Pengutipan:Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi.Khizanah Al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 4(2), 168-178.
ABSTRAK
Arsip elektronik memiliki peranan penting dalam sistem administrasi, selain itu juga sebagai alat bukti yang sah berdasarkan Undang-undang Nomor 11 pasal 5 ayat (1) Tahun 2008. Perkembangan teknologi informasi mengharuskan arsip diolah secara elektronik. Tujuan penulisan artikel ini adalah untuk menjelaskan tentang apa dan bagaimana cara mengelola arsip elektronik secara konseptual. Artikel ini disusun berdasarkan studi literatur. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa hardware (komputer, print scanner, media penyimpanan) dan software. Pegelolaan arsip elektronik berbeda dengan arsip cetak. Arsip elektronik memiliki empat siklus pengelolaan yaitu penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi. Pemindahan arsip cetak kedalam arsip elektronik bisa dilakukan dengan cara scanning, conversion, Importing. Sedangkan penyimpanan arsip elektronik bisa dilakukan secara online, offline maupun nearline.
Kata Kunci:Arsip Elektronik, Teknologi Informasi
ABSTRACT
Electronic archives have an important role in system of administration, it also as a valid instrument of evidence based on Undang-Undang No. 11 pasal 5 (1) 2008. Information technology progression requires the archive being processed electronically. The purpose of article to explain about what and how to manage archive electronic. This article was compiled based on the study of literature. The tools used to manage the electronic archives are hardware (computers, print scanner, and media storage) and software. Electronic archive different with print archive. Electronic archive has four cycles of creation and management of storage, distribution and use, maintenance, and disposition. Removal print archive into electronic archives can be done by way of scanning, conversion, Importing. Electronic archive storage can be done online, offline or nearline.
Key words:Electronic Archieves, Information Technology
PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
BERBASIS TEKNOLOGI
Machsun Rifauddin*
1. PENDAHULUAN
Era globalisasi ditandai dengan perkembangan teknologi dan informasi yang semakin maju, berimbas pada meningkatnya kebutuhan manusia akan informasi. Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam berbagai kegiatan yang dilakukan oleh manusia. Berbagai macam dokumen dan media telah tercipta untuk kemudahan manusia dalam menyimpan, mencari dan menyebarkan informasi. Dokumen-dokumen tersebut lebih dikenal sebagai arsip, yang berarti suatu rekamam kegiatan atau peristiwa yang telah terjadi. Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam berbagai peristiwa, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat di pertanggung jawabkan kebenarannya. Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009, pengertian arsip yaitu: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara .
Di Indonesia masih ditemui adanya beberapa instansi yang belum terlalu memperhatikan pengelolaan arsip khususnya arsip elektronik, sehingga produk yang dihasilkan sebagian besar masih berupa arsip jenis kertas. Hal ini berakibat pada banyaknya volume arsip kertas yang menimbulkan berbagai masalah terkait dengan tempat penyimpanan, biaya pemeliharaan, tenaga pengelola, fasilitas, ataupun faktor lain yang bisa menyebabkan kerusakan arsip.
Sehingga untuk mengelola arsip kertas pada dasarnya justru membutuhkan tenaga dan biaya yang tinggi. Munculnya teknologi informasi dan komunikasi dalam bentuk media komputer juga menjadi alasan mengapa arsip harus dikelola secara elektronik. Dengan adanya media elektronik seperti komputer, proses pengelolaan dan pengurusan arsip akan menjadi lebih mudah dan tidak akan memakan waktu lama sehingga dapat memudahkan dalam proses penemuan kembali. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut sebagai Sistem Pengarsipan Elektronik (Electronic Filing System) yang berbasiskan pada penggunaan komputer. Pemanfaatan komputer dapat menjadikan arsip konvensional menjadi digital atau juga dapat menciptakan arsip elektronik.
tumpukan-tumpukan kertas yang memenuhi ruang-ruang kerja.
