Manajemen Pengetahuan pada Sistem ERP (2014)
Eka Ayu R
1, Fernalia
2, Giri Purnama
317 Maret 2014
(1)(2)(3)Program Keahlian Manajemen Informatika, Program Diploma, Institut Pertanian Bogor, Kampus Cilibende, Jl. Kumbang No.14 , Bogor 16151, Indonesia Tel: (0251)8329101, Fax: (0251)8348007, Email:
arkling_rima@yahoo.com, fernaliahalim@hotmail.com, hiroyuki.giri@gmail.com
Ringkasan
ERP merupakan sebuah sistem yang terintegrasi untuk mempermudah aktivitas dan fungsi-fungsi bisnis pada organisasi. ERM menyangkut kegiatan-kegiatan seperti: pengolahan data; pengolahan dan penggunaan informa-si; perancanaan; proses pengambilan keputuan; sharing data, informasi dan dokumen; pengamanan sistem yang mencakup enkripsi kata sandi pengguna, enkripsi data-data internal diberbagai divisi yang tidak dapat dilihat oleh divisi lainnya; interaksi individual maupun kelompok. Dewasa kini, ERP dipadukan dengan KMS dan teknologi informasi untuk memudahkan segala aktivitas menjadi lebih efektif dan efisein.
Kata Kunci: KMS, Knowledge Management System, Manajemen Pengetahuan, ERP, Enterprise Resource Planning, Enterprise Management System, ERM, DIKW, Teknologi Informasi
1
Pendahuluan
Beberapa dekade ini, sistem informasi merupakan sebuah sistem yang diperlukan dan menjadi sebuah tombak awal dari perkembangan organisasi yang lebih baik dan lebih terstruktur. Sejak awal pengenalan sistem informasi seki-tar tahun 1960-an, sistem informasi secara perlahan-lahan menggantikan aktivitas-aktivitas yang non-otomatisasi menjadi aktivitas yang terintegrasi dengan pengkomputisasian. Dalam pengimplementasiannya, sistem informasi ini dibentuk atas sub-sub sistem yang saling terintegrasi. Sub-sub sistem yang terintegrasi ini merupakan sebu-ah sub-sub sistem seperti KMS (Knowledge Management System) dan EMS (Enterprise Management System). (J3C212210)
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sistem informasi perusahaan yang digunakan untuk meng-koordinasikan semua sumber daya, informasi, dan aktifitas yang diperlukan dalam proses bisnis. Sistem ERP menyediakan perusahaan dengan perangkat lunak yang menggabungkan bidak fungsioanal dengan fokus pada proses-prosesnya. Sistem ERP menyediakan kemampuan pemrosesan transaksi yang menmbantu untuk meng-integrasikan sebuah sistem informasi perusahaan. Biasanya ERP berdasarkan pada sebuah database relasional. (J3C112060) ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia meru-pakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. (J3C112060)
Tujuan dari penulisan ini adalah membahas beberapa sistem manajemen pengetahuan perkembangan dengan penekanan khusus yang berpotensi meningkatkan peran penalaran berbasis kasus pada sistem manajemen penge-tahuan. (J3C112134)
2
Pemilihan Sistem ERP
Kebutuhan pengetahuan sistem infromasi untuk memfasilitasi pilihan sistem ERP digambarkan dalam Timberjack pilihan terbaru dari system ERP (Romanowe t al. 1998). Timberjack dihadapkan dengan berusaha untuk mene-mukan sistem yang dipenuhi baik kebutuhan kantor Amerika Serikat atau Finlandia. Berbagi informasi adalah sebuah kendaraan penting dalam bertukar ide di untuk memilih. Sayangnya, banyak berbagi dilakukan dengan menggunakan kertas. Hasilnya, tidak semua pengetahuan kritis memfasilitasi pengambilan keputusan yang terse-dia untuk semua secara tepat waktu cara. (J3C112134)
Sebelum kita memulai proyek hal ini menjadi sangat penting untuk memutuskan sistem ERP apa yang akan dipergunakan?
