanya dalam wilayah Kota Makassar, organisasi kemasyarakatan, organisasi politik;

k. mengelola simpul jaringan dalam Sistem Informasi Kearsipan nasional (SIKN) dan Jaringan Informasi kearsipan nasional (JIKN) pada tingkat Kota Makassar; l. melakukan pemusnahan arsip dalam lingkup Pemerintah Kota makassar yang

memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun;

m. melakukan perlindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana;

n. melakukan autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh Pemerintah Kota Makassar;

o. melakukan pencarian arsip statis yang pengelolaannya menjadi kewenangan Pemerintah Kota Makassar yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip;

(12)

12

p. melaksanakan perencanaan dan pengendalian teknis operasional pengelolaan keuangan, kepegawaian dan pengurusan barang milik Daerah yang berada dalam penguasaannya;

q. melaksanaan tugas pembantuan dari pemerintah Provinsi ke pemerintah Kota sesuai dengan bidang tugasnya;

r. mengevaluasi pelaksanaan tugas dan menginventarisasi permasalahan di lingkup tugasnya serta mencari alternatif pemecahannya;

s. mempelajari, memahami dan melaksanakan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan lingkup tugasnya sebagai pedoman dalam melaksanakan tugas;

t. memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada pimpinan;

u. melaksanakan koordinasi dengan instansi terkait lainnya sesuai dengan lingkup tugasnya;

v. membina, membagi tugas, memberi petunjuk, menilai dan mengevaluasi hasil kerja bawahan agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

w. melaksanakan pembinaan jabatan fungsional; x. melaksanakan pembinaan unit pelaksana teknis;

y. menyampaikan laporan hasil pelaksanaan tugas kepada walikota melalui sekretaris Daerah;

z. melaksanakan tugaskedinasan lainnya yang diberikan oleh walikota.

2.1.4 Peraturan Walikota Makassar Nomor 106Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Kearsipan, memiliki struktur organisasi sebagai berikut :

1. Dinas Kearsipan dipimpin oleh kepala dinas yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada walikota melalui sekretaris Daerah.

2. Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan dan pelayanan administrasi kepada semua unit organisasi di lingkungandinas. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, sekretariat menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan operasional urusan perencanaan dan keuangan, umum dan kepegawaian;

(13)

13

b. pelaksanaan urusan perencanaan dan keuangan, umum dan kepegawaian; c. pengoordinasian urusan perencanaan dan keuangan, umum dan

kepegawaian;

d. pengendalian, evaluasi dan pelaporan urusan perencanaan dan keuangan, umum dan kepegawaian;

e. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan terkait tugas dan fungsinya.

3. Subbagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan koordinasi dan penyusunan rencana program kerja, monitoring dan evaluasi, pelaporan pelaksanaan program dan kegiatan serta administrasi dan akuntansi keuangan dinas. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian umum dan kepegawaian menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta administrasi dan akuntansi keuangan;

b. pelaksanaan kegiatan di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta administrasi dan akuntansi keuangan;

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan kegiatan di bidang perencanaan, evaluasi dan pelaporan serta administrasi dan akuntansi keuangan;

d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan terkait tugas dan fungsinya.

4. Subbagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugasmelakukan urusan umum, penatausahaan surat menyurat, urusan rumah tangga, kehumasan, dokumentasi dan inventarisasi barang serta administrasi kepegawaian. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian umum dan kepegawaian menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan urusan umum, penatausahaan surat menyurat, urusan rumah tangga, kehumasan, dokumentasi dan inventarisasi barang serta administrasi kepegawaian;

(14)

14

b. pelaksanaan kegiatan urusan umum, penatausahaan surat menyurat, urusan rumah tangga, kehumasan, dokumentasi dan inventarisasi barang serta administrasi kepegawaian;

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan kegiatan urusan umum, penatausahaan surat menyurat, urusan rumah tangga, kehumasan, dokumentasi dan inventarisasi barang serta administrasi kepegawaian; d. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh atasan terkait tugas dan

fungsinya.

5. Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai tugasmelaksanakan pembinaan dan penyelenggaraan kearsipan. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pembinaan Kearsipan menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan operasional di bidang pembinaan kearsipan; b. pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan kearsipan;

c. pengoordinasian pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan kearsipan; d. pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan kegiatan di bidang

pembinaan kearsipan;

6. Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah mempunyai tugas melakukan pembinaan kearsipan perangkat Daerah, Usaha Milik Daerah, Organisasi Kemasyarakatan, partai politik dan masyarakat. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Pembinaan Kearsipan Perangkat Daerah menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan di bidang pembinaan kearsipan Perangkat Daerah; b. pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan kearsipan Perangkat Daerah; c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan kegiatan di bidang

pembinaan kearsipan perangkat Daerah;

7. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipanmempunyai tugas melakukan pembinaan sumber daya manusia kearsipan. Dalam melaksanakan

(15)

15

tugas sebagaimana dimaksud,Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan pelaksanaan di bidang pembinaan sumber daya manusia kearsipan;

b. pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan sumber daya manusia kearsipan;

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan kegiatan di bidang pembinaan sumber daya manusia kearsipan;

8. Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugasmelaksanakan pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis, akuisisi pengolahan dan preservasi arsip serta layanan dan pemanfaatan arsip. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pengolahan Arsip menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan operasional di bidang pengelolaan arsip; b. pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan arsip;

c. pengoordinasian kegiatan di bidang pengelolaan arsip;

d. pengendalian, evaluasi dan pelaporankegiatan di bidang pengelolaan arsip;

9. Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis mempunyai tugasmelakukan pengelolaan dan pembinaan arsip dinamis.Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Pengelolaan Arsip Dinamis menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan di bidang pengelolaan arsip dinamis; b. pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan arsip dinamis;

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan kegiatan di bidang pengelolaan arsip dinamis;

(16)

16

10. Seksi Akuisisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip mempunyai tugasmelakukan penataan, penyimpanan, pemeliharaan dan pelindungan arsip statis serta alih media dan reproduksi arsip.Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Akusisi, Pengolahan dan Preservasi Arsip menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan di bidang akuisisi, pengolahan dan preservasi arsip; b. pelaksanaan kegiatan di bidang akuisisi, pengolahan dan preservasi arsip; c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaan kegiatan di bidang akuisisi,

pengolahan dan preservasi arsip;

11. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Rahasia dan Non Rahasia mempunyai tugas melakukan layanan arsip dinamis dan statis serta penyajian informasi dan penelusuran arsip statis.Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip Rahasia dan Non Rahasia menyelenggarakan fungsi :

a. perencanaan kegiatan di bidang layanan dan pemanfaatan arsiprahasia dan non rahasia;

b. pelaksanaan kegiatan di bidang layanan dan pemanfaatan arsip rahasia dan non rahasia;

c. pembagian tugas dan mengontrol pelaksanaaan kegiatan di bidang layanan dan pemanfaatan arsip rahasia dan non rahasia;

12. Kelompaok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melakukan kegiatan sesuai dengan jabatan fungsional masing-masing berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

13. Di lingkungan Dinas Kearsipan dapat dibentuk unit pelaksana teknis berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(17)

17

GAMBAR 2.1 STRUKTUR ORGANISASI

2.2 Sumber Daya Dinas Kearsipan

Adapun kondisi sumber daya yang dimiliki oleh Dinas Kearsipan Kota Makassar untuk informasi dalam Renstra ini antara lain sumber daya manusia, sarana prasarana pendukung yang dimiliki, besarnya anggaran untuk penyelenggaraan seluruh kegiatan. Uraian berikut ini memberikan gambaran secara lebih rinci terkait sumber daya organisasi Dinas Kearsipan Kota Makassar, yang antara lain :

2.2.1 Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor sentral dalam suatu institusi/organisasi.Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia.Jadi, manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi. Kondisi institusi akan sangat dipengaruhi dan tergantung pada kualitas serta kemampuan kompetitif sumber daya manusia yang dimilikinya.

Dinas Kearsipan Kota Makassar pada tahun 2017 telah memiliki jumlah pegawai sebanyak 38 orang, terdiri dari 27 orang Pegawai Negeri Sipil (PNS), 11 orang tenaga kontrak kerja. Sedangkan jumlah pegawai berdasarkan pangkat dan golongan adalah sebagai berikut :

Lampiran : Peraturan Walikota Makassar N omor : 106 Tahun 2016

Tentang : Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kearsipan

SUBBAGIAN SUBBAGIAN

PERENCANAAN DAN UMUM DAN

KEUANGAN KEPEGAW AIAN

BIDANG PENGELOLAAN ARSIP SEKSI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS SEKSI AKUISISI, PENGOLAHAN DAN PRESERVASI ARSIP SEKSI LAYANAN DAN PEMANFAATAN ARSIP RAHASIA DAN NON RAHASIA

MOH. RAMDHAN POMANTO STRUKTUR ORGANISASI DINAS KEARSIP AN

SEKSI PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA KEARSIPAN W ALIKOTA MAKASSAR, KEPALA DINAS KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL BIDANG PEMBINAAN KEARSIPAN SEKSI PEMBINAAN KEARSIPAN PERANGKAT DAERAH UPT

(18)

18

TABEL 2.1

DAFTAR NOMINATIF PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN TENAGA KONTRAK BERDASARKAN GOLONGAN RUANG DAN JENIS KELAMIN

Golongan / Ruang Sekretariat Bidang Pembinaan Bidang

Pengelolaan Jumlah _Total

L P L P L P L P I/a - - - - I/b - - - - I/c - - - - I/d - - - - II/a - 2 - - 1 - 1 2 3 II/b - - - - II/c 1 - 1 - - 1 2 1 3 II/d - 1 - - - 1 1 III/a 1 - 1 1 - 2 2 3 5 III/b - - - - III/c - 2 1 1 - 1 1 4 5 III/d 2 1 - - 2 1 3 2 6 IV/a 1 - - 1 1 - 2 1 3 IV/b - - - - IV/c - 1 - - - 1 1 IV/d - - - - IV/e - - - - 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%

I/a I/b I/c II/a II/b II/c II/d III/a III/b III/c III/d IV/a IV/b IV/c TTK

0 0 0 7.9% 0 7.9% 2.6% 13.2% 0 13.2% 13.8% 7.9% 0 2.6% 28.9%

Perbandingan Pegawai Berdasarkan Golongan Ruang

(19)

19

TTK 1 2 2 2 2 2 5 6 11

JUMLAH 6 9 5 5 6 7 16 21 38

TOTAL 15 10 13 38

Sumber. Subbag Umum dan Kepegawaian ( Juli 2017)

Jika melihat data pada tabel 2.1, maka masih terdapat kekurangan jumlah pegawai untuk melengkapi struktur organisasi, kekurangan terutama untuk jabatan fungsional Arsiparis sampai sekarang Dinas Kearsipan KotaMakassar belum mempunyai tenaga fungsional Arsiparis.

TABEL 2.2

DAFTAR NOMINATIF PEGAWAI NEGERI SIPIL DAN TENAGA KONTRAK BERDASARKAN TINGKAT PENDIDIKAN

Pendidikan Sekretariat Bidang Pembinaan Kearsipan Bidang Pengelolaan Arsip Jumlah Total L P L P L P L P SD / MI - - - - SLTP / MTS - - - - SLTA / MAS 2 2 1 3 2 2 5 7 12 D1 - - - - D2 - - - - D3 1 2 - - - 2 1 4 5 S1 1 4 4 - 4 2 9 6 15 S2 2 1 - 2 - 1 2 4 6 S3 - - - - Jumlah 6 9 5 5 6 7 17 21 38 Total 15 10 13 38

Sumber. Subbag Umum dan Kepegawaian ( Juli 2017)

(20)

20

Ditinjau dari strata pendidikannya, pegawai di lingkungan Dinas Kearsipan Kota Makassar didapatkan SMA 31,6%, Diploma Tiga 13,1%, Strata 1 39,5%, Stata 2 sebesar 15,8%.

