Panduan Sisfo Purchase Order Panduan Sistem Informasi Purchase Order Berbasis Web PT. Intradita Prosimpex Jakarta

(1)

Panduan Sistem Informasi

Purchase Order Berbasis Web

PT. Intradita Prosimpex Jakarta

Tangerang

2018

(2)

Kata Pengantar

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, karunia, dan bimbingan-Nya dalam penyusunan buku penggunaan Sistem Informasi Purchase Order PT Intradita Prosimpex Jakarta. Penyusun menyadari bahwa tanpa bantuan semua pihak dan Tim Pembuat Aplikasi ini, buku ini tidak akan terselesaikan dengan baik.

Buku ini dibuat untuk di daftarkan sebagai syarat hak atas kekayaan intelektual (HAKI), buku penggunaan ini tidak hanya sebuah syarat semata, melainkan dapat memberi banyak manfaat bagi penyusun dan PT. Intradita Prosimpex Jakarta.

Buku ini membahas mengenai materi penggunaan Aplikasi sistem informasi Administrasi yang dibuat Oleh Tim berbasis web yang dibuat pada tahun 2018 untuk Perusahaan PT. Intradita Prosimpex Jakarta.

Penyusun berharap Buku Panduan ini dapat memberi banyak manfaat bagi pembuat dan Usernya (PT. Intradita Prosimpex Jakarta). Penyusun menyadari bahwa buku ini masih jauh dari sempurna, Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penyusun harapkan.

(3)

Daftar Isi

COVER 1

KATA PENGANTAR 2

DAFTAR ISI 3

I. Analisa Kebutuhan Software dan Pengunaan SISFO Purchase Order 4 II. Perangkat Keras dan Perangkat Lunak apa yang dibutuhkan 18

III. Lampiran Program yang di perlukan 20

IV. Tim Pembuat Aplikasi dan Penyusun Buku 31

(4)

I. Analisa Kebutuhan Software dan Pengunaan SISFO Purchase Order Halaman Admin purchasing :

A.1 Admin melakukan login A.2 Admin mengelola data barang A.3 Admin mengelola data admin A.4 Admin mengelola data supplier A.5 Admin mengelola data customer A.6 Admin mengelola PI

A.7 Admin mengelola PO A.8 Admin mencetak laporan PI A.9 Admin mencetak laporan PO Halaman Manager :

B.1 Manager mengelola transaksi pi (acc,pending) B.2 Manager mencetak laporan PI

B.3 Manager mencetak laporan PO Halaman Admin Gudang : C.1 Admin mengelola transaksi PO C.2 Admin mencetak laporanPO C.3 Admin mencetak laporan PI Halaman supplier :

D.1 Supplier melakukan login

D.2 Supplier mengelola data barang supplier D.3 Supplier megelola pemesanan PO D.4 Supplier mencetak laporan PO

(5)

A. Use Case Diagram

Diagram use case digunakan untuk mendeskripsikan apa yang seharusnya dilakukan oleh sistem. Diagram use case menyediakan cara mendeskripsikan pandangan eksternal terhadap system dan interaksi-interaksinya terhadap dunia luar. Dengan cara ini diagram use case menggantikan diagram konteks pada pendekatan konvensional. Berikut ini merupakan desain usulan Diagram Use Case Purchase Order.

(6)

Gambar 1

(7)

Deskripsi Use Case Diagram Halaman Admin purchasing:

Table I

Deskripsi Use Case Diagram Menu Halaman admin purchasing

Use Case Name Halaman Login Admin

Requirements A1-A9

Goal Admin dapat mengelola data master,

yaitu: data barang, data admin, data

supplier, data customer, mengelola PI,

mengelola PO, dapat mencetak laporan PI, dapat mencetak laporan PO

Pre-conditions Admin telah login

Post-conditions Admin berhasil mengelola seluruh data

master atau menu admin pada website

Failed end conditions Jika admin salah memasukkan

username dan password

Primary Actors Admin

Main Flow / Basic Path A.1 Admin melakukan login

A.2 Admin mengelola data barang A.3 Admin mengelola data admin A.4 Admin mengelola data suplier A.5 Admin mengelola data customer A.6 Admin mengelola PO

A.7 Admin mengelola PI

A.8 Admin mencetak laporan PO A.9 Admin mencetak laporan PI

(8)

2. Use Case Diagram Halaman Manager

Gambar 2

Use Case Diagram Menu Halaman Admin Manager

Deskripsi use case diagram halaman login Manager : Tabel 2.