Tujuan utama penulisan artikel ini adalah untuk menyampaikan tentang apa dan bagaimana cara mengelola arsip elektronik secara konseptual, karena mengingat masih belum banyak informasi dari hasil penelitian dalam bidang manajemen arsip elektronik yang terpublikasi dalam jurnal ilmiah di Indonesia. Harapan penulis dari tulisan ini adalah dapat menjadi salah satu bagian yang melengkapi dari beberapa tulisan tentang arsip elektronik dan dapat menambah referensi untuk penulisan karya ilmiah berikutnya.
2. PEMBAHASAN
a. Teknologi Informasi
Berbicara tentang arsip elektronik tidak akan lepas dari teknologi informasi. Teknologi informasi adalah teknologi untuk mengolah, menyimpan, menemu kembali, menyebarkan, dan mendayagunakan informasi numeric, tekstual, audio, dan citra dengan bantuan mikro-elektronik. Istilah teknologi informasi identik dengan komputer, teknologi informasi (Information Technology) adalah teknologi yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.
Information technology dalam kamus online Oxford dictionaries, diartikan The study or use of systems (especially computers and telecommunications) for storing, retrieving, and sending information , yaitu sebuah studi atau penggunaan sistem (terutama komputer dan telekomunikasi) untuk menyimpan, mengambil, dan mengirimkan informasi). Menurut Turban, Rainer dan Potter Information
technology relates to any computer-based to that people use to work with information and to support the information and information processing needs of an organization . Yang diartikan sebagai berikut: teknologi informasi berkaitan dengan segala sesuatu yang berbasis komputer yang digunakan orang untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan informasi untuk mendukung dan mengolah informasi tersebut sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Nurdin dkk mendefinisikan Teknologi Informasi (TI) sebagai suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data termasuk memroses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi strategis yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. Sedangkan menurut Fauziah Teknologi Informasi adalah penerapan teknologi komputer (peralatan teknik berupa perangkat keras dan perangkat lunak) untuk mencitakan, menyiman, mempertukarkan dan menggunakan informasi dalam berbagai bentuk.
terutama mikro elektronik komputer, teknologi komunikasi yang membantu proses pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan, penghantaran, dan juga penyajian data informasi melalui berbagai media meliputi teks, audio, video, grafik, dan gambar.
Dari beberapa definisi di atas, teknologi informasi dapat diartikan sebagai segala jenis teknologi atau alat yang digunakan manusia dalam rangka pengambilan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran, dan penyajian informasi sehingga dapat dimanfaatkan kembali.
b. Arsip Elektronik
Sebelum membahas arsip elektronik perlu kiranya untuk mengetahui perbedaan antara dokumen, arsip dan arsip elektronik. Pengertian dokumen menurut ISO 15489-1 (Record Management-art 1: General) adalah unit informasi terekam yang terstruktur, secara logis atau fisik, not fixed as record. Sedangkan arsip adalah dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah badan, organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis. Arsip elektronik adalah arsip yang terdapat pada media penyimanan elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disiman dan/atau diakses dengan menggunakan peralatan elektronik.
Pada dasarnya arsip elektronik (electronic record) merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog atau digital. Arsip elektronik menurut NARA (National Archives and Record Administration) adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya.
Oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai machine readable records (arsip yang hanya bisa dibaca melalui mesin). Rekod elektronik merupakan informasi yang terkandung dalam file dan media elektronik, yang dibuat, diterima, atau dikelola oleh organisasi maupun perorangan dan menyimpannya sebagai bukti kegiatan.
ARMA Standards Program:Glossary of Records Management Terms, 1984, mendefinisikan arsip elektronik sebagai Machine-Readable Record: Coded information which to be understood, must be translated by a computer , (Arsip terbacakan mesin: Informasi dalam bentuk kode yang untuk memahaminya harus diterjemahkan terlebih dahulu dengan komputer). Menurut Read & Ginn menyatakan bahwa electronic records may contain quantitative data, text, images, or sounds that originate as an electronic signal . artinya adalah bahwa arsip elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik.
bentuk kode yang dapat dibaca dan disimpan pada beberapa media sehingga dapat ditemukan kembali, dibaca dan digunakan.