Pegawai sebagai Sumber Daya aparatur merupakansalah satu modal organisasi, yang menempati posisi strategis dan peran dominan dalam membawa dinas Kearsipan mencapai tujuannya. Tujuan Dinas Kearsipan hanya akan terwujud apabila didukung oleh Aparatur yang handal dan professional. Demikian penting dan strategisnya peran pegawai/aparatur ini, menuntut diselenggarakannya manajemen sumber daya manusia secara baik, tepat dan terarah, sehingga mereka dapat memberikan kontribusi positif bagi kemajuan dan efektifitas dinas Kearsipan.

2.2.2 Sarana dan Prasarana

Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi Dinas Kearsipan di dukung oleh sarana dan prasarana yang masih kurang, baik dilihat dari sisi kuantitas maupun kualitas. Jika di bandingkan dengan cakupan wilayah pembinaan maupun operasional kerjanya serta tanggungjawab dan kewenangan yang dimiliki sesuai dengan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Untuk itu sarana dan prasarana sangat berperan dan penting dalam mendukung pelaksanaan kegiatan dan tugas pokok dan fungsi Dinas Kearsipan Kota Makassar. Sarana dan Prasarana tersebut meliputi bangunan gedung kantor, depo, mebeleur, alat komunikasi, alat transportasi, komputer dan lain-lain.

a. Sarana dan Prasarana Kearsipan; Dinas Kearsipan Kota Makassar belum mampu melaksanakan tugas pokok yang dituangkan dalam program sebagaimana yang di amanatkan di dalam UU nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 24 ayat (4) disebabkan karena belum tersedianya ruang penyimpan (Depo Arsip) lemari penyimpanan sesuai jenis arsip, ruang restorasi, ruang pemilahan sehingga kewajiban dinas Kearsipan untuk mengakuisisi arsip dari 51 SKPD, 1 Unit KPUD dan 153 Kelurahan belum terlaksanan dengan baik.

b. Sarana Koleksi Deposit

(21)

21

No. Jenis Jumlah

1. Kode Klasifikasi 000 184 Box Kode Klasifikasi 100 255 Box Kode Klasifikasi 200 34 Box Kode Klasifikasi 300 22 Box Kode Klasifikasi 400 118 Box Kode Klasifikasi 500 67 Box Kode Klasifikasi 600 299 Box Kode Klasifikasi 700 55 Box Kode Klasifikasi 800 160 Box Kode Klasifikasi 900 365 Box

JUMLAH 1.559 Box

Jenis dan jumlah fasilitas / sarana informasi Dinas Kearsipan tahun 2017

No. Jenis fasilita Jumlah Keterangan

1. Papan Pengumuman 1 buah 2. Kotak Pengaduan 1 buah 3. Jenis Bahan Promosi 2 buah 4. Kios Informasi/Papan Visual 2 buah 5. Peralatan jaringan 1 buah

6.

Peralatan jaringan (instalasi jaringan Indoor dan

Outdoor

1 buah

7. Peralatan jaringan komputer

(Acces Point) 1 buah

8. Website 1 buah

9. E-mail 1 buah

10. Call Center 1 buah 11. Media Center -

Jenis dan jumlah fasilitas / sarana Dinas Kearsipan Kota Makassar

No. Nama Barang Jumlah No. Nama Barang Jumlah

1. Mobil Box 1 unit 21. Kursi pimpinan 1 buah 2. Mobil Operasional 3 unit 22. Kursi kepala bidang 4 buah 3. Sepeda Motor 9 unit 23. Kursi kepala seksi 5 buah 4. AC 7 Buah 24. Meja ½ biro 9 buah

(22)

22

5. Telephone & Faximile

1 Unit 25. Meja pimpinan 1 biro 1 buah 6. Komputer PC 28 unit 26. Kursi putar 8 buah 7. Notebook 7 unit 27. Kursi rapat futura 10 buah 8. Scanner 3 unit 28. Kamera DLSR 1 set 9. Mesin Fotocopy - 29. Lensa kamera 1 buah 10. Printer 19 buah 30. Handy Cam Sony 1 set

11. Server 1 buah 31. Server komputer 1 buah 12. Infocus 1 buah 32. Rotari 1 buah 13. Kursi Tamu (sofa) 1 set 33. Televisi 40’ 1 buah 14. Projektor 1 buah 34. Micro Reader I buah 15. Brangkas 1 buah 35. Lemari pakaian 1 buah 16. Filing Cabinet 7 Buah 36. Lemari arsip gerak 4 buah 17. Lemari Arsip pintu

kaca dorong

2 buah 37. Handy talky (HT) 5 buah

18. Lemari besi 4 buah 38. Antena HT Mobil 1 buah 19. Lemari gantung 3 buah 39. Mesin ketik elektrik 1 buah 20. Lemari kayu 1 buah 40. Mesin penghancur

kertas

3 Buah

2.3 Kinerja Pelayanan Dinas Kearsipan

Sehubungan dengan kinerja pelayanan pemerintah daerah, Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah di ubah dengan Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Perangkat Daerah, di dalam Pasal 18 ayat (2) menyatakan bahwa pelaksanaan pelayanan dasar pada Urusan Pemerintahan Wajib yang berkaitan dengan Pelayanan Dasar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berpedoman pada standar pelayanan minimal (SPM) yang ditetapkan oleh Pemerintah Pusat

Sebagaimana diketahui bahwa SPM adalah ketentuan tentang mutu pelayanan yang secara minimal harus disediakan oleh pemerintah daerah dalam rangka penyelenggaraan rusan wajib dalam kurun waktu tertentu. Untuk Urusan Kearsipan merupakan urusan wajib namun sampai saat ini belum ada indikator urusan Kearsipan yang ditetapkan dalam bentuk SPM. Dalam melaksankaan

(23)

23

kegiatan sehari-hari selain melaksanakan tugas administrasi perkantoran, Dinas Kearsipan Kota Makassar juga dapat memberikan layanan lain seperti :

1. Pelayanan Akusisi dari SKPD dilingkungan instansi swasta/ pemerintah Kota Makassar.

Akusisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Daftar jumlah keseluruhan realisasi akusisi dari tahun 2009 – 2016

