SKRIPSI
Untuk memenuhi sebagian persyaratan guna memperoleh gelar Sarjana Teknik
OLEH
DIKI REZKI HIDAYAT NPM : 1310024425006
TEKNIK INDUSTRI
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI INDUSTRI
(STTIND) PADANG
Nama : Diki Rezki Hidayat NPM : 1310024425006 Program Studi : Teknik Industri
Padang, Juli 2018 Menyetujui :
Pembimbing I, Pembimbing II,
Tri Ernita, ST, MP Verra Syahmer, MT NIDN. 1028027801
PLT. Ketua Prodi Ketua STTIND Padang
Tri Ernita, ST, MP H. Riko Ervil, MT
Dosen Pembimbing I : Tri Ernita, ST, MP Dosen Pembimbing II : Verra Syahmer, MT
ABSTRAK
Saat ini dunia telah memasuki era globalisasi ditandai dengan berlangsungnya perdagangan bebas yang mengakibatkan semakin ketatnya persaingan dunia bisnis. Oleh karena itu penelitian ini dilakukan untuk menganalisis bagaimana proses pemilihan langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang dengan menggunakan metode analisis SWOT untuk menganalisis kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Dengan tujuan penelitian menentukan matrik SWOT dari perencanaan strategi proses pemilihan langsung biro pengadaan jasa dan melakukan perencanaan strategi pada proses pemilihan langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang. Hasil dari penelitian ini berdasarkan matrik SWOT menyebutkan bahwa dalam proses pemilihan langsung di PT. Semen Padang sudah mampu bersaing di pasar persaingan yang kompetitif dengan menggunakan strategi menjadikan kelemahan tersebut untuk menjadi sebuah kekuatan. Kesimpulan dari penelitian ini adalah matrik SWOT dan strategi yang dapat dilakukan perusahaan jika perusahaan menghadapi ancaman, perusahan akan berkonsentrasi pada peluang yang ada seperti meningkatkan kemampuan sistem dalam mengefesiensikan biaya. Memberikan kesempatan untuk pihak lain dan memperketat pengawasan kepada penyedia jasa yang akan menjadi penyedia jasa di perusahaan akan menutupi kekurangan yang ada pada sistem.
Kata Kunci : SWOT, Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, Strategi perencanaan,
Dosen Pembimbing I : Tri Ernita, ST, MP Dosen Pembimbing II : Verra Syahmer, MT
ABSTRAK
Today the world has entered the era of globalization marked by the ongoing free trade which resulted in the increasingly tight competition of the business world. Therefore this research is conducted to analyze how the process of direct selection of service procurement bureaus PT. Semen Padang using SWOT analysis method to analyze strengths, weaknesses, opportunities, and threats. With the purpose of research determine the SWOT matrix of strategic planning process of direct selection of service procurement bureaus and strategic planning on the process of direct selection of bureau procurement services PT. Semen Padang. The results of this study based on the SWOT matrix mentions that in the process of direct election at PT. Semen Padang has been able to compete in competitive market competition by using the strategy to make the weakness to become a force. The conclusion of this research is SWOT matrix and strategy that can be done by company if company face threat, company will concentrate on existing opportunity like improve system capability in cost efficiency. Providing an opportunity for other parties and tightening supervision to service providers who will become service providers in the company will cover the existing deficiencies in the system.
Keywords :SWOT, Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, Strategy planning,
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur Penulis sampaikan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kita semua dan tidak lupa pula kita hadiahkan shalawat beriring salam kepada junjungan kita Nabi Muhammad SAW. sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian ini dengan judul : ”Analisis SWOT Dalam Proses Pemilihan Langsung Biro
Pengadaan Jasa PT. Semen Padang”.
Dalam penyusunan penelitian ini, penulis banyak mengalami kesulitan dan hambatan, namun berkat bantuan dari berbagai pihak maka penyusunan penelitian ini dapat diselesaikan dengan lancar dan baik. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Kedua Orang Tua tercinta yang telah membiayai dan mendukung dengan ketulusan hati serta memberikan dorongan, doa-doa dan nasehat serta kasih sayangnya kepada penulis sehingga selesainya Penelitian ini dengan baik dan lancar.
2. Bapak H. Riko Ervil, MT selaku Ketua STTIND Padang, yang telah menyediakan sarana dan prasarana perkuliahan STTIND Padang.
3. Ibu Tri Ernita, ST, MP selaku dosen Pembimbing 1 Penelitian dan juga sebagai Wakil Ketua STTIND, yang selalu memberikan masukan, saran serta motivasi.
4. Ibu Verra Syahmer, MT selaku Pembimbing 2 Penelitian yang senantiasa memberikan masukan dan motivasi.
ii
5. Seluruh Staf Pengajar dan Karyawan STTIND Padang dan telah membantu penulis dalam menyusun penelitian ini.
6. Rekan-rekan Mahasiswa Program Studi Teknik Industri yang telah memberikan dukungan semangat kepada penulis
7. Tak lupa pula penulis mengucapkan rasa terima kasih kepada orang tercinta yang telah memberi semangat, dan mendukung dengan ketulusan hati.
8. Seluruh teman-teman dan sahabat yang telah memberikan motivasi dan semangatnya untuk menyelesaikan penelitian ini.
9. Serta seluruh pihak yang telah membantu penulis baik secara langsung maupun tidak langsung yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa penelitian ini masih banyak terdapat kekurangan- kekurangan dalam penulisan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun penulis untuk masa yang akan datang. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Demikian penulisan penelitian ini, atas perhatiannya penulis ucapkan terima kasih.
Padang, Juli 2018
iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Identifikasi Masalah ... 5
1.3 Batasan Masalah ... 5
1.4 Rumusan Masalah... 6
1.5 Tujuan Penelitian ... 6
1.6 Manfaat Penelitian ... 6
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1 Landasan Teori ... 8
2.1.1. Definisi SWOT ... 8
2.1.2. Pengamatan Lingkungan... 10
2.1.2.1 Variabel – variabel Lingkungan. ... 10
2.1.2.2 Analisis Lingkungan Internal ... 11
2.1.2.3 Analisis Lingkungan Eksternal ... 13
2.1.3. Strategi ... 16
2.1.3.1 Pengertian Strategi ... 16
2.1.3.2 Tipe-tipe Strategi ... 16
iv
2.1.4.1 Faktor – faktor Analisis SWOT ... 20
2.1.4.2 Analisis dengan matrik SWOT ... 21
2.1.4.3 Interpretasi Hasil Analisis SWOT ... 24
2.1.5. Biro Pengadaan Jasa ... 24
2.1.5.1 Kegunaan Jasa ... 26
2.1.5.2 Tugas Biro Pengadaan Jasa ... 26
2.1.6. Jurnal-jurnal yang menjadi pedoman dalam proses penelitian . 29 2.1.6.1 Analisis SWOT Dalam Menentukan Strategi Pemasaran 29 2.1.6.2 Analisis SWOT sebagai landasan dalam menentukan strategi pemasaran ... 29
2.1.6.3 Analisis SWOT Untuk Menentukan Strategi Kompetitif 33 2.1.6.4 Implementasi Analisis Swot Dalam Strategi Pemasaran 35 2.1.6.5 Strategi Pemasaran Dengan Pendekatan Analisis SWOT 39 2.2 Kerangka Konseptual ... 40
BAB III METODOLOGI PENELITIAN ... 42
3.1 Jenis Penelitian ... 42
3.2 Waktu dan Tempat Penelitian... 43
3.3 Variabel Penelitian... .... 43
3.4 Jenis dan Sumber Data ... 43
3.4.1 Jenis Data ... 43
3.4.2 Sumber Data ... 43
3.5 Metoda Pengumpulan Data ... 44
v
3.7 Kerangka Metodologi ... 46
BAB IV PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA ... 48
4.1 Pengumpulan Data ... 48
4.2 Pengolahan Data ... 51
4.2.1 Menentukan Matrik SWOT dalam Proses Pemilihan Langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang ... 51
4.2.2 Melakukan perencanaan strategi pada proses pemilihan langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang ... 53
BAB V ANALISIS HASIL PENGOLAHAN DATA ... 56
5.1 Analisis SWOT Dalam Proses Pemilihan Langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang ... 56
5.2 Hasil Pengolahan Data Analisis SWOT Dalam Proses Pemilihan Langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang ... 58
5.3 Analisa hasil Matrik SWOT ... 59
5.4 Interpretasi Analisis SWOT untuk pengembangan ... 60
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 61
6.1 Kesimpulan ... 62
6.2 Saran ... 64
DAFTAR KEPUSTAKAAN LAMPIRAN
vi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Matrik SWOT ... 21
Tabel 4.1 Pedoman wawancara analisis SWOT ... 47
Tabel 4.2 Hasil pengumpulan data analisis SWOT ... 49
Tabel 4.3 Matrik SWOT ... 51
vii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.2 Kerangka Konseptual ... 39 Gambar 3.1 Kerangka Metodologi ... 45
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia industri yang sangat pesat pada saat sekarang ini menuntut suatu perusahaan memiliki kemampuan bersaing. Saat ini dunia telah memasuki era globalisasi dimana tidak ada lagi penghalang antara negara-negara di seluruh dunia. Era globalisasi ini ditandai dengan berlangsungnya perdagangan bebas yang mengakibatkan semakin ketatnya persaingan dunia bisnis. Untuk menyikapi hal tersebut, maka setiap perusahaan dituntut untuk selalu memperbaiki setiap departemen dan sistem yang ada di dalamnya.
