BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori –Teori Umum
Teori-teori yang menjadi dasar penulisan adalah sebagai berikut :
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut O'Brien (2006, p29), sistem adalah sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur.
Menurut McLeod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya dan sumber daya tersebut bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut O'Brien (2006, p38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu.
Menurut O'Brien (2008, p12), informasi adalah data yang dikonversi atau diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi pemakai akhir tertentu.
2.1.3 Komponen Sistem
Menurut O'Brien (2006, p29), sistem memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi :
• Input melibatkan penangkapan dan perakitan berbagai elemen yang memasuki sistem untuk diproses.
• Pemrosesan melibatkan proses transformasi yang mengubah input menjadi output
• Output melibatkan perpindahan elemen yang telah diproduksi oleh proses transformasi ke tujuan akhirnya.
Selain tiga komponen atau fungsi dasar yang berinteraksi tersebut, sistem juga memiliki dua komponen tambahan :
• Umpan balik adalah data mengenai kinerja sistem.
• Pengendalian melibatkan pengawasan dan pengevaluasian umpan balik untuk menetapkan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuan atau tidak.
2.1.4 Pengertian Sistem Informasi
Menurut O'Brien (2006, p5), sistem informasi adalah kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedut pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.
Menurut Laudon dan Laudon (2006, p13), sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan fungsina mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk membantu manager dalam mengambil keputusan, menganalisis dan menggaambarkan masalah yang kompleks dalam suatu organisasi .
Menurut Whitten dan Bentley (2007,p6), sistem informasi adalah suatu pengaturan dari orang, data, proses dan teknologi informasi yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menghasilkan kegunaan yang berupa informasi yang dibutuhkan untuk mendukung suatu organisasi.
2.1.5 Pengertian Sumber Daya Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2006, p35) terdapat lima sumber daya sistem informasi, yaitu:
• Sumber daya manusia adalah sumber daya yang dibutuhkan dalam pengoperasian sistem informasi, terdiri atas:
- Pemakai akhir (end user), orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut.
- Pakar sistem informasi, orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi.
• Sumber daya hardware adalah sumber daya yang meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan sistem informasi. Contoh sumber daya hardware adalah sistem komputer dan periferal komputer.
• Sumber daya software adalah sumber daya yang meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Contoh sumber daya software adalah software system, software aplikasi, dan prosedur.
• Sumber daya data adalah sumber daya yang harus dikelola secara efektif agar dapat memberi manfaat para pemakai akhir dalam sebuah organisasi.
• Sumber daya jaringan meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan untuk mendukung operasi dan penggunaan sistem informasi.
2.1.6 Pengertian Evaluasi
Menurut Umar (2005, p36), evaluasi adalah sebuah proses yang tak boleh dilewatkan oleh manajemen perusahaan. Setelah program kerja direncanakan, disetujui, dilaksanakan, pada akhirnya harus dievaluasi. Proses evaluasi ini akan mengungkap sejauh mana hasil suatu kegiatan tertentu telah dicapai: apakah sesuai, di bawah, atau di atas tolak ukur yang telah ditentukan sebelumnya.
2.1.7 Enterprise Resources Planning (ERP)
Menurut O'Brien (2006, p320), Enterprise Resources Planning (ERP) adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintergrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia perusahaan.
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009, p32), Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sistem berbasis komputer yang
didesain untuk memproses sebuah transaksi perusahaan dan memfasilitasi perencanaan, produksi dan respon ke konsumen secara terintegrasi dan real time.
Konsep dasar dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut ;
Gambar 2.1 Konsep Dasar ERP
2.1.8 Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2008. p193), bila dilihat dari segi cara atau teknik pengumpulan data, maka teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan interview (wawancara), dan observasi (pengamatan).
2.1.8.1 Interview
Menurut Sugiyono (2008, p194), wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data, apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit. Teknik pengumpulan data ini mendasarkan diri pada laporan tentang diri sendiri atau self-report, atau setidak-tidaknya pada pengetahuan atau keyakinan pribadi. Wawancara tersebut dapat dilakukan secara terstruktur maupun tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka maupun dengan menggunakan telepon.
Wawancara terbagi 2 jenis, yaitu :
a) Wawancara terstruktur
Menurut Sugiyono (2008, p197), wawancara
terstruktur digunakan sebagai teknik pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah mengetahui dengan
pasti tentang informasi apa yang akan diperoleh. Dengan wawancara terstruktur ini, setiap responden diberi pertanyaan yang sama, dan pengumpul data mencatatnya. b) Wawancara tidak terstruktur
Menurut Sugiyono (2008, p197), wawancara tidak
terstruktur adalah wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan data. Pedoman wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan ditanyakan.
2.1.8.2 Observasi
Menurut Sugiyono (2008, p203), observasi sebagai
teknik pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau dalam wawancara dan kuesioner selalu berkomunikasi dengan narasumber secara langsung, maka observasi tidak terbatas pada orang, tetapi juga objek-objek alam yang lain. Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar.
