LAPORAN
PENGABDIAN MASYARAKAT
PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH BAGI
STAFF KANTOR DESA, IBU-IBU KADER PKK, DAN KETUA RT/RW
DESA KOTA BATU
ASWAR HANIF, S.Kom, MMSI (201209591) YAYAN HENDRIAN, S.T., M.Kom (201003066) ADE SURYA BUDIMAN, S.T., M.Kom (200909611) MARKUS LILIK MARTANTO, M.Kom (201203233)
SYAMSUL BAKHRI, S.Kom, M.Kom (201909252) IBNU ALFAROBI, M.Kom (201603495)
RONI (13180354)
TEKNOLOGI KOMPUTER
FAKULTAS TEKNIK DAN INFORMATIKA UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA
iii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PENGESAHAN ... ii
DAFTAR ISI ... iii
I. PENDAHULUAN ... 1
II. BENTUK KEGIATAN ... 2
III. PELAKSANAAN ... 2
IV. PESERTA ... 3
V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI ... 3
VI. BIAYA ... 5
VII. PENUTUP ... 5
1
I.
PENDAHULUAN
Tri Dharma Perguruan Tinggi terdiri dari Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat. Setiap dosen yang merupakan salah satu bagian dari Perguruan Tinggi memiliki kewajiban untuk dapat melaksanakan Tri Dharma tersebut. Kegiatan Pengabdian Masyarakat merupakan salah satu upaya untuk dapat lebih dekat dengan masyarakat, dengan cara saling berbagi ilmu pengetahuan kepada masyarakat. Terutama dalam hal pelatihan komputer serta pengenalan teknologi informasi.
Kota Batu adalah desa di kecamatan Ciomas, Bogor, Jawa Barat, Indonesia. Terletak di sebelah tenggara kecamatan Ciomas dan lebih dekat dengan wilayah Ciapus, kecamatan Tamansari dan kecamatan Bogor Selatan. Dipimpin oleh Kepala Desa Ratna Wulansari, desa ini memiliki jumlah penduduk 22.615 orang, dan berjarak 4,5 km dari titik nol Kota Bogor dan 2,5 km dari kecamatan Tamansari. Staff Kantor Desa, Ibu-Ibu Kader PKK, dan Ketua RT/RW sekitar Desa Kota Batu adalah kalangan yang menggunakan teknologi informasi, dalam hal ini adalah Aplikasi Microsoft Word, dalam melaksanakan perkerjaan sehari-hari mereka.
Kantor Desa Kota Batu
Microsoft Word adalah sebuah pemroses dokumen yang digunakan secara luas dan dengan fitur yang melimpah. Aplikasi ini sangat baik untuk digunakan dalam membantu masyarakat, termasuk pegawai-pegawai pemerintah daerah maupun masyarakat, untuk pembuatan surat dan dokumen kerja. Meskipun begitu, masih ada fungsi-fungsi yang belum dimaksimalkan dalam penggunaan aplikasi ini, yang dapat lebih membantu mereka untuk menggunakan Microsoft Word dalam melaksanakan pekerjaan, agar lebih efektif dan efisien.
2
Untuk membantu para Staff Kantor Desa, Ibu-Ibu Kader PKK, dan Ketua RT/RW sekitar Desa Kota Batu, Universitas Bina Sarana Informatika melalui dosen-dosen prodi Teknologi Komputer mengadakan pengabdian masyarakat melalui kegiatan pelatihan dengan materi Pelatihan Microsoft Word Tingkat Menengah. Mengingat keadaan pandemi covid-19 yang tengah dihadapi dan kondisi Kota maupun Kabupaten Bogor yang masih dalam status PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar), kegiatan pelatihan dilaksanakan secara daring.
Memanfaatkan teknologi informasi yang dirancang untuk digunakan sebagai alat virtual meeting dan live streaming, Prodi Teknologi Komputer menerapkannya sebagai alat bantu pelatihan jarak jauh. Diharapkan kegiatan ini bisa memberikan sebuah nilai tambah bagi keterampilan masyarakat yang mengikutinya.
II.
BENTUK KEGIATAN
Kegiatan pengabdian yang dilakukan adalah memberikan pelatihan Microsoft Word tingkat menengah secara daring menggunakan virtual meeting, dengan bantuan panitia yang berada di lokasi. Kegiatan dilaksanakan secara daring dikarenakan area Bogor yang masih menerapkan PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar) untuk menghadapi pandemi covid-19. Panitia di lokasi menyiapkan sarana dan koneksi, serta memandu peserta dalam pelaksanaan kegiatan. Para tutor menyampaikan materi melalui live streaming menggunakan aplikasi virtual meeting Zoom. Berikut informasi meeting Zoom yang digunakan pada kegiatan: Link Zoom Meeting:
https://us04web.zoom.us/j/79585269861?pwd=bjN4TGpkdXRudFpKK2RaUUhuTm1YZz09
Meeting ID : 795 8526 9861
Passcode : 59ykgN
III. PELAKSANAAN
Pengabdian kepada Masyarakat ini akan diadakan pada:
Hari : Sabtu
Tanggal : 5 September 2020 Waktu : 09.00 – 12.00
Tempat : Kantor Desa Kota Batu Jl. Melati Komplek Paspampres RT. 002/009 Kota Batu Ciomas Bogor
3
Susunan panitia kegiatan pengabdian masyarakat, sebagai berikut:
Ketua Pelaksana : Aswar Hanif, S.Kom, MMSI
a. Nama Anggota 1 : Yayan Hendrian, S.T., M.Kom
b. Nama Anggota 2 : Ade surya Budiman, S.T., M.Kom
c. Nama Anggota 3 : Markus Lilik Martanto, M.Kom
d. Nama Angoota 4 : Syamsul Bakhri, S.Kom, M.Kom
e. Nama Anggota 5 : Ibnu Alfarobi, M.Kom
f. Nama Mahasiswa : Roni
IV.
