Progresif, Vol. 6, No. 1, Pebruari 2010 : 597-640 ISSN 0216-3284
603
APLIKASI MONITORING PERKULIAHAN
DI STMIK BANJARBARU
Yulia Yudihartanti
ABSTRAK
Monitoring perkuliahan adalah suatu kegiatan pengawasan yang dilakukan pada suatu perguruan tinggi yang menginginkan peningkatan mutu Proses Belajar Mengajar (PBM) beserta komponen pendukung PBM tersebut. Proses monitoring dilakukan terhadap operasional perkuliahan sehari-hari. Jadi mulai dari proses awal kuliah hingga berakhirnya satu semester perkuliahan.
Pada penelitian ini akan dibuat suatu prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang berguna untuk mempermudah pekerjaan monitoring yang rutin dilakukan agar lebih sistematis dan tepat waktu sehingga menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas dengan menggunakan aplikasi berbasis database.
Prototype aplikasi monitoring yang telah dibuat telah mampu menangani pekerjaan monitoring perkuliahan harian . Adapun laporan yang dihasilkan tidak hanya dalam bentuk table tetapi juga dalam bentuk pivot yang dapat membantu mempercepat pengambilan keputusan oleh ketua jurusan.
Kata Kunci: Aplikasi monitoring perkuliahan, database
BAB I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Monitoring perkuliahan adalah suatu kegiatan pengawasan yang dilakukan pada suatu perguruan tinggi yang menginginkan peningkatan mutu Proses Belajar Mengajar (PBM) beserta komponen pendukung PBM tersebut. Proses monitoring dilakukan terhadap operasional perkuliahan sehari-hari. Jadi mulai dari proses awal kuliah hingga berakhirnya satu semester perkuliahan.
Kegiatan monitoring ini selalu dilakukan oleh staf jurusan STMIK Banjarbaru sebagai standarisasi kegiatan perkuliahan tiap semesternya. Kegiatan administrasi monitoring ini dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excell untuk mencatat dan mengolah data yang telah dikumpulkan. Sedangkan Microsoft
Word digunakan untuk membuat laporannya. Sehingga diperlukan waktu yang relatif lama dan proses yang berulang untuk menyelesaikan laporan monitoring setiap bulannya. Pekerjaan administrasi monitoring ini memerlukan satu orang khusus dalam menanganinya. Karena dokumen yang diperiksa jumlahnya cukup banyak setiap harinya. Laporan akan menjadi lambat dan tidak bisa tepat waktu apabila salah satu dari hal tersebut mengalami gangguan.
Progresif, Vol. 6, No. 1, Pebruari 2010 : 597-640 ISSN 0216-3284
604
perkuliahan semester yang akan datang akan menjadi lebih baik dari semester sebelumnya. Oleh karena itulah, pada penelitian ini akan dibuat suatu prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang berguna untuk mempermudah pekerjaan monitoring yang rutin dilakukan agar lebih sistematis dan tepat waktu sehingga menghasilkan informasi yang bernilai dan berkualitas.
1.2 Perumusan Masalah
Dari latar belakang permasalahan di atas, dapat dibuat rumusan masalahnya adalah bagaimana membuat prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang dapat membantu menyelesaikan pekerjaan rutin monitoring perkuliahan secara sistematis dan tepat waktu.
1.3 Batasan Masalah
Batasan masalah dalam penelitian ini adalah meliputi kegiatan monitoring operasional perkuliahan seperti yang diawali dengan kegiatan input data diantaranya data dosen, data mata kuliah, data kelas, data mahasiswa yang berhubungan dengan jadwal perkuliahan hingga laporan operasional kegiatan perkuliahan untuk setiap mata kuliah yang diampu oleh dosen tertentu. Serta laporan ketidakhadiran dosen dan mahasiswa pada saat kuliah berlangsung.
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang prototype aplikasi monitoring perkuliahan yang nantinya bisa dikembangkan menjadi aplikasi yang sempurna. Selain itu juga untuk membantu staf jurusan dalam menyelesaikan pekerjaan rutinnya yaitu kegiatan monitoring perkuliahan ini menjadi lebih sistematis dan otomatis, sehingga tidak terlalu tergantung pada personil tertentu untuk
mengoperasikannya. Manfaat
penelitiannya adalah dengan adanya prototype aplikasi monitoring perkuliahan ini diharapkan dapat membantu staf jurusan agar dapat memberikan informasi yang bernilai dan berkualitas yaitu melalui pembuatan laporan monitoring yang tepat waktu dan laporan yang dihasilkan dapat digunakan untuk evaluasi sehingga terjadi peningkatan mutu proses PBM setiap semesternya. Menghasilkan laporan ketidakhadiran dosen dan mahasiswa untuk bahan evaluasi.