Menurut Sugiyono (2008, p203), dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi berperan serta) dan non-participant observation.
a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation)
Menurut Sugiyono (2008, p203) dalam observasi ini,
peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian.
b. Observasi non-partisipan (non-Participant Observation) Menurut Sugiyono (2008, p204), kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka dalam observasi non-partisipan peneliti tidak terlibat dan hanya sebagai pengamat independen.
Menurut Sugiyono (2008, p203), dari segi
instrumentasi yang digunakan, maka observasi dapat dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur.
a. Observasi terstruktur
Menurut Sugiyono (2008, p204), observasi terstruktur adalah observasi yang telah dirancang secara sistematis, tentang apa yang akan diamati, di mana
tempatnya. Jadi, observasi terstruktur dilakukan apabila peneliti telah tahu dengan pasti tentang variabel apa yang akan diamati. Pedoman wawancara terstruktur atau angket tertutup dapat juga digunakan sebagai pedoman untuk melakukan observasi.
b. Observasi tidak terstruktur
Menurut Sugiyono (2008, p205), observasi tidak
terstruktur adalah observasi yang tidak dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Hal ini dilakukan karena peneliti tidak tahu secara pasti tentang apa yang akan diamati. Dalam melakukan pengamatan, peneliti tidak menggunakan intrumen yang telah baku, tetapi hanya berupa rambu-rambu pengamatan.
2.1.9 SAP
2.1.9.1 Pengertian SAP
Menurut Dewanto dan Falahah (2007, p171), SAP adalah software ERP yang sangat terintegrasi antara berbagai modulnya seperti Sales Distribution, Material Management, Financial dan Controlling, Human Resource dan masih banyak
lagi. Karena keintegrasiannya dan sifatnya yang sangat generik membuat software ini banyak digunakan oleh perusahaan besar di seluruh dunia dan menjadikan segala sesuatu yang berhubungan dengan SAP software menjadi sangat mahal, mulai dari licence, training, human resource dan hardware.
Umumnya perusahaan akan menerapkan modul Financial dan Controlling, yang kemudian bisa dilanjutkan dengan modul yang lain sesuai dengan kebutuhan. Modul Financial dan Controlling (FICO) akan menangani segala transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran dan pemasukan uang dan akan membantu dalam pencatatan dan pembuatan laporan keuangan. Untuk pembayaran pajak, biasanya perlu dilakukan pengembangan aplikasi sendiri, terutama di Indonesia karena SAP belum men-support transaksi pajak di Indonesia. Hal ini disebabkan karena hukum perpajakan di Indonesia masih belum stabil.
Dalam implementasinya, kita harus mengingat bahwa yang ada di SAP adalah semua proses generik, sehingga bila suatu perusahaan mempunyai bisnis proses yang unik, maka mereka perlu melakukan sedikit modifikasi, mereka dapat melakukan enhancement dengan mengembangkan beberapa
aplikasi dengan menggunakan ABAP. ABAP adalah bahasa programming yang digunakan di SAP software.
ABAP yang digunakan biasanya mempunyai sedikit perbedaan di beberapa modul, seperti ABAP untuk HR module dan FI module akan sedikit berbeda, karena di HR module kita mengenal istilah infotype dimana tidak kita temukan di FI module.
Tapi bagi perusahaan yang tidak melakukan modifikasi, SAP menyediakan cukup fleksibilitas dengan banyak konfigurasi yang bisa dilakukan. Konfigurasi ini agak sulit dipelajari. Cara terbaik adalah dengan langsung terjun ke proyek implementasi SAP. Orang yang melakukan konfigurasi biasa dikenal dengan orang functional.
Selain bisnis proses yang terdapat di SAP, perlu diperhatikan para supporternya, seperti pengadaan server dan interface. Hal-hal yang berhubungan dengan pengadaan server, biasa dikenal sebagai BASIS. Sedangkan interface, biasanya digunakan bagi perusahaan yang menggunakan software lain selain SAP untuk kebutuhan yang tidak bisa dilakukan SAP dengan baik. Interface di SAP adalah Xi.
2.1.9.2 Produk-produk SAP
Menurut Dewanto dan Falahah (2007, p173), produk yang ditawarkan oleh SAP antara lain :
1. mySAP Business Suite: biasanya digunakan untuk perusahaan yang sangat besar dan modul-modul di dalamnya sudah sangat komplit.
2. mySAP All in One: biasanya digunakan untuk perusahaan menengah ke atas, untuk kelengkapan modulnya biasanya menyesuaikan dengan perusahaan.
3. SAP Business One: biasanya untuk perusahaan kecil dan modul yang ada di dalamnya hanyalah berupa modul dasar saja, biasanya HR dan FI saja.