PESERTA
Peserta dari kegiatan pengabdian masyarakat berjumlah 22 orang yang terdiri Staff Kantor Desa, Ibu-Ibu Kader PKK, dan Ketua RT/RW sekitar Desa Kota Batu. Fasilitas yang akan diberikan oleh Fakultas Teknik dan Informatika Prodi Teknologi Komputer, Universitas Bina Sarana Informatika Jakarta bagi peserta pelatihan adalah Modul Pelatihan.
V.
HASIL LUARAN YANG DICAPAI
Pelaksanaan Pelatihan Microsoft Word Tingkat Menengah bertujuan untuk meningkatkan keterampilan dan membantu pemahaman lebih dalam menggunakan aplikasi Microsoft Word di kalangan staff kantor desa, ibu-ibu kader PKK, dan ketua RT/RW Desa Kota Batu, sehingga dapat membantu mereka untuk menggunakan Aplikasi Microsoft Word dalam melaksanakan pekerjaan, dengan lebih efektif dan efisien. Luaran yang dihasilkan adalah press release yang dipublikasikan di media massa elektronik dengan harapan akan dapat menginspirasi masyarakat untuk lebih memahami teknologi informasi yang selama ini sudah mereka gunakan dalam pekerjaan, agar lebih tinggi lagi efektivitasnya.
Berikut tautan hasil luaran berbentuk press release dari Pengabdian Masyarakat di Kantor Desa Kota Batu:
http://lppm.bsi.ac.id/news/2020/09/06/meningkatkan-pemahaman-penggunaan-microsoft-word-bagi-perangkat-desa-kota-batu/
4
Tabel 1. Rencana Target Capaian Luaran
No Jenis Luaran Indicator
Capaian
1 Publikasi ilmiah di jurnal/prosiding1) Tidak Ada
2 Publikasi pada media masa (Sudah Terbit/ publish) 2) Sudah Terbit
3 Peningkatan omzet pada mitra yang bergerak dalam bidang ekonomi 3) Tidak Ada
4 Peningkatan kuantitas dan kualitas produk 3) Tidak Ada
5 Peningkatan pemahaman dan ketrampilan masyarakat 3) Ada
6 Peningkatan ketentraman /kesehatan masyarakat (mitra masyarakat
umum)3)
Tidak Ada
7 Jasa, model, rekayasa sosial, sistem, produk/barang 4) Tidak Ada
8 Hak kekayaan intelektual (paten, paten sederhana, hak cipta, merek dagang, rahasia dagang, desain produk industri, perlindungan varietas
tanaman, perlindungan topografi)5)
Tidak ada
5
VI.
BIAYA
Rencana anggaran biaya dalam melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat, sebagai berikut:
No Kebutuhan Biaya Sub Total
1) Akomodasi
Transport Panitia Rp 300.000
Sub Total Rp 300.000
2) Peralatan
Sewa Laptop Rp 200.000
Sewa Projector InFocus Rp 350.000
Sewa Screen 96 inch Rp 200.000
Biaya Antar Jemput Projector + Screen Rp 150.000
Sewa Speaker Rp 450.000 Kabel Listrik Rp 250.000 Sub Total Rp 1.600.000 3) Perlengkapan Spanduk Rp 200.000 Sub Total Rp 200.000
4) Biaya Habis Pakai
Pembuatan Modul Rp 500.000
Snack peserta (50 x Rp. 20.000) Rp 1.000.000
Sub Total Rp 1.500.000
5) Biaya Lain-lain
Paket Data Internet Rp 450.000
Sub Total Rp 450.000
Total Rp 4.050.000
Biaya yang diterima Rp 4.000.000
Saldo -Rp 50.000
VII. PENUTUP
Demikian Laporan Pengabdian Masyarakat ini dibuat sebagai bentuk laporan dari pelaksanaan kegiatan pengabdian masyarakat yang dimaksud di atas. Atas perhatian dan kerjasama semua pihak yang turut membantu suksesnya acara ini, kami ucapkan terima kasih.