Pengadaan adalah segala kegiatan yang meliputi usaha penyediaan jasa secara optimal, efisien dan delivery sesuai kebutuhan perusahaan berdasarkan segala ketentuan dan peraturan yang telah ditetapkan perusahaan pada saat dibutuhkan. Jasa adalah segala kegiatan untuk menyediakan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan yang berbentuk usaha, tenaga, keahlian, expert, konsultan serta yang dapat dilakukan dengan penyewaan, peminjaman, penerimaan bantuan, pertukaran, perbaikan, pembuatan dan pemasangan berdasarkan bentuk jasa yang dibutuhkan.
Jasa sangat penting untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Target dan tujuan perusahaan tidak akan tercapai tanpa adanya pihak eksternal perusahaan. Karena tidak semua aktifitas perusahaan dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan tersebut. Pengadaan Jasa adalah kebutuhan yang berbentuk usaha, tenaga keahlian, kemampuan dan wewenang untuk memenuhi kebutuhan
perusahaan, secara kualitatif atau kuantitatif sebagai lingkup tugas dan tanggung jawabnya (Turiyono, 1996).
PT. Semen Padang merupakan pabrik semen tertua di Indonesia yang berlokasi di Padang, propinsi Sumatera Barat. PT. Semen Padang merupakan BUMN (Badan Usaha Milik Negara) di lingkungan Direktorat Jendral Industri Logam, Mesin, Kimia, Departemen Perindustrian dan Perdagangan (Hasan, 2005).
Sebagai perusahaan manufacturing yang besar PT. Semen Padang perlu menerapkan kemajuan teknologi yang canggih untuk membantu kelancaran proses operasional perusahaan untuk mempermudah pencapaian tujuan yang ditargetkan sebelumnya, misalnya untuk memenuhi kebutuhan perusahaan atas barang dan jasa berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam rangka pencapaian sasaran perusahaan dengan menggunakan cara pemilihan pengadaan yang tepat, efektif dan efesien.
Proses pengadaan jasa dapat dilakukan dengan cara pelelangan umum yaitu metode pemilihan penyedia jasa lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua penyedia jasa lainnya yang memenuhi syarat. Metode inilah yang merupakan prinsip utama pengadaan, yaitu dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media masa dan papan pengumuman resmi institusi. Dengan nilai estimasi diatas Rp. 100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah).
Pelelangan sederhana yaitu metode pemilihan penyedia jasa lainnya untuk pengadaan yang tidak kompleks dan bernilai paling tinggi Rp. 200.000.000,- (dalam draft perubahan Perpres 54 Tahun 2010 tanggal 28 Maret 2012 nilainya
paling tinggi Rp. 5.000.000.000 (lima miliar rupiah)). Pelelangan terbatas yaitu metode pemilihan pekerjaan konstruksi untuk pekerjaan konstruksi dengan jumlah penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks. Pekerjaan yang kompleks adalah pekerjaan yang memerlukan teknologi tinggi, mempunyai risiko tinggi, menggunakan peralatan yang didesain khusus dan / atau pekerjaan yang bernilai diatas Rp. 100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah).
Penunjukan Langsung yaitu metode yang langsung menunjuk 1 (satu) penyedia barang / jasa dengan cara melakukan negosiasi teknis maupun harga, dengan nilai estimasi sampai Rp. 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah) dari kepala Departemen terkait dan dari Direktur terkait untuk nilai jasa diatas Rp. 50.000.000,-(lima puluh juta rupiah). Pemilihan langsung dilakukan dengan membandingkan sebanyak-banyaknya penawaran, sekurang - kurangnya 3 penawaran dari penyedia jasa yang telah lulus prakualifikasi serta dilakukan negosiasi baik teknis maupun biaya serta harus diumumkan minimal melalui papan pengumunan resmi untuk penerangan umum dan bila memungkinkan melalui internet, penyedia pekerjaan jasa untuk pekerjaan dengan nilai maksimum Rp. 100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah).
Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan jasa pada umumnya antara lain pejabat pengadaan wajib melakukan pascakualifikasi (proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia jasa setelah memasukkan penawaran) untuk pelelangan umum, pelelangan sederhana/ pemilihan langsung, pemilihan penyedia jasa, tidak termasuk untuk pelelangan umum untuk pekerjaan kompleks secara
adil, dan transparan serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan mengikut sertakan sebanyak - banyaknya penyedia jasa.
Prakualifikasi (proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainya dari penyedia jasa sebelum memasukkan penawaran) wajib dilaksanakan untuk pengadaan jasa, pemilihan penyedia jasa lainnya yang bersifat kompleks melalui pelelangan umum, dan pemilihan penyedia jasa lainnya yang menggunakan metode penunjukan langsung, kecuali untuk penanganan darurat, dan pemilihan penyedia melalui pengadaan langsung. Adapun permasalahan yang akan penulis teliti adalah menganalisis bagaimana proses pengadaan jasa dalam melakukan kegiatan pengadaan jasa berdasarkan peraturan dan ketentuan yang berlaku dalam rangka memenuhi sasaran perusahaan dengan menggunakan metode SWOT. Sehingga diketahui peluang, ancaman, kekuatan dan kelemehan dari proses yang digunakan oleh perusahaan agar membantu memecahkan permasalahan kegiatan operasional dan produksi perusahaan dalam memenuhi kebutuhan jasa secara tepat guna dan tepat waktu. Dalam hal ini metode pelelangan umum atau pelelangan terbatas dinilai tidak efisien dari segi biaya pelelangan, maka pemilihan penyediaan jasa di PT. Semen Padang pada umumnya dilakukan dengan metode pemilihan langsung. Oleh karena itu, perlu dilakukan penelitian dengan melakukan perencanaan strategis untuk mengevaluasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman yang ada dalam melakukan proses pemilihan langsung dengan menggunakan metode analisis SWOT.
Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang
(opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut.
Dengan adanya hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dengan mengangkat judul “Analisis SWOT dalam Proses Pemilihan Langsung
Biro Pengadaan Jasa PT. Semen Padang”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan masalah pada latar belakang diatas maka dapat diidentifikasikan yang menjadi permasalahan dalam proses pemilihan langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang yaitu:
1. Proses pengadaan memakan waktu lama.
2. Dalam menggunakan metode pelelangan umum atau pelelangan terbatas, biaya dinilai kurang efesien.
3. Pada pemakaian metode lain produk dan jasa kurang sesuai dengan yang diinginkan.
1.3 Batasan Masalah
Agar penilitian ini terarah dan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai maka batasan masalah pada penelitian ini di tetapkan pada proses pemilihan langsung biro pengadaan jasa di PT. Semen Padang
1.4 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah dan batasan masalah yang telah diuraikan diatas, maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu:
1. Bagaimana matrik SWOT dari perencanaan strategi pada proses pemilihan langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang ?
2. Bagaimana perencanaan strategi pada pemilihan langsung biro pengadaan jasa PT. Semen Padang ?
1.5 Tujuan
Adapun tujuan penelitian yang hendak dicapai yaitu:
1. Menentukan Matrik SWOT dari perencanaan strategi pada proses Pemilihan Langsung Biro Pengadaan Jasa PT. Semen Padang.
2. Melakukan perencanaan strategi pada proses Pemilihan Langsung Biro Pengadaan Jasa PT. Semen Padang.
1.6 Manfaat Penelitian
Adapun hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk : 1. Bagi penulis
Untuk menambah wawasan ilmu pengetahuan atau pengembangan ilmu dalam bidang industri dan dapat membandingkan antara teori maupu praktik yang selama ini penulis dapatkan dibangku kuliah dengan kenyataan yang ada di lapangan.
