79
A. Penerapan Standar Profesional Audit Internal di PT. HD Finance, Tbk
1. Standar Profesional Audit Internal
Penerapan Standar Profesional Audit Internal (SPAI) pada PT. HD Finance, Tbk. Dalam Tinjauan Umum, dijelaskan bahwa salah satu tujuan yang berkaitan dengan Standar Profesional Audit Internal, adalah sebagai berikut : “untuk memastikan bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh Divisi audit internal sesuai dengan standar profesi yang dicanangkan oleh the Institute of Internal Auditors (IIA)”. Berdasarkan hasil diskusi, penerapan Standar Profesional Audit Internal oleh auditor internal PT. HD Finance, Tbk dilakukan oleh pimpinan Divisi Auditor Internal. Komite audit juga turut memantau kesesuaian pelaksanaan kerja Divisi Audit Internal dengan standar yang berlaku. Dalam penerapan, Divisi Audit Internal bersikap luwes dan berusaha senantiasa menyesuaikan diri dengan standar yang berlaku. Teguran langsung disampaikan apabila staf dari Divisi Audit Internal tidak melaksanakan Standar Profesional Audit Internal. Berikut merupakan evaluasi singkat atas penerapan Standar Profesional Audit Internal pada Divisi Audit Internal PT. HD Finance, Tbk : a. Independensi
Pelaksanaan audit internal PT. HD Finance , Tbk dilaksanakan oleh satuan kerja audit internal kantor dan merupakan satu bagian yang terpisah dari kegiatan operasional yang rutin. Hal ini menyebabkan satuan kerja audit
internal tidak boleh menjalankan tugasnya rutin sehari-hari, disamping itu didalam menjalankan tugasnya seorang auditor harus selalu bertindak obyektif sesuai dengan bukti-bukti yang diperolehnya selama melakukan audit. Dengan adanya ini, maka diharapkan dapat diperoleh sikap mandiri atau bebas dari auditor internal secara tidak memihak atas obyek yang diperiksanya.
b. Kemampuan Profesional
Sebagai audit internal satuan kerja audit internal dituntut untuk mempunyai kualifikasi yang baik mengenai kecakapan tekhnis maupun moralistanya. Secara nyata auditor internal dituntut untuk mempunyai pengetahuan yang luas dan mengikuti perkembangan credit operating yang berlaku. Auditor Internal juga dituntut untuk mempunyai pengetahuan yang memadai tentang akuntansi, hukum, ekonomi, moneter, pengetahuan tentang manajemen serta pengetahuan bisnis lainnya yang erat hubungannya dengan dunia pengkreditan. Satuan kerja audit internal harus terdiri dari auditor-auditor internal yang mampu bertanggung jawab secara profesional, ini dapat tercermin dari audit yang harus senantiasa melaksanakan tugasnya dengan tanggung jawab serta wajib dijalankan kemahiran jabatannya dengan seksama, sehingga dapat diperoleh hasil kerja yang memuaskan dan tetap mempertinggi reposionalisme auditor internal.
Seorang Auditor Internal PT. HD Finance, Tbk harus dapat menjaga setiap rahasia jabatan, sesuai dengan ciri perusahaan sebagai lembaga pembiayaan
atau pengkreditan yang dilindungi undang–undang tentang rahasia perusahaan, maka auditor internal hendaknya dapat menjaga dengan baik rahasia-rahasia atau hal-hal lain yang wajib dirahasiakan kepada pihak-pihak yang tidak kepentingan, hal lain yang harus dimiliki oleh seorang auditot PT. HD Finance, Tbk yaitu dapat memelihara integritas perusahaan dan martabat auditor. Auditor internal selama melaksanakan tugasnya hendaknya senantiasa dapat menjaga hubungan baik secara peribadi maupun kedinasan dengan objek audit serta dapat menghindarkan diri dari sikap semena-mena yang dapat menimbulkan sikap antipati disamping itu audit internal wajib menjauhkan diri dari perbuatan yang tercela serta wajib untuk selalu menjaga nama baik auditor. Audit internal PT. HD Finance Tbk juga dituntut untuk memtuhi kode etik audit internal yaitu kode etik perusahaan auditor dimana kode etik ini merupakan prinsip yang mandasari praktek pelaksanaan profesi.