No. Tahun Instansi Jumlah _{yang berhasil di}Box akusisi

1. 2009 1. Sekda Kota Makassar 2. Kelurahan Bulorokeng 3. Komisi A 4. Kelurahan Tamamau 5. Kelurahan Mappala 6. Bagian Hukum 27 Box 25 Box 35 Box 28 Box 24 Box 32 Box TOTAL 171 Box 2. 2010 1. Bagian Keuangan 2. Kelurahan Bonto Makkio 3. Kelurahan Lette 4. DPRD Komisi A 5. DPRD Komisi B 6. DPRD Komisi C 7. DPRD Komisi D 8. DPRD Komisi E 250 Box 10 Box 18 Box 88 Box 53 Box 12 Box 58 Box 73 Box TOTAL 562 Box 3. 2011 1. Kelurahan Baraya 2. Bagian Ortala 3. Dinas Tata Ruang

4. Asisten I (Bidang Pemerintahan)

14 Box 54 Box 95 Box 23 Box TOTAL 186 Box 4. 2012 1. Ruang Walikota 2. Sekretariat DPRD

3. Kelurahan Tamalanrea Indah 4. Kecamatan Wajo

5. Kelurahan Ujung Pandang Baru 6. Kelurahan Ujung Pangang 7. Kelurahan Ujung Tanah

37 Box 58 Box 15 Box 43 Box 38 Box 40 Box 25 Box TOTAL 256 Box

5. 2013 1. Kelurahan Mamajang Luar 2. Dinas Perindustrian dan PM 3. Kelurahan Bara-baraya 4. DPRD

5. Kelurahan Karang Anyar

11 Box 97 Box 14 Box 84 Box 6 Box TOTAL 212 Box

6. 2014 1. Kelurahan Baji Mappasungguh 2. Kelurahan Gusung

3. Kelurahan Baru

24 Box 11 Box 16 Box

(24)

24

4. Kelurahan Buakana

5. Kelurahan Parang Tambung

14 Box 42 Box TOTAL 107 Box 7. 2015 1. Kelurahan Pampang 2. Bagian Hukum 3. Kelurahan Pai 4. Kelurahan Pannampu 5. Kelurahan Wajo

6. Kelurahan Merdekaya Utara 7. Kelurahan Mangkura 8. Dinas Tata Ruang

13 Box 26 Box 24 Box 17 Box 16 Box 4 Box 15 Box 181 Box TOTAL 296 Box 8. 2016 1. Kelurahan Bungaya 2. Kelurahan Macini Parang 3. Puskesmas Perumnas Antang 4. SMP Negeri 23

5. Badan Pemberdayaan Masyarakat 6. Kelurahan bontoala Parang

15 Box 26 Box 10 Box 53 Box 6 Box 17 Box TOTAL 127 Box 9. 2017 s/d bulan April 1. Kelurahan Tamarunang 2. Kelurahan Kalukuang 3. Kelurahan Latang

4. Kelurahn Tanjung Merdeka

21 Box 27 Box 33 Box 32 Box

TOTAL 113 Box

JUMLAH KESELURUHAN 1.930 Box

2. Pelayanan Informasi Kearsipan

Lembaga kearsipan menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat.

3. Pelayanan Sosialisasi Kearsipan

- Lembaga kearsipan menggiatkan sosialisasi kearsipan dalam mewujudkan masyarakat sadar arsip

- Sosialisasi kearsipan dilakukan melalui pendidikan, pelatihan, pembinaan, bimbingan dan penyuluhan serta melalui penggunaan berbagai sarana media komunikasi dan informasi

- Sosialisasi kearsipan ditujukan pada lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi masyarakat dan perseorangan.

Tabel kegiatan sosialisasi kearsipan

No. Tahun Sosialisasi manajemen arsip yang telah di lakukan

(25)

25

4. Layanan Pengelolaan Arsip Pengelolaan Arsip

- Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: a. andal;

b. sistematis c. utuh;

d. menyeluruh; dan

e. sesuai dengan norma, standar, prosedur dan kriteria. - Pengelolaan arsip dinamis meliputi:

a. Penciptaan arsip;

b. Penggunaan dan pemeliharaan arsip; dan c. Penyusutan arsip

- Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, Pemerintah Daerah dilaksanakan dalam suatusistem kearsipan nasional.

- Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efesien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip (JRA), serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

- Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis wajib menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

5. Pelayanan Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.

- Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; - Penyusutan arsip dilaksanakan oleh pencipta arsip; dan

- Penyusutan arsip yang dilaksanakan dengan memperhatikan kegiatan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara

(26)

26

- Pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan;

- Pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan - Ketenturan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan

pemerintah.

Tabel hasil penyusutan yang dilakukan Dinas Kearsipan dari tahun 2012 – 2016

No. Tahun Penyusutan/

Pemusnahan Nama Instansi 1. 2012 12 Karung Kel. Malimoang, Kel.

Mangasa, Kel. Tamalanrea Indonesia, Ruang Walikota 2. 2013 11 Karung Kec. Wajo, Kec. Ujung

Pandang, Kec. Ujung Tanah, Kantor Arsip, Perpustakaan, Sekretariat DPRD Kota Makassar, Kec. Manggala, Kel. Bara-Baraya

3 2014 19 karung Kel. Mamajang Luar, Depot arsip, Kel. Barombong, Depot Arsip kel buah kana

4 2015 16 Karung Kel. Baji Mapasunggu, Kel. Paramtambung, Kel Gusung, Kel. Baru, Ruang Walikota, Kel. Pai, Kel. Panampu, Kel. Pampang

5. 2016 12 Karung Kel. Mangkura, Kel. Baru, Kel. Bungaya, Kel. Kapasa, Kel.Losari, Kel. Macini Parang 6. 2017 s/d

bulan Mei

6 Karung Kel. Mangasa, Kec. Tamalate, Kel. Tamarunang

(27)

27

PERUBAHAN RENSTRA DINAS KEARSIPAN 2014 - 2019 Tabel 2.3.1

Pencapaian Kinerja Pelayanan BAPPD Kota Makassar No. Indikator Kinerja sesuai Tugas dan Fungsi SKPD Target SPM Target IKK Target Indikator Lainnya