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA Kegiatan Monitoring Perkuliahan
Monitoring adalah suatu upaya pengumpulan informasi tentang kenyataan pelaksanaan program dalam rangka membantu pengelola program untuk menjawab segala pernyataan berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan. Hasil dari monitoring ini digunakan sebagai bahan dalam penyusunan laporan pelaksanaan program, disamping juga sebagai masukan dalam mengevaluasi program (Depdiknas, 2009).
Kegiatan monitoring dan evaluasi internal (monevin) merupakan salah satu bentuk sistem penjaminan mutu internal yang diselenggarakan oleh suatu organisasi. Kegiatan monevin diharapkan dilakukan oleh perguruan tinggi sebagai kebutuhan organisasi, bukan hanya sekedar untuk memenuhi kewajiban. Kegiatan tersebut seyogyanya dilaksanakan secara terprogram dengan prosedur yang jelas dan didukung oleh sumber daya yang kompeten (DirjenDikti, 2007).
Progresif, Vol. 6, No. 1, Pebruari 2010 : 597-640 ISSN 0216-3284
605
tersebut. Proses monitoring dilakukan terhadap operasional perkuliahan sehari-hari. Jadi mulai dari proses awal kuliah hingga berakhirnya satu semester perkuliahan.
Mekanisme monitoring pada tahap awal dilakukan dengan cara memantau kegiatan-kegiatan perkuliahan dengan memberikan blanko monitoring yang harus diisi oleh setiap dosen yang bertugas dan bertanggung jawab pada setiap mata kuliah yang diajarkan. Selanjutnya menyerahkan blanko monitoring perkuliahan tersebut kepada mahasiswa untuk diisi berdasarkan mata kuliah yang ditempuh oleh mahasiswa itu sendiri. Kedua sistem tersebut di atas dipantau dan disesuaikan dengan Satuan Acara Pengajaran (SAP) dalam proses pelaksanaan perkuliahan.
Pembuatan prototipe mendukung proses yang interaktif dengan pengguna dan berulang-ulang dalam pembuatan fungsional aplikasi dan komponen sistem informasi lainnya. Selain itu prototipe juga dapat menyederhanakan dan mempercepat desain sistem. Dengan adanya prototipe monitoring perkuliahan, dapat mengetahui sejauh mana proses perkuliahan telah berlangsung beserta evaluasinya. Masing-masing dosen pengajar dapat diketahui telah berapa kali mengadakan perkuliahan dari yang seharusnya diadakan. Dosen pengajar akan mendapatkan peringatan bila tatap muka mengajarnya kurang dari batas yang telah ditentukan. Demikian juga dengan mahasiswa apabila telah tidak masuk kuliah melebihi dari ketetapan yang berlaku, dan akan mendapatkan peringatan. Pada umumnya, prototype aplikasi monitoring perkuliahan diharapkan mampu memberikan informasi monitoring dan evaluasi perkuliahan yang sudah berlangsung (Ika Ikwanti, 2008).
BAB III. METODE PENELITIAN
Tahapan metode penelitian yang akan dipergunakan mulai dari pengambilan data hingga memperoleh hasil yang diinginkan adalah sebagai berikut :
3.1 Observasi
Teknik observasi atau pengamatan secara langsung dilakukan untuk mengamati tata cara proses monitoring perkuliahan berikut untuk memperoleh komponen-komponen pendukung atau data pendukung kegiatan monitoring perkuliahan.
3.2 Studi Pustaka
Studi Pustaka digunakan untuk mencari referensi dari teori-teori atau dalil yang berhubungan dan mendukung kegiatan monitoring perkuliahan.
3.3 Wawancara
Teknik ini dipergunakan untuk mengumpulkan data empiris yang berfungsi sebagai pendukung observasi dan studi pustaka.