c. Lingkup Pekerjaan
Ruang lingkup auditor internal semakin berkembang. Perubahan paradigma pada audit internal telah dikemukakan dalam beberapa pendapat. Perluasan lingkup audit internal bahkan mencakup wilayah governance dan pengelolaan risiko perusahaan. Berikut merupakan lingkup kerja Divisi Audit Internal pada PT. HD Finance, Tbk, antara lain ::
a. Audit regular pada kantor pusat serta seluruh kantor cabangnya didasarkan atas pertimbangan risiko dan dilakukan secara berkala, diusahakan sekali dalam 1 (satu) tahun.
b. Audit regular dilakukan atas seluruh proses bisnis/fungsi yang terdapat di kantor pusat serta seluruh kantor cabangnya.
c. Audit regular bersifat lengkap (substansi, ketaatan, manajemen) didasarkan atas Rencana Audit Tahunan yang disusun menurut skala prioritas dan disahkan oleh Komite Audit.
d. Audit khusus dapat dilakukan setiap waktu sesuai usulan pihak manajemen dan Komite Audit yang didasarkan atas hasil analisis laporan dan penelitian, dimana patut diduga telah terjadi suatu kegiatan menyimpang yang merugikan perusahaan, membahayakan kepentingan pemegang polis, dan atau bertentangan dengan ketentuan syariah serta perundang-undangan yang berlaku.
e. Ruang lingkup kerja audit internal dituangkan dalam suatu Rencana Kerja yang didasarkan pada penilaian manajemen atas risiko-risiko. Audit Internal berfokus pada risiko yang paling strategis dan signifikan atas operasional perusahaan.
d. Pelaksanaan Kegiatan Pemeriksaan
Pelaksanaan audit internal didalam pelaksanaan pemeriksaan tugasnya di PT. HD Finance, Tbk mempunyai tugas merumuskan sistem secara sistematis kebijaksanaan umum yang telah ditetapkan direksi dengan cara melaksanakan konsep-konsep, bentuk-bentuk peraturan yang sesuai dengan kebijakan kredit yang ditetapkan oleh PT. HD Finance , Tbk. Alokasi kredit hanya ditujukan untuk pembiayaan dan pengkreditan. Satuan kerja audit internal memeriksa
dan menilai apakah alokasi kredit pada kantor-kantor cabang telah sesuai dengan kebijaksaan kredit yang ditentukan oleh PT. HD Finance, Tbk.
2. Program Kerja Audit Internal di PT HD Finance, Tbk
Program kerja audit yang dilaksanakan pada PT.HD Finance, Tbk adalah sebagai berikut
1. Pemeriksaan semua transaksi penjualan.
2. Pemeriksaan kwitansi turun dan LTAO (Laporan Tagihan Account officer).
3. Pemeriksaan dana petty cash dan dana taktis.
4. Pemeriksaan Aktiva yang ada.
5. Pemeriksaan Persediaan dan penjualan Barang Tarikan.
6. Pemeriksaan piutang usaha yang belum tertagih.
7. Pemeriksaan Komisi dan Insentif.
8. Pemeriksaan data karyawan dan jaminan karyawan.
9. Pemeriksaan Status BPKB yang ada.
10. Pemeriksaan Klaim asuransi.
3. Sistem Pengendalian Internal (Internal Control) pada PT. HD Finance, Tbk
Sistem pengendalian internal (Internal Control) yang diterapkan oleh PT. HD Finance, Tbk mencakup berikut ini.