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik dapat berupa file elektronik maupun dokumen elektronik. Arsip elektronik dapat diartikan sebagai kumpulan informasi yang direkam dan diolah menggunakan teknologi komputer sebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali. Arsip elektronik juga bisa diartikan sebagai segala macam bentuk dokumen yang dibuat menggunakan media elektronik (misal komputer) dan disimpan dalam bentuk file digital. Arsip asli yang telah dialih mediakan dengan cara di foto atau di scan kemudian disimpan dalam bentuk file digital juga bisa disebut sebagai arsip elektronik. Contoh arsip elektronik bisa berupa gambar, surat elektronik (e-mail), dokumen digital (File Teks, File Data, Database) dan lain sebagainya.
c. Pengelolaan Arsip Elektronik
Arsip elektronik diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Dalam pasal 5 ayat (1) disebutkan Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah , selanjutnya pasal 5 ayat (2) Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum
acara yang berlaku di Indonesia . Dengan berlakunya undang-undang tentang Informasi dan Transaksi Elektronik tersebut maka arsip elektronik harus diperhatikan dan dikelola dengan baik dalam kegiatan administrasi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, sehingga produk administrasi berupa arsip elektronik dapat dipertanggung jawabkan keberadaannya dan dapat memperlancar sistem administrasi sebuah instansi.
Sebagaimana arsip cetak, Pengelolaan arsip elektonik juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Beberapa software terkenal yang dapat digunakan untuk mengelola arsip elektronik antara lain: E-Filling, SiMARDi, SIPAS, dll. Sedangkan hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:
a. Komputer/Laptop b. Print Scanner
c. Media Penyimpanan (Harddisk, Flashdisk, MMC, CD)
Sumber: Judy Read, Mary L. Ginn,Record management, 2011.
Letak perbedaan antara siklus arsip cetak dan arsip elektronik terdapat pada proses penciptaan dan penyimpanan yang berlangsung dalam satu tahap, serta proses distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap, sedangkan pengelolaan arsip cetak, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan. Dengan demikian pengelolaan arsip secara elektronik lebih bersifat efisien. Pengelolaan arsip elektronik berdasarkan siklus di atas dapat dijelaskan sebagaimana berikut :
1) Penciptaan dan Penyimpanan
Dalam mengelola arsip elektronik, penciptaan dan penyimpanan dapat dilakukan dalam satu tahap. Arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialih mediakan. Menurut Sukoco Badri dalam Saifudin, Metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain:
- Scanning
Alih media dengan menggunakan scanning atau memindai dokumen yang akan menghasilkan data gambar yang dapat disimpan di komputer. Proses scanning dapat dilakukan dengan mengunkan media print scanner. Dengan men-scan dokumen/arsip cetak maka akan didapatkan hasil berupa file digital dalam format gambar untuk selanjutnya dapat disimpan dan diolah di dalam komputer.
- Conversion
Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem komputerisasi. Mengkonversi dokumen dapat dilakukan dengan komputer, misalnya mengubah dokumen microsoft word menjadi sebuah gambar dengan format jpg/png, atau menkonversi kedalam bentuk dokumen pdf dan atau sebaliknya kemudian disimpan pada sistem komputerisasi.
- Importing
Metode ini memindahkan data secara elektronik seperti dokumen office (e-mail), grafik atau data video ke dalam sistem pengarsipan dokumen elektronik. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag and drop ke sistem dan tetap menggunakan format data.Data juga dapat dipindahkan dengan melakukan copy paste kedalam sistem dengan tetap menggunakan format data aslinya.
Sistem penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hadwaredansoftwareterbaru.
Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online. Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu:
- Online(terkoneksi)
Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkanmediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.
