SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Fungsi Sistem Informasi sebagai Pendukung Proses Decisions Making, Planning, dan Controlling pada Perusahaan
By
Delvi Agitya
1410532044
PENDAHULUAN
INFORMASI UNTUK MANAJEMEN
Mengenai Model Informasi Amsyah (2001:325) mengatakan sebagai berikut :
Model Informasi adalah model-model paket aplikasi yang dapat dibeli di pasaran, yang dibuat khusus untuk model-model kegiatan tertentu. Sejalan dengan tingkat pekerjaan dalam organisasi, maka hirarki pekerjaan informasi terdiri dari: (1) pengolahan transaksi pada tingkat paling bawah, (2) perencanaan dan pengawasan operasional pada tingkat kedua, (3) perencanaan dan pengawasan manajemen pada tingkat ketiga, dan (4) perencanaan strategis pada tingkat puncak.
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN
“Pada hakekatnya kegiatan pembuatan keputusan di latar belakangi oleh adanya suatu masalah atau problem dalam usaha mencapai suatu tujuan tertentu. Pembuatan keputusan ini bertujuan mengatasi atau memecahkan masalah yang bersangkutan sehingga usaha pencapaian tujuan yang dimaksud dapat dilaksanakan secara baik dan efektif” (Sutrabi 2005, 132)
Siagian (2008:28) berpendapat bahwa dari teori kepemimpinan diketahui bahwa manajemen suatu organisasi memainkan tiga kategori peranan, yaitu:
Dari ketiga peranan di atas, yang memberikan dampak langsung terhadap kegiatan operasional perusahaan merupakan peranan manajemen selaku pengambil keputusan.
Hal ini bertentangan dengan pendapat Amsyah (2001:60) yang menjelaskan bahwa “manajer secara dasar mengelola tiga elemen yaitu : (1) ide (ideas), (2) barang (things), dan (3) manusia (people), dimana tiga elemen tersebut identik dengan sumber daya 3M yaitu metode, material, dan manusia.”
Untuk mendukung pendapat Siaginan yang ketiga mengenai peranan manajemen dalam sebuah organisasi yaitu manajemen selaku pengambil keputusan, dijelaskan oleh Sutrabi (2005:130) bahwa proses dalam pengambilan keputusan dapat dibagi menjadi tiga tahapan berdasarkan Model Simon, yaitu :
Tahap proses dalam
pegambilan
keputusan
Penjelasan
Pemahaman Menyelidiki lingkungan kondisi yang memerlukan keputusan. Data mentah yang diperoleh diolah dan diperiksa untuk dijadikan petunjuk yang dapat menentukan masalahnya.
Perancangan Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis arah tindakan yang mungkin dapat digunakan. Hal ini mengandung proses untuk memahami masalah untuk menghasilkan cara pemecahan dan menguji apakah cara pemecahan tersebut dapat dilaksanakan.
Pemilihan Memilih arah tindakan tertentu dari semua arah tindakan yang ada. Pilihan ditentukan dan dilaksanakan.
Sutrabi (2005:131) juga menjelaskan Model Simon yang memiliki hubungan dengan Sistem Informasi Manajemen. Hubungan ini diikhtisarkan untuk ketiga tahap model Simon, yaitu:
Tahap proses
pengambilan
keputusan
Hubungan dengan SIM
Pemahaman Proses penyelidikan mengandung pemeriksaan data baik dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara yang telah ditentukan maupun dengan cara khusus. SIM harus memberikan kedua cara tersebut. Sistem informasi harus meneliti semua data dan mengajukan permintaan untuk diuji mengenai situasi yang jelas menuntut perhatian. Baik SIM maupun organisasi harus menyediakan saluran komunikasi untuk masalah yang diketahui dengan jelas agar disampaikan kepada organisasi tingkat atas sehingga masalah tersebut dapat ditangani.
Perancangan SIM harus engandung model keputusan untuk mengolah data dan memprakarsai pemecahan alternatif. Model harus membantu menganalisis alternatif.
Pemilihan SIM menjadi paling efektif apabila hasil perancangan disajikan dalam suatu bentuk yang mendorong pengambilan keputusan. Apabila telah dilakukan pemilihan, peranan SIM berubah menjadi pengumpulan data untuk umpan balik dalam penilaian kemudian.
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah. Langkah dalam perumusan masalah ini antara lain manajer secara sistematis menguji hubungan sebab-akibat. Lalu manajer mencari penyimpangan atau perubahan
dari yang “normal”
2. Pengumpulan dan Analisis Data yang Relevan. Manajer pertama kali harus menentukan data-data apa yang akan dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat dan kemudian mendapatkan informasi tersebut. 3. Pengembangan Alternatif-Alternatif. Kecenderungan untuk menerima
alternatif pertama yang “feasibel” sering menghindarkan manajer dari pencapaian penyelesaian yang terbaik untuk masalah manajer.