1. Latar Belakang
Dalam pengimplementasian sistem informasi manajemen, para organisasi menerapkan ERM (Enterprise Mageme-nent System). ERM ini merupakan sebuah aspek utama yang menghubungkan segala sisi baik sisi yang berada didalam sistem maupun yang ada pada batasan sistem itu sendiri. ERM digunakan sebagai sebuah sistem yang memudahkan organisasi dalam pengaturan aktivitas-aktivitas yang terjadi pada organisasi. ERM menyangkut kegiatan-kegiatan seperti: pengolahan data; pengolahan dan penggunaan informasi; perancanaan; proses pengam-bilan keputuan; sharing data, informasi dan dokumen; pengamanan sistem yang mencakup enkripsi kata sandi pengguna, enkripsi data-data internal diberbagai divisi yang tidak dapat dilihat oleh divisi lainnya; interaksi indi-vidual maupun kelompok. Dalam ERM ada yang dikenal dengan ERP (Enterprise Resource Planning). ERP ini merupakan sebuah sub sistem yang menangani hal perencanaan; pengalokasian sumber daya; mengontrol fungsi-fungsi bisnis. (J3C212210)
ERP adalah bagian dari infrastruktur perus-ahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan.
1. ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. 2. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
3. Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implemen-tasi ERP.
4. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya. (J3C112060)
3.1
ERP dan Transaksi Keuangan
Menggunakan sistem ERP mengharuskan pengguna sadar tidak hanya bagaimana menggunakan sistem, tetapi juga memahami apa yang mereka ingin lakukan dengan sistem. Dalam rangka untuk mendapatkan pengguna pengeta-huan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka, sejumlah perusahaan telah membuat "bantuan" yang tersedia melalui intranet. Dukungan untuk Transaksi Keuangan perusahaan telah membuat "bantuan" yang tersedia melalui intranet. (J3C112134)
ERP modul keuangan mengharuskan pengguna dapat memberikan informasi transaksi untuk digunakan dalam sistem. Sayangnya, transaksi bervariasi dalam kesulitan mereka. Saya mewawancarai beberapa pengguna sistem keuangan yang menunjukkan bahwa development transaksi untuk masuk ke dalam sistem sangat sulit. Dalam beberapa kasus, ahli hanya mampu mengembangkan entri tersebut. Akibatnya, ada minat di mengembangkan sistem pendukung bagi para pengguna. (J3C112134)
4
KMS dan DIKW
Selain dikenal dengan adanya EMS dan ERP, KMS juga merupakan sebuah sistem yang mengintegrasikan penge-tahuan dalam proses pengontrolan di sebuah organisasi. KMS ini bertujuan untuk memisahkan pradigma lama yang mengatakan bahwa sistem dan orang-orang awam akan sulit untuk disatukan. Artinya, KMS ini dibuat untuk mempersempit jarak antara pengguna dengan sistem agar lebih terintegrasi menjadi satu kesatuan yang utuh. Pada paper yang dikemukakan oleh Robert D Galliers dan Sue Newell dengan judul “Back to the Future: From Knowle-dge Management to Data Management”: mengatakan bahwa pengetahuan dibuat karena adanya sebuah pernyata-an bahwa ketika seseorpernyata-ang menerima informasi dpernyata-an selpernyata-anjutnya seseorpernyata-ang tersebut menjadi lebih berpengetahupernyata-an atau memiliki pengetahuan yang baru, terkadang seseorang tersebut merasa bimbang dalam memutuskan sesuatu
dengan tepat dan sesuai dengan kebenaran yang ada (Robert D Galliers dan Sue Newell, 2001). KMS ini adalah sebuah sistem yang memungkinkan pengguna khususnya manager dalam mengambil sebuah keputusan yang tepat. (J3C212210)
KMS sangat berhubungan erat dengan hirarki DIKW. Hirarki DIKW ini merupakan sebuah landasan dari sistem informasi manajemen. Hirarki DIKW ini terdiri atas: data, informasi, pengetahuan (knowledge) dan kebijaksanaan (wishdom). Artinya, KMS merupakan implementasi dari hirarki DIKW yang merepresentasikan pengetahuan untuk menghasilkan kebijakan yang tepat dan sesuai.(J3C212210)
5
Hubungan Manajemen Pengetahuan dengan ERP