2. Bagi Perusahaan
Menjadi informasi agar meningkatkan nilai SWOT analysis untuk tahun yang akan datang dan tahun-tahun seterusnya.
3. Bagi Sekolah Tinggi Teknologi Industri Padang (STTIND)
Sebagai bahan tambahan untuk literatur bagi mahasiswa untuk pembuatan jurnal dan dapat dijadikan sebagai referensi dan pedoman bagi mahasiswa yang akan melakukan penelitian.
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Landasan Teori 2.1.1 Definisi SWOT
SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu
spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).
Bisnis yang baik jika bisnis tersebut memiliki strategi yang baik pula dalam menjalankan usahanya. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan (Rangkuti, 2009). Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan perusahaan. Dengan demikian perencanaan strategis (strategic planner) harus menganalisis faktor-faktor strategis perusahaan (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini.
Penelitian ini menunjukkan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan eksternal. Kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal Peluang (opportunities) dan Ancaman (threats) dengan faktor internal Kekuatan (strengths) dan Kelemahan (weaknesses). Analisis
SWOT merupakan cara untuk mengamati lingkungan pemasaran eksternal dan internal (Kotler, 2009).
Kata SWOT merupakan pendekatan dari Strenghts, Weakness, Opportunity, and Threats, yang dapat diterjemahkan menjadi : Kekuatan, Kelemahan,
Peluang dan Ancaman. Terjemahan tersebut sering disingkat menjadi “KEKEPAN”. Dalam metode atau pendekatan ini kita harus memikirkan tentang kekuatan apa saja yang kita miliki, kelemahan apa saja yang melekat pada diri atau perusahaan kita kemudian kita juga harus melihat kesempatan atau opportunity yang terbuka bagi kita dan akhirnya kita harus mampu untuk mengetahui ancaman, gangguan, hambatan serta tantangan (AGHT) yang menghadang di depan kita (Gitosudarmo, 2001).
Sebelum melakukan pola pikir pendekatan analisa SWOT ini di bagi menjadi 3 aspek. Adapun ketiga aspek dalam analisa SWOT adalah terdiri dari : 1. Aspek Global
Dalam aspek global ini kita harus mengetahui SWOT atau KEKEPAN kita yang berkaitan dengan aspek global, aspek yan bersifat garis besar, yang kadang-kadang bersifat internasional serta tidak jarang bernuansa religius. Aspek global ini sangat berkaitan dengan “Misi” dan “Visi” yang harus dikembangkan oleh perusahaan kita.
2. Aspek Strategis
Aspek strategi ini merupakan penjabaran yang lebih rinci kedalam rencana kerja yang lebih bersifat jangka menengah (biasanya 5 tahunan) guna merealisasikan apa yang sudah dirumuskan oleh rencana global di atas. Dalam
tahap strategis ini kita harus mampu untuk memikirkan berbagai alternatif strategi yang mungkin dapat kita lakukan untuk merealisasikan rancangan global, dengan tetap memperhatikan SWOT yang ada pada organisasi.
3. Aspek Operasional
Aspek operasional merupakan aspek yang bersifat jangka pendek atau tahunan, atau bahkan kurang dari setahun. Rencana operasional ini akan menjabarkan secara operasional serta rinci terhadap rencan strategis. Operasionalisasi terhadap strategi yang dipilih dan ditetapkan harus ditindak lanjuti dalam bentuk keterampilan atau keahlian yang harus dikuasai, bentuk-bentuk latihan yang harus dilaksanakan, alat-alat macam apa yang harus disiapkan, begitu pula siapa personalis yang harus melakukannya dan sebagainya.
2.1.2 Pengamatan Lingkungan
Sebelum perusahaan dapat memulai perumusan strategi, manajemen harus mengamati lingkungan eksternal untuk mengidentifikasi kesempatan dan ancaman yang mungkin terjadi. Pengamatan lingkungan adalah pemantauan, pengevaluasian dan penyebaran informasi dari lingkungan eksternal kepada orang-orang kunci dalam perusahaan. Pengamatan lingkungan adalah alat manajemen untuk menghindari kejutan strategis dan memastikan kesehatan manajemen dalam jangka panjang.
2.1.2.1 Variabel-variabel Lingkungan
Dalam melakukan pengamatan lingkungan, manajer strategis pertama-tama harus mengetahui berbagai variabel yang ada dalam lingkungan sosial dan
lingkungan kerja (Hunger, 2003). Lingkungan sosial termasuk kekuatan umum yang secara tidak langsung berhubungan dengan aktivitas-aktivitas organisasi jangka pendek tetapi dapat sering kali dapat mempengaruhi keputusan jangka panjang, yaitu:
1. Kekuatan Ekonomi yang mengatur pertukaran material, uang, energi, dan informasi.
2. Kekuatan Teknologi yang menghasilkan penemuan pemecahan masalah. 3. Kekuatan Hukum-Politik yang mengalokasikan kekuasaan dan menyediakan
pemaksaan dan perlindungan hukum dan aturan-aturan.
4. Kekuatan Sosiokultural yang mengatur nilai-nilai, adat istiadat dan kebiasaan lingkungan.
Lingkungan kerja termasuk elemen-elemen atau kelompok yang berpengaruh langsung pada perusahaan dan pada gilirannya akan mempengaruhi oleh perusahaan. Lingkungan ini terdiri dari pemerintah, komunitas lokal, pemasok, pesaing, pelanggan, kreditur, tenaga kerja/serikat buruh, kelompok kepentingan khusus dan asosiasi perdagangan. Lingkungan kerja perusahaan umumnya adalah industri dimana perusahaan dioperasikan. Manajer yang memonitor baik lingkungan sosial maupun kerja untuk mendeteksi faktor-faktor strategis yang besar pengaruhnya terhadap keberhasilan dan kegagalan perusahaan.
2.1.2.2 Analisis Lingkungan Internal
Analisis lingkungan internal disebut juga analisis kekuatan dan kelemahan perusahaan, analisis kapabilitas dan budaya organisasi, atau kadang juga
disebut analisis jati diri organisasi/perusahaan merupakan analisis mengenai sumberdaya perusahaan, dan peluang-peluang industri (Jatmiko, 2004). Adapun identifikasi faktor yang terdapat dalam lingkungan internal perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Aspek Pemasaran
Pemasaran adalah proses penentuan, pengantisipasian, penciptaan, dan pemenuhan keinginan dalam kebutuhan pelanggan atas produk atau jasa. 2. Aspek Keuangan dan Akuntansi
Kondisi keuangan seringkali dipertimbangkan sebagai ukuran yang terbaik kekuatan ata posisi persaingan perusahaan dan daya tarik utama bagi para investor. Penetapan kekuatan dan kelemahan keuangan organisasi/perusahaan merupakan hal yang penting dalam formulasi strategi secara efektif.
3. Aspek Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan faktor lingkungan internal dalam perusahaan yang menjalankan seluruh aktivitas-aktivitas di dalam perusahaan. Perusahaan dapat bekerja dengan baik apabila memiliki sumber daya manusia yang memiliki kapabilitas, keahlian dalam bersaing, dan manajemen yang baik.
4. Aspek Sistem Informasi
Sistem informasi merupakn suatu istilah yang berhubungan dengan mekanisme formal dimana setiap organisasi sebaiknya menggunakan sistem informasi untuk memperoleh informasi tentang lingkungan eksternal yang relevan dan tentang kapabilitas internal organisasi itu sendiri.
2.1.2.3 Analisis Lingkungan Eksternal
Lingkungan eksternal bisa dikatakan sebagai komponen - komponen atau variabel lingkungan yang berada atau berasal dari luar organisasi/perusahaan. Komponen tersebut cendrung berada di luar jangkauan organisasi, artinya organisasi/perusahaan tidak bisa melakukan intervensi terhadap komponen-komponen tersebut. Komponen itu lebih cenderung diperlukan sebagai sesuatu yang given atau sesuatu yang mau tidak mau harus diterima, tinggal bagaimana organisasi berkompromi atau menyiasati komponen-komponen tersebut (Dirgantoro, 2004).