2.1.9.3 Modul-modul dalam SAP
SAP dalam masing-masing sistem juga terdiri dari banyak modul. Contohnya SAP R/3 yang populer dans udah digunakan hampir sebagian besar perusahaan-perusahaan kelas dunia untuk mendukung kegiatan bisnis prosesnya sehari-hari.
Menurut Dewanto dan Falahah (2007, p172), modul-modul yang disediakan dalam SAP R/3 antara lain :
1. Financials
• Financial Accounting (FI) • Controlling (CO)
• Fixed Assets Management (AM) • Project System (PS)
• Enterprise Controlling (EC) • Real Estate Management 2. Logistics
• Sales and Distribution (SD) • Materials Managament (MM) • Quality Management (QM) • Plant Maintenance (PM) • Customer Service (CS)
• Production Planning and Control (PP) • SAP Retail
3. Human Resources
• Personnel Management (PA) • Personnel Time Management (PT) • Payroll (PY)
• Training and Event Management (PE)
Berbagai modul dari SAP yang lengkap dan menyeluruh ini dapat mendukung bisnis proses pada perusahaan umumnya (manufacturing, retail, oil and gas, electricity, health care, pharmaceutical, banking, insurance, telecommunications, transport, automotive, chemical, dan masih banyak lagi).
Berbagai modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul dan setting yang diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis.
2.2 Teori-Teori Khusus
2.2.1 Proses Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut McLeod (2001, p524), Sumber Daya Manusia merupakan suatu departemen atau divisi di dalam perusahaan atau suatu area fungsional atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan sistem informasi.
Menurut Robbins dan Coulter (2004, p305), Proses Manajemen Sumber Daya Manusia adalah berbagai kegiatan yang diperlukan untuk mengisi staff dan mempertahankan karyawan berkinerja tinggi.
Gambar 2.2 Aktivitas Proses Manajemen Sumber Daya Manusia
2.2.2 SAP ECC 6.0
SAP ECC 6.0 merupakan solusi ERP terkini dari SAP dan merupakan ’Go-To’ release dari SAP ECC 6.0 yang mengintengrasikan fungsionalitas utama ERP dengan teknologi dari SAP Netweaver 7.0 (sebelumnya Netweaver 2004s) dan Business Intelligence untuk menyediakan ERP yang lebih lengkap dan mudah bagi perusahaan. Versi SAP ECC 6.0 ini secara mendasar lebih fleksibel dan memungkinkan penyampaian inovasi teknikal yang lebih cepat dan proses bisnis yang lebih baik. ([Anonim 1])
2.2.3 Human Capital Management
mySAP ERP Human Capital Management (mySAP ERP HCM) menangani daftar fungsi- fungsi yang luas, termasuk perekrutan dan mempekerjakan karyawan, menentukan keuntungan dan kompensasi, memproses penggajian, dan banyak area lainnya. Dengan mySAP ERP HCM, nilai dari karyawan dapat dimaksimalkan dan penyelaraskan keahlian, aktivitas, dan insentif karyawan dengan tujuan dan strategis karyawan dapat dilaksanakan. mySap ERP HCM juga menyediakan sarana untuk mengatur, mengukur, dan memberikan penghargaan bagi kontribusi individu dan tim. MySAP ERP HCM terdiri dari beberapa submodul : ([Anonim 1])
Gambar 2.3 MySAPERP Human Capital Management
Sumber : ([Anonim 1])
2.2.3.1 Organizational Management
Organizational Management digunakan untuk memetakan struktur organisasi dan pelaporan dalam organisasi dengan objek organisasi yang tepat. Beberapa istilah kunci yang terdapat dalam Organizational Management adalah :
Gambar 2.4 Organizational Management
Sumber : ([Anonim 1])
• Organizational unit menggambarkan berbagai unit bisnis dalam organisasi. Beberapa organizational unit, bersama dengan hubungan-hubungannya, membentuk struktur organisasi. Contohnya: organizational unit dapat dibagi berdasarkan kriteria fungsional atau regional.
• Job adalah gambaran umum atau template yang berlaku bagi beberapa posisi dengan kebutuhan, tugas, dan karakteristik yang sebanding.
• Position adalah organizational unit yang paling kecil dari struktur organisasi. Position menggambarkan distribusi tugas diantara karyawan individu dalam organisasi. Position dikerjakan oleh person. Position mewarisi tugas dan kebutuhan dari job yang sesuai dengan position.
