APLIKASI MONITORING PERKULIAHAN DI STMIK BANJARBARU

(1)

Progresif, Vol. 6, No. 1, Pebruari 2010 : 597-640 ISSN 0216-3284

603

APLIKASI MONITORING PERKULIAHAN

DI STMIK BANJARBARU

Yulia Yudihartanti ABSTRAK

Monitoring perkuliahan adalah suatu kegiatan pengawasan yang dilakukan pada suatu perguruan tinggi yang menginginkan peningkatan mutu Proses Belajar Mengajar (PBM) beserta komponen pendukung PBM tersebut. Proses monitoring dilakukan terhadap operasional perkuliahan sehari-hari. Jadi mulai dari proses awal kuliah hingga berakhirnya satu semester perkuliahan.

Pada penelitian ini akan dibuat suatu prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang berguna untuk mempermudah pekerjaan monitoring yang rutin dilakukan agar lebih sistematis dan tepat waktu sehingga menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas dengan menggunakan aplikasi berbasis database.

Prototype aplikasi monitoring yang telah dibuat telah mampu menangani pekerjaan monitoring perkuliahan harian . Adapun laporan yang dihasilkan tidak hanya dalam bentuk table tetapi juga dalam bentuk pivot yang dapat membantu mempercepat pengambilan keputusan oleh ketua jurusan.

Kata Kunci: Aplikasi monitoring perkuliahan, database

BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Monitoring perkuliahan adalah suatu kegiatan pengawasan yang dilakukan pada suatu perguruan tinggi yang menginginkan peningkatan mutu Proses Belajar Mengajar (PBM) beserta komponen pendukung PBM tersebut. Proses monitoring dilakukan terhadap operasional perkuliahan sehari-hari. Jadi mulai dari proses awal kuliah hingga berakhirnya satu semester perkuliahan.

Kegiatan monitoring ini selalu dilakukan oleh staf jurusan STMIK Banjarbaru sebagai standarisasi kegiatan perkuliahan tiap semesternya. Kegiatan administrasi monitoring ini dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excell untuk mencatat dan mengolah data yang telah dikumpulkan. Sedangkan Microsoft

Word digunakan untuk membuat laporannya. Sehingga diperlukan waktu yang relatif lama dan proses yang berulang untuk menyelesaikan laporan monitoring setiap bulannya. Pekerjaan administrasi monitoring ini memerlukan satu orang khusus dalam menanganinya. Karena dokumen yang diperiksa jumlahnya cukup banyak setiap harinya. Laporan akan menjadi lambat dan tidak bisa tepat waktu apabila salah satu dari hal tersebut mengalami gangguan.

Kegiatan monitoring ini diperlukan untuk memantau kegiatan perkuliahan yang sedang berjalan, termasuk pemantauan terhadap kehadiran dosen dan mahasiswa. Sedangkan hasil monitoring bisa dipergunakan untuk evaluasi perkuliahan semester yang akan datang. Jadi kegiatan monitoring ini merupakan kegiatan rutin tiap semester yang harus dilakukan agar kegiatan

(2)

604

perkuliahan semester yang akan datang akan menjadi lebih baik dari semester sebelumnya. Oleh karena itulah, pada penelitian ini akan dibuat suatu prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang berguna untuk mempermudah pekerjaan monitoring yang rutin dilakukan agar lebih sistematis dan tepat waktu sehingga menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas.

1.2 Perumusan Masalah

Dari latar belakang permasalahan di atas, dapat dibuat rumusan masalahnya adalah bagaimana membuat prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang dapat membantu menyelesaikan pekerjaan rutin monitoring perkuliahan secara sistematis dan tepat waktu.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penelitian ini adalah meliputi kegiatan monitoring operasional perkuliahan seperti yang diawali dengan kegiatan input data diantaranya data dosen, data mata kuliah, data kelas, data mahasiswa yang berhubungan dengan jadwal perkuliahan hingga laporan operasional kegiatan perkuliahan untuk setiap mata kuliah yang diampu oleh dosen tertentu. Serta laporan ketidakhadiran dosen dan mahasiswa pada saat kuliah berlangsung.