Analisis lingkungan eksternal dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu : 1. Lingkungan Eksternal Makro
Faktor-faktor lingkungan eksternal makro adalah terdiri dari : a. Faktor Fisik
Lingkungan fisik merupakan hubungan timbal-balik antara perusahaan dengan lingkungan hidupnya atau ekologinya.
b. Faktor Ekonomi
Faktor ekonomi mencakup tingkat inflasi, tingkat bunga, defisit atau surplus neraca perdagangan, defisit atau surplus anggaran, tingkat simpanan pribadi, tingkat simpanan perusahaan dan produk domestik bruto.
c. Faktor Sosial
Faktor ekonomi mencakup wanita dalam angkatan kerja, variasi dalam angakatan kerja, perilaku atas kualitas kerja, pertimbangan mengenai lingkungan dalam prepensi mengenai karakteristik produk dan jasa.
d. Faktor Politik dan Hukum
Faktor politik dan hukum mencakup hukum perpajakan, filosofi, hukum pelatihan tenaga kerja, kebijakan dan filosofi pendidikan.
e. Faktor Teknologi
Faktor teknologi mencakup inovasi produk, inovasi proses, aplikasi pengetahuan, fokus pada penelitian pengembangan yang didukung pemerintah maupun swasta, dan teknologi komunikasi baru.
f. Faktor Demografis
Faktor demografis mencakup besarnya populasi, struktur usia, distribusi geografi, komposisi etnis, dan distribusi pendapatan.
2. Lingkungan Eksternal Mikro
Lingkungan industri disebut juga dengan lingkungan kompetitif yang merupakan lingkungan eksternal yang paling penting bagi kebanyakan manajer dan perumusan manajemen strategi suatu perusahaan untuk dianalisis secara mendalam.
Kekuatan persaingan industri terdapat beberapa unsur antara lain: a. Ancaman Pendatang Baru
Pendatang baru dalam suatu industri biasanya membawa dan menambah kapabilitas baru, keinginan mendapatkan pangsa pasar (market share), dan
juga sumber daya baru. jika hambatan masuk ke industri atau pasar baru dapat dikalahkan oleh para pesaing yang telah ada, maka perusahaan secara nyata tidak akan mendapatkan ancaman serius dari pendatang baru.
b. Kekuatan Pemasok (Powerful Of Suppliers)
Pemasok menyediakan dan menawarkan input yang diperlukan untuk memproduksi barang atau menyediakan jasa oleh industrin atau perusahaan. Apabila pemasok mampu mengendalikan perusahaan dalam hal penyediaan input, sedang industri tidak mempunyai kemampuan untuk mengendalikan pemasok maka posisi tawar industri menjadi lemah dan sebaliknya posisi tawar menjadi kuat.
c. Kekuatan Pembeli / Pelanggan (Power Of Buyers)
Dalam pembelian terdapat dua jenis pelanggan yang dimaksud yaitu yang terdiri dari pelanggan individual dan pelanggan organisasi. Dalam industri tertentu mungkin terdapat beberapa perantara pelanggan antara indusrtri atau pemakai akhir atau konsumen akhir, namun juga ada industri atau perusahaan yang menjual secara langsung kepada konsumen akhir.
d. Ancaman Produk Pengganti
Produk pengganti dapat memberikan pilihan bagi pelanggan/pembeli dan akan mengurangi keuntungan perusahaan.
e. Pesaing dalam Industri
Analisis pesaing memungkinkan suatu organisasi menilai apakah organisasi tersebut dapat bersaing dengan sukses di dalam atau pasar yang memberikan peluang-peluang keuntungan.
2.1.3 Strategi
2.1.3.1 Pengertian Strategi
Ada beberapa pengertian strategi yaitu sebagai berikut: 1. Menurut Alfred Chandler (1962)
Strategi adalah penetapan sasaran dan tujuan jangka panjang sebuah perusahaan, dan arah tindakan serta lokasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai sasaran dan tujuan itu.
2. Menurut Kenneth Andrews (1971)
Strategi adalah pola sasaran, maksud atau tujuan dan kebijakan, serta rencana-rencana penting untuk mencapai tujuan itu, yang dinyatakan dengan cara seperti menetapkan bisnis yang dianut atau yang akan dianut oleh perusahaan, dan jenis atau akan menjadi jenis apa perusahaan itu.
Menurut Jatmiko (2004), strategi merupakan serangkaian komitmen dan tindakan yang teritegrasi dan terkoordinasi yang dirancang untuk mengeksploitasi ini (core competence) dan mendapatkan keunggulan kompetitif.
Menurut Jhonson dan Scholes (1993) dalam buku Triton (2007), strategi adalah arah dan cakupan organisasi yang secara ideal untuk jangka yang lebih panjang, yang menyesuaikan sumber dayanya dengan lingkungan yang berubah, dan secara khusus, dengan pasarnya, dengan pelanggan dan kliennya untuk memenuhi harapan stakeholder.
Menurut Lawrence dan Glueck (1998), strategi adalah rencana yang disatukan, menyeluruh dan tepadu yang mengaitkan keunggulan strategi
perusahaan dengan tantangan lingkungan dan yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan utama perusahaan dapat dicapai melalui pelaksanaan yang tepat oleh perusahaan.
2.1.3.2 Tipe-tipe Strategi
Menurut Miles dan Snow dalam buku J. David Hunger dan Thomas L. Wheelen (2003), perusahaan pesaing dalam suatu industri dapat dikelompokkan berdasarkan orientasi strategis umum mereka sebagai salah satu tipe dari empat tipe dasar strategis. Adapun tipe-tipe umum strategis terdiri dari beberapa karakteristik sebagai berikut:
1. Strategi Diferensiasi adalah perusahaan-perusahaan yang memiliki lini produk terbatas dab berfokus pada efesiensi kegiatan-kegiatan operasi mereka yang telah ada. Orientasi pada harga tersebut, membuat perusahaan tidak suka melakukan inovasi pada daerah-daerah yang baru.
2. Strategi Fokus adalah perusahaan-perusahaan yang memiliki line produk luas, dan berfokus pada inovasi produk dan peluang-peluang pasar. Orientasi pada penjualan membuat mereka tidak efesien.
3. Strategi Analyzers adalah perusahaan yang beroperasi paling sedikit pada dua wilayah pasar produk yang berbeda, satu stabil dan satu variabel. Perusahaan-perusahaan tipe ini menekankan pada efesiensi pada area yang stabil dan inovasi pada area variabel.
4. Strategi Reactors adalah perusahaan-perusahaan yang kurang memiliki kosistensi hubungan antara strategi, struktur, dan budaya. Tanggapan
tanggapan mereka (sering tidak efesien) terhadap tekanan-tekanan lingkungan.
2.1.4 Analisis SWOT
Analisis SWOT ini bersifat deskriptif dan terkadang akan sangat subjektif, karena bisa jadi dua orang yang menganalisis sebuah organisasi akan memandang berbeda keempat bagian tersebut. Hal ini wajar terjadi, karena analisis SWOT adalah sebuah analisis yang akan memberikan output berupa arahan dan tidak memberikan solusi “ajaib” dalam sebuah permasalahan.
Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, di mana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang
(opportunities) yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu
menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.
Analisis SWOT dilakukan dengan maksud untuk mengenali tingkat kesiapan setiap fungsi dari keseluruhan fungsi yang diperlukan untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Oleh karena tingkat kesiapan fungsi ditentukan oleh tingkat kesiapan masing-masing faktor yang terlibat pada
setiap fungsi, maka analisis SWOT dilakukan terhadap keseluruhan faktor dalam setiap fungsi tersebut, baik faktor internal maupun eksternal.
Dalam melakukan analisis terhadap fungsi-fungsi dan faktor-faktornya, maka berlaku ketentuan berikut: untuk tingkat kesiapan yang memadai, artinya, minimal memenuhi kriteria kesiapan yang diperlukan untuk mencapai sasaran, dinyatakan sebagai kekuatan bagi faktor internal atau peluang bagi faktor eksternal. Sedangkan tingkat kesiapan yang kurang memadai, artinya, tidak memenuhi kriteria kesiapan minimal, dinyatakan sebagai kelemahan bagi faktor internal atau ancaman bagi faktor eksternal.