3.4 Analisa
Dari kegiatan monitoring perkuliahan yang telah berjalan ditemukan beberapa kendala yang menyebabkan proses pelaporan kegiatan monitoring ini tidak sistematis dan tidak tepat waktu. Proses pengolahan data kegiatan ini masih bertumpu pada Microsoft Excell dan Microsoft Word untuk proses pelaporannya sehingga pekerjaan menjadi tidak sistematis dan berulang-ulang sehingga menyebabkan proses pelaporan menjadi lambat. Hal ini mempersulit personil yang bertugas dalam kegiatan ini. Oleh karena itu diperlukan suatu system yang bisa membantu menyelesaikan pekerjaan tersebut dengan tepat dan sistematis.
Progresif
606 dan dipe antara la kuliah, kesesuaia kehadiran mahasisw tiap perk
3.5 Tekn
D gambaran yang aka yang ak menjelas konteks dibuat. Yang b diagram karena d yang diha
D dari diag yang su database database
f, Vol. 6, No.
rlukan untuk ain meliputi hari dan an materi n dosen tiap wa yang tid kuliahan.
nik Analisa
Diagram n kasar alir an dilakukan
an dirancan kan secara dari rancan
berperan se konteks in data yang di
asilkan hany
DFD merup gram konte udah mem yang akan d yang akan d
1, Pebruari 2
k membuat data dosen tanggal p dengan S p minggu, nim
dak hadir (a
Data
konteks ran informa n oleh syste ng. Diagram umum gam ngan system
ecara langs ni adalah St
imasukkan ya melalui St
akan detail eks yang su muat rancan diimplement dibuat.
2010 : 597-64
aplikasi ini n, data mata perkuliahan, SAP, status m dan nama absen) pada
merupakan asi dan data em database m ini hanya mbaran aliran m yang akan
sung dalam taf Jurusan, dan laporan taf Jurusan.
l rancangan udah dibuat ngan table tasikan pada
40 si sejumlah
anyaan m
mestinya dap abase dan fi
e tersebut. Menentukan aplikasi, yai field sebag aplikasi. Membuat s masing mat pengelompo field yang s satu table. Memilih se masing mat yang telah field yang a setiap reco menjadi kun Menambahk masing table Membuat ta yang berulan Memastikan yang benar u Mengkaji hu ada.
1 Desain Ta
Gambar 1
Gambar 2. D
an Databas
e relasional h table. In mengenai
pat dimilik field-field ap
n materi itu menentu gai kompon
ebuah table eri, yang m okan
saling berhu
ebuah kunci eri, yaitu un
didefinisika akan secara
rd dalam nci primer tab kan atribut m e materi utam able tambah ng.
n setiap fiel untuk kunci ubungan dia
abel
1. Desain Ta
Desain Tabel
ISSN
0216-e
l tunggal d ni memuncu
berapa ki oleh se pa yang dim
utama d ukan atribut
nen pendu
e untuk ma merupakan p
ubungan me
i untuk ma ntuk setiap an, tentukan
unik meng table. Ini ble.
materi ke ma ma.
han bagi at
ld adalah at utama. antara table
abel Dosen
l Mata Kulia
-3284
dapat ulkan table ebuah miliki
dalam atau ukung
asing-proses
enjadi
asing-table
satu genali akan
asing-tribut
tribut
yang
Progresif
607 Gam
G
Ga
G
3.6.2 R
M model da menggun berdimen tabel) dan sebagai p
f, Vol. 6, No.
mbar 3. Desai
Gambar 4. De
mbar 5. Des
Gambar 6. D
Relasi Tabel
Model relasi ata yang pali nakan mo nsi dua (ya
n memakai k penghubung
1, Pebruari 2
in Tabel Ma
esain Tabel K
sain Tabel M
esain Tabel
l
onal adalah ing populer s odel beru ang disebut
kunci tamu (f
dengan tabe
2010 : 597-64
ahasiswa
Kelas
Monitor
Hari
h merupakan saat ini yang upa tabel relasi atau (foreign key) el lain.
40
n g l u )
BAB
4.1
berf mem mem dapa tomb
adal men
Gamb
B IV. HASI
Form Inpu
Form me fungsi untuk masukkan da mpunyai tam
at dimodifik bol-tombol p
Gamb
Fungsi t lah untuk ngoperasikan
bar 7. Relasi
L DAN PEM
ut Data
erupakan su k memudah ata ke dalam
mpilan yan kasi dengan perintah.
bar 8. Form
tombol peri memudahk n form. T
ISSN
0216-i Tabel
MBAHASA
atu fasilitas hkan user d table. Form ng menarik
n menamba
Dosen
intah pada kan user d Tombol per
-3284
AN
yang dalam m juga dan ahkan
Progresif
608 yang a dipergun tombol tombol S tombol K sedang ak F memasuk NIP, Nam ditambah melengka Demikian Form Ma
G nakan dalam
Hapus un Simpan untu Keluar untuk
ktif.
orm Dosen kkan data da ma, Alamat, h lagi da api Tabel Do n juga untuk ata Kuliah.