1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang nantinya bisa dikembangkan menjadi aplikasi yang sempurna. Selain itu juga untuk membantu staf jurusan dalam menyelesaikan pekerjaan rutinnya yaitu kegiatan monitoring perkuliahan ini menjadi lebih sistematis dan otomatis, sehingga tidak terlalu tergantung pada personil tertentu untuk

mengoperasikannya. Manfaat

penelitiannya adalah dengan adanya prototype aplikasi monitoring perkuliahan ini diharapkan dapat membantu staf jurusan agar dapat memberikan informasi yang bernilai dan berkualitas yaitu melalui pembuatan laporan monitoring yang tepat waktu dan laporan yang dihasilkan dapat digunakan untuk evaluasi sehingga terjadi peningkatan mutu proses PBM setiap semesternya. Menghasilkan laporan ketidakhadiran dosen dan mahasiswa untuk bahan evaluasi.

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA Kegiatan Monitoring Perkuliahan

Monitoring adalah suatu upaya pengumpulan informasi tentang kenyataan pelaksanaan program dalam rangka membantu pengelola program untuk menjawab segala pernyataan berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan. Hasil dari monitoring ini digunakan sebagai bahan dalam penyusunan laporan pelaksanaan program, disamping juga sebagai masukan dalam mengevaluasi program (Depdiknas, 2009).

Kegiatan monitoring dan evaluasi internal (monevin) merupakan salah satu bentuk sistem penjaminan mutu internal yang diselenggarakan oleh suatu organisasi. Kegiatan monevin diharapkan dilakukan oleh perguruan tinggi sebagai kebutuhan organisasi, bukan hanya sekedar untuk memenuhi kewajiban. Kegiatan tersebut seyogyanya dilaksanakan secara terprogram dengan prosedur yang jelas dan didukung oleh sumber daya yang kompeten (DirjenDikti, 2007).

Monitoring perkuliahan adalah suatu kegiatan pengawasan yang dilakukan pada suatu perguruan tinggi yang menginginkan peningkatan mutu Proses Belajar Mengajar (PBM) beserta komponen pendukung PBM

(3)

605

tersebut. Proses monitoring dilakukan terhadap operasional perkuliahan sehari-hari. Jadi mulai dari proses awal kuliah hingga berakhirnya satu semester perkuliahan.

Mekanisme monitoring pada tahap awal dilakukan dengan cara memantau kegiatan-kegiatan perkuliahan dengan memberikan blanko monitoring yang harus diisi oleh setiap dosen yang bertugas dan bertanggung jawab pada setiap mata kuliah yang diajarkan. Selanjutnya menyerahkan blanko monitoring perkuliahan tersebut kepada mahasiswa untuk diisi berdasarkan mata kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa itu sendiri. Kedua sistem tersebut di atas dipantau dan disesuaikan dengan Satuan Acara Pengajaran (SAP) dalam proses pelaksanaan perkuliahan.

Pembuatan prototipe mendukung proses yang interaktif dengan pengguna dan berulang-ulang dalam pembuatan fungsional aplikasi dan komponen sistem informasi lainnya. Selain itu prototipe juga dapat menyederhanakan dan mempercepat desain sistem. Dengan adanya prototipe monitoring perkuliahan, dapat mengetahui sejauh mana proses perkuliahan telah berlangsung beserta evaluasinya. Masing-masing dosen pengajar dapat diketahui telah berapa kali mengadakan perkuliahan dari yang seharusnya diadakan. Dosen pengajar akan mendapatkan peringatan bila tatap muka mengajarnya kurang dari batas yang telah ditentukan. Demikian juga dengan mahasiswa apabila telah tidak masuk kuliah melebihi dari ketetapan yang berlaku, dan akan mendapatkan peringatan. Pada umumnya, prototype aplikasi monitoring perkuliahan diharapkan mampu memberikan informasi monitoring dan evaluasi perkuliahan yang sudah berlangsung (Ika Ikwanti, 2008).

BAB III. METODE PENELITIAN

Tahapan metode penelitian yang akan dipergunakan mulai dari pengambilan data hingga memperoleh hasil yang diinginkan adalah sebagai berikut :

3.1 Observasi

Teknik observasi atau pengamatan secara langsung dilakukan untuk mengamati tata cara proses monitoring perkuliahan berikut untuk memperoleh komponen-komponen pendukung atau data pendukung kegiatan monitoring perkuliahan.

3.2 Studi Pustaka

Studi Pustaka digunakan untuk mencari referensi dari teori-teori atau dalil yang berhubungan dan mendukung kegiatan monitoring perkuliahan.

3.3 Wawancara

Teknik ini dipergunakan untuk mengumpulkan data empiris yang berfungsi sebagai pendukung observasi dan studi pustaka.