Deskripsi Use Case Diagram Halaman Login Manager

Use Case Name Halaman Login Manager

Requirements B1-B3

Goal Manager dapat mengelola transaksi PI, lihat

laporan PI dan laporan PO

Pre-conditions Manager telah login

Post-conditions Manager berhasil mengelola seluruh menu Manager pada website

Failed end conditions

Jika Manager salah memasukkan username dan password

Primary Actors Manager Main Flow /

Basic Path

1. Manager dapat melakukan login 2. Manager dapat mengelola data PI

3. Manager memilih laporan PI menentukan periode yang akan dilihat

4. Sistem akan menampilkan laporan PI sesuai periode yang ditentukan

(9)

5. Manager langsung melakukan pencarian tanpa menentukan periode

6. Sistem akan menampilkan laporan PIsecara keseluruhan

7. Manager memilih laporan PO menentukan periode yang akandilihat

8. Sistem akan menampilkan laporan PO sesuai periode yang ditentukan

9. Manager langsung melakukan pencarian tanpa menentukan periode

10. Sistem akan menampilkan laporan PO secara keseluruhan

3. Use Case Diagram Halaman Admin Gudang

Gambar 3

(10)

Deskripsi use case diagram halaman login admin gudang : Tabel 3.

Deskripsi Use Case Diagram Halaman Login Admin Gudang

Use Case Name

Halaman Login Admin Gudang Requirements C1-C3

Goal Admin gudang dapat mengelola transaksi PO

Pemesanan, laporan PI dan PO

Pre-conditions Admin gudang telah login

Post-conditions Admin gudang berhasil mengelola seluruh menu

pemesanan PO pada website

Jika Admin gudang salah memasukan username dan password

Primary Actors Admin gudang Main Flow /

Basic Path

1. Admin gudang dapat melakukan login

2. Admin gudang dapat mengelola data pemesanan PO

3. Admin gudang memilih laporan PO menentukan periode yang akan dilihat

4. Sistem akan menampilkan laporan PO sesuai periode yang ditentukan

5. Admin gudang langsung melakukan pencarian tanpa menentukan periode

6. Sistem akan menampilkan laporan PI secara keseluruhan

7. Admin gudang memilih laporan PI menentukan periode yang akan dilihat

8. Sistem akan menampilkan laporan PI sesuai periode yang ditentukan

9. Admin gudang langsung melakukan pencarian tanpa menentukan periode

10. Sistem akan menampilkan laporan PI secara keseluruhan

(11)

4. Use Case diagram Halaman Supplier

Gambar .4

Use Case Diagram Menu Halaman Admin Supplier Deskripsi use case diagram halaman login admin supplier :

Tabel .4.

Deskripsi Use Case Diagram Halaman Login Admin Supplier

Use Case Name Halaman Login Admin Supplier

Requirements D1-D4

Goal Admin dapat mengelola data master,

yaitu: data barang supplier, data pemesanan PO, mencetak laporan PO

Pre-conditions Admin supplier telah login

Post-conditions Admin supplier berhasil mengelola seluruh data master atau menu admin pada website

Jika admin supplier salah memasukkan username dan password

Primary Actors Admin supplier

Main Flow / Basic Path

1. Admin supplier melakukan login 2. Admin supplier mengelola data

barang supplier

3. Admin supplier mengelola data pemesanan PO

4. Admin Supplier mencetak laporan PO

(12)

User Interface

Berikut adalah tampilan sistem informasi purchase order berbasis web dari program yang diusulkan:

1. Tampilan Admin Login

Gambar 5. Tampilan Login Admin

2. Tampilan Tambah Barang

Gambar 6.

(13)

3. Tampilan Tambah Admin

Gambar 7.

Tampilan Tambah Admin 4. Tampilan Tambah Supplier

Gambar 8.

(14)

5. Tampilan Tambah Customer

Gambar 9.

Tampilan Tambah Customer 6. Tampilan Tambah PI

Gambar 10. Tampilan Tambah PI

(15)

7. Tampilan Tambah PO Gambar 11. Tampilan Tambah PO 8. Tampilan Cetak PI Gambar PI 12. Tampilan Tambah PI 9. Tampilan Cetak PO

(16)

Gambar 13. Tampilan Cetak PO 10. Tampilan Konfirmasi PI Gambar 14. Konfirmasi PI

(17)

11. Tampilan Konfirmasi Barang Terkirim

Gambar 15.