• Person menempati posisi dalam struktur organisasi. person menggambarkan karyawan dalam perusahaan. Dengan menentukan pekerja ke position, maka telah dispesifikasikan karyawan mana yang menempati position. ([Anonim 1])
2.2.3.2 Recruitment
Komponen Recruitment digunakan untuk menjalankan
keseluruhan proses perekrutan mulai dari mencatat data pelamar kerja sampai dengan menempatkan karyawan pada position. Proses ini menggunakan baik pelamar eksternal dan karyawan internal yang berubah posisinya. Kebutuhan akan mempekerjakan karyawan digambarkan dengan lowongan. Lowongan adalah position yang harus diisi. MySAP ERP HCM memberikan dukungan mengenai kebutuhan akan staf, iklan, mengatur dan memilih para pelamar, dan korespondensi pelamar. Proses dalam requirement terdiri dari tahap-tahap di bawah ini:
• Position yang kosong akan diberitahukan dalam iklan lowongan pekerjaan.
• Data para pelamar dicatat dalam sistem (nama, alamat, kualifikasi, dan lain-lain)
• Proses pemilihan dilakukan, kemudian keputusan dibuat.
• Kontrak kerja dibuat bagi pelamar yang dipekerjakan atau direkrut.
• Data pelamar dikirimkan ke master data HCM. ([Anonim 1])
Gambar 2.5 Proses dari membuka lowongan sampai merekrut
2.2.3.3 Personnel Management
Intergrasi antara submodul Recruitment dan Personnel Administration memungkinkan data pelamar dipindahkan sebagai data karyawan, yang dapat ditambahkan kemudian. Data karyawan dalam mySAP ERP HCM disimpan sebagai infotype.
Gambar 2.6 Infotypes
Sumber : ([Anonim 1])
Ketika mempekerjakan karyawan, perusahaan harus mencatat semua data yang berhubungan dengan karyawan dalam sistem, termasuk master data dan data yang relevan dengan time management dan payroll. Untuk dapat menjalankan proses ini
dapat menggunakan hiring action. Daftar di bawah ini adalah beberapa infotype yang dibuat ketika mempekerjakan karyawan : • Organizational assignment
• Personal data • Address
• Planned working time • Basic pay
• Bank detail
Ketika menjalankan hiring action, HCM master data yang baru atau personnel file, dibuat untuk karyawan. Jika perusahaan tidak mempunyai semua informasi yang dibutuhkan mengenai karyawan, perusahaan dapat menambahkan informasi yang tidak ada itu, lain waktu untuk melengkapinya. ([Anonim 1])
2.2.3.4 Personnel Development
Dalam komponen Personnel Development, perusahaan dapat merencanakan dan merealisasikan pengembangan personil dan selanjutnya pendidikan dan pelatihan untuk para karyawan, dengan mengintegrasikan komponen ini dengan komponen Training and
Event Management. Pengembangan personil membutuhkan hasil dari perbandingan pekerjaan dan kualifikasi yang ada pada karyawan. Informasi yang dibutuhkan untuk perbandingan disimpan dalam profile qualifying action (seperti program bagi peserta pelatihan atau partisipasi dalam rangkaian pelajaran) yang dapat ditentukan bagi para karyawan menggunakan development plan (perencanaan pengembangan). Performa dan tingkah laku karyawan dapat dinilai, yang hasilnya adalah menyediakan informasi untuk perencanaan pengembangan karyawan. ([Anonim 1])
Gambar 2.7 Personnel Development
2.2.3.5 Training and Event Management
Training and Event Management adalah komponen yang sangat terintegrasi yang mendukung perusahaan untuk merencanakan, menjalankan, dan mengatur kursus pelatihan dan business event. Integrasi tingkat tinggi dengan komponen SAP lain mengartikan bahwa Training and Event Management adalah alat yang ideal untuk secara tetap meningkatkan dan memperbarui pengetahuan para karyawan. ([Anonim 1])
Gambar 2.8 Training and Event Management
2.2.3.6 Time Management
Komponen Time Management mendukung semua proses mengenai perencanaan, pencatatan, dan menilai kehadiran dan waktu absen para karyawan. Jika perusahaan mengintegrasikan Training and Event Management dengan Time Management, maka booking (pemesanan) akan menyebabkan pencatatan waktu dianggap sebagai kehadiran. Informasi mengenai kehadiran karyawan dan pekerjaan yang ditampilkan oleh karyawan adalah elemen yang penting dalam sumber daya manusia. Ini juga digunakan oleh area lain, seperti Logistic dan Controlling, dan dengan demikian mempengaruhi keputusan keseluruhan organisasi. Informasi mengenai pekerjaan yang ditampilkan dimasukkan dalam penghitungan gaji kotor dalam Payroll.
Ada berbagai pilihan yang tersedia untuk mencatat waktu, seperti jam kerja, liburan, off-site work, atau pergantian:
• Secara Online oleh administator waktu (contohnya menggunakan Time Manager’s Workplace).
• Menggunakan sistem pencatatan waktu front-end.
• Menggunakan mySAP ERP Cross-Application Time Sheet (CAST). • Menggunakan aplikasi Employee Self Service (ESS).