3.4 Analisa

Dari kegiatan monitoring perkuliahan yang telah berjalan ditemukan beberapa kendala yang menyebabkan proses pelaporan kegiatan monitoring ini tidak sistematis dan tidak tepat waktu. Proses pengolahan data kegiatan ini masih bertumpu pada Microsoft Excell dan Microsoft Word untuk proses pelaporannya sehingga pekerjaan menjadi tidak sistematis dan berulang-ulang sehingga menyebabkan proses pelaporan menjadi lambat. Hal ini mempersulit personil yang bertugas dalam kegiatan ini. Oleh karena itu diperlukan suatu system yang bisa membantu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan tepat dan sistematis.

Dalam proses pengumpulan data, telah ditentukan data mana yang mendukung

(4)

Progresif 606 dan dipe antara la kuliah, kesesuaia kehadiran mahasisw tiap perk 3.5 Tekn D gambaran yang aka yang ak menjelas konteks dibuat. Yang b diagram karena d yang diha D dari diag yang su database database f, Vol. 6, No. rlukan untuk ain meliputi hari dan an materi n dosen tiap wa yang tid kuliahan. nik Analisa Diagram n kasar alir an dilakukan an dirancan kan secara dari rancan berperan se konteks in data yang di asilkan hany DFD merup gram konte udah mem yang akan d yang akan d 1, Pebruari 2 k membuat data dosen tanggal p dengan S p minggu, nim dak hadir (a Data konteks ran informa n oleh syste ng. Diagram umum gam ngan system ecara langs ni adalah St imasukkan ya melalui St akan detail eks yang su muat rancan diimplement dibuat. 2010 : 597-64 aplikasi ini n, data mata perkuliahan, SAP, status m dan nama absen) pada merupakan asi dan data em database m ini hanya mbaran aliran m yang akan sung dalam taf Jurusan, dan laporan taf Jurusan. l rancangan udah dibuat ngan table tasikan pada 40 i a , s a a n a e a n n m , n n t e a 3.6 beri pert sem data table M a f a M m p f s M m y f s m M m M y M y M a 3.6.1 G Perancanga Database si sejumlah anyaan m mestinya dap abase dan fi e tersebut. Menentukan aplikasi, yai field sebag aplikasi. Membuat s masing mat pengelompo field yang s satu table. Memilih se masing mat yang telah field yang a setiap reco menjadi kun Menambahk masing table Membuat ta yang berulan Memastikan yang benar u Mengkaji hu ada. 1 Desain Ta Gambar 1 Gambar 2. D an Databas e relasional h table. In mengenai pat dimilik field-field ap n materi itu menentu gai kompon ebuah table eri, yang m okan saling berhu ebuah kunci eri, yaitu un didefinisika akan secara rd dalam nci primer tab kan atribut m e materi utam able tambah ng. n setiap fiel untuk kunci ubungan dia abel 1. Desain Ta Desain Tabel ISSN 0216-e l tunggal d ni memuncu berapa ki oleh se pa yang dim utama d ukan atribut nen pendu e untuk ma merupakan p ubungan me i untuk ma ntuk setiap an, tentukan unik meng table. Ini ble. materi ke ma ma. han bagi at ld adalah at utama. antara table abel Dosen l Mata Kulia -3284 dapat ulkan table ebuah miliki dalam atau ukung asing-proses enjadi asing-table satu genali akan asing-tribut tribut yang ah

(5)

Progresif 607 Gam G Ga G 3.6.2 R M model da menggun berdimen tabel) dan sebagai p f, Vol. 6, No. mbar 3. Desai Gambar 4. De mbar 5. Des Gambar 6. D Relasi Tabel Model relasi ata yang pali nakan mo nsi dua (ya

n memakai k penghubung 1, Pebruari 2 in Tabel Ma esain Tabel K sain Tabel M esain Tabel l onal adalah ing populer s odel beru ang disebut kunci tamu (f dengan tabe 2010 : 597-64 ahasiswa Kelas Monitor Hari h merupakan saat ini yang upa tabel relasi atau (foreign key) el lain. 40 n g l u ) BAB 4.1 berf mem mem dapa tomb adal men Gamb B IV. HASI Form Inpu Form me fungsi untuk masukkan da mpunyai tam at dimodifik bol-tombol p Gamb Fungsi t lah untuk ngoperasikan bar 7. Relasi L DAN PEM ut Data erupakan su k memudah ata ke dalam mpilan yan kasi dengan perintah. bar 8. Form tombol peri memudahk n form. T ISSN 0216-i Tabel MBAHASA atu fasilitas hkan user d table. Form ng menarik n menamba Dosen intah pada kan user d Tombol per -3284 AN yang dalam m juga dan ahkan form dalam rintah

(6)