Konfirmasi Pemesana Barang Terkirim 12. Tampilan Tambah Barang Supplier

Gambar 16. Tambah Barang Supplier

(18)

13. Tampilan Konfirmasi Barang Supplier

Gambar 17

Konfirmasi Barang Supplier

II. Perangkat Keras dan Perangkat Lunak yang dibutuhkan Tabel 5

Spesifikasi Hardware dan Software

Kebutuhan Keterangan

Sistem Operasi : Windows 7

Processor : Core i3, 1.70 ghz

RAM : 4 GB

Harddisk : 600 GB

CD-ROM : 52x

Monitor : 14"

Keyboard : Standar

Printer : Laser Jet

Mouse : Standard

Browser : Chrome

Software : Php MyAdmin, Xampp, Sublime Text 3

Software Architecture A. Component Diagram

(19)

Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti

lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di antaranya, komponen piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi source code maupun binary code, baik library maupun

executable, baik yang muncul pada compile time, link time, maupun run time. Komponen

dapat juga berupa interface, yaitu kumpulan layanan yang disediakan sebuah komponen untuk komponen lain. berikut gambar diagramnya.

Gambar 18

Component Diagram Sistem Informasi Purchase Order

B. Deployment Diagram

Diagram deployment mewakili pandangan pengembangan sistem sehingga hanya akan ada satu diagram deployment untuk satu sistem. Diagram deployment terdiri dari node dan node merupakan perangkat keras fisik yang digunakan untuk menyebarkan aplikasi. Tiap node pada diagram deployment mewakili satu unit komputasi sistem yang dalam banyak hal merupakan bagian dari perangkat keras, berikut gambar diagramnya.

(20)

Gambar I9.

Deployment Diagram Sistem Informasi Purchase Order

III. Lampiran Program yang diperlukan

Berikut adalah skript program dari form Transaksi

A. Transaksi PI

<div class="span12"> <h3 class="page-title"> Tampil PI

</h3></div>

</div> <div class="row-fluid">

<div class="row-fluid"> <div class="col-md-12"> <?php

(21)

if ($_SESSION['level']==1) { ?>

<a href="page.php?p=tbhpi"><button class="btn btn-primary"><span class="fa icon-pencil"></span> Tambah Perfoma invoice</button></a>

<?php

}elseif ($_SESSION['level']==2) {} ?>

</div> </div>

</div><br> <div class="widget green">

</div>

<th>No Peforma Invoice</th>

<th class="hidden phone">Tanggal</th> <th class="hidden-phone">Customer</th> <th class="hidden-phone">Status</th> <th class="hidden-phone">Aksi</th> </tr> </thead> <tbody> <?php$no=0

;$query_rs_datatables = "SELECT pi.tgl_pi,kode_pi,status,customer.nama_customer from pi,customer where pi.kode_customer=customer.kode_customer";

$rs_datatables = mysql_query($query_rs_datatables) or die(mysql_error());while ($row_rs_datatables = mysql_fetch_array($rs_datatables)) {

$no++; ?>

<td><?php echo $row_rs_datatables['nama_customer']; ?></td> <td><label><?php echo $row_rs_datatables['status']; ?></label></td> <?php

(22)

</button></a></td>

<?php}elseif ($_SESSION['level']==2) { ?>

<button data-toggle="dropdown" class="btn dropdown-toggle btn-primary"> Aksi <span class="caret"></span></button

<li><a href="page.php?p=tplpi&id=pending&param=<?php echo $row_rs_datatables['kode_pi']; ?>" name="pending">Pending</a></li>

<li><a href="page.php?p=tplpi&id=acc&param=<?php echo $row_rs_datatables['kode_pi']; ?>" name="acc">Acc</a></li> </ul> </div></td> <?ph } ?> </tr> <?php } ?> </tbody> </table> <?php $data=$_GET['id']; $param=$_GET['param'];

if ($data==pending) {$simpan = mysql_query("UPDATE pi SET status='$data' WHERE kode_pi='$param'") or die(mysql_error()); ?> <script language="javascript"> alert('Berhasil Di Ubah');document.location="page.php?p=tplpi" </script> <?php }elseif ($data==acc) {

$simpan = mysql_query("UPDATE pi SET status='$data' WHERE kode_pi='$param'") or die(mysql_error());

?>

(23)

</script> <?php } ?> <?php $tahun = date("Y"); $tanggal=date("Y-m-d");

$carikode = mysql_query("select max(kode_pi) from pi") or die (mysql_error()); $datakode = mysql_fetch_array($carikode);

if ($datakode) { $nilaikode = substr($datakode[0], 4); $nilaikode ( int )$kode = (int) $nilaikode;

$kode = $kode + 1;

$kode$hasilkode = $tahun.str_pad($kode, 3, "0", STR_PAD_LEFT); } else {$hasilkode = "1";}

$cek = mysql_num_rows(mysql_query("SELECT * FROM tmppi")); ?>

<div class="container-fluid"> <div class="row-fluid"> <div class="span12"> <h3 class="page-title"> Tambah pi </h3><!-- </div>