Untuk menentukan kriteria kesiapan, diperlukan kecermatan, kehati-hatian, pengetahuan, dan pengalaman yang cukup agar dapat diperoleh ukuran kesiapan yang tepat. Kelemahan atau ancaman yang dinyatakan pada faktor internal dan faktor eksternal yang memiliki tingkat kesiapan kurang memadai, disebut persoalan. Selama masih adanya fungsi yang tidak siap atau masih ada persoalan, maka sasaran yang telah ditetapkan diduga tidak akan tercapai. Oleh karena itu, agar sasaran dapat tercapai, perlu dilakukan tindakan-tindakan untuk mengubah fungsi tidak siap menjadi siap. Tindakan yang dimaksud disebut langkah-langkah pemecahan persoalan, yang pada hakekatnya merupakan tindakan mengatasi kelemahan atau ancaman agar menjadi kekuatan atau peluang.
Setelah diketahui tingkat kesiapan faktor melalui analisis SWOT, langkah selanjutnya adalah memilih alternatif langkah-langkah pemecahan persoalan, yakni tindakan yang diperlukan untuk mengubah fungsi yang tidak
siap menjadi fungsi yang siap dan mengoptimalkan fungsi yang telah dinyatakan siap.
2.1.4.1 Faktor-faktor Analisis SWOT
Analisis SWOT merupakan identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi suatu metode atau sistem. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal, terhadap unsur-unsur eksternal yaitu :
1. Kekuatan (strength)
Kekuatan yang dimaksud adalah suatu keunggulan dalam sumber daya, ketrampilan dan kemampuan lainnya yang relatife terhadap pesaing dan kebutuhan yang dipenuhi oleh sistem. Misalnya dalam hal pelaksanaan kegiatan dan kinerja yang dimilik sebuah metode atau sistem.
2. Kelemahan (weakness)
Kelemahan yang dimaksud juga bisa berupa sumber daya, keterampilan dankemampuan yang secara serius menghalangi kinerja efektif suatu metode. Contohnya, kelemahan ini dapat berupa kelemahan dalam sarana dan prasarana, kualitas atau kemampuan kinerja sebuah metode / sistem.
3. Peluang (opportunity)
Peluang merupakan situasi utama yang menguntungkan dalam sebuah sistem, misalnya kebijakan yang dikeluarkan pemerintah dan faktor–faktor lainnya.
4. Ancaman (treats)
Ancaman adalah situasi utama yang tidak menguntungkan dalam lingkungan suatu metode atau sistem. Ancaman bisa terjadi dari dalam sistem ataupun dari luar sistem.
Analisis data dari penelitian ini adalah analisis deskriptif yang bertujuanuntuk memberikan deskriptif (penggambaran) mengenai subyek penelitian berdasar data dari variabel yang diperoleh. Sedangan teknis analisis yang digunakan untuk mengetahui potret beserta kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancamannya adalah menggunakan matrik SWOT, sehingga dapat diketahui langkah-langkah untuk menetapkan strategi pemasaran dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang guna mengatasi kelemahan dan ancaman yang terjadi. Tahap-tahap identifikasi faktor internal dan eksternal.
Identifikasi ini diperlukan untuk mengetahui faktor-faktor yang berpengaruh terhadap kemajuan atau perkembangan suatu sistem perusahaan.
a. Faktor Internal
Faktor Internal adalah faktor yang dimiliki oleh PT. Semen Padang dalam proses pemilihan langsung yang meliputi faktor kekuatan dan kelemahan yang sangat berpengaruh terhadap perkembangan PT. Semen Padang.
b. Faktor Eksternal
Faktor eksternal adalah faktor yang mempengaruhi perkembangan PT. Semen Padang dalam proses pemilihan langsung yang meliputi faktor peluang dan ancaman.
2.1.4.2 Analisis dengan matrik SWOT
Lingkungan mikro perusahaan merupakan unsur internal dari perusahaan yang terdiri dari manajerial perusahaan, kualitas produk, finansal perusahaan, kemampuan SDM dan teknologi yang digunakan. Lingkungan makro terdiri dari pemasok, pelanggan, pesaing, peraturan pemerintah, faktor budaya, sosial, ekonomi, dan faktor alam sekitar. Analisis dengan matrik SWOT dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman sebagai faktor eksternal dapat disesuaikan dengan kekuatan dan peluang sebagai internal yang dimiliki perusahaan. Matrik ini tergambar sebagai berikut :
Tabel 2.1 Matriks SWOT
Sumber: Kotler (2009)
Setelah melihat dari tabel tersebut, maka terdapat empat alternatif bagi perusahaan untuk melakukan strategi pemasaran produknya. Alternatif-alternatif strategi pemasaran tersebut antara lain :
Internal Eksternal Strengths (S) Tentukan 5 – 10 faktor kekuatan internal Weakness (W) Tentukan 5 – 10 faktor kelemahan eksternal Opportunities (O) Tentukan 5 – 10 faktor peluang eksternal Strategi SO
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang.
Strategi WO
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang Treats (T) Tentukan 5 – 10 faktor ancaman eksternal Strategi ST
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman
Strategi WT
Ciptakan strategi yang meminimalkan
kelemahan untuk menghindari ancaman
a. Strategi SO (Strength-Opportunity)
Strategi ini menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk memanfaatkan peluang eksternal. Strategi SO berusaha dicapai dengan menerapkan strategi ST, WO, dan WT. Apabila perusahaan mempunyai kelemahan utama pasti perusahaan akan berusaha menjadikan kelemahan tersebut menjadi kekuatan. Jika perusahaan menghadapi ancaman utama, perusahaan akan berusaha menghindari ancaman jika berkonsentrasi pada peluang yang ada.
b. Strategi WO (Weakness-Opportunity)
Strategi ini bertujuan untuk memperbaiki kelemahan internal perusahaan dengan memanfaatkan peluang eksternal yang ada. Salah satu alternatif strategi WO adalah dengan perusahaan melakukan perekrutan dan pelatihan staf dengan kemampuan dan kualifikasi yang dibutuhkan.
c. Strategi ST (Strength-Treats)
Strategi ini dilakukan dengan menggunakan kekuatan perusahaan untuk menghindari ancaman jika keadaan memungkinkan atau meminimumkan ancaman eksternal yang dihadapi. Ancaman eksternal ini tidak selalu harus dihadapi sendiri oleh perusahaan tersebut, bergantung pada masalah ancaman yang dihadapi, seperti halnya faktor perekonomian, peraturan pemerintah, gejala alam, dan lain sebagainya.
d. Strategi WT (Weakness-Treats)
Posisi ini sangat menyulitkan perusahaan, akan tetapi tidak menutup kemungkinan bagi perusahaan untuk mengatasi posisi yang menyulitkan ini.
Perusahaan harus memperkecil kelemahan atau jika memungkinkan perusahaan akan menghilangkan kelemahan internal serta menghindari ancaman eksternal yang ada guna pencapaian tujuan perusahaan.
2.1.4.3 Interpretasi Hasil Analisis SWOT untuk Pengembangan.
Ada beberapa interpretasi hasil analisis SWOT untuk pengembangan diantaranya sebagai berikut :
a. Jika faktor kekuatan dan peluang lebih dominan atau lebih besar dari kelemahan dan ancaman maka perusahaan sudah mampu bersaing dengan pesaing-pesaing yang ada.
b. Jika faktor kekuatan dan peluang lebih kecil bila dibandingkan dengan faktor kelemahan dan ancaman maka perusahaan harus melakukan konsolidasi kedalam untuk memperkuat dirinya sebelum bersaing dengan yang lain.
2.1.5 Biro Pengadaan Jasa
Biro Pengadaan Jasa secara tidak langsung berkaitan erat dengan Biro Pengelolaan Pendanaan & Perpajakan, karena tanpa adanya persetujuan dari Biro Pengelolaan & Perpajakan pelaksanaan pekerjaan pembayaranya tidak dapat dilakukan.
Jasa sangat penting untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Target dan tujuan perusahaan tidak akan tercapai
tanpa adanya pihak eksternal perusahaan. Karena tidak semua aktifitas perusahaan dapat dilakukan sendiri oleh perusahaan tersebut.
Pengadaan adalah segala kegiatan yang meliputi usaha penyediaan jasa secara optimal, efisien dan delivery sesuai kebutuhan perusahaan berdasarkan segala ketentuan dan peraturan yang telah ditetapkan perusahaan pada saat dibutuhkan.
Pengadaan Jasa adalah kebutuhan yang berbentuk usaha, tenaga keahlian, kemampuan dan wewenang untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, secara kualitatif atau kuantitatif sebagai lingkup tugas dan tanggung jawabnya.
