KARYA TULIS ILMIAH
Oleh :
JHON ISKANDAR NIM : 1313466020
HASIL PENELITIAN
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya
Oleh :
OLEH :
JHON ISKANDAR NIM : 1313466020
Penelitian Ini Telah Di Setujui Oleh Dosen Pembimbing Sebagai Persyaratan Menyelesaiakan Pendidikan Ahlimadya Di Akademi Perekam Medik Dan
Informasi Kesehatan Imelda Medan
Disetujui : Dosen Pembimbing
(Meriani HS, SKM, S.Kep, M.Biomed)
Diketahui:
PERNYATAAN
TINJAUAN TATA KELOLA SISTEM PENJAJARAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT TNI AU
Dr. ABDUL MALIK SOEWONDO MEDAN
KARYA TULIS ILMIAH
Saya mengakui bahwa Karya Tulis Ilmiah ini adalah hasil kerja saya sendiri, Kecuali ada beberapa kutipan dan ringkasan yang masing-masing di sebut sumbernya.
Medan, Agustus 2016
LEMBAR PENGUJIAN
Penelitian Dengan Judul:
TINJAUAN TATA KELOLA SISTEM PENJAJARAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT TNI AU
Dr. ABDUL MALIK SOEWONDO MEDAN
OLEH :
JHON ISKANDAR NIM : 1313466020
Telah Diuji Dan Dipertahankan Dihadapan Tim Penguji Pada tanggal 05 Agustus 2016
Penguji I :Meriani HS, SKM, S.Kep, M.Biomed ( )
Penguji II :Esraida Simanjuntak, SKM ( )
Penguji III :Valentina, SKM, M.Kes ( )
Disahkan Oleh:
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. IDENTITAS DIRI
Nama : Jhon Iskandar
Tempat/Tanggal Lahir : Bandar Baru, 20April 1995
Agama : Kristen Protestan
Anak Ke : Tiga
Alamat : Sibolangit
II. IDENTITAS ORANG TUA
Nama Ayah : Nuah Karo-Karo
Pekerjaan : PNS
Nama Ibu : Rasinta Br.Tarigan
Pekerjaan : Petani
Alamat : Sibolangit
III. RIWAYAT PENDIDIKAN
2001-2007 : SDN BATU SANGEHEN
AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMASI KESEHATAN IMELDA MEDAN
Nama : Jhon Iskandar NIM : 1313466020
Judul : Tinjauan Tata Kelola Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan
ABSTRAK
Penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali menjadi mudah dan cepat.Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui cara penerapan sistem penjajaran dengan sistem angka langsung di rekam medis rawat jalan di RS TNI Dr.Abdul Malik Soewondo Medan.Populasi yang di ambil dalam penelitian ini adalah semua petugas rekam medis di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan.Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif.Pengambilan sampel dengan menggunakan total samplingyaitu seluruh petugas rekam medis yang bekerja di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan berjumlah 4 orang.Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti terhadap 4 responden bahwa tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan seluruhnya masih kategori cukup (100%), dan dari hasil observasi diketahui bahwa sistem penjajaran yang digunakan di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan menggunakan sistem penjajaran secara langsung dan dilihat bahwa berkas rekam medis masih belum diterapkan dengan benar.Dari hasil penelitian di atas dapat di simpulkan bahwa tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan di RS TNI AU dr.Abdul Malik Soewondo Medan masih kategori cukup di karenakan berkas rekam medis rawat jalan masih belum diterapkan dengan benar.
Kata Kunci : Tata Kelola Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis, Rawat Jalan.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas rahmatNYA sehingga penulis dapat menyelesaikan penelitian ini dengan judul “Tinjauan Tata Kelola Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan”
Selama penelitian dan terselesainya karya tulis ilmiah ini tidak terlepas dari doa, bantuan dan dorongan dari berbagai pihak, baik secara moral maupun material. Oleh karena itu dalam kesempatan ini peneliti mengucapkan terima kasih kepada Bapak/Ibu :
1. dr. H. R. I Ritonga, MSc selaku Ketua Yayasan Imelda Medan
2. dr. Imelda L. Ritonga, S.Kep, M,Pd, MN selaku coordinator Pendidikan Yayasan Imelda Medan
3. dr. Suheri Parulian Gultom, M.Kes selaku direktur Akademi Perekam Medik dan Informatika Kesehatan (APIKES) Imelda Medan
4. Esraida Simanjuntak, SKM selaku wadir 1 sekaligus penguji IIAkademik Perekam Medik dan Informatika Kesehatan (APIKES) Imelda Medan.
5. Alisabela Hasibuan,S.Kep.Ns selaku Wadir II akademik Perekam Medik dan Informatika Kesehatan (APIKES) Imelda Medan .
7. Parmin Silalahi, SKM, M.Kes selaku wali kelas III-A yang selalu memberikan motivasi kepada penulis.
8. Meriani HS, SKM, S.Kep M.Biomed selaku dosen pembimbing sekaligus penguji I yang selalu memberikan arahan kepada penulis mulai dari awal sampai terselesainya penelitian ini.