6
LAMPIRAN
7
8 C. SK INSTANSI KANTOR DESA KOTA BATU
9 D. FOTO KEGIATAN
Foto 1. Keadaan Ruangan Di Lokasi Sebelum Materi Disampaikan
10
MODUL PELATIHAN MICROSOFT
WORD TINGKAT MENENGAH
Yayan Hendrian S.T., M.Kom
Pelatihan Membuat Surat Resmi Kedinasan Untuk Perangkat Desa, Ibu-Ibu PKK, Pengurus RW dan Pengurus RT di Wilayah desa Kota Batu Bogor
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
1
Tujuan pembelajaran
Melalui pelatihan ini diharapkan peserta dapat memahami unsur-unsur yang terdapat dalam surat resmi
Metode pembelajaran
Pembelajaran dilakukan secara tatap muka langsung dengan dipandu oleh tutor yang menjelaskan tahap demi tahap cara membuat surat resmi
Target yang ingin dicapai
Melalui pelatihan ini peserta pelatihan dapat membuat surat resmi yang baik dan benar sesuai kaidah EYD
LPPM
MODUL PELATIHAN MICROSOFT
WORD TINGKAT MENENGAH
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
2
A. Mengenal Unsur-unsur Surat Resmi
Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.
Selain itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan penulisan. Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES"
Fungsi Surat Resmi:
Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-surat perjanjian.
Surat resmi atau surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat–surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
Surat resmi atau surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.
Surat resmi atau surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut:
a) Surat pemberitahuan
b) Surat perintah
c) Surat permintaan atau permohonan
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH • • • 3 e) Surat susulan f) Surat panggilan g) Surat pengantar h) Surat keputusan i) Surat perjanjian j) Surat penawaran
k) pesanan, dan sebagainya.
B. Tata penulisan surat resmi:
Berikut ini adalah bagan surat resmi seperti pada gambar 1.
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
4
1) Kepala Surat Atau Kop Surat
Kop surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini memiliki fungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat dan nama instansi, memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha.
2) Nomor Surat
Penomoran surat pada surat resmi bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Nomor surat berisi nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya di bawah kop surat di sebelah kiri. Sama halnya dengan kop surat, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:
Memudahkan pencarian kalau surat dibutuhkan. Memudahkan penyimpanan administratif.
Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut. Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.
Saat Anda membuat nomor surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu: Bulan dan tahun pembuatan surat
Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat) Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar
Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat. Contoh: Nomor : 017/UR/III/2020
017 : Menunjukkan surat ke -17 UR : Undangan Rapat
III : Dibuat pada bulan ke-3 (Maret) 2020 : Dibuat pada tahun 2020
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
5
Untuk Lampiran disertakan kalau ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda (-).
3) Tanggal Penulisan Surat
Tanggal penulisan surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karenanya, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.
4) Lampiran
Lampiran merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut.
Contoh: No : – Lamp : 3
Lembar Perihal : –
Hal ini menunjukkan jika surat itu menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat tersebut. 5) Perihal
Perihal dalam surat resmi merupakan hal pokok yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut. Dengan demikian penerima dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.
6) Alamat Tujuan
Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal jangan sampai salah kata atau salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop.
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
6
Salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata-kata salam pembuka seperti Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya.
8) Isi Surat
Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, di mana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup. Tujuan dari bagian pembuka ini adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat. Inti. Merupakan komponen pokok inti isi surat ada pada sebuah surat. Bagian ini berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim. Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas.
9) Salam Penutup
Salam penutup berisi kata-kata penutup yang umumnya digunakan untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat, namun bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita. 10) Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab
Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan. Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.
11) Tembusan
Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
7
Latihan Mail Merge [Cetak Gabung]
Untuk membuat Naskah Cetak Gabung [Mail Merge] diperlukan : 1. Naskah File Dokumen, mis. Surat Undangan, Surat Permohonan, dll.
2. Database Recipient atau Data Penerima Surat, mis. Data penerima untuk 10 orang. 3. File Hasil Penggabungan keduanya. Biasanya nama filenya Letter1.docx
2. Buka halaman baru. Buatlah Database Recipient atau Data Penerima Surat, awali dengan
Click Mailings → Select Recipients → Type New List.
Atur Field Names-nya menjadi seperti dibawah ini. Untuk mengedit Field Name silahkan click Customize Columns.
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
8
Buat Data Source dibawah ini, perhatikan isian pada tiap Kolomnya. Untuk berpindah antar cell bisa gunakan Click pada Cell, atau [Tab]. Entry data ini & akhiri dengan Save & Ok.
Buat Naskah Surat berikut. Sisipkan Merge Field melalui click Mailings → Insert Merge Field → pilih Field Name yang sesuai.
MODUL PELATIHAN MICROSOFT WORD TINGKAT MENENGAH
• • •
9
6. Lihat hasil Preview-nya dengan Click Preview Result. Akhiri dengan click Finish & Merge.
7. Periksa file baru bernama Letter1, bila sudah muncul berarti sudah berhasil. Perhatikan jumlah halaman file tersebut ! Bila sesuai dengan jumlah record data, maka proses sudah benar.