Data mengenai waktu disimpan dalam infotype waktu, dalam cara yang sama dengan HCM master data disimpan. Infotype Planned Working Time adalah infotype pengaturan waktu pusat. Ini terdiri dari waktu kapan karyawan dijadwalkan untuk bekerja menurut jadwal kerja yang ditentukan. Jadwal kerja menspesifikasikan kapan karyawan harus bekerja dan kapan mereka diijinkan untuk beristirahat. Jadwal kerja juga meliputi hari libur kerja dan liburan bersama. ([Anonim 1])
Gambar 2.9 Time Management
2.2.3.7 Appraisals
Fungsionalitas Appraisals dalam Personnel Development
mencakup proses penghargaan yang fleksibel, sehingga dapat digunakan untuk menjalankan penghargaan yang terstandarisasi dengan tingkat objektivitas tertinggi. Penerapan ini tidak hanya ditujukan untuk penghargaan personil, tetapi juga untuk penghargaan-penghargaan kejadian bisnis atau bahkan karyawan online atau peninjauan pelanggan menggunakan layanan internet atau intranet. ([Anonim 1])
Gambar 2.10 Appraisals
2.2.3.8 Payroll
Dalam istilah umum penggajian adalah mengenai penghitungan setiap upah karyawan untuk pekerjaan yang telah dilakukan. Lebih spesifiknya, ini meliputi banyak proses, seperti pembuatan laporan penggajian dan hasil daftar gaji, transfer bank, dan pembayaran dengan cek. Proses ini termasuk sejumlah aktivitas, seperti mengirim hasilnya ke mySAP ERP Financial. Gaji karyawan dihitung dalam dua tahap :
• Mengelompokkan elemen-elemen gaji, yaitu daftar gaji kotor. • Potongan menurut undang-undang dan sukarela, yaitu daftar gaji
bersih tertentu di suatu negara.
Gaji karyawan terdiri dari semua pembayaran dan potongan yang ditentukan untuk karyawan selama satu periode penggajian. Pembayaran dan pemotongan dimasukkan dalam penghitungan gaji dengan bantuan tipe gaji. Pembayaran kemudian, sebagai contoh, dilakukan dengan pentransferan bank atau cek, dan karyawan dikirim pemberitahuannya dalam surat bukti pembayaran gaji, atau dapat melihat informasinya secara online menggunakan aplikasi Employee Self Service. ([Anonim 1])
Gambar 2.11 Payroll
Sumber : ([Anonim 1])
2.2.3.9 Personnel Cost Planning
Personnel Cost Planning mendukung proses bisnis yang menjangkau di luar batas dari departemen dan aplikasi. Informasi tentang pembayaran diperoleh dari berbagai sumber untuk membuat rencana biaya personil. ([Anonim 1])
Gambar 2.12 Personnel Cost Planning
Sumber : ([Anonim 1])
2.2.3.10 Learning Solution
Learning Solution adalah solusi pembelajaran yang menawarkan sebuah solusi pembelajaran berbasis web. Hal ini mencakup pelatihan yang terdapat di dalam kelas dan pelatihan berbasis komputer yang dikenal sebagai E-Learning. Komponen utama dari learning solution adalah :
- Learning portal berisi learner account, terintergrasi dengan SAP Netweaver, Course Catalog, dan pelatihan berbasis web.
- Learning Management System
Learning Management System merupakah sistem yang digunakan untuk mengontrol proses pelatihan, melakukan maintanance terhadap course offering, melakukan proses booking dan cancel, dan melakukan proses reporting.
- Authoring Environment
Yang dilakukan di dalam Authoring Environment adalah membuat dan memperbarui isi learning content dan test.
- Content Management System
Content Management System merupakan sistem yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola learning content. ([Anonim 2])
Gambar 2.13 Learning Solution
2.2.4 Employee Self Service (ESS)
Employee Self Service (ESS) merupakan suatu aplikasi berbasis web yang memungkinkan karyawan mengubah data mereka masing-masing yaitu memungkinkan karyawan untuk membuat, menampilkan dan mengubah data mereka sendiri dalam intranet perusahaan. Dalam administrasi personil, sebagai contohnya karyawan dapat menggunakan layanan data personil untuk membuat dan memperbaiki data personil mereka. Dengan cara ini, karyawan dapat tetap menjaga data mereka tetap diperbarui, walaupun secara serempak mengurangi jumlah pemakaian waktu dan kegiatan yang mahal dijalankan oleh bagian sumber daya manusia.
Employee Self Service (ESS) merupakan sistem berbasis web yang memungkinkan pengguna untuk mengawasi dan memperbarui catatan datanya, 24 jam sehari 7 hari seminggu, termasuk :
• Menjaga informasi pribadi, seperti alamat rumah, dan nomor panggilan darurat
• Menampilkan slip gaji dan history perubahan tingkat gaji. • Mengubah bank account dan informasi distribusi gaji. • Memasukkan permintaan cuti (permintaan absen). • Menampilkan history cuti.
