RANCANGAN SISTEM USULAN. Berbasis Web. Aplikasi Berbasis Web adalah sebuah aplikasi yang memungkinkan

(1)

45

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Dari beberapa masalah yang telah dijelaskan pada sistem berjalan. Dengan itu penulis membuat sistem usulan dengan menggunakan Sistem Aplikasi Berbasis Web. Aplikasi Berbasis Web adalah sebuah aplikasi yang memungkinkan para pengguna dapat menggunakannya dimanapun dia berada melalui website yang telah disediakan. Dengan menggunakan aplikasi berbasis web ini, kita dapat lebih mudah melakukan berbagai macam aktifitas.

Aplikasi web merupakan sebuah aplikasi yang menggunakan teknologi browser untuk menjalankan aplikasi dan diakses melalui jaringan komputer.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Setelah memahami permasalahan dan pemecahan masalah pada prosedur yang sedang berjalan tersebut, maka prosedur sistem usulannya adalah sebagai berikut :

1. Input PO

Admin terlebih dahulu melakukan login kemudian masuk ke halaman Vendor dan masuk ke menu “Data Barang” untuk melihat stock alat ukur, spesifikasi yang tersedia beserta harganya. Setelah menemukan barang yang akan dibeli dan menemukan harga yang cocok Admin kemudian memilih beberapa barang yang akan dibeli dan menyimpannya kedalam menu Data List Barang.

Yang kemudian dikembalikan lagi ke Vendor.

(2)

2. Pengajuan PO

Setelah masuk ke dalam Data List Barang kemudian Admin meneruskan kedalam menu PO. Dan mengajukan PO tersebut ke Manager, hingga keluar Data PO ACC yang selesai dibuat. Admin segera meneruskan PO tersebut ke Vendor dan menyimpannya di File PO.

3. Pemesanan Barang

Admin segera mengapply PO ACC ke menu “Apply PO” yang dimiliki oleh Vendor. Kemudian Vendor memproses pesanan tersebut.

4. Penerimaan Barang

Vendor mengirimkan Surat Jalan dan Invoice kepada menu Admin. Apabila barang telah diterima, Admin segera memeriksa barang sesuai dengan Surat Jalan yang dikirimkan oleh Vendor. Setelah pengecekan selesai Admin mengarsipkan Surat Jalan di file Surat Jalan dan segera mengkonfirmasi penerimaan barang. Tidak lupa Invoice juga segera dimasukkan kedalam file Invoice. Kemudian melanjutkan ke menu Pembayaran hingga keluar bukti pembayaran untuk dikirimkan kepada Vendor dan menyimpannya di file bukti pembayaran.

5. Laporan

Admin segera membuat laporan melalui file PO dan file bukti pembayaran kemudian mengupload di menu “Laporan” yang kemudian akan di teruskan kepada Manager sebagai laporan pembelian barang dan bukti pembayaran.

(3)

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan A. Diagram Konteks Sistem Usulan

Admin

Vendor

Manager 0

Sistem Pembelian Alat Ukur Pada Departemen Injection dan Extrusion di PT Nipro

Indonesia Jaya

Data Barang

Data List Barang Data List

Barang Data PO

Data PO ACC

SJ

Bukti Pembayaran Invoice Invoice

Bukti Pembayaran

Data PO Data PO

ACC Lap. Bukti Pembayaran SJ

Data Barang

Gambar IV.1. Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan :

PO = Purchase Order SJ = Surat Jalan

(4)

B. Diagram Nol Sistem Usulan

1

Input PO

2

Pengajuan PO

3

Pemesanan Barang

4

Penerimaan Barang

5

Laporan

Admin Manager

Vendor Data

Barang Data List

Barang

Data List Barang

Data PO Data PO

Data PO ACC Data PO ACC

SJ SJ

Invoice Invoice

Bukti Pembayaran Bukti

Pembayaran D1 File PO

D2 File SJ

D3 File Invoice

D4 File Bukti Pembayaran

SJ

Invoice

BP

Lap. Pembelian Barang

Lap. Pembayaran Data PO

Data PO

Gambar IV.2. Diagram Nol Sistem Usulan Keterangan :

PO = Purchase Order SJ = Surat Jalan

(5)