9. Valentina, SKM, M.Kes penguji III yang telah memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis.
10.Staf Dosen APIKES Imelda Medan yang telah membekali penulis dengan ilmu pengetahuan.
11.Direktur dan seluruh staf pegawai Rumah Sakit TNI AU Dr.Abdul Malik Medan, Kepala Instalasi Rekam Medis dan Staf Pegawai yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini.
12.Teristimewa buat Ayahanda Nuah Karo-Karo dan Ibunda Rasinta Br.Tarigan yang telah membantu penulis baik bantuan moral maupun material serta jerih payah mengasuh dan mendidik, kasih sayang, doa restu, nasehat dan pengorbanan yang tidak ternilai yang sangat besar pengaruhnya bagi keberhasilan dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini.
Semoga Karya Tulis Ilmiah ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan dapat meningkatkan mutu Frofesi Perekam Medik dan Informatika Kesehatan.
Medan, Agustus 2016 Peneliti
3.3.2. Sampel ... 22
3.4. Teknik Pengumpulan Data ... 22
3.4.1. Data Primer ... 22
3.4.2. Data Sekunder ... 22
3.4.3. Data Tersier ... 23
3.5. Variabel Penelitian Dan Defenisi Operasional ... 23
3.5.1. Variabel Penelitian ... 23
3.5.2. Defenisi Operasional ... 23
3.6. Teknik Pengukuran ... 24
3.6.1 Variabel Tinjauan Tata Kelola ... 24
3.7. Teknik Analisa Data ... 25
BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN ... 27
4.1. Sejarah RS TNI AU Dr.Abdul Malik Medan ... 27
4.2. Hasil Penelitian ... 28
4.3. Pembahasan ... 30
BAB V : Kesimpulan Dan Saran ... 33
5.1. Kesimpulan ... 33
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 4.1. Distribusi Frekkuensi Tinjauan Tata Kelola Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Berdasarkan Lama Bekerja Di RS TNI
AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan Tahun 2016 ... 30 Tabel 4.2. Distribusi Frekuensi Tinjauan Tata Kelola Sistem Penjajaran
Berkas Rekam Medis Berdasarkan Pendidikan Di RS TNI AU
Dr.Abdul Malik Soewondo Medan Tahun 2016 ... 31 Tabel 4.3. Distribusi Frekuensi Tinjauan Tata kelola Sistem Penjajaran
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I : Surat Ijin Survei Awal dari Perekam Medik Dan Informasi Kesehatan Imelda Medan
Lampiran II : Surat Balasan Ijin Survei Awal dari Rumah Sakit Dr.Abdul Malik Medan
Lampiran III : Surat Ijin Penelitian dari Akademik Perekam Medik dan Informasi Kesehatan Imelda Medan
Lampiran IV : Surat Balasan Selesai Penelitian dari Rumah Sakit Dr.Abdul Malik Medan
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap,rawat jalan dan gawat darurat (SK Menteri RI No.340/PER/III, 2010) Pengertian dari rekam medis itu sendiri menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 yaitu rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang telah diberikan kepada pasien. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan dari pasien atau untuk keperluan lainnya.
Instalasi rawat jalan merupakan unit fungsional yang mengenai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di instalasi jalan pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian rekam medis rawat jalan.
Rekam Medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesis penentuan fisik laboratorium, diagnosis segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
Dengan perkembangan Rumah Sakit di Indonesia saat ini, berbagai upaya telah dilakukan untuk meningkatkan kualitas pelayanan Rumah Sakit diantaranya pelayanan rekam medis.Rekam medis akan terlaksana dengan baik apabila bagian pengolahan data dan pencatatan melakukan tugasnya dengan baik. Salah satunya pengolahan data dibagian filling (penyimpanan).namun masih banyak sistem penyimpanan di rumah sakit di wilayah indonesia yang belum terlaksanakan dengan baik,terutama di bagian rak penyimpanan berkas rekam medis yang tidak berurutan.contohnya di RSUD Ade Muhhamad Djoen Sintang Kalimantan, di RSUD tersebut sistem penjajarannya menggunakan sistem terminal digit.namun belum sepenuhnya terelisasikan dengan baik dimana nomor rekam medis disusun pada rak yang di dalam rak tersebut berkas rekam medis masih terlihat acak dan tidak sesuai dengan nomor yang ditetapkan.
suatu ruangan demi terjaganya keamanan dan kerahasiaannya sehingga dapat digunakan suatu saat nanti. di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan menggunakan sistem sentralisasi, yaitu dengan cara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat, berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan di tempat penyimpanan yang sama atau menyatu didalam satu ruang penyimpanan. Sehingga penyimpanan berkas rekam medis berpusat di satu tempat saja. Secara teori cara sentralisasi lebih baik diterapkan daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanannya tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah sakit.