- Offline(terputus)
Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc
(dvd), dan lain sebagainya. Hard disk yang memiliki kapasitas 2 TB (terabyte) apabila digunakan untuk menyimpan file gambar yang berukuran rata-rata 5 MB (megabyte) maka akan dapat menampung sekitar 400.000 gambar. Contoh lain adalah 1 CD-RW berkapasitas 700 MB dapat menyimpan dokumen dalam bentuk teks PDF sebanyak ± 7000 lembar apabila kapasitas rata-rata 1 lembar dokumen 100 KB atau ±700 foto format JPEG apabila kapasitas rata-rata 1 foto 1 Mb. Artinya bahwa penyimpanan arsip elektronik jelas lebih efisien dibanding penyimpanan arsip cetak.
- Nearline(semi terkoneksi)
Model penyimpanan nearline (semi terkoneksi) cocok digunakan untuk menyimpan arsip elektonik yang bersifat dinamis inaktif, yaitu arsip elektonik yang masih digunakan sebagai administrasi harian namun frekuensi penggunaanya sudah mulai berkurang. Media yang tepat untuk menyimpan arsip elektonik tersebut adalah hardisk eksternal dan flasdisk. Kedua media penyimpanan tersebut mudah dibawa kemana-mana dan tanpa harus dihubungkan secara online untuk mengakses dokumen di dalamnya.
2) Distribusi dan Penggunaan
utama penggunaan media Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari-hari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli.
Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut. Contoh distribusi pengelolaan surat dalam Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum bahwa untuk surat elaktronik (email) masuk dokumen surat masuk akan diproses dalam aplikasi (TNDE) yang dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik dokumen surat masuk, kemudian semua data yang telah diinput akan tersimpan dalam basis data (database) surat masuk. Sedangkan untuk surat keluar juga harus dilengkapi dengan hasil pemindaian (scanning) fisik dokumen surat keluar, selanjutnya disimpan dalam basis data (database) surat keluar.
Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Dalam tulisan ini penulis mengambil contoh Sistem Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE), distribusi surat elektronik dapat dilakukan dengan baik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan internet. Arsip elektonik (hasil scanning) juga memiliki nilai yang sama dengan arsip aslinya dan disahkan dalam tata persuratan resmi. Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga
digunakan untuk kegiatan aministrasi lembaga sebagai arsip aktif.
3) Pemeliharaan
Arsip elektronik tergolong jenis arsip baru dan banyak digunakan oleh beberapa instansi untuk proses administrasi sehari-hari. Mengingat bentuk arsip elektronik yang berbeda jauh berbeda dengan arsip cetak maka pemeliharaanya juga harus berbeda. Pemeliharaan arsip elektronik dapat berupa pengamanan arsip elektronik itu sendiri, pemeliharaan media penyimpanan, sistem pengelolaannya dan perangkat untuk pengelolaan arsip tersebut. Kegiatan pengamanan informasi dalam arsip elektronik adalah sebagai berikut:
a) Menciptakan prosedur standar dalam pengoperasian yang menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaa informasi yang tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak. Penegelola arsip elektronik dapat memproteksi dengan mengunci arsip elektronik vital. Arsip vital adalah arsip yang dianggap penting bagi kegiatan badan korporasi. Pemroteksian ini bertujuan untuk menghindari penyalahgunaan dan pengerusakan arsip elektronik.
b) Melakukan pemeliharaan perangkat keras (hardware), dan melakukan penyesuaian terhadap perkembangan teknologi secara berkala.
c) Melakukan pemeliharaan perangkat lunak (software), dan memastikan sofware dapat dijalankan pada teknologi terbaru.
fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk menjaga fisik arsip elektronik antara lain:
a) Menggunakan perangkat keras (komputer, laptop, hardisk, flashdisk), dengan baik dan sesuai prosedur.
b) Menggunakan software pengelolaan arsip yang asli (bukan bajakan). c) Membackupdata/file secara berkala. d)Menyimpan arsip elektronik di
tempat yang terlindung dari medan magnet, debu, panas yang berlebihan, dan air.