1. Lingkungan Pengendalian
PT. HD Finance, Tbk merekrut karyawan yang memiliki kompeten, jujur dan memiliki pengalaman kerja sesuai dengan bidangnya sedangkan untuk karyawan yang tidak memiliki pengalaman kerja, perusahaan memperhatikan latar belakang pendidikannya, dimana PT. HD Finance, Tbk hanya merekrut karyawan yang memiliki pendidikan minimal S1/Diploma, dengan ditentukan Indek Prestasi Kumulatif (IPK) batasan IPK karena perusahaan lebih mengutamakan hasil tes yang diadakan. Setelah karyawan berhasil melewati tes yang diadakan perusahaan dan mendapat hasil yang baik mereka akan direkrut oleh perusahaan. Dalam mengelola sumber daya manusia PT. HD Finance, Tbk menetapkan pelatihan selama 3 bulan untuk melengkapi kemampuan dasar yang berguna dalam menjalankan tugas serta mendorong terciptanya SDM yang baik yang bertujuan bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Perusahaan juga memiliki Standar Operating Procedur (SOP) yang harus dijalankan oleh setiap karyawan. SOP tersebut berbeda-beda untuk masing-masing bagian, karena Job Description tiap juga berbeda. Struktur organisasi PT. HD Finance, Tbk berbentuk lini dengan 4 bagian utama bagian Marketing, bagian survei,
bagian loan analist dan bagian administrasi. Internal audit berkantor di Jakarta yang merupakan kantor pusat PT. HD Finance, Tbk. Struktur organisasi lini menggambarkan hubungan antara bawahan dengan atasan dilakukan secara langsung.
2. Penilaian Resiko
Untuk mengantisipasi hal ini PT. HD Finance, Tbk memiliki prosedur untuk mengecek history pelanggan baru melalui System, dimana dengan program ini perusahaan dapat mengetahui apakah pelanggan baru. Untuk prosedur kredit macet, apabila konsumen telah menunggak selama 3 bulan atau lebih, perusahaan memberlakukan kebijakan penarikan kendaraan, kendaraan bisa diambil kembali jika pembayaran telah dilunasi.
3. Informasi dan Komunikasi
Pemprosesan transaksi, informasi dan data transaksi PT. HD Finance, Tbk telah dilakukan dengan system On-Line melalui system. Informasi mengenai pembayaran pada PT. HD Finance, Tbk adalah berupa informasi dari setiap bagian yang membidangi pembayaran kredit motor, diantaranya sebagai berikut.
Dalam proses pencatatan pembayaran dan penerimaan kas dikenal bukti-bukti sebagai berikut ini.
a. Laporan kas bank, laporan ini mencatat setiap penerimaan kas dan pengeluaran kas dan bank setiap harinya.
b. Daftar umur piutang (Aging Schedule), laporan ini digunakan untuk melihat proporsi dan kesehatan dari piutang itu sendiri. Kartu piutang, tiap-tiap konsumen akan mempunyai kartu piutang dari laporan ini akan dilihat historis pembayaran angsuran oleh konsumen.
4. Aktivitas pengendalian
Aktivitas pengendalian terhadap pembayaran kredit motor PT. HD Finance, Tbk, dapat dibagi dalam beberapa aktivitas, yaitu sebagai berikut.
a. Aktivitas kredit dilakukan oleh bagian marketing dan otorisasi persetujuan kredit dilakukan oleh kepala bagian survei.
b. Aktivitas tanggung jawab dan kewenangan mutasi pembayaran dilakukan oleh staff dan kepala bagian yang berhubungan dengan pembayaran kredit motor, diantaranya tanggung jawab kasir dan collector untuk menerima cash sebagai bukti pengurangan pembayaran serta wewenang dan kepala bagian piutang dan kepala bagian marketing dalam memimpin bawahannya dalam meningkatkan kinerja operasi untuk Profitability
c. Aktivitas pemisahan tugas oleh masing-masing bagian atau fungsi yang berhubungan dengan pembayaran kredit motor antara lain :
1) Bagian penerimaan angsuran (Kasir) terpisah dengan bagian pembukuan
3) Bagian pembukuan terpisah dengan bagian marketing dan bagian administrasi
4) Petugas yang bertugas menyetorkan kas di bank terpisah dengan pemegang buku piutang
Hal ini bertujuan untuk mengurangi terjadinya penyimpangan berupa kesalahan maupun penyimpangan berbentuk kecurangan atau penggelapan uang perusahaan.