4. Evaluasi Alternatif-Alternatif. Efektifitas dapat diukur dengan dua kriteria: apakah alternatif realistik bila dihubungkan dengan tujuan dan sumber daya organisasi dan seberapa baik alternatif akan membantu pemecahan maslah.
5. Pemisahan Alternatif Terbaik. Pilihan Alternatif terbaik juga sering merupakan suatu kompromi di antara berbagai faktor yang telah dipertimbangkan.
6. Implementasi Keputusan. Implementasi keputusan menyangkut lebih dari sekedar pemberian perintah. Manajer harus menetapkan anggaran atau skedul kegiatan, mengadakan dan mengalokasikan sumber daya yang di perlukan serta menugaskan tanggung jawab dan wewenang pelaksanaan tugas tertentu.
7. Evaluasi Hasil-Hasil Keputusan. Manajer harus mengevaluasi apakah implementasi dilakukan dengan lancar dan keputusan memberikan hasil yang diinginkan.
Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan menurut seorang teknik informatika :
masalah. (Sutanta, Edhy, 2005, Dukungan Sistem Informasi Manajemen
(SIM) dalam Kegiatan Manajemen,
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_Manajerial-Dukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
Dalam setiap pengambilan keputusan tentu harus ada dasar yang kuat dan model yang mendukung decisions making, agar segala keputusan bisa memberikan dampak yang bagus terhadap perusahaan. Amsyah (2001:341) menjelaskan:
Model Pendukung Keputusan (MPK) yang merupakan fasilitas pangkalan komputer interaktif untuk keperluan dukungan pembuatan keputusan manusia. Model Pendukung Keputusan dibuat untuk memecahkan masalah pada basis pengolahan khusus. Variasi program pendukung MPK terdiri dari program-program spreadsheet, sistem manajemen database pribadi, paket pengolah kata, alat pembuat grafik, paket statistik, dan lain-lain program-program khusus.
“Sistem peranti lunak DSS (DSS software system) berisi peranti lunak yang digunakan untuk menganalisis data. Ini dapat berisi berbagai perangkat OLAP, perangkat penggalian data, atau sekumpulan model matematis dan
analitis” (Laudon, 2008,156).
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PERENCANAAN
Perencanaan dapat didefinisikan sebagai “pengambil keputusan sekarang
tentang hal-hal yang akan dilakukan dalam satu kurun waktu tertentu di masa
depan” perencanaan merupakan salah satu bentuk pengambilan keputusan (Siagian 2008, 36)
Perencanaan arsitektur sistem informasi yang meliputi data, sistem jaringan, dan teknologi informasi lainnya dalam sebuah perusahaan harus memperhatikan dan mempertimbangkan berbagai faktor seperti perubahan bisnis, keseimbangan antara sentralisasi dan desentra-lisasi, dan kesiapan dalam mengakomodasi perkembangan teknologi baru.
Seorang teknik informatika menjelaskan dukungan SIM pada proses perencanaan adalah sebagai berikut:
1. Kebutuhan model perencanaan, dukungan yang disediakan oleh SIM adalah analisis dalam pengembangan struktur dan persamaan model, data historis untuk analisis hubungan, peramalan, serta penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada komputer.
2. Data masukan, data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan berdasarkan data historis.
3. Manipulasi model, dukungan yang disediakan oleh SIM adalah penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model, dan manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan ekstrapolasi. (Sutanta, Edhy, 2005, Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
Kegiatan Manajemen,
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_Manajerial-Dukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje men, diakses tanggal 25 Maret 2016.)
FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM PENGAWASAN
Siagian (2008:61) menjelaskan mengenai pengertian dari pengawasan dimana :
organisasi tidak luput dari berbagai kelemahan dan kekurangan, bahkan juga mungkin kekhikafan dan kesalahan. Kedua : Tuntutan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas tidak terpnuhi karena mungkin ada anggota organisasi yang menampilkan perilaku yang negatif dengan berbagai alasan penyebabnya. Pengawasan seharusnya bersifat edukatif dan tidak punitif. Artinya, tujuan dalam melakukan pengawasan adalah untuk membantu para anggota organisasi mengatasi berbagai kelemahan yang terdapat dalam diri masing-masing dan memberikan bimbingan sehingga terjadi modifikasi perilaku yang negatif tersebut.