Jasa adalah segala kegiatan untuk menyediakan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan yang berbentuk usaha, tenaga, keahlian, expert, konsultan serta yang dapat dilakukan dengan penyewaan, peminjaman, penerimaan bantuan, pertukaran, perbaikan, pembuatan dan pemasangan berdasarkan bentuk jasa yang dibutuhkan.
2.1.5.1 Kegunaan Jasa
Semua peralatan memiliki waktu pakai yang terbatas dan akan mengalami penyusutan maupun gangguan bahkan kerusakan akibat kesalahan prosedur operasi. Jadi perusahaan dituntut memiliki pengoperasian, pemeliharaan, pengawasan, dan pengendalian yang handal guna menghindari terhentinya proses rekondusi, untuk itu dibutuhkan jasa pemeliharaan dan
perbaikan sebagai antisipasi terhadap kerusakan peralatan yang menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
Adapun kegunaan jasa dalam perusahaan antara lain :
1. Untuk mempertahankan stabilitas operasional perusahaan yang menjamin kelancaran proses produksi perusahaan.
2. Sebagai upaya penggunaan mesin yang optimal, karena mendapatkan perawatan yang maksimal.
3. Untuk mengetahui resiko kerusakan dan gangguan peralatan tersebut.
4. Untuk membantu perusahaan pada bidang yang tidak mungkin dilakukan sendiri oleh perusahaan, misalnya pembersihan area pabrik , taman, dan lain-lain.
5. Untuk mempertahankan stabilitas operasi produksi perusahaan yang berarti menjamin kelancaran proses produksi.
6. Untuk mengurangi resiko terhentinya proses operasional perusahaan karena adanya kerusakan peralatan atau gangguan dari luar.
2.1.5.2 Tugas Biro Pengadaan Jasa
Biro Pengadaan Jasa bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan pengadaan jasa, seperti dalam pembuatan dokumen SPO (Service Purchase Order), SPK (Surat Penunjukan Kerja), SA (Service Acceptance),
dan proses pembuatan kontrak yang sesuai dengan spesifikasi permintaan dari user.
Proses Pengadaan Jasa dapat dilakukan dengan cara pelelangan umum, penunjukan langsung, pemilihan langsung, pengadaan langsung. Untuk
menunjuk langsung (pekerjaan mendesak Task Force / Rush Order dan penting yang telah mendapatkan persetujuan direksi terkait) atau dengan pelaksanaan tender kepada Vendor (pekerjaan tidak mendesak) dengan meminta penawaran kepada minimal 3 vendor dan maksimal jumlah vendor tidak dibatasi
Pada masing-masing bagian pada perusahaan terdapat tugas dari masing-masing bagian, adapun tugas administrasi Biro Pengadaan Jasa adalah sebagai berikut:
1. Mencatat korin yang diterima dari user dalam buku agenda, berdasarkan korin tersebut Biro Pengadaaan Jasa akan memproses permintaan Pengadaan Jasa ke vendor yang mampu melaksanakan pekerjaan tersebut.
2. Memeriksa arsip berdasarkan korin yang masuk ke Biro Pengadan Jasa melakukan evaluasi kelengkapan dokumen yang masuk antara lain Nomor Anggaran, Alokasi Anggaran, Owner Estimate, Surat Penunjuk Kerja dan lain-lain.
3. Membuat Back Up permintaan bila dokumen korin dari user lengkap, Biro Pengadaan Jasa akan membuat Back Up dokumen yang terdiri dari Rencana Anggaran Biaya (RAB) dan dokumen pendukung lainnya yang dianggap perlu untuk selanjutnya ke Biro Akuntansi Manajemen.
4. Membuat surat penunjuk konfirmasi order bila proposal sudah disetujui ke vendor pemenang dan Draft Kontrak, setelah adanya persetujuan dari Biro Hukum dan GCG maka Biro Pengadaan Jasa bisa membuat surat penunjukan kerja (SPK) dan Draft Kontrak untuk vendor yang telah ditunjuk oleh user
atau menang tender agar vendor yang telah ditunjuk oleh user dapat melaksanakan kerja yang telah ditentukan.
5. Kegiatan monitoring dokumen setelah pekerjaan selesai vendor melakukan proses tagihan pembayaran kerja yang dilakukan dengan cara menyerahkan dokumen tersebut terdiri dari: progres pekerjaan, berita acara penyerahan pekerjaan, permintaan pembayaran, invoice dan dokumentasi, penilaian vendor dan lainnya. Bila telah lengkap dan telah ditanda tangani oleh pihak yang tekait maka Biro Pengadaan Jasa akan membuat Service Purchase Order (SPO), Service Acceptance (SA) dan Korin Transfer.
7. Bila dokumen telah lengkap dan telah ditanda tangani oleh pihak yang bersangkutan proses pembayaran dapat dilakukan.
Selain itu juga terdapat tugas dan jenis perkerjaan Biro Pengadaan Jasa antara lain:
1. Jasa transport semen melalui darat dan laut bertugas menangani masalah angkutan atau transport semen curah dan semen bungkus dengan jalan darat dan laut.
2. Jasa outsourching menangani pekerjaan yang berhubungan dengan pemakaian tenaga manusia yang penilaian berdasarkan dari Departemen Sumber Daya Manusia (SDM).
3. Jasa kontraktor menangani pekerjaan yang berhubungan dengan Fabrikasi, Kontruksi, Pemeliharaan, Overhaul, Pembersihan dan Distribusi.
4. Jasa perbaikan alat berat tambang berhubungan dengan masalah perbaikan alat berat tambang seperti Excavator loader, Dump Truk dan lain-lain.
5. Jasa pemeliharaan dan perbaikan kendaraan bermotor menangani masalah perbaikan dan pemeliharaan kendaraan-kendaraan.
6. Jasa promosi menangani pembuatan pemasangan media promosi antara lain : Billboard, Papan Merk Toko, Neon Box, Bus Shelter, dan Taman Kota. 7. Jasa rekalibrasi peralatan labor, timbangan, pengujian air, semen, dan debu.
Dalam melaksanakan tugas kepala Biro Pengadaan Jasa dibantu oleh beberapa Staf dan Pelaksana di Bidang Pengadaan Jasa Rutin, Bidang Pengadaan Jasa Non Rutin, dan Bidang EMKL & EMKU (Ekspedisi Muatan Kapal Laut dan Ekspedisi Muatan Kapal Udara).
2.1.6 Jurnal-jurnal yang akan menjadi pedoman dalam proses penelitian dengan menggunakan Metode Analisis SWOT
2.1.6.1 Analisis SWOT Dalam Menentukan Strategi Pemasaran Sepeda Motor Pada PT. Samekarindo Indah di Samarinda
Penelitian ini dilakukan oleh Nur Afrillita T. pada tahun 2013, bertujuan untuk mengidentifikasi dan menjelaskan kekuatan dan kelemahan (lingkungan internal) serta peluang dan ancaman (lingkungan eksternal) serta merumuskan srtategi pemasaran sepeda motor yang tepat melalui analisis SWOT (Strengths, Weaknesess, Opportunities, dan Threats) pada PT. Samekarindo Indah Samarinda.
Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode analisis SWOT dengan cara melakukan beberapa strategi sebagai berikut (a. Strategi Strengths - Opportunities, b. Strategi Weaknesses – Opportunities, c. Strategi
Adapun kesimpulan yang didapatkan dari hasil penelitian di PT. Samekarindo Indah mengatakan bahwa perusahaan sudah mempunyai produk-produk yang diandalkan serta memiliki visi dan misi dalam memenuhi kebutuhan dan keinginan konsumen yang lebih baik, memiliki kekuatan diantanya adalah merupakan main dealer produk Suzuki se- Kaltim, berpengalaman dalam bisnis jasa penjualan sepeda motor Suzuki, harga produk bersaing, memiliki produk unggulan, dan memiliki lokasi outlet yang strategis.
Selain itu, Perusahaan juga memiliki kelemahan antara lain, perbedaan harga spare part Suzuki dengan produk lain, promosi yang kurang gencar, varian di masing-masing jenis produk masih kurang, kurangnya jumlah sub dealer, dan harga jual kembali produk jatuh.
Peluang-peluang yang dimiliki dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh PT. Samekarindo Indah untuk meningkatkan penjualan yakni dengan melihat kebutuhan akan kendaraan roda dua yang semakin tinggi, pola perilaku dan selera konsumen yang semakin berkembang, teknologi dan selera konsumen Samarinda yang semakin berkembang, adanya sarana perkreditan yang ditawarkan leasing yang berkualitas dan terpercaya dan trayek angkutan umum di Samarinda yang terbatas.