4) Disposisi
Disposisi atau biasa disebut dengan persuratan merupakan kegiatan esensial dalam komunikasi kedinasan yang meliputi penentuan jenis surat, sifat, format surat yang menampung bentuk redaksional, penggunaan sarana pengamanan surat, serta kewenangan penandatanganan. Proses pengelolaan surat masuk maupun surat keluar harus melampirkan lembar disposisi surat. Dalam proses entry data akan menghasilkan lembar pengantar, kartu kendali, dan lembar disposisi. TipePrinter Dot Matrix yang digunakan untuk mencetak lembar pengantar, kartu kendali dan lembar disposisi setelah melakukan proses entry data surat masuk adalah EPSON LX-300 +II.
Pengelolaan tata persuratan elektronik baik surat masuk maupun surat keluar dapat diolah hanya dengan satu komputer. Operating system yang mendukung agar software tentang Aplikasi Tata Persuratan harus dapat berjalan dalam sistem komputer yang digunakan. Kapasitas hardisk dalam perangkat komputer harus memiliki
resolusi yang cukup tinggi, seperti pada perangkat-perangkat komputer yang umum digunakan dalam kegiatan perkantoran yaitu kurang lebih sekitar 500 GB 1 TB agar dapat menyimpan file hasil dariproces scanning.Selain peralatan-peralatan tersebut diperlukan juga jaringan internet dan LAN guna mendukung pendistribusian surat.
d. Kelebihan dan Kekurangan Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi Informasi
Secara garis besar kelebihan pengelolaan arsip elektronik dibanding arsip manual/cetak adalah lebih efektif dan efisien. Artinya bahwa pengelolaan arsip elektonik dapat menghemat waktu, biaya bahkan tenaga. Adapun diantara kelebihan pengelolaan arsip elektonik antara lain:
a. Proses pencarian/temu balik dokumen lebih cepat, tanpa harus meninggalkan meja kerja.
b. Kemungkinan file akan hilang sangat kecil, karena arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya.
c. Menghemat tempat penyimpanan karena menggunakan media penyimpanan elektonik.
d. Kerusakan dokumen arsip elektronik dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. e. Berbagi dokumen dapat dilakukan
secara mudah dengan
memanfaatkan teknologi internet dan LAN.
g. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara memback-up data kedalam media penyimapanan yangcompatible.
Sedangkan kekurangan pengelolaan arsip elektronik antara lain:
a. Membutuhkan sumberdaya manusia yang berkompeten dibidang kearsipan dan teknologi Informasi.
b. Kemungkinan kerusakan file dapat terjadi setiap saat, misalnya server terserang oleh virus atau terhapusnya file secara permanen kerena tidak sengaja.
c. Adanya kemungkinan untuk di manipulasinya file apabila proteksi tidak kuat.
d. Terkadang media penyimpanan file tidak comfortable/support dengan teknologi informasi baru atau software pengelolaan arsip terbaru.
3. KESIMPULAN
Arsip elektronik merupakan arsip jenis baru dengan perpaduan teknologi informasi sebagai media pengelolaannya. Arsip elektronik memiliki nilai yang sama dengan arsip cetak dan diakui sebagai alat bukti hukum yang sah sesuai Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Pengelolaan arsip elektronik dinilai lebih evektif dibandingkan dengan arsip cetak ditinjau dari segi kepraktisan dalam penciptaan dan penyimpananya. Pengelolaan arsip elektonik dapat dilakukan dalam empat siklus yaitu: penciptaan dan penyimpanan, distribusi dan penggunaan, pemeliharaan, dan disposisi.
Arsip elektronik dapat berupa arsip yang dibuat langsung menggunakan
media elektronik atau arsip cetak yang di alih mediakan menjadi arsip digital. Penyimpanan arsip elektonik dapat dilakukan secara online, offline dan Nearline dan dapat disimpan dalam beberapa media penyimpanan elektronik seperti hardisk, CD, DVD, dsb. Keamanan arsip elektonik lebih terjaga dibanding dengan arsip cetak karena dapat di back-up kedalam berbagai media penyimapanan yang compatible, bahkan dapat disimpan secara online menggunakan fasilitas internet.