Gambar 9. Fo
ambar 10. Fo
orm Kelas kkan data d
1, Pebruari 2
semua f m prototype ntuk mengh uk menyimpa
k keluar dar
n diperguna alam Tabel , Telepon. D ata yang
osen apabila k Form Mah
orm Mahasi
orm Mata K
s diperguna alam Tabel
2010 : 597-64
form yang ini adalah hapus data, an data, dan ri form yang
akan untuk Dosen yaitu Data ini bisa lain untuk a diperlukan hasiswa, dan
iswa
Kuliah
akan untuk Kelas yaitu
40
as yang beris ana S a nunjukkan s
g ditawarka tan mata ku as. Kemudian
Gamb
m Monitor a dalam T
ggu ke, yan kukan untu ka pada ming nunjukkan ha a kelas, k adiran, jumla hasiswa yan kuliahan ters a awal form ap kali diber
Untuk pe mor Induk M gan meneka di ujung kan
si kode kela dalah nam semester da an, 1 menu uliah, dan n NIP dan K
bar 11. Form
digunakan abel Monit ng menunju uk perkulia ggu ke berap ari perkuliah kesesuaian ah tatap muk ng tidak had sebut. Sedan m, diisikan rikan form ba engisian kod Mahasiswa (n an tombol c nan form set
ISSN
0216-as seperti “S ma jurusan
ari mata k unjukkan n
B adalah n Kodemk.
m Kelas
untuk men tor seperti ukkan penca ahan atau pa. Data kod han, data tan materi, s ka, Nomor I dir (absen) ngkan data n
secara otom aru.
dehari, kelas nim absen) h combo box tiap fieldnya
-3284
11B” n, 1 kuliah
omor nama
Progresif
609
4.2 Fasi
Q dapat me dan pada sebagai s (laporan) L lunak M fasilitas output diharapk oleh user
D querynya Monitor. NIP, dan adalah ta NIP bes mata ku untuk Ta
f, Vol. 6, No.
Gambar 12.
litas Query
Query adalah elihat, mengh a akhirnya da sumber data ).
Logika prog Microsoft A
query. Den atau la an sesuai d r.
Dalam proto a adalah T
Tabel Kela n kodemk. O able yang b
erta nama uliah dan s abel Monitor
1, Pebruari 2
Form Mon
h suatu perint hitung data d apat dimanfa untuk form
gram pada Access dileta
ngan fasilita aporan dar dengan yang
otype ini y abel Kelas as memiliki Output yang
isa menamp dosen, kode sksnya. Dem r.
2010 : 597-64
itor
tah yang dari table aatkan
dan report
a perangkat akkan pada as query ini ri program g diinginkan
yang dibuat dan Tabel field kelas, g diharapkan pilkan kelas, emk beserta mikian juga
40
Gambar 1
Gamba
Gambar 16
Laporan
Laporan mponen pen ena keban uaran yang
g diharapkan anya jug gambilan ke Laporan tuk table p oran Dosen oran Mahasis
bar 13. Kelas
14. Kelas Qu
ar 15. Monito
6. Monitor Q
(report nting dalam yakan use diinginkan nnya. Hasil ga diperg putusan sela
yang di pada protot n, laporan
swa, laporan
ISSN
0216-s Query
uery Tabel
or Query
Query Tabel
t) merup m suatu apl er memerl n sesuai de l cetakan lap gunakan u
anjutnya. ihasilkan d
type ini ad Mata Ku n Monitor Q
-3284
Progresif
610 laporan Monitor Monitor
G
Gam
Ga
f, Vol. 6, No.
Monitor A Absen Absen Maha
Gambar 17.
mbar 18. Lap
ambar 19. La
1, Pebruari 2
Absen Dose Mahasiswa asiswa Per M
Laporan Do
poran Mata
aporan Maha
2010 : 597-64
en, laporan a, laporan MK.
osen
Kuliah
asiswa
40
n n
Gam
bisa Pem yang men dibu
Gambar 20.
mbar 21. Lap
Gambar 22.