Progresif 608 yang a dipergun tombol tombol S tombol K sedang ak F memasuk NIP, Nam ditambah melengka Demikian Form Ma G Ga F memasuk f, Vol. 6, No. ada dalam nakan dalam Hapus un Simpan untu Keluar untuk ktif. orm Dosen kkan data da ma, Alamat, h lagi da api Tabel Do n juga untuk ata Kuliah. Gambar 9. Fo ambar 10. Fo orm Kelas kkan data d 1, Pebruari 2 semua f m prototype ntuk mengh uk menyimpa k keluar dar n diperguna alam Tabel , Telepon. D ata yang osen apabila k Form Mah orm Mahasi orm Mata K s diperguna alam Tabel 2010 : 597-64 form yang ini adalah hapus data, an data, dan ri form yang akan untuk Dosen yaitu Data ini bisa lain untuk a diperlukan hasiswa, dan iswa Kuliah akan untuk Kelas yaitu 40 g h , n g k u a k . n k u kela dima men yang urut kela Form data ming dilak muk men data keha Mah perk pada setia Nom deng ada as yang beris ana S a nunjukkan s g ditawarka tan mata ku as. Kemudian Gamb m Monitor a dalam T

ggu ke, yan kukan untu ka pada ming nunjukkan ha a kelas, k adiran, jumla hasiswa yan kuliahan ters a awal form ap kali diber Untuk pe mor Induk M gan meneka di ujung kan si kode kela dalah nam semester da an, 1 menu uliah, dan n NIP dan K bar 11. Form digunakan abel Monit ng menunju uk perkulia ggu ke berap ari perkuliah kesesuaian ah tatap muk ng tidak had sebut. Sedan m, diisikan rikan form ba engisian kod Mahasiswa (n an tombol c nan form set

ISSN 0216-as seperti “S ma jurusan ari mata k unjukkan n B adalah n Kodemk. m Kelas untuk men tor seperti ukkan penca ahan atau pa. Data kod han, data tan materi, s ka, Nomor I dir (absen) ngkan data n secara otom aru. dehari, kelas nim absen) h combo box tiap fieldnya -3284 11B” n, 1 kuliah omor nama ncatat data atatan tatap dehari nggal, status Induk pada omor matis s, dan hanya yang .

(7)

Progresif 609 4.2 Fasi Q dapat me dan pada sebagai s (laporan) L lunak M fasilitas output diharapk oleh user D querynya Monitor. NIP, dan adalah ta NIP bes mata ku untuk Ta f, Vol. 6, No. Gambar 12. litas Query Query adalah elihat, mengh a akhirnya da sumber data ). Logika prog Microsoft A query. Den atau la an sesuai d r. Dalam proto a adalah T Tabel Kela n kodemk. O able yang b erta nama uliah dan s abel Monitor 1, Pebruari 2 Form Mon h suatu perint hitung data d apat dimanfa untuk form gram pada Access dileta ngan fasilita aporan dar dengan yang otype ini y abel Kelas as memiliki Output yang isa menamp dosen, kode sksnya. Dem r. 2010 : 597-64 itor tah yang dari table aatkan dan report a perangkat akkan pada as query ini ri program g diinginkan yang dibuat dan Tabel field kelas, g diharapkan pilkan kelas, emk beserta mikian juga 40 t a i m n t l , n , a a 4.3 kom kare kelu yang bias peng bent lapo lapo Gamb Gambar 1 Gamba Gambar 16 Laporan Laporan mponen pen ena keban uaran yang g diharapkan anya jug gambilan ke Laporan tuk table p oran Dosen oran Mahasis bar 13. Kelas 14. Kelas Qu ar 15. Monito 6. Monitor Q (report nting dalam yakan use diinginkan nnya. Hasil ga diperg putusan sela yang di pada protot n, laporan swa, laporan ISSN 0216-s Query uery Tabel or Query Query Tabel t) merup m suatu apl er memerl n sesuai de l cetakan lap gunakan u anjutnya. ihasilkan d type ini ad Mata Ku n Monitor Q -3284 pakan likasi lukan engan poran untuk dalam dalah uliah, Query,

(8)

Progresif 610 laporan Monitor Monitor G Gam Ga f, Vol. 6, No. Monitor A Absen Absen Maha Gambar 17. mbar 18. Lap ambar 19. La 1, Pebruari 2 Absen Dose Mahasiswa asiswa Per M Laporan Do poran Mata aporan Maha 2010 : 597-64 en, laporan a, laporan MK. osen Kuliah asiswa 40 n n Gam bisa Pem yang men dibu Gambar 20. mbar 21. Lap Gambar 22. Gambar 23. Ma Laporan a dihasilka mbuatan piv g akan dibua ngaktifkan le uat pivotnya. . Laporan M poran Monit Laporan M Mahasiswa Laporan M ahasiswa per dalam ben an dalam vot berdasar at pivotnya y ebih dahulu . ISSN 0216-Monitor Query tor Absen D onitor Absen a onitor Absen MK ntuk pivot prototype rkan pada yaitu dengan table yang -3284 y osen n n juga ini. table n cara akan