DAFTAR PUSTAKA
Budiman, M. Rosyid, Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik (Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY, 2009), 3. http://bpadjogja.info/public/articl e/113/e111a6b6d920969bcfa9eb696 e14fba7.pdf. Diakses 21 Mei 2016. Cloonan, Michèle V. and Sanett, Shelby.
Preservation Strategies for Electronic Records: Where We Are Now - Obliquity and Squint? . The American Archivist, Vol. 65, No. 1 (2002),
http://www.jstor.org.ezproxy.ugm .ac.id/stable/pdf/40294190.pdf. (Diakses 29 Mei 2016).
Fauzi, Akhmad, Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu, 2008.
Fauziah, pengantar Teknologi Informasi. Bandung: CV Muara Indah, 2010. Febriadi. Apa Dan Bagaimana Mengelola
Arsip Elektronik. (2013). http://library.maranatha.edu/wp-content/uploads/2014/01/Febriad i_Revisi_Apa-dan-Bagaimana-Mengelola-Arsip-Elektronik1.docx. Diakses 15 Mei 2016.
files/ICA%20Study%208%20guide_ eng.pdf. Diakses 15 Mei 2016.
Isjoni dan Arif, Mohd. Model-Model Pembelajaran Mutakhir. Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2008.
Laugu, Nurdin., Arianto, M. Solihin., Nafisah, Syifaun. Aplikasi Teknologi Informasi. Yogyakarta: Bidang Akademik UIN SUKA, 2008.
Liu, Yuenan L. Electronic records preservation in China An exploratory inquiry , Information Development Vol. 30(3) 213 222 (2014).
http://idv.sagepub.com/content/3 0/3/213.full.pdf (Diakses 29 Mei 2016).
Oxford dictionaries,Information technology. http://www.oxforddictionaries.co m/definition/english/information-technology?q=information+technol ogy. Diakses 15 Mei 2016.
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 06/Prt/M/2013. Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Pekerjaan Umum.http://www.pu.go.id/uplo ads/services/infopublik2013100815 5506.pdf. Diakses 27 Mei 2016. Rainer, R. K., Turban, E., & Potter, E.
Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business. New York: John Wiley & Sons, 2009.
Read, J. & Ginn, M. L. Record management (9th ed.). Mason, Ohio: Thomson South-Western, 2011.
Rusman, dkk. Pembelajaran Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi: Mengembangkan Profesionalitas Guru. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.
Rustam, Muhammad, Pengelolaan Arsip Elektonik. Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka, 2014.
Saifudin, Muhamad. Rancang Bangun Sistem Digitalisasi Dokumen Menggunakan Metode Visible
Watermark Di Kantor Urusan Agama (Kua) Kecamatan Sayung, http://journal.stekom.ac.id/index. php/JurnalMhs/article/download /90/84. Diakses 26 Mei 2016.
Santi, D. Tri Sistem Informasi Manajemen Tata Persuratan Kementerian Agama kabupaten Pacitan, http://portalgaruda.org/downloa d_article.php?article=69451&val=48 72 20. Diakses 29 Mei 2016.
Sari, E. Nurmalita, Pemanfaatan Teknologi Informasi Dalam Manajemen Persuratan Di Kantor Wilayah Kementerian Agama DIY. http://Arsip.Ugm.Ac.Id/Wp Content/Uploads/2015/08/Peman faatan-Ti-Dalam-Persuratan-Di-Kemenag-Diy.Pdf. Diakses 27 Mei 2016.
Srirahayu, Manajemen Arsip Elektronik, (2013)
http://web.unair.ac.id/admin/file /f_23163_manajemenrekodelektron ik.doc. Diakses 15 mei 2016.
Sugiarto, Agus, Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava Media, 2005.
Sugiarto, Agus., Wahyono, Teguh, Manajemen Kearsipan Elektronik. Yogyakarta: Gava Media, 2014. Sulistyo-Basuki, Managemen Arsi Dinamis.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.
Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
http://kemenag.go.id/file/dokum en/UU1108.pdf. Diakses 15 Mei 2016.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan.