Target Renstra SKPD Tahun Ke- Realisasi Capaian Tahun Ke- Rasio Capaian pada Tahun Ke-

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) 1. Jumlah pengunjun g perpustak aan selama 1 tahun - Jumlah Pengunju ng 150.000 150.000 150.000 200.000 200.000 125.695 115.350 104.231 172.957 188.447 83,8% 75,89% 70% 86,5% 94% 2. Jumlah koleksi judul buku - Koleksi buku yang tersedia di perpustak aan daerah 50.000 75.000 100.000 110.000 110.000 35.932 60.369 91.137 98.480 102.606 71,9% 80,5% 91% 89,5% 93,3% 3. Jumlah Perpustak aan Terbina - Jumlah perpustak aan 35 38 40 41 42 32 35 37 38 40 91% 92% 92,5% 92,7% 95,2% 4. Persentase jumlah SKPD yang telah - Penerapa n pengelola an arsip 6 6 6 6 7 6 6 6 6 7 100 % 100% 100% 100% 100%

(28)

28

menerapk an arsip secara baku secara baku 5. Kegiatan peningkata n SDM pengelola kearsipan - Kegiatan peningkat an SDM pengelola kearsipan 4 4 4 5 5 3 3 3 4 4 75% 75% 75% 80% 80%

(29)

29

Tabel 2.3.2

Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Dinas Kearsipan Kota Makassar

Uraian

***) Anggaran pada Tahun Ke- Realisasi anggaran pada Tahun Ke-

Rasio antara Realisasi dan

anggaran Tahun ke- Rata-rata Pertumbuhan

2009 2010 2011 2012 2013 2009 2010 2011 2012 2013 2009 201 0 201 1 2012 2013 Anggaran Realisasi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12 ) (13 ) (14) (15) (16) (17) (18) Belanja Daerah 3.720.825.000 3.634.700.300 4.577.798.000 6.869.608.000 6.430.641.000 3.545.509.231 3.572.952.397 4.542.368.541 6.748.089.680 6.333.516.210 95,3% 98,3% 99% 98% 98,5% 5.046.714.460 4.948.487.212 Belanja Tidak Langsung 973.293.000 1.099.519.000 1.139.820.000 1.157.273.000 1.189.810.000 907.511.012 1.068.907.442 1.135.278.861 1.140.256.741 1.176.595.520 93% 97% 99,6% 98,5% 98,9% 1.111.943.000 1.085.709.915 Belanja Langsung 2.747.532.000 2.535.181.300 3.437.978.000 5.712.335.000 5.240.831.000 2.637.998.219 2.504.044.955 3.407.089.680 5.607.832.939 5.156.920.690 96% 98,7% 99% 98,2% 98,4% 3.934.771.460 3.862.777.297 - Belanja Pegawaid an Belanja Barang/Ja sa 2.293.858.000 2.328.485.300 3.069.192.300 4.969.410.000 4.951.022.500 2.195.678.219 2.301.894.955 3.047.908.980 4.880.729.439 4.869.817.190 95,7% 88,9% 99,3% 98% 98,4% 3.522.393.620 3.459.205.757 - Belanja Modal 453.674.000 206.696.000 368.785.700 742.926.000 289.808.500 442.320.000 202.150.000 359.180.700 727.103.500 287.103.500 97,5% 97,8% 97,4% 97,9% 99,1% 412.378.040 403.571.540

(30)

30

2.4 Peluang, Kelemahan dan Tantangan Pengembangan Pelayanan Dinas Kearsipan

2.4.1 Peluang pengembangan pelayanan kearsipan adalah :

1. Adanya Peraturan Perundang-Undangan menjadi acuan dalam pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan di Kota Makassar.

2. Semakin meningkatnya kebutuhan akan informasi data terutama pemenuhan hak keperdataan dibutuhkan sarana dan prasarana yang memadai dengan didukung system informasi kearsipan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) secara terus menerus dan berkesinambungan.

3. Untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance) dibutuhkan transparansi dan akuntabilitas kinerja dari aparatur penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang ditandai dengan ketersediaan arsip yang autentik dan reliable;

4. Segala bentuk peristiwa dalam proses penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi seluruh penyelenggaraan Pemerintahan Daerah membuka peluang untuk meluruskan sejarah Kota dengan lebih obyektif dan komprehensif melalui informasi yang terekam dalam arsip;

5. Kasus pengalihan asset Pemerintah Daerah kepihak non pemda memberikan bukti perlunya penanganan dan pengolahan arsip 30sset Pemerintah Daerah yang serius dan benar sangat diperlukan arsip sebagai alat bukti yang sah;

6. Semakin meningkatnya sadar arsip masyarakat dan jasa kearsipan dalam usaha penyelamatan dan penyimpanan arsip pada instansi pemerintah serta swasta di Kota Makassar memberikan peluang peningkatan pendapatan daerah melalui Retribusi kearsipan daerah.

2.4.2 Kelemahan Saat ini adalah :

1. Belum memiliki depot arsip yang prensentatif sehingga arsip yang di akusisi harus dikembalikan ke SKPD mereka kembali dikarenakan ruang depo tidak bisa menampung volume arsip dari SKPD lain;

2. Rendahnya kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip oleh lembaga-lembaga daerah, badan pemerintahan, swasta maupun perorangan akan

(31)

31

membawa dampak buruk pada system penataan dan penyimpanan arsip daerah;

3. Rendahnya kesadaran lembaga-lembaga daerah, badan pemerintahan, swasta maupun perorangan dalam menyerahkan arsip statisnya kepada arsip daerah;

4. Dukungan pemerintah daerah masih kecil terhadap pengembangan kearsipan hal ini ditandai dengan dukungan anggaran yang belum memadai terhadap kearsipan daerah mengingat pentingnya fungsi Dinas Kearsipan Kota Makassar sebagai Lembaga Kearsipan Daerah;

5. Belum semua SKPD/Unit kerja mempunyai unit kearsipan yang berfungsi mengelola arsip sebagaimana diamanatkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;

6. Dinas Kearsipan Kota Makassar belum mempunyai pejabat fungsional arsiparis, sehingga dengan beban kerja yang semakin besar menciptakan kesenjangan antara SDM dan beban kerja, maka terjadi keterbatasan hasil pekerjaan, sehingga diperlukan penciptaan arsiparis/SDM kearsipan yang berkesinambungan.