Gambar 23. Ma
Laporan a dihasilka mbuatan piv g akan dibua ngaktifkan le uat pivotnya.
. Laporan M
poran Monit
Laporan M Mahasiswa
Laporan M ahasiswa per
dalam ben an dalam vot berdasar
at pivotnya y ebih dahulu
.
ISSN
0216-Monitor Query
tor Absen D
onitor Absen a
onitor Absen MK
ntuk pivot prototype rkan pada yaitu dengan table yang
-3284
y
osen
n
n
Progresif semua m dosen se hadir dal
Gam
Tampilan seperti d informas diampu jumlah m
f, Vol. 6, No.
ivot jumlah kkan jumlah
ambar 24. Pi
ivot Mon kan Tabel ilkan inform mata kuliah y
erta jumlah am kelas yan
mbar 25. Piv
n lain dalam di bawah i
i tentang s oleh oleh mahasiswa ya
1, Pebruari 2
h kelas di h kelas per m
ivot Jumlah
nitor Que Monitor Q masi jumlah yang diampu mahasiswa ng bersangk
vot Monitor
m pivot Mo ini, untuk m satu mata k
satu orang ang tidak ha
2010 : 597-64
bawah ini mata kuliah.
Kelas
ery dibuat Query untuk kelas untuk u oleh setiap yang tidak kutan.
Query
onitor Query memberikan kuliah yang dosen dan dir.
mbar 26. Piv
B V. KESIM Kesimpula
Prototyp h dibuat dih erjaan mon kukan secar ap mingg mberikan lap ada Ketua J at mengamb ut berikutn ebut, seperti en dan ma ir. Oleh kar asilkan tidak pi juga dala
mbantu m
utusan.
Saran
Prototipe embangkan m
gan menggu abase lain
totype ini ha u alat pera
vot Monitor Kuliah
MPULAN D n
pe aplikasi m harapkan ma nitoring pe ra rutin setia gu staf poran monito Jurusan. Dan bil keputusa
nya berda i memberi p ahasiswa ya rena itu jug k hanya dal am bentuk p mempercepat
e aplikasi m menjadi apl unakan baha yang lebih anya berfung ancangan da
ISSN
0216-Query per M
DAN SARAN
monitoring ampu menan erkuliahan ap hari. Sehi
jurusan d oring perkuli
n Ketua Jur an untuk ti asarkan lap
eringatan ke ang sering ga laporan lam bentuk pivot yang d t pengam
onitoring ini likasi monit asa pemrogra
h baik, ka gsi sebagai atabase seb
-3284 mbilan
Progresif, Vol. 6, No. 1, Pebruari 2010 : 597-640 ISSN 0216-3284
612
dibuat pemrogramannya. Dan diharapkan program aplikasi yang dihasilkan menjadi lebih optimal.
DAFTAR PUSTAKA
Depdiknas, 2009, Buku Panduan,
www.progriptek.ristek.go.id/webrut/do wnload%20panduan/monev/Laporan%2 0Panduan%20Monitoring%20dan%20E valuasibeasiswaunggulan.depdiknas.org /download/BUKU%20PANDUAN/BU KU%20PANDUAN.doc, diakses tanggal 20 Mei 2009
DirjenDikti, 2007, Program Hibah
Kompetisi Panduan Penyusunan Laporan Monitoring dan Evaluasi Internal,
luk.staff.ugm.ac.id/phk/2007/panduan/
monevin/Laporan2007.doc, diakses tanggal 20 Mei 2009
Ikwanti, Ika, 2008, Pembuatan Aplikasi Monitoring Perkuliahan Di Jurusan
Sistem Informasi ITS, Skripsi,
http://digilib.its.ac.id, diakses tanggal 20 Mei 2009
Mukhlas, M. dan M. Thoyyib, 2005,
Microsoft Office Access Aplikasi Penjualan Barang, Penerbit Indah, Surabaya
Ponco, Sigit W., 1999, Analisis dan Perancangan Sistem, LP3I, Jakarta
Pramana, Hengky W., 2005, Aplikasi Manajemen Perekrutan Berbasis Access 97/2000/XP, Elex Media Komputindo, Jakarta
Supardi, Yuniar, 2006, 12 Langkah Membangun Aplikasi dengan Microsoft Access, Datakom Lintas Buana, Jakarta
Penulis