Seiring dengan perkembangan teknologi, KMS dan ERP saling bekerja sama untuk mengintegrasikan sistem yang lebih baik dan efisein. KMS membantu aktivitas pemilihan, pengimplementasian, penggunaan dan pembuatan laporan dalam sistem ERP. Selain aktivitas-aktivitas utama tersebut, KMS juga membantu dalam hal perancangan, pengembangan dan pengujian ERP dalam organisasi. KMS dirancang untuk menangkap dan membuat informasi tersebut dengan tepat waktu dan dengan perangkat yang memadai. (J3C212210)
Manajemen pengetahuan menekankan pada aspek-aspek manajemen informasi yang membutuhkan memori organisasi dari suatu perusahaan untuk ditangkap dalam kerangka budaya pengetahuan sedemikian rupa sehingga pengetahuan ini dibangun berdasarkan database infrastruktur yang terorganisir yang ditujukan untuk meningkatk-an pengambilmeningkatk-an keputusmeningkatk-an dmeningkatk-an perencmeningkatk-anameningkatk-an (Broadbent 1997; Quintas et al 1997). Area penting dari pengetahu-an/knowledge dalam kaitannya dengan ERP lifecycle meliputi: proses bisnis, kustomisasi ERP, desain organisasi, budaya organisasi, infrastruktur dan arsitektur TI, manajemen proyek dan sumber daya proyek, serta keputusan kunci yang terkait dan alasan/rasionalisasinya. (J3C112060)
KMS dan ERP merupakan juga dikombinasikan dengan teknologi informasi untuk mengintegrasikan sistem client-server. Teknologi informasi ini berhubungan dengan jaringan komputer yang menghubungkan semua bagian dari organisasi untuk dapat saling terintergrasi dalam sistem informasi utama dalam organisasi tersebut. Dengan adanya ERP ini, organisasi akan memiliki standarisasi mengenai proses pengolahan data disetiap bagian. ERP juga memudahkan manager tingkat atas untuk menerima laporan yang akurat untuk membuat keputusan yang efektif dan efiesein. Perpaduan KMS, ERP dan teknologi informasi ini memungkinkan semua pengguna untuk saling terhubung dan memecahkan masalah dengan mudah, karena adanya integrasi yang menyeluruh antara operator dengan manager tingkat menengah. (J3C212210)
6
Kesimpulan
Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) sistem menerima perhatian luas. Sistem manajemen pengetahuan sedang dikembangkan untuk memfasilitasi penggunaan ERP. Pada paper yang dikemukakan oleh Robert D Ga-lliers dan Sue Newell dengan judul “Back to the Future: From Knowledge Management to Data Management” telah menyelidiki beberapa hubungan antara sistem ERP dan pengetahuan sistem manajemen, dengan fokus pada peluang untuk penggunaan berbasis kasus penegtahuan manajemen sistem. (J3C112134)
7
Ucapan Terima Kasih
Dalam penyusunan paper ini, kami sebagai penyusun berterima kasih kepada pihak-pihak yang senantiasa mem-berikan kekuatan dan dorongannya kepada kami. Kami ucapkan terima kasih kepada:
1. Tuhan yang Maha Esa yang senantiasa memberikan kesehatan kepada kami, sehingga paper ini dapat terse-lesaikan pada waktu yang telah ditentukan.
2. Kedua Orang tua kami yang selalu mendo’akan dan memberikan dorongannya kepada kami. 3. Bapak Anggi selaku Dosen Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen.
4. Bapak Anggi selaku Dosen Praktikum Sistem Informasi Manajemen.
5. Teman-teman kami yang memberikan dukungan yang begitu besar kepada kami.
Akhir kata, kami ucapkan semoga apa yang telah kami kerjakan ini dapat membawa hal yang bermanfaat dan dapat memberikan sedikit pemahaman. Kami berharap kritik dan saran yang membangun mengenai paper yang telah kami buat, sehingga kami dapat memperbaiki dan membuat paper yang lebih baik lagi dikemudian hari.
Pustaka
[1] http://suuk19.wordpress.com/2010/02/04/knowledge-management-vs-enterprise-resource-planning/.
[2] Newell S. Galliers, R. D. Back to the Future: From Knowledge Management to Data Management. Global Co-Operation in the New Millennium, Slovenia, 2001.
[3] Daniel E. O’Leary. Knowledge Management in Enterprise Resource Planning. AAAI Technical Report WS-99-10., Los Angeles, 1999.