</div> <div class="row-fluid">

</div>

<label class="control-label" >No.Performa Invoice</label> <div class="controls controls-row">

<input type="text" name="kodeaa" class="input-block-level span12" placeholder="" value="<?php

echo $hasilkode ?>" name="" readonly="readonly"> </div>

</div> </div>

(24)

<input type="text" class="input-block-level" name="tanggal" value="<?php echo $tanggal; ?>"

placeholder="" name="" readonly="readonly"> </div> </div> </div> <?php if ($cek==0) { }else {?> <div class="span3">

<div class="control-group"><label class="control-label" >Customer</label>

<option value="">Pilih Customer</option> <?php

$query = "select * from customer"; $hasil = mysql_query($query);

$jsArray = "var prdName = new Array();\n"; $a = "var a = new Array();\n";

while ($row = mysql_fetch_array($hasil)) { ?>

<button class="btn btn-primary" type="submit" name="proses">Proses Performa Invoice</button> </div> </div> </div> <?php } ?> </div> </form>

<form class="form-vertical" method="post" action="page.php?p=prosespi"> <div class="row-fluid"><div class="span2"><div class="control-group"> <label class="control-label" >Nama Barang</label>

<div class="controls controls-row"><select class="span12 chzn-select" name="kode_barang" onchange="changeValue(this.value)"

(25)

<option value="">Pilih Barang</option <?php

$query = "select * from barang";$hasil = mysql_query($query);$jsArray = "var prdName = new Array();\n";

$a = "var a = new Array();\n";

while ($row = mysql_fetch_array($hasil)) { ?>

<?php

$jsArray .= "prdName['" . $row['id_barang'] . "'] = {name:'" . addslashes($row['packing']) . "'};\n"; } ?> </select> </div> </div> </div> <script type="text/javascript"> <?php echo $jsArray; ?> function changeValue(id){ document.getElementById('nama').value = prdName[id].name; document.getElementById('id').value = prdName[id].desc; }; </script> <div class="span2"> <div class="control-group">

<label class="control-label" >Packing</label> <div class="controls controls-row">

<input type="text" name="Qty" class="input-block-level" placeholder="Qty" required=""> </div> </div> </div> <div class="span2"> <div class="control-group"> <label class="control-label">Harga</label> <div class="controls controls-row">

</div> </div>

(26)

</div>

<button class="btn btn-primary" type="submit" name="simpan">Simpan</button> </div> </div> </div> </div> </form>  </div> </div>

<div class="widget green">

</div>

<table class="table table-striped table-bordered" id="sample_1"> <thead> <tr> <th>No</th> <th>Nama Barang</th> <th class="hidden-phone">Packing</th> <th class="hidden-phone">Qty</th> <th class="hidden-phone">harga</th> <th class="hidden-phone">Total</th> <th class="hidden-phone">Aksi</th> </tr> </thead> <tbody> <?php $no=0; $query_rs_datatables="SELECTbarang.nama_barang,tmppi.packing,id_tmp,Qty,harga from barang,tmppi where barang.id_barang=tmppi.id_barang";

$rs_datatables = mysql_query($query_rs_datatables) or die(mysql_error()); while ($row_rs_datatables = mysql_fetch_array($rs_datatables)) {

(27)

$no++; ?> <tr class="odd gradeX"> <td><?php echo $no; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['nama_barang']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['packing']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['Qty']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['harga']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['Qty']*$row_rs_datatables['harga'] ?></td> <td><a href="page.php?p=prosespi&id=<?= $row_rs_datatables ['id_tmp'];?>"> <button type="button" title="Hapus" class="btn btn-danger btn-circle" onclick="return confirm('Yakin Akan di Hapus!!!');"><i class="fa icon-trash"></i>

</button></a></td> </tr>

<?php } ?> </tbody> </table>

</div> </div> </div> B. Transaksi PO ?php $tahun = date("Y"); $tanggal=date("Y-m-d");

$carikode = mysql_query("select max(kode_po) from po") or die (mysql_error()); $datakode = mysql_fetch_array($carikode);

if ($datakode) {

$nilaikode = substr($datakode[0], 4); $kode = (int) $nilaikode;

$kode = $kode + 1;

$hasilkode ="PO".str_pad($kode, 4, "0", STR_PAD_LEFT); } else

{$hasilkode = "1";}

$cek = mysql_num_rows(mysql_query("SELECT * FROM tmppi")); ?> <div class="container-fluid"> <div class="row-fluid"> <div class="span12"> <h3 class="page-title"> FORM PEMBUATAN PO </h3> <div class="container-fluid"> <div class="row-fluid"> <div class="span12"> <h3 class="page-title"> FORM PEMBUATAN PO </h3> </div>