• Memasukkan kualifikasi, izin, sertifikat dan pelatihan profesional serta keahlian bahasa. ([Anonim 2])
2.2.5 Fit / Gap Analysis
2.2.5.1 Pengertian Analisa Fit/Gap
Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p334), Gap analysis adalah suatu alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang berjalan di perusahaan tersebut, untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.
Gap analysis dapat dilihat melalui beberapa perspektif, yaitu: 1. Organisasi (sumber daya manusia)
2. Arah bisnis perusahaan 3. Proses bisnis perusahaan 4. Teknologi informasi
Dalam penggunaan Gap analysis dengan service
quality, menurut Hoffman dan Bateson (2006, p335) bahwa terdapat 5 quality perspective dari service quality yaitu :
1. Service Gap, yaitu mengindikasikan bahwa adanya perbedaan antara pengharapan antara keinginan yang diinginkan oleh pelanggan dengan keadaan yang telah mereka terima sekarang.
2. Knowledge Gap, yaitu pengharapan yang diinginkan oleh pelanggan dan pengharapan yang diinginkan oleh manajemen perusahaan.
3. Standard Gap, adalah terjadinya ketimpangan antara persepsi manajemen perusahaan dengan pelanggan, yang dimaksud di sini adalah standard dari delivery standard. 4. Delivery Gap, adalah terjadinya persepsi yang diinginkan
perusahaan kepada pelanggan dengan keadaan yang telah terjadi sebenarnya di perusahaan tersebut.
5. Communication Gap, adalah terjadinya antara kesenjangan pelanggan dengan komunikasi yang terdapat atau yang dimiliki oleh perusahaan tersebut, dalam hal ini adalah mengantarkan informasi yang akurat, tepat dan jelas kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.
2.2.5.2 Tujuan Analisa Gap
Dalam bisnis dan ekonomi, gap analysis merupakan alat yang dapat membantu perusahaan dalam
membandingkan performa saat ini dengan performa potensial. Sebagai dasarnya terdapat dua pertanyaan : “ Dimana kita berada?” dan “Dimana kita ingin berada?”. Jika perusahaan atau organisasi memanfaatkan secara maksimal sumber daya yang ada atau melepaskan investasi pada modal dan teknologi, maka dapat menghasilkan performa pada tingkat dibawah potensialnya.
Tujuan dari gap analysis adalah mengidentifikasi gap antara alokasi optimal dan integrasi dari input, dan tingkat alokasi pada saat ini. Ini membantu perusahaan dalam menyediakan pemahaman mengenai area-area yang dapat ditingkatkan.
Gap analysis merupakan pembelajaran formal mengenai apa yang dilakukan oleh bisnis dan kemana kita akan berada pada masa yang akan datang. Gap analysis dapat dilakukan dalam beberapa perspektif, antara lain :
1. Organisasi (sebagai contoh; Sumber Daya) 2. Tujuan bisnis
3. Proses bisnis
4. Teknologi informasi
Gap analysis menyediakan dasar untuk mengukur investasi dari waktu, biaya, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang diharapkan (contoh:
mengubah proses pembayaran gaji dari yang menggunakan kertas menjadi tidak menggunakan kertas dengan menggunakan sistem. ([http 2])
2.2.5.3 Ranking Requirements
Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor proyek untuk memastikan proses bisnis dapat diakomodasi selama implementasi sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam meningkatakan proses bisnis.
Requirement harus di identifikasikan sesuai dengan tingkat prioritasnya. Adapaun tingkat prioritasnya akan dijelaskan sebagai berikut :
• High Critical Requirement : merupakan requirement yang sangat penting untuk kegiatan operasi dan tanpa requirement tersebut perusahaan tidak dapat berfungsi, termasuk didalamnya kebutuhan akan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
• Medium Crtical Requirement : merupakan requirement dimana ketika dipenuhi akan meningkatkan proses bisnis perusahaan.
• Low Critical Requirement : merupakan requirement yang hanya menambah nilai yang kecil / minor value bagi proses bisnis perusahaan apabila requirement tersebut dipenuhi.
Adapun requirement tersebut akan dikelompokan berdasarkan kategori, yaitu :
• Operasional : requirement pada kategori operasional
merupakan requirement yang bersifat sebagai
peningkatan produktivitas karyawan seperti efisiensi waktu, dan penyempuranaan operasioanal.
• Strategis : requirement pada kategori strategis merupakan requirement yang bersifat sebagai alat pendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen. ([http 3])
2.2.5.4 Degree of Fit
Menentukan sejauh mana kebutuhan dpat diakomodir oleh sistem yang baru. Kategori ini terdiri dari : Fit, Gap, Partial Fit. ([http 3])
Tabel 2.2 Degree of Fit dalam analisa Fit/Gap Sumber : ([http 3])
Kode Keterangan
F FIT- kebutuhan secara keseluruhan dapat
dipenuhi oleh perangkat lunak.