(32)

32

BAB III

ISU-ISU STRATEGIS BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

3.1 Indentifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Pelayanan SKPD

Berdasarkan laju pertumbuhan penduduk kebutuhan akan informasi serta berorientasi pada prinsip pembangunan berkelanjutan maka kebutuhan masyarakat akan pemberian pelayanan publik yang baik dan bertanggung jawab sangat dibutuhkan pada era sekarang ini.

Dalam pelaksanaan kegiatan terkait tugas pokok dan fungsi Dinas Kearsipan Kota Makassar tentu akan selalu dihadapkan pada keberhasilan maupun permasalahan. Namun demikian, permasalahan dan segala keterbatasan yang ada bukan menjadi penghalang kegiatan, namun harus menjadi motivasi untuk bergerak maju ke arah yang lebih baik. Permasalahan yang ada selanjutnya menjadi isu-isu strategis yang akan menjadi dasar kebijakan pembangunan jangka menengah dan terkait dengan kondisi dan aspek yang sangat penting serta menentukan perkembangan Dinas Kearsipan Kota Makassar 5 (lima) tahun ke depan.

Berikut ini identifikasi permasalahan berdasarkan tugas dan fungsi pelayanan Perangkat Daerah adalah :Pelayanan publik/pelayanan prima yang memberikan pelayanan kearsipan merupakan salah satu tupoksi yang diemban Dinas Kearsipan Kota Makassar. Untuk mewujudkan pelayanan publik yang ideal diperlukanstandar syarat ruang dan layanan dari ArsipNasional RI. Standar ini dipengaruhi oleh anggaran, sumber dayamanusia, sarana dan prasarana yang lengkap. Namun kondisi saat inisangat jauh dari standar ideal ArsipNasional RI, adapun permasalahan yang dapat di identifikasi adalah sebagai berikut :

1. Rendahnya Sumber Daya Manusia (SDM) Aparatur

Agar pelayanan dapat berjalan maksimal, SDM merupakan faktor penting selain sarana dan prasarana. SDM yang diperlukan Dinas Kearsipan Kota Makassar meliputi tenaga fungsional (Arsiparis) dan tenaga teknis (tenaga non fungsional yang secara teknis mendukung pelaksanaan fungsi kearsipan). Secara umum SDM yang ada di Dinas Kearsipan Kota Makassar untuk tenaga fungsional arsiparis

(33)

33

2. Keterbatasan Sarana dan prasarana Kearsipan.

Tersedianya sarana dan prasarana sangat mendukung Pelayanan kearsipan dinama sangat dibutuhkan ruang pelayanan, ruang staf, ruang restorasi arsip, ruang untuk pemilahan arsip (akusisi) sehingga dibutuhkan ruang yang memadai, mengigat jumlah arsip yang banyak dan kondisi arsip yang sudah tua dan berdebu sehingga di perlukan perlakuan yang khusus dalam pemeliharaan. Kurangnya

prasarana kearsipan untuk mempermudah dalam penyimpanan, pencarian dan

penghematan ruang.

3. Belum Tersedianya Gedung Depot Arsip yang Reprensentatif atau sesuai dengan standar kearsipan untuk menyimpan arsip dimana harus luas karena setiap tahun arsip itu bertambah sehingga dalam pelaksanaan akusisi seharusnya arsip statis yang telah diakusisi tidak dikembalikan melaikan disipan dalam khasana arsip daerah tetapi karena kurangnya tempat penyimpanan sehingga arsip tersebut dikembalikan ke SKPD yang bersangkutan. Selain itu depot yang ada sekarang sering berpindah-pindah tempat penyimpanan dan untuk tahun 2016 yang dulunya ada di lantai 2 gedung tawor sekarang dipindahkan ke bekas Mesjid yang tidak terpakai, sehingga dokumen tersebut lembab dan mudah termakan rayap.

4. Rendahnya pemahanan aparatur pemerintah terhadap peraturan perundang-undangan kearsipan. Rendahnya pemahaman tentang pengelolaan kearsipan mengakibatkan banyak arsip-arsip tercecer, hilang dan tidak terpelihara dengan baik. Oleh karena itu para pencipta arsip di lingkungan Pemerintah Kota Makassar dipandang perlu memahami tata kelola arsip sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta kaidah kearsipan yang telah ditetapkan, sehingga arsip yang di ciptakan berguna bagi kepentingan kehidupan berbangsa, bernegara dan bermasyarakat.

5. Pengembangan layanan jaringan kearsipan dalam memberikan informasi kepada masyarakat SKPD belum ada.

6. Kurangnya partisipasi dari pihak SKPD dalam mengirim/menyerahkan arsip statis untuk disimpan di Dinas Kearsipan Kota Makassar.

7. Kurangnya koleksi arsip sejarah/ vital yang merupakan sumber permasalahan Dinas Kearsipan daerah, dikarenakan untuk pengadaan arsip vital memerlukan

(34)

34

biaya yang cukup tinggi seperti arsip sebelum kemerdekaan, arsip perjuangan kemerdekaan, arsip sesudah kemerdekaan, arsip orde lama dan arsip orde baru. 8. Keterbatasan anggaran yang tersedia. Dinas Kearsipan Kota Makassar selalu

mengupayakan kelengkapan sarana dan prasarana perpustakaan agar dapat memberikan pelayanan yang optimal. Belanja modal pengadaan sarana dan prasarana Kearsipan selalu dimasukan dalam pembuatan rencana anggaran dan kegiatan setiap tahun, namun keterbatasan anggaran yang harus dibagi dengan kegiatan SKPD lainnya,. Menyebabkan pembelian sarana dan prasarana tersebut tidak bias direalisasikan.