Ancaman yang datang dari luar sangat diperhatikan oleh PT. Samekarindo Indah karena akan berpengaruh dengan tingkat penjualan dan akan kehilangan pelanggan baik konsumen baru maupun konsumen loyal.
2.1.6.2 Analisis SWOT sebagai landasan dalam menentukan strategi pemasaran ( studi McDonald’s Ring Road )
Penelitian ini dilakukan oleh Ahmad Ramadhan & Fivi Rahmatus Sofiyah pada tahun 2013 dengan tujuan untuk melakukan analisis SWOT sebagai landasan dalam menentukan strategi pemasaran restoran cepat saji Mcdonald’s Ring Road.
Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan : 1. Tahap Masukan (a. Analisis Matriks IFE untuk mengetahui seberapa besar peranan dari faktor-faktor internal yang terdapat pada perusahaan, b. Analisis Matriks EFE untuk mengetahui seberapa besar pengaruh dari faktor-faktor eksternal perusahaan.), 2. Tahap Pencocokan untuk merumuskan strategi berdasarkan hasil analisis dan identifikasi akan kondisi lingkungan internal dan eksternal perusahaan, 3. Tahap Keputusan untuk menentukan strategi terbaik yang dapat dijalankan perusahaan dari alternatif-alternatif strategi yang diperoleh dari hasil analisis SWOT dengan menggunakan matrik analisis QSP.
Adapun hasil dari peneltian ini berdasarkan analisis lingkungan internal dengan matriks IFE dapat dilihat Bahwa McDonald’s Ring Road memiliki posisi internal yang kuat. Hal ini berarti restoran telah mampu menggunakan kekuatan untuk mengatasi kelemahan dengan cukup baik.
Kekuatan yang dimiliki McDonald’s Ring Road adalah lokasi usaha yang strategis, adanya pengakuan atas merek, kesuksesan dalam periklanan seperti adanya kata “I’m loving it“ dalam setiap pemasarannya, adanya kekuatan kerja sama dengan perusahaan lain seperti dengan Coca-cola,
tempat yang bersih dan adanya tempat bermain untuk anak-anak, aktif dalam kegiatan amal untuk anak-anak, adanya sistem delivery order.
Sedangkan kelemahan yang dimiliki adalah harga yang kurang kompetitif, inovasi terhadap produk kurang memiliki spesifikasi tertentu, manajemen of franchises kurang memperhatikan integritas klien,
periklanan hanya diutamakan pada anak-anak, area parkir yang kurang luas. Berdasarkan analisis lingkungan eksternal dengan matriks EFE dapat dilihat bahwa McDonald’s Ring Road memiliki posisi eksternal yang kuat. Hal ini berarti restoran telah mampu memanfaatkan peluang untuk mengatasi ancaman dengan cukup baik.
Peluang yang dimiliki berupa perusahaan dapat melakukan penjualan online sehingga memberikan kemudahan bagi pelanggan, perubahan trend kebiasaan makan masyarakat yang lebih memilih instan, perkembangan pangsa pasar terutama untuk generasi muda dan kelompok yang telah berumur, melakukan pengawetan dengan bahan-bahan alami sebagai bagian dari strategi pemasaran dan periklanan, menciptakan produk-produk baru.
Sedangkan ancaman yang dihadapi adalah industri makanan cepat saji merupakan sektor yang sangat kompetitif, persamaan strategi pemasaran dengan perusahaan makanan cepat saji lainnya, adanya ancaman dari pendatang baru, tingkat persaingan dalam industri restoran tinggi, bagi konsumen yang sadar akan gizi makanan cepat saji merupakan makanan yang kurang sehat.
Berdasarkan hasil analisis QSPM, dapat dilihat bahwa strategi terbaik yang harus dilakukan sekarang adalah salah satu strategi SO yaitu melakukan promosi dan periklanan bersama-sama dengan Coca-cola untuk menarik penggemar Coca-cola, Meningkatkan efektivitas promosi melalui iklan, media, dan website serta meningkatkan sponsorship event-event dengan Coca-cola.
2.1.6.3 Analisis SWOT Untuk Menentukan Strategi Kompetitif
Penelitian ini dilakukan oleh Zuhrotun Nisak pada tahun 2014 untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusaahaan dalam menjaga kelangsungan hidup dan kontinuitas perusahaan. Dalam meningkatkan efisiensi dan produktifitas agar tetap bertahan dalam persaingan bisnis atau bahkan dapat meningkatkan profitabilitasnya.
Dari hasil analisa SWOT meliputi kekuatan, kelemahan, peluang serta ancaman pada UD.Damai 4 Gresik yakni : (Kekuatan yakni (Sudah dikenal masyarakat, pelayanan yang berkulitas, delivery barang yang selalu tepat waktu, harga yang murah tetapi berkualitas yang menjadi pembeda dari perusahaan lain, hubungan pimpinan dengan para karyawan yang baik), (Kelemahan yakni (Sebagian besar kegiatan dilakukan dengan manual, tidak begitu banyak melakukan promosi terhadap pelanggan baru, masih adanya barang yang cacat sekitar 15 %, jarang melakukan maintenance mesin), (Peluang yakni (Memiliki pelanggan-pelanggan tetap, masih terbukannya banyak peluang karna adanya pelanggan yang potensial, terjadinya penggembangan internet yang bertujuan meningkatkan komunikasi dengan
klien dan pemasok yang akan membantu meningkatkan penjualan., dengan
adanya penambahan karyawan yang akan membantu pelayanan dan pendapatan perusahaan), (Ancaman yakni (Banyaknya pesaing yang dekat dengan perusahaan, pesaing yang memiliki kapasitas dan daya jangkau yang luas, harga bahan baku yang fluktuatif, pertumbuhan pasar yang lambat, pelanggan yang memiliki kepekaan terhadap harga barang yang dapat ,pindah ke pesaing yang menawarkan harga murah)).
Beberapa alternatif strategi yang dapat dilakukan oleh perusahaan, berdasarkan hasil analisis dengan menggunakan matrik SWOT dari beberapa faktor internal, berupa kekuatan dan kelemahan, serta faktor eksternal berupa peluang dan ancaman untuk menentukan strategi kompetitif bagi UD.Damai 4 Gresik adalah dengan melakukan strategi diversifikasi (produk, pasar) yaitu: ((STRATEGI ST: UD.Damai 4 yang sudah dikenal masyarakat akan memberikan nilai positif bagi perusahaan sehingga konsumen-konsumen tetap setia pada UD.Damai 4, Meningkatkan kualitas, layanan antar jemput serta memperluas daya jangkau sampai ke luar kota/jawa dengan promosi dan layanan internet, melakukan strategi stok kertas untuk mengantisipasi lonjakan harga bahan baku kertas meningkatkan promo dengan prinsip “‟harga murah berkualitas‟‟ untuk meraih pelanggan sebanyak-banyaknya serta dengan pelatihan dan penguasaan teknologi yang menjadi penyebab utama serta sumber daya, menjamin kualitas kertas dan hasil cetakan yang sempurna dengan mengecek secara manual dengan harga murah agar konsumen tidak
pindah kepesaing lain), (STRATEGI SO: Meningkatkan kualitas dan pelayanan agar konsumen merasa puas dan nyaman serta menarik konsumen baru, meningkatkan kapasitas perusahaan dengan memanfaatkan kemampuan kerja sama tim dan pengalaman perusahaan untuk meraih pasar potensial), (STRATEGI WO: Membeli mesin baru dan penambahan karyawan untuk mempermudah dan mempercepat proses produksi, dengan lebih meningkatkan promosi lewat internet serta instansi seperti sekolah), (STRATEGI WT: Menambah jumlah karyawan pemasaran yang bertugas untuk datang langsung ke konsumen, menekan keberadaan barang yang cacat untuk menghasilkan harga produk yang berkualitas dan murah, membuat situs website perusahaan untuk memperkenalkan produk-produk kepada konsumen))
Setelah mengidentifikasi apa yang ada pada UD.Damai 4 Gresik, dengan menggunakan analisis SWOT, yaitu IFAS, EFAS dan matrik SWOT. Maka disimpulkan bahwa UD.Damai 4 Gresik mempunyai posisi yang sangat strategis untuk mendukung perkembangan memperoleh keunggulan strategi, UD.Damai 4 Gresik terletak pada kuadrat I, artinya pada posisi ini produk suatu perusahaan sangat mendukung untuk dilakukan strategi pertumbuhan agresif untuk mendapatkan keunggulan perusahaan agar dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain.