G GAP- perangkat lunak tidak memenuhi
kebutuhan secara keseluruhan. Komentar, diberikan dan alternative yang disarankan diidentifikasi dan rekomendasi dibuat; mungkin memunculkan rekomendasi untuk perangkat lunak.
P Partial fit- perangkat lunak memiliki
fungsionalitas kebutuhan. Work-around, laporan khusus atau konstumisasi akan diidentifikasi jika dirasa perlu untuk memenuhi kebutuhan secara keseluruhan.
2.2.6 Activity Diagram
Menurut Bennett dan Skelton (2005, p237) Acitivities/ activity diagram merupakan penggambaran alur kerja yang dapat digunakan untuk beberapa hal. Sebagai alat analisa, activity diagram dapat menggambarkan alur bisnis dalam berbagai tingkat detil. Activity diagram juga dapat digunakan untuk menggambarkan alur kompleks diantara use-case. Pada tingkat perancangan, activity diagram dapat digunakan untuk menggambarkan alur dalam operasi secara detil. Notasi
Notasi pada activity diagram terdiri dari: a. Activity
Activity merupakan kegiatan apa saja yang harus dilakukan. Ketika aktivitas tersebut terselesaikan maka selanjutnya akan menjalani aktivitas berikutnya sesuai dengan arah panah yang digambarkan.
Gambar 2.14 Activity
(Sumber : Bennett dan Skelton, 2005, p237)
b. Nodes
Terdapat dua node dalam activity diagram yang menggambarkan mulainya aktivitas, dan yang menggambarkan berakhirnya aktivita.
Karena bisa saja alur memiliki rute alternative yang melalui aktivitas, aktivitas dapat berakhir pada lebih dari satu poin.
Activity initial node merupakan poin awal alur dalam aktivitas.
Gambar 2.15 Activity Initial Node (Sumber : Bennett dan Skelton, 2005, p238)
Activitity final node digambarkan dengan titik hitam yang dikelilingi lingkaran. Dalam sebuah alur kerja bisa terdapat lebih dari satu activity final nodes. Ini dapat digunakan untuk mengidentifikasikan terdapat beberapa proses yang terjadi dari suatu proses.
Gambar 2.16 Activity Final Node (Sumber : Bennett dan Skelton, 2005, p238)
c. Activity edges
Activity edges mengidentifikasikan pergerakan antara aktivitas. Activity edges digambarkan dengan garis panah di antara aktivitas. Condition dapat digunakan pada activity edges, dan disimpan kotak dalam kurung dan dikenal sebagai guards. Alur yang melewati garis/ edges ini hanya yang memenuhi condition saja.
Gambar 2.17 Activity edges
(Sumber : Bennett dan Skelton, 2005, p239)
d. Decision node
Decision node merupakan titik dalam alur kerja di mana alur keluar dari sebuah aktivitas dapat menuju tujuan alternative, tergantung pada condition. Decision node dapat ditandai dengan bentuk berlian yang dapat memiliki satu atau lebih masukan dan dua atau lebih garis keluar.
Gambar 2.18 Decision Node
e. Activity partions
Activity partions merupakan notasi yang digunakan untuk mengindikasikan di mana dilakukan aktivitas tersebut. Ini dapat berupa di mana di dalam bisnis aktivitas bisnis dilakukan, atau di mana dalam sebuah sistem kompleks suatu aktivitas sistem dijalankan.
Gambar 2.19 Activity partions
f. Fork nodes and join nodes
Sebuah garis aktivitas dapat dibagi ke dalam beberapa jalur dan beberapa jalur dapat dikombinasikan ke dalam sebuah garis aktivitas dengan menggunakan fork node dan join node. Fork node and join node digunakan ketika terdapat beberapa aktivitas yang berjalan secara parallel.
Fork node dapat memiliki satu masukan garis aktivitas dan dua atau lebih keluaran garis aktivitas
Gambar 2.20 Parallel Activities Indicated Using Fork And Join Nodes
2.3 Kerangka Pikir
Gambar 2.21 Kerangka Pikir Fit/Gap Analysis Report
Requirement Fit/Gap Rank Alternative Comment Current Business Process
Fit/Gap Analysis Phase
Update Business Process Model
Update Business Process Document
Update Activity Flow Diagram
Implementation Business Process
Evaluasi ini dilakukan dengan menggunakan metodologi Fit/Gap Analysis. Pertama-tama dibutuhkan suatu Fit/Gap Analysis Report sebagai dasar dalam menjalankan Fit/Gap Analysis Phase.