Berdasarkan hasil survey awal yang penulis lakukan di Rumah Sakit Dr. Abdul Malik Soewondo Medan terdapat beberapa masalah pada sistem penjajarannya dimana angka pertama dan kedua sudah tersususn dengan benar tetapi angka ketiga belum berurutan, hal ini menyebabkan tata kelola sistem penjajaran tidak tersusun dengan benar.
Berdasarkan masalah di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul“ Tinjauan Tata Kelola Sistem penjajaran Berkas Rekam Medis Rawat Jalan”di Rumah Sakit TNI AU Dr. Abdul Malik Soewondo Medan.
1.2 Rumusan masalah
1.3Tujuan Penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui cara penerapan sistem penjajaran dengan sistem angka langsung (straight numerical filing system ) di rekam medisrawat jalan di RSTNI AUDr.Abdul Malik Soewondo Medan.
1.4Manfaat Penelitian
Hasil Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi berbagai pihak, yakni : a. Bagi Rumah Sakit.
Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi rumah sakit mengenai sistem penyimpanan rekam medis rawat jalan . Dapat dijadikan sebagai masukan dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan guna peningkatan pelayanan kesehatan yang ada di RSTNI AUDr.Abdul Malik Soewondo Medan.
b. Bagi Pendidikan.
Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan Program DIII Perekam medis dan Informasi Kesehatan.
c. Bagi Peneliti.
d. Bagi Peneliti Selanjutnya
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1Tinjauan
2.1.1 Defenisi Tinjauan
Tinjauan adalah pemeriksaan yang teliti, penyelidikan, kegiatan pengumpulan data,pengolahan,analisa, dan penyajian data yang dilakukan secara sistematis dan objektif untuk memecahkan suatu persoalan (Komaruddin, 2008).
2.2 Tata Kelola
2.2.1 Defenisi Tata kelola
Tata kelola adalah proses penyelenggaraan oleh pimpinan untuk mengotorisasi, meminpin dan mengawasi manajemen terhadap pencapaian tujuan organisasi.
2.3 Sistem Penyimpanan
2.3.1 Defenisi Sistem Penyimpanan
2.3.2Tujuan Sistem Penyimpanan
1. Agar berkas dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Menunjang terlaksananya penyusutan berkas dengan efektif dan efisien. 3. Agar berkas aman, terjaga dan terpelihara dengan menggunakan
biayaseefisien mungkin dan dapat terlindungi (Wursanto, 2011). 2.3.3 Sistem Penyimpanan Rekam medis
Ada dua cara penyimpanan berkas didalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan poliklinik maupun catatan – catatan selama seorang pasien dirawat. Penggunaan sistem sentralisasi memiliki kebaikan dan juga ada kekurangannya.
Keuntungannya :
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis.
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan danruangan.
c. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan.
Kekurangannya :
a. Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan rawat inap.
b. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam. 2. Desentrlisasi
Cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekammedis penderita dirawat. Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan tempat penyimpanan yang terpisah.
Kebaikannya :
a. Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat. b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangannya :
a.Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
b.Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Secara teori cara sentralisasi lebih baik daripada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya tergantung pada situasi dan kondisi masing–masing rumah sakit. Hal–hal yang berkaitan dengan situasi dan kondisi tersebut antara lain:
1.Karena terbatasnya tenaga yang terampil, khususnya yang menangani pengelolaan rekam medis.
sistem yang paling tepat untuk dipilih mengingat pelayanan akan mudah diberikan kepada pasien.
2.3.4Sistem Penjajaran Rekam Medis Menurut Nomor 1. Sistem Angka Akhir (Terminal digit filing system)
Dalam sistem angka akhir, file tersebut terbagi menjadi 100 bagian utama, dimulai dengan 00 akhir diakhiri dengan 99. Untuk itu pertama kita ke bagian rekam medis yang berkaitan dengan digit utama dalam jumlah pasien yang terlihat pada bagian rekam medis yang cocok dengan angka sekunder dalam jumlah. Maka file catatan numerik sesuai dengan digit .
50 50 50
Angka Ketiga Angka Kedua Angka Pertama
Sistem penomoran dengan menggunakan angka akhir lebih banyak untuk dipilih karena secara umum dipakai lebih mudah, efektif, dan efisien.
Lihat contoh berikut ini :
46-52-02 98-05-26 98-99-30 47-52-02 99-05-26 99-99-30 48-52-02 00-06-26 00-00-31 49-52-02 01-06-26 01-00-31 50-52-01 02-06-26 02-00-31
Banyak keuntungan dan kebaikan daripada sistem penyimpanan angka akhir seperti:
a. Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok (bagian atau wilayah) didalam rak penyimpanan. Petugas – petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak – desakkan di satu tempat (bagian atau wilayah), dimana rekam medis harus disimpan di rak.
b. Petugas – petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu, misalnya ada 4 petugas masing – masing diserahibagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74, dan bagian 75-99.
d. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di bagian tersebut.
e. Jumlah rekam medis untuk tiap – tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak – rak kosong.
f. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak). g. Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan dua angkasaja dalam memasukkan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca angka.