5. Monitoring
Manajemen PT. HD Finance, Tbk telah menggariskan tanggung jawab kepada masing-masing bagian secara jelas. Kelancaran pembayaran anguran motor menjadi tanggung jawab bagi tiap-tiap bagian yang membidangi pembayaran kredit motor. Misalnya surveyor ikut bertanggung jawab terhadap tunggakan debitur selama angsuran ke-1 s/d 6, sehingga berkewajiban untuk menagih, begitu juga dengan kasir dan descoll untuk selalu mengingatkan debitur agar membayar angsuran tepat waktu. Collector menjadi tugas pokoknya dalam melakukan penagihan, dituntut untuk bekerja secara maksimal guna meminimalisir piutang tak tertagih. Kepala bagian collector selalu memantau pencapaian dari collector setiap hari berdasarkan informasi dari daftar umur piutang sebelumya, sehingga dari hasil pencapaian terhadap pengumpulan pembayaran kredit motor dilakukanlah evaluasi dan tindak lanjut yang dijadikan agenda rapat para kepala bagian disetiap akhir tahun.
4. Tahapan – Tahapan Kerja Audit Internal di PT. HD Finance,Tbk
a. Tahapan Perencanaan Audit di PT. HD Finance, Tbk
Berdasarkan hasil penelitian maka disusun perencanaan audit. Perencanaan audit dilakukan di PT. HD Finance, Tbk sebagai berikut :
1. Merupakan dokumentasi prosedur bagi auditor internal dalam mengumpulkan, menganalisis, menginterprestasikan dan mendokumentasikan informasi selama pelaksanaan audit, termasuk catatan untuk pemeriksaan yang akan datang.
2. Menyatakan tujuan audit.
3. Menetapkan luas tingkat dan metodologi pengujian yang diperlukan guna mencapai tujuan audit untuk tiap tahap audit.
4. Menetapkan jangka waktu pemeriksaan.
5. Mengidentifikasi aspek – aspek tekhnis risiko, proses dan transaksi yang harus diuji, termasuk pengolahan data elektronik. Adanya perencanaan audit secara tertulis akan memudahkan pengendalian audit selama tahap – tahapan pelaksanaan. Perencanaan audit tersebut dapat diubah sesuai dengan kebutuhan selama audit berlangsung di PT. HD Finance Tbk.
a. Tahapan pengujian dan pengevaluasian informasi di PT. HD Finance, Tbk
Tahapan Pelaksanaan audit meliputi kegiatan mengumpulkan, menganalisis, menginterprestasikan dan mendokumentasikan bukti-bukti audit serta informasi lain yang dibutuhkan sesuai dengan prosedur yang digariskan dalam perencanaan audit untuk mendukung hasil audit. Proses audit meliputi pengujian dan pengevaluasian informasi di PT. HD Finance,Tbk sebagai berikut :
a. Mengumpulkan bukti dan informasi yang cukup , kompeten dan relevan.
b. Memeriksa dan mengevaluasi semua bukti dan informasi untuk mendapatkan temuan dan rekomondasi audit.
c. Menetapkan metode dan tehnik sampling yang dapat dipakai dan dikembangkan sesuai keadaan.
d. Supervisi atas proses pengumpulan bukti dan informasi serta pengujian yang telah dilakukan.
e. Mendokumentasikan kertas kerja audit.
b. Tahapan penyampaian hasil audit di PT. HD Finance, Tbk
Setelah selesai melakukan kegiatan audit, auditor internal berkewajiban untuk menuangkan hasil audit tersebut dalam bentuk laporan tertulis. Laporan tersebut harus memnuhi standar pelaporan, memuat kelengkapan materi dan melalui proses penyusunan yang baik. Proses penyusunan perlu dilakukan dengan cermat agar dapat disajikan laporan yang akurat dan bermanfaat bagi audit. Proses tersebut antara lain mencakup :
1. Kompilasi dan analisis temuan audit. Temuan audit yang akan dituangkan dalam laporan harus dkompilasi dan dianalisis tingkat signifikasinya.
2. Konfirmasi dengan audit. Temuan audit harus dikonfirmasikan dengan audit untuk diketahui dan dipahami.
3. Diskusi dengan kepala audit internal. Temuan audit yang sudah dikompilasi dan dianalisis harus dilaporkan serta didiskusikan dengan kepala audit internal atau pejabat yang ditunjuk.
4. Diskusi dengan audit. Diskusi ini dimaksudkan agar audit memberikan komitmen dan bersedia melakukan perbaikan dalam batas waktu ytertentu yang dijanjikan.
