SELAYANG PANDANG BAPSI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
2017
BAB I. PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang.
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) sebagai salah satu biro/unit kerja yang berdiri padabulan September 1994 (berdasar Kep. Mendikbud No. 0439/0/1992), memiliki cakupan tugas bidang Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi.
Biro berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 186/0/2002 tanggal 28 Oktober 2002 tentang Statuta Undip khususnya pasal 70 merupakan satuan pelaksanaan administrasi yang menyelenggarakan pelayanan teknis dan administratif di bidang administrasi akademik, administrasi keuangan, administrasi umum, administrasi kemahasiswaan, administrasi perencanaan dan sistem informasi.
Penetapan Undip sebagai PTN Berbadan Hukum sesuai PP No. 81 Tahun 2014 dengan masa transisi 2 tahun, Bapsi merasa perlu secara terus menerus meningkatkan kinerjanya . Dalam berkinerja harus mengakomodir beberapa kebijakan baik yg dari internal maupun kebijakan publik . Sesuai PP.No.52 tentang Statuta Undip,(Pasal 150) Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 149 ayat (2), Biro Administrasi Perencanaan, Riset dan Sistem Informasi menyelenggarakan fungsi:
• pelaksanaan administrasi perencanaan dan pengembangan kampus;
• Pelaksanaan administrasi pengembangan bisnis;
• pelaksanaan administrasi perencanaan akademik;
• pelaksanaan administrasi riset;
• pelaksanaan administrasi pengabdian kepada masyarakat; dan pelaksanaan sistem informasi.
I.2. STRUKTUR ORGANISASI BAPSI
BAPSI UNDIP dipimpin oleh Kepala Biro serta mengkoordinasikan dua bagian yaitu Bagian Sistem Informasi dan Bagian Perencanaan yang dipimpin oleh Kepala Bagian. Berikut dapat dilihat struktur Organisasi BAPSI.
BAB. II
Visi, Misi dan Tujuan BAPSI
Sesuai dengan fungsi BAPSI sebagai unit kerja pelayanan teknis dan administratif, maka rumusan visi BAPSI senantiasa sejalan dan mendukung visi Universita ( Undip menjadi Universitas Riset yang unggul pada tahun 2020).
Visi BAPSI adalah “Menjadi biro yang handal dan professional di bidang administrasi perencanaan , pengembangan dan sistem informasi guna mendukung terwujudnya Visi Universitas”
Misi BAPSI adalah :
1. melaksanakan administrasi perencanaan pengembangan kampus 2. melakanakan administrasi perencanaan akademik.
3. melaksanakan administrasi penyusunan sistem informasi manajemen Perguruan Tinggi terpadu termasuk infrastruktur dan jaringan
4. melaksanakan administrasi riset dan pengabdian kepada masyarakat 5. melaksanakan administrasi pengembangan komunikasi dan bisnis
kampus.
Tujuan BAPSI adalah :
1. tersusunnya administrasi perencanaan pengembangan akademik dan fisik serta komunikasi bisnis terpadu.
2. terwujudnya administrasi sistem perencanaan terpadu
4. tersajinya data/informasi yang akurat, cepat dan valid.
5. Tersusunnya evaluasi pelaporan pelaksanaan program kerja skala Universitas
Sasaran BAPSI adalah:
1. Meningkatnya kinerja sistem administrasi perencanaan pengembangan akademik dan fisik serta komunikasi bisnis terpadu.
2. Meningkatnya kualitas ( akurat, cepat dan valid ) dan kuantitas data serta terpadunya basis data untuk mendukung Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi(Tri Dharma dan Tata Kelola).
3. Meningkatnya kualitas dan kuantitas output administrasi sistem perencanaan dan sistem informasi terpadu sejalan dengan Kalender Kegiatan Tahunan Universitas.
4. Terpenuhinya indikator kinerja sesuai dengan evaluasi pelaporan pelaksanaan program kerja.
Kebijakan Program :
1. Menetapkan standar opersioanl pelaksanaan untuk kinerja administrasi perencanaan dan sistem informasi.
2. Menggunakan instrumen awal model PDPT /PDDIKTI untuk dikembangkan dalam pengelolaan data yang lebih luas menuju Pangkalan Data Undip yang terpadu dan terintegritas.
3. Menetapkan dan melaksanakan inventarisasi, seleksi dan sosialisasi jenis dan macam data output yang substansinya nya sejalan dengan Kalender Kegiatan Tahunan Universitas. 4. Menetapkan dan melaksanakan indikator kinerja setiap sub bagian dan bagian sesuai
BAPSI sebagai biro yang menyelenggarakan administrasi perencanaan dan sistem informasi, merupakan penanggung jawab utama dan pertama dari seluruh agenda kinerja kegiatan universitas. Kalender anggaran dimulai dari Januari dan diakhiri pada bulan Desember, sedangkan kalender akademik, contoh Tahun Akademik 2016/2017 :semester gasal diawali tanggal 15 Agustus 2016 dan diakhiri tanggal 2 Desembr 2016 , kemudian untuk awal semester genap Tahun Akademik 2016/2017 adalah 15 Februari 2016 dan diakhiri pada tanggal 2 Juni 2017 Universitas Diponegoro sebagai lembaga pendidikan tinggi kinerja kegiatannya harus mengakomodir kalender anggaran dan kalender akademik. Antara Kalender Anggaran dan Akademik mempunya awal dan akhir yang berbeda .