Salah satu cara strategi yang dapat dilaksanakan adalah menciptakan ciri khas atau pembeda dari perusahaan-perusahaan lain yaitu strategi S-T.
2.1.6.4 Implementasi Analisis Swot Dalam Strategi Pemasaran Produk Mandiri Tabungan Bisnis
Penelitian ini dilakukan oleh Angelica Tamara pada tahun 2016 untuk meningkatkan pelayanan dengan mencari inisiatif untuk merubah cara pelayanan agar dapat menyesuaikan diri dengan lingkungan diluar perusahaan yang menghendaki perubahan menggunakan Implementasi Analisis SWOT
PT. Bank Mandiri seharusnya sudah cukup mampu untuk bersaing dengan lembaga-lembaga keuangan lain yang ada khususnya dengan lembaga keuangan konvensional yang selama ini menjadi pesaing utamanya.
Berikut ini merupakan pengembangan strategi pemasaran dari hasil interprestasi analisis SWOT PT. Bank Mandiri yakni:
Pertama, Strategi SO (Strenghts opportunities) (Strategi yang berdasarkan pada kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh PT.Bank Mandiri, yaitu sebagai berikut: Memperluas pangsa pasar, memperkuat kerjasama dengan koperasi (Jalinan kerjasama yang selama ini sudah terbangun dengan koperasi perlu dipertahankan, meningkatkan hubungan dengan pemerintah dan pengusaha (Kedua komponen tersebut sangat berpengaruh terhadap kemajuan PT. Bank Mandiri). Peran yang selama ini kurang dioptimalkan oleh PT. Bank Mandiri yang harus mampu meningkatkan hubungan yang harmonis. Secara lokal, PT. Bank Mandiri perlu juga mempererat hubungan dengan pemerintah setempat. Pemerintah bukan hanya dijadikan legalisasi berdirinya PT. Bank Mandiri, namun lebih baik
lagi jika dana-dana pemerintahan juga diinvestasikan di PT. Bank Mandiri. Sehingga hubungan yang demikian mampu menumbuhkan hubungan rasa kekeluargaan, karena yang terjadi antara nasabah dan bank adalah hubungan kemitraan. Jalinan hubungan yang perlu ditingkatkan yang ketiga adalah dengan pengusaha. Hal ini perlu ditingkatkan karena pengusaha merupakan prospek nasabah potensial yang hendak dituju oleh PT. Bank Mandiri. Jika hubungan ini bisa terjalin dengan baik maka diharapkan para pengusaha yang ada bisa menjadi partner yang membantu terhadap perkembangan PT. Bank Mandiri yang ada).
Kedua, Strategi WO. Strategi WO ditetapkan pada faktor kelemahan dan peluang. Strategi WO yang bisa dilakukan: Strategi jemput bola (Strategi ini perlu terus dikembangkan dalam rangka mencari nasabah sebanyak mungkin), meningkatkan loyalitas nasabah (Peran nasabah baik nasabah di pasar maupun nasabah pembiayaan sangat berpengaruh terhadap kemajuan PT. Bank Mandiri, Peningkatan kualitas produk (Produk yang ditawarkan oleh PT. Bank Mandiri hendaknya sesuai dengan kebutuhan dan keinginan nasabah. Perlu diingat juga bahwa produk itu mempunyai daur hidup, lahir, tumbuh atau berkembang matang dan mati. Oleh karena itu jangan sampai produk itu mati sebelum waktunya, sehingga pihak bank perlu melakukan inovasi-inovasi terhadap produk bank agar produk tersebut tetap mempunyai nilai jual kepada nasabah).
Ketiga, Strategi ST (strenghts treaths). Strategi ST merupakan strategi yang berdasar pada faktor kekuatan dan ancaman. (Menjalin
kerjasama dengan Bank lain, menetapkan target pemasaran jangan sampai target pemasaran tersebut salah sasaran, meningkatkan kualitas pelayanan (Peningkatan kualitas pelayanan harus terus ditingkatkan untuk menarik simpatik nasabah maupun calon nasabah.
Keempat, Strategi WT (Weakness treaths). Strategi yang bersifat defensif untuk meminimalisasi kelemahan dan ancaman. Strategi ini terdiri dari: Peningkatan profesi melalui berbagai media, menetapkan strategi pemasaran yang efektif dan efisien, (PT. Bank Mandiri hendaknya menetapkan strategi pemasaran yang efektif dan efisien dalam rangka menghindari ancaman dan memperkecil kelemahan. Maksudnya adalah dalam menetapkan strategi pemasaran disesuaikan dengan kekuatan dan peluang yang ada. Jangan sampai kekuatan dan peluang yang sudah dimiliki berubah menjadi ancaman bagi bank itu sendiri).
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, maka ada beberapa simpulan yang bisa diambil dari hasil penelitian ini yaitu Hasil analisis SWOT menyebutkan bahwa PT. Bank Mandiri sudah bisa berani bersaing di pasar persaingan yang kompetitif.
Berdasarkan interprestasi analisis SWOT, pengembangan strategi pemasaran produk tabungan yang bisa dilakukan oleh PT. Bank Mandiri adalah dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang ada, serta meminimalkan kelemahan dan ancaman. Strategi yang bisa ditempuh terdiri dari Strategi SO (strenght opportunities): Meliputi pangsa pasar, memperkuat kerjasama dengan koperasi, meningkatkan hubungan dengan
ulama, pemerintah, dan pengusaha, Strategi WO (Weakness oppotunities): Yakni melakukan strategi jemput bola, meningkatkan
loyalitas nasabah, dan peningkatan kualitas produk, Strategi ST (strenght treaths): Terdiri dari menjalin kerjasama dengan bank lain menetapkan
target pemasaran, dan meningkatkan kualitas pelayanan, Strategi WT (Weakness treaths). Yaitu pelaksanaan peningkatan promosi melalui
berbagai media dan menetapkan strategi pemasaran yang efektif dan efisien.
2.1.6.5 Strategi Pemasaran Dengan Pendekatan Analisis SWOT Pada PT. Super Sukses Motor Banjarmasin.
Penelitian ini dilakukan oleh Nizar Sapta Nuary pada tahun 2016 yang bertujuan untuk memberikan masukan tentang strategi pemasaran untuk meningkatkan penjualan Kawasaki pada PT. Super Sukses Motor Banjarmasin berdasarkan analisis SWOT.
Gambaran umum produk PT. Super Sukses Motor Banjarmasin adalah sebagai berikut: Motor merk Kawasaki dijual baik dengan cara Cash maupun Kredit, Pelayanan jasa bengkel motor Kawasaki pada PT. Super Sukses Motor Banjarmasin terbilang baik dan memadai, perlengkapan untuk service motor Kawasaki dan kinerja karyawan juga sangat memuaskan bagi konsumen. Selain pelayanan barang tentu saja pelayanan jasa juga sangat penting, keramahan dan kemampuan karyawan dalam melayani konsumen serta dalam pengerjaan kendaraan konsumen akan membuat kepuasaan pelanggan meningkat dan akan memunculkan loyalitas dari konsumen yang datang ke PT. Super Sukses Motor Banjarmasin, Suku cadang (spare
part) asli motor Kawasaki adalah salah satu produk unggulan dari PT.
Super Sukses Motor Banjarmasin.
Bentuk-bentuk promosi pemasaran yang dijalankan oleh PT. Super Sukses Motor Banjarmasin meliputi (Periklanan, Sponsorship, Personal Selling, Pameran, Strategi Price (Harga), Strategi People (Sumber
Daya Manusia), Strategi Process (Proses), Strategi Place (Tempat), Strategi Physical Evidence (Lingkungan Fisik).
Berdasarkan hasil analisis perbandingan kekuatan(S) dan kelemahan(W) dan peluang(O) dengan ancaman(T) maka dapat digunakan formulasi analisis SWOT dalam pemasaran motor Kawasaki, hasil analisis SWOT menunjukkan bahwa strategi yang sesuai untuk PT. Super Sukses Motor Banjarmasin adalah strategi agresif. Ini artinya PT. Super Sukses Motor Banjarmasin harus terus meningkatkan pangsa pasarnya dengan cara meningkatkan kualitas dan mutu produk, mempertahankan sparepart asli yang dimiliki oleh, luasnya bengkel, tarif service motor Kawasaki, garansi dan service gratis berkala serta memperkuat image di masyarakat.