5. Review laporan. Konsep laporan yang disusun oleh team audit di review oleh kepala audit internal atau pejabat yang ditunjuk agar diperoleh keyakinan bahwa laporan tersebut telah lengkap dan benar.
c. Tindak lanjut hasil pemeriksaan di PT HD Finance, Tbk
Audit internal harus memantau dan menganalisis serta melaporkan perkembangan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah dilakukan audit. Tindak lanjut tersebut meliputi pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut, analisis kecukupan tindak lanjut dan pelaporan tindak lanjut. Audit internal harus memantau dan menganalisis serta melaporkan perkembangan pelaksanaan tindak lanjut perbaikan yang telah dilakukan auditor. Tindak lanjut tersebut meliputi :
1. Pemantauan atas pelaksaan tindak lanjut. Pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut harus dilakukan, agar dapat diketahui perkembangannya dan dapat diingatkan kepada auditor apabila auditor belum dapat melaksanakan komitmen perbaikan menjelang atau sampai batas waktu yang dijanjikan.
2. Analisis kecukupan tindak lanjut. Dari hasil pemantauan pelaksanaan tindak lanjut, dilakukan analisis kecukupan atas realisasi janji perbaikan yang telah dilaksanakan auditor.
Selanjutnya pengecekan kembali tindak lanjut perlu dilakukan apabila terdapat kesulitan dan hambatan yang menyebabkan tindak lanjut tersebut tidak dapat dilakukan sebagaimana mestinya.
3. Pelaporan tindak lanjut. Dalam Hal ini pelaksanaan tindak lanjut tidak dilaksanakan oleh auditor maka audit inernal memberikan laporan tertulis kepada Direktur Utama dan Dewan komisaris untuk tindakan lebih lanjut.
5. Prosedur Pemberian Kredit di PT. HD Finance, Tbk
Prosedur permohonan kredit dilakukan melalui tahap – tahap sebagai berikut :
a. Persiapan dan Pengajuan Kredit
Dalam proses pemberian kredit ini merupakan kegiatan pengumpulan informasi, baik yang menyangkut data kualitatif maupun kuantitatif calon debitur. Tahap ini merupakan awal dimulainya transaksi kredit yaitu dengan diterima surat permohonan pembiayaan yang diajukan oleh calon debitur. Pengajuan surat permohonan pembiayaan kredit yang dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:
1) Surat permohonan pembiayaan kredit dapat diajukan sendiri oleh calon konsumen dengan datang sendiri ke kantor cabang.
2) Bila calon konsumen datang sendiri, surat permohonan pembiayaan kredit diterima oleh petugas pelayanan kemudian mengisi aplikasi kredit, yang selanjutnya diserahkan kepada pimpinan cabang untuk mendapatkan disposisi.
3) Pimpinan cabang mendisposisikan atau menunjuk surveyor untuk melakukan pengisian aplikasi formulir yang telah diajukan oleh konsumen untuk dapat mengajukan kredit motor di perusahaan.
4) Surveyor melakukan kunjungan kepada calon konsumen sekaligus meminta tandatangan dalam surat permohonan pembiayaan kredit motor yang ditandatangani oleh konsumen.
5) pada saat survey lingkungan melakukan interview dengan calon konsumen mengenai data legalitas perusahaan maupun keuangan dengan berpedoman pada prinsip 5C.
6) Surveyor mencantumkan kesimpulan pada keterangan permohonan pembiayaan kredit motor dan meneruskan kepada pimpinan cabang untuk selanjutnya dilakukan analisis kredit.
Jika terdapat permohonan pembiayaan kredit atau pembiayaan yang ditolak atau untuk diperoses, maka penolakan disampaikan secara tertulis disertai dengan alasan – alasannya kepada calon konsumen yang ditandatangani oleh pejabat kredit lainnya.
b. Pembinaan dan Analisa Kredit
Setelah surveyor memutuskan keterangan permohonan pembiayaan kredit motor tersebut dapat diperoses lebih lanjut maka surveyor melakukan indentifikasi data secara kualitatif dan kuantitatif dalam analisis kredit terhadap permohonan pembiayaaan kredit :
1) Surveyor melakukan kunjungan konsumen kerumah, tempat usaha, dan lokasi jaminan calon permohonan pembiayaan kredit. Kemudian melakukan wawancara kembali dengan calon konsumen untuk mengetahui latar belakangnya dari mulai perusahaan mengadakan pembelian bahan baku, proses produksi, cara pembelian, dan pembiayaan para pemasok, langganan, samapaai dengan cara perusahaan untuk megatasi persaingan. Disamping itu juga surveyor mengetahui tingkat legalitas perusahaan dan penilaian barang jaminan.