(9)

Progresif 611 P menunjuk Ga P berdasark menghas semua m dosen se hadir dal Gam Tampilan seperti d informas diampu jumlah m f, Vol. 6, No. ivot jumlah kkan jumlah ambar 24. Pi ivot Mon kan Tabel ilkan inform mata kuliah y erta jumlah am kelas yan mbar 25. Piv n lain dalam di bawah i i tentang s oleh oleh mahasiswa ya 1, Pebruari 2 h kelas di h kelas per m ivot Jumlah nitor Que Monitor Q masi jumlah yang diampu mahasiswa ng bersangk vot Monitor m pivot Mo ini, untuk m satu mata k satu orang ang tidak ha 2010 : 597-64 bawah ini mata kuliah. Kelas ery dibuat Query untuk kelas untuk u oleh setiap yang tidak kutan. Query onitor Query memberikan kuliah yang dosen dan dir. 40 i t k k p k y n g n Gam BAB 5.1 telah peke dilak setia mem kepa dapa lanju terse dose hadi diha tetap mem kepu 5.2 dike deng data prot atau mbar 26. Piv B V. KESIM Kesimpula Prototyp h dibuat dih erjaan mon kukan secar ap mingg mberikan lap ada Ketua J at mengamb ut berikutn ebut, seperti en dan ma ir. Oleh kar asilkan tidak pi juga dala mbantu m utusan. Saran Prototipe embangkan m gan menggu abase lain totype ini ha u alat pera vot Monitor Kuliah MPULAN D n pe aplikasi m harapkan ma nitoring pe ra rutin setia gu staf poran monito Jurusan. Dan bil keputusa nya berda i memberi p ahasiswa ya rena itu jug k hanya dal am bentuk p mempercepat e aplikasi m menjadi apl unakan baha yang lebih anya berfung ancangan da ISSN 0216-Query per M DAN SARAN monitoring ampu menan erkuliahan ap hari. Sehi jurusan d oring perkuli n Ketua Jur an untuk ti asarkan lap eringatan ke ang sering ga laporan lam bentuk pivot yang d t pengam onitoring ini likasi monit asa pemrogra h baik, ka gsi sebagai atabase seb -3284 Mata N yang ngani yang ingga dapat iahan rusan indak poran epada tidak yang table dapat mbilan i bisa toring aman arena dasar belum

(10)

612

dibuat pemrogramannya. Dan diharapkan program aplikasi yang dihasilkan menjadi lebih optimal.

DAFTAR PUSTAKA Depdiknas, 2009, Buku Panduan,

www.progriptek.ristek.go.id/webrut/do wnload%20panduan/monev/Laporan%2 0Panduan%20Monitoring%20dan%20E valuasibeasiswaunggulan.depdiknas.org /download/BUKU%20PANDUAN/BU KU%20PANDUAN.doc, diakses tanggal 20 Mei 2009

DirjenDikti, 2007, Program Hibah Kompetisi Panduan Penyusunan Laporan Monitoring dan Evaluasi Internal,

luk.staff.ugm.ac.id/phk/2007/panduan/ monevin/Laporan2007.doc, diakses tanggal 20 Mei 2009

Ikwanti, Ika, 2008, Pembuatan Aplikasi Monitoring Perkuliahan Di Jurusan Sistem Informasi ITS, Skripsi, http://digilib.its.ac.id, diakses tanggal 20 Mei 2009

Mukhlas, M. dan M. Thoyyib, 2005, Microsoft Office Access Aplikasi Penjualan Barang, Penerbit Indah, Surabaya

Ponco, Sigit W., 1999, Analisis dan Perancangan Sistem, LP3I, Jakarta

Pramana, Hengky W., 2005, Aplikasi Manajemen Perekrutan Berbasis Access 97/2000/XP, Elex Media Komputindo, Jakarta

Supardi, Yuniar, 2006, 12 Langkah Membangun Aplikasi dengan Microsoft Access, Datakom Lintas Buana, Jakarta

Penulis

Ir. Yulia Yudihartanti Dosen PNS Kopertis Wil. XI Dpk. Pada STMIK BANJARBARU