Kalender Anggaran diawali pada Tanggungjawab pertama dimulai dengan persiapan penyusunan Rencana Strategis (RENSTRA) , Arah Kebijakan Universitas (AKU) dan Rencana Operasional (RENOP) yang disajikan pada Rapat Kerja Tahunan (RAKERTA) dan dilanjutkan dengan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP).
Berdasarkan kegiatan induk tersebut, maka BAPSI bertugas menguraikannya dalam bentuk laporan-laporan, pelayanan data dan informasi untuk pimpinan maupun segenap sivitas akademika yang memerlukan data untuk kepentingan penelitian, pembuatan proposal, maupun penulisan skripsi mahasiswa. Data dan informasi tersebut dapat dikategorikan ke dalam 3 kategori besar yaitu Data Akademik, Data Ketenagaan, dan Data Sarana Prasarana. (data Tri Dharma Perguruan Tinggi dan Tata Kelola) Dalam bidang perencanaan dapat terlihat dari kegiatan-kegiatan BAPSI yang berkaitan erat dengan program pengembangan universitas diantaranya dalam Perencanaan Akademik (pembukaan Program Studi Baru) dan Perencanaan Fisik (pembangunan gedung pendidikan).
Selama beberapa tahun terakhir, BAPSI berupaya untuk terus meningkatkan kinerja agar dapat eksis menjalankan tugas dan fungsinya dalam mendukung kegiatan-kegiatan universitas, baik itu yang bersifat rutin tiap tahun anggaran maupun kegiatan-kegiatan insidental.
1. Penyusunan Renstra Undip
2. Penyusunan Arah Kebijakan/ Rencana Operasional Undip 3. Penyusunan Indikator Kinerja Undip
4. Administrasi Pengusulan Pembukaan Prodi/ Jurusan/Fakultas Baru 5. Administrasi Pengusulan Perubahan Nama Prodi/ Jurusan/ Fakultas.
6. Monitoring proses usulan pembukaan dan perkembangan Program Studi / Jurusan / Fakultas.
7. Penyusunan Data Prasarana Universitas
8. Penyusunan Rencana Umum Pengadaan Undip
9. Penyusunan Laporan Akuntabilitas Instansi Pemerintah (LAKIP) skala Undip 10. Kegiatan bidang pengembangan yang dikoordinir oleh PR IV
11. Laporan PD DIKTI per Tri wulan ( 1 semster 2 kali) 12. Administrasi dan Informasi ketenagaan
13. Informasi Kepakaran dosen
14. Informasi penyelenggaraan Rapat Kerja Tahunan (Rakerta) 15. Informasi Profil Mahasiswa Baru
16. Informasi Wisudawan tiap periode dan satu tahun akademik 17. Informasi mahasiswa dan lulusan
18. Informasi pelatihan penulisan artikel ilmiah 19. Informasi Mahasiswa Terdaftar
20. Informasi Data Alumni
21. Informasi kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi 22. Informasi Dies Natalis
23. Sistem informasi internal dan eksternal 24. Pengembangan teknologi informasi 25. Pemeliharaan Infrastruktur dan Jaringan 26. Informasi Universitas dalam angka 27. Informasi profile company ( soft copy)
BAB.III PENUTUP
III.1. KESIMPULAN
Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) adalah Biro yang relatif baru dibanding biro lainnya, memiliki cakupan tugas bidang Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi sesuai dengan KepMendikbud No.085/D/O/1998 yang berada dalam kedudukan sebagai terminal data dan informasi di tingkat Universitas, proses penyusunan perencanaan merupakan tindakan manajerial utama serta proses evaluasi guna melandasi keputusan pimpinan. Seiring perjalanan waktu, pada saat Pemerintah melalui PP No.81 tahun 2014 tentang Penetapan Universitas Diponegoro Universitas Diponegoro sebagai Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum, maka terbitlah Peraturan Rektor No.4 tahun 2016 tentang Struktur Organisasi Unsur-unsur di bawah Rektor.
BAPSI menjadi BAPRSI, dengan fungsi yang lebih luas guna mensinergikan dengan unit2 lain yang memiliki relevansi tugas pokok dan fungsi agar tidak terjadi tumpang tindih dalam berkinerja.
kaya fungsi. Agar Universitas Diponegoro dalam mengimplementasikan PTN Badan Hukum mengutamakan efisiensi dan efektifitas.