Tabel 3.1

Identifikasi Permasalahan Berdasarkan Tugas dan Fungsi Dinas Kearsipan Kota Makassar Aspek kajian Capaian/Kondisi Saat ini Standar yang Digunakan

Faktor yang Mempengaruhi

Permasalahan Pelayanan SKPD INTERNAL (KEWENANGAN SKPD) EKSTERNAL (DILUAR KEWENANGAN SKPD) (1) (2) (3) (4) (5) (6) Pelayana n publik / Pelayana n prima layanan kearsipan Pelayanan belum optimal, karena ruangan kecil dan belum memenuhi persyaratan Standar dan syarat ruang layanan dari Arsip Nasional RI Anggaran Kebijakan anggaran yang diberikan terhadap SKPD 1. Ruangan pelayanan yang kurang representativ e 2. Terbatasnya sarana dan prasarana 3. Terbatasnya anggaran yang tersedia Peningkat an budaya sadar arsip Masih belum seperti yang diharapkan Jumlah Kunjungan Khasanah arsip Kebijakan anggaran Ruangan, sarana, anggaran dsb. Peningkat an SDM berkualita s Masih minimnya SDM pengelola arsip Setiap lemaga/ organisasi memiliki 1 orang pengelola arsip Penyelengga raan Pengemban gan wawasan dan Diklat penciptaan Jabatan fungsional yang Pemahaman tentang perlunya penyiapan SDM yang bertugas khusus untuk mengelola kearsipan di SKPD/UKPD Formasi SDM arsiparis tergantung BKD/BKN

(35)

35

berkesinamb ungan

Ket : tenaga fungsional untuk kota minimal 5 tenaga fungsional Tabel T-IV.C.10

Identifikasi Isu-isu Strategis (Lingkungan Eksternal)

No.

Isu Strategis

Dinamika Internasional Dinamika Nasional Dinamika

Regional/Lokal Lain-lain

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Asas Daya Guna dan Manfaat Arsip Kebijakan Peraturan/Perundang-Undangan Perihal Kearsipan Ilmu Pengetahuan dan Akhlak Dalam Implementasi Kearsipan dan Pengolahan Data 2 Sumber Daya Aparatur

Yang Berkomptensif

Percepatan Ilmu dan Teknologi Peningkatan Sumber Daya Aparatur Berkomptensif serta Fungsional Arsiparis 3 Kemajuan Teknologi Skill atau

Keterampilan

Potensi Wilayah Daerah Pemerintah Kota

Makassar 4 Sarana dan Prasarana Sarana dan Prasarana Sarana dan

Prasarana maupun Sistem Records Centre Pusat Penyimpanan Data/Document (Depo)

3.2 Telaahan Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah Terpilih

Berpedoman pada RPJMD Kota Makassar tahun 2014 – 2019, maka Visi dan Misi pembangunanKota Makassar dari Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah terpilih adalah :

Visi Kota Makassar :

(36)

36

Pernyataan visi Pemerintah Kota Makassar yang memiliki tiga pokok visi yang merupakan gambaran kondisi yang ingin dicapai Kota Makassar pada akhir periode 2014-2019. Penjelasan masing-masing pokok visi tersebut, adalah sebagai berikut :

Kota Dunia, dimaksudkan adalah Kota Makassar yang memiliki keunggulan

komparatif, kompetitif, aksesibel dan inklusifitas yang berdaya tarik tinggi atau memukau dalam banyak hal. Diantaranya potensi sumberdaya alam dan infrastruktur social ekonomi yang menjanjikan terwujudnya kesejahteraan masyarakat dengan standar dunia. Pokon visi ini dapat dikristalkan sebagai terwujudnya “masyarakat sejahtera standar dunia”.

Nyaman, dimaksudkan adalah terwujudnya proses pembangunan yang

semakin menyempitkan kesenjangan dan melahirkan kemandirian secara stabil, dalam struktur dan pola ruang kota yang menjamin kenyamanan dan keamanan bagi berkembangnya masyarakat yang mengedepankankan prinsip inklusifitas serta pola hubungan yang setara antara stakeholder dan stakeowner dalam pembangunan. Pokok visi ini dapat dikristalkan sebagai terwujudnya “ kota nyaman kelas dunia”.

Untuk Semua, dimaksudkan adalah proses perencanaan, pelaksanaan dan

pemanfaatan pembangunan yang dapat dinikmati dan dirasakan seluruh lapisan masyarakat tanpa diskriminasi berdasarkan jenjang umur, jenis kelamin, status sosial dan kemampuan diri (termasuk kelompok disabilitas). Pokok visi ini dapat diristalkan sebagai terwujudnya “pelayanan publik standar dunia dan bebas korupsi”.

Misi Kota Makassar :

Sesuai dengan visi “Makassar Kota Dunia yang Nyaman Untuk Semua”, maka ditetapkan misi pembangunan Kota Makassar 2014 – 2019 sebagai upaya yang ditempuh dalam mewujudkan visi, sebagaimana berikut :

1. Merekonstruksi nasib rakyat menjadi masyarakat sejahtera standar dunia;

Misi ini mencakup berbagai upaya dalam hal : (1) pengurangan pengangguran, (2) pemberian jaminan sosial keluarga, (3) pelayanan kesehatan gratis, (4) pelayanan pendidikan gratis, (5) penukaran sampah dengan beras, (6) pelatihan keterampilan dan pemberian dana bergulir, (7) pembangunan rumah murah, dan (8) pengembangan kebun kota. masyarakat sejahtera standar dunia”.

(37)

37

2. Merestorasi tata ruang kota menjadi kotanyaman berkelas dunia;

Misi ini mencakup berbagai upaya dalam hal : (1) penyelesaian masalah banjir, (2) pembentukan badan pengendali pembangunan kota, (3) pembangunan waterfront city, (4) penataan transportasi publik yang aksesibel, (5) pengembangan infrastruktur kota yang aksesibel, (6) pengembangan pinggiran kota, (7) pengembangan taman tematik, dan (8) penataan lorong. Misi ini diarahkan untuk mewujudkan pokok visi “ kota nyaman standar dunia”.