2) Data yang diperoleh dituangkan dalam aplikasi formulir permohonan pembiayaan kredit yaitu berupa Kartu Keluarga, KTP Pemohon, Surat Keterangan Domisili, NPWP, Foto Tempat Tinggal Konsumen, dll.
3) Surveyor melakukan analisis terhadap data tersebut. Surveyor mewawancara alamat tempat tinggal, alamat perusahaan, alamat tagih, dan alamat darurat selain alamat tempat konsumen tinggal.
c. Keputusan Kredit
Hasil analisis kredit dikonfirmasi terlebih dahulu oleh Loan Analis sebelum diputuskan, prosedur selanjutnya adalah sebagai berikut :
1) Loan Analist memeriksa aplikasi permohonan kredit. Pemeriksaan dilakukan terhadap aplikasi yang diterima oleh loan analist yang telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur kredit serta melakukan penilaian secara menyeluruh dan apabila tidak ada hal –hal yang memberatkan, maka dilakukan perhitungan kredit untuk menetapkan jumlah maksimum kredit yang diberikan kepada konsumen. Perhitungan kredit ini adalah penilaian terakhir sebelum kredit disetujui pada dasarnya perhitungan kredit dilakukan dengan cara menghitung berapa jumlah kebutuhan pembiayaan atau suatu rencana kerja yang disetujui perusahaan yang dikurangi dengan dana konsumen itu sendiri.
2) Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap aplikasi konsumen, maka Loan Analist ( baik jumah kredit yang disetujui maupun sebagian yang diajukan konsumen ) menandatangani aplikasi permohonan kredit terhadap konsumen yang telah disetujui.
B. Pembahasan
1. Cara Audit Internal Dalam Pendeteksian Kecurangan (Fraud) di PT.HD Finance, Tbk.
Dalam mendeteksi kecurangan ada beberapa teknik yang digunakan oleh internal audit pada PT.HD Finance, Tbk diantaranya :
a. Analytical Review
Suatu review atas berbagai akun yang memungkinkan menunjukkan ketidakbiasaan atau kegiatan yang tidak di harapkan. Sebagai contoh perbandingan antara penagihan dengan penjualan yang dapat mengindikasikan adanya penjualan yang terlalu tinggi atau rendah bila di bandingkan dengan penagihannya dan juga mengalasis performa dari cabang tersebut yang tampak apakah terlalu baik atau di bawah standar.
b. Statistical Sampling
Sebagaimana piutang usaha yang tak tertagih pada perusahaan pembiayaan, dapat di lihat dari laporan umur piutang dan histori kartu piutang dapat di uji secara sampling untuk menentukan ketidakbiasaan, metode ini akan efektif jika ada kecurigaan terhadap satu atributnya kemudian dilakukan kroscek.
Komplain atau keluhan dari konsumen atau pihak lainnya, merupkan alat diteksi yang baik yang dapat mengarahkan auditor untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut.
d. Site Visit – Observation
Observasi ke lokasi, biasanya dapat mengungkapkan ada tidaknya pengendalian internal di lokasi-lokasi tersebut. Observasi terhadap bagaimana transaksi akuntansi di laksanakan kadangkala akan memberikan peringatan pada auditor akan adanya daerah-daerah yang mempunyai pontensi bermasalah.
2. Cara Audit Internal Dalam Pencegahan Kecurangan (Fraud) di PT.HD Finance, Tbk
Sebagai perusahaan penyediaan pembiayaan kredit , PT. HD Finance, Tbk telah menerapkan pencegahan kecurangan dengan mengenal konsumen sesuai dengan peraturan perundang-undangan termasuk Peraturan Menteri Keuangan No. 30/PMK.010/2010 tertanggal 10 Pebruari 2010 tentang Penerapan Pencegahan Kecurangan dengan mengenal konsumen bagi Lembaga Keuangan Non Bank.