C. Diagram Detail Sistem Usulan

1.1

Penerimaan BarangMendapatkan SJ SJ

D2 File SJ SJ

1.2

Pengecekan

SJ Record SJ D5 Record SJ

SJ

Gambar IV.3. Diagram Detail Sistem Usulan

Keterangan : SJ = Surat Jalan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Dalam sistem pembelian alat ukur pada Departemen Injection dan Extrusion di PT Nipro Indonesia Jaya menggunakan kamus data dokumen masukan dan dokumen keluaran, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Dokumen Masukkan

a. Nama arus data : Purchase Order

Alias : PO

Bentuk data : PDF dan Cetakan Monitor

Arus data : Proses 1 – Admin – Proses 2 – Manager – Proses 3 – Vendor – File PO

Penjelasan : Untuk pembelian barang

(6)

Periode : Setiap pembelian barang Volume : Rata-rata 2 halaman Struktur data : Header + Isi + Footer

Header = No PO + Alamat Vendor + Tanggal Pembelian

Isi = 1 {Nama barang + Qty + Unit price + Total price + Sub Total}

Footer = Prepared + Approved + Alamat Nipro 2. Dokumen Keluaran

a. Nama arus data : Surat Jalan

Alias : SJ

Arus data : Vendor – Proses 4 – Admin – File SJ Penjelasan : Untuk lampiran pengiriman barang Periode : Setiap pembelian barang dilakukan Volume : satu halaman

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header = Alamat vendor + No Pemesanan + Perusahaan yang dituju + Alamat Customer + Tanggal

Isi = 1 {Jumlah barang + Jenis barang + Keterangan}

Footer = Tanda tangan gudang vendor + Penerima

(7)

b. Nama arus data : Invoice

Alias : -

Arus data : Vendor – Proses 4 – Admin – File Invoice Penjelasan : Untuk penagihan

Periode : Setiap pembelian barang dilakukan Volume : Rata-rata 2 halaman

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header = Alamat vendor + Alamat Admin + Tanggal

Isi = 1 {No Pemesanan}

Footer = Manager Vendor

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan 4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang

Sumber : Admin

Tujuan : Vendor dan Manager Media : PDF dan cetak monitor Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap pembelian barang Bentuk : Lampiran C-1

(8)

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran 1. Nama dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai lampiran pengiriman barang Sumber : Vendor

Tujuan : Admin

Media : Kertas cetakan Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada pengiriman barang Bentuk : Lampiran D-1

2. Nama dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai penagihan Sumber : Vendor

Tujuan : Admin

Media : PDF dan cetakan monitor Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap ada pemesanan barang Bentuk : Lampiran B-3

(9)

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Admin Inj melakukan Pemesanan memiliki

Barang memiliki

Detail Pemesanan

Spesifikasi memiliki

memiliki

Slip

1 1 1

m m

1 1

m 1

m Id_admin

Nama Password

Tgl_lahir No_telp

Kd_barang Nama_barang

Harga_satuan

Id_vendor No_pemesanan

Tgl_pemesanan No_PO

Id_admin

Id_vendor

Alamat_tujuan Alamat_pengirim

No_pemesanan

Nama_Barang

Keterangan Kd_barang Total_harga

Kd_barang

Detail_pemesanan No_pemesanan

Gambar IV.4. Entity Relationship Diagram

4.5.4. Logical Record Structure

Admin Injection Id_admin*

Nama Password Tgl_lahir Alamat No_telp

Pemesanan No_pemesanan*

Tgl_pemesanan No_PO Id_admin**

Id_vendor Alamat_pengirim Alamat_tujuan

Barang No_Pemesanan**

Kd_barang*

Nama_barang Id_vendor Harga_satuan

Detail_Pemesanan No_pemesanan**

Nama_barang Total_harga

Spesifikasi Kd_barang**

Nama_barang Keterangan

Slip Kd_barang**

Detail_pemesanan 1

1 1 1

m m

1 1

m

Gambar IV.5. Logical Record Structure

(10)

4.5.5. Spesifikasi File

1. File Admin Injection

Nama file : File Admin Injection

Akronim : Admin

Fungsi : Sebagai pengguna untuk melakukan pemesanan barang

Tipe : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random

Media : Hard Disk

Panjang record : 93 byte Kunci field : Id_admin Software : MySql

Tabel IV.1. Spesifikasi File Admin Injection

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan 1 Id Admin Id_admin Varchar 10 Primary Key