2. Sistem Angka Tengah (midle digit filing system)
Sistem angka tengah menggunakan enam digit, dimana tiga nomor bagian yang sama dengan pengajuan terminal digit. Perbedaannya adalah dalam posisi primer, sekunder, dan tersier. Pasangan sistem angka akhir adalah yang utama, pasangan kiri sekunder, dan tersier pasangan kanan Misalkan :
04 89 23
58-78-99 99-78-99 59-78-00 00-79-00 59-78-01 00-79-01
Pada contoh ini melihat bahwa kelompok 100 buah rekam medis ( 58-78-00 sampai dengan 58-78-99 ) berada dalam urutan langsung. Beberapa keuntungan dan kebaikan sistem ini :
a. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan.
b. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka tengah lebihmudah dari pada penggantian sistem angka langsung kesistem angka akhir.
c. Kelompok 100 buah rekammedis yang nomornya berurutan, pada sistem nomor langsung adalah sama persis dengan kelompok 100 buah rekam medis untuk sistem angka tengah.
d. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan, jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir.
e. Petugas-petugas penyimpanan, dapat dibagi untuk bertugas pada pada sesi penyimpanan tertentu, dengan demikian kekeliruan penyimpanan dapat di cegah.
b. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-nomor yang lebih dari angka.
3. Sistem Angka Langsung (Straight numerical filing system)
Bentuk yang paling sederhana yaitu sistem angka langsung.Setiapnomor diajukan secara berurutan tergantung pada nomor yang ditetapkan (Milller, K. 2009). Urutan dalam system angka langsung yaitu sebagai berikut : 23, 24, 46-50-25.
Dengan demikian sangatlah mudah sekaligus mengambil 50 buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak pada waktu diminta untuk keperluan pendidikan, maupun untuk pengambilan rekam medis yang tidak aktif.
Mungkin satu hal yang paling memungkinkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih tugas-tugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan (Depkes, 2012). 2.3.5Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan
Alat penyimpanan yang baik, penyimpanan yang baik, pengaturan suhu pemeliharaan ruangan. Perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu ruang penyimpanan rekam medis sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produtivitas yang bekerja disitu.
2. Lemari lima laci (five-drawerfile cabinet) 3. Tata Cara Pengambilan Kembali Rekam Medis 4. Pengeluaran rekam Medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan adalah : a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis.
Tanpa tanda keluar/ kartu pemintaan. Peraturan ini tidak hanya berlaku bagi orang-orang diluar ruang rekam medis. Tetapi juga bagi petugas-petugas rekam medis sendiri.
b.Seorang yang mengambil/ menerima rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali ke raknya pada setiap akhir hari kerja, sehingga dalam keadaan darurat staf rumah sakit dapat mencari informasi yang diperlukan.
c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. (Pchsicians record company, 2008).
2.4Rekam Medis
2.4.1 Defenisi Rekam Medis
Pelaksanaan rekam medis sebagai bukti atas seluruh pelayanan dan tindakanmedis yang diberikan kepada pasien meliputi :
1. Identitas pasien 2. Registrasi 3. Diagnosa
4. Riwayat penyakit 5. Proses pengobatan 6. Tindakan medik
7. Dokumen hasil pelayanan medis (Buku Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis, 2009).
2.4.2 Isi Rekam Medis
Isi rekam medis menurut PERMENKES NO.269 Tahun 2008 isi rekam medis dapat dibagi menjadi :
a. Rekam Medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan
kesehatan yang memuat :
1. Identitas pasien,
2. Tanggal dan waktu,
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit,
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik,
5. Diagnosis,
8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien,
9. Sedangkan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram
klinik,
10. dan persetujuan tindakan bila diperlukan.
b. Rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari
yangmemuat:
1. Identitas pasien,
2. Tanggal dan waktu,
3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit,
4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik,
5. Diagnosis,
6. Rencana penatalaksanaan,
7. Pengobatan dan/atau tindakan,
8. Persetujuan tindakan bila diperlukan,
9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan,
10. Ringkasan pulang,
11. Nama dan tandatangan dokter, Doktergigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,
12.Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu,
13.Dan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram
c. Rekam medis untuk pasien gawat darurat yang memuat :
1. Identitas pasien,
2. Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan,
3. Identitas pengantar pasien,
4.Tanggal dan waktu,
5. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan
riwayat penyakit,
6. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik,
7. Diagnosis,
8. Pengobatan dan/atau tindakan,
9. Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit
gawat darurat dan rencana tindaklanjut,
10.Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan,
11. Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan
dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain,
12. Dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
2.4.3 Kegunaan Rekam Medis
1. Aspek Administrasi
Suatu rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/ perawatan yang harus diberikan kepada pasien.
2. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hkum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum. Mengandung data/ informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan.
3. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena informasi yang dikandungnya dapat digunakan sebagai bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. 4. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/ informasi tentang perkembanga kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan referensi pengajaran dibidang profesi si pemakai.
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangakut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban laporan.
2.5Pelayanan Rawat Jalan
Pelayanan rawat jalan (ambulatory services) adalah salah satu bentuk dari pelayanan keokteran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan kedokteran yang dissediakan untuk pasien tidak untuk dirawat inap. Kedalam pengertian pelayanan rawat jalan ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal seperti rumah sakit atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasienserta di rumah perawatan.
Standar minimal pelayanan rawat jalan adalah sebagai berikut:
1. Dokter yang melayani pada Poliklinik Spesialis harus 100 % dokter spesialis. 2. Rumah setidaknya harus menyediakan pelayanan klinik anak, klinik penyakit
dalam, klinik kebidanan, dan klinik bedah.
3. Jam buka pelayanan adalah pukul 08.00 – 13.00 setiap hari kerja, kecuali hari jumat jam 08.00 – 11.00
4. Waktu tunggu untuk rawat jalan tidak lebih dari 60 menit.
5. Kepuasan pelanggan lebih dari 90 % (SK Menteri RI No. 129/PER/II, 2008). 2.6 Kerangka Konsep
Tata kelola penjajaran berkas rekam medis Hasil
Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian Sistem angka langsung
Baik Cukup Kurang
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Jenis penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif. metode penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan untuk membuat gambaran atau deskriptif tentang suatu keadaan secara objektif. Metode penelitian deskriptif digunakan untukmemecahkan atau menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada situasi sekarang (Notoadmojo, 2012).
3.2 Waktu dan Tempat Penelitian 3.2.1 Waktu Penelitian
Penelitian dilaksanakan pada bulan Juli – Agustus Tahun 2016. 3.2.2 Tempat Penelitian
Tempat penelitian dilakukan Di Rumah Sakit TNI AU Dr. Abdul Malik Soewondo Medan.
3.3 Populasi dan Sampel 3.3.1 Populasi
Rumah Sakit TNI AU Dr. Abdul Malik Soewondo Medan yang berjumlah 4 orang.
3.3.2 Sampel
Sampel adalah kelompok kecil yang secara nyata diteliti dan ditarik kesimpulan (Nana Syaodih Sukmadinata, 2009).dalam hal ini peneliti menetapkan bahwa sampel yang di pilih adalah orang – orang yang berhubungan dengan sistem informasi dan pelayanan rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit TNI AU Dr. Abdul Malik Soewondo Medan yaitu petugas rekam medis.Dalam penelitian ini menggunakan teknik Total Sampling, sehingga sampel pada penelitian di bagian petugas penyimpanan berkas rekam medis yang berjumlah 4 orang.
3.4 Teknik Pengumpulan Data 3.4.1 Data Primer
Data primer adalah sumber data yang langsung memberikan data kepada pengumpul data (Sugiyono, 2012). dalam hal ini peneliti menetapkan bahwa data yang diambil adalah langsung dari objek penelitian melalui kuisioner dan observasi yang dilakukan. Observasi dalam penelitian ini yaitu mengamati langsung pada rak penyimpanan rekam medis rawat jalan, kemudian mencatat hasil yang diamati dengan menggunakan alat tulis yang di butuhkan.
Data sekunder adalah Sumber data yang tidak langsung memberikan data kepada pengumpul data, misalnya lewat orang lain atau lewat dokumen (Sugiyono,2012). dalam hal ini peneliti menetapkan bahwa data yang diambil adalah melalui media sosial seperti jurnal.
3.4.3 Data Tersier
Data tersier adalah suatu kumpulan dan kompilasi sumber primer dan sumber sekunder (Sulistyo, 2007). dalam hal ini peneliti menetapkan bahwa data yang diambil adalah melalui buku bacaan dan perpustakaan. 3.5 Variabel Penelitian Dan Defenisi Operasional
3.5.1 Variabel Penelitian
Variabel adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat, atau ukuran yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian tentang suatu konsep pengertian tertentu (Notoadmojo, 2010). Pada variabel penelitian ini peneliti bertujuan untuk mendapatkan permasalahan yang ada secara terbuka. Pedoman yang dipakai hanya secara garis besar wawancara seputar permasalahan yang akan ditanyakan.
Variabel dalam penelitian ini adalah tata kelola sistem penjajaran rekam medis rawat jalan.