Pejabat yang ditunjuk oleh Direksi dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur Utama dalam prinsip mengenal konsumen memiliki tugas antara lain: 1. Menyusun dan memelihara Kebijakan dan Pedoman Pelaksanaan Penerapan
2. Memastikan adanya pengembangan sistem dan prosedur identifikasi konsumen dan transaksi yang mencurigakan, termasuk memastikan bahwa formulir yang berkaitan dengan konsumen telah mencakup item data yang diharuskan oleh Peraturan Menteri Keuangan No. 30/PMK.010/2010 tertanggal 10 Pebruari 2010 tentang Penerapan Prinsip Mengenal Nasabah bagi Lembaga Keuangan Non Bank.
3. Memantau pengumpulan data dan profil konsumen sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan No. 30/PMK.010/2010 tertanggal 10 Pebruari 2010 tentang Penerapan Prinsip Mengenal Konsumen bagi Lembaga Keuangan Non Bank.
4. Melakukan koordinasi dan pemantauan terhadap pelaksanaan Pedoman Pelaksanaan Penerapan Prinsip Mengenal Konsumen oleh unit-unit kerja terkait.
5. Menerima dan melakukan analisis atas laporan transaksi yang mencurigakan yang akan disampaikan kepada Menteri Keuangan atau Pusat Pelaporan dan Transaksi Keuangan (PPATK).
6. Memantau, menganalisis dan merekomendasikan kebutuhan pelatihan tentang Prinsip Mengenal Konsumen bagi para pejabat dan pegawai Perseroan.
Selama tahun 2012, dalam rangka pelaksanaan Penerapan Prinsip mengenal konsumen, Perusahaan telah melakukan:
a. Review terhadap Kebijakan dan Pedoman Pelaksanaan Penerapan untuk melihat kesesuaian dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
b. Memberikan sosialisasi dan pelatihan kepada seluruh kepala cabang di Wilayah Jabodetabek, Kalimantan dan Sulawesi.
c. Menyampaikan laporan atas transaksi keuangan mencurigakan yang ditemukan oleh Unit Khusus Perusahaan, yang mana pada tahun 2012 terdapat 4 (empat) transaksi keuangan mencurigakan yang telah dilaporkan kepada PPATK.
3. Peranan Audit Internal di PT.HD Finance, Tbk
PT.HD Finance, Tbk sebagai perusahaan pembiayaan mempunyai tanggungjawab dalam mengelola dana yang di terima oleh konsumen. Untuk mengurangi risiko terjadinya kecurangan maka pentingnya peranan Audit Internal dalam melakukan pencegahan dan pendeteksian kecurangan dengan cara memeriksa secara rutin pada setiap unit kerja yang ada. Setiap awal tahun Audit Internal akan membuat ringkasan bahan pemeriksaan dan jadwal pemeriksaan untuk setiap unit kerja baik di kantor pusat maupun di cabang.
Agar dapat dengan mudah mencegah dan mendeteksi adanya kecurangan di PT.HD Finance, Tbk serta bagaimana menyusun sistem internal auditor yang baik maka auditor harus mengenal bentuk dan cara orang berbuat curang.
Kecurangan yang sering terjadi di perusahaan PT.HD Finance, Tbk adalah dalam bentuk :
1. Lapping yaitu tidak di catatnya penerimaan uang yang pertama dan pada saat penerimaan uang yang kedua baru di catat sebagai penerimaan uang yang pertama.
2. Mengmark Up plafon pinjaman dengan jaminan BPKB
3. Potongan pencairan yang melebihi ketentuan
4. Penjualan tarik barang dan Tarik barang fiktif
5. Melakukan pelunasan di percepat kemudian mengajukan pinjaman kembali tanpa sepengetahuan konsumen (RO)
6. Penjualan fiktif
7. Pembelian aktiva
8. Pengeluaran petty cash yang tidak sesuai
Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis, di temukan beberapa kasus penyimpangan keuangan yang berkaitan dengan uang setoran konsumen maupun yang berkaitan dengan kegiatan operasional cabang. Modus operasinya dan penyimpangan ini beragam dan pelakunya dari pimpinan sampai dengan pegawai yang berkaitan dengan masalah keuangan. Beberapa kasus penyimpangan uang setoran dan pinjaman yang di bayarkan ke konsumen,
penyimpangan dari pengeluaran yang tidak sah dan penyimpangan dengan cara memalsukan data konsumen.