2 Nama Admin Nama Varchar 20

3 Password Password Varchar 8

4 Tanggal Lahir Ttl Date

5 Alamat Alamat Varchar 40

6 No Telepon No_telp Int 15

2. File Pemesanan

Nama file : File Pemesanan Akronim : Pemesanan

Fungsi : Sebagai data pemesanan barang Tipe : File Master

(11)

Media : Hard Disk

Panjang record : 106 byte Kunci field : No_pemesanan Software : MySql

Tabel IV.2. Spesifikasi File Pemesanan

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan 1 Nomor pemesanan No_pemesanan Varchar 8 Primary Key 2 Tanggal pemesanan Tgl_pemesanan Date 10

3 Nomor PO No_PO Varchar 8

4 Id admin Id_admin Varchar 10 Foreign Key

5 Id vendor Id_vendor Varchar 10

6 Alamat pengirim Alamat_pengirim Varchar 40 7 Alamat tujuan Alamat_tujuan Varchar 40

3. File Barang

Nama file : File Barang Akronim : Barang

Fungsi : Sebagai daftar barang Tipe : File Master

Media : Hard Disk

Panjang record : 78 byte Kunci field : kd_barang Software : MySql

(12)

Tabel IV.3. Spesifikasi File Production Order

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan 1 Nomor pemesanan No_pemesanan Varchar 8 Foreign Key 2 Kode barang Kd_barang Varchar 5 Primary Key 3 Nama barang Nama_barang Varchar 35

4 Id vendor Id_vendor Varchar 10 5 Harga satuan Harga_satuan Int 20

4. File Detail Pemesanan

Nama file : File Detail Pemesanan Akronim : Detail_Pemesanan

Fungsi : Sebagai daftar detail barang Tipe : File Master

Media : Hard Disk

Panjang record : 63 byte

Kunci field : No_pemesanan Software : MySql

Tabel IV.4. Spesifikasi Detail Pemesanan

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan 1 Nomor pemesanan No_pemesanan Varchar 8 Foreign Key 2 Nama barang Nama_barang Varchar 35

3 Total harga Total_harga Int 20

5. File Spesifikasi

Nama file : File Spesifikasi Akronim : Spesifikasi

(13)

Fungsi : Untuk detail spesifikasi barang Tipe : File Master

Media : Hard Disk

Panjang record : 45 byte Kunci field : Kd_barang Software : MySql

Tabel IV.5. Spesifikasi File Spesifikasi

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan 1 Kode barang Kd_barang Varchar 5 Foreign Key 2 Nama barang Nama_barang Varchar 20

3 Keterangan Keterangan Varchar 20

6. File Slip

Nama file : File Slip Akronim : Slip

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang Tipe : File Master

Media : Hard Disk

Panjang record : 25 byte Kunci field : Kd_barang Software : MySql

(14)

Tabel IV.6. Spesifikasi File Slip

No Elemen Data Nama Field Tipe Size Keterangan

1 Kode Barang Kd_barang Varchar 5 Foreign

Key 2 Detail barang Detail_barang Varchar 20

1.5.6. Struktur Kode

Kode-kode ini dibuat untuk mempermudah dalam pemprosesan dan pencarian data. Berikut ini dijabarkan tentang elemen data yang dijadikan sebagai struktur kode pada perancangan sistem pembelian alat ukur QC pada departemen injection di PT. Nipro Indonesia Jaya.

1. Struktur Kode Barang

S P G 1 5 0 8 0 0 1

Inisial Barang

Ukuran Barang

No Urut Barang

Keterangan :

SPG : Nama Alat Ukur yaitu Steel Pin Gauge 1508 : Ukuran Alat Ukur yaitu 15.08mm 001 : No urut barang yaitu 1

2. Struktur Kode PO

0 3 1 7 C M S 0 2 3

Bulan dan Tahun

Nama Perusahaan

No Urut PO

Keterangan :

0317 : 09 Bulan Maret 17 tahun 2017

(15)

CMS : Nama Perusahaannya yaitu Creative Mitra Selaras Indonesia 23 : No Urut PO yaitu 23

4.5.6. Spesifikasi Program

Struktur Navigasi yaitu alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang menggambarkan secara garis besar isi dari seluruh situs web dan menggambarkan bagaimana hubungan antara isi-isi tersebut.