3. Mereformasi tata pemerintahan menjadi pelayanan publik kelas dunia bebas korupsi.

Misi ini mencakup berbagai upaya dalam hal : (1) meningkatkan pendapatan asli daerah, (2) meningkatkan etos dan kinerja aparat RT/RW, (3) meningkatkan pelayanan di kelurahan, (4) pelayanan publik langsung ke rumah, (5) pengembangan pelayanan publik terpadu di kecamatan, (6) modernisasi pelayanan pajak dan retribusi, (7) pengembangan akses internet pada ruang publik, dan (8) penguatan badan usaha milik daerah. Misi ini diarahkan untuk mewujudkan pokok visi “ pelayanan publik kelas dunia bebas korupsi”.

Berdasarkan pada visi dan misi Walikota dan wakil Walikota Makassar dalam RPJMD Kota Makassar 2014 – 2019, maka Dinas Kearsipan Kota Makassar akan mendukung pelaksanaan misi ke 3 yaitu Mereformasi tata pemerintahan menjadi

pelayanan publik kelas dunia bebas korupsi sebagai bentuk tanggungjawab

mendukung pencapaian visi pelaksanaan visi Walikota dan Wakil Walikota Makassar. Telaahan terhadap visi, misi dan program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah memberikan gambaran peran serta dan keterlibatan langsung Dinas Kearsipan. Hal ini ditunjukkan melalui pernyataan misi ke 3 (tiga) : “Mereformasi tata pemerintahan menjadi pelayanan publik kelas dunia bebas korupsi”.Pada misi ini terlihat jelas peran serta Dinas Kearsipan dalam meningkatnya kualitas pengelolaan kearsipan daerah.

Selanjutnya dari misi yang telah dipilih tersebut, maka Dinas Kearsipan Kota Makassar menyajikan faktor-faktor penghambat dan pendorong pelayanan SKPD untuk dapat mempengaruhi pencapaian visi dan misi Walikota dan Wakil Walikota Makassar tersebut dalam table 3.2

(38)

38

Faktor Penghambat dan Pendorong Pelayanan SKPD

Terhadap Pencapaian Visi, Misi dan Program Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah VISI : Mewujudkan Makassar Kota Dunia yang Nyaman Untuk Semua

No.

Misi dan Program KDH dan Wakil KDH terpilih Permasalahan Pelayanan SKPD Faktor Penghambat Pendorong (1) (2) (3) (4) (5) 3. Misi : Mereformasi tata pemerintahan menjadi pelayanan publik kelas dunia bebas korupsi

Tata tertib arsip pada PD/Lembaga/organisasi belum terkelola dengan baik Banyak perangkat pemerintah masih memandang sebelah mata arti penting arsip 1. Peraturan perundang-undangan kearsipan yang refrensentatif Program : Perbaikan system administrasi kearsipan SDM pengelola

kearsipan masih sangat terbatas khususnya tidak adanya tenaga fungsional arsiparis Formasi arsiparis jarang di bukaoleh BKN dan BKD SDM pengelola kearsipan sangat dibutuhkan oleh Perangkat Daerah (PD)/Lembaga/Organisasi Program Penyelamatan dan Pelestarian dokumen/arsip daerah

Sarana dan prasarana pelestarian arsip kurang memadai Penyediaan informasi kearsipan belum maksimal Belum adanya depot arsip yang refrensentatif Belum adanya ruang restorasi, ruang pemilahan arsip Anggaran terbatas

Arsip merupakan asset bangsa

ProgramSIPD/SIKD dan JIPD/JIKD yang sedang dibangun memberikan alternatif jangkauan layanan semakin optimal

3.3 Telaahan Renstra K/L dan Renstra Provinsi/Kota

Kebijakan Pembangunan Nasional Jangka Menengah seperti tertuang dalam Peraturan Presiden RI Nomor 2 Tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2015 – 2019. Kebijakan dimaksud merupakan perencanaan pembangunan tahap ketiga dari pelaksanaan RPJPN 2005 – 2025 yang ditetapkan melalui Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2007. RPJMN 2015 – 2019 yaitu pembangunan di bidang aparatur negara diarahkan pada profesionalisme aparatur

negaradi pusat dan daerah yang makin mampu mendukung pembangunan nasional,

(39)

39

menyusun/menyesuaikan pembangunan daerahnya dalam rangka mencapai sasaran nasional.

Dari 9 (Sembilan) agenda pembangunan Nasional yang disingkat Nawacita dalam RPJMN 2015 – 2019 untuk Urusan Kearsipan adalah : “(Cita 2) Membuat pemerintahan selalu hadir dengan membangun tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya” dan disusunlah 5 sub agenda prioritas sebagau berikut :

1. Melanjutkan konsolidasi demokrasi untuk memulihakan kepercayaan publik; 2. Meningkatkan peranan dan keterwakilan perempuan dalam politik dan

pembangunan;

3. Membangun transparansi dan akuntabilitas kinerja pemerintahan;

4. Menyempurnakan dan meningkatkan kualitas Reformasi Birokrasi Nasional (RBN);

5. Meningkatkan partisipasi publik dalam proses pengembilan kebijakan publik. Sasaran yang ingin diwujudkan su agenda prioritas ke3 adalah meningkatkan transparasi dan akuntabilitas dalam setiap proses penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan yang ditandai dengan terwujudnya sistem pelaporan dan kinerja instansi pemerintahan; meningkatkannya akses publik terhadap informasi kinerja instansi pemerintahan; makin efektifnya penerapan e-government untuk mendukung manajemen birokrasi secara modern; dan meningkatnya implementasi open

government pada seluruh instansi pemerintahan.

Arah kebijakan dalam membangun transparansi dan akuntabilitas kinerja pemerintahan, melalui strategi :

1. Penguatan sistem kearsipan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK).

2. Pengelolaan sistem dan jaringan informasi kearsipan nasional

Prioritas pembangunan “Pengolahan system dan jaringan informasi kearsipan nasional sebagai proritas nasional dengan kegiatan yaitu :

a. Pengelolaan system dan jaringan kearsipan nasional (SIKN dan JIKN); b. Implementasi system informasi kearsipan dinamis (SIKD) – TIK di Instansi