Fit/Gap Analyis Report bertujuan untuk mengidentifikasi requirement dari sistem dan mengetahui apakah requirement tersebut sudah dipenuhi atau belum. Untuk mengetahui apa saja requirement dari perusahaan maka dilakukan penelusuran terhadap fungsi-fungsi SAP melalui buku dan Internet. Requirement ini diidenfitikasikan melalui fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh SAP dikarenakan tujuan dari skripsi ini adalah mengevaluasi fungsi SAP, sementara pihak perusahaan pada umumnya belum mengetahui tentang fungsi-fungsi yang dapat ditawarkan oleh SAP dan dapat digunakan untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Di samping itu, dari hasil wawancara dengan pihak perusahaan diketahui pula bahwa pihak perusahaan menginginkan agar semua proses bisnis didukung oleh SAP sepenuhnya.
Cara identifikasi requirement diawali dengan melakukan observasi terhadap sistem yang berjalan untuk menemukan apakah sistem yang berjalan saat ini (current state) sudah memenuhi kebutuhan perusahaan dan penggambaran terhadap requirement yang sudah dipenuhi oleh sistem yang berjalan. Terdapat 3 kondisi yang mungkin diidentifikasi dari setiap kebutuhan yang ada, yaitu fit (F), gap (G), atau partial (P). Fit merupakan proses bisnis yang sudah didukung sepenuhnya oleh fungsi SAP (fit), Gap merupakan proses bisnis yang tidak didukung sama sekali oleh fungsi SAP
dan proses dalam business bluepirnt yang tidak direalisasikan dalam sistem yang berjalan atau sebaliknya, dan Partial fit merupakan proses bisnis yang baru sebagian didukung/ belum sepenuhnya didukung oleh fungsi SAP. Penentuan kondisi requirement didasarkan pada hasil wawancara atau business blueprint dengan tetap mengacu pada prosedur proses bisnis PT. Bank Central Asia, Tbk. Lalu, penggambaran dari setiap kondisi requirement dijelaskan dalam komentar (comments) untuk memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai bagaimana kondisi kebutuhan dalam proses bisnis yang berjalan saat ini, baik fit,partial, maupun gap.
Kemudian setiap requirement dengan kondisi ”Gap” dan ”Partial Fit” akan ditentukan peringkat kebutuhannya. Peringkat kebutuhan ini ditanyakan secara langsung kepada pengguna sistem. Peringkat kebutuhan terdiri dari tiga tingkat antara lain :
H = High/Mission Critical Requirements – adalah requirement yang penting bagi misi organisasi, dibutuhkan untuk operasi dan tanpa requirement ini organisasi tidak dapat berfungsi; requirement ini juga mencakup kebutuhan pelaporan internal dan eksternal yang penting.
M = MEDIUM/Value Add Requirements – adalah requirement yang jika terpenuhi, akan secara signifikan meningkatkan proses; kebutuhan-kebutuhan ini sering merupakan proses bisnis yang tidak berhubungan dengan
misi dari bisnis organisasi, tetapi jika terpenuhi dapat menyediakan biaya dan manfaat yang signifikan untuk organisasi.
L = LOW/Desirable Requirements – adalah requirement yang perlu dimiliki dan akan menambah sedikit nilai untuk proses bisnis dan mungkin dipenuhi melalui perubahan terhadap proses bisnis.
Selanjutnya, requirement dengan rangking high (H) dan medium(M) yang memiliki kondisi gap(G) dan partial fit(F) dianalisa untuk mengidentifikasi solusi (alternative) yang dapat digunakan sebagai cara untuk menimalkan bahkan menghilangkan gap dengan melakukan evaluasi terhadap fungsi-fungsi yang dapat ditawarkan oleh tiga submodul SAP HR yang dibahas dalam skripsi ini, yaitu Recruitment, Training and Event Management, dan Learning portal.
Setelah Fit/Gap Analysis Report dihasilkan, maka diperoleh requirement yang belum didukung oleh fungsi SAP, peringkat requirement, dan solusi untuk memenuhi requirement. Lalu, akan dijalankan Fit/Gap Analysis Phase terhadap alternative yang memiliki peringkat ”High” dan ”Medium” yang bertujuan untuk memberikan rekomendasi proses bisnis untuk memenuhi requirement dengan menggunakan fungsi SAP.
Selanjutnya dilakukan analisa mengenai bagaimana cara untuk merealisasikan alternative yang telah diidentifikasi pada Fit/Gap Analysis Report melalui rancangan proses bisnis yang diperbarui dengan tetap
memperhatikan keseluruhan proses bisnis yang ada. Setelah itu, dilakukan pembaruan atau penambahan pada dokumen-dokumen terkait yang dibutuhkan untuk menjalankan proses bisnis yang diusulkan. Selain itu juga digambarkan mengenai alur aktivitas yang akan menjadi prosedur dalam menjalankan proses bisnis dengan mempertimbangkan saran dari pengguna sistem dalam perusahaan. Setelah digambarkannya alur aktivitas, terdapat beberapa proses yang harus segera dilakukan implementasi, proses yang diimplementasi dilakukan berdasarkan kebutuhan pada Divisi Pembelajaran dan Pengembangan.