1. Struktur Navigasi Admin Injection

Login

Admin Manager Production

Order Pembayaran

Vendor Laporan Logout

Gambar IV.6. Struktur Navigasi Admin Injection 2. Struktur Navigasi Vendor

Login

Vendor Pemesanan Barang Pembayaran Pemgiriman Logout

Gambar IV.7. Struktur Navigasi Vendor 3. Struktur Navigasi Manager

Login

Manager Production

Order Laporan Logout

Gambar IV.8. Struktur Navigasi Manager

(16)

Tahap selanjutnya setelah membuat spesifikasi program adalah membuat suatu rancangan program yang dibutuhkan sistem usulan yaitu sebagai berikut : a. Nama Program : Program Login

Akronim : login.php

Fungsi : Untuk masuk ke menu utama yaitu : 1. Menu Admin Injection

2. Menu Vendor 3. Menu Manager Bahasa Pemograman : PHP

Bentuk Program : Lampiran E-1 Proses Program : 1. Buka Login

3. Masukkan Nama Pengguna dan Password sesuai user yang ingin digunakan

b. Nama Program : Program Dashboard Akronim : dashboard.php

Fungsi : Untuk menyimpan artikel, foto atau video pada setiap user

Bahasa Pemograman : PHP

Bentuk Program : Lampiran E-2

Proses Program : 1. Pilih dashboard ketika telah masuk login c. Nama Program : Program Admin Injection

Akronim : admin.php

Fungsi : Untuk masuk ke menu : 1. Menu Admin Injection

(17)

2. Menu Vendor 3. Menu Manager 4. Untuk membuat PO

5. Untuk melakukan transaksi pembayaran 6. Untuk membuat laporan

Bentuk Program : Lampiran E-3 Proses Program : 1. Buka Login

2. Masukkan Nama Pengguna dan Password Admin Inejction

3. Masuk ke menu Vendor, click “Apply PO”

untuk melakukan pembelian barang

4. Masuk ke menu PO dan click “Create PO”

untuk melakukan pembuatan PO

5. Masuk ke menu pembayaran, pilih metode pembayar dan masukan jumlah pembayaran dan rekening tujuan.

d. Nama Program : Program Manager Akronim : manager.php

Fungsi : Untuk merelease PO yang dibuat oleh admin agar dapat segera diteruskan ke Vendor

(18)

Proses Program : Login terlebih dahulu. Kemudian click menu

“Production Order”. Pilih PO yang masuk dan pilih “Released”

e. Nama Program : Program Vendor

Akronim : vendor.php

Fungsi : Untuk masuk ke menu : 1. Menu Pemesanan 2. Barang

3. Pengiriman 4. Pembayaran Bahasa Pemograman : PHP

Proses Program : 1. Masuk menu Login

2. Masuk menu pemesanan untuk mengecek dan memproses pemesanan yang masuk

3. Masuk ke menu pengiriman dan pilih menu nomor pemesanan untuk mengirim pesanan barang

4. Masuk ke menu pembayaran dan pilih menu data transfer untuk memastikan pembayaran dari customer

f. Nama Program : Program Production Order

Akronim : po.php

Fungsi : Untuk membuat PO

(19)

Proses Program : Masuk menu PO. Click menu “create PO”

g. Nama Program : Program Pemesanan Akronim : pemesanan.php

Fungsi : Untuk memproses pemesanan dari customer Bahasa Pemograman : PHP

Proses Program : Masuk ke menu pemesanan barang dan pilih PO yang belum di proses

h. Nama Program : Program Pembayaran Akronim : pembayaran.php

Fungsi : 1. Untuk memproses pembayaran di laman Admin 2. Untuk mengecek pembayaran di laman vendor Bahasa Pemograman : PHP

Proses Program : 1. Masuk ke menu pembayaran. Dan pilih menu proses pembayaran untuk melakukan pembayaran.