Selama tahun 2012 kasus-kasus fraud yang dapat dideteksi dan diungkap sebanyak 16 kasus yaitu lapping sebanyak 9 kasus, potongan pencairan sebanyak 1 kasus, penjualan RO sebanyak 2 kasus, tarik barang fiktif sebanyak 1 kasus, mengmark up pencairan sebanyak 1 kasus, pembelian aktiva fiktif sebanyak 1 kasus dan pengeluran petty cash yang tidak sesuai sebanyak 1 kasus.
Selama tahun 2013 kasus-kasus fraud yang dapat dideteksi dan diungkap sebanyak 12 kasus, yaitu lapping sebanyak 6 kasus, mark up pinjaman sebanyak 2 kasus, potongan pencairan 1 kasus, penjualan tarik barang sebanyak 1 kasus, pengeluaran petty cash sebanyak 2 kasus.
Terdapat beberapa kesimpulan yang dapat diperoleh dari peranan Audit Internal diatas:
1. Meningkatnya pengendalian internal disebabkan adanya internal control yang baik oleh perusahaan mengakibatkan menurunnya kasus fraud pada tahun 2012 dibandingkan dengan tahun 2013.
2. Belum semuanya kepercayaan karyawan bahwa dengan terungkapnya kasus fraud pada tahun 2012 akan berdampak positif pada tahun 2013 atau masa mendatang. Artinya, karyawan atau siapapun nantinya yang akan melakukan tindakan fraud tidak percaya sepenuhnya bahwa mereka akan ditindak tegas karena masih muculnya kasus yang sama.
3. Sebagian besar karyawan telah menjalankannya Standard Operational Prosedure (SOP) perusahaan sehingga mampu menekan terjadinya fraud. 4. Timbulnya kasus baru yaitu penjualan barang tarikan yang tidak sesuai
dengan nominal hal ini disebabkan belum adanya divisi atau bagian yang mengawasinya.
5. Kasus fraud terjadi dikantor cabang PT. HD Finance, Tbk dan dilakukan dimana tidak adanya pemeriksaan atau setelah dilakukannya pemeriksaan oleh internal audit.
6. Audit Internal mampu memberikan kontribusi yang berarti terhadap terungkapnya kasus fraud.
Peranan Audit Internal dalam pemeriksaan secara rutin di PT.HD Finance, Tbk telah di tentukan setiap 6 bulan sekali, sedangkan kasus selalu terjadi pada waktu antara dimana tidak adanya pemeriksaan, kasus yang banyak ditemukan adalah kasus lapping, maka dari itu pemeriksaan harus sering di lakukan dan lebih ketat pemeriksaan atau perusahaan membentuk Audit Internal per-area, menindak tegas terhadap karyawan yang melakukan kecurangan (Fraud) tanpa pilih kasih agar tidak terulang kembali dan memperkecil terjadinya kecurangan (Fraud), memberikan pelatihan yang up to date kepada auditor dan merotasi karyawannya.
Dari kasus fraud yang ditemukan oleh internal auditor PT. HD Finance, Tbk semua kasus diselesaikan setelah adanya laporan dari Audit Internal dan terdapat 2 kasus yang belum diselesaikan di tahun 2012 yaitu lapping. Dalam banyak kasus kecurangan, khususnya kasus pencurian dan penggelapan,
biasanya terdapat tiga faktor yaitu adanya satu tekanan pada seseorang, seperti kebutuhan keuangan, adanya kesempatan untuk melakukan kecurangan dan menyembunyikan kecurangan yang dilakukan, adanya cara pembenaran prilaku tersebut yang sesuai dengan tingkat intergritas pelakunya.
Dari rekomendasi Audit Internal belum dijalankan seluruhnya seperti belum diberikan sanksi secara tegas bagi karyawan yang melakukan fraud, belum meratanya training yang diberikan kepada karyawan, belum maksimalnya manajemen pusat dalam melakukan proteksi terhadap kemungkinan terjadinya fraud dan mengontrol cabang-cabang dan dalam menerima pegawai tidak dilakukannya penyaringan dan test masih mengandalkan referensi sehingga kasus-kasus tersebut muncul kembali dan muncul kasus-kasus yang baru.