Sedangkan Sutrabi (2005:61) mendefinisikan sistem pengawasan yang berbeda dimana:
Sistem pengawasan manajemen adalah sistem total yang berarti sistem tersebut meliputi semua aspek pengoperasian organisasi. Perlunya sistem total ini ialah karena fungsi manajemen adalah memastikan semua bagian operasi berada dalam keadaan seimbang antara satu dengan lainnya. Agar dapat memastikan keseimbangan tersebut, manajemen membutuhkan informasi mengenai setiap bagian. Sistem pengawasan manajemen adalah (atau seharusnya) merupakan sistem yang terkoordinasi dan terintegrasi, yaitu meskipun data yang dikumpulkan untuk suatu tujuan mungkin berbeda dengan yang dikumpulkan untuk tujuan lain, data ini dapat dipadukan satu sama lain.
Dukungan SIM dalam controlling menurut seorang teknik informatika adalah :
Dalam suatu sistem tentu harus ada langkah-langkah dalam pelaksanaannya, agar terstruktur dan tepat. Sutrabi (2005:62) menjelaskan pembagian fungsi pengawasan menurut Raplh Currier Davis dan C. Filley yang dibagi menjadi 8 subfungsi, yaitu :
A. Perencanaan rutin (routine planning). Perencanaan rutin merupakan penerapan rencana-rencana teknis berdasarkan rencana menyeluruh.
B. Penjadwalan (schedulling). Fungsi penjadwalan dalam pengawasan adalah menentukan kapan fase-fase penting dari suatu rencana harus diselesaikan dalam waktu yang telah di tetapkan.
C. Persiapan (preparation). Fungsi persiapan ini memberi kepastian kepada pengawas bahwa segalanya sudah siap digunakan kapan dan dimana serta jenis yang tepat yang dibutuhkan.
D. Pengabaran (dispatching). Fungsi ini adalah mengawasi pekerjaan para petugas untuk memastikan bahwa penyelesaian pekerjaan tersebut sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.
E. Pengarahan (direction). Pengarahan adalah fungsi yang mengatur kegiatan dengan jalan memberi instruksi dan penjelasan kepada bawahan mengenai kebutuhan-kebutuhan bagi suatu rencana. F. Pemeriksaan (supervision). Fungsi supervisi adalah memastikan
apakah pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan rencana dan instruksi atau tidak.
G. Pembandingan (comparasion). Pembandingan mencatat penyimpangan-penyimpangan pekerjaan yang direncanakan, mencari sebab-sebab penyimpangan tersebut.
Tingkat Kegiatan Alasan Perencanaan
Perencanaan Straregis Penetapan sasaran organisasi.
Pendefinisian hambatan sumber daya. Pengendalian Manajemen
(perencanaan taktis)
Pengalokasian sumber daya.
Bagaimana sumber daya akan diperolah, diorganisir, dan dipakai, misalnya:
- anggaran pengeluaran untuk barang modal.
- rencana sumber daya manusia untuk 3 tahun.
Pengendalian Operasional Efisiensi prestasi.
KESIMPULAN
Sistem Informasi Manajemen sangat membantu kegiatan operasional perusahaan. Keberadaan SIM dalam perusahaan dapat memberikan dukungan yang sangat bermanfaat, diantaranya: (1) dukungan pada perencanaan operasional, (2) dukungan pada pengendalian atas tindakan yang telah atau sedang dilakukan oleh perusahaan, (3) dukungan terhadap pengambilan keputusan perusahaan.
Untuk memenuhi ketiga hal diatas, maka SIM harus dikembangkan dengan tujuan utama untuk: (1) memenuhi kebutuhan informasi pada setiap tingkatan manajemen yaitu perencanan strategis, pengendalian manajemen, dan pengendalian operasional. (2) bisa mengolah data mentah menjadi informasi yang bermanfaat bagi perusahaan.
DAFTAR RUJUKAN
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama .
Ellitan, Lena dan Lina Anatan. 2009. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Praktis. Bandung: Alfabeta
Laudon, C. Kenneth dan Jane P. Laudon. 2008. “Management Information
System Managing The Digital Firm”.Sistem Informasi Manajemen Mengelola Perusahaan Digital Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. Siagian, P. Sondang. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara. Sutanta, Edhy. 2005. Dukungan Sistem Informasi Manajemen (SIM) dalam
Kegiatan Manajemen.
http://www.academia.edu/6023886/Jurnal_Manajerial-Dukungan_Sistem_Informasi_Manajamen_SIM_Dalam_Kegiatan_Manaje men.diakses tanggal 25 Maret 2016.