2. Masuk ke menu data pembayaran untuk mengecek pembayaran dari customer

i. Nama Program : Program Barang

Akronim : barang.php

Fungsi : 1. Untuk melihat data barang yang tersedia serta melihat spesifikasi barang

(20)

2. Untuk mengupdate barang Bahasa Pemograman : PHP

Proses Program : Masuk ke menu barang untuk melihat barang dan click link spesifikasi untuk melihat detail spesifikasi barang

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1. Umum

Sistem dapat dikatakan berhasil dalam penerapannya jika didukung dengan beberapa unsur antara lain adalah perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan pengguna (brainware). Unsur-unsur pendukung tersebut harus dengan spesifikasi yang akan diusul, untuk itu penulis akan menguraikan prasarana atau perangkat computer yang akan dibutuhkan untuk penerapan sistem yang akan diusulkan antara lain :

4.6.2. Perangkat keras a. Server

1. CPU

(a) Processor Intel, Pentium Core 2 Duo (b) RAM DDR2 4 GB

(c) Hard Disk 600 GB 2. Mouse

3. Keyboard

(21)

4. Monitor dengan resolusi layar 14 inch 5. Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps 6. Printer

b. Client 1) CPU

(a) Processor Intel, Pentium 4 (b) RAM DDR2 1 GB

(c) Hard Disk 20 GB 2) Mouse

3) Keyboard

4) Monitor dengan resolusi layar 14 inch 5) Koneksi internet dengan kecepatan 56 kbps 6) Printer

4.6.3. Perangkat Lunak 1. Server

a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti: Microsoft Windows atau Linux (Ubuntu, Fedora, dan lain-lain)

b. Aplikasi bundle web server seperti: Xampp, WampServer, php2triad yang terdiri dari beberapa komponen, diantaranya :

(1) Aplikasi Apache Server v2 (2) Aplikasi PHP Server v5 (3) Aplikasi MySQL Server v5 (4) Aplikasi phpMyAdmin v3

(22)

c. Aplikasi Web Browser seperti Mozilla Firefox, Opera, Safari, Internet Explorer, Google Chrome.

2. Client

a. Sistem operasi yang umum digunakan seperti : Microsoft Windows atau Linux (Ubuntu, Fedora, dan lain-lain).

b. Aplikasi Web Browser seperti Mozilla Firefox, Opera, Safari, Internet Explorer, Google Chrome.

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi sistem merupakan suatu rencana mengenai penerapan sistem atau rencana realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi akan dijelaskan langkah-langkah pengimplementasian sistem, sehingga dapat diketahui berapa lama waktu yang dibutuhkan sampai sistem tersebut dapat beroperasi.

1. Persiapan Data Awal

Persiapan data awal merupakan kegiatan pengumpulan data yang akan digunakan pada sistem usulan. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

2. Analisa

Sistem yang sudah ada dianalisa sehingga penulis mengetahui dimana letak kelemahannya yang nantinya pada sistem usulan dapat diperbaiki. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama dua minggu.

(23)

3. Desain Sistem

Penulis mendesain atau merancang sistem yang dibuat dalam sistem usulan.

Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

4. Desain Perangkat Lunak

Desain perangkat lunak ini dimana penulis mendesain gambaran dari perangkat lunak dengan menggunakan Dreamweaver. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

5. Pembuatan dan Tes Aplikasi Web

Pembuatan web yang dimaksud yaitu untuk mengolah data yang sudah ada pada MySql guna menghasilkan suatu informasi atau laporan. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu. Sedangkan tes web yaitu pengetesan web yang dilakukan yaitu selama tiga minggu.

6. Tes Sistem

Tes sistem merupakan kegiatan menguji kelayakan dari sistem usulan secara keseluruhan dan dilakukan oleh user atau pembuat web. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

7. Pelatihan

Pelatihan atau training calon user bertujuan agar calon user mengetahui prosedur kerja yang akan dijalankan dari sistem usulan maka perlu adanya pelatihan dan training. Selain itu tahap ini juga dimaksudkan agar calon user mengetahui cara kerja dan keunggulan sistem yang nantinya akan digunakan untuk menggantikan sistem yang lama. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

(24)

8. Pembuatan Buku Petunjuk

Usulan pada tahap ini akan dibuat suatu petunjuk operasi untuk menjalankan sistem usulan yang berisi prosedur kerja atau teknik pembuatan web beserta prosedurnya. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

9. Evaluasi dan Operasional

Evaluasi sistem usulan dilakukan setelah sistem usulan berjalan selama seminggu. Pada tahap ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

Tabel IV.7. Jadwal Implementasi

No Kegiatan

Waktu

Bulan I Bulan II Bulan III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan Data Awal

2 Analisa

3 Desain Sistem 4 Desain Perangkat Lunak 5 Pembuatan & Aplikasi Web 6 Tes Sistem 7 Pelatihan 8 Pembuatan Buku Petunjuk 9 Evaluasi & Operasional