3.5.2 Defenisi Operasional
a. Tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan adalah tata cara yang dilaksanakan dalam sistem penyimpanan rekam medis rawat jalan.
b. Sistem angka langsung (Stright numerical filling sistem) adalah yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medis.
c. Baik adalah sesuatu yang sudah teratur atau terlaksanakan sebagai mana yang telah di tetapkan dengan sempurna.
d. Cukup adalah sesuatu yang sudah terpenuhi.
e. Kurang adalah sesuatu yang belum terlaksanakan dengan sempurna. 3.6 Teknik Pengukuran
Teknik pengukuran pada setiap variabel adalah dengan mengajukan 21 pertanyaan mengenai tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan dengan menggunakan skala Guttman.
3.6.1 Variabel Tinjauan Tata Kelola
Variabel dalam penelitian ini menggunakan skala Guttmandengan menggunakan rumus strugers dalam menentukan kriteria responden Sudjana (2005) sebagai berikut:
I =
Range
K
=
skor maksimal
−
skor minimal
jumlah kelas ( kategori )
R = Jarak kelas (Skor maksimal – skor minimal) K = Jumlah kelas (Kategori)
Sedangkan untuk mengetahui persentase jawaban responden melalui kriteria responden menggunakan rumus determinan oleh Setiadi (2007), yaitu:
1. Skor jawaban yang benar adalah 1 2. Skor jawaban yang salah adalah 0
Presentasi digunakan rumus:
P =�
�X 100 %
Keterangan : P = persentase
F = jumlah jawaban yang benar N = jumlah soal
Setelah mendapatkan jumlah perhitungan melalui rumus diatas, nilai nilai tersebut dikelompokkan ke dalam 3 kategori.
No. Kriteria Tata Kelola Skor jawaban benar Persentase (%)
1 Baik 14-21 66-100
2 Cukup 7-13 33-65
3 Kurang 0-6 0-32
Tabel 3.1 Interval Kriteria Pengetahuan 3.7 Teknik Analisa Data
a.Editing
Tanda / kode berbentuk angka pada masing-masing jawaban. Adalah memeriksa daftar pertanyaan yang telah diserahkan oleh para pengumpul data. Pemeriksaan daftar pertanyaan yang telah selesai ini dilakukan terhadap kelengkapan jawaban, keterbacaan tulisan dan relevansi jawaban.
b. Coding
Mengklasifikasikan jawaban-jawaban dari para responden kedalam kategori. Biasanya klasifikasi dilakukan dengan cara memberi tanda / kode berbentuk angka pada masing-masing jawaban.
c.Sorting
Adalah mensortir dengan memilih atau mengelompokkan data menurut jenis yang dikehendaki.
d. Entry Data
Jawaban-jawaban yang sudah diberi kode kategori kemudian dimasukkan kedalam bentuk tabel dengan cara menghitung frekuensi data. Memasukkan data boleh dengan cara manual atau melalui pengolahan komputer.
e. Cleaning
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Sejarah berdirinya Rumah Sakit TNI AU Dr. Abdul Malik Medan Rumah sakit TNI AU Dr. Abdul Malik Medan merupakan rumah sakit yang diselenggarakan oleh TNI AU.
4.1.1 Visi dan Misi Visi
1. Terwujudnya Rumkit TNI AU Dr. Abdul Malik Lanud menjadi Rumah Sakit Rujukan Satuan Kesehatan TNI AU di Provinsi Sumatera Utara dan Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam
2. Mampu Melaksanakan Dukungan Kesehatan dan Pelayanan yang Prima
Misi
1. Menyelenggarakan Pelayanan Kesehatan yang Bermutu terhadap anggota TNI AU beserta Keluarga dan Masyarakat Umum
2. Menyelenggarakan Dukungan Kesehatan yang diperlukan oleh setiap Operasi dan latihan TNI AU serta Dukungan Kesehatan VVIP
4.1.2 Struktur Organisasi Unit Rekam Medik Rumah Sakit Dr. Abdul Malik Medan
1. Bahwa dalam rangka meningkatkan mutu dan jangkauan pelayanan kesehatan Prajurit, PNS TNI dan masyarakat, maka perlu melakukan penyesuaian dan penyempurnaan organisasi, tugas dan tanggung jawab Rumah Sakit Dr. Abdul Malik Medan
2. Keputusan Dirjen Yanmed Nomor: 78/Yan.Med/RS.Um.Dik/YMU/I/91 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis/Medical Record di Rumah Sakit.
3.
4.2 Hasil Penelitian
Data khusus penelitian ini di ambil dari kuesioner yang dilakukan oleh peneliti terhadap responden.penelitian, ada 4 responden yang menjadi objek penelitian dan akan disajikan secara deskriptif dengan menggunakan tabel berikut ini :
Tabel 4.1 Distribusi Frekuensi Tinjauan Tata Kelola Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Berdasarkan Lama Bekerja Di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan Tahun 2016
Lama Kerja Frekuensi Persentase (%) 0 – 2 2 50
3 – 6 1 25
> 6 1 25
Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa responden yang lama kerjanya 0-2 tahun sebanyak 2 responden (50%), lama kerja 3-6 tahun sebanyak 1 responden (25%), lama kerja >1 tahun sebanyak 1 responden (25%).