(28)

</div>

</div>

<table class="table table-striped table-bordered" id="sample_1"> <thead> <tr> <th>No</th> <th>Nama Suplier</th> <th>Nama barang</th> <th class="hidden-phone">Packing </th> <th class="hidden-phone">Tanggal</th> <th class="hidden-phone">Harga Ctn/incppn</th> <th class="hidden-phone">Jumlah Beli</th> <th class="hidden-phone">Aksi</th> </tr> </thead> <tbody> <?php $id=$_SESSION['id_suplier']; $no=0; $query_rs_datatables="SELECTcek_barang.id_cekbarang,tgl_barang,Qty,harga,barang.nama _barang,packing,suplier.nama_suplier from cek_barang,barang,suplier where

cek_barang.id_barang = barang.id_barang and cek_barang.id_suplier = suplier.id_suplier"; $rs_datatables = mysql_query($query_rs_datatables) or die(mysql_error());

while ($row_rs_datatables = mysql_fetch_array($rs_datatables)) { $no++; ?> <tr class="odd gradeX"> <td><?php echo $no; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['nama_suplier']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['nama_barang']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['packing']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['tgl_barang']; ?></td> <td><?php echo $row_rs_datatables['harga']; ?></td>

(29)

</td>

<td><button type="submit" class="btn btn-danger btn-circle" name="pilih">Pilih </button></form></td> </tr> <?php } ?> </tbody> </table> </div> </div>

</div>

<tr>

<th>No Purchase Order</th>

<th class="hidden-phone">Tanggal</th> <th class="hidden-phone">Aksi</th> </tr> </thead> <tbody> <?php $no=0;

$query_rs_datatables = "SELECT *FROM po";

$rs_datatables = mysql_query($query_rs_datatables) or die(mysql_error()); while ($row_rs_datatables = mysql_fetch_array($rs_datatables)) {

$no++; ?>

<td><?php echo $row_rs_datatables['tgl_po']; ?></td> <?php

(30)

<?php

}elseif ($_SESSION['level']==2) { ?>

<td><a href="page.php?p=edtpo&id=<?= $row_rs_datatables ['kode_po'];?>"><button type="button" title="Edit" class="btn btn-primary btn-circle">cek</button></a></td> <?php

}elseif ($_SESSION['level']==3) { ?>

<li><a href="page.php?p=tplpo&id=pending&param=<?php echo $row_rs_datatables['kode_po']; ?>" name="pending">Pending</a></li>

<li><a href="page.php?p=tplpo&id=acc&param=<?php echo $row_rs_datatables['kode_po']; ?>" name="acc">Acc</a></li> </ul> </div></td> <?php } ?> </tr> <?php } ?> </tbody> </table> <?php $data=$_GET['id']; $param=$_GET['param']; if ($data==pending) {

$simpan = mysql_query("UPDATE po SET status='$data' WHERE kode_po='$param'") or die(mysql_error()); ?> <script language="javascript"> alert('Berhasil Di Ubah'); document.location="page.php?p=tplpo"; </script> <?php }elseif ($data==acc) {

$simpan = mysql_query("UPDATE po SET status='$data' WHERE kode_po='$param'") or die(mysql_error()); ?> <script language="javascript"> alert('Berhasil Di Ubah'); document.location="page.php?p=tplpo"; </script> <?php }

(31)

?> </form>  </div> </div> </div>thyju

IV Tim Pembuat Aplikasi

Penanggung Jawab Aplikasi : Imron, M.Kom Anggota Tim : Sumanto, M.Kom

M. Sinta Nurhayati, M. Kom Sefrika, M. Kom

Sulistiyah, M. Kom Jenie Sundari, M.Kom Noer Azni Septiani, M. Kom

Eka Wulansari Friedayanthie, M. Kom

V, Penutup

Demikian yang dapat kami paparkan mengenai materi buku panduan penggunaan yang menjadi pokok bahasan dalam buku ini, jika ada yang ingin ditanyakan silakan menghubungi melalui email imron.imr@bsi.ac.id

Penyusun banyak berharap buku ini selain berguna setelah di berikan HAKI, penyusun sangat berharap dapat memberikan kritik dan saran yang membangun demi kesempurnan buku dikesempatan - kesempatan berikut nya. Semoga buku ini berguna bagi penyusun dan khususnya PT. Intradita Prosimpex Jakarta sebagai mitra kami yang telah mempercayakan kami untuk membuat aplikasi ini berjalan sesuai rencana.