Tabel 4.2 Distribusi Frekuensi Tinjauan Tata Kelola Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Berdasarkan Pendidikan Di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan Tahun 2016
Pendidikan Frekuensi Persentase (%)
SMA - -
D III 2 50
S-1 2 50
Jumlah 4 100
Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa 2 responden berpendidikan D III (50%), dan 2 responden pendidikan S-1 (50%).
Tabel 4.4 Distribusi Frekuensi Tinjauan Tata kelola Sistem Penjajaran Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan Tahun 2016
Kategori
Tata Kelola
Frekuensi(f) Persentase(%)
Baik - -
Cukup 4 100
Kurang - -
Jumlah 4 100
Berdasarkan tabel diatas dapat dilihat bahwa tata kelola sistem penjajarn berkas rekam medis rawat jalan seluruhnya masih kategori cukup (100%).
pekerjaan penyimpanan tersebut, Namundalam sistem angka langsung yang diterapkan di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan sepenuhnya belum terelisasikan dengan baik dimana rekam medis kelompok angka pertama dan kelompok ke dua sudah tersusun dengan benar, tetapi dengan kelompok angka ketiga masih belum di urutkan dengan benar. Sehingga petugas sulit dalam pencarian kembali rekam medis. Dalam penyusunan rekam medis rawat jalan yang diterapkan di RS TNI AU Dr.Abdul Malik Soewondo Medan yaitu sebagai berikut :
00-14-23 00-15-34 00-14-24 00-15-35 00-14-25 00-15-36 00-4-26 00-15-37 00-4-27 00-15-38
Dari hasil observasi yang dilakukan juga dilihat bahwa jumlah rak yang ada sangat terbatas sehingga ada sebagian berkas rekam medis yang di tempatkan di dalam lemari box yang tertutup.
4.3. Pembahasan
yang tamatan D-III rekam medisyang seharusn bukan menjadi tugasnya saat ini sehingga tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan masih belum terlaksana dengan baik.
Dari hasil penelitian yang telah di lakukan lama bekerja sangat penting untuk beradaptasi dengan pekerjaan yang ada, karna semakin lama kita bekerja maka semakin kita mengetahui atau mendalami tentang pekerjaan tersebut.dari keseluruhan petugas rekam medis mempunyai lama berkerja atau pengalaman maih sedikit ditambah lagi pendidikan yang tidak sesuai denganpekerjaanya sehingga tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rwat jalan masih belum bagus.
Sistem penomoran dengan sistem angka langsung mempunyai satu hal yang paling menguntungkan yaitu memudahkan melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai kelemahan yaitu pada saat menyimpan rekam medis, petugasnya harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi kekeliruan penyimpanan. Selain itu pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukandalam sistem angka langsung. dikarenakan tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung jawab pada rak-rak penyimpanan tersebut.
pertama dan kelompok ke dua sudah tersusun dengan benar, tetap dengan kelompok angka ketiga masih belum di urutkan dengan benar. Dengan demikian para petugas rekam medis susah dan lama dalam pencarian kembali rekam medis.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, maka di peroleh kesimpulan sebagai berikut:
5.1.1 Tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan berdasarkan lama bekerja yaitu yang lama bekerja 0-2 tahun sebanyak 2 responden (50%), lama bekerja 3-6 tahun sebanyak 1 responden (25%), dan > 6 tahun sebanyak 1 responden (25%).
5.1.2 Tata kelola sistem panjajaran berkas rekam medis rawat jalan berdasarkan pendidikan yaitu sebanyak 2 responden berpendidikan D-III (50%), dan 2 responden berpendidikan S-1 (50%).
5.1.3 Tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan seluruhnya kategori cukup (100%).
5.2 Saran
5.2.1 Bagi Rumah Sakit
Diharapkan Rumah Sakit lebih meningkatkan wawasan perekam medis tentang pentingnya pelaksanaan tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan.
5.2.2 Bagi Institusi Pendidikan Rekam Medis
Diharapkan Institusi Pendidikan Rekam Medis secara terus menerus memberikan pengajaran kepada mahasiswa/i khususnya tentang pengelolaan penjajaran berkas rekam medis.
5.2.3 Responden
Diharapkan responden lebih meningkatkan pengelolaan sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan.
5.2.4 Bagi Peneliti Selanjutnya
DAFTAR PUSTAKA
Agung rakhmawan,2010. REKAM MEDIS, Diakses pada tanggal 6 juli 2016, Pukul 14.00 Wib dari http://agungrakhmawan.wordpress.com/2010/06/ 07/rekam-medis-permenkes-no-269menkes-periii2008/
Erfan, 2010. Proses Tinjauan, Diakses pada 5 juli 2016 Pukul 17.00 dari https://drumerfan.wordpress.com/2010/03/25/perbedaan-mekanisme-proses-tinjauan-analisis-dan-evaluasi/
Gatot Kaca, 2009. Informasi Rekam Medis dan Bidang Kesehatan, Diakses pada tanggal 11 Juli 2016 pukul 19.00 Wib dari http://rekamkesehatan.
wordpress.com/2009/02/25/defenisi-dan-isi-rekam-medis-sesuai-permenkes-no-269-menkesperiii2008/
Hatta. Gemala r. 2009. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di sarana Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia
Irmadianto, 2013. Pengertian Rumah Sakit Menurut Keputusan Menteri RI, Diakses pada tanggal 8 juli 2016 pukul 21.00 dari http://smart plusconsulting.com/2013/09/pengertian-rumah-sakit-menurut-keputusan-menteri-kesehatan-ri/
Mira Ve, 2012. ARSIP, Diakses pada 8 Juli 2016 Pukul 19.00 Wib dari http://mirave21.wordpress.com/tag/penyimpanan-arsip/
Murdani, Eti. 2007. Pengembangan Sitem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan Di RSUD Bina Kasih Ambarawa. Tesis Universitas Diponegoro Semarang, Diakses pada tanggal 4 juli 2016, pukul 17.00 Wib dari http://www.researchgate.net/ publication/279673543_Pengembangan_Sistem_Informasi_Rekam_Medis_ Rawat_Jalan_Untuk_mendukung_evaluasi_pelayanan_di_rsu_bina_kasih_a mbarawa_information_system _development_of_outpatient_medical_record _to_support/
Notoadmodjo S, 2010. Metode Penelitian Kesehatan, Jakarta:Rineka Cipta Palupiwidyastuti, SKM, 2015.Pedoman Pengolahan Rumah Sakit Lapangan.
INSTRUMEN PENELITIAN
TINJAUAN TATA KELOLA SISTEM PENJAJARAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN DI RUMAH SAKIT TNI AU
Dr. ABDUL MALIK SOEWONDO MEDAN
A. Petunjuk Umum Pengisian :
1. Responden diharapkn bersedia menjawab setiap pertanyaan yang tersedia dengan memberikan ( √ ) pada jawaban yang benar dan sesuai dan anda
ketahui.
2. Semua pertanyaan di isi dengan satu jawaban.
3. Jika ada yang kurang mengerti dapat dipertanyakan pada peneliti secara langsung.
B. Identitas Responden
No. Responden : (Di Isi Oleh Peneliti) Inisial :
Umur (Tahun) :
C.kuesioner
Tinjauan tata kelola sistem penjajaran berkas rekam medis rawat jalan
No Pertanyaan Ya Tidak
1 Apakah Sistem penjajaran yang digunakan dalam sistem penyimpanan rekam medis rawat jalan menggunakan sitem angka langsung?
2 Apakah Sistem penyimpanan yang digunakan Di Rumah Sakit Tersebut dengan cara sentralisasi?
3 Apakah Terdapat trecer di dalam rak penyimpanan? 4 Apakah Jumlah rak memadai untuk menampung semua
rekam medis rawat jalan?
5 Apakah Terdapat pengumuman selain “petugas dilarang masuk”?
6 Apakah Terdapat pengumuman “dilarang merokok” 7 Apakah ada petugas rekam medis yang makan di ruang
penyimpanan rekam medis?
8 Apakah Dalam penyusunan rekam medis dengan menggunakan sistem angka langsung sudah diletakkan secara urut sesuai nomor urutnya?
10 Apakah Ruangan penyimpanan sudah memadai untuk tempat rak rekam medis rawat jalan?
11 Saat pengambilan berkas rekam medis sudah ada petunjuk nomor urutan yang berada di rak penyimpanan
12 Apakah Petugas penyimpanan merasa perlu pelatihan terlebih dahulu sebelum memulai ditempatkan di bagian penyimpanan?
13 Setujukah jika Hanya petugas rekam medis yang berwenang untuk mengambil berkas rekam medis yang akan di pinjam?
14 Apakah Rumah sakit sering melakukan pelatihan kepada petugas penyimpanan rekam medis rawat jalan?
15 Apakah Petugas penyimpanan sudah memahami bagaimana tata cara sistem penjajaran menggunakan sestem angka langsung?
16 Apakah Petugas mengambil satu berkas rekam medis tidak lebih dari 5 menit untuk meningkatkan pelayanan rumah sakit?
17 Apakah sistem angka langsung (stright numerical filling system) yang umum digunakan dalan sistem penjajaran?
mengurangi beban pegawai dalam bekerja?
19 Apakah menurut petugas penyimpanan dengan cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi?
20 Apakah petugas perlu adanya pertambahan jumlah rak penyimpanan rawat jalan
MASTER TABEL PENELITIAN
TINJAUAN TATA KELOLA SISTEM PENJAJARAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN
DI RUMAH SAKIT TNI AU Dr. ABDUL MALIK SOEWONDO MEDAN
Identitas
Sistem Penjajaran Secara Langsung
